Sådan redigeres publikationer - en vejledning for forfattere og planlæggere af statslige publikationer

Sådan redigeres publikationer - en vejledning for forfattere og planlæggere af statslige publikationer

Hvad er »Sådan redigeres publikationer«?

At skrive er en ting, at få udgivet det skrevne er noget andet. Det sidste kan være nok så kompliceret. Dette hæfte forsøger at hjælpe processen med at omdanne tanker og manuskripter til færdige publikationer, klar til at blive læst af de mange.

»Sådan redigeres publikationer« retter sig mod forfattere og redaktører - sagsbehandlere i staten, som har brug for at vide noget om, hvordan man planlægger og distribuerer en publikation. Der er udgivet en særlig vejledning for de medarbejdere, der også skal involveres i den tekniske produktion, f.eks. indkøbere med kontakt til eksterne trykkerier. Den hedder »Sådan fremstilles publikationer« og indeholder også alt, hvad der står i »Sådan redigeres publikationer«. De to hæfter afløser pjecerne »Færdigt arbejde« (1982) og »Statens Tryksagsvejledning« (1983).

»Sådan redigeres publikationer« er en opslagsbog. Indholdsfortegnelsen vil kunne bruges som en »checkliste« over de forhold, det er relevant at tænke på i forbindelse med en konkret udgivelse.

Rapporter, betænkninger og vejledninger er de typiske, statslige publikationer, som dette hæfte handler om. Hæftet dækker ikke brochurer og pjecer, som skal udsendes til brede kredse af befolkningen, og som skal have stor opmærksomhedsværdi. At lave sådanne publikationer kræver altid bistand fra professionelle informationsfolk. Statens Informationstjeneste har udgivet hæftet »Især om brochurer og pjecer« om emnet.

»Sådan redigeres publikationer« handler heller ikke om trykningen af love og regler, idet disse tryksager er omfattet af en særlig kontrakt om fremstillingen af tryksager for Regeringen og Folketinget. Denne kontrakt omfatter alle tryksager til Folketinget samt visse tryksager der fremstilles for Regeringen. Det drejer sig om lovforslag, bekendtgørelser, lovbekendtgørelser, Lovtidende, Ministerialtidende, bevillingslovs publikationer, statsregnskaber, samt cirkulærer, cirkulæreskrivelser, øvrige forordninger, anordninger og vejledninger som ministerier, direktorater, styrelser m.v. ønsker skal fremstilles i samme format og opsætning som Lovtidende A eller lovforslag. Nærmere oplysninger om kontrakten om fremstillingen af tryksager for Regeringen og Folketinget, der ofte omtales som »regerings-kontrakten« kan fås hos Direktoratet for Statens Indkøb.

»Sådan redigeres publikationer« er udgivet i fællesskab af Administrationsdepartementet, Det Administrative Bibliotek, Statens Informationstjeneste og Direktoratet for Statens Indkøb. Hæftet skal ses som et led i de fire institutioners tilbud om at bistå statens medarbejdere, og der er bagest i hæftet en beskrivelse af de områder, hvor institutionerne tilbyder konkret assistance i forbindelse med statslige udgivelser. Der er også en adresseliste over alle de institutioner m.v., som er nævnt i hæftet.

Planlægning på institutionsniveau

Ansvaret for udgivelsesvirksomhed

I de fleste statslige forvaltninger ligger ansvaret for mangfoldiggørelse og distribution af en publikation hos den medarbejder, der har udarbejdet manuskriptet. Det er ofte sekretæren for et udvalg eller en arbejdsgruppe. For en medarbejder, der ikke har erfaringer med tryknings- og distributionsforhold, kan denne sidste fase i udvalgsarbejdet give anledning til en lang række praktiske problemer der tager mere tid end rimeligt er.

For de enkelte statsinstitutioner vil det derfor være en fordel at udpege en eller flere medarbejdere, der har ansvaret for at følge publikationsprocessen i institutionen, og som kan yde den fornødne vejledning.

Valg af organisationsmåde afhænger af antallet og arten af de publikationer, der udgives. Hvis institutionen udsender mange og forskelligartede publikationer, vil der formentlig være behov for flere medarbejdere (f.eks. en fra hvert kontor), som tilsammen danner et publikationsudvalg. Udsendes få og ensartede publikationer kan man klare sig med en enkelt medarbejder, en »redaktør«, som følger publikationsopgaverne. Hvis institutionen har en særlig informationsmedarbejder eller afdeling, vil opgaven naturligt høre herunder.

Det er en fordel at have en formuleret publikationspolitik, som beskriver institutionens principper for nogle af de spørgsmål, der rejses i dette hæfte. F.eks. interne procedurer, systematik, prissætning, distribution m.v. Det må afklares på forhånd, hvem der har det endelige ansvar for processen eller for de enkelte led. Videnskabelige publikationer kan få støtte til publicering fra et af statens seks forskningsråd. Oplysning herom kan fås i: »Vejledning om fremstilling af videnskabelige publikationer«, som er udgivet afForskningssekretariatet.

Systematisering

Når institutionen skal tilrettelægge sin udgivelsespolitik, er det hensigtsmæssigt at tage udgangspunkt i den forventede sammenhæng og udgivelsesrytme.

Hvis antallet af udgivelser er lille, vil det være en fordel at samle udgivelserne i en enkelt serie med en fælles titel, der enten indeholder institutionens navn eller gengiver publikationernes indhold så tydeligt som muligt. Publikationerne i sådanne serier bør altid være nummererede, og nummereringen kan med fordel følge kalenderåret (f.eks. X-ministeriets meddelelser 1987 nr. 7). Hvis de enkelte kontorer i institutionen har særlige arbejdsopgaver og jævnligt udsender publikationer, kan det være hensigtsmæssigt at udgive flere serier med hver sin titel og nummerering. Det er lettere at identificere en publikation i en serie, fordi man kan henvise til serienummeret. Det er entydigt i modsætning til unummererede rapporter om et emne, hvor titlerne kan forveksles. Det er naturligt, at publikationerne i en serie har fællestræk i udseendet.

Ministerier og institutioner, som regelmæssigt udgiver betænkninger, kan med fordel oprette deres egne nummererede betænkningsserier. Man bør undgå en nummerering, der kan forveksles med den fælles, statslige betænkningsserie, som administreres af Statens Informationstjeneste. Det kan gøres ved at begynde med nummer 1 eller ved at lade årstallet indgå i nummereringen. Den fælles statslige betænkningserie er nået op på 4-cifrede numre.

Der findes ingen regler for, hvilke publikationer der skal udsendes i den statslige betænkningsserie. Traditionelt har den især omfattet lovforberedende arbejde. Men det er den enkelte myndighed, der skal træffe beslutning herom.

Er der tale om hyppigere udgivelser eller et bredere emnespektrum, kan man udgive et tidsskrift. Det forpligter til regelmæssig udgivelse, men det behøver ikke ske mere end et par gange om året. Det er også blevet almindeligt at offentlige myndigheder udgiver korte nyhedsbreve, hvori de orienterer om aktuelle sager af almen interesse.

Systematiseringen indebærer, at der træffes beslutning om institutionens praksis for udgivelse og udformning, så disse spørgsmål er løst, når den enkelte publikation skal udsendes.

Systematiseringen betyder også, at det umiddelbart vil være lettere at definere den kreds af institutioner og personer, der kan være interesserede i en bestemt publikationsserie. I stedet for en eller flere uspecificerede udsendelseslister kan man have en abonnentkreds til hver enkelt serie. Det kan medvirke til, at de interesserede hver gang modtager de relevante informationer.

Planlægning af en publikation

Der findes ingen regler om, hvordan trykt materiale skal udsendes eller i hvilken form. Det er den enkelte myndighed, der skal træffe beslutning om dette. Men når man vil sende en publikation ud til en bredere kreds, så er der en række afgørelser, som skal træffes forinden

Målgruppen

Det er vigtigt på et tidligt tidspunkt at gøre sig klart, hvem man skriver til, d.v.s. hvem der skal læse publikationen. Det har betydning for både den sproglige udformning, dispositionen, valget af illustrationer og layout, fastsættelsen af oplaget og distributionsmåden.

Sproget

Uanset hvem man skriver til, skal sproget være enkelt, klart og naturligt.

Der er især tre ting, man skal undgå

- ord, der er vanskelige for læseren,

- sætninger, der er længere og mere komplicerede, end man er vant til fra aviser og skønlitteratur,

- den traditionelle rækkefølge af en længere teksts afsnit, hvor konklusionen (hovedbudskabet) først kommer henne i slutningen af teksten.

Af farlige ord kan nævnes tomme fraser og klicheer, juridiske fagudtryk som approbere, subsidiært, in casu, ex tuto, in situ, modeord som feed back, workshop, starte op, og abstrakte ord, hvor konkrete er lige så dækkende.

Sætningerne bør være korte og klare. Som hovedregel kan man sige, at hver ny information bør tildeles et punktum. Konstruktioner som »et af ministeren nedsat udvalg«, »de i kommunen bosiddende personer«, bør undgås. De kan f.eks. erstattes af typen »et udvalg, der er nedsat af ministeren, og »de personer, der bor i kommunen«.

Dispositionen af en tekst bør være rationel set fra læserens synspunkt. Selv om der måske er tradition for det modsatte, bør en vigtig konklusion stå først i teksten - derefter kan der så følge afsnit med f.eks. sagsreferat, præmisser og overvejelser.

Alle henvisninger til love, cirkulærer o.s.v. bør samles efter teksten. Når de står inde i teksten, bremser de læsningen.

Disse retningslinier er behandlet mere udførligt i hæftet' - og uden omsvøb tak!», der er udsendt af Statens Informationstjeneste 1981.

Oplaget

Oplagets størrelse er afgørende for en række af de beslutninger, som skal træffes ved mangfoldiggørelse og udsendelse af enhver publikation. Derfor er det nødvendigt at fastsætte oplaget på et tidligt tidspunkt under udarbejdelsen.

Oplaget varierer med publikationens art. Almindeligvis vil et oplag på omkring 1.000 eksemplarer være tilstrækkeligt for en typisk statslig betænkning. I enkelte tilfælde er der behov for at trykke betydeligt flere (f.eks. Finansministeries Budgetredegørelse i 5.000 eksemplarer).

Er der tale om informative pjecer og debatoplæg til offentligheden, er oplagstallene anderledes store. Statens Informationstjeneste rådgiver gerne i sådanne tilfælde.

Ved fastsættelsen af oplaget er det nødvendigt at vide, hvor mange eksemplarer, der skal udsendes som pligtaflevering og frieksemplarer. Som eksempler på grupper, som man bør tilsende statslige publikationer, kan nævnes

Folketinget: altid 75 eksemplarer.

Centraladministrationen (departementer): ca. 25 modtagere.

Centraladministrationen (direktorater): ca. 75 modtagere

Kommuner og amtskommuner: ca. 300 modtagere.

Folkebiblioteker (hovedbiblioteker): ca. 300 modtagere.

Folkebiblioteker (centralbiblioteker): ca. 20 modtagere.

Dagspressen: ca. 55 modtagere

Pressebureauer, tv og radio: ca. 25 modtagere.

Det er vanskeligt at forudsige, hvor mange eksemplarer der vil blive brug for at sende ud til offentligheden. Efterspørgslen afhænger bl.a. af presseomtalen.

Dispositionen

En publikation vil normalt bestå af

1) Omslag

2) Titelblad

3) Indholdsfortegnelse

4) Forord

5) Sammenfatning

6) Tekst med eventuelle tabeller og illustrationer

7) Litteraturliste

8) Bilag

9) I visse tilfælde en sammenfatning på engelsk.

1) Omslag

Omslaget bør ikke indeholde for mange informationer. På forsiden bør dog i det mindste oplyses

- Titel og eventuel undertitel

- Den udgivende institutions navn

- Evt. seriebetegnelse og nummer.

Hvis publikationen er tilstrækkelig tyk, bør ryggen forsynes med titel. Ryg- og omslagstitel må ikke afvige fra, hvad der står på titelbladet.

På omslagets inderside eller bagside bør man oplyse, hvor publikationen kan fås (for eksempel udgivende institution, Statens Informationstjeneste og/eller boghandelen) og en eventuel pris. Her kan man også bringe en liste over andre publikationer i samme serie, f.eks. tidligere eller kommende delrapporter, eller over institutionens øvrige publikationsserier.

2) Titelblad

Titelbladet bør indeholde følgende oplysninger

- Publikationens titel

- Publikationens udgiver (institutionens navn/evt. personlig forfatter)

- Evt. seriebetegnelse og -nummer

- Udgivelsessted og -år (evt. måned).

Titlen er præsentationen af en publikation. Derfor skal den være kort, beskrivende og konkret. Man bør undgå titler som f.eks.«»Redegørelse fra en af X-ministeriet nedsat arbejdsgruppe vedrørende«, og begyndelsesord som betænkning, redegørelse, rapport, undersøgelse og lignende bør undgås. Der er ingen regler for, hvordan disse betegnelser skal anvendes, og de fortæller derfor ikke læseren noget om publikationens indhold. Hvis man ønsker at kalde en publikation for »betænkning«, kan man give denne oplysning i en undertitel.

Hvis en rapport er udarbejdet af en kommission eller arbejdsgruppe, der har antaget et prægnant navn (f.eks. Landsbykommissionen), bør dette benyttes som forfatterangivelse. Det bør dog alligevel anføres, hvilken institution der står for udgivelsen.

På bagsiden af titelbladet skal der oplyses om

- bogtrykkerens/kopicentralens navn og by

- ISBN-nr. og/eller ISSN-nr.

- evt. tekniske oplysninger om sats, oplagsstørrelse, ophavsret, grafisk tilrettelæggelse og lignende.

3) Indholdsfortegnelse

I indholdsfortegnelsen skal man kunne finde alle vigtige afsnit i publikationen med sideangivelse. Overskrifterne inde i hovedteksten skal svare nøje til indholdsfortegnelsen. Eventuelle bilag skal nævnes i indholdsfortegnelsen.

4) Forord

Hvis man ønsker at redegøre for anledningen til, at publikationen udgives, og hvilke personer der har medvirket til at udarbejde teksten, kan det ske i forordet. Her kan også gives en vejledning i brugen af publikationen. Afhængig af publikationens art kan forordet også fungere som en slags fremsendelsesskrivelse underskrevet af institutionens chef.

5) Sammenfatning

Sammenfatningen skal være så kort som mulig, og den skal give læseren mulighed for at danne sig et indtryk af indholdet, uden at han/hun behøver at læse hele publikationen. Sammenfatningen skal kunne forstås, uden at man har læst hovedteksten, men den må ikke indeholde oplysninger, som ikke fremgår af hovedteksten. Vigtige resultater, forslag og lignende må ikke udelades.

6) Tekst med tabeller og illustrationer

Tekstens kapitelinddelinger og overskrifter skal være konsekvente, og underinddelinger med tal og bogstaver skal anvendes ensartet. Risikoen for manglende konsekvens er stor, hvis flere forfattere bidrager til manuskriptet. Ved afsnits inddeling med decimaltal bør der højst anvendes tre cifre. De fleste mennesker kan ikke opfatte fire eller flere cifre med et enkelt blik.

Afhængig af publikationens udformning kan det være vanskeligt at placere tabeller og illustrationer i umiddelbar tilknytning til omtalen i teksten. Derfor bør de nummereres, så der kan henvises til dem i teksten.

Hvis publikationen skal læses af udenlandske læsere, bør tabeller og illustrationer forsynes med kortfattede beskrivelser af indholdet på engelsk.

7) Litteraturliste

Listen skal gøre det muligt for læseren at identificere alle publikationer, som hovedteksten henviser til. Desuden kan man medtage bibliografiske oplysninger om andre publikationer, som behandler emnet. For hver publikation oplyses forfatter/udgiver, titel, udgivelsessted og -år samt eventuelt seriebetegnelse og -nummer.

Listen bør kun indeholde publikationer, der er offentligt tilgængelige.

8) Bilag

Materiale, som dokumenterer eller belyser publikationens problemstilling i detaljer, kan medtages som bilag. Undgå unødvendige materialesamlinger. Bilagene nummereres i den rækkefølge, de omtales i hovedteksten. Bilagene sidenummereres i fortsættelse af tekstens sidetal, og indholdsfortegnelsen bør indeholde en oversigt over bilagene. Hvis publikationen skal læses af udenlandske læsere, bør bilagene forsynes med en kort sammenfatning af indholdet på engelsk.

9) Engelsk sammenfatning

Hvis publikationen forventes at have interesse i udlandet, bør den indeholde en sammenfatning på engelsk

Da sammenfatningen skrives for udenlandske læsere, kan det være nødvendigt at forklare særlige danske forhold mere udførligt end i den danske tekst. Som nævnt ovenfor bør tabeller og bilag hver for sig have en særskilt sammenfatning på engelsk.

Illustrationer

Hvor meget man skal gøre ud af illustrationer afhænger af målgruppen og stoffet. Visse ting kan forklares enklere ved hjælp af illustrationer end ved hjælp af ord.

Omkostningerne ved at benytte illustrationer varierer meget. Ekstraudgifterne til trykkeriet går fra nogle få kroner for en simpel streg-illustration til tusind kroner eller mere for gengivelse af et farvefotografi.

Det er ikke tilladt at bruge illustrationer fra andre publikationer, med mindre de er over 50 år gamle. Man skal først spørge udgiveren om lov og eventuelt betale for det. Der findes grafiske firmaer, som med brug af computerteknik leverer professionelle grafer og andre illustrationer, f.eks. udfra en bestemt statistik.

Identifikation

Trykkested

Ifølge presseloven skal alle trykkearbejder med undtagelse af blanketter til udfyldning samt kort, brevpapir og andet småtryk være påtrykt bogtrykkerens navn eller firma samt trykkested. (Lov nr. 147 af 13. april 1938 med senere ændringer). Institutionerne bør påse, at trykkeriet opfylder denne pligt.

ISBN-nummer

Til lettelse for identifikation og distribution findes en standard bognummerering kaldet ISBN (International Standard Book Number), som administreres af

Dansk Bogfortegnelse

Tempovej 7-11

2750 Ballerup

Tlf. 02 97 40 00.

Ved henvendelse dertil kan institutionen få tildelt et forlagsnummer og en liste over de numre, der står til institutionens disposition. En vejledning i brugen af ISBN kan fås samme sted.

Statens Informationstjeneste er registreret som forlag og kan tildele ISBN-numre til andre statslige institutioner. Denne løsning er den mest praktiske, hvis en publikation skal distribueres gennem Statens Informationstjeneste.

ISSN-nummer

Betegnelsen er en forkortelse af »International Standard Serial Number« og benyttes ved periodisk udgivne publikationer og tidsskrifter. Et een gang tildelt nummer vil forblive uændret for alle publikationer udgivet inden for samme række.

ISSN-numre administreres af

ISDS

Det kongelige Bibliotek

Danske afdeling

Christians Brygge 8

1219 København K

Tlf. 01 93 01 11.

En vejledning i brugen af ISSN kan fås samme sted.

De enkelte publikationer i en serie bør således forsynes både med ISBN-nummer og ISSN-nummer.

Rettigheder

Ophavsret

Den, som frembringer et litterært eller kunstnerisk værk, har ophavsret til værket. Det betyder, at ophavsmanden som hovedregel har eneret til at råde over enhver tekst eller illustration. »Råde over« betyder at fremstille eksemplarer af det og at offentliggøre det. Reglerne herom findes i ophavsretsloven (Lovbekendtgørelse nr. 130 af 15. april 1975).

Når en publikation skal offentliggøres, må man derfor være opmærksom på, om den indeholder materiale, som er ophavsretligt beskyttet, og som kræver ophavsmandens samtykke. Det er tilladt at citere i det omfang, som betinges af formålet, og i overensstemmelse med god skik, men man skal altid anføre kilden til citatet.

Ophavsretten ophører, når der er gået 50 år efter ophavsmandens dødsår.

Grafikere, layout-folk og reklamebureauer har normalt ophavsretlig beskyttelse af deres arbejde, når de har hjulpet med at fremstille en publikation. De har derfor krav på vederlag, når arbejdet offentliggøres. Hvis publikationen skal genoptrykkes, kan der blive tale om fornyet betaling, medmindre andet er aftalt.

Retten til et fotografi, der er udført efter bestilling, tilkommer derimod bestilleren, medmindre andet er aftalt (jf. fotografiloven, lovbekendtøgelse nr. 129 af 15. april 1975).

Ophavsretten til de fleste topografiske kort over Danmark tilhører Geodætisk Institut. Ved henvendelse til instituttet kan man mod vederlag få lov til at optrykke kort. Instituttet sælger alle slags dansk landkort - også på reprofilm klar til tryk.

Hvis statslige myndigheders brug af kort er lovfastsat, så gælder der en særlig tilladelse til gratis optryk af kort, som meddelt i Statstidende 24. juni 1986.

Love, administrative forskrifter og lignende er normalt ikke omfattet af ophavsretslovens beskyttelse. Det betyder, at man i de fleste tilfælde frit kan genoptrykke dette materiale.

Der er dog nogle undtagelser

De håndbøger, programmer, brochurer og lignende, som offentlige myndigheder udgiver, er normalt ophavsretligt beskyttede. I publikationer, som udgives af det offentlige, kan være optaget indlæg, som ikke er udarbejdet af udgiveren, og som kan være beskyttede. Det kan f.eks. gælde bidrag fra sagkyndige eller oversættelser til dansk af materiale fra udenlandske offentlige myndigheder. En samling af stof, f.eks. love, domme og administrative afgørelser, kan ligeledes være ophavsretligt beskyttet.

Ejendomsret over for trykkerier

Når en publikation fremstilles på et eksternt trykkeri, bør udgiveren sikre sig ejendomsretten til alt originalmateriale, film, inddaterede data m.m. Hvis trykkeriet har ejendomsretten til materialet, så vil det ikke umiddelbart være muligt at bruge det til andet formål eller at flytte til en anden leverandør, hvis prisen for en ny udgave eller et optryk skønnes for høj hos den første leverandør.

Udgiverens ejendomsret er sikret i de standardbetingelser for indkøb af tryksager, som kan fås i Direktoratet for Statens Indkøb, og det anbefales i institutionerne at anvende disse betingelser ved bestilling aftryksager.

Offentliggørelse

Metoden til offentliggørelse afhænger af publikationens målgruppe. De mest berørte grupper tilsendes frieksemplarer direkte. Fagfolk og organisationsmedlemmer kan nås via omtale i fagblade. Den brede offentlighed kan orienteres via dagblade, radio og TV. En publikation bør aldrig sendes ud uden at der er vedlagt et kort sammendrag eller en pressemeddelelse.

I forbindelse med publikationer med stor udbredelse, f.eks. håndbøger, kan udgiveren også få trykt en præsentationsfolder. Den kan omfatte en indholdsoversigt og en bestillingskupon. Folderen kan vedlægges frieksemplarerne, udsendes til en bredere kreds og den kan også distribueres som salgsmateriale til landets boghandlere.

Udgiveren kan også præsentere en publikation ved selv at skrive kronikker eller artikler til fagblade.

Ved udsendelsen af en publikation til pressen, de politiske partier m.v., bør den sendes samtidig til alle modtagerne. Fra det tidspunkt, man sender eksemplarer til modtagere uden for institutionen, må man regne med at publikationen i princippet er tilgængelig for offentligheden. Så skal andre også kunne få fat i den, og den er omfattet af reglerne om pligtaflevering.

Hvis man undtagelsesvis ikke ønsker at gøre en publikation offentlig, skal det besluttes på et tidligt tidspunkt. I så fald bør betegnelsen »intern« e.l. anføres på selve rapporten. Også en intern publikation er omfattet af trykkeriets pligtaflevering. Hvis man ikke ønsker at den skal blive offentlig tilgængelig på Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket, skal man i en følgeskrivelse ved pligtaflevering udtrykkeligt anmode om, at publikationen henlægges i en bestemt periode. Når dette tidsrum er gået, vil den blive tilgængelig for offentligheden. Overfor Dansk Bogfortegnelse kan man også bede om at få anført, at en publikation ikke er offentlig tilgængelig. Materiale, der er omfattet af offentlighedsloven, bør ikke betegnes som internt.

Pressemeddelelsen

Pressemeddelelsen bør være så kort som mulig.

Overskriften skal indeholde konklusionen eller kort fortælle, hvad det drejer sig om.

Afsnittene skal være korte og afsluttede. Når en journalist forkorter, sker det som regel bagfra. Det betyder, at det væsentlige skal stå først.

Skriv pressemeddelelsen med bred margin og dobbelt linieafstand.

Pressemeddelelsen bør være forsynet med oplysninger om, hvem der kan give yderligere oplysninger. Det kan ske under en linie, der markerer, at pressemeddelelsen er slut. Under linien skrives: Til redaktionen: Yderligere oplysninger fås hos ...

titel, navn, arbejdssted, tlf.

Institutioner skal på forhånd have besluttet, hvem der skal og må udtale sig nærmere om publikationens indhold.

Pressemøder

Der bør kun indkaldes til pressemøde ved helt ekstraordinære lejligheder.

Skal der indkaldes til pressemøde, kan først på eftermiddagen ofte være et gunstigt tidspunkt. Så er travlheden på morgenbladene endnu ikke sat ind, og det er stadig muligt at nå radio og tv. Indbydelsen bør sendes ud nogle dage forinden. Det er vigtigt at holde kontakt med journalister og fagblade, der arbejder med samme stofområde som en selv. Personlig kontakt og tillidsforhold til journalisten er mindst lige så vigtigt for at opnå en korrekt og relevant omtale, som udsendelse af pressemeddelelser m.v.

I tvivlstilfælde kan Statens Informationstjeneste være behjælpelig.

Distribution

Inden en publikation bliver trykt, skal der tages stilling til, hvordan distributionen skal ske og hvem der skal stå for den. Ofte deles distributionen imellem flere instanser. Det kan derfor være praktisk at få en eventuel leverandør (trykkeri eller bogbinder) til at fordele det samlede oplag direkte til de forskellige distributørers adresser.

Distributionen af publikationer vil normalt omfatte

- pligtaflevering

- distribution af frieksemplarer, d.v.s. eksemplarer, der er gratis for modtageren

- salg efter bestilling

Pligtaflevering

For alle statslige publikationer gælder, at der skal sendes frieksemplarer til visse institutioner med særlige forpligtelser til registrering og udlån. Det gælder

- Det Administrative Bibliotek (3 eksemplarer)

- Det Kongelige Bibliotek, Danske Afdeling (1 eksemplar)

- Statsbiblioteket i Århus (I eksemplar)

Selv om det ikke er en formel pligt, bør man desuden sende til

- Folketingets Bibliotek (2 eksemplarer)

- Dansk Bogfortegnelse (1 eksemplar), som hver uge udgiver en oversigt over samtlige udgivelser i Danmark.

- Bladet »Status« (1 eksemplar), der udgives af Statens Informationstjeneste og bringer journalistisk omtale af nye statslige regler, publikationer m.v.

Alle cirkulærer, vejledninger, publikationer samt oplysninger om statslige myndigheders kommissioner og udvalg m.v. skal sendes til Status, således at de er redaktionen i hænde senest samtidig med offentliggørelsen. Det samme gælder tidsmæssigt for aflevering af publikationer til Det Administrative Bibliotek (Finansministeris cirkulærer af 25. marts 1983).

Pligtafleveringen til Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket skal foretages af trykkeriet. De øvrige modtagere skal udgiveren selv sende til.

En gang om året vil man desuden få en henvendelse fra Danmarks Institut for International Udveksling af Videnskabelige Publikationer (I.D.E.). Instituttet skal have tilsendt et eksemplar af samtlige udgivelser. De registreres i Bibliografi over Danmarks Offentlige Publikationer (Impressa Publica Regni Danici), og anvendes i forbindelse med international udveksling.

Der findes derudover normalt interne regler om aflevering til institutionens eget bibliotek/håndbogssamling.

Frieksemplarer

Det er normalt at udsende et antal frieksemplarer. Frieksemplarer bliver som regel sendt til den modtagerkreds blandt offentlige institutioner (f.eks. kommuner) og evt. private erhvervsgrupper (f.eks. revisorer), som udgiveren især ønsker at få i tale. Det normale vil være, at der sendes et eksemplar til hver modtager (yderligere eksemplarer mod betaling).

For at fremme offentlighedens adgang til publikationen bør man sende frieksemplarer til folkebibliotekerne. Meget efterspurgte publikationer sendes til hovedbiblioteker. Øvrige publikationer sendes til centralbibliotekerne.

Udsendelsen foretages efter udgiverinstitutionens egne adresselister. Pakning og forsendelse sker som regel i institutionens betjentstue. I visse situationer kan udsendelse ske hos Statens Informationstjeneste mod betaling af omkostningerne ved udsendelsen.

Salg af publikationer

For de fleste publikationers vedkommende vil en del af oplaget være reserveret til almindeligt salg.

Den praktiske ekspedition kan foregå på tre måder. Institutionen kan selv ekspedere eller publikationerne kan sælges i kommission hos enten Statens Informationstjeneste eller hos et privat forlag.

Hvis institutionen selv varetager salget og indtægten herved er mere end 10.000 kroner (1987) om året, så skal institutionen være momsregistreret. Henvendelse om momsregistrering skal rettes til det lokale distriktstoldkammer.

Ved brug af Statens Informationstjeneste vil en del af oplaget blive overladt til Danske Boghandleres Kommissionsanstalt (DBK). Derfra vil publikationen kunne rekvireres af alle landets boghandlere. Den vil også kunne købes i Statens Informationstjenestes boghandel i Bredgade 20, København K. Ofte vil sådanne publikationer på titelbladet have påskriften »I kommission hos Statens Informationstjeneste« og med tilføjelsen »Kan købes i boghandelen«.

Der kan gennem DBK udsendes informationsmateriale om publikationer til alle landets boghandlere.

Selv om en publikation sælges gennem boghandlere vil der alligevel komme henvendelser til den udgivende institution. Som en serviceordning kan man tilbyde at formidle sådanne bestillinger videre til Statens Informationstjeneste eller distributøren. Kunden undgår derved at skulle ringe eller skrive to gange.

Salgsprisen på publikationer fastsættes af den udgivende institution - eventuelt med assistance fra Statens Informationstjeneste. På det danske bogmarked gælder et system med faste bogpriser. Det betyder, at den enkelte boghandler ikke må tage en højere eller lavere pris end den, som udgiveren har bestemt. Omvendt må udgiveren ikke ændre sin pris i de første to år efter udgivelsen. For at kunne sælge gennem boghandlerne, bør statslige institutioner normalt overholde denne aftale, som er indgået mellem boghandlerne og de private forlag.

Som udgangspunkt skal der normalt tilstræbes dækning af de samlede udgifter i forbindelse med salget (jf. Budgetvejledning, 1985, pkt. 51.2 og 52.12). Det betyder, at der skal foretages en opgørelse af alle direkte og indirekte fremstillingsomkostninger (udgifter til tilrettelægning, sats, trykning, bogbinderarbejde m.v.). Det samlede beløb divideres med oplagsantallet eller det forventede salg

Hos Statens Informationstjeneste og private distributører beregnes udgifterne til distribution normalt som et procenttillæg, der skal lægges oven i den pris, som den udgivende institution får for den enkelte publikation. Hvis institutionen selv ekspederer salget, må omkostningerne indregnes fra starten.

Udgiveren kan i visse tilfælde sætte prisen lavere hvis det er nødvendigt udfra et ønske om at udbrede budskabet. I andre tilfælde kan markedet bære en højere pris end omkostningsdækningen, uden at det begrænser salget.

Statens Informationstjeneste afregner indtægterne til den udgivende institution en gang årligt. Indtægterne skal optages på finanslovens standardkonto 47 - interne statslige overførsler.

Adresselister

Pligtafleveringen og udsendelsen af frieksemplarer sker efter adresselister, som hver institution opbygger og holder ajour. Der findes ingen generel udsendelsesliste. Hver institution må derfor opbygge sin egen liste. Det kan anbefales at oprette en adresseliste, som er fælles for hele institutionen, og som kan være vejledende for de enkelte kontorer. Adresselister opdeles i relevante kategorier, f.eks. pligtaflevering, centraladministrationen, amtskommuner og kommuner, pressen, interesseorganisationer, folkebiblioteker, enkeltpersoner.

Der udkommer årligt en fortegnelse over danske biblioteker med titlen »Biblioteksvejviser«.

Det skal fremgå klart af adresselisten, hvilke modtagere der skal have samtlige udgivelser (bl.a. pligtafleveringen), og hvem der kun skal have de publikationer, som man skønner har interesse for dem. Ved henvendelse til Statens Informationstjeneste kan man få fuldstændige adresselister over kommunerne, pressen og folkebibliotekerne.

Mangfoldiggørelse

En statslig institution bør have en eller flere ansatte som har indsigt i forhold omkring trykning og andre tekniske processer ved fremstilling af publikationer. Hæftet »Sådan fremstilles publikationer« giver en grundig vejledning i disse emner. Ved alle større opgaver bør der indhentes individuel rådgivning hos Statens Informationstjeneste.

Nærmere indsigt i de tekniske forhold er normalt ikke nødvendigt for den sagsbehandler, som er ansvarlig for indholdet i en publikation. Vedkommende må dog på et tidligt tidspunkt være opmærksom på nogle hovedvalg i forbindelse med mangfoldiggørelse, især hvorvidt der skal anvendes et eksternt trykkeri. Mangfoldiggørelse kan i hovedtræk opdeles i tre metoder.

- Brug af kopimaskine er den billigste metode ved oplag på op til ca. 25 eksemplarer.

- Offset-duplikering, også kaldet lyntryk, er som regel fordelagtigt ved trykning af enkeltark i oplag på mindre en 2.000 eksemplarer med 1- eller 2-sidet tryk i en farve, eller trykning af mindre publikationer i oplag op til 500 eksemplarer. Institutionerne bør være opmærksom på statens rammeaftale nr. STA-42/1 om offsetduplikering.

- Større oplag bør fremstilles i trykkerier, der har større maskiner og mere professionel grafisk teknik. Det samme gælder tryksager i store formater eller tryksager, hvor der stilles store krav til trykkvaliteten, for eksempel gengivelse af billeder og eventuelt farvetryk.

Et andet hovedvalg drejer sig om, hvorledes teksten skal fremstilles. Der kan anvendes affotografering af tekst fra institutionens egne skrivemaskiner eller tekstbehandling. Den anden mulighed er at få lavet professionel fotosats hos en grafisk virksomhed. Data indskrevet på tekstbehandlingsanlæg kan i mange tilfælde viderebehandles til typografisk sats uden en ny indskrivning.

Jo flere sider og jo større oplag, jo mere taler det for at vælge professionel fotosats. Valget kan undgås, hvis institutionen råder over tekstbehandlingsanlæg med laserprintere, som kan skrive typografisk sats. Kvaliteten af den sats, der udskrives på laserprinter er dog endnu ikke helt så god som fotosats.

Uanset teknikken skal en tekst være fuldt afsluttet, inden den leveres til sætning. Senere ændringer i teksten medfører betydelige ekstraudgifter og forsinkelser.

Udgiveren kan således ikke spare tid ved at begynde den tekniske produktion for tidligt, men må gøre det ved at aftale nøjagtige og realistiske tidsplaner med trykkerier og alle andre involverede parter.

Adresseliste

Administrationsdepartementet Holmens Kanal 20, 3. 1060 København K Tlf. 01 92 60 00

Det Administrative Bibliotek Slotsholmsgade 12 1216 København K Tlf. 01 92 46 95 og

01 92 46 91

Danmarks Institut for International Udveksling (IDE) Amaliegade 38

1256 København K Tlf. 01 15 65 21

Dansk Bogfortegnelse Tempovej 7-11

2750 Ballerup

Tlf. 02 97 40 00

Dansk Standardiseringsråd Aurehøjvej 12

2900 Hellerup

Tlf. 01 62 32 00

Direktoratet for Statens Indkøb Suomisvej 2

1927 Frederiksberg C Tlf. 01 35 95 00

Folketinget og Folketingets Bibliotek Christiansborg

1218 København K Tlf. 01 11 66 00

Forskningssekretariatet Holmens Kanal 7 1060 København K Tlf. 01 11 43 00

Geodætisk Institut Rigsdagsgården 7 1218 København K Tlf. 01 92 33 30

ISDS-Danmark

Det Kongelige Bibliotek Danske Afdeling Christians Brygge 8 1219 København K Tlf. 01 93 01 11

Statsbiblioteket i Århus Universitetsparken 8000 Århus C

Tlf. 06 12 20 22

Statens Informationstjeneste og Status

Bredgade 20

1260 København K Tlf. 01 92 92 00

Litteratur

Bøger på skrivemaskine. En vejledning i at tænke i mediet. Af Christian Ejlers og Erik Ellegaard-Frederiksen. København, 1978.

Fra ide til tryk. Hvordan man selv kan udforme sine tryksager, bøger, plakater m.m., og gøre dem klar til trykning. Af Eric Mourier. 3. udgave. København, 1985.

Gi' besked! - go' besked. En værktøjskasse for myndighedernes kontakt med publikum. Af Jean Grandjean. København, 1980.

Håndbog i grafisk produktion. Om fremstilling af forskellige former for tryksager. Af Ole Brinch, Den Grafiske Højskole. København, maj 1986.

Kommittehandboken. Udgivet af Statsrådsberedningen. Stockholm, 1978.

(Ds SB 1978:1).

Korrekturtegn og deres anvendelse. Udgivet af Dansk Standardiseringsråd. 2. udgave. København, 1984.

Lathund for rapportskrivere. Udgivet af Statskontoret. Stockholm, 1980.

- Og uden omsvøb tak! Eller: Hvordan man ved hjælp af lidt sund fornuft kan forbedre sine sprogvaner, når man skriver til sine medborgere. Udgivet af Statens Informationstjeneste. København, 1981-.

Ophavsret. Reglerne, baggrunden, fremtiden. Af W. Weincke. København, 1976.

Planlegging og utførelse af utredningsarbeid. En vejledning. Udgivet av Statens Rasjonaliseringsdirektorat. Oslo, 1980.

Samhandelsregler gældende i forholdet mellem forlæggere og boghandlere ifølge aftale mellem Den Danske Forlæggerforening og Den Danske Boghandlerforening. Udgivet af Den Danske Forlæggerforening. København, 1982.

Svære ord - og lette. En undersøgelse af hvordan folk forstår - og ikke forstår - en række udvalgte ord, som bruges i skrivelser fra det offentlige og andre steder. Af Jens Martin Eriksen og Bent Møller. København, 1984.

Statens Indkøbsvejledning. Udgivet af Direktoratet for Statens Indkøb. København, 1982.

Vejledning for statens hustrykkerier. Udgivet af Direktoratet for Statens Indkøb. København, juli 1986.

Vejledning om fremstilling og udgivelse af videnskabelige publikationer. Udgivet af Forskningssekretariatet. København, 1984. Yderligere vejledning Statens Informationstjeneste

Bredgade 20

Postboks 1103

1009 København K

Tlf. 01 92 92 00

Statens Informationstjeneste vil kunne give råd og vejledning, når en publikation skal udarbejdes.

Det kan være råd om den sproglige udformning, publikationens udseende, teknisk tilrettelæggelse og produktion, herunder valg af tilbudsgivere. Det gælder således problemer omkring sætning, trykning, papir, bogbinding m.m. Informationstjenesten kan også selv i et vist omfang udføre skitse- og rentegningsarbejde. Desuden kan informationstjenesten rådgive ved fastsættelse af oplagsstørrelse, salgspris og distributionsmetode samt varetage salg af publikationer.

Det Administrative Bibliotek

Slotsholmsgade 12

1216 København K

Tlf. 01 92 46 95 og

01 924691

Biblioteket står til rådighed allerede ved begyndelsen af et udvalgsarbejde. Der ydes rådgivning vedr. informations- og litteratursøgning. - Skal der anskaffes litteratur til udvalget kan det ske gennem biblioteket, så bibliotekets leverandørrabatter kan udnyttes af udvalget.

Biblioteket udarbejder litteraturlister til de enkelte publikationer og yder vejledning omkring udformning af titelblad, sagregistre, seriepublikationer, m.v.

Direktoratet for Statens Indkøb

Suomisvej 2

1927 Frederiksberg C

Telefon 01 35 95 00

Direktoratet for Statens Indkøb varetager de generelle interesser på papir- og tryksagsområdet, herunder standardiseringsarbejde, autorisation af skriftstoffer samt anvendelse af arkivpapir, genbrugspapir, selvkopierende papir m.v.

Desuden behandler direktoratet spørgsmål og rådgiver på følgende områder

- Udformning og indkøb af sikkerhedstryksager og værdipapirer (pas, kørekort, legitimationskort, lotterisedler, banderoler m.v.).

- Etablering og drift af statens hustrykkerier.

- Fremstillingen af tryksager til Regeringen og Folketinget.

- Udarbejdelse af vejledninger og generelle indkøbsbetingelser.

- Koordinering af tryksagsindkøb og

etablering af fælles statslige indkøbsordninger.

Administrationsdepartementet

Holmens Kanal 20, 3.

1060 København K

Tlf. 01 92 60 00

Administrationsdepartementet er den del af Finansministeriet, der fører regeringens forvaltningspolitik, f.eks. moderniseringen af den offentlige sektor. Administrationsdepartementet kan analysere og rådgive om organisatoriske spørgsmål for de enkelte statsinstitutioner. Enkeltspørgsmål om publikationer bør dog rettes til de ovenfor nævnte institutioner.

Indkøbsbetingelser for tryksager m.v. til statsinstitutioner

1. Tegninger, illustrationer, skitser, lay-out, originalmateriale, film, klicheer og lign., som udleveres leverandøren i forbindelse med en ordre, skal returneres til rekvirenten straks efter varens levering.

Når sådanne materialer fremstilles i forbindelse med en ordre og opbevares af leverandøren, skal de udleveres vederlagsfrit, når rekvirenten anmoder om det.

2. Elektronisk lagrede data, som udleveres leverandøren eller som fremstilles af denne i forbindelse med en ordre, skal efter anmodning fra rekvirenten udleveres til denne på et maskinelt læsbart medium (magnetbånd, diskette el.lign.) sammen med de oplysninger og tekniske specifikationer, der er nødvendige, for at de registrerede data kan genbruges. Udleveringen skal ske vederlagsfrit til rekvirenten, og der træffes nærmere aftale om hvilken type medium, der skal udleveres.

3. Hvor rekvirenten har ydet betaling for en ordre til successiv levering, eller har leveret materialer til produktion, skal varerne henholdsvis materialerne udleveres vederlagsfrit, når rekvirenten anmoder om det.

4. Staten har samtlige rettigheder til de under punkt 1-3 nævnte materialer, varer og medier med tekniske specifikationer, herunder ejendomsret, brugsret, ophavsret og andre rettigheder, der er af betydning for, at staten frit kan anvende dem.

Materialerne, varerne og medierne skal hos leverandøren opbevares på betryggende måde og være mærket således, at de klart og tydeligt fremstår som statens ejendom. De skal opbevares adskilt fra det øvrige lager henholdsvis den øvrige produktion. Såfremt leverandøren ikke straks er i stand til at individualisere et databærende medium, skal han meddeie dette til rekvirenten og på forlangende enten overføre data til et individualiserbart medium eller afgive en erklæring om, at data vil kunne individualiseres af ham.

Eventuel lagerleje m.v. skal forud være aftalt med rekvirenten i hvert enkelt tilfælde.

Leverandøren er ansvarlig for materialerne, varerne og medierne i hele den tid, de opbevares hos ham. Leverandøren skal drage omsorg for, at materialerne, varerne og medierne er omfattet af leverandørens forsikring, ansvaret ophører, når rekvirentens kvittering for modtagelsen foreligger.

5. Rekvirenten skal betale for rettelser i korrekturen, som foretages mod manuskriptet. Rettelse af alle andre fejl betales af leverandøren, uanset om disse anføres i første eller eventuelle efterfølgende korrekturer.

Leverandøren er ansvarlig for nye fejl, der opstår i forbindelse med korrekturrettelser.

6. Leveringstiden skal overholdes. Hvis forsinkelse kan forudses, påhviler det leverandøren straks at orientere rekvirenten herom. Der skal samtidig gives meddelelse om årsagen til forsinkelsen og om dens forventede varighed. Det påhviler i alle tilfælde leverandøren at reducere forsinkelsen mest muligt.

Ved forsinkelsen kan rekvirenten gøre misligholdelsesbeføjelser gældende i det omfang, rekvirenten ikke selv er skyld i forsinkelsen.

7. Leverandøren bør tilstræbe nøje at levere det bestilte oplag. Under- eller overlevering kan kun finde sted i det omfang, det accepteres af rekvirenten. Ved eventuel under- eller overlevering afregnes fradraget/tillægget som fortsat tryk, medmindre andet er aftalt.

8. En ordre må kun fraviges, såfremt rekvirentens skriftlige godkendelse foreligger.

9. I henhold til presseloven skal alle tryksager med undtagelse af blanketter til udfyldning samt kort, brevpapir og andet lignende småtryk være påført bogtrykkerens navn eller firma samt trykkested.

10. Hvor intet andet er aftalt, skal varerne leveres frit på den adresse, rekvirenten har angivet. Varerne skal være forsvarligt emballeret, og emballagen skal være inkluderet i den aftalte pris.

11. Alle fakturaer og følgesedler m.v. i forbindelse med en ordres opfyldelse skal være mærket med rekvirentens ordrenummer og/eller dato.

12. Rekvirenten forbeholder sig ret til at påberåbe sig mangler ved leverede tryksager m.m., indtil det gennem anvendelse af de pågældende tryksager er konstateret, at de er fri for fejl.

13. Hvis leverandøren kommer i betalingsvanskeligheder, herunder hvis der foretages forgæves udlæg, eller leverandøren standser sine betalinger, tages under konkursbehandling eller træder i likvidation som insolvent selskab, er rekvirenten berettiget til at hæve ordren og er ikke forpligtet til at betale for indkøbte materialer og/eller udført arbejde.

14. Hvis leverandøren misligholder en aftale, kan rekvirenten med øjeblikkelig virkning hæve ordren og gøre erstatningskrav gældende over for leverandøren.

15. En ordre eller deraf flydende fordringer kan ikke under nogen form overdrages, sælges eller belånes uden forud indhentet skriftlig tilladelse fra rekvirenten.

16. Hvor intet andet er aftalt, anses aftalen for at være omfattet af købelovens regler om handelskøb.

17. Eventuelle retstvister i forbindelse med en aftales opfyldelse afgøres efter dansk ret ved rekvirentens værneting.

Ingen