Administration af program- og projekttilskud ydet af Statens Metrologiråd (SMR)

Administration af program- og projekttilskud ydet af Statens Metrologiråd (SMR)

Administration af program- og projekttilskud

ydet af Statens Metrologiråd (SMR).

På det tidspunkt, hvor arbejdet med et program eller med et projekt påbegyndes, skal betingelserne for tilskuddet til disse være fastsat. De væsentligste betingelser vil være anført på det »Datakort vedrørende program- eller projekttilskud fra Statens Metrologiråd« (datakortet), som tilsendes tilskudsmodtageren, når SMR har bevilget støtte til opgaven.

Af datakortet vil bl.a. fremgå tilskuddets fordeling på finansår. I den forbindelse skal anføres, at SMR kun har mulighed for at give endeligt tilsagn om den del af tilskuddet, der bevilges til forbrug i det finansår, i hvilket tilsagn meddeles. SMR er dog principielt indstillet på også at ville give tilsagn om den del af tilskuddet, der bevilges til forbrug i efterfølgende finansår, såfremt SMR opnår de forventede bevillinger i disse finansår. SMR vil hurtigst muligt efter påbegyndelsen af hvert finansår meddele, om tilskud, der tidligere er givet tilsagn om til forbrug i det nye finansår, alligevel ikke er endeligt bevilget.

I øvrigt gælder følgende for administration af tilskud fra SMR.

1. Udbetaling af tilskuddet.

Tilskuddet udbetales som hovedregel a conto forud til et kvartals forbrug efter skriftlig anmodning fra tilskudsmodtageren.

For projekter gælder dog, at de sidste 10 pct. af tilskuddet først udbetales, når slutrapporten for projektet er indsendt til Teknologistyrelsen.

Ved den anden og de efterfølgende anmodninger om tilskud skal der samtidig indsendes en redegørelse over forbruget i det forudgående kvartal (se afsnit 3).

2. Annullering af tilskuddet.

For projekter er gældende, at hvis et projekt ikke er påbegyndt senest 3 måneder efter projektets planlagte starttidspunkt, kan SMR annullere tilsagnet om tilskud.

3. Forbrug og afregning af tilskuddet.

Forbrug af tilskuddet må først påbegyndes fra den dato, der på datakortet er anført som startdato. Forbrug af eventuelt resterende tilskud må ikke finde sted efter den dato, som på datakortet anført som slutdato.

Efter afslutningen af hvert af årets kvartaler udarbejder tilskudmodtageren en opgørelse over forbruget af tilskuddet i det forudgående kvartal. Er der tale om tilskud til et projekt, udarbejdes endvidere en kortfattet rapport for kvartalet. Opgørelsen og rapporteringen foretages ved hjælp af

./. vedlagte standardbreve »Kvartalsopgørelse vedr. SMR-støttet program/projekt« og

./. »Kvartalsrapportering vedr. SMR-støttet projekt«.

Opgørelsen kan vedrøre mere end et enkelt program eller projekt. I så fald specificeres forbruget på de enkelte programmer og projekter på

./. blanketten »Specifikation vedrørende forbrug af SMR-tilskud for flere SMR-bevillinger«. Yderligere standardbreve og blanketter kan rekvireres fra Teknologistyrelsen. Opgørelse og eventuel rapportering tilsendes Teknologistyrelsen snarest og (med mindre andet meddeles fra Teknologistyrelsen) senest en måned efter afslutningen af hvert kvartal.

Ved opgørelsen anvendes de afregningstakster som bevillingen er baseret på. Godkendte teknologiske serviceinstitutter anvender de afregningstakster, der er aftalt med Teknologirådet.

Slutregnskab og i øvrigt også slutrapport, se afsnit 5, skal være Teknologistyrelsen i hænde senest på den dato, som på datakortet står anført som slutdato. Slutregnskabet skal udarbejdes således, at det kan sammenholdes med det senest godkendte budget, der skal vedlægges som bilag til regnskabet. En eventuel ikke benyttet del af det udbetalte tilskud skal - såfremt det ikke kan overføres som a conto forudbetaling vedrørende andre SMR-støttede programmer eller projekter hos tilskudsmodtageren - tilbagebetales Teknologistyrelsen samtidig med indsendelsen af slutregnskabet.

Slutregnskabet skal være attesteret af tilskudsmodtagerens revisor. Dette gælder dog ikke Dansk Institut for Fundamental Metrologi, samt de godkendte teknologiske serviceinstitutter og statsinstitutioner. I sidstnævnte tilfælde skal slutregnskabet attesteres af institutionens regnskabschef.

Ved sin attestering giver revisor dels udtryk for, at tilskudsmodtageren har en betryggende og effektiv forretningsgang omkring sin regnskabsføring og de regnskabsmæssige områder (time~ og omkostningsregistrering), dels for, at han har påset, at forretningsgangen er overholdt i forbindelse med programmets eller projektets gennemførelse.

Såfremt tilskuddet er under kr. 300.000, kan modtageren frit vælge, om han ønsker at benytte en statsautoriseret revisor eller en registreret revisor. Er beløbet over kr. 300.000, skal modtageren vælge en statsautoriseret revisor.

4. Budget- og aktivitetsafgivelser.

Såfremt det under et programs eller projekts udførelse viser sig, at det faglige resultat, der forventedes ved gennemførelsen, ikke kan ventes opnået, eller at der vil ske væsentlige afvigelser fra det budget, på grundlag af hvilket SMR-tilskuddet blev bevilget, eller at den aftalte finansårsfordeling af det samlede SMR-tilskud er uhensigtsmæssig, eller at den aftalte tidsplan ikke kan overholdes, skal tilskudsmodtageren uden opsættelse forelægge sagen for SMR. Som hovedregel gælder, at anmodninger om ændringer ikke kan forventes imødekommet med tilbagevirkende kraft. Specielt henledes opmærksomheden på, at ansøgninger om evt. ekstratilskud skal tilsendes SMR snarest muligt, efter at behovet for supplerende tilskud er konstateret, og under alle omstændigheder inden de tilsvarende omkostninger er afholdt.

Den på datakortet anførte finansårsfordeling af SMR-tilskuddet skal opfattes som en bindende aftale, således forstået, at en tilskudsmodtager ikke kan påregne større SMR-tilskud i de finansår grogrammet/projektet løber over, end anført på datakortet.

5. Faglig rapportering

5.1 Programmer.

Samtidig med indsendelsen af oktober kvartals opgørelse over forbrug af SMR-tilskud til programmer d.v.s. i januar måned, indsendes en årsrapportering for hvert program.

For programmer, der er afsluttet i årets løb gives en dækkende omtale af opnåede resultater.

For programmer, der fortsætter i det kommende år, rapporteres med en kort omtale af eventuelle allerede opnåede resultater og særlige forhold af betydning for en bedømmelse af de enkelte programmers fortsatte aktualitet.

5.2. Projekter.

Et projekts forudsætninger, baggrund, forløb og resultater m.v. skal rapporteres udførligt ved afslutningen af projektet.

Et eksemplar af slutrapporten skal være Teknologistyrelsen i hænde senest på den dato, som på datakortet for projektet står anført som projektets slutdato. 10 eksemplarer fremsendes direkte af tilskudsmodtageren til Danmarks tekniske Bibliotek.

Samme med slutrapporten til SMR indsendes i udfyldt stand skemaet

./. »Kortfattet redegørelse vedrørende SMR-støttet projekt«.

Skemaets forside skal kunne benyttes til direkte offentliggørelse. SMR er berettiget til aktivt at medvirke til at udbrede kendskabet til projektresultater, som er fremkommet med SMR-støtte.

Efter aftale med Danmarks tekniske Bibliotek (DtB) foretager DtB for alle SMR-støttede projekter en UDK-klassificering.

Oplysninger fra skemaforsiden distribueres periodisk af Teknologistyrelsen til en større kreds af brancher, foreninger, myndigheder, institutioner, organisationer m.v.

Det er derfor vigtigt, at projektrapportens titel gøres informativ, ligesom målgruppebetegnelser og eventuelle andre nøgleord trækkes frem.

Ovennævnte redegørelse skal være målgruppeorienteret, d.v.s. at den - foruden en beskrivelse af projektets aktuelle baggrund og faglige indhold - skal være udformet på en sådan måde, at de umiddelbart giver projektets målgrupper mulighed for at vurdere, om projektets resultater har en sådan betydning for dem, at de bør rekvirere et eksemplar af selve rapporten.

På skemaets bagside redegøres for en række forhold, der specielt vedrører projektets forløb med relation til de planer, budgetter m.v., som dannede basis for tilskuddet fra SMR. Der skal herunder ikke mindst redegøres for, om den på ansøgningstidspunktet anførte effekt stadig kan påregnes opnået, eller om forventningerne har ændret sig. I sidstnævnte tilfælde skal de nye forventninger anføres.

6. Udnyttelse gennem patentering af resultater opnået ved hjælp af SMR-tilskud.

Hvis tilskudsmodtageren ved arbejdet med et program eller et projekt, der helt eller delvis er finansieret af SMR, mener at have gjort en opfindelse, har tilskudsmodtageren pligt til at informere SMR herom, således at der kan tages stilling til, hvordan resultaterne udnyttes bedst muligt. Dette gælder såvel under som efter programmets eller projektets færdiggørelse.

Tilskudsmodtageren skal drage omsorg for, at eventuelle patenteringsmuligheder ikke forspildes. Der må f.eks. ikke gives uvedkommende oplysninger om opfindelses indhold.

SMR kan forlange, at der søges patent på opfindelser, som er direkte afledt af arbejdet finansieret af SMR.

Vedrørende udgifter til patentomkostninger træffes der i hvert enkelt tilfælde aftale mellem tilskudsmodtageren og SMR om, hvem der finansierer disse. Såfremt SMR forlanger, at der søges patent, afholder SMR som hovedregel de hermed forbundne udgifter.

Dersom et projekt resulterer i patenterbare opfindelser, skal der træffes aftale med SMR om indhold og offentliggørelse af projektets resultater.

Hvis ikke andet aftales, skal tilskudsmodtageren, efter at patenteringen er foretaget, løbende holde SMR underrettet om planer om licensaftaler og om planer om salg af know-how.

SMR forbeholder sig ret til med respekt for lovgivning og aftaler om arbejdstagers opfindelser og efter forhandling med tilskudsmodtageren at træffe beslutning om patentrettigheder og licensaftaler, herunder ejendomsforhold, samt om fordeling af eventuelle indtægter ved udnyttelse af patenter, licensaftaler, salg af know-how eller egen fabrikation.

7. Administrationsbegreber.

For at skabe størst mulig frihed ved fastsættelsen af vilkårene for bevillinger og samtidig sikre en gnidningsløs administration af disse er fastlagt følgende administrative begreber.

7.1. Projektadministrationsbegreber.

a. Projektansvarlig.

Den projektansvarlige er ansvarlig overfor SMR for, at projektet gennemføres i overensstemmelse med de aftalte planer: fagligt, økonomisk og tidsmæssigt.

Normalt er den projektansvarlige også bevillingsmodtager.

Den projektansvarlige kan være en person, et institut, en organisation, en virksomhed eller en SMR-styregruppe.

Såfremt der i forbindelse med bevilling af tilskud til et givet projekt nedsættes en SMR-følgegruppe (jf. det følgende punkt f), påhviler det den projektansvarlige at holde SMR-følgegruppen således orientere om projektet, at gruppen kan opfylde sine forpligtelser over for SMR (jf. ligeledes punkt f). Som hovedregel skal første møde mellem bevillingsmodtager og SMR-følgegruppen være afholdt, før forbrug af bevillingen påbegyndes. I særlige tilfælde kan tilladelse til forbrug af op til 20 pct. af bevillingen gives før første møde afholdes, såfremt bevillingsmodtager retter begrundet henvendelse herom til Teknologistyrelsen.

b. Bevillingsmodtager.

Bevillingsmodtager er den, til hvem tilskuddet er bevilget. I hovedparten af bevillingerne vil bevillingsmodtager være identisk med den projektansvarlige.

I enkelte tilfælde, hvor der er nedsat en SMR-styregruppe, kan der af praktiske årsager fastsættes en anden bevillingsmodtager, der i så tilfælde normalt vil være det institut, der skal udføre projektet. Bevillingsmodtageren vil i sådanne tilfælde være ansvarlig overfor SMR-styregruppen og kan ikke bruge af bevillingen uden beslutning fra styregruppen.

c. Projekttilskudsadministrator.

Administrator af et projekt har ansvaret overfor SMR for, at tilskuddet anvendes i overensstemmelse med nærværende generelle regler for administration af SMR-projekttilskud og i overensstemmelse med de eventuelle specielle administrative vilkår, som er knyttet til bevillingen, og som er anført på datakortet.

En projekttilskudsadministrator skal have et sådant administrativt apparat til rådighed, at tilskudmidler kan opbevares på betryggende måde, at udbetalinger kan foretages, at kvartalsopgørelser kan udarbejdes, og at slutregnskaber kan opstilles og revideres.

En projekttilskudsadministrator handler efter instruks fra den projektansvarlige under hensyntagen til nærværende administrative vilkår.

Projekttilskudsadministrator kan f.eks. være et institut, en virksomhed, et selskab, en forening eller en advokat.

d. Kontaktperson.

Et projekts kontaktperson er den person, som den projektansvarlige har udpeget til at varetage den løbende kontrakt med Teknologistyrelsen vedrørende projektet.

e. SMR-styregruppe.

En SMR-styregruppe er en gruppe, som er nedsat af SMR til at varetage styringen af et givet projekt, og som er ansvarlig for dette projekt (projektansvarlig, jf. ovenstående punkt a) overfor SMR.

En SMR-styregruppe er nedsat ad hoc og vil normalt bestå af sagkyndige vedrørende projektets emne samt repræsentanter for projektets målgrupper. Det må derfor forudses, at SMR-styregruppen ikke er velegnet som tilskudsadministrator, men skal have tilknyttet en sådan (jf. ovenstående punkt c.).

f. SMR-følgegruppe.

En SMR-følgegruppe er en gruppe, som er nedsat af SMR til at følge et givet projekt.

Når en SMR-følgegruppe nedsættes, sker det ofte dels for at opnå, at projektets resultater så effektivt som muligt bringes til anvendelse hos projektets målgrupper, dels for at give den projektansvarlige en faglig støtte. En SMR-følgegruppe nedsættes ad hoc og kan bestå dels af repræsentanter for projektets målgrupper, dels af sagkyndige vedrørende projektets emne.

Det vil være praktisk, at en SMR-følgegruppe har en formand, men det er ikke et generelt krav.

En SMR-følgegruppe har ret til at kræve af den projektansvarlige, at denne holder gruppen informeret om projektet på en sådan måde, at gruppen kan opfylde sine forpligtelser, jf. nedenfor. Den projektansvarlige har endvidere en forpligtelse til uopfordret at forsyne SMR-følgegruppen med de nødvendige informationer.

En SMR-følgegruppe har forpligtelse til at følge med i, om projektet gennemføres i henhold til de aftalte planer (faglig plan, økonomiplan, tidsplan) og til at rådgive og støtte den projektansvarlige. En SMR-følgegruppe har desuden forpligtelse til at afgive (kortfattet) rapport til SMR ved afslutningen af projektet og tillige under gennemførelsen af projektet, såfremt dette gennemføres på en måde, som efter gruppens opfattelse afviger fra de aftalte planer, eller såfremt den iøvrigt finder uhensigtsmæssigheder ved projektets gennemførelse.

7.2 Programadministrationsbegreber.

a. Programansvarlig.

Den programansvarlige er ansvarlig overfor SMR for, at programmet gennemføres i henhold til de aftalte vilkår, fagligt og økonomisk. Den programansvarlige vil være et institut eller en afdeling/laboratorium på et institut.

b. Bevillingsmodtager.

Bevillingsmodtager er den til hvem tilskuddet er bevilget. Bevillingsmodtager er identisk med den programansvarlige.

c. Programtilskudsadministrator.

Administrator af et program har ansvaret overfor SMR for, at tilskuddet anvendes i overensstemmelse med nærværende generelle regler for administration af SMR-tilskud og i overensstemmelse med de eventuelle specielle administrative vilkår, som er knyttet til bevillingen, og som er anført på datakortet.

En programtilskudsadministrator skal have et sådant administrativt apparat til rådighed, at tilskudsmidler kan opbevares på betryggende måde, at udbetalinger kan foretages, at kvartalsopgørelser kan udarbejdes, og at slutregnskaber kan opstilles og revideres.

En programtilskudsadministrator handler efter instruks fra den programansvarlige under hensyntagen til nærværende administrative vilkår.

Hvor bevillingsmodtageren er en afdeling/laboratorium på et institut, vil programtilskudsadministratoren ofte være selve instituttet.

d. Kontaktperson.

Et programs kontaktperson er den person, som den programansvarlige har udpeget til at varetage den løbende kontakt med Teknologistyrelsen vedrørende programmet.

Ingen