Cirkulære om kontorernes kartoteker over virksomheder, der er godkendt som uddannelsessted i henhold til lærlingeloven, lov om erhvervsfaglige grunduddannelser og visse andre uddannelser, kartoteker over lærlinge og efg-elever samt spørgsmål om kassation af kontraktgenparter/originale uddannelsesaftaler. (* 1)

Cirkulære om kontorernes kartoteker over virksomheder, der er godkendt som uddannelsessted i henhold til lærlingeloven, lov om erhvervsfaglige grunduddannelser og visse andre uddannelser, kartoteker over lærlinge og efg-elever samt spørgsmål om kassation af kontraktgenparter/originale uddannelsesaftaler. (* 1)

Arbejdsformidlingskontorerne. Cirkulæ

re om kontorernes kartoteker over virksomheder, der er godken som uddannelsessted i henhold til lærlingeloven, lov om erhvervsfaglige grunduddannelser og visse andre uddannelser, kartoteker over lærlinge og efg-elever samt spørgsmål om kassation af kontraktgenparter/originale uddannelsesaftaler.

I. Uddannelsesaftaler.

Uddannelsesaftalerne anbringes - med det formål at sikre, at alle de til kontoret indgåede aftaler bliver ekspederet - i særligt sikret rum efter hvert stadie i sagsbehandlingen.

II. Virksomheds- og lærlinge/efg-elevkartotek.

På samtlige kontroer skal der føres såvel et virksomhedskartotek over godkendte uddannelsessteder som et kartotek over lærlinge og efg-elever.

1. Virksomhedskartoteket.

Til nævnte formål anvendes formular AR 59, der kan rekvireres hos Schultz Bogtryk.

For hvert godkendt uddannelsessted oprettes et kartotekskort, på hvilket dels visse oplysninger om virksomheden og dels de til enhver tid på virksomheden beskæftigede lærlinge/efg-elever noteres.

Kortene ordnes efter fag (branche) og herefter alfabetisk efter uddannelsesstedets navn eller adresse. Drejer det sig om en virksomhed, der har et firmanavn, anvendes dette på virksomhedens hovedkort, men der må samtidig føres henvisningskort på indehaver(es) navn(e), hvis pågældende personligt forpligtes og derfor kan tænkes at ville fremsende en uddannelsaftale i eget navn uden påstempling af firmanavn.

Det skal ved notering af et uddannelsesforhold fremgå, om det er indgået i henhold til lærlingelovens § 1 eller § 30, efg-lovens § 10 eller eventuel anden lov.

Der skal på hvert kontor normalt kun føres eet kartotek over godkendte uddannelsessteder til fælles brug for afdelingen for uddannelsesafteler, erhvervsvejledningen og lærlinge/efg-elevanvisningen. Såfremt det på enkelte kontorer kan være forbundet med praktiske vanskeligheder at benytte det fælles kartotek, eksempelvis på grund af lokalemæssige forhold, som ikke umiddelbart kan afhjælpes, kan kontoret undtagelsesvis af direktoratet få tilladelse til at dublere kartoteket.

2. Lærlinge/efg-elevkartoteket.

Til nævnte formål anvendes formular AR 58, der ligeledes kan rekvireres hos Schultz Bogtryk.

Kartoteket ordnes efter lærlingenes/efg-elevernes fødselsår, måned og dag samt underinddeles om fornødent efter navne. Kontorerne skal via kartoteket føre kontrol dels med, at der ikke for samme lærling/efg-elev ooprettes eller løber flere uddannelsesforhold, og dels med fortsatte uddannelsesforhold.

Under rubrikken »ophørt« skal anføres den faktiske dato for vedkommende uddannelsesforholds ophør, således at der i de tilfælde, hvor uddannelsesforholdet afbrydes i utide, anføres datoen for afbrydelsen og ikke den i uddannelsesaftalen anførte udløbsdato.

III. Opbevaring og udrangering af kartotekskort.

Kartotekskort over godkendte uddannelsessteder kan udrangeres, når virksomhederne ophører. De udrangerede kort ordnes på samme måde, som anført under punkt II.1.

Kartotekskort over lærlinge/efg-elever udrangeres, når uddannelsesforholdene er udløbet/afbrudt i utide. De udrangerede kort ordnes på samme måde som anført under punkt II.2.

For begge kartoteker gælder, at kortene skal overdrages til det respektive Landsarkiv efter de under punkt IV nævnte retningslinier.

IV. Kassation af de grønne genparter af lærekontrakter og orginale uddannelsesaftaler.

Førelse af de nævnte kartoteker med brug af standardkortene (AR 58 og AR 59) er af Rigsarkivet stillet som betingelse for kassation af de grønne genparter af lærekontrakter og orginale uddannelsesaftaler.

De grønne genparter af lærekontrakter og originale uddannelsesaftaler vedrørende uddannelsesforhold - oprettet fra den 1. januar 1964 og fremover - vil i alle tilfælde kunne kasseres efter 5 års forløb.

Grønne genparter - hidhørende fra tiden før den 1. januar 1964 - vil kun kunne kasseres i det omfang, kontorerne har overført relevante oplysninger om læremestre og lærlinge til kartotekskortene.

Grønne genparter, for hvilke kontorerne ikke er i stand til at aflevere (fyldestgørende udfyldte) kartotekskort til vedkommende Landsarkiv, skal fortsat opbevares på kontorerne.

Kartotekskortene skal afleveres i 25 cm. lange fiberkasser til det respektive Landsarkiv.

Ifølge Ministeriet for kulturelle Anliggenders bekendtgørelse nr. 91 af 20. februar 1976 om statsinstitutioners arkiver og deres forhold til Rigsarkivet og Landsarkiverne, jfr. § 6, skal arkivalier afleveres, når de er 30 år gamle.

Dette vil i det foreliggende tilfælde bedst kunne ske ved, at afleveringen indrettes efter udrangeringstidspunkterne, dog således at afleveringerne finder sted med intervaller af 10 år.

De udrangerede kort skal derfor holdes opbevaret i 10-års-grupper og afleveres, når de yngste kort i gruppen er 30 år gamle.

Dette indebærer,

at kort til og med 1963 afleveres i 1994,

at kort fra 1964 - 1973 afleveres i 2004,

at kort fra 1974 - 1983 afleveres i 2014 o.s.v.

P.D.V.

E.B.

Kirsten Larsen

fuldmægtig