Cirkulæreskrivelse om bilinspektionens tilrettelæggelse af synsarbejdet.

Cirkulæreskrivelse om bilinspektionens tilrettelæggelse af synsarbejdet.

Til Statens Bilinspektion

1. Formål med bestemmelserne.

På baggrund af resultaterne fra en undersøgelse vedrørende ventetider, tidsbestillingssystemer og andre forhold af betydning for afviklingen af syn ved de enkelte bilinspektionskredse fastsatte Justitsministeriet ved cirkulæreskrivelse af 4. april 1984 retningslinjer for tilrettelæggelse af bilinspektionens synsarbejde. Med henblik på at skabe et forbedret og ensartet serviceniveau i alle bilinspektionens kredse blev der herved med virkning fra den 1. juni 1984 indført forskrifter om tidsbestilling efter et stelnummersystem, som kan sikre en hensigtsmæssig, effektiv og publikumsvenlig arbejdsgang og derved medvirke til at reducere ventetiderne.

Erfaringer fra den forløbne tid viser, at der fortsat er væsentlige forskelle mellem de enkelte bilinspektionskredses tilrettelæggelse af synsarbejdet, og at arbejdets tilrettelæggelse har meget væsentlig indflydelse på ventetidernes længde.

Justistsministeriet må stedse lægge betydelig vægt på, at synsarbejdet afvikles efter ensartede og hensigtsmæssige driftssystemer, der tilgodeser kravet om en effektiv og publikumsvenlig arbejdsgang i de enkelte synskredse, så ventetiderne både lokalt og for bilinspektionen som helhed bliver de kortest mulige.

Efter drøftelse med Statens Bilinspektions personaleorganisationer fastsættes derfor de følgende forskrifter om bilinspektionens tilrettelæggelse af synsarbejdet, der erstatter retningslinjerne i cirkulæreskrivelsen af 4. april 1984.

I overensstemmelse med reglerne om tidsbestilling er udarbejdet et standardiseret bestillingssystem, der ved afprøvning i praksis har medvirket til en effektiv anvendelse af de personale- og anlægsmæssige ressourcer i vedkommende synskredse. Standardsystemet er optaget som bilag til denne cirkulæreskrivelse.

Endvidere indeholder cirkulæreskrivelsen i afsnittene 2.1 og 2.2 nye retningslinjer, hvorved der som en forsøgsordning indføres mulighed for genbesættelse af synstidsreservationer, der ikke kan benyttes til det køretøj, hvortil tidsbestilling er foretaget. De nævnte retningslinjer tages efter 1 år op til fornyet overvejelse med henblik på en samlet vurdering af ordningens effekt på publikumsbetjening og ventetid ved Statens Bilinpektion.

2. Tidsbestilte syn.

Der skal ved alle synshaller være adgang til tidsbestilling af syn. Tidsbestilling af syn skal - afhængigt af den aktuelle personalekapacitet - tilrettelægges for den enkelte synsbane ved anvendelse af blanketterne Sb 024 P og Sb 024 L. Andre bestillingslister som f.eks. »korttidslister« eller »tilkaldelister« må ikke anvendes. Begrænsning i adgangen til at foretage tidsbestilling - f.eks. for at kunne imødegå kapacitetsmangel i forbindelse med akut sygefravær - må normalt ikke forekomme.

Tidsbestilling skal kunne ske såvel telefonisk som ved personlig henvendelse i bilinspektionens kontoråbningstid.

Ved tidsbestilling skal køretøjets registreringsnummer eller stelnummer oplyses. Fravigelse heraf kan kun ske i ganske særlige tilfælde, og kun når bilinspektøren efter en konkret vurdering finder det hensigtsmæssigt under hensyntagen til den aktuelle afvikling af tidsbestilte syn. I andre tilfælde må den pågældende fremstiller henvises til venterækken, såfremt køretøjet ikke kan identificeres allerede ved bestillingen.

Der skal afsættes 70% af synskapaciteten til tidsbestilte syn. Standardsystemet, jf. bilag, indeholder et eksempel på korrekt placering og fordeling af henholdsvis tidsbestilte syn og venterækkesyn, når synshallens åbningstid er fra kl. 8.00 - 16.00.

Såfremt bilinspektionskredsens ventetid ved synstidsreservation udgør 6 dage eller derover, ændres kapacitetsfordelingen, således at 80% af kapaciteten skal afsættes til tidsbestilte syn. Dette gennemføres i praksis ved, at indtegningen på bestillingslisterne 5 arbejdsdage fremme og senere udvides til 80% af synskapaciteten, hvilket i almindelighed vil svare til yderligere to normalsyn pr. dag for hver bilassistent. Denne kapacitetsfordeling bevares, indtil ventetiden er nedbragt til 5 dage eller derunder. Standardsystemet, jf. bilag, indeholder et eksempel på korrekt placering af den yderligere afsatte kapacitet til tidsbestilte syn.

Anden længerevarende kapacitetsfordeling med andre forholdstal end 70/30 kan kun opretholdes efter aftale med Justitsministeriet (rejseinspektøren).

Kortvarigt kan kapacitetsfordelingen endvidere ændres til 80/20, såfremt der gennem en periode forekommer væsentligt spild af synskapacitet på grund af udeblivelser fra tidsbestilte syn jf. nedenfor under 2.1.

Bestillingslisterne skal opbevares i synskredsen i mindst 3 måneder.

2.1 Afbestilling af reserveret tid.

En tidsbestilling, der ikke kan benyttes til det køretøj, hvortil den er foretaget, kan ikke ændres eller benyttes af vedkommende fremstiller til syn af et andet køretøj, men kan alene afbestilles, se dog nedenfor under 2.2.

En afbestilt synstid skal på ny tilbydes publikum som bestillingstid dagen efter bilinspektionens modtagelse af afbestillingen. Bilinspektøren kan dog, hvis han skønner det hensigtsmæssigt, bestemme, at genbesættelse af samtlige afbudstider skal afvente, at der hengår indtil 3 dage, fra afbestillingen modtages af bilinspektionen. Afbestilles en synstid på en bestillingsliste, der i forvejen udviser en eller flere ledige bestillingstider, skal den afbestilte tid udbydes som disse og må således ikke tilbageholdes til udbud senere.

Adgangen til genbesættelse af afbestilte synstider kan eventuelt medvirke til en stigning i antallet af synstidsreservationer, der senere afbestilles. En sådan udvikling bør i givet fald modvirkes ved egnede foranstaltninger, f.eks. drøftelse med de lokale brancheorganisationer samt ændring af kapacitetsfordelingen mellem tidsbestilte syn og syn fra venterække til 80/20, jf. ovenfor under 2. Såfremt udviklingen i antallet af afbestillinger i en bilinspektionskreds gør det påkrævet, kan bilinspektøren endvidere undtagelsesvis bestemme, at nogle konkrete afbestillingstider ikke skal genbesættes, men i stedet skal afsættes til syn fra venterække. Denne foranstaltning bør kun i ganske kort tid iværksættes uden nærmere drøftelse med Justitsministeriet (rejseinspektøren).

2.2 Tidsbestilling til periodisk syn af store køretøjer, der

er registreret med samme ejer.

En tidsbestilling til periodisk syn af store køretøjer (over 3500 kg totalvægt), der ikke kan benyttes til det køretøj, hvortil den er foretaget, kan uanset det ovenfor under 2.1 anførte benyttes til syn af et andet stort køretøj, såfremt det dokumenteres, at køretøjerne er registreret med samme ejer. Ved fremstillingen skal således medbringes den oprindelige tilsigelse eller kopi deraf.

3. Ikke tidsbestilte syn.

Et køretøj kan ikke afvises fra syn under henvisning til, at køretøjet ikke fremstilles efter forudgående aftale om tidsbestilling. Uanset pladsforholdene skal der derfor ved alle synshaller på synshallens område være etableret en afmærket venterække til ekspedition af fremstillere, der ikke har bestilt tid til syn. Ombytning af køretøjer i venterække må ikke finde sted.

Statens Bilinspektion påser i fornødent omfang de ordensmæssige forhold i venterækken på bilinspektionens område. Syn af køretøjer fra venterækken skal foretages, når der er faktisk mulighed herfor. Venterækkesyn foretages således både i perioder, der særligt er afsat hertil, og når en tidsbestilling, f.eks. på grund af udeblivelse eller afbestilling, ikke udnyttes.

Kapaciteten til syn efter bestilling henholdsvis fra venterække skal fordeles på samtlige bilassistenter.

Tid, der er afsat til syn fra venterække, må ikke være placeret i tilslutning til arbejdstids begyndelse eller ophør.

4. »Omstillersyn«.

Omstillersyn foretages hver dag i det første tidsinterval, der er afsat til syn fra venterække. En særlig venterække for omstillere skal i dette tidsrum være etableret efter de almindelige bestemmelser om venterækker, jf. ovenfor under 3. Ekspedition fra den ordinære venterække påbegyndes umiddelbart efter afvikling af omstillersynene.

Køretøjer til omstilling kan ikke nægtes adgang til den ordinære venterække.

Omstillere må ikke henvises til tidsbestillingssystemet. Tid til omstilling skal dog altid kunne bestilles efter de almindelige bestemmelser om tidsbestilte syn, jf. ovenfor under 2.

5. Særlige syn.

Såfremt et syn kræver bilinspektørens medvirken, kan fremstilleren henvises til at afvente bilinspektørens tilstedeværelse. Fremstilleren skal dog tilbydes aftale om et tidspunkt, hvor køretøjet kan fremstilles for bilinspektøren.

8. Ikrafttræden m.v.

Denne cirkulæreskrivelse træder i kraft den 15. december 1987.

Samtidig ophæves Justitsministeriets cirkulæreskrivelse af 4. april 1984.

P. M. V.

TORNØE

BILAG.

STANDARDSYSTEM

Fordeling og placering af tidsbestilte syn og tid, der er afsat til syn fra venterække, kan i overensstemmelse med forskrifterne om tilrettelæggelse af synsarbejdet indtegnes efter omstående standardsystem.

Tidsbestilte syn er angivet med pile, og fjedermarkering er tid, der er afsat til syn fra venterække og til afvikling af syn i øvrigt. Skraverede tidsintervaller angiver, at der ikke skal indtegnes et tidsbestilt syn.

Kolonne A viser indtegningen på en personbilbane, der er bemandet med 1 bilassistent. Der er afsat 16 tidsbestilte syn a 20 mandminutter.

Kolonne B viser indtegningen på en personbilbane, der er bemandet med 2 bilassistenter. Der er indtegnet 31 tidsbestilte syn a 20 mandminutter.

Kolonne C viser indtegningen på en lastbilbane, der er bemandet med 1 bilassistent. Der er afsat 10 tidsbestilte syn a 30 mandminutter og 1 tidsbestilt syn a 20 mandminutter.

Kolonne D viser indtegningen på en lastbilbane, der er bemandet med 2 bilassistenter. Der er afsat 20 tidsbestilte syn a 30 mandminutter.

Pilene til højre for kolonnerne angiver placeringen af yderligere tidsbestilte syn, når kapacitetsfordelingen ændres til 80/20.

Ved synstidsreservation til et køretøj skal altid afsættes den tid, der svarer til køretøjskategorien, uanset om synet indtegnes på en personbilbane eller en lastbilbane.

Ved bestilling af tid til registreringssyn af tankkøretøjer og busser (M3) kan beregnes et tillæg til synstiden på 100% (30 mandminutter pr. enhed). Det samme gælder for store køretøjer (N2, N3, O3 og O4), når disse skal godkendes til synsfri sammenkobling eller til dyretransport. Til kontrolsyn af standardtypegodkendte køretøjer beregnes et tillæg til synstiden på 50% (10 mandminutter pr. enhed).

Ingen