Cirkulæreskrivelse vedrørende sikkerhedsforanstaltninger for PC-anvendelse

§ 1. Kendeord(password) skal indtastes ikke-læsbart ved hvert operatørskift. Når terminalen forlades, skal der træffes sådanne foranstaltninger (log-off), at fornyet opkaldt vil kræve indtastning af kendeord (log-on).

Udskriftning af kendeord

§ J. kendeord (password) skal udskiftes mindst een gang årligt.

Bilag 4: SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER FOR PCer/MIKRODATAMATER

§ 1. Lokaler, der benyttes ved opbevaring og førelse af registre, skal være indrettet med henblik på at forhindre uvedkommende adgang.

Stk. 2. Der skal etableres fornøden beskyttelse herunder alarmering mod indbrud m.v.

§ 2. For afvikling af kørsler med registre skal der udarbejdes skriftlige instrukser, der fastlægger ansvaret for og beskriver behandling af inddata, kørselsafvikling og behandling af uddata.

§ 3. For de enkelte registre skal der udarbejdes skriftlige instrukser om antallet af kopier og generationer af registeret,således at det samlede antal registerversioner er mindst muligt, under hensyntagen til behovet for at kunne rekonstruere registeret.

§ 4. Der skal foretages en maskinel registrering af alle kørsler, der afvikles på edb-anlægget. Registreringen skal opbevares i mindst seks måneder.

§ 5. Der skal udarbejdes skriftlige instrukser for tilintetgørelse af udskrifter m.v., der ikke skal leveres til brugeren.

§ 6. Lagringsmedier med personoplysninger skal opbevares i aflåst skab, når de ikke benyttes. Lagringsmedierne må kun udleveres til medarbejdere, der er autoriseret hertil.

stk. 2. Der skal føres en fortegnelse over alle lagringsmedier, der benyttes i forbindelse med registre. Der skal foretages løbende kontrol af beholdningen.

stk. 3. Alle lagringsmedier med personoplysninger skal være mærket til brug ved såvel den manuelle som maskinelle behandling.

stk. 4. Der skal udarbejdes skriftlige instrukser for sletning af lagringsmedier, udlån/udlevering af lagringsmedier, evt. kopiering af lagringsmedier og destruktion af lagringsmedier, der ikke kan anvendes mere.

§ 7. For udvikling og vedligeholdelse af programmer m.v., der behandler personoplysninger, skal der foreligge regler, således at der etableres den fornødne dokumentation, kontrol, afprøvning og godkendelse af systemerne. Endvidere skal der etableres den fornødne dokumentation til brugeren i form af en beskrivelse af systemet og en vejledning i anvendelse af systemet.

Cirkulæreskrivelse vedrørende sikkerhedsforanstaltninger for PC-anvendelse

Registertilsynet modtager i stigende omfang anmodninger om udtalelse om registre, der skal føres på PCer eller mikrodatamater.

De forelagte registre varierer med hensyn til formål, karakteren af de registrerede oplysninger og antallet af medarbejdere, der skal have adgang til de registrerede oplysninger.

Registrene er i en række tilfælde sammenlignelige med eksisterende registre, der føres på et edb-servicebureau eller eventuelt eget større edb-anlæg. Pcer har endvidere i dag en kapacitet, der for få år siden udelukkende kunne findes på større edb-anlæg.

Med henblik på at opnå det samme sikkerhedsniveau for en given registertype - uanset hvilket edb-anlæg det pågældende register føres på - har Registertilsynet vurderet, hvilke sikkerhedsforanstaltninger der bør etableres for PCer, der anvendes til edb-registre med personoplysninger, for hvilke der skal udarbejdes registerforskrifter.

Registerrådet har behandlet spørgsmålet herom på sit møde den 16. september 1987.

Registertilsynet har vurderet de sikkerhedsforanstaltninger, der i dag er etableret for terminalsystemer, hvor systemet føres på et større edb-anlæg, og har herefter fundet, at de samme sikkerhedsforanstaltninger bør etableres for registre, der føres på PCer.

Registertilsynet har endvidere fundet, at den hidtil anvendte inddeling i tre grupper kan videreføres.

Dette indebærer, at registre med grundoplysninger eller oplysninger af mere almindelig karakter normalt vil blive placeret i gruppe 1. Registre med f.eks. skatteoplysninger vil normalt blive placeret i gruppe 2, medens registre med følsomme oplysninger som f.eks. oplysninger om helbredsforhold eller strafbare forhold normalt vil blive placeret i gruppe 3.

I vedlagte bilag 1-3 er kort anført de sikkerhedselementer, der efter tilsynets opfattelse bør indgå i de enkelte grupper. Ud for det enkelte sikkerhedselement er anført den hertil svarende sproglige formulering af vedkommende bestemmelse i registerforskriften.

I vedlagte bilag 4 er anført bestemmelser om de sikkerhedsforanstaltninger, som tilsynet herudover finder bør gælde for PCer.

Registertilsynet skal herefter henstille, at bestemmelserne i bilag 4 samt eet af bilagene 1-3 indarbejdes i det udkast til forskrifter, der for det enkelte register skal forelægges Registertilsynet med henblik på en udtalelse, inden registeroprettelsen kan godkendes, og inden der fastsættes forskrifter for registeret. Det tilføjes, at bestemmelserne i bilag 4 kan indarbejdes som et selvstændigt kapitel i registerforskriften eller som et bilag til registerforskriften.

Det bemærkes, at der efter Registertilsynets opfattelse vil kunne forekomme tilfælde, f.eks. i forbindelse med lokalnet eller andre kommunikationsnet, hvor sikringen af de registrerede oplysninger bør forstærkes yderligere, evt. ved brug af kryptografering.

P. R. V.

H. Funch Jensen

/B.O. Jespersen

Bilag 1: Sikkerhedsforanstaltninger for PC-anvendelse, gruppe 1.

Sikkerhedselement

Autorisationsordning

Bestemmelse

§ A. Kun de medarbejdere, borgmesteren autoriserer hertil (terminaloperatører), må have terminaladgang til registeret.

Stk. 2. Kun medarbejdere i .......... -afdelingen må autoriseres som terminaloperatører.

Behov

§ B. Borgmesteren må kun autorisere medarbejdere som terminaloperatører, for hvem det er nødvendigt at benytte terminalerne i forbindelse med udførelse af deres arbejde, og de enkelte terminaloperatører må ikke autoriseres til anvendelser, de ikke har behov for.

ID-kort/indtastning

§ C. Kommunalbestyrelsen beslutter, hvorvidt der ved adgangskontrollen til systemet skal anvendes ID-kort og/eller indtastning.

Fortrolig og/eller personlig kode

§ D. Terminaloperatører skal tildeles en fortrolig terminalkode (password) eller et terminal ID-kort.

eller

§ D. Terminaloperatører skal tildeles en fortrolig og personlig autorisationskode eller ID-kort.

Benyttelsesstatistik

§ E. Der skal mindst hvert halve år udskrives en statistik over terminalens benyttelse. Statistikken skal for hver enkelt terminal/terminaloperatør angive, hvilke transaktionstyper den pågældende terminal har været anvendt til, samt antallet af gange de enkelte transaktionstyper er anvendt.

Stk. 2. Statistikken skal sendes til borgmesteren eller en medarbejder i kommunen, som borgmesteren har udpeget hertil.

Ikke-læsbar indtastning/operatørskift

§ F. Kendeord (password) skal indtastes ikke-læsbart ved hvert operatørskift, og når terminalen forlades, skal der træffes sådanne foranstaltninger (log-off), at fornyet opkald vil kræve indtastning af kendeord (log-on).

Udskiftning af kendeord

§ G. Kendeord (password) skal udskiftes efter nærmere fastsatte procedurer.

Bilag 2: Sikkerhedsforanstaltninger for PC-anvendelse, gruppe 2.

Sikkerhedselement

Autorisationsordning

Bestemmelse

§ A. Kun de medarbejdere, borgmesteren autoriserer hertil (terminaloperatører), må have terminaladgang til registeret.

Stk. 2. Kun de medarbejdere, der udfører .......... -opgaver, må have adgang til forespørgsler.

Stk. 3. Kun medarbejdere, der er ansat i .........., må have adgang til at indatere, ændre eller slette oplysninger.

Behov

§ B. Borgmesteren må kun autorisere medarbejdere som terminaloperatører, for hvem det er nødvendigt at benytte terminalerne i forbindelse med udførelse af deres arbejde. De enkelte terminaloperatører må ikke autoriseres til anvendelser, de ikke har behov for.

Differentieret adgang

Stk. 2. Autorisationen skal angive hvilke grupper af personer og oplysninger, terminaloperatøren har adgang til, samt i hvilket omfang terminaloperatøren kan ændre/slette de registrerede oplysninger.

ID-kort/indtastning

§ C. Kommunalbestyrelsen beslutter, hvorvidt der ved adgangskontrollen til systemet skal anvendes ID-kort og/eller indtastning.

Fortrolig og personlig kode/ID-kort

Stk. 2. Terminaloperatører skal tildeles en fortrolig og personlig autorisationskode eller ID-kort.

Sikkerhedsrapport § D. Der skal foretages registrering af alle uautoriserede adgangsforsøg. Såfremt der inden for en nærmere fastsat periode er registreret et nærmere fastsat antal på hinanden følgende uautoriserede adgangsforsøg fra samme terminal, skal dette udskrives, og der skal foretages umiddelbar kontrol.

Benyttelsesstatistik

§ E. Der skal mindst hvert halve år udskrives en benyttelsesstatistik. Denne skal for hver enkelt terminaloperatør angive, hvilke transaktioner den pågældende har anvendt eller forsøgt at anvende, og antallet af gange den enkelte transaktion har været anvendt eller forsøgt anvendt.

Stk. 2. Statistikken skal sendes til borgmesteren eller en medarbejder i kommunen, som borgmesterren har udpeget hertil.

Totallog

§ F. Der skal foretages registrering (logning) af alle transaktioner. Registreringen skal mindst indeholde oplysning om tidspunkt, terminaloperatør, transaktionstype og angivelse af den person, transaktionen vedrørte og/eller det anvendte søgekriterium. Registreringen (loggen) skal opbevares i 6 måneder, hvorefter den skal slettes.

Stk. 2. Udskrift af dele af loggen skal efter anmodning fremsendes til borgmesteren eller en medarbejder i kommunen, som borgmesteren har udpeget hertil.

eller

Logning af forespørgsler

§ F Der skal foretages registrering (logning) af alle forespørgsler på .......... -oplysninger. Der skal mindst een gang månedligt foretages en stikprøvevis undersøgelse af formålet med anvendelsen. Registreringen skal mindst indeholde oplysning om tidspunkt, terminaloperatør, transaktionstype og angivelse af den person, transaktionen vedrørte og/eller det anvendte søgekriterium. Registreringen (loggen) skal opbevares i 6 måneder, hvorefter den skal slettes.

Stk. 2. Udskrift af dele af loggen skal efter anmodning fremsendes til borgmesteren eller en medarbejder i kommunen, som borgmesteren har udpeget hertil.

eller

Logning af opdateringer

§ F. Der skal foretages registrering (logning) af opdatering af alle .......... -oplysninger og mindst een gang månedligt en stikprøvevis undersøgelse med opdateringen. Registreringen skal mindst indeholde oplysning om tidspunkt, terminaloperatør, transaktionstype og angivelse af den person, transaktionen vedrørte og/eller det anvendte søgekriterium. Registreringen- (loggen) skal opbevares i 6 måneder, hvorefter den skal slettes.

Stk. 2. Udskrift af dele af loggen skal efter anmodning fremsendes til borgmesteren eller en medarbejder i kommunen, som borgmesteren har udpeget hertil.

Ikke-læsbar indtastning/operatørskift

§ G. Kendeord (password) skal indtastes ikke-læsbart ved hvert operatørskift. Når terminalen forlades, skal der træffes sådanne foranstaltninger (log-off), at fornyet opkald vil kræve indtastning af kendeord (log-on).

Udskiftning af kendeord

§ H. Kendeord (password) skal udskiftes mindst een gang årligt.

Bilag 3: Sikkerhedsforanstaltninger for PC-anvendelse, gruppe 3.

Sikkerhedselement

Autorisationsordning

Bestemmelse

§ A. Kun de medarbejdere, borgmesteren autoriserer hertil (terminaloperatører), må have terminaladgang til registeret.

Stk. 2. Kun de medarbejdere, der udfører .......... -opgaver, må have adgang til forespørgsler.

Stk. 3. Kun medarbejdere, der er ansat i .........., må have adgang til at inddatere, ændre eller slette oplysninger.

Behov

§ B. Borgmesteren må kun autorisere medarbejdere som terminaloperatører, for hvem det er nødvendigt at benytte terminalerne i forbindelse med udførelse af deres arbejde. De enkelte terminaloperatører må ikke autoriseres til anvendelser, de ikke har behov for.

Differentieret adgang

Stk. 2. Autorisationen skal angive hvilke grupper af personer og oplysninger, terminaloperatøren har adgang til, samt i hvilket omfang terminaloperatøren kan ændre/slette de registrerede oplysninger.

Udskrivning af lister

§ C. Udskrivning af oplysninger om en større kreds af personer må kun udføres af særligt autoriserede medarbejdere. Der skal mindst een gang om måneden foretages en stikprøvevis undersøgelse af formålet hermed.

ID-kort/indtastning

§ D. Kommunalbestyrelsen beslutter, hvorvidt der ved adgangskontrollen til systemet skal anvendes ID-kort og/eller indtastning.

Fortrolig og personlig kode/ID-kort

§ E. Terminaloperatører skal tildeles en fortrolig og personlig autorisationskode/ID-kort.

Sikkerhedsrapport

§ F. Der skal foretages registrering af alle uautoriserede adgangsforsøg. Såfremt der inden for en nærmere fastsat periode er registreret et nærmere fastsat antal på hinanden følgende uautoriserede adgangsforsøg fra samme terminal, skal dette udskrives, og der skal foretages umiddelbar kontrol.

Benyttelsesstatistik

§ G. Der skal mindst hvert havle år udskrives en benyttelsesstatistik. Denne skal for hver enkelt terminaloperatør angive, hvilke transaktioner den pågældende har anvendt eller forsøgt at anvende, og antallet af gange den enkelte transaktion har været anvendt eller forsøgt anvendt.

Stk. 2. Statistikken skal sendes til borgmesteren eller en medarbejder i kommunen, som borgmesteren har udpeget hertil.

Totallog

§ H. Der skal foretages registrering (logning) af alle transaktioner. Registreringen skal mindst indeholde oplysning om tidspunkt, terminaloperatør, transaktionstype og angivelse af den person, transaktionen vedrørte og/eller det anvendte søgekriterium. Registreringen (loggen) skal opbevares i 6 måneder, hvorefter den skal slettes.

Stk. 2. Udskrift af dele af loggen skal efter anmodning fremsendes til borgmesteren eller en medarbejder i kommunen, som borgmesteren har udpeget hertil.

Ikke-læsbar indtastning/operatøskrift

Ingen