Skrivelse om revisionsinstruks og bilag for revisorer ved handelsskoler, tekniske skoler og skolehjem gældende fra 1. januar 1986 (Handelsskoler og tekniske skoler)

§ 1. Revisionen skal udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor.

§ 2. Revisionen omfatter den selvejende institutions regnskab samt sådanne opgørelser over udstyrs- og inventaranskaffelser, byggearbejder m.v., hvor afgivelse af særskilt revisorerklæring er foreskrevet af undervisningsministeriet.

§ 3. Revisionen skal foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, jfr. § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m.

Ved revisionen skal efterprøves, om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere foretages en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af regnskabet.

§ 4. Revisionen, der kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser, tilrettelægges efter de vejledende retningslinier, der er angivet i bilag til instruksen.

Revisionens omfang afhænger af skolens størrelse, administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen.

Som led i revisionen, undersøger revisor de eksisterende forretningsgange med henblik på at påse, om den interne kontrol er betryggende.

§ 5. Der foretages revision i årets løb. Revisor foretager mindst en gang årligt et uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn.

§ 6. Skolen skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, som revisor finder nødvendige, og skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, der er nødvendig for udførelsen af revisionen.

§ 7. Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelse af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning, påhviler det revisor straks at give skolens bestyrelse og undervisningsministeriet meddelelse herom.

§ 8. Det reviderede regnskab forsynes med påtegning, hvoraf skal fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne instruks. Forbehold skal fremgå af påtegningen.

§ 9. Revisor fører en revisionsprotokol. I revisionsprotokollen indføres beretning om, hvilket revisionsarbejde, der er udført, samt om alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger. Endvidere foretages notering om foretagne uanmeldte kasse- og beholdningseftersyn.

Ved revisionen af årsregnskabet indføres endvidere beretning om

1. Hvorvidt revisor opfylder de i revisorlovgivningen indeholdte habilitetsbetingelser.

2. Hvorvidt revisor under sin revision har modtaget alle begærede oplysninger til bekræftelse af regnskabets rigtighed.

3. Hvorvidt revisor anser regnskabet for aflagt efter lovgivningens og vedtægternes regnskabsbestemmelser.

4. Hvorvidt statstilskuddet er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, og tilskuddet er udregnet i overensstemmelse med gældende regler.

Genpart af revisionsprotokollaterne for det pågældende regnskabsår indsendes af skolen til undervisningsministeriet sammen med det af bestyrelsen godkendte og af revisor reviderede årsregnskab samt eventuelle andre særskilt pålagte revisorerklæringer.

§ 10. Instruksen træder i kraft med virkning for regnskabsåret 1986.

Undervisningsministeriets revisionsinstruks af 2. februar 1967 for revisorer ved handelsskoler, tekniske skoler, maskinmester- og maskinistskoler samt ved skolehjem for lærlinge og undervisningsministeriets skrivelse af 12. marts 1976 vedrørende revision af regnskaber m.v. ophæves.

14. maj 1986.

P.d.v.

Jean Rørvig

kt.ch.

Bilag til revisionsinstruks for revisorer ved handelsskoler, tekniske skoler og skolehjem.

1. Revisionen tilrettelægges under hensyntagen til skolens kasse- og regnskabsmæssige forretningsgange og kontrolforanstaltninger, jfr. i øvrigt § 4 i instruksen.

Som grundlag for revisionens gennemførelse udarbejder revisor en revisionsplan, hvori der redegøres for revisionens indhold og omfang såvel i året løb som i forbindelse med årsregnskabet.

2. Revisor bør påse, at skolens dispositioner, registreringer og regnskabsaflæggelse sker i overensstemmelse med

a. bestemmelserne i love, bekendtgørelser, cirkulærer m.v. samt skolens vedtægter,

b. generelle brugervejledninger for de etablerede løn- og regnskabssystemer samt med reglerne i gældende regnskabscirkulærer, konteringsvejledning og aktivitetskontoplan m.v.,

c. skolens institutionsinstruks,

d. de af undervisningsministeriet udsendte bevillingsmeddelelser med de heri indeholdte forudsætninger for bevillingerne.

3. Revisor bør påse, at de af skolens etablerede forretningsgange er betryggende, herunder

a. om skolen følger de gældende interne disponerings- og godkendelsesregler,

b. om der er den fornødne personelle adskillelse mellem registrerings- og frigivelsesfunktioner,

c. om indtægts- og udgiftsposter er behørigt dokumenterede ved bilag, kontrakter m.v. og registreret på de rigtige konti respektivt henført til det rigtige formål,

d. om skolens registreringer er tilstrækkeligt systematiseret til at sikre, at alle indtægter bogføres,

e. om skolens tilvejebringelse af oplysninger om antal elever, lærertimer, elevtimer, klassetimer og kostdage m.v. sker hensigtsmæssigt og på en betryggende måde,

f. om skolen har et tilstrækkeligt grundlag til brug for en løbende budgetkontrol.

4. Revisionen omfatter kontrol af, at gældende løn- og ansættelsesbestemmelser er overholdt. Ved den stikprøvevise revision af enkeltlønninger påses blandt andet

a. om skolens indberetning til lønsystemet er i overensstemmelse med undervisningsministeriets indplacering af den ansatte eller med gældende overenskomst,

b. om ydelse af særlige tillæg, rettegodtgørelse, overarbejdsbetaling m.v. er hjemlet og givet i overensstemmelse med gældende overenskomster, aftaler og konkrete tilladelser fra undervisningsministeriet. Endvidere om reduktionstimer er givet i overensstemmelse med gældende cirkulærer eller godkendelser respektivt om de ved beregningen af specielle reduktioner anvendte elevtal er i overensstemmelse med skolens elevfortegnelse,

c. om undervisningspligten er opfyldt,

d. om ydelser til time- og kvotalønnede lærere er givet i overensstemmelse med skolens fag- og timeplaner,

e. om overtimer er korrekt behandlet i forhold til undervisningspligten og om øvrige gældende regler for overtid er overholdt.

5. Under revisionen af skolens beholdninger m.v. bør blandt andet påses

a. om det fastsatte maksimum for kassebeholdningen og det fastsatte maksimum for kreditorudbetalingsbeløb har en rimelig størrelse,

b. om skolen foretager korrekt og rettidig afregning af mellemværender mellem regnskabsområdet for henholdsvis den tilskudsberettigende skolevirksomhed og for skolen i øvrigt,

c. om skolen periodisk vurderer de udestående fordringer med henblik på undgåelse af tab,

d. om skolen foretager korrekte og rettidige registreringer og afregninger af merværdiafgift og andre indeholdte beløb,

e. om skolen registrerer udstyrs- og inventargenstande m.v. stillet til rådighed af staten i overensstemmelse med bestemmelserne i gældende cirkulære. Revisor skal stikprøvevis foretage kontrol af effekternes tilstedeværelse.

6. Revisor skal foretage en vurdering af, om der ved midlernes forvaltning er taget skyldige økonomiske hensyn (jfr. instruksens § 3).

A. Revisor kan under hensyntagen til sparsommelighedsaspektet bl.a. undersøge

a. om der er indhentet alternative tilbud ved køb af varer og tjenesteydelser,

b. om foreliggende rabatmuligheder er udnyttet,

c. om likvide midler er anbragt fordelagtigt,

d. om vedligeholdelses- og reparationsudgifter vedrørende ejendomme og materiel er så betydelige, at nyanskaffelser må overvejes,

e. om skolens lokaler, inventar, materiel m.v udnyttes på en hensigtsmæssig måde,

f. om fakturering sker umiddelbart efter præstationen af ydelserne, samt at unødig kreditgivning undgås,

g. om der foreligger et rimeligt kalkulationsgrundlag for indtægterne i integrerede kantiner.

B. Revisor kan under hensyntagen til produktivitetsaspektet bl.a. undersøge om skolens præstationsmål gennem en årrække har udviklet sig tilfredsstillende, eksempelvis ved udregning af nøgletal (klassetimepriser, elevtimepriser og rengøringsudgifter pr. arealenhed).

Under revisionen af årsregnskabet bør revisor blandt andet påse

a. om årsregnskabet er opstillet efter retningslinier udsendt af undervisningsministeriet,

b. om skolens bevillinger er korrekt optaget i årsregnskabet,

c. om skolens årsværksforbrug ligger inden for de rammer, der er givet i skolens personalebevilling,

d. om der er foretaget fornøden og rimelig periodisering af indtægter og udgifter,

e. om der i de tilskudsberettigede driftsudgifter indgår ikke tilskudsberettigede beløb, herunder anlægsudgifter,

f. om skolens tilskud til en selvstændigt etableret kantine er beregnet efter reglerne i gældende cirkulære om oprettelse og drift af personalekantiner m.v. hos statslige institutioner. Såfremt revisor ikke reviderer kantinens regnskab, skal revisor påse, at skolens udgift er udregnet på grundlag af et regnskab, som er underkastet betryggende revision,

g. om der er foretaget korrekt indberetning af de præstationer, som danner grundlaget for årsregnskabets udgiftsfordelinger,

h. om skolens gennemførelse af igangværende indtægtsdækket virksomhed og andre ikke tilskudsberettigede aktiviteter skønnes at indebære risiko for et uberettiget forbrug af statsmidler, respektivt om skolens vurdering af mulighederne for gennemførelse af tilsvarende planlagte aktiviteter tager skyldige hensyn til skolens likviditet og økonomiske stilling.

8. Revisor skal i sit protokollat bl.a. give en beskrivelse af de revisionsarbejder, han har gennemført for at kunne afgive sin påtegning på regnskabet jfr. instruksens § 8. Herudover anføres hvilke øvrige arbejder revisor har udført for skolen.

Såfremt revisor er pålagt specielle undersøgelser eller lignende, hvor der er afgivet en særskilt rapport, anføres i revisionsprotokollatet revisors konklusioner vedrørende det udførte arbejde.

Blandt forhold der skal give anledning til omtale i revisionsprotokollen kan nævnes

a. konstatering af væsentlige afvigelser mellem budgetgrundlaget (budgetterede klassetimer og budgetterede udgifter og indtægter) og årsregnskabet (faktiske klassetimer og faktiske udgifter og indtægter) samt årsagen hertil,

b. konstatering af væsentlige afvigelser mellem faktisk personaleforbrug og bevilligede antal årsværk samt årsagen hertil,

c. manglende opfyldelse af undervisningspligten i henhold til herom gældende regler,

d. konstaterede fejl ved statstilskudsberegningen,

e. væsentlige eventualforpligtelser, såsom kautions- og garantiforpligtelser,

f. manglende godkendelse af indgåede væsentlige leje- og købsaftaler.

14. maj 1986.

Skrivelse om revisionsinstruks og bilag for revisorer ved handelsskoler, tekniske skoler og skolehjem gældende fra 1. januar 1986

(Handelsskoler og tekniske skoler)

Undervisningsministeriets revisionsinstruks af 2. februar 1967 for revisorer ved handelsskoler, tekniske skoler, maskinmester- og maskinistskoler samt skolehjem for lærlinge og Undervisningsministeriets skrivelse af 12. marts 1976 vedrørende revision af regnskaber m.v. ophæves.

Direktoratet skal gøre opmærksom på, at den ny instruks bygger på den hidtidige revisionsordning, idet spørgsmålet om, hvorvidt erhvervsskolerne henhører under rigsrevisorlovens § 2, stk. 1, nr. 2, endnu ikke er afgjort.

Spørgsmålet er af Rigsrevisionen forelagt Undervisningsministeriet til afgørelse.

Skolen bedes foranledige, at skolens revisor får tilstillet et eksemplar af revisionsinstruksen og bilaget.

Skulle skolen eller skolens revisor ønske uddybende bemærkninger til instruksen og bilaget, bedes der rettes henvendelse til regnskabschef Annelise Babbidge, tlf. 01-925759.

P.d.v.

M. Johansen

Revisionsinstruks for revisorer ved handelsskoler, tekniske skoler og skolehjem.

I henhold til § 5. stk. 1. i undervisningsministeriets bekendtgørelse nr. 268 af 28. juni 1965 om driftstilskud til handelsskoler, tekniske skoler samt maskinmester- og maskinistskoler, til § 12 i bekendtgørelse nr. 269 af 28. juni 1965 om byggelån m.v. til handelsskoler, tekniske skoler samt maskinmester- og maskinistskoler og til § 6, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 270 af 28.juni 1965 om driftstilskud til godkendte skolehjem for lærlinge fastsættes

Ingen