Cirkulære om stiftsmidlernes Forvaltning.

Cirkulære om stiftsmidlernes Forvaltning.

Ifølge § 10 i lov nr. 645 af 19. december 1984 om folkekirkens økonomi bestyres fællesfonden af stiftsøvrighederne efter bestemmelser fastsat af kirkeministeren. I lovens § 23 er det bestemt, at stiftsøvrighederne bestyrer kirkernes og præsteembedernes kapitaler, ligeledes efter bestemmelser fastsat af kirkeministeren.

I bekendtgørelse nr. 606 af 15. september 1986 er der fastsat overordnede regler om stiftsøvrighedernes bestyrelse af kirkernes og præsteembedernes kapitaler. Mere detaljerede bestemmelser skal efter bekendtgørelsens §§ 6 og 11 fastsættes af kirkeministeriet.

I medfør af de nævnte bestemmelser i loven og bekendtgørelsen fastsættes herved følgende nærmere bestemmelser om stiftsøvrighedernes forvaltning af stiftsmidlerne, der som fællesbetegnelse omfatter fællesfonden, kirkernes og præsteembedernes kapitaler, samt legatmidler.

Kassererfunktionen

Stiftsøvrigheden ansætter som tjenestemand en stiftskasserer, hvis arbejdsområde omfatter administration af stiftets økonomi- og kapitalforvaltning under stiftsøvrighedens tilsyn. Stillingen som stiftskasserer kan ikke forenes med stillingen som stiftskontorchef eller med en stiftsfuldmægtigstilling.

Uansøgt afskedigelse af stiftskassereren kan ikke finde sted uden kirkeministeriets godkendelse.

Stiftskassereren har selvstændigt kasseansvar og er således ansvarlig for stiftsmidlernes forsvarlige opbevaring. Aktiver prohiberes af stiftsøvrigheden. Stiftskassereren kvitterer på stiftsøvrighedens vegne for samtlige indbetalinger til stiftsmidlerne og er over for de pengeinstitutter, hvor stiftsmidlerne er anbragt, legitimeret til at foretage udtræk. Dette gælder dog ikke, når midlerne er prohiberet af stiftsøvrigheden, idet dispositioner med hensyn til prohiberede aktiver også skal være underskrevet af stiftsøvrigheden.

Stiftsøvrigheden udpeger efter indstilling fra stiftskassereren en fast stedfortræder for stiftskassereren til at varetage kassererfunktionen under ferie og sygdom m.v.

Alle udbetalinger og al indtægtsføring, der ikke kan ske i henhold til generel hjemmel eller generel bemyndigelse, kræver stiftsøvrighedens anvisning i hvert enkelt tilfælde. Stiftsøvrighedens anvisning sker efter generel bemyndigelse fra kirkeministeriet eller med ministeriets godkendelse i det enkelte tilfælde.

Midlernes bestyrelse

Stiftsmidlerne bestyres dels under særbestyrelse, dels under massebestyrelse.

Midler under særbestyrelse er

Aktiver, for hvilke kirkeministeriet foreskriver særbestyrelse, eller som efter de hidtil gældende regler har været særskilt bestyret, samt

aktiver tilhørende legater, når særbestyrelse er foreskrevet i vedtægt eller fundats.

Midler under massebestyrelse er alle under stiftsmidlerne bestyrede midler, som ikke efter foranstående er under særbestyrelse.

Stiftskassereren træffer under stiftsøvrighedens tilsyn beslutning om midlernes anbringelse, jfr. §§ 2 og 8 i bekendtgørelsen om bestyrelse af kirkernes og præsteembedernes kapitaler.

Renten af lån af stiftsmidlerne fastsættes af kirkeministeriet, som tillige kan fastsætte overordnede regler om afdragsvilkår m.v. Renten af lån til kirker og præsteembeder er indtil videre 4% p.a. som hidtil.

Det fulde renteudbytte af massebestyrede præstemidler, jfr. bekendtgørelsens § 7, indgår som driftsindtægt for fællesfonden.

Massebestyrede kirkemidler , jfr. bekendtgørelsens § 1, samt øvrige massebestyrede midler forrentes med en af kirkeministeriet fastsat rente, for tiden 4% p.a., til fordel for ejeren af kapitalen. Eventuel overskydende renteindtægt af sådanne midler indgår som driftsindtægt for fællesfonden.

Reservefond

Inden for hvert stift oprettes i medfør af § 11, stk. 2, i lov om folkekirkens økonomi en reservefond, kaldet fællesfondens reservefond. Til fællesfondens reservefond overføres de midler, der indestår i den hidtidige almindelige reservefond og i kirketiendemidlernes reservefond.

Til fællesfondens reservefond henlægges efter kirkeministeriets bestemmelse årligt et beløb af fællesfondens midler. Beløbet kan ikke overstige 1% af præsteembedernes kapitaler.

Af fællesfondens reservefond kan efter kirkeministeriets bestemmelse afholdes følgende udgifter

Tab der lides af massebestyrede kapitaler,

tab der lides af særbestyrede midler, dersom tabet er en følge af uforsvarlig forretningsførelse, og dækning ikke kan opnås hos den, som har ansvaret,

kurstab ved køb og salg af massebestyrede værdipapirer,

ekstraordinære udgifter vedrørende stiftsmidlernes, herunder legatmidlers, administration efter kirkeministeriets bestemmelse i hvert enkelt tilfælde, og

andre udgifter efter kirkeministeriets bestemmelse i hvert enkelt tilfælde.

Kirkeministerens rådighedssum

I medfør af § 11, stk. 3, i lov om folkekirkens økonomi kan kirkeministeren af fællesfonden anvende indtil 1% af den årlige renteindtægt af præsteembedernes kapitaler til kirkelige formål, hvor økonomisk støtte efter ministerens skøn er særlig påkrævet. Udbetaling af beløb efter denne bestemmelse kan kun ske efter ministeriets anvisning i hvert enkelt tilfælde. Anvisning finder sted gennem Københavns stiftsøvrighed.

Regnskabsmæssige forskrifter

Stiftsøvrighedernes økonomi- og kapitaladministration vedrørende stiftsmidlerne sker ved hjælp af elektronisk databehandling (EDB). Der er i dette øjemed udviklet et særligt kapitaladministrationssystem (»KAS«), der kombineres med et standardøkonomisystem, leveret af firmaet Norsk Data A/S (»ND- Handel«).

Bogføringen sker i overensstemmelse med god offentlig regnskabsskik efter principperne for dobbelt bogholderi. Bogføringen foretages daglig og således, at der til enhver tid foreligger fornøden dokumentation i form af posteringsjournaler med tilhørende originalbilag. Den nødvendige afstemning foretages hver dag.

Alle kapitalbevægelser registreres i »KAS« og afspejles automatisk i »ND-Handel«. Alle registreringer vedrørende fællesfondens drift foretages i »ND-Handel«.

Budget for fællesfondens indtægter og udgifter indsendes af stiftsøvrigheden til kirkeministeriet hvert år inden 1. marts, jfr. § 15, stk. 1, i lov om folkekirkens økonomi.

Regnskabsåret er kalenderåret. Stiftskassereren udarbejder regnskaber to gange årligt (pr. 30. juni og 31. december) til brug for stiftsøvrighedens regnskabsaflæggelse til kirkeministeriet og rigsrevisionen. Bilag og anden dokumentation følger med regnskabet til rigsrevisionen, der er stiftsmidlernes revisionsmyndighed.

Stiftsøvrigheden foretager mindst een gang i hver regnskabstermin et uanmeldt, summarisk kasseeftersyn hos stiftskassereren.

Forskrifter vedrørende EDB-systemet

Stiftskassereren varetager hvervet som systemansvarlig for EDB- systemet. Undtagelse herfra kan kun ske med kirkeministeriets godkendelse. Kirkeministeriet udarbejder i henhold til § 4, stk. 2, i lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre nærmere forskrifter om registrets opbygning og drift.

Som systemansvarlig påhviler det stiftskassereren at påse, at der daglig foretages den fornødne sikkerhedskopiering, og at kopierne opbevares forsvarligt. Det er endvidere stiftskassererens opgave efter stiftsøvrighedens bestemmelse at tildele brugerne af systemet de nødvendige kodeord (pass-words). Kun medarbejdere i stiftsadministrationen, kirkeministeriet og rigsrevisionen kan registreres som brugere.

Der gives kirkeministeriet og rigsrevisionen adgang til at udtrække oplysninger fra de enkelte stifters systemer efter ministeriets nærmere bestemmelse.

Der må ikke uden kirkeministeriets godkendelse foretages ændringer i eller tilføjelser til systemets kontonumre eller foretages andre systemmæssige ændringer. Arbejdet og kontrollen med EDB-systemet skal i det hele ske i overensstemmelse med de nærmere regler, der fastsættes i brugervejledninger m.v.

Ikrafttrædelsesbestemmelser

Dette cirkulære træder i kraft den 1. januar 1987.

Ved kgl. anordning af d.d. er kgl. anordning af 11. oktober 1937 angående stiftsmidlernes bestyrelse, instruks for stiftskassererne af 20. november 1937 samt vejledning vedrørende stiftskassererkontorernes regnskabsførelse af 23. november 1937 ophævet fra 1. januar 1987.

METTE MADSEN

/Asger Jørgensen

Ingen