Personaleadministrativ vejledning Kap. 44 Lønanvisning

Personaleadministrativ vejledning Kap. 44 Lønanvisning

Statsregnskabsloven m.v.

l. I henhold til L l3l 8/3 l984 om statens regnskabsvæsen m.v. (statsregnskabsloven) er det finansministeren, der fastsætter regler om statens regnskabsvæsen, og herigennem tager hensyn til såvel sikkerhed og orden inden for regnskabsområdet som mulighederne for at tilvejebringe oplysninger til brug for økonomisk planlægning, styring og kontrol (§ 3).

2. Finansministeriet har fastsat de nærmere regler for ovenstående forhold i fmst. bekg. 46l l0/9 l984 om statens regnskabsvæsen m.v. Heraf fremgår bl.a., at alle statsinstitutioner samt selvejende institutioner, der er optaget på bevillingslovene på lige fod med egentlige statsinstitutioner, er forpligtet til at anvende statens centrale regnskabs- og lønsystemer. For lønsystemets vedkommende er der tale om SCL (Statens Centrale Lønsystem). Institutionerne skal foretage indrapportering til systemerne samt gennemgang af og kontrol med det fra systemerne modtagne materiale i overensstemmelse med de regler, der er fastsat i brugervejledninger m.v.

Finansministeriet kan dog tillade, at statsinstitutioner med særlige informationsbehov selv varetager regnskabs- og/eller lønopgaver. En sådan tilladelse vil kræve en særlig begrundelse og vil i almindelighed forudsætte, at de pågældende områder har et regnskabs-/lønsystem, der kan tilgodese de informations- og kontrolkrav, der til enhver tid gælder for de centrale regnskabs- og lønsystemer.

3. Statens regnskabsdirektorat (SR) under finansministeriet varetager driften af statens centrale regnskabs- og lønsystemer. Regnskabsdirektoratet udsender regler og brugervejledninger m.v. vedrørende disse systemer og udøver bl.a. konsulenttjeneste over for ministerier og institutioner i spørgsmål vedrørende statens regnskabsvæsen, herunder også anvendelse af SCL. Ud over de normale oplysninger om anviste lønninger afgiver regnskabsdirektoratet i øvrigt de til bevillingskontrol, regnskab, statistik m.v. nødvendige oversigter vedrørende de foretagne lønanvisninger.

SCL-systemet ejes ligesom SCR-systemet (Statens Centrale Regnskabssystem) af finansministeriet, der har henlagt administrationen af de 2 systemer til statens regnskabsdirektorat. Sammen med forsvarsministeriet, rigspolitiet, post- og telegrafvæsenet og ministeriet for Grønland er statens regnskabsdirektorat såkaldt selvstændig bruger af SCL. Lønkørslerne foretages af I/S Datacentralen af l959.

Uden for SCL anviser DSB og rigshospitalet løn via andre systemer. Det samme gælder de timelønninger, styrelserne ikke kan anvise over SCL-systemet, fordi de skal udbetales som uge- eller l4-dages løn.

Til støtte for brugerorganisationens styring har SR nedsat et lønudvalg, som har til opgave at bistå med koordinering af ønskerne vedrørende lønsystemets drift og udvikling. Udvalget er sammensat af repræsentanter for de 5 selvstændige brugere samt budgetdepartementet, lønnings- og pensionsdepartementet, I/S Datacentralen og rigsrevisionen. Herudover er også DSB og Kommunernes Landsforening repræsenteret for derigennem bl.a. at tilgodese en integration med disses egne lønsystemer.

De selvstændige brugere P&T, minsteriet for Grønland, rigspolitiet og forsvarsministeriet er lønmyndigheder med en centraliseret personaleadministration og en central lønfunktion, der forestår indrapporteringen til lønsystemet.

I modsætning hertil er statens regnskabsdirektorat lønanvisende for institutioner af vidt forskellig størrelse, med højst uensartede personalestrukturer og mangeartede aflønningsregler. Tilslutningsformen er derfor afhængig af institutionens størrelse målt i antallet af ansatte og af dens personale- og lønadministrative ressourcer. Institutionerne kan være tilsluttet SCL på 3 forskellige måder

- SR-brugere, der indrapporterer til SCL-systemet ved at indsende lønordrer til SR vedrørende f.eks. oprettelse, statusændring for eller afsked af en lønmodtager med en overvejende verbal beskrivelse af den ønskede løntransaktion, hvorefter SR sagsbehandler lønordrerne, inden indholdet af disse indberettes til lønsystemet.

-

selvrapporterende brugere, der selv fuldt ud udarbejder indrapporteringerne, der sendes til SR på lønordrer, der er udformet som tastebilag.

-

selvrapporterende brugere med terminal, som indrapporterer direkte til SCL-datafangstsystemet på Datacentralen.

4. De specielle forhold vedrørende brugere under SR indebærer en række særlige spørgsmål angående ansvarsfordeling mellem regnskabsdirektoratet og de enkelte lønmyndigheder.

Det afgørende i lønmyndighedens forhold til SR er, om regnskabsdirektoratet påtager sig at administrere indrapporteringer på lønmyndighedens vegne og hermed har ansvaret for, at det indberettede er blevet korrekt konverteret og indrapporteret til lønsystemet. Dette ansvar har regnskabsdirektoratet ikke for de selvrapporterende lønmyndigheder.

Lønmyndigheden har dog uanset tilslutningsform ansvaret for korrektheden af de indberettede oplysninger. Regnskabsdirektoratet har ansvaret for de systemmæssige funktioner i SCL-systemet, herunder for at lønberegningsprincipper, satser m.v. er i overensstemmelse med de gældende regler.

SR forestår udarbejdelse og ajourføring af SCL-brugervejledninger for indrapportering m.v. Brugervejledningerne er opdelt i en brugervejledning for SR-brugere med regler for indrapportering, kontrol af uddata og med en kodevejledning i oversigtsform. For selvrapporterende brugere har SR udsendt en mere omfattende brugervejledning med detaljerede kodevejledninger og -oversigter.

For så vidt angår de detaljerede regler for SCL-systemets anvendelse og muligheder, henvises til disse brugervejledninger, hvor også sikkerheds- og kontrolprocedurer, forretningsgange m.v. er beskrevet.

5. Lønberegning og -anvisning foretages 2 gange om måneden. Der anvises løn for en månedlig eller halvmånedlig optjeningsperiode samt efterreguleringsbeløb.

For institutioner, der er tilsluttet SCR, udføres efter den sidste lønanvisningskørsel i måneden en automatisk kontering af lønoplysninger i SCR's bevillingsregnskab og eventuelt internt regnskab, ligesom der overføres oplysninger til de institutioner, der har egne regnskabssystemer til rådighed.

Interne kontrol- og sikkerhedsprocedurer hos brugerne

6. I henhold til bekendtgørelsen om statens regnskabsvæsen m.v. påhviler det chefen for en regnskabsførende institution at lade udarbejde og kontrollere overholdelsen af en instruks vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse i institutionen.

Instruksen skal indeholde en beskrivelse af den regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelsen af institutionens regnskabsopgaver, herunder oplysninger om den interne ansvars- og kompetencefordeling og det regelsæt, der skal tilgodeses ved udførelsen af regnskabsopgaverne, herunder også lønopgaverne.

Instruksen skal godkendes af en eventuel overordnet myndighed og skal tillige kunne godkendes af rigsrevisionen. Tilsvarende gælder ved mere væsentlige ændringer af instruksens indhold.

Instruksen skal vedligeholdes løbende og skal tilstilles medarbejdere, der deltager i arbejdet med institutionens regnskabsopgaver.

For så vidt angår lønopgaverne er der en række kontrol- og sikkerhedsforhold, der skal tages hensyn til ved udarbejdelsen af de detaljerede forretningsgange. En del af disse forhold er beskrevet i de udarbejdede brugervejledninger for SCL, men de samlede hovedpunkter fremgår af rigsrevisionens »Beretning nr. l l983 om forretningsgange og intern kontrol i institutioner tilknyttet Statens Centrale Lønsystem (SCL)».

7. Kendetegnende for SCL-systemet er, at der ved anvendelsen af edb er sket en automatisering af visse regnskabsmæssige forretningsgange, og at der i den forbindelse er sket en omlægning af den traditionelle ansvarsfordeling i manuelle bogførings- og betalingssystemer - adskillelsen mellem bogholderifunktionen og kassefunktionen.

Ved fastlæggelsen af forretningsgangene ved udbetalinger i SCR og SCL skal arbejdsdelingen være sådan tilrettelagt, at ingen enkeltperson har den fulde kontrol over alle faser af forretningsgangen. Formålet er at sikre de regnskabsmæssige datas nøjagtighed og pålidelighed ved at forhindre eller afsløre utilsigtede eller tilsigtede fejl. De tilsigtede fejl på udbetalingsområdet angår især uretmæssig udvirken af udbetalinger til kreditorer eller ansatte.

Der stilles derfor de samme krav om sikkerhed og hensigtsmæssighed ved indrapporteringer til SCL-systemet, som gælder for SCR's betalingssystemer.

I lighed med udbetalingsbilag i SCR skal lønordrerne underskrives af to dertil bemyndigede personer med det formål at tilkendegive henholdsvis registrering og frigivelse af løngrunddokumentationens oplysninger.

For den decentrale lønindrapportering hos de terminalrapporterende institutioner er der etableret en registrerings- og frigivelsesprocedure for alle indrapporteringer til SCL, som et led i terminalbetjeningen. Regelsættet for denne procedure følger de gældende regler vedrørende terminalindrapporterede udbetalingsbilag i SCR.

Frigivelsesfunktionen skal sikre en personmæssig adskillelse mellem registrering af løndata og frigivelse af disse til ajourføring af lønmodtagerregistret og lønanvisning. For hver af funktionerne - registrering og frigivelse - forudsættes udpeget en person, der har det daglige ansvar for disse opgaver.

8. De interne kontrolregler for udbetalinger til ansatte skal fastsættes under iagttagelse af de særlige forhold, hvorved SCL-udbetalingerne adskiller sig fra SCR-udbetalingerne.

Disse er for det første, at der normalt ikke indrapporteres brugerberegnede beløb som ved kreditorbetalinger, men i stedet koder og enheder, f.eks. timer, der danner grundlag for en beregning af beløbet.

For det andet iværksættes den største del af udbetalingerne ikke af aktuelle inddata, men af inddata, indrapporteret ved de ansattes oprettelse i lønsystemet. Denne del af udbetalingen har karakter af stående udbetaling.

For det tredje ændres reglerne for de stående udbetalinger løbende som følge af dels generelle ændringer i form af nye overenskomster m.v., dels individuelle ændringer i form af anciennitetsstigninger m.v. Ændringerne iværksættes som oftest uden lønmyndighedens medvirken, men af lønsystemets programmer, der administreres af SR.

Det er af disse grunde ikke muligt at vurdere lønbeløbene før efter fremkomsten af uddata, der specificerer udbetalingerne, og der skal derfor på dette tidspunkt foretages en rimelighedskontrol af uddata med henblik på afsløring af fejl, der kan være forårsaget af indrapportering af uhensigtsmæssige eller forkerte koder, eller - hvad der ikke kan udelukkes - fejl i beregningstabellerne.

De fastsatte forretningsgange skal bl.a. sikre

- at ansættelse, indplacering, afsked, andre statusændringer samt registrering af fravær foretages af dertil bemyndigede.

-

at variable ydelser i form af timebetaling, over- og merarbejdsbetaling samt »særlige ydelser« m.v. er dokumenteret ved specifikation af præstationerne attesteret af dertil bemyndigede personer.

-

at data, der indrapporteres til lønsystemet, er fuldstændige, nøjagtige, autoriserede og korrekt konteret.

-

at det indrapporterede har fået den tilsigtede virkning og givet sig udslag i korrekt lønberegning og kontering for de i perioden ansatte, samt at generelle reguleringer foretaget i SCL har fået korrekt virkning for institutionens lønmodtagere.

9. For at institutionernes lønforretningsgange skal kunne sikre opfyldelsen af det ovenfor opstillede hovedsigte for den interne kontrol, skal der være indbygget en række - til dels selvvirkende - interne kontrolforanstaltninger i arbejdsrutiner og processer. De vigtigste af disse er

- arbejds- og kompetencefordeling.

-

skriftlig arbejdsfordelingsliste.

-

adskillelse mellem personale, indrapporterings- og uddatakontrolfunktionen.

-

fastlagte kontrolprocedurer (overreference, attestation, underskrift).

-

skriftlig arbejdsinstruks.

-

kontrolrelationer, så overordnede kontrollerer underordnede.

-

formaliseret blanketanvendelse.

-

modtagerkredsen af underretningsskrivelser.

-

formaliserede kontrolsystemer (fraværsregistrering).

-

formaliserede erindringssystemer (midlertidige ansættelser, oprykning, aftrapning af tillæg).

-

tilstrækkelige lønrelevante oplysninger i arkiv (personale- og/eller lønsager).

-

dokumentationskrav (eksamenspapirer, bankkontonumre).

-

formkrav til grunddokumentation og tastegrundlag (terminalbrugere).

-

markering af, at uddatamateriale er gennemgået.

-

forskrifter for fejlrettelse.

-

afstemningsprocedurer vedrørende versurkonti.

-

medarbejdernes uddannelse og viden.

Det er således afgørende for at sikre en korrekt lønberegning og -anvisning, at så mange af ovennævnte foranstaltninger som muligt indgår i de fastlagte forretningsgange.

Dokumentation for lønanvisninger

10. Det er af sikkerhedsmæssige og kontrolmæssige grunde vigtigt, at alle indrapporteringer til SCL-lønsystemet kan dokumenteres. Det er derfor et fast krav, at der kun må ske indrapportering til systemet på skriftligt grundlag (grunddokumentation), der i forbindelse med indrapporteringen forsynes med de fornødne indrapporteringsoplysninger. Den skriftlige grunddokumentation kan, hvor det er hensigtsmæssigt, være i en standardiseret form (blanket). Såfremt grunddokumentationen ikke kan anvendes som indrapporteringsgrundlag, er det nødvendigt, at grunddokumentationens oplysninger konverteres til et sådant (dvs. til en lønordre eller et tastegrundlag).

For at sikre, at kun autoriseret grunddokumentation danner grundlag for indrapporteringen, må grunddokumentationen være underskrevet og attesteret i fornødent omfang. Det er derfor nødvendigt, at lønfunktionen har en fortegnelse over dispositions- og godkendelsesberettigede medarbejdere i institutionen, og at lønfunktionen forud for en indrapportering til lønsystemet konsekvent undersøger, hvorvidt underskrifts- og attestationskravene er opfyldt.

Ved nyansættelse af medarbejdere er det en klar forudsætning, at dokumentation for kompetencegivende uddannelse og for eventuel tidligere relevant beskæftigelse fremlægges for institutionen, såfremt disse oplysninger skal lægges til grund for lønindplaceringen.

Fejlindplacering af en ny medarbejder kan have lønmæssige konsekvenser mange år frem i tiden. Det er derfor vigtigt, at indplaceringen i et ansættelsesforløb er nøje kontrolleret. Kontrollen praktiseres sædvanligvis ved, at en medarbejder i den ansættende institution på grundlag af de foreliggende oplysninger og den fremlagte dokumentation foretager en lønindplacering, der godkendes (kontrolleres) af en overordnet medarbejder.

Det er vigtigt, at afgørelser af lønmæssig betydning, f.eks. vedrørende ansættelse og statusændringer, kommunikeres til de relevante modtagere, dvs. den pågældende medarbejder, lønfunktionen, den pågældendes overordnede samt personalesagen. Ved en nyansættelse bør den pågældende skriftligt modtage oplysning om de fastsatte ansættelses- og aflønningsvilkår, herunder prøvetid og eventuelt forkortet opsigelsesvarsel ved sygdom ud over l20 dage. Tilsvarende gælder med hensyn til afsked, ændringer i tjenestetid eller lønvilkår i øvrigt.

Skriftlig underretning af den pågældende medarbejder om en truffen afgørelse sikrer denne en dokumenterbar status i relation til ansættelsesforholdet. Omvendt kan manglende underretning medføre, at vedkommende er i god tro med hensyn til uretmæssige lønudbetalinger. I dette tilfælde vil et tilbagebetalingskrav være noget vanskeliggjort.

Lønfunktionen skal tilstilles underretning for at kunne foretage korrekt indrapportering. Denne underretning bør være skriftlig, og lønfunktionen bør påse, at den er underskrevet af en dertil bemyndiget. En væsentlig forudsætning herfor er, at lønfunktionen er orienteret om, hvem der er bemyndiget og har en liste med underskriftsprøver.

Kopi af alle personalerelevante oplysninger bør findes på den pågældende medarbejders personalesag.

Det er en forudsætning for anvisning af timeløn, vederlag en gang for alle, over- og merarbejdsbetaling samt særlige ydelser, at grundlaget for disse ydelser er nærmere registreret. Procedurer for denne registrering kan være forskellig, men bør som hovedregel være formaliseret ved brug af tjenestelister, vagtlister eller kontrolnoteringer. Der bør i institutionen være fastsat retningslinier for godkendelse af de opgjorte ydelser. I godkendelsesproceduren bør ligge en attestation af, at ydelser rent faktisk er præsteret, og af, at der kan anvises betaling herfor.

Det er et væsentligt kontrolmål, at kun faktisk ansatte må oppebære løn i institutionen. For at dette kontrolmål kan anses for opfyldt, er det vigtigt, at lønfunktionen løbende får underretning om enhver form for personaleændringer, herunder enhver fratræden, nyansatte medarbejdere, der ikke påbegyndte ansættelsesforholdet m.v.

Det er på dette område nødvendigt med samvirkende kontroller. Sådanne kan bl.a. bestå i, at områdeledere periodisk skal bekræfte, at de på lønningslisterne opførte medarbejdere stadig er ansat. En gennemgang af institutionens eventuelle stillingsregister kan være en anden kontrol.

Spørgsmålet om, hvorledes styrelserne i praksis har tilrettelagt registreringen af de ansattes fravær på grund af bl.a. sygdom, er blevet aktualiseret efter indførelse af karensdagen.

Finansministeriet har i cirkskr. 265 28/ll l973 om sygedagslister nærmere fastsat, hvorledes sygedagslister skal føres, bl.a. af hensyn til kontrollen med reglen om opsigelsesvarsel efter l20 dages sygdom. Endvidere kan disse lister være en hjælp ved kontrol med udløbet af den såkaldte arbejdsgiverperiode - de første l3 uger, hvor sygedagpenge betales af arbejdsgiver.

Ud over fravær på grund af sygdom kan også afholdelse af ferie have lønmæssige konsekvenser.

Kontrol af indrapportering og uddata

11. For bedst muligt at hindre fejlaflønning er det nødvendigt at tilstræbe, at eventuelle fejl i lønordre/tastegrundlag konstateres, førend registrering af lønordren/tastegrundlaget finder sted. Det er derfor nødvendigt at placere kontrolforanstaltningerne så tidligt i forretningsgangen som muligt, dvs. på inddatasiden.

Ved selvindrapporterende institutioners indrapportering kan dette formål tilgodeses ved, at der forud for udfyldelse af tastebilag sker en sammenholdelse mellem grunddokumentation og den pågældende lønmodtagers registrerede løndata.

På tilsvarende måde kan ikke-selvrapporterende institutioner ved gennemgang af personale/lønsag sikre sig, at der ikke er uoverensstemmelse mellem det indrapporterede og den ansattes lønrelevante data. Herved kan en række fejl i grunddokumentationen afsløres.

For begge kategorier af lønmyndigheder gælder, at konvertering af grunddokumentation til lønordre/tastegrundlag i princippet bør kontrolleres af en anden medarbejder, end den der har foretaget konverteringen. Herved vil yderligere en del fejl blive opdaget.

Endelig bør grunddokumentationen påtegnes om, at der er sket indrapportering, idet man gennem en sådan annullation af grunddokumentationen hindrer, at der foretages dobbeltindrapportering.

Efter indtastning bør terminalindrapporterende institutioner foretage en annullation af tastegrundlaget med en påtegning om, af hvem og hvornår indtastning er foretaget.

Der må af hensyn til opnåelse af sikkerhed for afsløring af tilsigtede, uretmæssige anvisninger lægges afgørende vægt på en personmæssig adskillelse mellem indrapportering af løndata og kontrol af uddata.

En nøje kontrol af de uddata, der udviser en specifikation af de beregnede lønninger, er desuden påkrævet, da der til lønsystemet indrapporteres koder, der danner grundlag for en beregning af lønbeløbet. Det er af den grund først efter fremkomsten af uddata muligt at vurdere lønbeløbene og konstatere, om det indrapporterede faktisk har fået den tilsigtede virkning.

Den korrekte uddatakontrol forudsætter en sammenholdelse med grunddokumentationen, og kontrollen skal afsluttes med en påtegning på uddataet om, af hvem og hvornår uddatakontrollen er foretaget.

Rigsrevisionens lønrevision

l2. Tidligere var lønrevisionen i rigsrevisionen i væsentlig grad tilrettelagt som en transaktionsrevision. Filosofien i transaktionsrevisionen var, at man - på stikprøvebasis - skulle kontrollere inddata til SCL-systemet (tilgange/afgange/ændringer). Samtidig skulle man foretage en fuldstændig gennemgang af lønsystemets beregningstabeller for at sikre, at lønsystemet regnede korrekt i forhold til gældende overenskomster m.v. (programrevision).

Såfremt de undersøgte transaktioner og programrevisionen ikke gav anledning til bemærkninger, anså man revisionens kontrolmål for opfyldt.

Svagheden ved denne fremgangsmåde var for det første, at den var ret ressourcekrævende. For det andet, at den primært afslørede enkeltfejl - fejl i de stikprøver, der blev udtaget - men ikke i tilstrækkelig grad tog sigte på at afhjælpe årsagen til de generelle og dermed tilbagevendende fejl, der var forårsaget af en svag forretningsgang.

I forbindelse med et internt projektarbejde om udvikling af rigsrevisionens organisation og arbejdsmetoder blev det besluttet at effektivisere og rationalisere den finansielle revision. Dette skulle bl.a. ske gennem en omlægning af den hidtidige revisionsform, så system- og regnskabsanalyse blev de bærende revisionsprincipper.

Det systemanalytiske princip forudsattes også lagt til grund ved lønrevisionen, så den hidtidige inddatarevision blev væsentligt begrænset.

Revisionsomlægningen indebærer, at rigsrevisionen nu i højere grad retter opmærksomheden imod lønmyndighedernes forretningsgange for at sikre sig, at de opstillede kontrolmål opfyldes. Denne fremgangsmåde er bedre egnet til at afsløre generelle fejl, så disse kan korrigeres, og forretningsgangen forbedres. Samtidig med overgangen til systemanalytisk revision blev det besluttet at foretage en udvidelse af revisionen af SCL's programmer og supplere revisionen med en række nye revisionsuddata.

Rigsrevisionen lægger i sin lønrevision primært vægten på en kontrol af forretningsgangen. Denne skal først og fremmest tjene som sikkerhed for, at en række objektive forudsætninger for en korrekt lønadministration er opfyldt. Den skal endvidere være basis for vurderingen af, om der er behov for supplerende revisionshandlinger på området ud over den revision, der følger af programrevision, tværgående undersøgelser og analyse af revisionsuddata m.v.

Bilags- og henvisningsoversigt

Bilag til kap. 44

Bilag 44.1

Fmst. cirk. 98 9/5 l963 om udbetaling af lønninger, ventepenge og pensioner som opretholdt ved fmst. bekg. 489 2/l0 l978 om bestemmelser efter den tidligere tjenestemandslovgivning, der forbliver i kraft.

Love og bekendtgørelser i II del

L l54 7/6 l958 om lønninger og pensioner m.v. til statens tjenestemænd (LPL), § 3l, stk. l-3, og 32, med undtagelse af stk. l, 2. punktum som opretholdt ved fmst. bekg. 489 2/l0 l978 om bestemmelser efter den tidligere tjenestemandslovgivning, der forbliver i kraft.

Henvisninger i øvrigt

L l3l 8/3 l984 om statens regnskabsvæsen m.v. (statsregnskabsloven).

Bekg. 46l l0/9 l984 om statens regnskabsvæsen m.v.

Fmst. cirk. l0/9 l984 om udarbejdelse af institutionsinstrukser vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse (SR).

Generel brugervejledning for SCL.

Ingen