FORSVARSKOMMANDOBESTEMMELSE P.405-4 om administrative bestemmelser for Forsvarets personeludviklings- og bedømmelsessystem for civilt personel (FORPUBS CIV).

FORSVARSKOMMANDOBESTEMMELSE P.405-4 om administrative bestemmelser for Forsvarets personeludviklings- og bedømmelsessystem for civilt personel (FORPUBS CIV).

Ref.: KFF B.3-1976.

Tillæg

A. Eksempelvise stillingsbetegnelser for civilt personel.

B. Vejledning i udfyldelse af personeludviklings- og bedømmelsesskema.

C. Vejledning i gennemførelse af udviklingssamtaler.

D. Vejledning i brug af udviklingssamtaleskemaer , med bilag 1 og 2).

E. Oversigt over tjenestestillinger.

F. Fordelingsliste.

Bilag: Personeludviklings- og bedømmelsesskema for civilt personel.

FORORD

1. Nærværende bestemmelser for Forsvarets Personeludviklings- og Bedømmelsessystem for civilt personel (FORPUBS CIV) er fastsat i henhold til ref. og på baggrund af forhandling med Akademikernes Centralorganisation (AC), Statstjenestemændenes Centralorganisation I og II (CO I og CO II) samt Centralorganisationen for overenskomstansatte i staten (CO-STAT).

Det er chefers ansvar, at bestemmelserne til enhver tid er kendt af alt berørt personel.

FORMÅL

2. Ifølge ref. er formålet med FORPUBS at fremme den enkeltes udvikling og forsvarets effektivitet.

a. FORPUBS skal hos medarbejderen tilgodese behovet for

- at kende chefen/lederen i relation til arbejdet,

- at vide, hvordan egen arbejdsindsats vurderes og kende egne udviklings- og fremtidsmuligheder,

- eventuel korrektion af den opfattelse, pågældende har af sig selv, samt

- at kunne yde aktiv indflydelse på egne muligheder under hensyntagen til egne funktionsbetingelser.

b. FORPUBS skal hos chefen/lederen tilgodese behovet for

- at kende den enkelte medarbejder i relation til dennes arbejde og for en eventuel korrektion af den opfattelse chefen/lederen har af medarbejderen,

- at kunne tilrettelægge løsninger af pålagte opgaver,

- at kunne fastlægge uddannelses- og træningsbehov

- at kunne vejlede, rådgive og aktivt støtte den enkelte medarbejder med henblik på dennes fortsatte udvikling samt

- for at kunne sikre den bedst mulige anvendelse af tilstedeværende menneskelige ressourcer.

c. FORPUBS skal hos højere myndigheder tilgodese behovet for

- at få systematisk information om kvalitative og kvantitative personelressourcer i organisationen med henblik på at kunne danne grundlag for personelplanlægning, personeldisponering og avancement.

OMFANG

3. FORPUBS omfatter alt civilt personel, der varetager stillinger på chef-, leder- og mellemlederniveau, og således som det eksempelvis fremgår af tillæg A.

Herudover kan øvrigt civilt personel omfattes, såfremt normhavende myndighed accepterer et af medarbejderen fremsat og begrundet ønske. For øvrigt civilt personel gennemføres personelbedømmelse i følgende tilfælde

- ved ansøgning om stillinger på et højere funktionsniveau,

- ved ansøgning om uddannelser/kurser, der er særligt bekostelige eller af mere end 20 arbejdsdages varighed.

Såfremt ansøgning i nævnte tilfælde imødekommes, vil den pågældende være omfattet af systemet.

MIDLER

4. FORPUBS formål opfyldes ved systematisk anvendelse af

- udviklingssamtaler og

- personelbedømmelser.

UDVIKLINGSSAMTALER

5. Udviklingssamtaler gennemføres som årlige ordinære udviklingssamtaler samt som tiltrædelses-, opfølgnings- og bedømmelsessamtaler. Herudover afholdes udviklingssamtaler, når chefen/lederen finder det påkrævet, eller medarbejderen fremsætter ønske herom.

Udviklingssamtaler afholdes af nærmest foresatte chef/leder i henhold til godkendt organisationsskema for tjenestestedet.

Bedømmelsessamtaler erstatter den årlige ordinære udviklingssamtale.

Vejledning i gennemførelse af de forskellige typer af udviklingssamtaler fremgår af tillæg C (»Vejledning i gennemførelse af udviklingssamtaler« (FMI vare nr./LNR VFB 1586 (87) (576.000-40) 530-22-400-1174)), der sammen med tillæg D (»Vejledning i brug af udviklingssamtaleskemaer« (FMI vare nr./LNR VFB 1587 (87) (576.000-41) 7530-22-400-1175)) og bilag 1 til tillæg D (»Forberedelse til udviklingssamtale« (FMI vare nr./LNR VFB 1588 (87) (576.000-42) 7530-22-4OO-1176)) udleveres til medarbejderen i god tid før udviklingssamtalens gennemførelse.

I forbindelse med udviklingssamtaler udfærdiges konklusionsskema (FMI vare nr./LNR VFB 1589 (87) (576.000-43) 7530-22-400-1177) i 2 eksemplarer for opbevaring hos henholdsvis medarbejder og chef/ leder. Vejledning i brug af konklusionsskema fremgår af tillæg D.

FRATRÆDELSESSAMTALER

6. Når en medarbejder afgår fra tjenestestedet, gennemføres en fratrædelsessamtale efter de i tillæg C angivne retningslinier.

PERSONELBEDØMMELSER

7. Personelbedømmelser afgives af den nærmest foresatte chef/leder i henhold til godkendt organisationsskema for tjenestestedet.

Personelbedømmelser skal dels danne grundlag for en udviklingssamtale af typen bedømmelsessamtale, dels bruges som information til højere myndighed, jf. pkt. 2.c.

BEDØMMELSESTERMINER

8. Personelbedømmelse må kun omfatte den tjenesteperiode, der ligger efter den sidst afgivne bedømmelse.

a. Personelbedømmelser afgives

- hvert 5. år,

- ved chef/lederskifte,

- ved en eventuel prøvetids udløb,

- ved medarbejderens ansøgning om anden tjenestestilling i forsvaret, såfremt sidst afgivne bedømmelse er mere end 2 år gammel,

- ved ansøgning om uddannelser/kurser, der er særligt bekostelige eller af mere end 20 arbejdsdages varighed,

- når normhavende myndighed accepterer et af medarbejderen fremsat og begrundet ønske herom,

- når en foresat myndighed i særlig anledning finder det påkrævet,

- når en bedømmer finder, at medarbejderens forhold har ændret sig således, at det medfører ændringer af væsentligt omfang i forhold til den sidst afgivne bedømmelse.

De periodiske personelbedømmelser afgives (hvert 5. år) i de år, hvor den pågældendes levealder er delelig med 5 og inden for det kvartal, hvori vedkommende fylder år.

Personelbedømmelse afgivet inden for de sidste 6 måneder erstatter anden bedømmelse.

b. Der afgives normalt ikke personelbedømmelse

- for tjenesteperioder under 3 måneders varighed,

- for personel, der er fyldt 60 år.

c. For personel, der er elever på forsvarets skoler og kurser m.v., afgives alene personelbedømmelse i forbindelse med uddannelsens afslutning for de uddannelser, der har en varighed af 3 måneder og derover, eller når en elev indstilles til afgang fra disse uddannelser.

AFGIVELSE , FORSENDELSE, OPBEVARING M.V.

9. a. Personelbedømmelse afgives i eet eksemplar på skema for personelbedømmelse (FMI vare nr./LNR VFB 1585 (87) (576.000-39) 7530-22-400-1173).

Vejledning i udfyldelse af skema for personelbedømmelse er anført i tillæg B.

b. Personelbedømmelser sendes ad kommandovejen til normhavende myndighed. Chefer/ledere på overliggende niveau påtegner personelbedømmelsen og kan herunder anføre supplerende bemærkninger.

c. For de i tillæg E anførte tjenestestillinger videresender normhavende myndighed personelbedømmelsen til Forsvarskommandoen.

d. Personelbedømmelser behandles og forsendes efter de i FKOBST P.321-1 fastsatte bestemmelser.

e. En afgiven personelbedømmelse skal være normhavende myndighed i hænde snarest belejligt og som hovedreglen inden for 1 måned efter afgivelsen. Ved normhavende myndigheds videresendelse af ansøgninger om anden tjenestestilling skal personelbedømmelse vedlægges.

f. Kopier af personelbedømmelser, der i henhold til reglerne i pkt. 10.a. er udleveret til en chef/leder (bedømmer), skal senest ved dennes afgang fra tjenestestillingen indsendes med henblik på destruktion ved den myndighed, der opbevarer originaleksemplaret. Originaleksemplaret påføres bemærkning om og dato for destruktionen.

UDLEVERING AF PERSONELBEDØMMELSER

10. a. Normhavende myndighed foranlediger kopier af den enkelte personelbedømmelse udleveret til respektive medarbejdere og chef/leder (bedømmer).

b. For de i tillæg E nævnte tjenestestillinger opbevares ligeledes kopi ved normhavende myndighed.

ANKEMULIGHED

11. Med angivelse af begrundelse kan medarbejdere anke en personelbedømmelse til niveauet over bedømmeren. Ved ankens behandling kan medarbejderen efter ønske inddrage tillidsrepræsentanten/kontaktpersonen.

Giver denne anke ikke tilfredsstillende løsning for medarbejderen, kan tillidsrepræsentanten indbringe sagen for chefen for normhavende myndighed.

Sluttelig kan centralorganisationen i helt ekstraordinære tilfælde indbringe anken for Forsvarskommandoen.

EB

J.O.FISCHER

kontreadmiral

Chef for Personelstaben

Fordeling: Se tillæg F

TILLÆG A

EKSEMPELVISE STILLINGSBETEGNELSER FOR CIVILT PERSONEL

FOR HVILKE, DER SKAL AFGIVES PERIODISKE PERSONELBEDØMELSER.

FORPUBS CIV omfatter alt civilt personel, der varetager stillinger på chef-, leder- og mellemlederniveau; eksempelvis således

CHEFNIVEAU

Alle stillinger i lønramme 35 og højere niveau samt tilsvarende stillinger på overenskomstvilkår; eksempelvis

- Afdelingsingeniør

- Chef for Orlogsværftet

- Hovedværkstedschef

- Kontorchef

- Overingeniør

- Teknisk chef.

LEDERNIVEAU

Alle stillinger fra lønramme 15/16 til og med lønramme 34 samt tilsvarende stillinger på overenskomstvilkår; eksempelvis

- Afdelingsleder

- Afdelingssygeplejerske

- Cafeteriabestyrer

- Cand. pharm.

- EDB-konsulent

- Forplejningsleder

- Fuldmægtig (AC)

- Ingeniør (civil-, akademi- og teknikumingeniør)

- Kasernemester

- Kontrolmester

- Konstruktør

- Kontorfuldmægtig

- Lektor

- Magister

- Maskinmester

- Materielmester

- Navigationsmester

- Overkonstruktør

- Overværkmester

- Sekretær (AC)

- Vejleder

- Værftformand

- Værkmester.

MELLEMLEDERNIVEAU

Alle stillinger fra lønramme 7 til og med lønramme 14/15 samt tilsvarende stillinger på overenskomstvilkår; eksempelvis

- Forplejningsassistent

- Instruktør

- Kaserneforvalter

- Kvartermester

- Materielforvalter

- Overassistent (for overenskomstansatte dog forudsat ledelsesfunktioner

- Overkontorbetjent.

TILLÆG B

VEJLEDNING I UDFYLDELSE AF

PERSONELUDVIKLINGS- OG BEDØMMELSESSKEMA

FOR CIVILT PERSONEL

GENERELT

1. Et væsentligt princip i forsvarets personeludviklings- og bedømmelsessystemer er, at der gives en ny personelbedømmelse hver gang. Bedømmeren skal således alene give udtryk for sin vurdering af medarbejderen i den givne bedømmelsesperiode og ikke henvise til tidligere afgivne bedømmelser.

BEMÆRKNINGER TIL SKEMAETS PUNKTER

2. Ad pkt. 1.2

Her anføres den stillingsbetegnelse og eventuel lønramme, den pågældende er ansat med. F. eks. Afdelingsingeniør, Ingeniør, Kasernemester, Kontorfuldmægtig, Materielmester, Overassistent o. lign.

Ad pkt. 1.4

Her anføres den pågældendes ansættelsesform, eksempelvis

- Tjenestemand,

- tjenestemandslignende vilkår eller

- overenskomstansat.

Ad pkt. 1.5

Her anføres den pågældendes funktion i henhold til bemandingsreglementet. F. eks. Kaserneassistent, Leder af sekretariatet, Sagsbehandler, Sektionschef o.lign.

Ad pkt. 1.9

Her anføres f. eks. periodisk bedømmelse, ansøgning om anden stilling, ansøgning om uddannelse.

Ad pkt. 2

Den mest grundlæggende information om medarbejderens kompetence ligger i beskrivelsen af de arbejdsopgaver, der rent faktisk har været varetaget i bedømmelsesperioden. I den efterfølgende vurdering af tjenestens udførelse nuanceres denne information, men vurderingerne skal stedse ses i forhold til de opgaver, som medarbejderen har haft. Det er derfor vigtigt at angive så præcist som muligt, hvad tjenestestillingens opgaveindhold har været. Punktet må hellere udfyldes konkret og detaljeret end generelt og summarisk. Da bedømmelsesperioden kan være op til fem år, kan der have udviklet sig væsentlige opgavemæssige afvigelser fra den formelle stillingsbeskrivelse. Udfyldelsen af pkt. 2 bør derfor overvejes meget grundigt, og kan evt. give anledning til at foranstalte stillingsbeskrivelsen revideret.

Ad pkt. 3

I dette punkt skal der gives oplysning om, hvorvidt medarbejderen inden for de enkelte områder ligger »under«, »inden for« eller »over« den anførte norm.

Ved afkrydsningen er det vigtigt, at bedømmeren anvender de givne normbeskrivelser frem for en eventuel anden personlig opfattelse af overskrifternes betydning.

Ved at normen er defineret, får de enkelte bedømmere samme udgangspunkt. Der er ikke mulighed for at angive, i hvor høj grad den pågældende eventuelt ligger »over« eller »under« normen. Dette er ikke påkrævet, idet pkt. hovedsagelig er beregnet til at angive, om der inden for det enkelte område er tendenser i op- eller nedadgående retning. Man peger dermed direkte på områder, der bør tages særligt hensyn til i den pågældendes fremtidige udvikling og dermed uddannelse og tjeneste. Ydermere skal det på denne måde imødegås, at der går inflation i bedømmelserne.

Bedømmelsesskemaet skal anvendes på meget forskelligartede tjenestestillinger på mange forskellige niveauer. Det må derfor erindres, at der ikke skal afgives bedømmelse af noget, der ikke er et rimeligt grundlag for at bedømme. Det skal bemærkes, at selv om pkt. 3.1.2 normalt forudsætter, at medarbejderen har haft et vist omfang af ledelsesopgaver i bedømmelsesperioden, kan visse af underpunkterne være relevante, også når dette ikke har været til fældet.

Hvad der i en given funktion skal opfattes som »inden for norm« for tjenestens udførelse, skal ikke primært være styret af en sammenligning med andre medarbejderes funktion i samme eller tilsvarende tjenestestillinger. Snarere skal det ses i forhold til de krav, der med rimelighed kan udledes af stillingsbeskrivelse og gældende bestemmelser, forskrifter og instrukser, ligesom tages hensyn til den pågældende medarbejders tjenestealder og erfaring.

Såfremt der i eet eller flere af underpunkterne anvendes »over« eller »under« norm, skal dette nærmere begrundes ved almindelig tekst i pkt. 3.2. En bedømmelse inden for norm kan ligeledes nærmere uddybes.

Ad pkt. 4

Heri foretages (pkt. 4. 1) en vurdering af medarbejderens tjeneste i nuværende stilling. Som det fremgår, er der her ingen mulighed for at afstå fra en vurdering, idet rubrikken »savner grundlag« her er udeladt. Dette skyldes, at bedømmelsesperioden normalt som minimum er 3 måneder (og som regel betydeligt længere), hvilket under almindelige forhold må være tilstrækkeligt til, at en vurdering kan gives.

Anses medarbejderens tjeneste for at være »mindre tilfredsstillende«, skal der - som supplement til det i pkt. 3 anførte - i pkt. 4.1.1 gives en uddybende begrundelse, således at det konkret angives, hvori det mindre tilfredsstillende består, ligesom det skal anføres, om tjenesten ligger inden for det acceptable (den pågældende »gør fyldest«), eller om den er uacceptabel (den pågældende »gør ikke fyldest«).

Også en vurdering på »meget tilfredsstillende« skal begrundes ved almindelig tekst i pkt. 4.1.1, således at det konkret angives, hvori det meget til fredsstillende består.

En vurdering på »tilfredsstillende« kan ligeledes nærmere uddybes.

På baggrund af den foretagne bedømmelse i nuværende stilling skal der endvidere i pkt. 4.2 gives en vurdering af medarbejderens muligheder for tjeneste på næsthøjere niveau, såfremt dette er til stede inden for personelfaggruppens rammer. Denne vurdering skal under alle omstændigheder gives en uddybende begrundelse i pkt. 4.2.1.

I pkt. 4.3 skal oplyses, om medarbejderen har vist evner m.v., som eventuelt vil kunne nyttiggøres bedre i andet tjenesteområde. En sådan oplysning, der specielt er af betydning, hvis den bedømte har specifikke vanskeligheder i sin nuværende tjeneste, vil også under andre omstændigheder være væsentlig.

Ad pkt. 5

Dette punkt vil som flere andre punkter kun kunne udfyldes ved medarbejderens bistand. I pkt. 5.3 skal bedømmeren anføre sin vurdering/anbefaling af medarbejderens ønsker. En negativ vurdering og anbefaling må således ikke foranledige, at bedømmeren undlader at anføre medarbejderens ønsker.

Ad pkt. 6

Eventuel bemærkning om uenighed vedrørende skemaets indhold anføres her, jf. nedenstående vedrørende pkt. 7.

Endvidere omtales under dette punkt forhold, som samtalen har klarlagt, og som skønnes af betydning for medarbejderens nuværende og fremtidige anvendelse.

Herudover kan andre forhold anføres, f. eks.

- Sprogkundskaber,

- privat erhvervede uddannelser,

- særlige interesser eller færdigheder og

- tillidshverv o.lign.

Udfyldelsen af dette punkt er i høj grad afhængig af medarbejderens medvirken, og det er af betydning, at forhold, som ikke har direkte relation til tjenesten, tages med, idet chefen/lederen ingen mulighed har for at tage hensyn til private forhold, som ikke er kendte. Tillige vil det hyppigst være en hjælp til medarbejderen, at der tages åbent og realistisk fat på eventuelle personlige problemer, f. eks. et alkoholproblem.

Datoer for gennemførte udviklingssamtaler i bedømmelsesperioden anføres her.

Ad pkt. 7.2

Det bemærkes, at medarbejderens underskrift ikke er en accept af de anførte vurderinger.

Såfremt medarbejderen ønsker at præcisere uenighed indhold eller dele heraf, anføres dette i pkt. 6.

Ad pkt. 8

Her anføres de bemærkninger, som skemaets indhold giver anledning til hos de myndigheder/personer, som bedømmelsen skal passere ad kommandovejen til normhavende myndighed.

SUPPLERENDE BEMÆRKNINGER

3. Såfremt uddybning af skemaets punkter måtte kræve mere plads, anføres bemærkninger i bilag, der vedlægges skemaet. Antallet af bilag påføres skemaets pkt. 6.

TILLÆG C

VEJLEDNING I GENNEMFØRELSE AF UDVIKLINGSSAMTALER

Udviklingssamtaler er

a) Tiltrædelsessamtale

b) Opfølgningssamtale

c) Ordinær udviklingssamtale

d) Bedømmelsessamtale

Herudover forekommer fratrædelsessamtaler.

Nærmere vejledning på de følgende sider.

UDVIKLINGSSAMTALER GENERELT

1. Den del af FORPUBS CIV (Forsvarets Personeludviklings- og bedømmelsessystem for civile medarbejdere), der angår personeludviklingen, er i første række en sag mellem den enkelte medarbejders nærmeste chef/leder og medarbejderen selv.

Relationen mellem medarbejder og chef/leder har en væsentlig betydning for klarlæggelse af medarbejderens fremtidige funktionsvilkår og udviklingsbehov. Denne skabes - ud over gennem det daglige samarbejde - gennem jævnlige samtaler mellem medarbejderen og dennes nærmeste chef/leder.

Emnerne for samtalerne er de opgaver, som tjenestestedet har fået pålagt, og som medarbejderen skal være med til at løse, de vilkår, under hvilke opgaverne skal løses, og de udviklings- og uddannelsesmuligheder, der er for medarbejderen.

Alle de samtaler, der føres i medfør af FORPUBS CIV skal ses som udviklingssamtaler i den forstand, at de hver på sin måde skal bidrage til den nævnte klarlæggelse.

Hovedvægten i FORPUBS CIV udviklingssamtaler er lagt på medarbejderens funktionsvilkår og på klarlæggelse af udviklingsbehovet inden for rammerne af den givne tjenestestilling. Til de udvikingssamtaler, der føres i forbindelse med afgivelse af personelbedømmelse, hører endvidere en klarlæggelse af de af medarbejderens udviklings- og uddannelsesmuligheder, der peger ud over rammerne af den aktuelle tjenestestilling.

Udviklingssamtalernes forløb og det gensidige udbytte heraf vil være præget af det forhold, som består mellem medarbejderen og dennes nærmeste foresatte chef/leder - og skal tilrettelægges under hensyntagen hertil.

Det, der i dybeste forstand bestemmer relationen mellem de to parter, er de opgaver, hvis løsning de har et fælles ansvar for. Medarbejderen er over for den foresatte ansvarlig for løsningen af sine tildelte opgaver Den foresatte er opadtil ansvarlig for sine medarbejderes arbejdsresultater, og dermed ansvarlig for, at den enkelte medarbejder er tildelt sådanne arbejdsopgaver og vilkår for deres løsning, at medarbejderens ressourcer kommer bedst muligt til udfoldelse.

Udviklingssamtalerne i FORPUBS CIV tjener primært til at sikre, at medarbejderens arbejgaver og -vilkår harmonerer med hans/hendes funktionsbetingelser. Det træder derved umiddelbart frem, at medarbejderens trivsel og effektivitet betragtes som afhængige af de rammer og vilkår, den foresatte er med til at skabe.

Et mindre iøjnefaldende forhold, som imidlertid også bør bemærkes, er at den foresatte på sin side er afhængig af medarbejderen. Den foresattes ansvar for medarbejderens arbejdsresultater betyder bl.a., at det har følelige arbejdsmæssige konsekvenser for den foresatte, om medarbejderen løser sine opgaver godt eller dårligt; eksempelvis hvor meget tid og energi, den foresatte må bruge på at kontrollere medarbejderens arbejde.

Dette gensidige afhængighedsforhold mellem foresat og medarbejder er både en fordel og en ulempe for udviklingssamtalen.

Det er en fordel, fordi begge har glæde af at nå konstruktive og gensidigt forpligtende resultater af samtalen.

Det er en ulempe, fordi deres respektive egeninteresse i samtalens udfald dels kan hindre en tilstrækkelig fri og åben kommunikation i samtaleforløbet, og dels kan forlede til at undgå at drage handlemæssigt forpligtende konsekvenser af det, der måtte komme frem gennem samtalen.

For at imødegå den første af de nævnte faldgruber er det vigtigt at forberede sig omhyggeligt, herunder lave en disposition, sørge for ro og tid til samtalen, samt under samtalen at lytte opmærksomt uden at tabe målet af syne.

Til imødegåelse af den sidstnævnte faldgrube er det i FORPUBS CIV foreskrevet, at samtalepartnerne i fællesskab skal udfylde et konklusionsskema. Heri skal dels anføres, hvilke forhold, de er blevet enige om at ændre på, og dels hvad de hver for sig selv skal gøre for at realisere de ønskede ændringer.

Som en hjælp til forberedelse og disponering er der udarbejdet et skema »Forberedelse til udviklingssamtale« samt en vejledning til brugen deraf. Forberedelsesskemaet indeholder en række punkter, som kan benyttes af såvel chef/leder som medarbejder ved forberedelsen.

Forberedelsesskemaet er et alment hjælpemiddel. Som supplement er nedenfor anført vejledende bemærkninger til hver af de forekommende typer af udviklingssamtaler.

TILTRÆDELSESSAMTALE.

2. Tiltrædelsessamtale gennemføres, når chef/leder eller medarbejder tiltræder en ny tjenestestilling. Formålet er, at medarbejderen og dennes foresatte straks fra begyndelsen af den ny tjeneste i fællesskab kan drøfte, hvordan de bedst mulige samarbejdsvilkår skabes.

Hvis det er chef/leder, der tiltræder, kan medarbejderen med fordel anvende det almindelige forberedelsesskema. På dette grundlag orienteres den nye chef/leder. som i denne situation har et særligt behov for at lære sine medarbejdere. deres arbejdsopgaver og deres vilkår at kende.

Hvis det er medarbejderen, der tiltræder, vil samtalen være en lejlighed for chef/leder til at uddybe det kendskab til medarbejderen, som måtte være opnået gennem den forudgående ansættelseprocedure. Samtalen er samtidig en naturlig del af den introduktion i tjenestestillingen, som vil være et centralt emne i tiltrædelsessamtalen, og hvis videre forløb beskrives i konklusionsskemaet.

OPFØLGNINGSSAMTALE

Opfølgningssamtale gennemføres efter behov 3 - 4 måneder efter tiltrædelsessamtalen.

På baggrund af erfaringer siden tiltrædelsessamtalen føres samtalen med det formål at korrigere og præcisere medarbejderens arbejdsopgaver og arbejdsvilkår.

ORDINÆR UDVIKLINGSSAMTALE

Formålet er at give medarbejderen og den foresatte lejlighed til i fællesskab at gennemgå forhold af betydning for det daglige samarbejde, herunder anvendelse af medarbejderens ressourcer samt ønsker om ændringer i opgaver, vilkår og uddannelse.

Skemaet »Forberedelse til udviklingssamtale« angiver, hvilke emner der må anses for hensigtsmæssige at inddrage i udviklingssamtalen.

Konklusionsskemaet skal anvendes til at lave en liste - kort eller lang - over de muligheder, der opnås enighed om at udnytte til gavn for den løbende tilpasning af opgaver og vilkår til medarbejderens funktionsbetingelser og udviklingsbehov.

BEDØMMELSESSAMTALE

5. Bedømmelsessamtale gennemføres i forbindelse med afgivelse af personelbedømmelse.

Formålet er at gøre status over en længere sammenhængende tjenesteperiode for på det grundlag at drøfte, hvilke ressourcer hos medarbejderen, der er kommet til udtryk gennem tjenestens udførelse, samt hvorledes disse ressourcer mest hensigtssmæssigt kan anvendes i fremtiden.

Chefen/lederen skal fortælle medarbejderen, hvordan dennes tjeneste vurderes, herunder hvad der opleves som medarbejderens stærke og svage sider. Samtalen skal endvidere anvendes til at klarlægge medarbejderens ønske om fremtidig anvendelse og uddannelse.

Det vil være naturligt for chefen/lederen at tilkendegive sin egen vurdering af medarbejderens muligheder for skift af tjenestestilling eller optagelse på ansøgt uddannelse. Chefen/lederen skal dog være opmærksom på ikke at skabe forventninger på områder, hvor det er højere myndighed, der har den endelige afgørelse.

Da bedømmelsessamtalen som regel vil erstatte den årlige ordinære udviklingssamtale, bør den ikke alene være centreret om personelbedømmelsen og hvad dertil hører, men skal også tilgodese formål i forbindelse med den løbende justering af medarbejderens aktuelle arbejdsforhold. Til disse formål anvendes konklusionsskemaet på samme måde som ved ordinære udviklingssamtaler.

FRATRÆDELSESSAMTALER

6. Fratrædelsessamtale gennemføres ved en medarbejders fratræden.

Formålet er, at medarbejderen sammen med sin foresatte gennemgår forhold, der har haft betydning for medarbejderens holdning til og erfaring med det arbejde, han/hun har udført, og som bør tages i betragtning ved stillingens genbesættelse.

TILLÆG D

VEJLEDNING I BRUG

AF

UDVIKLINGSSAMTALESKEMAER

Udviklingssamtaleskemaerne er

a) forberedelsesskemaet

b) konklusionsskemaet

Foreligger der et konklusionsskema fra en tidligere udviklingssamtale, fremtages dette.

Forberedelsesskemaet kan bruges som disposition for samtalen, men det er ikke noget krav. Det afgørende er, at man i samtalens løb får alle væsentlige forhold drøftet igennem.

Konklusionsskemaet skal altid udfyldes.

Nærmere vejledning på de følgende sider.

TIL MEDARBEJDEREN

En udviklingssamtale er en fortrolig samtale mellem Dem og Deres foresatte.

Mange af de ting, man kan drøfte i en udviklingssamtale, vil være noget, man også taler om fra tid til anden i det daglige.

Udviklingssamtalen skal bl.a. være et sikkerhedsnet, der tjener til, at de måske mere usystematiske diskussioner, der lejlighedsvis er ført i årets løb, bliver samlet op. Det er en lejlighed til at skaffe sig overblik, gøre status og se fremad.

Til daglig er det måske ikke så tit, at De har Deres foresatte til disposition i en sammenhængende, uforstyrret samtale om Deres job og arbejdsvilkår. Det har De ved den årlige udviklingssamtale.

Det er en fordel for både Dem og Deres foresatte, at begge deltagere tager udviklingssamtalen alvorligt og bruger den konstruktivt - uden af den grund at gøre den til et stift og højtideligt foretagende.

Forberedelsesskemaet er en hjælp til Dem, men det står Dem frit for, om De vil bruge det. Det er til rent personligt brug; De beholder det selv, men kan f.eks. bruge det som huskeseddel under udviklingssamtalen.

Forberedelsesskemaet skal tjene til, at De før samtalen får overvejet alle væsentlige forhold, som har betydning for Dem i jobbet. Skriv stikord ned på skemaet. Jo grundigere notater, De gør ved forberedelsen, jo større sandsynlighed er der for, at De får tænkt tingene grundigt igennem og dermed får klarhed over, hvad De vil bruge samtalen til.

Sørg især for at få gjort notat ved de punkter, hvor De har forslag til ændringer og ideer til forbedringer. At få drøftet sådanne forslag og ideer er noget af det centrale i udviklingssamtalen.

Punkter i skemaet, som ikke er relevante, springes naturligvis over.

Konklusionsskemaet skal udfyldes af Dem og Deres foresatte i fællesskab.

Det udfyldes i to eksemplarer; det ene opbevarer Deres foresatte, det andet beholder De selv. Gem det, bl.a. for at kunne følge konklusionerne op ved næste udviklingssamtale.

I konklusionsskemaet skal der i kort form skrives ned, hvad der realistisk kan gøres, for at De kan fungere og trives bedst muligt i Deres job.

En del af det, der kan gøres, har Deres foresatte ikke selv beføjelser til at gøre noget ved, Det skal ikke afholde Dem fra at fremsætte ønsker og forslag, for at disse kan blive bragt videre til rette vedkommende.

Men tænk nok så meget på det, der kan gøres inden for rammerne af Deres foresattes og Deres beføjelser. Det er især på det område, udviklingssamtalen kan føre til synlige resultater inden for en overskuelig tid.

Læs også igennem, hvad der i det følgende er skrevet til Deres foresatte.

TIL DEN FORESATTE

Begynd med at læse det igennem, som i det foregående er skrevet til Deres medarbejder.

For at en udviklingssamtale skal blive vellykket, kræves, at begge deltagere er indstillet på at tage den alvorligt og få noget ud af den.

Som foresat har De dog et særligt ansvar. For det første er De ansvarlig for, at samtalen overhovedet afholdes, og for det andet er det en ledelsesopgave at sikre bedst mulig overensstemmelse mellem medarbejderes funktionsbetingelser og arbejdsvilkår, hvad udviklingssamtalen skal tjene til.

Medarbejderen har almindeligvis kun een nærmeste foresat. Den foresatte derimod har som regel flere forskellige medarbejdere. Det er derfor ofte nødvendigt for den foresatte at gøre en særlig indsats for at kende til og forstå, hvordan den enkelte medarbejder trives i sit job.

Forberedelsesskemaet til udviklingssamtalen er derfor skrevet på medarbejderens præmisser, og De bør forberede Dem til udviklingssamtalen ved at prøve at gøre Dem klart, hvordan medarbejderen kan tænkes at ville udfylde skemaet - naturligvis på grundlag af det kendskab, De har til medarbejderen, dennes opgaver og arbejdsvilkår ved at bruge forberedelsesskemaet på denne måde forbereder De Dem også på at være den opmærksomt lyttende, som i samtalen bestræber sig på at få rede på, hvordan medarbejderen oplever sin arbejdssituation, og som sørger for ikke at gå for hurtigt hen over noget, som øjensynligt er vigtigt for medarbejderen.

Dette betyder ikke, at De blot skal snakke medarbejderen efter munden. Som foresat skylder De også Deres medarbejder at give udtryk for Deres opfattelse af tingene og i øvrigt at informere grundigt og sagligt om alle forhold af betydning. Gensidighed er forudsætningen for, at samtalen kan blive en ærlig dialog, også når der bliver bragt mindre behagelige emner på bane.

Konklusionsskemaet skal i samtalens løb udholdes af Dem og medarbejderen i fællesskab.

Som foresat nå man ind imellem tage forbehold over for en del af de forslag, som medarbejdere fremkommer med, fordi man kender til de begrænsninger og hensyn til andre sider, som ligger uden for den enkelte medarbejders kendskab.

Medarbejderen kan opleve, at De herved søger at undgå at forpligte Dem. Oplysning kan forhindre dette, men realistiske muligheder skal de søge at virkeliggøre, dels ved at anvende Deres egne beføjelser maksimalt, dels ved at foretage de fornødne indstillinger til højere myndigheder.

BILAG 1 til TILLÆG D

FORBEREDELSE TIL UDVIKLINGSSAMTALE ------------------------------------------------------------------ Stikord Emne ------------------------------------------------------------------ I OPFØLGNING Evt. aftaler fra foregående udvik- lingssamtale. Aftalernes virkeliggørelse. Evt. opståede hindringer. II SÆRLIGE BEGIVENHEDER Omstændigheder i den forløbne periode, der har haft - eller kan få - positiv eller negativ indfly- delse på Deres arbejdssituation. På arbejde: - nye opgaver, - ændrede opgaver, - nye mennesker, - nyt materiel, - gennemført uddannelse, - andet, Privat: - familie/bolig, - interesser, - tillidshverv, - sygdom, - alkohol, - andet. III ARBEJDSOPGAVER Lav en liste over de arbejdsop- gaver, De i den forløbne peri- har haft ansvaret for. (Gå hellere for meget end for lidt i detaljer). Opgaver, som gik særligt godt. Hvad der især fik det til at gå godt. Opgaver, som gik mindre godt. Hvad der især fik det til at gå, som det gik. Evt. muligheder for ændring af Deres arbejdsopgaver, f.eks. - nye opgaver, De gerne vil på- tage Dem. - opgaver, De gerne vil fri- tages for/aflastes i. IV ARBEJDSVILKÅR Overvej de forskellige forhold, som er af betydning for, at De kan varetage Deres arbejdsop- gaver til egen og andres tilfreds- hed. A: Faciliteter og materiel Lokaler Arbejdsmiljø. Sikkerhed. Værktøj. Maskiner. Materialer. Andet. B: Tid Tidsfrister. Arbejdstempo. Spildtid. C: Medhjælp Medarbejderressourcer i forhold til tildelte opgaver. Medarbejderes: - uddannelse, - erfaring, - rutine. D: Kolleger Arbejdsdeling. Gensidig støtte. E: Foresatte Beføjelser i forbindelse med til- delte opgaver. Den vejledning, instruktion og information, De får. Tilfælde, hvor vejledning m.m. har ført til, at De har savnet klare retningslinier. Tilfælde, hvor vejledning m.v. har ført til, at der har været for lidt overladt til Dem selv. Den tilbagemelding, Deres fore- satte giver om, hvor godt De kla- rer opgaverne. V EGNE KVALIFIKATIONER Hvordan Deres ressourcer (viden og færdigheder) anvendes i job- bet. Hvordan Deres uddannelse, er- faring og rutine passer til Deres opgaver. Evt. ønske om uddannelse. Evt. ønske om jobskift. VI ØVRIGE BEMÆRKNINGER Tænk igennem, om der er nog- le vigtige ting, som ikke er ble- vet dækket i det foregående. Tænk også igennem, om der er noget, De gerne vil vide fra Deres foresatte, selvom det måske ikke direkte har noget med Deres eget job at gøre. VII SAMMENFATNING Hvilke af de forhold, De nu har tænkt igennem, er det vigtigst for Dem at få drøftet med Deres foresatte under udviklingssam- talen? (Husk, at kun hvis De selv har noget på hjerte til udviklings- samtalen, er det sandsynligt, at De får noget positivt ud af den). BILAG 2 til TILLÆG D UDVIKLINGSSAMTALENS KONKLUSIONER Forhold vi er blevet enige om at gøre noget ved: -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- Evt.termin Hvad medarbejderen i den anledning skal gøre: -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- Hvad den foresatte i den anledning skal gøre: -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- -------------------------------------------------- Dato: Medarbejder: Foresat: ----------- -------------------- -------------------- underskrift underskrift Skemaet udarbejdes i 2 eksemplarer, der opbevares hos henholdsvis medarbejderen og chefen/lederen. TILLÆG E OVERSIGT OVER DE TJENESTESTILLINGER FOR HVILKE PERSONELBEDØMELSER SKAL VIDERESENDES TIL FORSVARSKOMMANDOEN 1. Hærens Materielkommandos område. Teknisk chef Chef for elektroteknisk afdeling Chef for Ammunitionsarsenalet Chef for kommunikationssektion Chef for indkøbssektionen Chef for værkstedssektionen Chef for maskinteknisk servicesektion Chef for elektronisk kvalitetssikringssektion Chef for kontrolafdelingen ved Ammunitionsarsenalet Chef for teknisk afdeling ved Ammunitionsarsenalet Leder af Østre Landsdelsværksted ved Sjællandske Parkområde. 2. Søværnets Materielkommandos område. Teknisk chef Chef for skibsteknisk afdeling Chef for skibsvedligeholdelsesafdelingen Chef for våbenteknisk afdeling Chef for vedligeholdelsesstyringsafdelingen Chef for administrationsafdelingen Chef for Orlogsværftet Chef for materielsystemafdeligens ammunitions- og eksplosivstofsektion Chef for skibsteknisk afdelings skibssektion Chef for skibsteknisk afdelings maskinsektion Chef for skibsteknisk afdelings elektroniksektion Chef for våbenteknisk afdelings teleteknisk sektion Chef for våbenteknisk afdelings signalteknisk sektion Chef for våbenteknisk afdelings våbenelektroniksektion Chef for våbenteknisk afdelings våbenmekaniksektion Chef for skibsvedligeholdelsesafdelingens skibssektion Chef for skibsvedligeholdelsesafdelingens maskinsektion Chef for skibsvedligeholdelsesafdelingens elektroniksektion Chef for våbenvedligeholdelsesafdelingens tele- og signalsektion Chef for våbenvedligeholdelsesafdelingens våbenelektroniksektion. Chef for vedligeholdelsesstyringsafdelingens hovedplanlægningssektion Chef for vedligeholdelsesstyringsafdelingens driftssektion Chef for Orlogsværftets driftssektion Chef for Orlogsværftets styringssektion 3. Flyvematerielkommandoens område. Teknisk chef Chef for flyteknisk afdeling Chef for signalteknisk afdeling Chef for handelsafdelingen Chef for Hovedværksted Værløse Chef for Hovedværksted Ålborg Chef for Hovedværksted Karup Chef for flyteknisk afdelings vedligeholdelsessektion Chef for flyteknisk afdelings F-16 sektion Chef for flyteknisk afdelings Draken sektion Chef for flyteknisk afdelings flyelektroniksektion Chef for flyteknisk afdelings materielsektion Chef for flyteknisk afdelings jordmaterielsektion Chef for signalteknisk afdelings vedligeholdelsessektion Chef for signalteknisk afdelings anlægningssektion Chef for signalteknisk afdelings radiosektion Chef for signalteknisk afdelings radarsektion Chef for signalteknisk afdelings telesektion Chef for signalteknisk afdelings måleudstyrssektion Chef for våbenteknisk afdelings luftværnsmaterielsektion Chef for våbenteknisk afdelings våbenmaterielsektion Chef for våbenteknisk afdelings operationsteknisk sektion Chef for teknisk sektors driftsteknisk sektion Chef for teknisk sektors kvalitetssikringssektion Chef for uddannelsessektionen Chef for støtteflysektionen. 4. Andre tjenestesteder inden for Forsvarskommandoens myndigheds område. Chef for Psykologisk Afdeling ved Forsvarets Center for Lederskab Leder af faggruppe Ballistik ved Hærens Artilleriskole Områdeledere ved Forsvarets Forskningstjeneste Elementledere ved Forsvarets Forskningstjeneste. TILLÆG F FORDELINGSLISTE Myndighed 1. Fordeles og forvaltes af HRFV i standardfordeling + Danmarks Jurist- og Økonomforbund (1) Dansk Magisterforening (1) Dansk Psykologforening (1) Foreningen af Ingeniører i forsvaret (1) Forsvarets Civiletat (2) Forsvarsarbejdernes Landsorganisation (1) Handels- og Kontorfunktionærernes Forbund i Danmark (5) Ingeniør-Sammenslutningen (1) Maskinmestrenes Forening (1) Radiotelegrafistforeningen af 1917 (1) Sammenslutningen af statstjenestemandsansatte sygeplejersker (1) Specialarbejdernes Fagforening for Hær og Flåde (1) Vagt- og Sikkerhedsfunktionærernes Landssammenslutning (1). 2. Fordeles og forvaltes af SMK PUBSEK i standardfordeling. 3. Fordeles og forvaltes af FMK PUBSEK i standardfordeling. 4. Fordeles og forvaltes af FKO PUBSAM i intern fordeling.

Ingen