FORSVARSKOMMANDOBESTEMMELSE P. 324-2 om bestemmelser for aflevering af arkivalier.

BILAG 6

MICROFILM I STATSINSTITUTIONER

RIGSARKIVETS VEJLEDNING OG KRAV

A. ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER

1. Generelle bestemmelser

a. Rigsarkivet er arkivmyndighed for statsinstitutioner, hvorfor prøvning af microfilm henhører under denne. Microfilm som anvendes og senere skal afleveres til Rigsarkivet, skal være fremstillet og behandlet i overensstemmelse med de i afsnit B »Tekniske krav til arkivfilm« angivne bestemmelser. Der stilles ingen krav til microfilm, der ikke skal afleveres.

b. Institutionens planer om microfilmning forelægges Rigsarkivet, som afgør, om der skal fremstilles arkivfilm eller almindelige microfilm. Forlæg i almindelige formater fotograferes på rullefilm eller microkort. Forlæg i særformater kan fotograferes på planfilm.

2. Anmeldelse, prøvefilmning

a. To måneder før fremstilling af arkivfilm påbegyndes, skal opgaven anmeldes til Rigsarkivet. Anmeldelsen sker på særligt skema, som indsendes i to eksemplarer. Anmeldelsesskemaer rekvireres i Rigsarkivet.

b. Institutionens udkast til en instruks vedrørende tilrettelæggelse, gennemførelse og kontrolforanstaltninger vedlægges anmeldelsesskemaerne i to eksemplarer.

c. En prøve på hver type forlæg, som tænkes filmet, vedlægges skemaerne.

d. Med skemaerne indsendes en prøvefilm fremstillet med det udstyr og i den kvalitet, som tænkes benyttet ved selve microfilmningen. Prøvefilmen skal indeholde alle de skilte, som tænkes benyttet.

e. Når prøvefilmen er godkendt skriftligt af Rigsarkivet, kan optagelsen af arkivfilm begynde.

f. Overgang til nyt udstyr og ændringer i rutiner, f.eks. ved inddragelse af andre typer forlæg eller ved udeladelse af hidtil filmede forlæg, betragtes som en ny filmningsopgave, som Rigsarkivet skal underrettes om i god tid.

3. Instruks, dokumentation

a. Institutionen fastsætter særskilt instruks for hver filmningsopgave, medmindre der er tale om COM-film fremstillet hos I/S Datacentralen. Et eksemplar tilstilles Rigsarkivet.

b. Der føres logbog (journal) med angivelse af tidspunkter for optagelse, fremkaldelse og kopiering af hver film, medmindre der er tale om COM-film fremstillet af I/S Datacentralen. I logbogen angives resultaterne af prøvelæsning og teknisk kontrol.

c. Rigsarkivet tilsendes kopi af logbogen på de tidspunkter, som aftales i forbindelse med godkendelse af filmningsopgaven.

d. Rigsarkivet og I/S Datacentralen træffer aftale om kvalitetsnormer, dokumentation og aflevering af COM-film fremstillet til institutionen.

e. Manuel søgning på filmen skal kunne ske alene ved hjælp af de indfotograferede oplysninger. Hvis søgningen sker elektronisk, skal også denne teknik forelægges Rigsarkivet.

f. Rigsarkivet kan indkalde film til kontrol.

4. Aflevering til Rigsarkivet

a. Filmene afleveres som rullefilm, microkort eller planfilm. Hvis micorkort er fremstillet af rullefilm, og optagelserne er sket fortløbende, afleveres kamerafilm og kopifilm uopklippet. Kopier af microkort skal dog afleveres i kortform.

b. Filmene pakkes og nummereres i to rækker. Foruden med registreringsnummeret (såkaldt MIK-nr. - jf. afsnit B. 4.a.), mærkes den første række »Kamerafilm«, den anden »Kopifilm, 2, generation«. Afleveres to kamerafilm, mærkes de »Kamerafilm I« og »Kamerafilm II«.

c. Aflevering sker på de vilkår, som er aftalt i forbindelse med godkendelsen af opgaven. Den originale logbog vedlægges afleveringen. Hvis logbogen ikke giver tilstrækkelig oversigt over afleveringen, vedlægges en særlig afleveringsfortegnelse.

d. Rigsarkivet meddeler skriftligt, om de modtagne film kan godkendes. Som kvittering returneres de tidligere indsendte kopier af logbogen.

e. Når Rigsarkivets godkendelse af de modtagne film er modtaget, kan forlæggene kasseres.

B. TEKNISKE KRAV TIL ARKIVFILM

1. Generelle bestemmelser

a. Arkivfilm er kamerafilm (1. generation), som opfylder nedenstående tekniske krav, der gør dem egnede til langtidsopbevaring. Af kanalmicrokort arkiveres et sølvkopikort (2. generation) med henblik på aflevering til Rigsarkivet.

b. Arkivfilmen må kopieres to gange, inden arkivering finder sted. Den ene kopi skal afleveres til Rigsarkivet, medens den anden benyttes af institutionen som brugsfilm. Kopifilmen (2. generation) benyttes ved senere kopieringer til fremstilling af nye brugsfilm. Kamerafilm må ikke benyttes i læseapparat.

2. Filmmateriale, fremkaldelse, formater m.v.

a. Til fremstilling af kamerafilm og 2. generations kopifilm, der skal afleveres til Rigsarkivet, anvendes altid kemisk fremkaldt sølvfilm. Jf.DS/ISO 4331 og DS/ISO 4332.

b. Der anvendes kun 16, 35 eller 105 mm film (rullefilm eller microkort) eller planfilm. Til fotografering af kort og tegninger må der ikke bruges mindre filmformater end 35 mm.

c. Fremkaldte film beskyttes mod kemisk påvirkning. Opbevaring af film i fremkalderrum bør derfor undgås.

d. Filmfabrikanternes anvisninger om råfilmens holdbarhedsterminer og opbevaringsforhold overholdes.

3. Prøvefilmen

a. Prøvefilmen fremstilles med det samme udstyr, som skal anvendes ved selve microfotograferingen.

b. Reduktionsforhold angives altid på filmen, således at det kan bedømmes i alle optagelser.

c. Prøvefilmen skal indeholde optagelser af alle typer og kvaliteter af forlæg, som skal microfotograferes. De fotograferede forlæg vedlægges prøvefilmen.

d. Prøvefilmen skal opfylde de kvalitetskrav, der stilles til arkivfilm (se pkt. 5. og 6.).

4. Filmens indhold

a. På hver film indfotograferes i begyndelsen et registreringsnummer, som meddeles af Rigsarkivet, og som betegner institutionen og filmningsopgaven. Nummeret gentages ved filmens afslutning og anføres tillige på pakningen. Desuden skal hver film nummereres fortløbende inden for opgaven.

b. I begyndelsen af hver film indfotograferes en testtavle med testkort til måling af skarpheden. Jf. DS/ISO 446 eller DS/ISO 3334. Testtavlen må være forsynet med grå felter med 18% og 50% reflektion samt oplysninger om reduktionsforhold.

c. På hver film indfotograferes skilt med tekniske specifikationer angående film, kamera, evt. servicefirma, operatør og optagelsestidspunkt.

d. Skilte indfotograferes med oplysninger om institutionens navn, evt. afdeling/kontor og arkivaliernes sagsgruppe eller journalnumre.

e. Rudenummeret eller anden form for mærkning skal indfotograferes, når det er nødvendigt.

f. Film skal som første og sidste optagelse gengive symbolerne for spolestart og spoleslut. Fortsætter sagen på en anden film, indfotograferes en dobbelt pil som tegn på, at sagen fortsættes.

g. Ved fotografering af kort og tegninger kan det være nødvendigt at indfotografere målestol.

5. Kvalitetskrav til filmbilleder

a. Alle filmens optagelser skal opfylde kvalitetskravene i pkt. 6.

b. 5. generations film skal være læselige.

c. Reduktionsgraden afpasses efter forlægget, således at kravet i pkt. 5.b. kan opfyldes.

6. Tekniske krav til arkivfilm

a. Arkivfilm må ved måling af skarphed ikke have ringere værdier end 80 ved reduktioner mellem 1:23 og 1:26 ved brug af testkort nr. 1, DS/ISO 446. Ved brug af testkort nr. 2, DS/ISO 3334, må værdien ikke være ringere end 120. Ved fotografering af kort og tegninger skal opløseligheden måles på testkort nr. 2, og værdien må ikke være ringere end 140.

b. Filmens grundslør skal ligge under 0,10.

c. Sværtningen (densiteten) skal overholde værdier mellem 0,9 og 1,5 afhængig af forlæggenes karakter (DS/ISO 6200). Ved fotografering af kort og tegninger skal værdien ligge mellem 0,9 og 1,3.

d. Sværtningen skal være ensartet på filmens billedfelt.

e. Arkivfilms og 2. generations kopifilms restindhold af thiosulfat efter fremkaldelse må ikke overstige 0,7 microgram pr. (cm2). Måling foretages efter metoder angivet i DS/ISO 417 (methylenblåmetoden eller den sølvdensitometriske måling med UV-lys). En udskylning af restthiosulfat kan ikke foretages senere end ca. 7 dage efter fremkaldelsen.

f. Resultaterne af ovennævnte målinger skal registreres på særlige skemaer (logbog - se afsnit A, pkt. 2.).

g. Splejsning af arkivfilm må kun foregå ved thermosvejsning eller ved brug af filmtape efter Rigsarkivets anvisning.

7. Emballering af arkivfilm

a. Hver arkivfilm emballeres i dåse af materiale, som er syrefrit, kemisk stabilt, rustfrit og kan udholde varme (150 graders C i 4 timer) uden nedbrydning og deformering jf. DS 2134 og ISO 5456. Fabrikkernes dåser til råfilm kan som regel genanvendes til kamerafilmen.

b. Der stilles de samme krav til spolerne, også her kan råfilmens spoler som regel genanvendes.

c. Filmen spoles fast, men ikke for hårdt. Papir, elastikker o.l. må ikke benyttes omkring selve filmen. Kamerafilmen pakkes med så lidt luft i emballagen som muligt jf. DS/ISO 2134.

d. Også microkort og planfilm skal emballeres i materialer, der er kemisk stabile.

8. Opbevaring af arkivfilm

a. Arkivfilmene opbevares i særlige rum, der er egnede til opbevaring af sølvfilm.

b. Temperaturen i rummet skal være under 18 graders C med en maximal variation af plus/minus 1 grad på 24 timer. Den relative luftfugtighed skal være mellem 20 og 40% med maximal variation 5% på 24 timer.

c. Luften i opbevaringsrummet skal være fri for støv og anden forurening.

d. Opbevaringsrummet må ikke udstyres med materialer, der afgiver flygtige kemiske forbindelser til luften, f.eks. andre film, visse træsorter, forskellige former for maling og lak, lysstofrør, stærke rengøringsmidler. Som materiale til hylder og skabe anbefales ovnlakerede metalplader.

e. Institutionen sikrer sig ved stikprøver, at hverken film eller beholdere får skader i form af rust eller pletter under opbevaringen.

9. Akklimatisering og transport af arkivfilm

a. Akklimatisering skal finde sted ved pakning af film og ved flytning til og fra lokaler med forskellige temperaturer og grader af luftfugtighed jf. DS 2134 og ISO 5466.

b. Der udvises særlig omhu under transport. Filmdåserne lukkes med tape og pakkes i solid emballage, evt. i thermocontainer, inden transport eller forsendelse til Rigsarkivet.

BILAG 7

BESTEMMELSER FOR AFLEVERING AF STAMPAPIRER TIL RIGSARKIVET

1. Følgende stampapirer afleveres

- Stamoplysninger til brug for Forsvarsministeriet.

- Stamblad 1 for faste befalingsmænd.

- Stamkort 1 (hvidt), særlige overgangsbestemmelser for HJV.

- Stamblad eller tilsvarende for civilt personel.

2. Stampapirer for officerer, stampersonel med langtidskontrakt, frivilligt hjemmeværnspersonel samt civilt personel afleveres til Forsvarets Arkiver (FOARK) 70 år efter den pågældendes fødsel. For øvrigt militært personel - herunder værnepligtige befalingsmænd og menige - afleveres stampapirer 50 år efter den pågældendes fødsel. For frivilligt hjemmeværnspersonel til tjeneste udover 70 års alderen sker aflevering ved afsked. For personel afgået ved døden følges ovennævnte tidsfrister 70/50.

3. Stampapirer afleveres af følgende personelforvaltende myndigheder

- Forsvarskommandoen, forvaltningssektion (PO1) og (PO4)

- Hærens personelmobiliseringskontor VLK/ELK og BV

- Søværnets personelmobiliseringskontor SOK

- Flyvevåbnets personelmobiliseringskontor FTK

- Hærens Materielkommando

- Forsvarets Auditørkorps

- Hjemmeværnskommandoen

- Hjemmeværnets personelforvaltende myndigheder og

- Hærens personelforvaltende myndigheder.

4. Stampapirer afleveres årligt i april måned efter direkte aftale med FOARK på tlf. 33 92 23 24. Stampapirerne ordnes og pakkes kategorivis således

- For officerer i alfabetisk navneorden.

- For øvrigt militært personel, befalingsmænd og værnepligtige samt civilt personel årgangsvis i CPR-nummerorden (fødselsdatoorden). I følgeskrivelsen til forsendelsen medtages kun antallet af de forskellige kategorier af stampapirer. Personelbedømmelser afleveres kun af Forsvarskommandoen og Hjemmeværnskommandoen.

5. Stamkort 2 og stamblad 2 (faste befalingsmænd) samt øvrige stampapirer vil - efter de personelforvaltende myndigheders bestemmelse - kunne tilintetgøres, når disse papirer ej mere er i administrativ brug.

FORSVARSKOMMANDOBESTEMMELSE P. 324-2 om bestemmelser for aflevering af arkivalier.

Ref.: a. FKOBST P. 321-0. b. FKOBST P. 324-1. c. FKOBST P. 324-3. d. FKOBST P. 400-2. Bilag: 1. Eksempel på afleveringsfortegnelse. 2. Foldning af arkivæske. 3. Mærkning af arkivæske. 4. Foreløbig afleveringsfortegnelse. 5. Eksempel på udfyldt afleveringsfortegnelse (endelig). 6. Rigsarkivets vejledning og krav til anvendelse af microfilm. 7. Bestemmelser for aflevering af stampapirer.

Erstatter: FKOBST P. 324-2 af DEC 1983.

GENERELT

1. Alle arkivalier ved forsvarets arkivskabende myndigheder skal afleveres til Rigsarkivets 3. Afdeling, Forsvarets Arkiver (FOARK), medmindre der foreligger permanent kassationstilladelse givet af Rigsarkivaren eller for tilfældet meddelt af FOARK.

AFLEVERING AF ARKIVALIER

2. Forsvarets arkivalier må kun afleveres til FOARK og ikke til andre statslige, kommunale eller private institutioner.

AFLEVERINGSFRIST FOR ARKIVALIER

3. For aflevering af arkivalier generelt gælder følgende afleveringsfrister

a. Uklassificeret arkivalier.

(1) Uklassificerede arkivalier afleveres til FOARK, når de er 30 år regnet fra udstedelsesdatoen.

b. Klassificerede arkivalier.

(1) Arkivalier klassificeret »TIL TJENESTEBRUG« nedklassificeres automatisk 30 år efter udstedelsesdatoen og afleveres herefter til FOARK. (2) Arkivalier klassificeret »FORTROLIGT« eller højere kan 30 år efter udstedelsesdatoen nedklassificeres til »UKLASSIFICERET«. Såfremt nedklassificeringen ikke har fundet sted 60 år fra udstedelsesdatoen sker dette automatisk, og aflevering til FOARK finder herefter sted. For klassificerede/nedklassificerede arkivalier skal kun den udstedende myndigheds eksemplar afleveres (Klassificeret kopibogseksemplar). Indgåede klassificerede sagsakter fra militære myndigheder skal ikke afleveres til FOARK. (Se også pkt. 7). Indgåede klassificerede sagsakter fra ikke militære virksomheder/institutioner behandles på normal vis og skal bevares til senere aflevering til Rigsarkivet.

c. Særlige forhold.

(1) For aflevering af specielle arkivalietyper gælder følgende afleveringsfrister: (a) Stampapirer for officerer, stampersonel med langtidskontrakt, frivilligt hjemmeværnspersonel samt civilt personel afleveres til Forsvarets Arkiver (FOARK) 70 år efter den pågældendes fødsel. For øvrigt militært personel - herunder værnepligtige befalingsmænd og menige - afleveres stampapirer 50 år efter den pågældendes fødsel. »Stamoplysninger til brug for Forsvarsministeriet« afleveres kun af Forsvarskommandoen. Personelbedømmelser for officerer i Forsvaret og fast personel i Hjemmeværnet afleveres kun af Forsvarskommandoen og Hjemmeværnskommandoen. (Se iøvrigt pkt. 7). (b) Bedømmelsesattester (xpl. nr. 4) ( Bedømmelsesprotokol) afleveres af Forsvarskommandoen (FKO-lægen) 20 år efter udfærdigelsen efter nærmere aftale med FOARK. (c) edb-arkivalier afleveres efter aftale og er ikke omfattet af den almindelige turnusaflevering, jf. ref. b., pkt. 5. (d) Bøger, hæfter, pjecer og brochurer samt mangfoldigg rapporter og hovedopgaver (skoler), der er udarbejdet som en del af myndighedens tjenstlige virke eller blevet til ved myndighedens foranstaltning, afleveres i et eksemplar (udstedereksemplar), evt. som bilag til sag i kopibogen. (e) Microfilm kan afleveres efter aftale, dog ikke som erstatning for affotograferede arkivalier.

TURNUSAFLEVERINGER

4. Arkivalier udfærdiget efter 1/4 1957 afleveres fra 1991 efter følgende turnus

Forsvarets skoler : År med endetal 2 og 7. Hæren (incl. skoler) : År med endetal 3 og 8. Søværnet (incl. skoler) : År med endetal 4 og 9. Flyvevåbnet (incl. skoler) : År med endetal 5 og 0. Hjemmeværnet og forsvarets institutioner : År med endetal 6 og 1.

ADVIS OM AFLEVERING

5. Den arkivskabende myndighed vil året før afleveringstidspunktet modtage advisskrivelse fra FOARK vedrørende afleveringen med henblik på endelig fastsættelse af afleveringstidspunkt.

ORDNING AF ARKIVER

6. Hvert arkiv skal være henlagt efter det ordningssystem som var gældende, da det blev dannet og administrativt var i brug (Proveniensprincippet). Tilakterede sager lægges på plads, med mindre den nye plads fremgår af journalen (Postlisten). Det kontrolleres, at sagerne ligger i den rigtige orden svarende til postlisten og journalsystemet i øvrigt.

I forbindelse med ordningen renses sagerne for overflødigt materiale, der falder uden for bevarings- og kassationsbestemmelserne og som ikke udgør en integreret del af den pågældende sag. F.eks. fjernes dubletter, genparter og lign. Endvidere fjernes alle metaldele såsom clips, hæfteklammer m.v. Tape fjernes, såfremt dette kan ske uden beskadigelse af teksten. Defekte eller iturevne arkivalier repareres så vidt muligt. Tape må ikke anvendes til reparation af arkivalier. defekte sagsomslag (sagsnotater) erstattes med nye, idet de hidtidige dog bevares og lægges ind i det nye omslag, såfremt der på disse er notater, der vedrører sagsbehandlingen.

FORELØBIG REGISTRERING

7. I forbindelse med ordningen foretages en opstilling (normalorden) af arkivalierne i nedennævnte rækkefølge

A - sagsarkivet omfatter indgåede skrivelse (kun for de i ref. c., bilag 1-5 anførte myndigheder/institutioner og skoler).

B - Ind- og udgåede registraturer omfatter postoversigt, postliste og emnekort. Postoversigt kun, når denne indeholder en enkelt arkivskabende myndighed.

C - Kopibog (udgåede skrivelser med bilag). Bilag i form af reglementsudkast eller dele heraf dog kun efter udstedende myndigheds bestemmelse.

D - Befalinger (kun egne).

F - Straffesager omfatter afhøringsrapporter, disciplinarbøger og straffebøger. Se endvidere ref. c., pkt. 2.F.

K - Klassificeret/nedklassificeret arkiv, omfatter postlister, (ind- og udgåede), emnekort og udgåede skrivelser med bilag. Omfatter også indgåede klassificerede skrivelser fra ikke militære virksomheder/institutioner.

V - Varia, omfatter bevaringsværdigt materiale, der normalt ikke vil kunne placeres under øvrige arkivalietyper, f.eks. materiale fra samarbejdsudvalg, scrapbøger, dagbøger m.v.

Ovennævnte normalorden finder principielt anvendelse ved myndigheder/tjenestesteder med sekretariatsvirksomhed. Myndigheder uden egentlig sekretariatsvirksomhed følger opstillingen i muligt omfang.

Efter opstilling i normalorden foretages en foreløbig registrering. Ved foreløbig registrering opføres arkivalierne på skema, jf. bilag 1. Der anføres kun et arkiv på det enkelte skema. Et eksempelvis udfyldt skema er vist i bilag 4 (foreløbig afleveringsfortegnelse).

skemaet indsendes til FOARK som afleveringsanmodning og den afleverende myndighed modtager fra FOARK dels afleveringsgodkendelse, dels oplysning om, hvorledes arkivæskerne skal mærkes og nummereres.

PAKNING AF ARKIVALIER

8. Pakning af arkivalier sker i særlige arkivæsker (Rigsarkivets model), hvor dette overhovedet kan lade sig gøre. Arkivæskerne rekvireres mod betaling ved firmaet BARFOD og I. CHR. PETERSEN, Fabriksparken 56, Glostrup. Arkivæskerne findes i følgende størrelser

A 4 315 x 235 x 80 mm Smal folio 360 x 235 x 45 mm Mellem folio 360 x 235 x 80 mm Stor folio 380 x 250 x 80 mm.

Arkivæskerne leveres i plan ufoldet stand og består af to elementer, der ved foldning bliver til henholdsvis bund og låg, jf. bilag 2. Pakningen påbegyndes ved, at bunden foldes. Den ene af bundens langsider er udført som en klap, der kan bøjes til side, så indholdet let kan udtages og indsættes. Når arkivalierne lægges i arkivæskens bund, skal klappen være anbragt til venstre. Bunden må kun fuldes til kanten (aldrig overfyldes). Papir, der har været opbevaret i ringordnere, skruebind eller i særlige hænge- eller sagsmapper, udtages heraf inden placeringen i bunden. Der pakkes med sagsomslagenes ryg mod klappen i den ene langside.

Når alle arkivalierne er fordelt i bunden, foldes et tilsvarende antal låg. På dette tidspunkt sker mærkning af såvel bund som låg, jf. pkt. 9, hvorefter lågene er klar til at blive påsat og pakningen er hermed afsluttet.

Pakning af arkivalier, hvis format ikke tillader anbringelse i arkivæsker, sker efter anvisning fra FOARK.

Kartotekskort i format A 4 pakkes som andre arkivalier i arkivæsker. Øvrige kartotekskort efter aftale. Kort og tegninger i større formater emballeres ligeledes efter aftale.

MÆRKNING AF ARKIVÆSKER

9. Samtlige arkivæsker samt arkivalier i anden emballage mærkes således, at tilhørsforhold og indhold tydeligt fremgår.

Mærkning, jf. bilag 3, foretages ved påklæbning af en hvid etiket fremstillet af papir, Bankpost ES 21, der tilskæres i den nødvendige størrelse. Udformning af teksten sker efter anvisning fra FOARK. Der anføres kun følgende tekst på etiketten: 1. Arkivets navn. 2. Tidsperiode (ældste og yngste årstal for arkivet). 3. Arkivalietype. 4. Æske nr.

Etiketten påklæbes med en stærk plastiklim. Limstik o.lign. samt selvklæbende etiketter må ikke anvendes.

Etikettens tekst påføres ved påtryk med lysægte sort dokumentfarve f.eks. mærket Constanta eller påskrives med skabelonskrift med en tuschpen f.eks. Rotring Isograph samt Rotring tusch. Visse tuschtyper er ikke lysægte og må derfor ikke anvendes. Det anbefales at anvende »20 punkt« som skriftstørrelse (5 mm høje bogstaver).

Skrivemaskine med plakatskrift kan anvendes til fremstilling af »Master etiket«.'Master etiketten' mangfoldiggøres ved fotokopiering, hvorved etiketterne gøres lysægte. (Se bilag 3).

Hver arkivæske påklæbes tre steder en etiket med samme tekst. På låget en etiket på den kortside, der vender ind mod brugeren, når arkivæsken ligger retvendt og lukket og bundens klap er til venstre. Der anbringes endvidere en etiket på langsiden til højre for den angivne kortside. I arkivæskens bund anbringes yderligere en etiket indvendig på klappen, når denne vender til venstre, jf. bilag 3.

Bind og protokoller, der ikke har kunnet anbringes i arkivæske, påklæbes tilsvarende en etiket om muligt anbragt nederst på bindets ryg.

Etiketten tilskæres efter behov. Er bindet for smalt til at bære en etiket af passende størrelse, placeres etiketten på bindets forside i øverste venstre hjørne.

Kartotekskasser mærkes såvel på låget som på underdelen.

ENDELIG REGISTRERING

10. Når pakning og mærkning med stiketter er foretaget registreres arkivalierne på blanket »Afleveringsfortegnelse«, jf. bilag 1. Af denne fortegnelse skal fremgå hver enkelt arkivæske med dennes nr., indhold og tidsperiode (årstal). De enkelte arkivalietyper opføres i den fastsatte orden (alfabetisk). Aflevering af andet arkivmateriale såsom billedsamlinger, tegninger, film, grammofonplader, signeter, segl og stempler m.v. kan medtages i fortegnelsen under den ordinære aflevering af hensyn til kvittering for modtagelsen.

Afleveringsfortegnelsen, jf. bilag 5, udfærdiges i 4 eksemplarer, hvoraf 1 eksemplar følger arkivalierne og resterende eksemplarer fremsendes til FOARK på normal vis.

Afleverende myndighed modtager fra FOARK kvittering for afleverede arkivalier.

TRANSPORT

11. Forinden arkivalierne afsendes kontaktes FOARK registrator (tlf. 33 92 23 24, lokal 2324) vedrørende aftaler for tidspunkt og transportmåde.

Afsendende myndighed afholder udgifterne til transporten.

EB

J. O. FISCHER

kontreadmiral

Chef for Personelstaben

Fordeling: Standardfordeling. + HMD Adjudantstab (1) HMD Jagtkaptajn (1) Nyboders Kommandantskab (1) Forsvarets Arkiver (7) Forsvarets Materielnævn (1) Forsvarets Musiktilsyn (1) Det kgl. Garnisionsbibliotek (1) Marinens Bibliotek (1) BILAG 1 --------------------------------------- -------------- Aflev. myndigh. Dato -------------- Journal nr. Afleveringsfortegnelse for arkivalier til Forsvarets Arkiver fra ------------------------------------- arkivfondens navn --------------------------------------------------------------------- Antal æsker Årgang Type ------------- Indhold -------------- Æske nr. fra til --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- BILAG 2 BILAG 3 BILAG 4 Nørrejyske Artelleriregiment 2 jun 1983 --------------------------------------- -------------- Aflev. myndigh. Dato FEC 321-1434 -------------- Journal nr. Afleveringsfortegnelse for arkivalier til Forsvarets Arkiver fra 9. Artelleriafdeling ------------------------------------- arkivfondens navn --------------------------------------------------------------------- Antal æsker Årgang Type ------------- Indhold -------------- Æske nr. fra til --------------------------------------------------------------------- A Ikke afleveringspligtig --------------------------------------------------------------------- B 3 Postlister (ind- og udgået) 1950 1962 --------------------------------------------------------------------- C 7 Udgående skrivelser m. bilag(kopibøger) 1950 1962 --------------------------------------------------------------------- D 6 Befalinger 1950 1962 --------------------------------------------------------------------- K 5 Afventer afklasificering i året 2010 1950 1962 --------------------------------------------------------------------- V 2 Varia - Forældredage, dagbøger m.v. 1952 1962 --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- EB --------------------------------------------------------------------- N.N. --------------------------------------------------------------------- kaptajn --------------------------------------------------------------------- Sekretariatsleder Varia for perioden 1950-1951 er tabtgået --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------~ --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------- BILAG 5 Nørrejyske Artelleriregiment 25 jun 1983 --------------------------------------- -------------- Aflev. myndigh. Dato FSEC 321-1611 -------------- Journal nr. Afleveringsfortegnelse for arkivalier til Forsvarets Arkiver fra 9. Artelleriafdeling ------------------------------------- arkivfondens navn --------------------------------------------------------------------- Antal æsker Årgang Type ------------- Inhold -------------- Æske nr. fra til --------------------------------------------------------------------- B 16 Postlister (ind- og udgået) 1950 1957 --------------------------------------------------------------------- B 17 - - 1958 1960 --------------------------------------------------------------------- B 18 - - 1961 1962 --------------------------------------------------------------------- C 22 Udgåede skrivelser (kopibøger) 1950 1951 --------------------------------------------------------------------- C 23 - - 1952 1953 --------------------------------------------------------------------- C 24 - - 1954 1955 --------------------------------------------------------------------- C 25 - - 1956 1957 --------------------------------------------------------------------- C 26 - - 1958 1958 --------------------------------------------------------------------- C 27 - - 1959 1960 --------------------------------------------------------------------- C 28 - - 1961 1962 --------------------------------------------------------------------- D 12 Befalinger 1950 1953 --------------------------------------------------------------------- D 13 - 1954 1955 --------------------------------------------------------------------- D 14 - 1956 1958 --------------------------------------------------------------------- D 15 - 1959 1960 --------------------------------------------------------------------- D 16 - 1961 1962 --------------------------------------------------------------------- V 4 Varia - Forældredage, dagbøger 1952 1962 --------------------------------------------------------------------- V 5 Varia - Rapp. fra samarbejdsudv. 1952 1962 --------------------------------------------------------------------- EB N.N. kaptajn Sekretariatleder

Ingen