Skrivelse om delegation af normeringskompetence m.v. efter stillingskontrolreformen fra finansåret 1986 (Til samtlige institutioner under D.V.U.)

Skrivelse om delegation af normeringskompetence m.v. efter stillingskontrolreformen fra finansåret 1986

(Til samtlige institutioner under D.V.U.)

I budgetvejledning 1985, afsnit 7, er optaget nye regler om personale og personaleudgifter med virkning fra finansåret 1986.

I direktoratets skrivelse af 27. februar 1985 om indkaldelse af bidrag til FFL 1986 er der i afsnit 4 redegjort for de foreløbige retningslinier for budgettering og forbrug af personale ved institutionerne under DVU. Ved skrivelser af 24. juni 1985 til højere uddannelsesinstitutioner og skrivelse af 10. juni 1985 til øvrige institutioner har direktoratet indkaldt institutionernes kommentarer til visse punkter i stillingskontrolreformen med henblik på fastsættelse af de endelige retningslinier.

På denne baggrund delegeres ministeriets kompetence til normering m.v. af stillinger for institutioner under finanslovens § 20.08. fra og med finansåret 1986 til institutionerne efter de regler og forudsætninger, der er beskrevet i det følgende

Afsnit 3 indeholder reglerne for normering af stillinger, dvs. adgangen til at oprette stillinger i de forskellige personalekategorier, herunder valg af ansættelsesform og valg af deltids- eller heltidsstillinger. Denne normering er indtil 1986 blevet fastlagt i finanslovens personaleoversigter.

Afsnit 4 indeholder reglerne om fastsættelse af lønvilkår for nyoprettede stillinger, dvs. klassificering af tjenestemands- og tjenestemandslignende stillinger og ydelse af tillæg til overenskomststillinger. Fastsættelse af lønvilkår sker i aftaler eller med hjemmel i aftaler, der er indgået mellem lønnings- og pensionsdepartementet og personaleorganisationerne.

1. Hovedregler for delegation på personaleområdet.

Der ændres ikke ved de generelle principper for direktoratets budgetmæssige styring. Denne vil fortsat være baseret på opdelingen af årsværk og lønsum på personalekategorier og hovedområder i institutionsskemaerne.

Undervisningsministeriets lønafdeling har besluttet, at kompetencen til at anvende frilisterne delegeres i samme omfang som normeringskompetencen, således at der er parallelitet mellem institutionernes kompetence til at sammensætte personaleforbruget (normeringen af stillinger) og til at anvende frilisten til at fastsætte lønvilkår for nyoprettede tjenestemandsstillinger (og nyoprettede tjenestemandslignende stillinger ved tilskudsinstitutioner).

Delegationen af kompetencen til at anvende frilisterne gælder dog ikke for følgende institutioner

Ergo- og fysioterapeutskolerne, hospitalslaborantskolerne, jordemoderskolen, Specialkursus i husholdning ved Aarhus Universitet, Socialpædagogisk Højskole, Danmarks højskole for Legemsøvelser, Studenterrådgivningen, de sociale højskoler, Danmarks pædagogiske Institut, Den grafiske Højskole og Danmarks pædagogiske Bibliotek.

For disse institutioner er anvendelsen af frilisten ikke delegeret, hvilket betyder, at de ikke er omfattet af reglerne i punkt 4.2.1., men i alle tilfælde skal anvende proceduren i punkt 4.2.2. De er med andre ord omfattet af alle de andre regler i denne skrivelse, men er stillet, som om der ikke var nogen friliste på deres område. Det betyder i praksis, at de skal forelægge alle klassificeringsspørgsmål for undervisningsministeriets lønafdeling, hvis de ønsker at oprette en ny tjenestemandsstilling.

Normeringskompetencen delegeres til alle institutioner under finanslovens § 20.08., men vil dog være begrænset af de særlige regler om stillingsstrukturen for videnskabelige stillinger og af reglerne om anvendelse af tildelte adjunktstillinger og ekstraordinære lektorstillinger efter forskerrekrutteringsplanen, jfr. direktoratets skrivelse af 5. juli 1985 om retningslinier for midlertidig anvendelse af videnskabelige stillinger og betingelser for ansættelse af vikarer. Desuden vil normeringskompetencen for stillinger i de særlige bevillingslønrammer (lønramme 35 og derover) være uændret i forhold til hidtil, jfr. punkt 3.1.1.

Inden for de retningslinier, der er beskrevet i det følgende, er det institutionernes opgave at anvende den tildelte kompetence til at fastsætte en personalesammensætning, der sikrer en effektiv og hensigtsmæssig opgavevaretagelse. Samtidig skal det sikres, at aflønningen for givne arbejdsfunktioner er i overensstemmelse med statens generelle lønpolitik, d.v.s. at der ikke må ske en unødvendig opskruning af løn- eller normeringsniveauet.

2. Budgetteringsfasen .

I budgetteringsfasen skal institutionerne udarbejde budgetter inden for de udmeldte rammer, men der kan stilles forslag om ændringer heri, f.eks. i fordelingen mellem hovedområder og mellem de overordnede personalekategorier, der anvendes i institutionsskemaerne (P, VIP-P, DVIP og TAP). De nærmere retningslinier vil blive fastsat i forbindelse med indkaldelse af institutionernes budgetforslag.

3. Normering af stillinger m.v. i dispositionsfasen .

3.1. Udfyldelse af personale- og lønsumsbevillinger.

I dispositionsfasen er institutionerne kun bundet af institutionsskemaernes fordeling af årsværk og lønsum på hovedområder og mellem på den ene side TAP-kategorien og på den anden side de videnskabelige personale kategorier (P, VIP-P og DVIP). Institutionerne kan dog foretage mindre omdisponeringer af ikke-principiel betydning mellem de enkelte personalekategorier under hensyn til den usikkerhed, der under alle omstændigheder er knyttet til budgetteringen, inden for den tildelte bevilling til personaleforbrug, så længe budgetvejledningens regler om det maksimale personaleforbrug overholdes (pkt. 72.11. og 72.12).

Inden for de videnskabelige personalekategorier kan P-årsværk ved midlertidig ledighed udnyttes som VIP-årsværk, og VIP-P-årsværk kan ligeledes ved ledighed udnyttes som DVIP-årsværk, jfr.punkt 3.1.2.

Inden for hvert af hovedområderne FÆLLES, DATACENTRE og BIBLIOTEK kan frit omdisponeres mellem VIP-P, DVIP og TAP, mens antallet af P- årsværk ikke må overskrides.

3.1.1. P-forbrug.

I budgetmodellen er P-årsværk fra og med 1986 afgrænset, så de svarer til årsværk i de særlige bevillingslønrammer 35-40, jfr. Budgetvejledning 1985, pkt. 72.22. For ansøgning om yderligere årsværk i disse bevillingslønrammer er der fastsat særlige procedureregler i Budgetvejledning 1985, pkt. 78.14. (oplysninger til finansministeriet) og pkt. 78.21. (Lønningsrådsforelæggelse).

Forslag om yderligere årsværk vil derfor skulle forelægges for direktoratet i forbindelse med finanslovforslag eller evt. ved aktstykke.

Forslag om ændret indhold eller ændret anvendelse af de allerede normerede stillinger skal som hidtil forelægges for direktoratet.

Bevægelser mellem de særlige bevillingslønrammer og øvrigt personaleforbrug som følge af omklassificeringer og tildeling/ bortfald af puljetillæg over det pensionsgivende niveau optages direkte i personaleoversigten i bevillingslovforslagene.

Der sker således ingen ændringer i institutionernes kompetence til at normere stillinger i P-kategorien i forhold til de hidtidige regler.

3.1.2. VIP-P-forbrug.

Inden for det VIP-P-forbrug, der er tildelt institutionerne direkte i henhold til finansloven, kan institutionerne normere stillinger i overensstemmelse med de særlige regler om stillingsstrukturen for videnskabelige stillinger og i henhold til godkendte ansættelsesvilkår, jfr. punkt 4.1. nedenfor.

Regler om adgang til vikarbesættelse af stillinger og de særlige regler om anvendelse af årsværk tildelt i henhold til forskerrekrutteringsplanen fremgår af den i afsnit 1 nævnte skrivelse af 5. juli 1985.

Uden for området for den særlige stillingsstruktur, og for ikke- videnskabelige, akademiske stillinger, vil institutionerne frit kunne normere stillinger med de på den enkelte institution hidtil anvendte stillingsbetegnelser inden for det tildelte VIP-P-forbrug under hensyntagen til retningslinierne for ansættelsesformernes anvendelse, jfr. punkt 3.2.1. Anvendelsen af andre stillingsbetegnelser forelægges for direktoratet.

Institutionerne kan selv sammensætte personaleforbruget inden for det tildelte DVIP-forbrug, der fra og med 1986 kun omfatter egentlige timelønnede lærerkategorier.

3.1.3. TAP-forbrug.

Inden for det tildelte TAP-forbrug kan institutionerne normere stillinger under hensyntagen til retningslinierne for ansættelsesformernes anvendelse, jfr. punkt 3.2.1.

Der gælder her en reel normeringspligt for alle årsværk til lære-, praktik- og elevpladser, jfr. Budgetvejledning 1985, pkt. 73.41.

3.2. Fleksibilitet.

Ved sammensætning af personaleforbrug er det pålagt ministerierne at sikre den fornødne personalemæssige fleksibilitet under hensyn til bl.a. behovet for omprioritering og omstilling, jfr. Budgetvejledning 1985, pkt. 73.33. Dette skal bl.a. sikres gennem valg af ansættelsesform, herunder tids- eller opgavebegrænset ansættelse.

I og med at undervisningsministeriet delegerer normeringskompetencen for VIP-P og TAP-stillinger til institutionerne, pålægges dette ansvar for den personalemæssige fleksibilitet institutionerne.

3.2.1. Valg af ansættelsesform.

Retningslinierne for valg af ansættelsesform fremgår af Budgetvejledning 1985, pkt. 73.32. I denne sammenhæng kan disse retningslinier udlægges således

a) Der kan kun blive tale om overhovedet at overveje tjenestemandsansættelse, hvis der er udsigt til varig beskæftigelse. Institutioner med udsigt til forholdsvis stort aktivitets- og bevillingsfald kan derfor ikke anvende tjenestemandsansættelse ved nyoprettede stillinger og bør overveje, om ledige tjenestemandsstillinger skal genbesættes på tjenestemandsvilkår.

b) Der skal anvendes overenskomstansættelse ved nyoprettede stillinger, hvis der er en overenskomst, og denne fungerer tilfredsstillende for de pågældende funktioner. For institutioner under DVU må det forventes, at der kun i ganske få tilfælde kan være funktioner, der ikke kan varetages tilfredsstillende på overenskomstvilkår.

c) Hvor man på en institution inden for et funktionsområde traditionelt alene eller overvejende har anvendt tjenestemandsansættelse, kan dette fortsat finde sted uanset pkt. b, men kun ved udsigt til varig beskæftigelse, jfr. pkt. a. Denne regel kan i visse situationer føre til overvejelser om anvendelse af tjenestemandsstillinger på TAP-området, mens de særlige regler på især AC-området betyder, at der i praksis altid vil blive tale om overenskomstansættelse på VIP-P-området, (jfr. finansministeriets cirkulæreskrivelse nr. 35 af 26. februar 1973 om ansættelsesformer i visse stillinger, der forudsætter akademisk uddannelse. Efter dette cirkulære kan stillinger under lønramme 35 kun besættes på tjenestemandsvilkår, hvis de pågældende personer allerede er tjenestemænd.)

De modtagne høringssvar fra institutionerne på direktoratets skrivelser af 10. og 24. juni 1985 om adgang til fortsat at kunne oprette visse stillinger på tjenestemandsvilkår har ikke givet direktoratet anledning til at supplere de gældende retningslinier.

Det bemærkes for en ordens skyld, at stillinger, der tidligere er oprettet som tjenestemandsstillinger, kan genbesættes på tjenestemandsvilkår, jfr. dog pkt. a.

Opmærksomheden henledes i øvrigt på de særlige regler om ansættelsesformer i indtægtsdækkede virksomheder, jfr. Budgetvejledning 1985, pkt. 74.12

»Der kan ikke direkte til den indtægtsdækkede virksomhed ansættes tjenestemænd eller tjenestemandslignende personale med ret til rådighedsløn/ventepenge eller aktuel pension i forbindelse med evt. afskedigelse.«

3.2.2. Personaleplanlægning.

I forbindelse med især BO-budgetteringen, forskningsbudgettering, besøgsrunder og den langsigtede faglige planlægning vil der komme oplysninger og resultater, f.eks. bemandingsplaner, der må indgå som grundlag for vurderingen af behovet for personalemæssig fleksibilitet. Direktoratet forudsætter, at resultatet af denne planlægning også indgår i valg af ansættelsesform for nyoprettede stillinger og genbesættelse af ledige stillinger.

3.3. Nedlæggelse af besatte stillinger.

Grunden til, at valg af ansættelsesform er af betydning ved normering af stillinger, er bl.a., at der skal følges særlige procedurer ved afskedigelse af personale, og at der kan blive tale om særlige økonomiske byrder for staten.

En tjenestemandsstilling, der er besat, kan ikke umiddelbart nedlægges eller omdannes til en anden stilling. Ethvert spørgsmål om uansøgt afsked af en tjenestemand skal - uanset stillingens lønmæssige placering - forelægges for undervisningsministeriets lønafdeling, idet uansøgt afsked af en tjenestemand efter tjenestemandslovens § 26 skal foretages af enten dronningen eller ministeren. I forbindelse hermed skal man endvidere henvise til finansministeriets cirkulære af 28. november 1977 vedrørende styringen af omflytninger af tjenestemænd og den heri foreskrevne pligt til indberetning af påtænkte eller planlagte rationaliseringsforanstaltninger m.v., der skønnes at kunne få personalemæssige konsekvenser, til både budgetdepartementet og lønnings- og pensionsdepartementet i finansministeriet.

For ikke-tjenestemandsansat personale skal man henlede opmærksomheden på finansministeriets cirkulære af 28. september 1983 om genbeskæftigelsestilbud til ledigtblivende ikke-tjenestemandsansat personale i staten.

De procedurer, der skal følges efter de to nævnte cirkulærer, er uændret i forhold til tidligere, og sagerne forelægges for undervisningsministeriets lønafdeling.

4. Fastsættelse af løn- og ansættelsesvilkår.

Fastsættelse af løn- og ansættelsesvilkår er i modsætning til spørgsmålet om normering et aftalespørgsmål . Aftaler herom har hidtil været indgået centralt mellem lønnings- og pensionsdepartementet og de pågældende organisationer. Sådan vil det også fortsat være for de generelle løn- og ansættelsesvilkår og for en hel del af de konkrete stillinger, som institutioner selv kan normere efter afsnit 3.

I det følgende vil institutionernes kompetence med hensyn til fastsættelse af lønvilkår for nyoprettede stillinger blive gennemgået.

4.1. Stillinger på overenskomstvilkår.

Inden for overenskomstområdet er der ikke tale om nogen ændret praksis i forhold til tidligere.

Nyoprettede stillinger på overenskomstvilkår falder i de fleste tilfælde umiddelbart ind under en overenskomst, og der skal ikke foretages yderligere overvejelser. Dog kan der for enkelte overenskomster f.eks. HK-overenskomsten på kontorområdet, være flere indplaceringsmuligheder alt efter stillingens arbejdsfunktioner. Hvis der ikke i overenskomsten er hjemmel for institutionerne til at indplacere på det ønskede aflønningsniveau, skal forslag om indplacering forelægges for undervisningsministeriets lønafdeling, der herefter i givet fald forelægger sagen for lønnings- og pensionsdepartementet.

Ligeledes skal forslag om ydelse af § 1, stk. 2-tillæg til nyoprettede stillinger forelægges for undervisningsministeriets lønafdeling, hvis der ikke i overenskomsten er klar hjemmel for institutionen til at indplacere på det ønskede aflønningsniveau. Der kan således direkte ydes rådighedstillæg til sekretær- /fuldmægtigstillinger, der besættes med jurister eller universitetsøkonomer, eller f.eks. normale tillæg til stillinger som adjunkt eller lektor ved universiteterne og visse højere læreanstalter, da disse tillæg er hjemlet i overenskomsterne eller ved aftale i henhold til overenskomsterne.

4.2. Stillinger på tjenestemandsvilkår (eller på tjenestemandslignende vilkår ved tilskudsinstitutioner.)

Direktoratet udsendte i juni måned 1985 finansministeriets cirkulære af 21. marts 1985 om klassificering af nyoprettede tjenestemandsstillinger m.v. og den almindelige friliste for undervisningsministeriets område til institutionerne. Som det fremgår af cirkulærets pkt. 10.1. omfatter cirkulæret og frilisten også tjenestemandslignende stillinger ved tilskudsinstitutioner. Når der i det følgende tales om tjenestemandsstillinger og tjenestemandsvilkår, omfatter det således også tjenestemandslignende stillinger og tjenestemandslignende vilkår ved tilskudsinstitutioner.

4.2.1. Stillinger på friliste.

Frilisten er en fortegnelse over stillinger, der er klassificeret på forhånd, når de falder ind under den angivne funktionsbeskrivelse. Der er altså ikke tale om, at der skal forhandles eller aftales en klassificering. Anvendelsen af frilisten delegeres fra og med 1986 til de fleste institutioner under DVU i samme omfang som normeringskompetencen.

Det betyder, at institutionerne kan placere de nyoprettede tjenestemandsstillinger, som institutionerne efter de regler og hensyn, der fremgår af afsnit 3, har besluttet at oprette, i en lønramme med evt. tillæg efter de funktionsbeskrivelser, der er i frilisten.

Kompetencen til at anvende frilisten er ikke delegeret til de institutioner, der er nævnt særskilt i afsnit 1. Disse institutioner skal anvende proceduren i punkt 4.2.2. i alle tilfælde.

Ved anvendelsen af frilisten skal institutionen være opmærksom på, at den centralorganisation, der er angivet i frilisten ud for stillingen, skal have meddelelse om indplaceringen af den nyoprettede stilling , jfr. cirkulæret pkt. 5.1. og bilag 2. Institutionen bør samtidig meddele centralorganisationen, at evt. bemærkninger skal fremsættes over for institutionen og ikke over for undervisningsministeriet.

Hvis der ud for stillingen i frilisten er en x-markering, må stillingen først slås op efter 3 uger, idet vedkommende centralorganisation skal have mulighed for at gøre indsigelse mod den foretagne anvendelse af frilisten.

Hvis centralorganisationen gør indsigelse over for institutionen, kan institutionen ændre indplaceringen, hvis indsigelsen viser, at den foretagne indplacering er åbenlys fejlagtig.

Hvis ikke dette er tilfældet, skal institutionen forelægge indsigelsen mod anvendelsen af frilisten for undervisningsministeriets lønafdeling med institutionens begrundelse for den foretagne indplacering og eventuelle kommentarer til den pågældendes centralorganisations indsigelse.

Hvis der ikke kan opnås enighed mellem den pågældende centralorganisation og undervisningsministeriet, forelægger ministeriet sagen for lønnings- og pensionsdepartementet, jfr. cirkulærets pkt. 5.2.

Ved anvendelsen af frilisten må institutionerne sikre, at den valgte aflønning svarer til stillingsbeskrivelsen, og at stillingsbeskrivelsen, som institutionen har opstillet ved normeringen af stillingen, svarer til stillingens faktiske arbejdsindhold. Det skal bemærkes, at den fastsatte aflønning af personalet skal holdes inden for de givne lønsumsbevillinger - også hvis lønindplaceringen foretages af undervisningsministeriet eller lønnings- og pensionsdepartementet.

4.2.2. Stillinger, der ikke er på friliste.

Hvis institutionen normerer stillinger, der ikke er på friliste, følges den almindelige klassificeringsprocedure, som beskrevet i cirkulærets pkt. 2. Denne procedure følges desuden for alle nyoprettede tjenestemandsstillinger ved de institutioner, der ikke har fået delegeret kompetencen til at anvende frilisten, jfr. afsnit 1.

Funktionsbeskrivelsen , d.v.s. beskrivelse af det arbejds- og ansvarsområde, der er knyttet til stillingen, herunder oplysning om, hvorvidt der er knyttet ledelsesfunktioner til stillingen, omfanget af ledelsesfunktionen med angivelse af antal underordnede og disses aflønning samt oplysning om eventuelle særlige uddannelses-, erfarings- eller kvalifikationskrav, forslag til klassificering samt forslag til stillingsbetegnelse, sendes af institutionen til undervisningsministeriets lønafdeling, der i givet fald forelægger sagen for lønnings- og pensionsdepartementet. Stillingen kan ikke opslås og besættes før klassificeringen er fastlagt.

Klassificeringsproceduren for nye stillinger i de særlige bevillingslønrammer iværksættes i forbindelse med behandlingen af forslag om yderligere årsværk. Ved ændret anvendelse af et årsværk i de særlige bevillingslønrammer uden udvidelse af antallet af årsværk, iværksættes klassificeringsproceduren ligeledes i forbindelse med sagens behandling i øvrigt i undervisningsministeriet.

4.3. Stillinger på individuelle lønvilkår .

Forslag til nyoprettede stillinger, der ikke kan besættes på hverken overenskomst- eller tjenstemandsvilkår, forelægges af institutionen for undervisningsministeriets lønafdeling, der i givet fald forelægger sagen for lønnings- og pensionsdepartementet med forslag om aflønning. Dette gælder de ganske få stillinger, der hidtil har stået under »c. Andet personale« i personaleoversigterne på finansloven. Tjenestemandslignende stillinger ved tilskudsinstitutioner behandles som nævnt i denne forbindelse som tjenestemandsstillinger.

4.4. Udvidede frilister.

Direktoratet indkaldte i juni måned 1985 institutionernes forslag til stillinger på en udvidet friliste efter lønnings- og pensionsdepartementets cirkulære af 21. marts 1985 pkt. 4.2. Der er kun modtaget nogle få forslag, hvilket måske skyldes, at muligheden og behovet for at oprette nye tjenestemandsstillinger er begrænset. Forslagene er videresendt til undervisningsministeriets lønafdeling til nærmere behandling. Der er indtil videre ikke udarbejdet nogen udvidet friliste.

5. Sondring mellem stillingsoprettelse og omklassificering .

Denne sondring har hidtil været foretaget af undervisningsministeriet og finansministeriet i forbindelse med finanslovsbehandlingen. Ved delegation af normeringskompetencen får institutionerne pligt til at foretage denne sondring, der kan være meget vanskelig i visse grænsesituationer.

Sondringen er vigtig, da frilisten ikke kan bruges til omklassificering, og da den samme sondring anvendes ved indplacering af stillinger efter de overenskomster, der har flere indplaceringsniveauer. Den nærmere beskrivelse af sondringen fremgår af lønnings- og pensionsdepartementets cirkulære af 21. marts 1985, pkt. 8 og skal ikke uddybes nærmere her. Dog henledes opmærksomheden på, at de nye funktioner, der er omtalt i cirkulærets pkt. 8.2.b., skal være funktioner, som ikke hidtil har været varetaget i institutionen/virksomheden .

Ved denne sondring må institutionen være opmærksom på, at man tillige har en forpligtelse til at sikre, at der ikke sker en lønniveauglidning uden begrundelse i aktuelle og markante ændringer i arbejdsfunktionerne, og at lønudgifterne skal afholdes inden for de givne lønsumsbevillinger.

6. Normeringsoversigter.

Finansministeriet stiller krav om tilstedeværelsen af normeringsoversigter på budgetteringstidspunktet og eventuelt også ved finansårets start. Direktoratet har fundet det formålstjenligt at kombinere normeringsoversigterne med oplysninger om lønbudgettet, jfr. normeringsoversigterne til FFL 1986. Sådanne oversigter vil også for fremtiden skulle indsendes i forbindelse med budgetbidragene. De nærmere regler vil fremgå af den årlige indkaldelse af bidrag til FFL. Direktoratet overvejer, om normeringsoversigterne på længere sigt kan behandles og videregives via edb.

7. Kontrol med personaleforbrug og lønforbrug .

Institutionernes løbende kontrol af lønforbruget kan som hidtil foregå via oplysninger fra regnskabssystemerne. For finansåret 1986 er reglerne om lønregulering på tillægsbevillingsloven uændret i forhold til tidligere, men anciennitetsstigninger og ansættelse af dyrere personale i ledige stillinger kan nu ikke længere tages som lønregulering. Merudgifter hertil skal afholdes af de givne lønsumsbevillinger.

Institutionerne skulle fra 1. januar 1986 efter det oplyste kunne få en løbende opgørelse af årsværksforbruget omregnet efter de omregningsfaktorer, der blev fastsat ved timeoprydningen i efteråret 1984, fra Løninformationssystemet (LIF) i statens regnskabsdirektorat.

Berrit Hansen

vicedirektør

/ Kirsten Skjødt

fuldm.

Ingen