Cirkulæreskrivelse om nordisk udveksling af personale i statsadministrationen (* 1)

Cirkulæreskrivelse om nordisk udveksling af personale i statsadministrationen (* 1)

1. Indledning

På given foranledning skal man herved erindre om, at der i henhold til vedtagelse i Nordisk Ministerråd er iværksat en nordisk udvekslingsordning for personale i statsadministrationen i de respektive lande.

Formålet med ordningen er at fremme det nordiske samarbejde og gennem studieophold af højst et års varighed i et andet nordisk land at udbygge kendskabet til administration, forvaltning og lovgivning i det pågældende land.

Ordningen omfatter såvel tjenestemænd som overenskomstansatte og såvel centralt som lokalt ansatte, dog fortrinsvis sagsbehandlere.

Til dækning af de med ordningen forbundne merudgifter til bolig m.v. samt rejseudgifter er der på ministerrådets budget afsat midler til fordeling i de enkelte lande. Bevillingen åbner mulighed for et begrænset antal årlige udvekslinger.

De afsatte midler forudsættes til disposition for ansatte i statsinstitutioner, som ikke har egne stipendieordninger. Opholdet/studiet må have faglig tilknytning til ansøgerens arbejdsområde og være til gavn for både styrelsen og den ansatte.

2. Generelle vilkår

Ordningen tager i første række sigte på sekretærer/fuldmægtige, konsulenter og andre ansatte med lignende arbejdsområde, men er i øvrigt ikke begrænset til disse grupper.

Der vil kunne gives stipendier til studier ved nordiske statsinstitutioner og uddannelsessteder. Stipendiet fastsættes under hensyn til andre stipendier og tilskud, som vedkommende ansøger kan få.

Under udvekslingsopholdet, som højst kan være af 12 måneders varighed, og som skal ligge inden for samme kalenderår, oppebærer den ansatte fra sit hjemlands ministerium/styrelse sin sædvanlige løn.

Dette vilkår skal dog ses i sammenhæng med den i punkt 7 indeholdte forudsætning for det aktuelle udvekslingsophold, således at det er det enkelte ministerium/styrelse, der tager stilling til spørgsmålet om tjenestefrihed med løn.

I det omfang, den ansatte oppebærer rådighedstillæg i henhold til kollektiv aftale eller overenskomst, vil dette kunne komme til udbetaling under opholdet under forudsætning af, at vedkommende påtager sig en tilsvarende merarbejdsforpligtelse.

Udvekslingsopholdet medfører ingen ændring i tjenestemænds pensionsmæssige stilling, herunder optjening af pensionsanciennitet. Overenskomstansattes pensionsmæssige rettigheder og forpligtelser opretholdes ligeledes. Såvel tjenestemænd som overenskomstansatte optjener lønanciennitet.

3. Stipendiet

Fra ministerrådet udbetales et stipendium, hvis størrelse fastsættes under den årlige budgetbehandling. Stipendiet, som udgør 5.500 dkr. pr. måned, skal dække merudgifter til bolig og andet.

Desuden godtgøres af ministerrådet rejse med billigste offentlige transportmiddel til og fra den lokalitet, hvor udvekslingsopholdet finder sted. Hvis opholdet varer mindst 6 måneder, godtgøres endvidere efter hjemlandets gældende regler flytteudgifter, rejseudgifter for eventuelle familiemedlemmer samt 1 fri hjemrejse under opholdet for den ansatte og dennes eventuelle familie.

Udgifter i forbindelse med eventuelle tjenesterejser under udvekslingsopholdet afholdes af opholdsinstitutionen.

4. Etablering af udvekslingen

Det forudsættes, at den ansattes ministerium/styrelse er den pågældende behjælpelig med at etablere de fornødne kontakter til andre nordiske myndigheder med henblik på udvekslingsopholdet.

5. Ved tildeling af stipendier lægges der vægt på

- at ansøgeren har haft en vis tjeneste i staten,

- at ansøgeren med hensyn til tidligere arbejdsindsats og kvalifikationer opfylder visse forudsætninger for den uddannelse og tjeneste, han tager sigte på,

- at opholdet/studiet har en faglig tilknytning til ansøgerens arbejdsområde og er til gavn for både styrelsen og den ansatte,

- at opholdet/studiet ikke varer mere end 1 år og ligger inden for et kalenderår.

6. Specielle vilkår

Stipendiaten har arbejdspligt under udvekslingsopholdet, ligesom vedkommende må følge de i opholdsinstitutionen gældende bestemmelser om arbejdstid og udføre de arbejdsopgaver og arbejdsforpligtelser, der måtte blive pålagt. Der gælder tavshedspligt i overensstemmelse med de på stedet fastsatte regler, og der må underskrives erklæring herom, såfremt opholdsinstitutionen ønsker dette.

Stipendiaten forpligter sig til at tilbagebetale stipendiet, hvis

- arbejdspligten ikke overholdes,

- udbetalt stipendium ikke er brugt i overensstemmelse med formålet,

- udgifterne dækkes af andre stipendieordninger.

Inden 3 måneder efter hjemkomsten skal den pågældende gennem vedkommende danske ministerium/styrelse sende en rapport om udvekslingsopholdet, herunder en kort beskrivelse af de praktiske erfaringer, i 2 eksemplarer til finansministeriet, lønnings- og pensionsdepartementet, der videresender et eksemplar til Nordisk Ministerråds sekretariat.

7. Ansøgninger

Ansøgning om udvekslingsophold sendes gennem den ansattes ministerium/styrelse til finansministeriet, lønnings- og pensionsdepartementet, og skal indeholde følgende oplysninger

1) ansøgerens navn, fødselsdato og adresse

2) stillingsbetegnelse, arbejdsområde, ansættelsesform, anciennitet og tjenestested

3) arbejdsopgaver i stillingen

4) uddannelse og tidligere beskæftigelse

5) med hvilken institution (navn og adresse), der er truffet aftale om udvekslingsophold, og for hvilket tidsrum

6) hvilke familiemedlemmer der - ved udvekslingsophold af mindst 6 måneders varighed - ønskes medbragt

7) plan for udvekslingsopholdet

8) det beløb, der søges om

9) om ansøgeren er indstillet til eller har udsigt til at opnå andre stipendier eller tilskud, som kan bruges i samme studieøjemed, og i bekræftende fald hvor stort beløb

10) eventuelle andre oplysninger, bl.a. tidligere modtagne stipendier

Ansøgningen forsynes med ministeriet/styrelsens udtalelse om tjenestestedets interesse i formålet med det ansøgte studieophold, samt om, hvorvidt man i givet fald agter at yde tjenestefrihed med løn. Er der flere ansøgere til samme type uddannelse, må ansøgerne prioriteres. Det skal desuden oplyses, om institutionen har egen stipendieordning.

8. ansøgningsfrist

Man skal gøre opmærksom på, at ansøgningsfristen er den 30. september i det pågældende år med henblik på udveksling i det efterfølgende kalenderår.

9. refusion af udgifter

Det forudsættes, at vedkommende ministerium/styrelse forskudsvis afholder de med udvekslingsopholdet forbundne udgifter (stipendier), hvorefter disse vil blive refunderet af Nordisk Ministerråd 2 gange om året (1. juli og 31. december).

Man skal i den forbindelse anmode om, at dokumentation for de afholdte udgifter indsendes til finansministeriet, lønnings- og pensionsdepartementet, senest 1 måned før ovennævnte datoer med henblik på refusion.

10. Skattepligt

Under udvekslingsopholdet opretholdes den fulde skattepligt til Danmark. Stipendiet medregnes ved opgørelsen af den skattepligtige indkomst (B-indkomst). Skatteyderen vil have mulighed for at opnå fradrag for dokumenterede eller sandsynliggjorte merudgifter ved opholdet.

11. Afsluttende bemærkninger

Denne cirkulæreskrivelse erstatter finansministeriets cirkulæreskrivelse af 10. juli 1986, LP-nr. 128/86.

Man skal henstille, at de ansatte i styrelsen og underliggende institutioner gøres bekendt med udvekslingsordningen.

Eventuelle tvivlsspørgsmål forudsættes forelagt finansministeriet, lønnings- og pensionsdepartementet.

Yderligere eksemplarer af denne cirkulæreskrivelse vil i begrænset omfang kunne rekvireres af vedkommende ministerier m.v. i finansministeriet, lønnings- og pensionsdepartementets betjentstue.

P. M. V.

E. B.

Bodil Kaule