Instruks vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse ved statsfængslet i Gribskov.

Instruks vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse ved statsfængslet i Gribskov.

Indholdsfortegnelse

Forord ..........................................................

Indledning

1. Den regnskabsmæssige organisation ............................

Almindelige del

2. Forvaltning af udgifter ......................................

2.1. Generelt ...................................................

2.2. Ansvars- og kompetencefordelingen ..........................

2.3. Regelsæt vedrørende forvaltning af udgifter ................

2.3.1. Disponering ..............................................

2.3.2. Godkendelse af eksterne bilag ............................

2.3.3. Godkendelse af interne bilag .............................

2.3.4. Indsendelse af udgiftsbilag ..............................

3. Forvaltning af indtægter .....................................

3.1. Generelt ...................................................

3.1.1. Statsfængslets indtægter .................................

3.1.2. Salg på kredit ...........................................

3.2. Ansvars- og kompetencefordelingen ..........................

3.3. Regelsæt vedrørende forvaltning af indtægter ...............

4. Regnskabsmæssig registrering .................................

4.1. Generelt ...................................................

4.2. Ansvars- og kompetencefordelingen ..........................

4.3. Regelsæt vedrørende den regnskabsmæssige registrering ......

4.3.1. Registreringens tilrettelæggelse .........................

4.3.1.1. Særligt om kontoen vedrørende indsattes tilgodehavende .

4.3.2. Afstemnminger, kontroller m.v. ...........................

5. Betalingsforretninger ........................................

5.1. Generelt ...................................................

5.2. Ansvars- og kompetencefordelingen ..........................

5.3. Regelsæt vedrørende betalingsforretninger ..................

6. Kontrol med værdipost ........................................

6.1. Generelt ...................................................

6.2. Ansvars- og kompetencefordelingen ..........................

6.3. Regelsæt vedrørende kontrollen med værdipost ...............

7. Kriminalforsorgens arbejdsdrift ..............................

7.1. Generelt ...................................................

7.2. Ansvars- og kompetencefordelingen ..........................

7.3. Regnskabsmæssig registrering ...............................

7.4. Forvaltning af varebeholdninger og maskinpark m.v. .........

7.5. Prisfastsættelsen af arbejdsdriftens vareproduktion ........

8. Regelsæt vedrørende administration af kapitaler for andre (deposita) ...................................................

Specielle del

Bilag 1 .........................................................

Bilag 2 .........................................................

Bilag 3 .........................................................

Bilag 4 .........................................................

Bilag 5 .........................................................

Bilag 6 .........................................................

Forord.

Denne instruks er udarbejdet i henhold til reglerne i finansministeriets cirkulære af 10. september 1984 om udarbejdelse af institutionsinstrukser vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse.

Instruksen gælder for statsfængslet i Gribskov. Regnskabsførelsen m.v. skal være i nøje overensstemmelse med bestemmelserne i nærværende instruks. Afvigelse herfra må kun finde sted undtagelsesvis og kun med direktoratets forud indhentede tilladelse.

Instruksen indeholder en beskrivelse af den regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelse af statsfængslets regnskabsopgaver, herunder oplysninger om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af statsfængslets medarbejdere ved udførelse af regnskabsopgaverne.

Instruksen indeholder en indledning, en almindelig del samt en speciel del.

Instruksen skal være tilgængelig for de medarbejdere, der deltager i arbejdet med statsfængslets regnskabsopgaver, og vedligeholdes efter behov gennem udsendelse af rettelsesblade.

Instruksen træder i kraft den 1. maj 1986.

INDLEDNING

1. DEN REGNSKABSMÆSSIGE ORGANISATION.

1.1. Statsfængslet er en statsinstitution under direktoratet for kriminalforsorgen. Statsfængslet, der er beliggende Gantekrogsvej 9, Mårum, 3230 Græsted, forestår straffuldbyrdelse m.v.

Statsfængslet ledes af en fængselsinspektør. I fængselsinspektørens fravær udpeges en stedfortræder for denne.

Statsfængslets bevillinger er optaget på finansloven under § 18.03.02. og 03.

1.2. Varetagelsen af regnskabsmæssige opgaver for statsfængslet er delt mellem statsfængslet og direktoratet for kriminalforsorgen.

1.2.1. Forvaltningen af udgifter og indtægter samt visse mindre betalingsforretninger varetages normalt af statsfængslet efter generel eller særskilt bemyndigelse fra direktoratet for kriminalforsorgen og varetages af kassereren eller dennes stedfortræder.

I instruksens specielle del er i bilag 1 udarbejdet en oversigt over de medarbejdere, der er tilknyttet den regnskabsmæssige organisation og som må disponere og forestå godkendelsespåtegning efter de nærmere regler herom i denne instruks.

1.2.2. Regnskabsføringen og betalingsforretninger i øvrigt varetages af direktoratet for kriminalforsorgen og er henlagt til direktoratets løn- og regnskabskontor, der er knyttet direkte til Statens Centrale Regnskabssystem (SCR).

Indrapportering til Statens Centrale Lønanvisning (SCL) sker ved blanketindberetning til direktoratet.

1.3. Vedrørende regnskabsvæsenet bemærkes i øvrigt

- statsfængslet er registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven for så vidt angår arbejdsdriften.

INSTRUKSENS ALMINDELIGE DEL

2. FORVALTNING AF UDGIFTER.

2.1. GENERELT.

Forvaltningen af udgifter omfatter dels disponering, dels godkendelse af udgiftsbilag.

a) Disponering.

Ved disponering forstås indgåelse af aftaler m.v., der medfører udgifter for statsfængslet.

Som typiske eksempler herpå kan nævnes: - ansættelse og afskedigelse af personale samt ændring af personalelønninger - aftaler om særlige ydelser - iværksættelse af overarbejde/merarbejde og tjenesterejser - aftaler om køb af varer, materiel, tjene- steydelser - aftaler om reparations- og vedligeholdel- sesarbejder samt bygge- og anlægsarbejder. b) Godkendelse af udgiftsbilag. Godkendelsen omfatter kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold, efterregning samt kontering af bilagene i overensstemmelse med statsfængslets kontoplan. 2.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN. I instruksens specielle del er i bilag 2 redegjort for ansvars- og kompetencefordelingen i statsfængslet for så vidt angår disponering og godkendelse af udgiftsbilag. 2.3. REGELSÆT VEDRØRENDE FORVALTNING AF UDGIFTER. 2.3.1. DISPONERING. Disponeringen skal ske i overensstemmelse med de generelle og specielle forudsætninger, hvorunder statsfængslets bevillinger er givet, samt under hensyntagen til de materielle og beløbsmæssige bestemmelser, der er omtalt i finansministeriets budgetvejledning og i direktoratets vejledning vedrørende centralindkøb samt kriminalforsorgens cirkulæresamling. 2.3.2. GODKENDELSE AF EKSTERNE BILAG. Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser m.v. skal dokumenteres i form af regninger, fakturaer etc. fra leverandørerne. Ved godkendelse af bilagenes materielle og økonomiske indhold skal der føres kontrol med: a) at de i bilagene nævnte varer, tjenesteydelser m.v. er leveret b) at leverancer/tjenesteydelser svarer til de afgivne bestillinger for så vidt angår kvantitet, kvalitet, pris og leveringsfrister c) at det fremgår af bilaget, såfremt der undtagelsesvis er anvendt en kopi som bilag. Ved godkendelse tages stilling til, hvornår betaling senest bør finde sted. Eventuelle kontantrabatter benyttes i det omfang, dette findes fordelagtig. Bilagene skal forsynes med godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal godkendes af overordnede medarbejdere. 2.3.3. GODKENDELSE AF INTERNE BILAG. En række udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag. Bilagene skal underskrives og dateres af de medarbejdere, der har udfærdiget bilagene. Ved godkendelsen af bilagene skal følgende kontrolleres: a) Bilag vedrørende udgifter, der ikke omfatter præsterede ydelser: Det påses, at betalingen er beordret af en person, der er bemyndiget til at disponere på de pågældende udgiftsområder. b) Bilag vedrørende ansættelse/afskedigelse af personale, oprykninger, ændringer af arbejdstid, aftrapning af tillæg eller andre ændringer af tidligere indrapporterede oplysninger: Det kontrolleres, at bilagenes oplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation. c) Bilag vedrørende betaling af overarbejde/merarbejde og timelønninger samt lønindeholdelse: Bilagene afstemmes med godkendte tjenestelister, vagtlister, ferielister, sygedaglister eller andre kontrolnoteringer. d) Bilag vedrørende betaling af vederlag, særlige ydelser og a conto løn: Bilagene afstemmes med foreliggende beslutninger om afholdelse af sådanne udgifter. e) Bilag vedrørende tjenesterejser: Bilagene afstemmes med oplysninger om udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttider, afholdte udgifter iflg. dokumentation samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelle andre oplysninger, der har betydning for afregning. Bilagene skal forsynes med godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal godkendes af overordnede medarbejdere. Udgifterne i forbindelse med udstationeringer skal afholdes af det tjenestested, hvorfra den pågældende er udstationeret. Udgiftsbilagene udfærdiges og godkendes af det tjenestested, hvortil den pågældende er udstationeret og videresendes til det tjenestested, der skal afholde udgiften. Ved godkendelsen skal der foretages kontrol af den pågældendes ferie- og sygedage samt i øvrigt af forhold, der har betydning for godtgørelsen. Udgifter til rejser, der foretages på foranledning af udstationeringsstedet, afholdes af det tjenestested, hvortil den pågældende er udstationeret. 2.3.4. INDSENDELSE AF UDGIFTSBILAG. I de tilfælde, hvor betaling efter reglerne i afsnit 5.3. skal foretages af direktoratets løn- og regnskabskontor, skal udgiftsbilagene løbende indsendes til direktoratet. 3. FORVALTNING AF INDTÆGTER. 3.1. GENERELT. Forvaltningen af indtægter omfatter disponering, fakturaudskrivning, godkendelse af indtægtsbilag samt incasso. 3.1.1. STATSFÆNGSLETS INDTÆGTER fremkommer i det væsentlige i forbindelse med - aftaler om leverancer af arbejdsdriftens pro- dukter, jfr. afsnit 9 - aftaler vedrørende refusioner m.v. til indsatte - salg af forplejning - ansættelse af langtidsledige med kommunal refusion - betaling fra indsatte vedrørende ophold, rejser, erstatninger m.v. - dagpengerefusioner. 3.1.2. Statsfængslets SALG PÅ KREDIT er baseret på følgende principper: - betaling 30 dage netto, - beløbet opkræves ved udsendelse af faktura - opkrævning af statsinstitutioner, der er tilknyttet SCR, foretages dog ved til- insposteringer og der fremsendes faktura. 3.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN. I instruksens specielle del er i bilag 3 redegjort for ansvars- og kometencefordelingen i statsfængslet for så vidt angår følgende opgaver: a) Disponering, dvs. indgåelse af aftaler, der medfører indtægter til statsfængslet. b) Dokumentation af salg på kredit (i form af følgesedler, kopier af skrivelser m.v.). c) Udskrivning og kontering af nummererede fakturaer til debitorerne. d) Godkendelse af de udskrevne fakturaer, omfattende en kontrol med, at der udskrives fakturaer for alle tilgodehavender, samt efterregning af bilagene. e) Godkendelse af indtægtsbilag vedrørende indbetaling, herunder betaling fra indsatte m.v. omfattende en kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold samt efterregning og kontering. f) Iværksættelse af incasso m.v. 3.3. REGELSÆT VEDRØRENDE FORVALTNING AF INDTÆGTER. a) Disponering skal ske i overensstemmelse med de generelle og specielle forudsætninger, hvorunder statsfængslets bevillinger er givet, samt i øvrigt under hensyntagen til de materielle og beløbsmæssige bestemmelser i finansministeriets budgetvejledning. b) Forhold, der påregnes at medføre indbetalinger, skal dokumenteres så tidligt som muligt. c) De kontrollerede bilag skal forsynes med en godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning. d) Udlevering af varer, dokumenter m.v. på kredit må kun ske mod kvittering. e) Ved forsinket betaling iværksættes incasso. Dette skal ske ved rykning af debitor 14 dage efter seneste betalingsdato. Samtidig gøres der notat herom på fakturakopien. Der rykkes ydeligere 2 gange pr. faktura. Dette skal ske 3 uger efter henholdsvis 1. og 2. rykker. Såfremt fordringen ikke er afregnet efter de 3 rykkere, skal der inden 1 uge ske indberetning herom til direktoratet for kriminalforsorgen med instilling om, hvorledes fordringen bør søges inddrevet. Indberetningen skal tillige indeholde indstilling om, hvorledes eventuelt fastsatte leveringer bør afvikles. Opnås der i forbindelse med incasso ikke dækning af et tilgodehavende, skal der med pssende mellemrum og inden forældelsesfristens udløb indhentes oplysninger om debitors økonomi med henblik på eventuel genoptagelse af incasso. Direktoratet for kriminalforsorgen skal løbende holdes underrettet herom. Dette gælder dog ikke, såfremt fordringen nedskrives som følge af konkurs, tvangsakkord eller lignende. Såfremt statsfængslet bliver opmærksom på, at debitor har standset sine betlainger skal direktoratet for kriminalforsorgen snarest underrettes med henblik på godkendelse af anmeldelse af sin fordring overfor skifteretten. f) Indsendelse af bilag til direktoratets løn- og regnskabskontor sker efter reglerne i afsnit 2.3.4. 4. REGNSKABSMÆSSIG REGISTRERING. 4.1. GENERELT. Statsfængslets regnskabsmæssige registrering, der omfatter registrering i bevillingsregnskabet og i kreditor- og debitorregnskaberne samt i interne regnskaber (aktivitetsregnskaber) med dertil knyttede afstemninger, fejlrettelser m.v., foretages af direktoratets løn- og regnskabskontor. Statsfængslet foretager dog den regnskabsmæssige registrering i forbindelse med udbetaling af arbejdspenge m.v. jfr. punkt 4.3.1.1. Statsfængslets kontoplan skal udformes og vedligeholdes i overensstemmelse med bevillingslovene og statens kontoplan med tilhørende vejledning. Dette arbejde varetages af direktoratets løn- og regnskabskontor. 4.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN. Statsfængslets regnskabsmæssige registrering varetages således: a) Underskrivning af checks m.v. varetages af statsfængslets kasse i samarbejde med fængselsinspektøren eller dennes stedfortræder, jfr. afsnit 5.2. b) Administration af beholdningen af ubrugte betalingsordrer, dvs. checkblanketter m.v., varetages af statsfængslets kasse i samarbejde med fængselsinspektøren eller dennes stedfortræder jfr. afsnit 5.2. I instruksens specielle del er som bilag 4 i hensigtsmæssigt omfang redegjort for, hvorledes statsfængslets og kassens arbejdsopgaver er fordelt på medarbejderne. 4.3. REGELSÆT VEDRØRENDE DEN REGNSKABSMÆSSIGE REGISTRERING. 4.3.1. REGISTRERINGENS TILRETTELÆGGELSE. Ved tilrettelæggelsen af den regnskabsmæssige registrering foretager direktoratets løn- og regnskabskontor følgende: a) Den løbende regnskabsmæssige registrering sker ved anvendelse af terminalen i direktoratets løn- og regnskabskontor, og omfatter bilag vedrørende udgifter og indtægter, herunder bilag fra statsfængslets kasse. b) Forud for iværksættelsen af registreringen kontrollerer løn- og regnskabskontoret, at regnskabsbilagene er godkendt af hertil bemyndigede personer, og at konteringen er korrekt. c) Løn- og regnskabskontoret registrerer udgifter og indtægter i SCR-systemet hurtigst muligt efter at bilagene er indsendt til direktoratet, jfr. afsnittene 2.3.4. og 3.3. pkt. f. Senest i den regnskabsmæssige supplementsperiode foretages registrering på udgifts- og indtægtskonti vedrørende gammelt finansår, såfremt leveringen af en vare eller tjenesteydelse til eller fra staten har fundet sted, eller anden fordring er opstået inden finansårets udløb. d) Løn- og regnskabskontoret giver bilagene påtegning om, at registreringen er sket. 4.3.1.1. SÆRLIGT VEDRØRENDE INDSATTES TILGODEHAVENDE. Regnskabet føres som et særligt regnskab (biregnskab) vedrørende de indsattes økonomiske forhold. Dette regnskab skal danne grundlag for månedlige afstemninger med statsregnskabet (SCR) samt udvise det til enhver tid eksisterende mellemværende mellem den indsatte og afsoningsstedet. Regnskabet føres på grundlag af dusørsedler, kassebilag, købsfakturaer og omposteringsbilag. Arbejdsugen er fra mandag til søndag. Forskud: Der kan ved indsættelsen af hæfteafsonere forskudsvis udbetales et mindre beløb, jfr. cirkulære af 13. september 1978 om arbejdstid og arbejdspenge m.v. Forskudsbeløbet debiteres på konto 0600.53.7 - arbejdspenge. Eventuelle forskudsbeløb modregnes ved førstkommende lønudbetaling. Arbejdspenge: Dusørsedlerne, der modtages fra arbejdsstederne, efterregnes og kontrolleres. Eventuelle fradrag påføres genpart af dusørsedlerne, der lægges i de udfyldte lønningsposer. Kassereren udleverer lønningsposerne til afdelingspersonalet, der kvitterer for antallet af lønningsposer og forestår udbetaling til de indsatte. De kvitterede lønningsposer tilbageleveres kassereren, der kontrollerer, at de indsatte har kvitteret på posen for beløbets modtagelse. Samtidig med udfærdigelse af kassebilaget udfærdiges omposteringsbilag vedrørende eventuelle fradrag i arbejdspengene. Rekapitulation vedrørende arbejdspenge og arbejdstimer foretages i samme uge. Arbejdspengene debiteres konto 0600.53.7 vedrørende de forskellige fagområder. Overførsel: Ved overførsel til anden anstalt eller til arresthus overføres saldo på indsattes konto til det nye afsoningssted ved tilinspostring, for arresthusenes vedkommende til konto 9499.00.8. 4.3.2. AFSTEMNINGER, KONTROLLER M.V. a) Der skal løbende foretages afstemninger, kontroller og eventuelle fejlrettelser af den regnskabsmæssige registrering. b) Der skal løbende føres kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender, herunder at de dermed forbundne udgiftsbilag er godkendt af de relevante medarbejdere. c) Ved udstedelse af checks skal føres kontrol med, at der foreligger udgiftsbilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere, at checks er udfyldt i overensstemmelse med udgiftsbilagene, samt at de anvendes i nummerorden. 5. BETALINGSFORRETNINGER. 5.1. GENERELT. I instruksens specielle del er i bilag 5 givet oplysning om: a) Statsfængslets maksimale beholdning af likvide midler (kasse- og bankbeholdning), herunder den tilladte kontantbeholdning. b) Statsfængslets bankforbindelse. c) Eventuelle underkasser og forskudskasser under statsfængslets kasse. 5.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN. Statsfængslets kontante betalingsforretninger varetages af statsfængslets kasse. I instruksens specielle del er i bilag 5 redegjort for, hvem der har ansvaret for statsfængslets kasse, og hvem der er dennes stedfortræder. I den forbindelse bemærkes, at statsfængslets bogholderiopgaver varetages af direktoratets løn- og regnskabskontor, jfr. afsnit 4.3.1., således at kassens medarbejdere ikke har egentlige bogføringsopgaver. a) Oprettelse og nedlæggelse af konti i pengeinstitutter forestås af fængselsinspektøren og kassereren. b) Udstedelse af og underskrift på checks og andre udbetalingsordrer varetages af kassereren i samarbejde med fængselsinspektøren eller dennes stedfortræder. c) Administration af beholdninger af ubrugte udbetalingsordrer (betalingsblanketter m.v.) omfattende: - rekvisition af udbetalingsordrer, - antals- og nummerkontrol med modtagne udbe- talingsordrer, - udlevering af disse (i nummerorden og mod kvit- tering). varetages i fællesskab af kassereren og fængselsinspektøren. d) Administration/regnskab vedrørende frimærker, billetrekvisitioner o.l. foretages efter fængselsinspektørens nærmere bestemmelser. Der henvises i øvrigt til instruksens specielle del bilag 5. 5.3. REGELSÆT VEDRØRENDE BETALINGSFORRETNINGER. a) Betalinger direkte over statsfængslets kasse bør begrænses til alene at omfatte udgifter og indtægter, som det ikke vil være hensigtsmæssigt at ekspedere via direktoratets løn- og regnskabskontor (SCR/SCL). Ingen udgifter må afholdes af kassen, uden at der foreligger bilag herfor. Inden udbetaling finder sted, skal ethvert udgiftsbilag være godkendt af den medarbejder ved statsfængslet, som er ansvarlig for det pågældende tjenesteområde og bilaget skal være forsynet med checkbeskytterstempel. b) Statsfængslet skal foretage en løbende registrering i kasserapporten om ind- og udbetalte beløb. Registreringen skal ske under den dato, hvor betalingen har fundet sted. Registreringen i kasserapporterne skal daglig afstemmes med kassebeholdningen og lejlighedsvis med oplysninger fra pengeinstitut i forbindelse med modtagelse af kontoudtog, dog mindst 1 gang om måneden. c) Eventuelle kassedifferencer skal straks registreres i kasserapporten og indberettes til fængselsinspektøren. Kassedifferencer fra 200 kr. og indtil 1.000 kr. skal omgående indberettes til direktoratets 1. kontor, der underretter rigsrevisionen. Kassedifferencer på 1.000 kr. og derover indberettes omgående til direktoratets 1. kontor og skal samtidig af statsfængslet indberettes til rigsrevisionen. Ved tyveri - uanset beløbsstørrelse - foretages omgående indberetning til direktoratets 1. kontor, der underretter rigsrevisionen. d) Kassebeholdningen må ikke sammenblandets med beløb, som er statsfængslet uvedkommende. Såfremt kassereren er kasserer for foreninger og lignende, skal dette meddeles rigsrevisionen i forbindelse med rigsrevisionens besøg i statsfængslet. Effekter, der er staten uvedkommende, må ikke forefindes i kassen/pengeskabet. Forskudsbilag må ikke indgå i kassebeholdningen, men skal registreres i statsfængslets regnskab. Personalechecks må ikke indløses. Modtagne checks, postgiroanvisninger m.v. skal straks eller senest den følgende dag indløses eller indsættes i statsfængslets pengeinstitut. e) Ved udbetalinger skal der føres kontrol med, at der foreligger bilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere. Checks skal anvendes i nummerorden, og de udstedte checks skal krydses. Ved udbetalinger direkte fra kassen skal der afkræves kvittering. Bilagene eller en udarbejdet oversigt over bilagene skal dateres og forsynes med en påtegning om, at den ovenfor nævnte kontrol er gennemført. Der skal endvidere foretages henvisning til anvendte checks eller andre udbetalingsordrer. f) Der skal udstedes kvitteringer ved indbetalinger direkte til kassen. Kvitteringerne skal afgives på en måde, der sikrer en kontrol med indbetalingen. På kvitteringerne skal angives, på hvilken måde betalingen har fundet sted, medmindre betalingen er sket ved anvendelse af pengesedler eller skillemønt. g) Indbetalinger direkte til kassen kan ske ved indlevering af følgende betalingsmidler: Danske pengesedler og skillemønt, checks trukket på danske pengeinstitutter, postanvisninger og giroudbetalingskort. Checks m.v. må ikke lyde på væsentligt større beløb end det, der skal indbetales. De må ikke være dateret tidligere end 8 dage før indbetalingsdagen og må ikke være fremdateret. De modtagne checks skal krydses af udstederen eller af statsfængslet ved modtagelsen. h) Det påhviler fængselsinspektøren ved kvartårlige uanmeldte kasseeftersyn at sikre sig, at midlerne i statsfængslets kasser er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt. Det skal af kasserapporten fremgå, at eftersyn er foretaget. i) Overskydende kassebeholdninger skal indsendes til direktoratet. j) Statsfængslets kasse skal efter kontortid anbringes i pengeskab eller andet sikkert opbevaringssted. På samme måde opbevares tillige beholdningen af ubrugte udbetlaingsordrer (checks, m.v.). k) Der må kun i strengt nødvendigt omfang og kun med fængselsinspektørens tilladelse i hvert enkelt tilfælde oprettes forskuds/underkasser. Forskuds/underkassen skal daglig afstemmes og mindst 1 gang ugentlig afregnes med hovedkassen. l) Ved oprettelse af konti i pengeinstitutter skal det sikres, at der til enhver tid opnås den højst mulige forrentning af indeståendet. Rentetilskrivning skal indføres i kasserapporten. 6. KONTROL MED VÆRDIPOST. 6.1. GENERELT. Arbejdsopgaverne omfatter gennemførelse af en særlig kontrol og registrering af værdipost, dvs. checks, postanvisninger, værdipapirer, anbefalede breve, gældsbeviser o.l. 6.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN. I instruksens specielle del er i bilag 6 redegjort for, hvilke medarbejdere, der to og to i forening forestår poståbning, udtagning og registrering samt intern fordeling af værdiposten. I bilaget er endvidere redegjort for, hvilke medarbejdere i statsfængslets kasse og fængselsinspektør eller dennes stedfortræder, der medvirker ved gennemførelsen af kontrol og registrering af værdipost. 6.3. REGELSÆT VEDRØRENDE KONTROLLEN MED VÆRDIPOST. a) I forbindelse med poståbningen forsynes værdiposten med modtagelsesstempel og registreres herefter i værdiindgangsbogen med oplysninger om ankomstdato, værdiens art og afsender. Checks skal forsynes med endosseringsstempel på bagsiden. b) Indkomne checks, postgiroanvisninger m.v. afleveres til kassen mod kvittering i værdiindgangsbogen. Øvrig værdipost udleveres til modtager efter kvittering i værdiindgangsbogen. c) Bogholderiet udskriver indtægtsbilag til kassen og bogholderiet skal efterfølgende føre kontrol med, at de modtagne værdier bliver registreret i statsfængslets regnskab. 7. KRIMINALFORSORGENS ARBEJDSDRIFT. 7.1. GENERELT. Statsfængslets arbejdsdrift omfatter indsattes beskæftigelse ved produktion af varer med videresalg for øje. 7.2. ANSVARS- OG KOMPETENCEFORDELINGEN. I instruksens specielle del er i bilag 2 og 3 redegjort for ansvars- og kompetencefordelingen i forbindelse med ledelsen af statsfængslets arbejdsdrift. 7.3. REGNSKABSMÆSSIG REGISTRERING. a) Regnskabet for arbejdsdriften føres over et fabrikationsregnskab omfattende indtægter og udgifter. b) Varer, der er leveret til andre anstalter eller til statsfængslets eget brug, faktureres som varer til andre debitorer. c) Fællesomkostninger ved arbejdsdriften skal ved udgiftens afholdelse registreres direkte på de enkelte fag. Fordeling af lønomkostninger (det gældende lønfaktortal for det enkelte fag) sker månedsvis. 7.4. FORVALTNING AF VAREBEHOLDNINGER OG MASKINPARK M.V. a) Af hensyn til kontrollen med beholdningers tilstedeværelse og forvaltningen af beholdninger i øvrigt skal der på økonomikontoret føres et lagerregnskab, der udviser beholdningen af råstoffer og salgsvarer og tillige indeholde oplysninger om priser. b) Varebeholdningerne bør ikke overstige, hvad der må anses for nødvendigt under hensyntagen til de enkelte fags uforstyrrede virksomhed samt til forsvarlig indkøbs- og lagerøkonomi. c) Der skal vedregnskabsårets udgang og i øvrigt efter behov foretages optælling af de faktiske lagerbeholdninger og afstemning af disse optællinger med de kvantitative fortegnelser. I forbindelse hermed foretages kassation/nedskrivning af beholdningerne for så vidt angår ukurante varer. Endvidere foretages ned- og opskrivninger (beholdningsforskydninger) af beholdningerne som følge af differencer mellem de registrerede varemængder og de faktiske beholdninger. Væsentlige ned- og opskrivninger af værdien udover den almindelige prisudvikling skal godkendes af direktoratet for kriminalforsorgen, 3. ekspeditionskontor, og skal i øvrigt fremgå af regnskaberne. Endvidere posteres på de enkelte fags konti beholdningsforskydningerne ved regnskabsårets afslutning. d) Der føres et maskinregnskab over arbejdsdriftens maskinpark anskaffet af anlægsmidler. Regnskabet føres af økonomikontoret for hver maskine indeholdende oplysninger om: - anskaffelsestidspunkt - anskaffelsessum - leverandør - anbringelsessted (fag). e) I forbindelse med årsafslutningen skal der som hditil foretages afskrivning på maskiner anskaffet af anlægsmidler. f) Maskin- og inventaranskaffelser købt over statsfængslets driftsbevillinger bogføres på driftsregnskabet, og der føres et regnskab for hver maskine, men dog kun hvor anskaffelssessummen overstiger kr. 5.000,00. Regnskabet skal indeholde samme oplysninger som foran anført. Beholdningsregnskaber (råstoffer, salgsvarer og maskiner) kan registreres såvel manuelt som via edb. 7.5. PRISFASTSÆTTELSEN AF ARBEJDSDRIFTENS VAREPRODUKTION. a) Ved fastsættelse af priser for arbejdsdriftens produkter bør det tilstræbes, at priserne så vidt muligt fastsættes i overensstemmelse med priserne i det frie erhverv for tilsvarende produkter. b) For værkstedsdriftens vedkommende sker prisfastsættelsen på grundlag af en klakulation over de medgåede direkte omkostninger samt en avance således at salgsprisen kan fastsættes som anført ovenfor i pkt. a). c) Ved udarbejdelse af større/vigtigere kalkulationer skal disse med statsfængslets forslag til prisansættelse indsendes til direktoratet for kriminalforsorgen 3. ekspeditionskontor, for kontrol og godkendelse. 8. REGELSÆT VEDRØRENDE ADMINISTRATION AF KAPITALER FOR ANDRE (DEPOSITA). a) Overlevering af indsattes værdigenstande (bankbøger, feriekort m.v.) mellem indsatte og ansatte eller mellem ansatte må kun finde sted mod udstedelse af kvittering. b) Det påhviler statsfængslet at føre fortegnelser over nævnte beholdninger. c) Registrering af indsattes værdipost foretages i statsfængslets bogholderi på beholdningskonto, jfr. kontoplanen. Ved registrering af hævekort, dankort, kontokort, checkhæfte m.v. værdisættes sådanne værdigenstande til kr. 1,00.

INSTRUKSENS SPECIELLE DEL (* 1)