RETNINGSLINIER VEDRØRENDE ØKONOMISK STYRING AF FBT-KONTI FOR FREMMEDE TJENESTEYDELSER

RETNINGSLINIER VEDRØRENDE ØKONOMISK STYRING AF FBT-KONTI FOR FREMMEDE TJENESTEYDELSER

(Afsnit I: Budgettering).

1. Opgave.

Formålet med nærværende notat er primært at give retningslinier forbudgetlægning for de udgifter, der henføres til FBT's driftskonto 0812.12: »Arkitekt- og ingeniørsalær«.

De anførte retningslinier vil endvidere kunne anvendes i forbindelse med udfærdigelse af overslag (budgetter) for tilsvarende ydelser, der skal henføres til respektive byggekonti eller særligt meddelte projekteringsbevillinger.

2. Art af tjenesteydelser.

Nævnte udgifter omfatter betaling for følgende ydelser, der er effektueret af fremmede i henhold til forudgående kontraktmæssige aftaler

2.1. Opmålingsarbejder.

2.2. Jordbundsundersøgelser.

2.3. Forberedende miljøundersøgelser.

2.4. Arkitektbistand.

2.5. Ingeniørbistand.

2.6. Tilsyn med arbejders udførelse.

2.7. Prøver og kontrol af færdige installationer og anlæg.

2.8. Udarbejdelse af tekniske instrukser eller betjeningsvejledninger.

3. Kontering af udgifter.

Udgifter til de under pkt. 2 anførte ydelser vil normalt være at henføre til følgende kontoområder afhængig af bevillingsforudsætninger og af ydelsens art (trin på byggesagens behandling).

A. Meddelte nationale bygge- og anlægsbevillinger.

B. Meddelte NATO-bygge- og anlægsbevillinger.

C. Særlige meddelte NATIO eller NATO projekteringsbevillinger.

D. FBT's driftskonto (konto 0812.12).

ad 3A. Nationale bygge- og anlægsbevillinger. I henhold til FMN's bestemmelser udsendt ved FBT's skrivelse j.nr. 610.115/112 af 10.januar 1986 skal alle udgifter til fremmed rådgivning for bygge- og anlægsarbejder afholdt under finanslovens - 22.20.02.70.11 henføres til de enkelte projekters byggekonti.

Bestemmelser gælder for alle sådanne bevillinger, der er meddelt efter 1.januar 1986.

Til brug herfor skal den enkelte bevillingsansøgning omfatte overslag over forventede udgifter til fremmed tjenesteydelser.

Det må i den forbindelse antages, at de i bevillingsoplægget indeholdte udgifter til fremmede tjenesteydelser omfatter de udgifter, der vil fremkomme efter at bevilling er meddelt FBT, d.v.s. fremmed arkitekt- og ingeniørbistand til detailprojektering og udfærdigelse af udbudsmateriale samt udgifter til ovennævnte pkt. 2.6 - 2.8. Udgifter til fremmede tjenesteydelser, der ligger forud for ovennævnte f.eks. udgifter til planlægning, programmering, bevillingsoplæg og de i ovennævnte pkt. 2.1 - 2,3 anførte udgifter må henføres til FBT's driftsudgifter: konto 12.

ad 3B: NATO arbejder.

Efter gældende bestemmelse i forbindelse med udførelse af infrastrukturarbejder under NATO skal udgifter til

- langtidsplanlægning,

- programmering,

- udarbejdelse af »A-estimates«,

- udarbejdelse af »B-estimates« afholdes af værtslandet med mindre der til disse arbejder er meddelt særskilt bevilling (se efterfølgende afsnit) eller det er bestemt, at udgiften afholdes af USER-nationen, hvis denne ikke er Danmark.

Udgifter - når bevilling foreligger til udfærdigelse af detailprojekt og udbudsmateriale og til tilsynsopgaver og kontrolarbejder i byggefasen afholdes af de enkelte projekters byggekonti på een af følgende 2 måder

3.B.1: Til direkte kontering på respektive projekts byggekonto, såfremt der i den givne NATO-bevilling særskilt er medtaget et beløb til A/E-Fees.

3.B.2: Henføres til FBT's driftskonto (konto 12), såfremt der i NATO-bevillingen er medtaget administrationstillæg på 5%.

ad 3C: Projekteringbevillinger.

På grundlag af anmodning i enkelttilfælde fra FBT til bevillingsmyndigheder kan der udstedes projekteringsbevillinger før den egentlige bygge- og anlægsbevilling foreligger.

En sådan projekteringsbevilling, der kan omfatte forskellige trin i en byggesags behandling, vil altid i henhold til bevillingsoplægget være nøje afgrænset.

Omfanget kan f.eks. være

- Udførelse af nærmere angivet studie i forbindelse med nye opgaver eller ændring af eksisterende anlæg.

- Udfærdigelse af »B-estimate« for infrastrukturopgaver, når principgodkendelse for arbejdets udførelse foreligger (Planning funds).

- Udfærdigelse af detailprojekt og/eller udbudsmateriale for infrastrukturopgaver (Final design funds).

Det kan endelig i forbindelse med nærværede afsnit nævnes, at udgifter til de under pkt. 2 nævnte ydelser i forbindelse med arbejder udført for myndigheder uden for forsvaret efter særlig aftale kan konteres til respektive myndigheder.

ad 3D: Konto 12.

Til konto 12 henføres alle udgifter i forbindelse med de i pkt. 2 nævnte ydelser med mindre de i henhold til pkt. 3A, 3B og 3C henføres til anden kontering.

Rekapitulation for udgifter til fremmede tjenesteydelser under konto

12 er da

3.D.1. Udgifter til fremmed hjælp i forbindelse med bygningsforslagsarbejder, hvor løsning kræver særlig teknisk ekspertice, der ikke findes inden for egne ressourcer.

3.D.2. Forarbejder i forbindelse med nationale investeringsopgaver før bevilling, med mindre særlig projekteringsbevilling foreligger.

3.D.3. Forarbejder i forbindelse med NATO-arbejder før bevilling, med mindre særlig projekteringsbevilling foreligger.

3.D.4. Udfærdigelse af detailprojekt og udbudsmateriale incl. projektopfølgning for NATO-arbejder, hvor der i bevillingen er includeret et administrationssalær på 5%.

3.D.5. Udgifter under byggefasen for de under 3.D.1 og 3.D.4 nævnte arbejder til.

- særligt udstyr.

- prøver og kontrol af færdige installationer og anlæg.

- udarbejdelse af tekniske instrukser og betjeningsforskrifter.

3.D.6. Tværgående teknisk sagsbehandling, der ikke umiddelbart er knyttet til konkret bevillingshjemlet opgave.

I den forbindelse kan nævnes

- Deltagelse i planlægningsgrupper sammen med andre forsvarsmyndigheder og/eller NATO-myndigheder

- Udfærdigelse af standard- eller typeprojekter for særlige forsvarsanlæg.

- Energistyring.

- Forundersøgelser m.v. i miljøsager.

---------------------------------------------------------------------

4. Tidspunkt og baggrund for udarbejdelse af budget for konto 12.

Budget for gældende kalenderår X udarbejdes i januar/februar måned i året X - 1. Budgettet skal være Direktoratet i hænde senest 1.marts år X - 1.

På tidspunkt for budgetlægning påregnes følgende materiale at være til rådighed

- Oversigt over udgifter til BF-arbejder i året X - 2 med hertil hørende udgifter til fremmede tjenesteydelser.

- Den nationale bygge- og anlægsplan, rullet i december år X - 2.

- Senest korrigerede NEC-LIP. .

5. Udregning af budgettal for konto 12.

På baggrund af det i ovennævnte pkt. anførte grundlag og svarende til den i pkt.3.D. angivne inddeling af opgaver kan anføres følgende retningslinier for ansættelse af budget for konto 12 for året X, idet der samtidig medtages ajourførte skøn for tilsvarende aktiviteter, der er igangsat i foregående år og som måtte få afløb på konto 12 for året X.

BF-opgaver.

5.1. Ad 3.D.1. BF-arbejder.

Budgetbidrag udregnes på grundlag af sidste 3-års forbrug til fremmed rådgivende assistance til BF-arbejder.

Det aktuelle budgetterede tal bør ikke overstige det foregående års forbrug med mere end 5%.

NATIO-opgaver. Programmering.

5.2. Ad 3.D.2. Programmering m.v. for NATIO-opgaver.

På grundlag af den nationale 6-års plan, der normalt er »rullet« i december år X-2, foretages ved centrale FBT-møder fordeling af kommende opgaver mellem BAer /afdelinger.

Respektive BAer/afdeling ansætter da inden for eget budgetbidrag 1% af overslagsbeløbene for de arbejder, hvor programmering (bevillingsoplæg) påregnes udført i året X.

NATO-opgaver. Programmering.

5.3. Ad 3.D.3. Programmering m.v. for NATO-opgaver.

Som under 5.2., idet opgaverne fordeles på grundlag af foreliggende godkendte årsprogrammer.

NATO-opgaver. Detailprojekt.

5.4. Ad 3.D.4. Detailprojekt for NATO-arbejder.

På grundlag af bevillingsprojektet foretages en fagmæssig inddeling af overslaget med henblik på udregning af overslagsbeløb for de del-arbejder, hvor der påregnes anvendt fremmed rådgivende bistand. Budgettal kan da udregnes af overslagsbeløbene for del-arbejderne ved anvendelse af følgende %-satser

- Arkitektarbejder 5%.

- Konstruktioner og anlægsarbejder 7%.

- VVS-arbejder 12%.

- El-arbejder 14%.

Tilsynsarbejder.

5.5. Ad 3.D.5. Tilsyn og andre ydelser i Byggefasen.

Budgettal for fagtilsyn vedrørende BF-arbejder og NATO-arbejder med 5% administrationssalær kan ansættes til 15% af de udregnede honorarer til projektering.

For øvrige ydelser under byggefasen må budgettal fastsættes efter opgavens art.

5.6. Ad 3.D.6. Diverse ydelser.

Budgettal må ansættes efter skøn.

6. Fremsendelse af budget til Direktoratet.

Som anført foran skal budgettet for året X for konto 12 være tilgået Direktoratet senest 1.marts år X-1.

Budgettet ønskes opdelt i de i ovennævnte pkt. 5 anførte 6 kategorier.

7. Tildeling af bevilllinger under konto 12.

På grundlag af de under pkt. 6 nævnte budgetter vil der blive meddelt BAer/Afdelinger bevillinger inddelt i de anførte 6 kategorier.

8. Korrektion af indsendte budgetter.

Udregning af budget for året X vil som anført være baseret på oplysninger og forudsætninger der foreligger primo år X-1.

Dette medfører naturligt en usikkerhed i de enkelte budgetbidrag. Denne usikkerhed vil successivt kunne reduceres ved halvårlig udarbejdelse af korrektioner på efternævnte tidspunkter:.

1. Økonomisk halvvejsmøder omkring august år X-1.

2. I forbindelse med fremsættelse af budget for år X + 1/ i februar år X.

3. Økonomisk halvvejsmøde omkring august år X.

Svarende til ovennævnte vil der ske en regulering af de under pkt. 7 nævnte bevillinger.

Ingen