Cirkulære om bevaring af menighedsrådenes arkiver.

Cirkulære om bevaring af menighedsrådenes arkiver.

Gennem en længere årrække har rigsarkivet og landsarkiverne ønsket faste regler for bevaring af menighedsrådenes arkiver. I samarbejde med rigsarkivet udarbejdede Landsforeningen af Menighedsrådsmedlemmer i 1978 en vejledning til en arkiveringsplan for menighedsrådene. Der har siden været arbejdet videre med faste regler om bevaring af menighedsrådenes arkiver.

Det er for såvel arkivvæsenet som for nutidig og fremtidig forskning afgørende at sikre disse arkiver, der i kraft af menighedsrådenes placering som offentlige administrative organer rummer vigtige kilder til den danske kirkes historie i nyere tid.

Materiale, som ikke skal bevares af forskningsmæssige eller forvaltningsmæssige hensyn, bør udskilles og kasseres.

De bevaringsværdige dele af arkivalierne, som menighedsrådene ikke længere har behov for, skal sikres ved aflevering til vedkommende landsarkiv. Med rigsarkivarens godkendelse kan arkivalierne i stedet deponeres i et lokalhistorisk arkiv. Såfremt et menighedsråd allerede har deponeret arkivalier i et lokalhistorisk arkiv, skal menighedsrådet indberette dette til vedkommende landsarkiv.

Da både ældre og nyere menighedsrådsarkiver har vist sig at være truet på grund af spredt og uhensigtsmæssig opbevaring, har ministeriet fastsat retningslinier for bevaring og kassation af menighedsrådenes arkivalier.

Disse retningslinier fremgår af omstående arkiveringsvejledning, der er udarbejdet efter indstilling fra rigsarkivet og efter forhandling med Landsforeningen af Menighedsrådsmedlemmer og Danmarks Provsteforening.

Vejledningens regler bør iagttages af alle menighedsråd. Eventuelle mindre fravigelser af reglerne vil kunne aftales med vedkommende landsarkiv.

Cirkulæret bedes omdelt til stiftets menighedsråd og provstiudvalg.

Kirkeministeriet, den 25. juni 1986

METTE MADSEN

/Erik Andersen

Arkiveringsvejledning for menighedsråd

Ansvaret for arkivet

Menighedsrådets formand har ansvar for arkivet, hvorved forstås alle arkivalier, der er opstået i forbindelse med menighedsrådets virksomhed. Formanden sørger for, at der anlægges en arkivprotokol med fortegnelse over menighedsrådets arkiv. Ved formandsskifte ajourføres fortegnelsen over arkivet, og den tiltrædende formand kvitterer for modtagelsen af arkivet. En kopi af den ajourførte arkivfortegnelse tilsendes provsten ved formandsskifte.

Arkivets opbevaring

Menighedsrådets arkiv skal opbevares betryggende hos menighedsrådets formand eller på et andet sikkert sted efter rådets bestemmelse. Arkivet udgør en helhed og skal, bortset fra aktuelle sager, så vidt muligt holdes samlet. Er der flere menighedsråd i et pastorat, skal arkivalierne fra de enkelte menighedsråd i videst muligt omfang holdes adskilt. Hvor der er sket sammenlægning af sogne, må arkivalier fra de tidligere sogne ikke blandes med de nye menighedsrådsarkivalier. Hvis sognepræsten opbevarer arkivet, må det være adskilt fra præsteembedets arkiv. Menighedsrådets sager må ikke sammenblandes med private sager.

Kirkeværgen opbevarer korrespondance vedrørende løbende sager, der hører til hans/hendes arbejdsområde. Sager, der ikke mere er aktuelle, afleveres dog til menighedsrådets arkiv.

Den del af arkivet, der angår de kirkelige kasser, opbevares i det løbende regnskabsår hos kassereren. Når regnskaber er revideret og godkendt, indgår de i arkivet sammen med de tilhørende bilag. Det samme gælder budgetter (overslag).

Orden i korrespondancen m.v.

Korrespondancen (modtagne breve og kopier af udgåede breve) og andre løse akter kan ordnes kronologisk eller bedre i en systematisk orden. Som systematik foreslås anvendt den nedenfor omtalte henlæggelsesplan. Anvendes denne plan, kan brevene sættes ind i særlige mapper, der er opbygget efter 9 emnegrupper. Ved årets slutning eller med passende mellemrum henlægges materialet i arkivæsker. Der anvendes en bestemt æske kaldet »Rigsarkivets model«, som både er hensigtsmæssig i brug og anerkendt til opbevaring af bevaringsværdigt arkivmateriale. Mapperne og arkivæskerne kan købes gennem Landsforeningen af Menighedsrådsmedlemmer.

I æskerne henlægges arkivalierne efter den anvendte henlæggelsesplan. Uden på æsken anføres pastoratets og menighedsrådets navn og en kort indholdsangivelse. Eks.: Ørsted-Dåstrup Pastorat. Dåstrup menighedsråds korrespondance, 1980-85. Emnegruppe 3 og 4.

Henlæggelsesplan

Følgende henlæggelsesplan foreslås anvendt til korrespondancen og andre løse akter. Protokoller er det praktisk at opstille for sig, jf. nedenfor om førelse af arkivprotokol.

0. Disponibel (Anvendes til en fortegnelse over arkivet)

1. Menighedsrådet.

Sager vedrørende forretningsorden, mødereferater, valg til menighedsråd, provstiudvalg, præstevalg, bispevalg m. v.

2. Økonomiske forhold.

Sager vedrørende budgetter, regnskaber, kvartalsrapporter, lån, henlæggelser, fonds, kasseeftersyn, udskrifter af revisionsprotokollen, lokaleleje (f.eks. leje for kontor til kordegn) m. v.

3. Kirkefunktionærer og andet personale.

Sager, herunder regulativer, vedrørende kordegn, kirkesanger, organist, kirketjener, graver, kirkekor, kirkegårdsleder, kirkegårdspersonale, kirkeværge, kasserer, sekretær, medhjælp ved konfirmandundervisningen, kontorhjælp, løst ansat personale m.v.

4. Kirker.

Sager vedrørende kirken, vedtægter og takstregulativer, kirkesyn, forsikringer, vedligeholdelse, restaureringssager, nyanskaffelser (f.eks. af orgel, messehagel, kalk, disk, tunghøreanlæg og højttalere), inventar m.v.

5. Præstegårde og præsteboliger.

Sager vedrørende bygninger og jorder tilhørende præsteembeder, forpagtnings- og lejekontrakter, præstegårdssyn, forsikringer, vedligeholdelse, restaurering, boligbidrag, huslejetilskud, varmespørgsmål, konfirmandstuer, ejendomsvurdering, præstegårdshaver, præstegårdsskov, inventar m.v.

6. Kirkegårde og andre kirkerne tilhørende jorder.

Sager vedrørende kapel, redskabshus og andre bygninger, vedtægter og takster, kirkegårdssyn, vedligeholdelse, reguleringsplaner, erhvervelse af arealer til kirkegård, kirkegårdsudvidelser, parkeringspladser, gravsteder, legatgravsteder, sløjfning m.v.

7. Tjeneste- eller lejeboliger for kirkens eller kirkegårdens funktionærer (graver, kirketjener)

Sager vedrørende syn, ejendomsvurdering, vedligeholdelse, udlejning, forsikringer m.v.

8. Legater og indsamlede midler

Regnskaber (ikke protokoller) over anvendelse af de i kirken indsamlede midler til uddeling i sognet eller andetsteds, legatregnskaber m. v.

9. Forskelligt

F.eks. sager om kirkeblad, særlige gudstjenester, kirkekoncerter, kirkebil, sognemøder, sammenkomster for ældre, ungdomsarbejde og søndagsskole m.v..

De enkelte grupper kan efter behov underinddeles ved tilføjelse af undernumre, f.eks. således

3. Kirkefunktionærer og andet personale.

3.1 Kordegn

3.2 Organist

3.3 Kirketjener

o.s.v.

4. Kirken og andre bygninger.

4.1 Kirken

4.2 Kirkeinventar

o.s.v.

Yderligere kan 4. 1. Kirken, f. eks. underinddeles således

4.11 Nybygning

4.12 Vedligeholdelse, kirkesyn

4.13 Forsikringer

o.s.v.

Førelse af arkivprotokol

I arkivprotokollen indføres alle protokoller og arkivæsker med titel og periode. Eventuelle kort og tegninger anføres også. Fortegnelsen over arkivet kan omfatte

Korrespondance

Protokoller

Særskilte sager (f.eks. restaureringssager)

Til arkivprotokollen kan benyttes løsbladssystem (se bilag med eksempler).

Hvad der kan kasseres

Menighedsrådet må ikke kassere arkivalier, med mindre der foreligger tilladelse fra rigsarkivaren. Dog må menighedsrådet uden videre kassere følgende

Regnskabsbilag efter 5 år, bortset fra større restaureringer og byggesager, hvor bilagene bevares.

Ophævede cirkulærer.

Tryksager, der ikke hører til en bestemt sag.

Genparter af skrivelser, der findes i flere eksemplarer.

Bestemmelser om adgang til arkivalierne .

Menighedsrådsarkivalierne er siden 1970 omfattet af lovgivningen om offentlighed i forvaltningen med de undtagelser fra offentlighed, som lovgivningen indeholder (f.eks. personsager og menighedsrådets forhandlingsprotokol). For arkivalier, der er blevet til før offentlighedsloven gælder den hovedregel, at arkivalierne er tilgængelige, når de er 50 år gamle, personsager dog først, når de er 80 eller 100 år gamle. Dispensation fra disse tilgængelighedsbestemmelser i forbindelse med udnyttelse til forskningsformål kan gives af rigsarkivaren efter indstilling fra menighedsrådet. Menighedsrådet har dog altid til administrativt brug adgang til arkivalierne og kan til enhver tid låne dem efter at aflevering har fundet sted.

Aflevering af menighedsrådsarkivalier

Arkivalierne afleveres til vedkommende landsarkiv, når der ikke længere er administrativt brug for dem.

Med rigsarkivarens godkendelse kan arkivalierne i stedet deponeres i et lokalhistorisk arkiv.

Arkivalierne afleveres efter forudgående aftale i ordnet, pakket og mærket stand. Med afleveringen følger en afleveringsfortegnelse.

Spørgsmål om aflevering, ordning, opbevaring mv. rettes til landsarkivet.

Landsarkivernes adresser og telefonnumre er

Landsarkivet for Sjælland, Lolland-Falster og Bornholm,

Jagtvej 10, 2200 København N., Tlf.: (01) 39 35 20

Landsarkivet for Fyn,

Jernbanegade 36, 5000 Odense C., Tlf.: (09) 12 58 85

Landsarkivet for Nørrejylland,

Lille Sct. Hansgade 5, 8800 Viborg., Tlf.: (06) 62 17 88

Landsarkivet for de sønderjyske landsdele,

Haderslevvej 45, 6200 Åbenrå., Tlf.: (04) 62 58 58

Eksempel 1

Menighedsrådets navn: NN menighedsråd --------------------------------------------------------------------- Arkivalietype: KORRESPONDANCE --------------------------------------------------------------------- Yderår Arkivaliernes titel bd/pk aflevering/ dato deponering år --------------------------------------------------------------------- ældre sager 1903-38 Menighedsrådets korrespondance 1 pk. Aflv. til LAK 22.3.84 (kronologisk ordnet) 1939-80 - do - 1 pk. 1920-70 Sager vedr. bygninger og 1 pk. inventar nyere sager (henlagt efter henlæggelsesplan for menighedsråd 1981-84 Korrespondancesager Emnegruppe 1 og 2 1 pk. 1981-86 Korrespondancesager Emnegruppe 3 1 pk. 1981-82 Korrespondancesager Emnegruppe 4, 5 og 6 1 pk. 1981-86 Korrespondancesager Emnegruppe 7, 8 og 9 1 pk. Eksempe1 2 Menighedsrådets navn: NN menighedsråd --------------------------------------------------------------------- Arkivalietype: FORHANDLINGSPROTOKOLLER --------------------------------------------------------------------- Yderår Arkivaliernes titel bd/pk aflevering/ dato deponering år --------------------------------------------------------------------- 1903-31 Menighedsrådets forhandlingsprotokol 1 bd. Aflv. til LAK 22.3.84 1931-63 - do - 1 bd. - - - 22.3.84 1963-82 - do - 1 bd. 1982- - do - 1 bd. 1903-61 Valgbestyrelsens forhandlingsprotokol 1 bd. Aflv. til LAK 22.3.84 1962- - do - 1 bd. 1958- Kirkegårdsudvalgets forhandlingsprotokol 1 bd. Eksempel 3 Menighedsrådets navn: NN menighedsråd --------------------------------------------------------------------- Arkivalietype: REGNSKABSPROTOKOLLER --------------------------------------------------------------------- Yderår Arkivaliernes titel bd/pk aflevering/ dato deponering år --------------------------------------------------------------------- 1930-55 Regnskabsbog 1 bd. Aflv. til LAK 22.3.84 1970-75 Kassebog for præstelønningskassen 1 bd. - - - 22.3.84 1976-80 - do - 1 bd. 1980- - do - 1 bd. 1970-79 Kassebog for kirke- og kirkebetjeningskassen 1 bd. 1979- - do - 1 bd. 1965-73 Indsamlingsbog 1 bd. Aflv. til LAK 22.3.84 1973- - do - 1 bd. Eksempel 4 Menighedsrådets navn: NN menighedsråd --------------------------------------------------------------------- Arkivalietype: ANDRE PROTOKOLLER --------------------------------------------------------------------- Yderår Arkivaliernes titel bd/pk aflevering/ dato deponering år --------------------------------------------------------------------- 1910-65 Kirkesynsprotokol 1 bd. 1966- - do - 1 bd. 1927- Synsprotokol for præstegården 1 bd. 1928-75 Kirkegårdsprotokol 1 bd. 1975- - do - 1 bd.

Ingen