FORSVARSKOMMANDOBESTEMMELSE P.324-1 om generelle bestemmelser for aflevering, bevaring og kassation af arkivalier.

FORSVARSKOMMANDOBESTEMMELSE P.324-1 om generelle bestemmelser for aflevering, bevaring og kassation af arkivalier.

og

Ref.: a. FKOBST P.321-0 Bestemmelser for fællessekretariater og sekretariater på hærens tjenestesteder. b. FKOBST P.321-1 Arkivtjenesten i forsvaret. c. FKOBST P.324-2 Bestemmelser for aflevering af arkivalier. d. FKOBST P.324-3 Bestemmelser for bevaring og kassation af arkivalier.

Erstatter: FKOBST P.324-1 af DEC 1983.

FORMÅL

1. Formålet med disse bestemmelser er

- at fastsætte retningslinier for bevaring og kassation af arkivalier, ved forsvarets myndigheder samt

- at fastlægge forsvarets arkivskabende myndigheders forhold til Rigsarkivets 3. Afdeling, Forsvarets Arkiver (FOARK). GENERELT

2. Nærværende bestemmelser, der er godkendt af Rigsarkivaren, er gældende for alle forsvarets myndigheder.

ARKIVSKABENDE MYNDIGHED/UNDERARKIV

3. En arkivskabende myndighed er en myndighed, der ved sin opgave og virksomhed danner et sammenhængende arkiv i et fastlagt journalsystem.

En arkivskabende myndighed kan enten pålægge, eller, som følge af de af Forsvarskommandoen fastsatte bestemmelser for kommandoforhold (organisation) beordre sine enheder at oprette underarkiver ved selvstændig sekretariatsfunktion, eller gennem et andet tjenestesteds fællessekretariat/sekretariat.

Underarkivets journalsystem fastlægges af egen arkivskabende myndighed.

Oversigt over arkivskabende myndigheder/underarkiver fremgår af tillæg A og tillæg B til ref.b.

Underarkiver afleveres til FOARK gennem den arkivskabende myndighed, medmindre anden aftale er truffet med FOARK.

ARKIVALIER

4. Ved arkivalier forstås enhver art af informationsbærende materiale, der er blevet til eller tilvejebragt i forbindelse med myndighedens og dens personels tjenstlige virke, herunder kort, tegninger, planer, fotografier, film, mikrofilm, grammofonplader, lydbånd, hulkort, stempler, disketter, magnetbånd og andre medier til behandling og opbevaring af data.

EDB- ARKIVALIER

5. Ved edb-arkivalier forstås specielt data af enhver art på maskinlæsbare edb-medier, samt almindeligt læsbart bilagsmateriale, som direkte knytter sig hertil, f.eks. systembeskrivelser, programbeskrivelser og anden dokumentation, herunder ind- og uddatamateriale. Såfremt edb-arkivalier ved aflevering til FOARK ikke foreligger på et af Rigsarkivet godkendt edb-arkivmedie, har Forsvarets Datatjeneste ansvaret for fornøden konvertering til godkendt arkivmedie.

Forsvarets Datatjeneste har endvidere ansvaret for, at FOARK orienteres om nye edb-projekter. Rigsarkivaren afgør, hvilke edb-arkivalier, der skal kasseres eller bevares, for så vidt der ikke er tale om personregistre omfattet af Loven om personregistre (lov nr. 294 af 8/6 1978). Om edb-personregistre skal Rigsarkivarens udtalelse om kassation eller bevaring indhentes. På grundlag heraf ansøger Forsvarets Datatjeneste Justitsministeriet om tilladelse til arkivering.

AFLEVERINGSPLIGT

6. De arkivskabende myndigheder har pligt til at aflevere deres arkiver til FOARK. Afleveringsproceduren for arkivalier fremgår af ref.c.

NEDLAGTE MYNDIGHDERES ARKIVER

7. Såfremt en myndighed skifter navn, betragtes den i arkivmæssig henseende som ophævet. Fra datoen for navneændringen påbegynder myndigheden et nyt arkiv og en ny journaliseringsperiode, idet det hidtige arkiv behandles som en afsluttet helhed.

Såfremt sammenlægning af flere myndigheder finder sted, opretter den heraf opståede nye myndighed et nyt arkiv og påbegynder en ny journaliseringsperiode, idet de tidligere myndigheders arkiver behandles som afsluttede.

Varig tilaktering til sådanne nye arkiver må normalt kun finde sted med FOARKs tilladelse.

Arkivalier fra nedlagte myndigheder kan efter aftale afleveres til FOARK med mindre de fortsat anvendes.

TILGÆNGELIGHED

8. Afleverede arkivalier er normalt først offentlig tilgængelige 50 år efter udstedelsesdatoen. Undtaget herfra er akter, der omfattes af loven om offentlighed i forvaltningen. For personelsager, herunder personelbedømmelser, har andre end den pågældende person først adgang 100 år efter tilblivelsen. Forsvarsministeriet kan i samråd med Rigsarkivaren dispensere fra disse tilgængelighedsbestemmelser.

ORDNING AF ARKIVALIER

9. Forinden aflevering af arkivalier til FOARK skal disse være ordnet, registreret, pakket og mærket forskriftsmæssigt i overensstemmelse med de herom udgivne bestemmelser, ligesom den arkivskabende myndighed afholder udgiften til transport af arkivalierne til FOARK.

KASSATION AF ARKIVALIER

10. Efter forhandling mellem forsvarets arkivskabende myndigheder og FOARK kan Rigsarkivaren give permanente tilladelser til kassation af visse arkivalier, som den enkelte myndighed herefter løbende selv effektuerer. De permanente kassationstilladelser vil fremgå af ref.d.

Destrueringen af de til kassation bestemte arkivalier udføres af den arkivskabende myndighed. Arkivalier, der er udpeget til kassation, jf. ref.d., skal destrueres, når den arkivskabende myndighed ikke mere skønner at have brug for disse (senest efter 30 år).

KONSULENTBISTAND

11. FOARK er forsvarets konsulent i arkivspørgsmål, herunder fortolkning af kassations- og bevaringsbestemmelser.

TJENSTLIG LÅN AF ARKIVALIER

12. Den arkivskabende myndighed kan til tjenstlig brug låne afleverede arkivalier ved henvendelse til FOARK.

Lån af andre myndigheders arkivalier i tjenstlig øjemed vil kunne effektueres efter ansøgning herom til FMN.

EB

J.O. FISCHER

kontreadmiral

Chef for Personelstaben

Fordeling: Standardfordeling + HMD Adjudantstab (1) HMD Jagtkaptajn (1) Nyboders Kommandantskab (1) Forsvarets Arkiver (7) Forsvarets Materielnævn (1) Forsvarets Musiktilsyn (1) Det kgl. Garnisonsbibliotek (1) Marinens Bibliotek (1)

Ingen