Personaleadministrativ Vejledning Kap. 5 Personalepolitik

Personaleadministrativ Vejledning Kap. 5 Personalepolitik

Kap. 5. Personalepolitik

Personalepolitik: væsentlig og nødvendig

l. Baggrunden for kort at behandle nogle centrale spørgsmål omkring personalepolitik i den personaleadministrative vejledning er, at personalepolitikken må betragtes som et væsentligt og nødvendigt udgangspunkt for ethvert tiltag på personaleområdet. Der vil gennem en bevidst og målrettet personaleadministration kunne mobiliseres uudnyttede ressourcer i de offentlige institutioner og styrelser. Behovet for en personalepolitik er derfor især påtrængende i en periode, hvor der stilles store krav til det offentliges omstillings- og fornyelsesevne.

2. Formuleringen af en personalepolitik indebærer, hvis processen er vellykket, at man får gennemdiskuteret og afdækket de generelle holdninger, vaner og handlemønstre, der ligger til grund for beslutninger og handlinger på personaleområdet. Dermed sker der en afklaring omkring principperne for personaleadministrationen, og ved at formulere personalepolitikken skriftligt, kan den kommunikeres ud til de enkelte medarbejdere. På denne måde resulterer formuleringen af en personalepolitik i klarhed omkring virksomhedens praksis og hensigter, ligesom det bliver lettere for den enkelte ansatte dels at få rede på virksomhedens forventninger til de ansatte, dels at vurdere, om egne forventninger stemmer overens med de vilkår, som virksomheden kan tilbyde.

Personalepolitikkens placering

3. Personalepolitikken befinder sig et sted midtvejs mellem de overordnede målsætninger for en virksomhed som helhed og de konkrete regelsæt, der anviser, hvordan der faktisk skal handles i bestemte situationer. Dette er personalepolitikkens dilemma, og det er årsagen til, at det er vanskeligt at formulere en personalepolitik. Formuleres den bredt og generelt, bliver den meget nemt intetsigende og værdiløs. Udformes den derimod meget konkret, får den samme karakter som regelsæt og mister dermed sit formål, fordi personalepolitikken skal være et udtryk for, hvordan virksomheden som hovedregel agter at handle, uden dog i alle tilfælde at skulle være bundet hertil. Som følge af denne placering kan personalepolitikken defineres som en slags overordnet ramme for udførelsen af den konkrete personaleadministration, personaleledelse og personaleudvikling. Personalepolitikken er med andre ord et forsøg på at afstikke retningslinier på områder, hvor det ikke skønnes nødvendigt eller hensigtsmæssigt at udforme entydige og bindende regler. Det vil sige, at personalepolitikken skal formuleres, så den dels rummer muligheder for situationsbestemte fortolkninger, dels skal være så konkret, at den kan fungere som en form for vejledning.

Personalepolitikkens hovedområder

4. I formuleringen af en personalepolitik indgår 4 væsentlige områder, som generelt inddeler og afgrænser det personalepolitiske virkefelt

Det første område omfatter retningslinier for at rekruttere et fornødent antal medarbejdere med nogle ønskede kvalifikationer. Forudsætningen for udformning af en politik på rekrutteringsområdet er, at der er skabt klarhed over, hvilke evner og egenskaber hos medarbejderne der har betydning for den pågældende institution. Personalepolitikken kan på dette punkt bl.a. omfatte principper for annonceringsform, for formulering af opslag og for vurdering af ansøgere.

Det andet er retningslinier for, hvordan man ønsker at fastholde medarbejdere. Det kan f.eks. være introduktionsprogrammer, ledelses- og styringsprincipper m.m. I den forbindelse kan formuleringen af en personalepolitik være en god lejlighed til at få fastslået virksomhedens holdning til lederrollens indhold og betydning, især fordi en del af de nuværende ledere i sin tid kan være ansat ud fra helt andre forudsætninger, og dermed også ud fra helt andre kvalifikationskrav end de i dag gældende.

Som det tredie punkt kan man nævne retningslinier for udviklingen af medarbejdere, så de til stadighed har de kvalifikationer, virksomheden forventer at have brug for, og oplever udfordringer, der bidrager til fortsat udvikling. Det kan være rokeringsordninger, medarbejdersamtaler, principper for forfremmelse, for brug af ressourcer til uddannelse eller for delegering af ansvar og kompetence til de enkelte medarbejdere.

Endelig er der hele det område, som har med afvikling af medarbejdere at gøre. Her må der under hensyntagen til medarbejdernes ønsker og behov sikres størst mulig fleksibilitet. Det kan indebære retningslinier for langsigtet personaleplanlægning, omplacering og lignende med henblik på at sikre kontinuitet og effektivitet.

Personalepolitik skal udformes lokalt

5. På en række områder er der centralt fastsat regler, der er udtryk for statens helt overordnede personalepolitik. Det gælder f.eks. for løn- og ansættelsesvilkår, samarbejdsudvalg, forfremmelsesnævn, teknologiaftale m.v. Det vil imidlertid næppe være muligt, og formentlig heller ikke hensigtsmæssigt, at forsøge at udtrykke en samlet statslig personalepolitik på alle områder. Årsagen hertil er, at personalepolitiske formuleringer omkring f.eks. ledelsesformer, styringsmetoder, personaleudvikling m.v. måtte være meget brede - og dermed også ret intetsigende - for at kunne dække hele statens område. Ansvaret for udviklingen af en målrettet personalepolitik ligger derfor altovervejende hos ledelsen i den enkelte institution eller myndighed, hvor man inden for de nævnte overordnede rammer og ud fra egne forudsætninger må søge at nå frem til en personalepolitik, som hænger sammen med områdets overordnede målsætning og øvrige politikker.

Udarbejdelse af personalepolitikken kan eventuelt ske på flere niveauer afhængigt af organisationens opbygning. For store områder kan der f.eks. udformes en generel overordnet personalepolitik, og på basis heraf kan der udformes mere detaljerede personalepolitikker for underområder. Den overordnede personalepolitik vil da angive rammerne for udformningen af personalepolitikken på underområderne.

Samspilsproces

Det er vigtigt, at udarbejdelsen af personalepolitikken sker i en dialog mellem medarbejdere og ledelse. Denne samspilsproces omkring afdækningen af virksomhedens mere eller mindre underforståede og ikke altid klart formulerede målsætning, holdninger og normer er vigtig og berigende for begge parter. Det er desuden vigtigt, at personalepolitikken aldrig bliver »færdig«, men løbende drøftes og følger de ændringer, der sker i institutionen, således at personalepolitikken til stadighed er i overensstemmelse med de faktiske hensigter og handlemønstre.

Ifølge fmst. cirk. l99 2l/ll l979 om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner har samarbejdsudvalget bl.a. til opgave at være medbestemmende ved fastlæggelse af retningslinier for tilrettelæggelsen af virksomhedens/institutionens arbejds- og personaleforhold. Samarbejdsudvalget skal derfor inddrages i processen omkring udformningen af personalepolitikken.

Bilags- og henvisningsoversigt

Henvisninger i øvrigt

Personaleudvikling

- en vejledning til statslige myndigheder og institutioner

Administrationsdepartementet 1985

Besættelse af lederstillinger

- en vejledning til statslige myndigheder og institutioner

Administrationsdepartementet 1985

Flexløn

- i personalepolitikken

Finansministeriet 1987

Ingen