Cirkulære om vedligehold af statens bygninger (Vedligeholdelsescirkulæret)

Kapitel 1 Cirkulærets område

Kapitel 1

Cirkulærets område

§ 1. I medfør af § 5 i lov nr. 228 af 19. maj 1971 om statens byggevirksomhed m.v. fastsættes i dette cirkulære nærmere bestemmelser for det bygningsmæssige tilsyn med statens bygninger og for tilsynet med disses tekniske installationer.

Kapitel 2 Klassificering af statens bygninger

Kapitel 2

Klassificering af statens bygninger

§ 2. Cirkulærets formål er at sikre et arkitektonisk forsvarligt og et i økonomisk, administrativ og teknisk henseende rationelt vedligeholdstilsyn med alle statens bygninger samt for de fredede og andre bevaringsværdige bygninger at gennemføre et særligt bygningsplejetilsyn.

Kapitel 3 Varetagelse af tilsyn med statens bygninger

Kapitel 3

Varetagelse af tilsyn med statens bygninger

§ 3. Cirkulæret gælder også for tilsyn med de friarealer (gårdrum, haveanlæg m.v.), der hører til bygningerne. Det gælder endvidere for tilsyn med de ruiner, parker, mindesmærker, statuer m.v., som tilhører staten, og som af Byggestyrelsen henlægges under en kgl. bygningsinspektør.

Stk. 2. Bygninger, som ejes af selvejende institutioner, hvis driftsudgifter helt eller delvis refunderes af staten, kan efter vedkommende ministeriums bestemmelse underkastes vedligeholdstilsyn efter bestemmelserne i dette cirkulære.

Kapitel 4 Tilsynets formål

Kapitel 4

Tilsynets formål

§ 4. Statens bygninger klassificeres i 3 grupper.

Gruppe 1 omfatter samtlige fredede bygninger samt andre bygninger, der er arkitekturhistorisk værdifulde, er udtryk for værdifuld tidstypisk byggeskik, har særlig historisk eller kulturel værdi, eller som værdifulde elementer i by- og landskabsbilleder har særlig miljømæssig værdi.

Gruppe 2 omfatter bygninger, der - uden at kunne henføres til gruppe 1 - dog er så værdifulde, at et bygningsfagligt tilsyn er påkrævet. Gruppen omfatter også bygninger, hvis størrelse og anvendelse gør det påkrævet at gennemføre et rationelt tilrettelagt vedligehold.

Gruppe 3 omfatter bygninger, der hverken kan henføres til gruppe 1 eller gruppe 2.

Kapitel 5 Gennemførelse af tilsynet

Kapitel 5

Gennemførelse af tilsynet

§ 5. Klassificering af statens bygninger foretages af Det permanente Klassificeringsudvalg . Udvalgets formandskab og sekretariat varetages af Byggestyrelsen. Udvalgets øvrige medlemmer udpeges af Byggestyrelsen, med 1 medlem fra Byggestyrelsen, 2 medlemmer efter indstilling fra Akademirådet og Planstyrelsen samt 2 kgl. bygningsinspektører.

Stk. 2. Det påhviler vedkommende ministerium, statsvirksomhed eller styrelse at rette henvendelse til udvalget om klassificering af nyopførte eller nyerhvervede bygninger. Udvalgets adresse er Byggestyrelsen, Stormgade 10, 1470 København K.

Kapitel 6 Om- og tilbygninger af gruppe 1-bygninger

Kapitel 6

Om- og tilbygninger af gruppe 1-bygninger

§ 6. Bygningspleje- og vedligeholdstilsynet med de bygninger, der er klassificeret i gruppe 1, varetages af kgl. bygningsinspektører, som udpeges af Byggestyrelsen efter forhandling med Akademirådet.

Stk. 2. Tilsyn som nævnt i stk. 1 med enkelte bygninger eller grupper af bygninger, kan efter forhandling mellem vedkommende styrelse og Byggestyrelsen i tilfælde, hvor særligt kendskab til bygningerne eller deres funktion har betydning, varetages af en anden arkitekt end en kgl. bygningsinspektør.

Stk. 3. Vedligeholdstilsynet med de bygninger, der er klassificeret i gruppe 2, varetages efter vedkommende styrelses bestemmelse enten af en kgl. bygningsinspektør eller af en anden arkitekt, som har afgang fra en af statens arkitektskoler, og som hovedsagelig beskæftiger sig med byggeri.

Stk. 4. Vedligeholdstilsynet med de bygninger, der er klassificeret i gruppe 3, kan efter vedkommende styrelses bestemmelse varetages af brugeren.

Stk. 5. Ved større bygningskomplekser, hvor der er oprettet eller oprettes særlige driftsforvaltninger, kan vedligeholdstilsynet efter vedkommende styrelses bestemmelse deles mellem den tilsynsførende og driftsforvaltningen. Det påhviler den tilsynsførende at tage stilling til generelle spørgsmål vedrørende vedligeholdet og tilrettelæggelsen heraf, mens gennemførelsen af og kontrollen med arbejderne varetages af driftsforvaltningen. Den tilsynsførende har alene ansvaret for de arbejdsområder, der er pålagt vedkommende, men har påtaleret overfor driftsforvaltningen. En sådan ordning kan ikke etableres for bygningsplejetilsynet, medmindre den kgl. bygningsinspektør samtykker heri.

Kapitel 7 Honorering af tilsyn og om- og tilbygninger

Kapitel 7

Honorering af tilsyn og om- og tilbygninger

§ 7. Følgende styrelser med egen teknisk sagkundskab varetager uanset § 6 tilsynet med egne bygninger, herunder tekniske installationer, efter bestemmelserne i kapitel 4

Generaldirektoratet for Danske Statsbaner, Generaldirektoratet for Post- og Telegrafvæsenet, Statens Luftfartsvæsen, Københavns Lufthavnsvæsen, Forsvarets Bygningstjeneste samt Boligministeriets Ejendomsdirektorat.

Stk. 2. Et af boligministeren nedsat råd vedrørende bygningsplejen på de kgl. slotte m.v. rådgiver Boligministeriets Ejendomsdirektorat ved prioritering af bygningsplejearbejder og valg af eksterne konsulenter til projektering m.v. Rådets formandskab og sekretariat varetages af Boligministeriets Ejendomsdirektorat. Rådets øvrige medlemmer udpeges efter indstilling fra Akademirådet, Danske Arkitekters Landsforbund, Miljøministeriet og Ministeriet for Kulturelle Anliggender.

Kapitel 8 Ikrafttræden

Kapitel 8

Ikrafttræden

§ 8. Ved større bygningskomplekser under opførelse eller ombygning kan vedkommende styrelse bestemme, at tilsynet i byggeperioden skal varetages af den arkitekt, der på bygherrens vegne forestår opførelsen eller ombygningen.

§ 9. For de kirker, som ikke hører under et særligt kirkesyn efter lov om folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde, virker de kgl. bygningsinspektører som statens konsulenter i kirkesager i overensstemmelse med Byggestyrelsens instruks af 5. januar 1982 angående de tilsynsførende arkitekters virksomhed som statens konsulenter i kirkesager.

§ 10. Bygningsplejetilsynet med de bygninger, der er klassificeret i gruppe 1, skal forebygge, at der sker forringelser af historiske, kulturelle, arkitektoniske eller miljømæssige værdier. Bygningsplejetilsynet skal derfor sikre den længst mulige bevarelse af bygningerne og værdifulde bygningsdele. Hvor der konstateres fare for nedbrydning af bygningsdele, skal tilsynet sørge for sådanne opmålinger og beskrivelser af de pågældende bygningsdele, at en restaurering af disse vil kunne foretages. Tilsynet skal også gøre opmærksom på muligheden for at genoprette stedfundne ændringer af værdifulde træk i det arkitektoniske formsprog og stille forslag til nødvendige genopretningsarbejders gennemførelse.

§ 11. Det almindelige vedligeholdstilsyn med de bygninger, der er klassificeret i gruppe 1 eller gruppe 2, har til formål, at bygningernes arkitektoniske, brugsmæssige og tekniske tilstand opretholdes på den økonomisk mest fordelagtige måde, samt at sikre, at den energimæssige standard om muligt forbedres. Tilsynet skal således inden for de bevillingsmæssige rammer tage sigte på, at bygningerne såvel udvendigt som indvendigt fremtræder i forsvarlig bygningsmæssig og energiøkonomisk tilstand. Den tilsynsførende skal også være opmærksom på, om energiforsyningen til stadighed er i overensstemmelse med de retningslinjer, som gælder for statsejede bygninger.

Stk. 2. For vedligeholdstilsynet med de bygninger, der er klassificeret i gruppe 3, gælder stk. 1 med de lempelser, der følger af at brugeren kan varetage vedligeholdstilsynet.

§ 12. Det tekniske tilsyn har til formål at sikre, at installationerne til enhver tid fungerer tilfredsstillende, også i økonomisk og energimæssig henseende. Det tekniske tilsyn skal omfatte både installationernes vedligeholdstilstand og deres driftsmæssige pasning, herunder indregulering, justering samt rådgivning om ændringer og udskiftningstidspunkter.

Stk. 2. Den tilsynsførende afgiver indstilling om, hvorvidt det tekniske tilsyn kan varetages af bygningens driftspersonale, eller om der bør antages en særlig sagkyndig tilsynsførende med henblik på vedligehold af tekniske installationer m.v.. I indstillingen bør der i givet fald tages stilling til, om det tekniske tilsyn efter installationernes karakter bør varetages af en rådgivende ingeniør eller kan varetages forsvarligt på anden måde, f.eks. af et servicefirma. Såfremt vedkommende styrelse herefter ønsker at antage et særligt tilsyn med de tekniske installationer, skal der indgås en aftale bl.a. om tilsynets omfang og hyppighed.

§ 13. For hver enkelt bygning eller gruppe af bygninger udarbejder den tilsynsførende til styrelsens godkendelse et forslag til fastlæggelse af tilsynshyppigheden - for gruppe 1-bygninger dog mindst een gang årligt - eller et forslag til en egentlig driftsplan. En driftsplan vil sædvanligvis angå bygningers, bygningsdeles og installationers vedligehold, overvågning, funktion, renhold og pasning.

§ 14. På de tidspunkter, som er fastlagt om tilsynshyppigheden, skal den tilsynsførende afholde bygningssyn. Endvidere skal den tilsynsførende efter styrelsens anmodning afholde syn ved brugerskifte.

Stk. 2. Den eller de personer, som har den driftsmæssige forvaltning af bygningen, samt repræsentanter for brugeren skal have adgang til at være til stede ved bygningssynet. Ved brugerskiftesyn gælder dette sidste såvel den fratrædende som den tiltrædende bruger.

Stk. 3. I forbindelse med hvert syn udfærdiger den tilsynsførende en rapport om, hvilke vedligeholds- og genopretningsarbejder samt energimæssige forbedringer, der bør udføres. Rapporten skal indeholde en foreløbig prissætning og en prioritering af arbejderne. Rapporten sendes til vedkommende styrelse, og når denne har fastsat arbejdernes omfang og rækkefølge samt de økonomiske rammer herfor, skal den tilsynsførende i samarbejde med brugeren tilrettelægge og gennemføre disse arbejder. Rapporten sendes endvidere til brugeren og andre, som har deltaget i synet. Hvis bygningen er fredet, sendes rapporten også til Planstyrelsen til foreløbig orientering, idet der før byggearbejders gennemførelse skal indhentes tilladelse fra Planstyrelsen, hvis arbejdet er udover almindeligt vedligehold.

Stk. 4. Hvis en styrelse ikke i det løbende finansår kan fremskaffe midler til gennemførelse af de arbejder, som er nødvendige for bevarelse eller genopretning af en bygning, der er klassificeret i gruppe 1, skal styrelsen foretage indberetning herom til Byggestyrelsen og - hvis det drejer sig om en fredet bygning - til Planstyrelsen. Indberetningen skal omfatte styrelsens forslag til arbejdernes prioritering og oplysning om det forventede tidspunkt for de enkelte arbejders udførelse. Indberetningen skal ledsages af den tilsynsførendes bemærkninger.

§ 15. Den kgl. bygningsinspektør eller den tilsynsførende arkitekt er over for den styrelse, som på statens vegne varetager ejendommens administration, ansvarlig for udførelsen af hvervet og fører således tilsyn med iværksatte bygningspleje- og vedligeholdsarbejder.

Stk. 2. Hvis der under udøvelsen af tilsynet konstateres ingeniørmæssige eller andre problemer, der kræver særlig teknisk sagkundskab, og der ikke er etableret tilsyn som nævnt i § 12, stk. 2, kan den kgl. bygningsinspektør eller den tilsynsførende arkitekt efter aftale med vedkommende styrelse tilkalde særligt sagkyndige. Den pågældende arkitekt koordinerer i sådanne tilfælde arbejdet og står for indsendelse af regninger til styrelsen til anvisning.

Stk. 3. Den kgl. bygningsinspektør eller den tilsynsførende arkitekt har til enhver tid adgang til de bygninger m.v., der er undergivet vedkommendes tilsyn.

§ 16. Hvis den tilsynsførende får kendskab til mangler eller andre væsentlige forhold vedrørende de bygninger, som er omfattet af tilsynet, skal den pågældende, selv om manglerne ikke er af ren bygningsteknisk art og derfor ikke er undergivet den pågældendes ansvar, afgive indberetning herom til vedkommende styrelse.

§ 17. For de bygninger, som er klassificeret i gruppe 3, kan vedkommende styrelse bestemme, at brugeren i konkrete tilfælde skal tilkalde en af de tilsynsførende arkitekter, som er nævnt i § 6, stk. 1 eller 3.

Stk. 2. Brugeren udfærdiger een gang om året en rapport om, hvilke vedligeholdsarbejder m.v., der bør bringes til udførelse. I rapporten anfører brugeren for hvert enkelt arbejde sit skøn over udgiften. Rapporten sendes til vedkommende styrelse. Når vedkommende styrelse har taget stilling til rapporten, påhviler det brugeren at sørge for vedligeholdsarbejdernes udførelse inden for det fastlagte bevillingsbeløb.

Stk. 3. Brugeren må ikke i rapporten medtage arbejder, der omfatter ændringer i bygningens indretning, ydre udformning og konstruktion eller forslag om opførelse af tilbygninger på grunden med eller uden tilknytning til eksisterende bebyggelse. Sådanne forslag skal af brugeren forelægges særskilt for styrelsen.

Stk. 4. Styrelsen kan i øvrigt efter forhandling med Byggestyrelsen fastsætte nærmere regler for brugerens varetagelse af vedligeholdstilsynet. For tjenesteboliger kan Finansministeriet fastsætte særlige regler.

§ 18. For at opnå et i driftsøkonomisk henseende forsvarligt vedligehold og forbedring af den energimæssige standard kan Byggestyrelsen udsende nærmere retningslinjer for udarbejdelse af driftsplaner og etablering af styringssystemer.

§ 19. Den kgl. bygningsinspektør forestår hovedistandsættelser og ombygningsarbejder ved de bygninger, der er omfattet af tilsynet. Endvidere forestår den pågældende mindre tilbygningsarbejder, der griber ind i en bestående bygnings forhold.

§ 20. Forud for en om- eller tilbygning som nævnt i § 19 skal den kgl. bygningsinspektør til brug for styrelsens overvejelser udføre summariske undersøgelser og fremkomme med foreløbige, summariske overslag i en udstrækning, som klarlægger for styrelsen, om det konstaterede lokalebehov (kan) løses ved en om- eller tilbygning.

§ 21. Udgifterne til honorering af de kgl. bygningsinspektørers bygningspleje- og vedligeholdstilsyn med gruppe 1-bygninger og de kirker, som er omfattet af konsulenthvervet afholdes af Byggestyrelsen. Honoraret omfatter også ydelserne efter § 20. Øvrige udgifter til tilsyn afholdes af vedkommende styrelse. Udkast til honoraraftale skal forelægges Byggestyrelsen til godkendelse.

§ 22. Teknisk rådgivning i forbindelse med ombygnings-, tilbygnings- og hovedistandsættelsesarbejder honoreres af vedkommende styrelse efter de til enhver tid gældende bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand. Byggestyrelsen afgør i tvivlstilfælde, om en ydelse er omfattet af § 20, eller om der er grundlag for særskilt honorering af den tekniske rådgivning og bistand. Dette vil sædvanligvis være tilfældet

når byggesagen i henhold til Byggestyrelsens cirkulære nr. 165 af 1. november 1986 om gennemførelse af statslige byggearbejder skal forelægges Byggestyrelsen, eller

når der skal tilvejebringes særskilt projektmateriale, eller

når arbejdet skal udbydes i licitation, eller

når der i øvrigt skal indhentes offentlige myndigheders godkendelse eller tilladelse.

Stk. 2. Om- og tilbygningsarbejder samt hovedistandsættelser skal udføres efter de til enhver tid fastsatte regler for statslige byggearbejder, jf. for tiden Byggestyrelsens cirkulære nr. 165 af 1. november 1986 om gennemførelse af statslige byggearbejder.

§ 23. Dette cirkulære træder i kraft den 1. juli 1987. Samtidig ophæves Byggestyrelsens cirkulære nr. 171 af 1. oktober 1981 om vedligehold af statens bygninger m.v..

§ 24. Dette cirkulære omfatter ikke statens bygninger m.v. på Grønland, medmindre dette bestemmes af vedkommende styrelse.

Byggestyrelsen, den 9. juni 1987

MARIUS KJELDSEN

/Jørgen Volsing

Cirkulære om vedligehold af statens bygninger

(Vedligeholdelsescirkulæret)

Ingen