Cirkulæreskrivelse til domstolene om førelse af dombøger og Retsbøger efter løsbladssystemet

Cirkulæreskrivelse til domstolene om førelse af dombøger og Retsbøger efter løsbladssystemet

1. Efter Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 253 af 13. maj 1976 kan dommeren bestemme, at dom- og retsbøger, skal indrettes efter et løsbladssystem.

2. Efter forslag fra Justitsministeriets projektgruppe for skærmskrivere har Justitsministeriet besluttet at indføre ensartede regler for papirformat og indbinding af dombøger og retsbøger i løsbladssystem.

Ordningen, der er tiltrådt af arkivmyndighederne og af Justitsministeriets blanketudvalg for domstolene, indføres for at muliggøre effektivisering navnlig ved anvendelse af papir af A-4 format og en forenklet indbindingsmåde til dom- og retsbøger.

3. Såfremt dommeren beslutter, at nedennævnte dom- og retsbøger skal føres efter løsbladssystem, skal retningslinierne i nærværende cirkulæreskrivelse følges

Dombog for civile sager

Dombog for civile sager (til stævninger i udeblivelsesdomme)

Dombog for straffesager

Dombog for straffesager (til udeblivelsesdomme i politisager)

Dombog i fogedsager (kendelser)

Dombog for auktioner (kendelser)

Dombog for skiftesager

Retsbog for civile sager

Retsbog for straffesager (og evt. grundlovsprotokol)

Fogedbog

Auktionsbog

Skiftebog

Der henvises i den forbindelse til Justitsministeriets cirkulæreskrivelser af 7. december 1979 og 16. april 1985, hvor Justitsministeriet henstillede, at visse dom- og retsbøger blev ført efter løsbladsystem.

4. De i pkt. 3 nævnte dom- og retsbøger skal alle føres i A-4 format. Såfremt domstolene leverer papiret til bladene/siderne skal dette være af en kvalitet, der f.eks. svarer til det af Rigsarkivet godkendte arkivpapir, hvidt arkivpapir II (DFP Monarch Arkiv II, 358).

Bladene/siderne pagineres løbende og indsættes i en almindelig A-4 mappe, jfr. bek. § 5, stk. 2.

Med passende mellemrum udtages bladene/siderne i dom- og retsbøgerne og der foretages en indbinding.

Indbindingen sker med et moderne thermostatstyret indbindingsapparat med helt omslag af pap/papir.

Rygbredden ved indbinding skal være 27 mm, svarende til, at der kan opbevares 3 stk. i en af de af landsarkivet godkendte arkivkasser, (Rigsarkivets model, A-4). Udenpå omslagets forside skal være angivet indhold m.v.

Senest i forbindelse med aflevering til landsarkivet skal der lægges 3 fortløbende bøger i en arkivkasse. Udenpå arkivkassen skal være angivet indhold m.v.

Mærkning på arkivkasserne (og udenpå indbindingsomslaget) skal være i overensstemmelse med de af landsarkivet udsendte bestemmelser herom.

5. Papir og arkivkasser skal som hditil indkøbes af det enkelte embede efter statsaftale herom.

Indbindingsapparatet (Bind-0-Matic 2000 Lynbinder) samt 70 rygge leveres af ECK kontorudstyr i perioden januar - oktober 1988. Med leveringen følger brugervejledning og prisliste. Apparatet vil blive opsat og demonstreret af leverandøren.

Yderligere levering af rygge til apparatet (27 mm) bestilles gennem leverandøren. Pris pr. ryg er herfra aftalt med leverandøren til listepris - 30 % excl. moms. Embedet bedes ved efterbestillinger kontrollere at listepris - rabat overholdes.

Såfremt der måtte opstå problemer med apparatet bedes embedet kontakte ECK kontorudstyr.

Der ydes 3 års fabriksgaranti på apparatet. I en eventuel serviceperiode kan der stilles et låneapparat til disposition uden beregning.

Der vil i forbindelse med afholdelse af skærmskriverkurser for kontorpersonale blive foretaget demonstration af indbindingsapparatet.

For at sikre størst mulig holbarhed af indbindingen kræves det at arbejdet med indbindingsapparatet udføres omhyggeligt. Justitsministeriet skal derfor anbefale at anvendelse af apparatet udskydes til personalet har deltaget i ovennævnte kursus.

6. Nyordningen træder i kraft den 1. januar 1988. Samtidig ophæves pkt. 5 i Justitsministeriets cirkulæreskrivelse af 16. april 1985.

For så vidt angår embeder, der først i løbet af 1988 overgår til ny teknologi, kan overgangen til førelse af dom- og retsbøger i A-4 format og den deraf følgende nye indbindingsmetode udskydes, dog senest til 1. januar 1989.

P.M.V.

M. Christiansen

Ingen