Hvordan sælger man til staten?

BILAG 1

Oversigt over administratorer af statens centrale indkøbsordninger Boligministeriets Ejendomsdirektorat Inventarafdelingen Frederiksholms Kanal 26 1220 København K (01) 92 63 00

Møbler og inventar

- kontormøbler

- skolemøbler

- kantinemøbler

- hvilemøbler

- terminalmøbler

- møde- og konferencemøbler

- stålmøbler

- stålreoler

- stålskabe

- arbejdslamper

- opslags- og skrivetavler

Danmarks Radio Indkøbssektionen TV-byen 2860 Søborg (01) 67 12 33

lydbånd

videobånd

Direktoratet for Kriminalforsorgen Klareboderne 1 1115 København K (01) 13 57 83

konvolutter

håndklæder og viskestykker

gulv-, kar- og støveklude

papirkurve

børstevarer

Direktoratet for statens indkøb Suomisvej 2 1927 Frederiksberg C (01) 35 95 00

arbejdspladsdatamater

terminaler

skrivere

betalingskort

blankt papir

brevpapir og visitkort

edb-lister og (printerlister)

offsetduplikering

legitimationskort

overheadprojektorer

transparenter

projektorer til dias

film

mikroskoper

videoudstyr

tekst- og målsætningsmaskiner

industriopvaskemaskiner

radio- og fjernsynsapparater

hotelaftaler

DSB

Indkøbs- og forsyningskontoret

Panoptikonbygningen

Banegårdspladsen 1

1570 København V

(01) 14 04 00

lyskilder

kabler og ledninger

Flyvematerielkommandoen Handelsafdelingen (Kontraktsektionen) Postboks 130

3500 Værløse (02) 97 95 00

urea

vejrkortpapir

Forsvarskommandoen Forsvarets Cafeterier Centralledelsen Postboks 202

2950 Vedbæk

(02) 89 22 55

Fødevarer

- kaffe

- ost

- dybfr. grønsager og bær

- dybfr. kødprodukter

- kolonialvarer

Forsvarets Materielintendantur Indkøbstjensten Postboks 808

Henriksholms Alle 2950 Vedbæk (02) 89 05 01

kontorartikler kalendere stempler toiletpapir porcelæn

engangsservice glas og stålbestik automater opvaskemidler

Forsøgsanlæg Risø Indkøbskontoret Postboks 49 4000 Roskilde (02) 35 51 01

dataprodukter og videnskabelige måleinstrumenter

Hærens Materielkommando Indkøbssektionen Arsenalvej 55

9800 Hjørring

(08) 92 61 11

dæk og slanger

akkumulatorer og rørpladebatterier

håndværktøj

brandslukningsmateriel

Grønlands Handel Strandgade 100 Postboks 100 1004 København K (01) 54 60 01

maling

plasticposer

el-materiel

tørbatterier

Post- og Telegrafvæsenet Abonnentteknisk tjeneste Telegade 2

2630 Tåstrup

(02) 52 68 11, lokal 1330

papir til fjernskrivermaskiner

Post- og Telegrafvæsenet Edb-Centret Produktionsafdelingen

Bernstorffsgade 36 1577 København V (01) 14 44 70, lokal 2101

magnetbånd

disketter

Rigshospitalet Indkøbskontoret Tagensvej 20 2200 København N (01) 38 66 33

papirhåndklæder,

papirservietter og køkkenruller

træsko

hårde hvidevarer

personlige værnemidler

institutionsstøvsugere

rengøringsmidler

Rigspolitichefen Afd. C, Adm.afd. Polititorvet 14 1588 København V (01) 14 14 48

personbiler

Statens Brændselsindkøb (DSB)

Indkøbs- og forsyningskontoret Panoptikonbygningen Banegårdspladsen 1 1570 København V

(01) 14 23 48

brændselsolie

brændstof

Statens indkøb af kontormaskiner (DSB) Administrationsbygningen Otto Bussesvej 5 2450 København SV (01) 14 04 00

Kontormaskiner

- skrivemaskiner

- regnemaskiner

- kopimaskiner

- offsetduplikatorer

- diktermaskiner

- makuleringsmaskiner

Statens Konfektion Lyngbyvej 100 2100 København Ø (01) 29 21 00

Beklædning

- uniformsskjorter

- kitler

- arbejdstøj

Søværnets Materielkommando Anskaffelsessektionen Holmen

1433 København K

(01) 54 13 13

papiraffaldssække

ståltov, riggerarb. m.v.

Bilag 2

Oversigt over en række store statslige indkøbende

myndigheder

(Vareområder se bilag 3)

1. Amalienborg tekniske Forvaltning Toldbodgade 43

1253 København K

(01) 46 11 50

2. Arbejdsdirektoratet Adelgade 13

1304 København K

(01) 11 68 40

3. Boligministeriets Ejendomsdirektorat Inventarafdelingen Frederiksholms Kanal 26 1220 København K

(01) 92 63 00

4. Civilforsvarsstyrelsen Handelsafdelingen Stockholmsgade 27

2100 København Ø

(01) 38 65 45

5. DANIDA

Asiatisk Plads 2

1448 København K

(01) 92 00 00

6. Danmarks tekniske Højskole Bygning 101 A

2800 Lyngby

(02) 88 22 22

7. Direktoratet for Arbejdsmarkedsuddannelserne

Nørre Voldgade 16

1358 København K

(01) 13 14 11

8. Direktoratet for Kriminalforsorgen

Klareboderne 1

1115 København K

(01) 13 57 83

9. Direktoratet for statens indkøb

Suomisvej 2

1927 Frederiksberg C (01) 35 95 00

10. Direktoratet for Toldvæsenet Amaliegade 44

1256 København K

(01) 15 73 00

11. DSB

Indkøbs- og Forsyningskontoret Panoptikonbygningen

Banegårdspladsen 1

1570 København V

(01) 14 04 00

12. Farvandsdirektoratet Forsyningstjenesten Holmen

1433 København K

(01) 54 13 13

13. Flyvematerielkommandoen Handelsafdelingen Indkøbssektionen

Postboks 130

3500 Værløse

(02) 97 95 00

14. Forskningsråderes og Risøs Instrumenttjeneste (FRIT)

Bygning 109

Risø

4000 Roskilde

(02) 35 51 01

15. Forsvarets Materielintendantur Indkøbstjenesten Postboks 808

Henriksholms Alle

2950 Vedbæk

(02) 89 05 01, lokal 2390

16. Forsvarskommandoen Forsvarets Cafeterier Centralledelsen

Postboks 202

2950 Vedbæk

(02) 89 22 55

17. Forsøgsanlæg Risø Indkøbskontoret

4000 Roskilde

(02) 35 51 01

18. Grønlands geologiske Undersøgelser

Øster Voldgade 10

1350 København K

(01) 11 88 66

19. Grønlands Handel Indkøbs- og Forsyningsafdelingen

Strandgade 100

1401 København K

(01) 54 60 01

20. Grønlands tekniske Organisation

Hauser Plads 20

1127 København K

(01) 13 84 72

21. Grønlands tekniske Organisation Teletjenesten

Sturlasgade 14 A

2300 København S

(01) 54 07 68

22. Hærens Materielkommando Indkøbssektionen

Arsenalvej 55

9800 Hjørring

(08) 92 61 11

23. Kystinspektoratet

Højbovej 1

7620 Lemvig

(07) 82 15 44

24. Københavns Lufthavnsvæsen Indkøbsafdelingen Kontorbygningen, værelse 106

Flyvervej

2770 Kastrup

(01) 50 93 33

25. Meteorologisk Institut

Lyngbyvej 100

2100 København Ø

(01) 29 21 00

26. Miljøstyrelsen

Strandgade 29

1401 København K

(01) 57 83 10

27. Odense Universitet

Niels Bohrs Alle

5000 Odense C

(09) 15 86 00

28. Generaldirektoratet for Post- og Telegrafvæsenet Anlægsafdelingen

Læderstræde 11, 3.

1201 København K

(01) 12 23 66

29. Rigshospitalet Indkøbskontoret 7412

Tagensvej 20

2100 København Ø

(01) 38 66 33

30. Rigspolitichefen

Polititorvet 14

1588 København V

(01) 14 14 48

31. Skovstyrelsen

Strandvejen 863

2930 Klampenborg

(01) 63 11 66

32. Slotsholmens tekniske Forvaltning

Frederiksholms Kanal 21 1220 København K

(01) 92 63 00

33. Statens Informationstjeneste

Bredgade 20

1260 København K

(01) 92 92 00

34. Statens Konfektion

Lyngbyvej 100

2100 København Ø

(01) 29 21 00

35. Statens Luftfartsvæsen Luftfartstjenesten

Kigkurren 6-8

2300 København S

(01) 95 48 48

36. Statens Seruminstitut

Amager Boulevard 80 2300 København S

(01) 95 28 17

37. Statens Vejlaboratorium Indkøbssektionen

Elisagårdsvej 5-7

4000 Roskilde

(02) 35 75 88

38. Statshavnsadministrationen i Esbjerg

Hulvejen

Postboks 2

6700 Esbjerg

(05) 12 41 44

39. Statshavnsadministrationen i Frederikshavn

Havnepladsen 7 Postboks 190

9900 Frederikshavn

(08) 42 24 77

40. Søværnets Materielkommando Anskaffelsessektionen

Holmen

1433 København K

(01) 54 13 13

41. Telestyrelsen Administrationsafdelingen

Anker Heegaards Gade 4 1503 København V

(01) 11 33 77

42. Undervisningsministeriets Byggedirektorat

Nyropsgade 28, 1.

1602 København V

(01) 12 54 88

43. Århus Universitet Administrationsafdelingen

Nordre Ringgade 1

8000 Århus C

(06) 13 43 11

Bilag 3

Eksempler på varer som købes af statens institutioner

Varerne på denne liste er oplyst af institutionerne (Se også bilag 1)

A Indkøbes af institution nr.

(se bilag 2)

Adresseringsudstyr 28 Alarm- og signalsystemer 13, 22, 40, 41 Ankerbolte 38 Anoder 38 Antenner og antennemaster 13, 21, 22, 23, 41 Antibiotika, -sera og -stoffer 36 Apotekervarer 22, 29 Asfalt 39 Autoreservedele 12, 13, 20, 22 AV-udstyr 13, 22, 29 B Bandager 22 29 Barometre 12 Beklædning 8, 11, 13, 22, 29 Belysningsmateriel 3, 4, 11, 13, 22 Beskyttelsesmidler (ABC) 4, 22 Beton og betonvarer 38, 39 Blantter 2, 10, 11, 12, 13, 29, 30, 33, 36, 43 Blomsterkasser 3, 30 Boksdøre 28 Boligtekstiler 11 Boreudstyr 18 Brandsluknings- og redningsmateriel 4, 11, 13, 22, 38, 40 Brandslukningskøretøjer 35 Bremsebelægninger 11 Brevåbnere 28 Brændstof11, 38, 40 Byggematerialer og -artikler 5, 20, 35, 39 Bøger og tidsskrifter 5, 6, 11, 13, 17, 22, 29, 37, 40, 41, 43 Både og bådeudstyr 19 Bånd, vævede og strikkede 34 C Indkøbes af institution nr. (se bilag 2) Cement 23 Cykler 5, 11 D Dentaludstyr og -artikler 5, 22, 29 Dieselmotorer og nødstrømsanlæg 5, 11 Dykkerudstyr 12 E Edb-udstyr 11, 13, 17, 25, 27, 29, 35, 37, 38,41,43 El-anlæg 4 El-materiel og -artikler 1, 11, 12, 13, 17, 22, 29, 32 Elektrisk og elektronisk udstyr 11, 13, 22, 24, 25, 35, 37, 40 Emballage 11, 19, 22, 36 Emblemer 11, 22, 34 Entreprenørmateriel 11, 22, 23, 35 F Faksimileapparater 21 Farmaceutiske artikler 29, 36 Farvandsafmærkningsmateriel 12 Faskiner 23 Fedt, teknisk 5, 11 Fejemaskiner 11, 13, 22, 30 Fiberoptisk materiel 22 Fiskekasser 19 Fiskenet 19 Fiskeriudstyr 5 Fjedre 11 Fjernskrivere 21, 41 Fodtøj 4, 8, 13, 22, 29, 30 Forbindsstoffer 4, 22, 29 Fotografisk materiel 13, 29 Frankeringsmaskiner 11, 28 Fødevarer og nydelsesmidler 16, 22, 29 G Indkøbes af institution nr. (se bilag 2) Gaffeltrucks 7, 11, 22 Garderobeinventar 3, 11 Gardiner 3, 11, 28, 42 Græsfrøblandinger 23 Græsslåmaskiner 13, 30 Grusspredere 11, 31 Gummi, tilvirket 11, 13 Gummibåde 20 Gummifendere 38, 39 G Handsker 11, 13, 22, 30 Havnematerialer 20 Hospitalsinventar 29 Hospitalsudstyr og -artikler 5, 19, 27, 29, 36 Håndværktøj 11, 13, 20, 22, 38 I Indbindingsmaskiner 28 Indlægsstoffer 34 Industrimaskiner 8, 13, 22 Industrisalt 11, 13, 19 Inventar 4, 6, 7, 8, 11, 28, 29, 42 Isenkram 11, 13, 18, 29, 40 K Kabler 11, 13, 21, 22, 38, 41 Kantineudstyr 7, 11 Kemikalier 6, 11, 13, 17, 18, 19, 22, 25, 27, 29, 35, 36, Knapper 34 Kommunikationsudstyr 12, 13, 22, 40 Kompressorer 11, 40 Konfektion, artikler for 34 Kraner 11 Kunstgødning 5, 23, 31 Køkkenmaskiner og -udstyr 4, 7, 11, 12, 15, 35 Køle- og fryseudstyr 5, 11, 13, 29, 40 L Indkøbes af institution nr. (se bilag 2) Laboratorieartikler 6, 17, 18, 27, 29 Laboratorieudstyr og -inventar 5, 14, 22, 27, 29, 36, 37, 40, 42, 43 Ladvogne 11, 31 Landbrugsmaskiner 5, 22, 31 Landmålingsinstrumenter og -udstyr 11, 20 Lavspændingsmateriel 11, 13, 38 Lejrudstyr 18, 20 Linieforstærkerudstyr 41 Linnedvarer 29 Luftarter 11, 17, 18, 19, 20, 23, 25 Lynlåse 34 Lysarmaturer og lamper 11, 13, 22, 24, 29, 30, 38, 40 42 Lædervarer 4, 30 Lægeudstyr og -instrumenter 4, 8, 29 Løftevogne 11 Låse 11, 13, 15, 27, 43 M Medicin 5, 29, 35 Medicinsk udstyr 22, 29 Medicinske utensilier 29 Medicoteknisk udstyr 29 Mejerimaskiner 5 Metalbearbejdningsmaskiner og -værktøjer 13, 22, 39, 40 Meteorologisk måleudstyr 13, 22, 35 Metervarer 34 Mikrobølgeudstyr 21 Mikrokortlæsere 13, 28 Motorkøretøjer 4, 5, 10, 11, 13, 17, 22, 23, 30, 35, 37, 38, 41 Musikinstrumenter 40 Møbler 5, 11, 15, 20, 29, 35 Måleinstrumenter 11, 12, 13, 14, 17, 18, 21, 22, 27, 41 O Omsnøringsmaskiner 28 Operationsudstyr 29 Opmålingsudstyr 23 Overvågnings- og alarmeringsudstyr 32 P Indkøbes af institution nr. (se bilag 2) Pakninger 11, 13 Palleløftere 11, 28 Paller 11, 13, 22 Pejleinstrumenter og -udstyr 20, 22 Penge- og stålskabe 7, 10, 11, 15, 28 Pensler 11, 13, 22 Persienner 42 Personsøgeanlæg 32 Plantebeskyttelsesmidler 5, 11 Postkasser 28 Postsække 28 Primærbatterier 13, 21 Publikationer 33 Pumper 4, 11, 13, 23, 40 Pæle, planker af tropisk træ 11, 38, 39 Påhængsvogne 11, 22, 23 R Radarudstyr 13, 22, 23 Radioaktive stoffer 29, 36 Radiokommunikationsudstyr 4, 11, 13, 22, 30, 35, 41 Radiokædeudstyr 13, 22, 41 Radiosendere og -modtagere 13, 21, 22, 30 Radiosonder 25 Reagenser 29, 36 Redningsmateriel 12, 13, 22 Regntøj 11, 22, 23, 37 Rengøringsartikler 26 Røntgenfilm 29 S Samtaleanlæg 11, 13, 30, 32 Sanitet 11, 29 Sengeudstyr 8, 12, 15, 29 Sera 29, 36 Sikkerhedstryksager 9 Skibsudstyr 5, 11, 12, 40 Skurvogne 11, 23 Skæremaskiner 28 Slagteriudstyr 5 Slibeudstyr 11, 13, 18 Smøremidler 11, 12, 13 Sneplove 11, 13, 31 Spil 11,31 Sprøjter og sprøjtemidler 11, 31 Spunsjern 11, 38, 39 Spænder m.v., metal 34 Stemplingsmaskiner 11, 28 Strømforsyningsanlæg og -udstyr 11, 13, 21, 22, 41 Støbegods 11 Svejseudstyr 11, 13 Sygarn 34 Sygeplejeartikler 18, 29, 35 T Tegnestuemateriel 5, 11, 13, 18, 23 Tekstiler og tekstilvarer 4, 11, 22, 35 Telefoncentraler og -apparater 5, 11, 21, 30, 41, 42 Telefonkabler 11, 21, 41 Teletex- og telefaxterminaler 41 Terminallamper 11, 13, 41 Toiletartikler 16 Traktorer 11, 22, 31, 39 Transportanlæg 11 Transportmateriel 4, 11, 13, 15, 22, 29, 35, 40 Trillevogne 28 Trykluftværktøj og -maskiner 11, 13 Tryksager 11, 33 Træ og trævarer 13, 17, 35, 38, 39, 40 Træbearbejdningsmaskiner 5, 13, 22, 39 Tæpper 3 U Udrykningssignaler 30 Ukrudtsbekæmpelsesmidler 11 Undervisningsudstyr og -materiel 4, 5, 7, 11, 13, 22, 29, 30, 35, 42, 43 V Vacciner 5, 36 Vandrensningsanlæg 22, 40 Vaskemidler 29 Vejhøvle 31 Ventilationsudstyr 13, 32, 40 VVS-udstyr og -artikler 1, 11, 13, 17, 20, 24, 29, 32, 40 Værdipapir 9 Værdiskabe 3 Værkstedsudstyr 4, 11, 12, 13, 22, 23, 29, 43

Bilag 4

Følgende materialer kan skriftligt bestilles i direktoratet

Cirkulære om Direktoratet for statens indkøb og statslige myndigheders indkøbsvirksomhed

Cirkulære om tavshedspligt vedrørende statens indkøbsaftaler

Bekendtgørelse om indkøbsaftalers undtagelse fra aktindsigt i medfør af lov om offentlighed i forvaltningen

Direktoratets årsberetning

Følgende materialer kan bestilles hos J. H. Schultz EF-afdeling

Cirkulære om fremgangsmåderne ved statslige indkøb (GATT-reglerne vedr. statens indkøb)

Cirkulære om EF-rådsdirektiv om samordning af fremgangsmåderne ved offentlige indkøb (EF-reglerne om kommunernes indkøb)

Hvordan sælger man til staten?

FORORD

Mulighederne for at sælge til den danske stat er mange. For at kunne udnytte mulighederne er det imidlertid nødvendigt, at erhvervslivet ved, hvilke statsinstitutioner de kan tilbyde deres produkter til, og hvordan de kan komme i kontakt med dem.

Formålet med denne pjece er i korte træk at forklare, hvordan statens institutioner køber ind og at give en oversigt over, hvilke institutioner der foretager betydelige indkøb af bestemte varer og varegrupper. Vi håber med disse oplysninger at gøre det lettere at blive leverandør til staten.

Erik Fischer

Generelt

Staten stiller de samme krav til sine leverandører som det private erhvervsliv og forventer, at de kan levere produkterne i de rigtige kvaliteter og til konkurrencedygtige priser og betingelser. Hvor det er muligt, indkøbes almindeligt forekommende handelsvarer, standardtyper osv.

For at sikre at indkøbene foretages økonomisk fordelagtigt, indhenter statens institutioner tilbud på leverancerne. Virksomheder, som er interesseret i at blive leverandør til staten, bør være opmærksomme på afsætningsmulighederne og rette henvendelse til de institutioner, der bruger de produkter, virksomheden kan levere.

Statens institutioner foretrækker af kommercielle grunde at placere deres ordrer direkte hos producenterne, men er opmærksomme på eventuelle fordele ved at købe gennem grossist eller detaillist, eksempelvis når der er tale om levering af et varesortiment.

Ved større og teknisk avancerede anskaffelser vil institutionerne forsøge at orientere relevante virksomheder så tidligt som muligt. Virksomhederne kan dog selv på et tidligt tidspunkt skaffe sig kendskab til større projekteer, f.eks. gennem omtalen i dagspressen og fagblade, gennem de årlige finanslove eller gennem forslag, der godkendes af folketingets finansudvalg.

Hvilke opgaver løses af Direktoratet for statens indkøb?

Direktoratet skal medvirke til, at statens indkøb foretages på et forretningsmæssigt grundlag. Direktoratets vigtigste opgaver er at

1. udarbejde generelle retningslinier for statslige indkøb,

2. yde indkøbsmæssig rådgivning og bistand til statens institutioner,

3. samordne og standardisere statslige indkøb,

4. behandle henvendelser fra erhvervslivet om statsinstitutionernes indkøb,

5. repræsentere statens indkøbsmæssige interesse over for EF og GATT.

Hvordan er statens indkøb organiseret?

De enkelte institutioners indkøb

Statens institutioner varetager som hovedregel selv deres indkøb.

Indkøbsarbejdet i institutionerne er tilrettelagt meget forskelligt - afhængig af indkøbenes omfang og størrelse - og spænder fra centraliseret indkøb, hvor een afdeling køber ind til hele institutionen, til udpræget decentraliseret indkøb, hvor de enkelte brugere af varer selv disponerer inden for en bestemt ramme.

Oplysninger om, hvordan de enkelte institutioner har organiseret indkøbsarbejdet, og hvor man skal henvende sig for at få lejlighed til at afgive tilbud, indhentes i de fleste tilfælde lettest ved henvendelse til institutionens ledelse.

Statens centrale indkøbsordninger

For en række varer, der anvendes af mange statsinstitutioner, har Direktoratet for statens indkøb oprettet et rammeaftalesystem. Ved at staten - fremfor at etablere et fælles indkøbskontor med centrale lagre og et eget distributionssystem - betragter sig som een stor kunde, og ved at een udvalgt institution indgår aftalen på samtlige institutioners vegne, opnår staten en række økonomiske og administrative fordele. Samtidig bevares den direkte kontakt mellem leverandørerne og de enkelte institutioner, idet bestilling af varer, fakturering, betaling m.v. sker direkte mellem de valgte leverandører og institutionerne.

For leverandøren indebærer en rammeaftale med staten, at man ikke skal involvere en stor sælgerstab eller en forhandlerkæde. Der stilles ikke krav om salgsfremmende emballage eller om særlig reklameindsats, og rammeaftaler giver ofte mulighed for langtidsplanlægning og for at foretage storindkøb.

Det er enten den statsinstitution, der har det største forbrug, eller en institution, der har en særlig viden om det pågældende vareområde, der vælges til at indgå de statslige indkøbsaftaler. Rammeaftalerne kan benyttes af de ca. 1.350 institutioner, der er tilsluttet ordningerne. Heraf er halvdelen private eller selvejende institutioner, som i kraft af store statstilskud er berettiget til at anvende de statslige indkøbsaftaler.

Oplysninger om nye indkøbsaftaler og ændringer i allerede indgåede ordninger udsendes af Direktoratet for statens indkøb til samtlige institutioner.

Statens centrale indkøbsordninger omfatter mere end 100 aftaler med en samlet årlig omsætning på knap 11/2 mia. kr. De varer, der omfattes af aftalerne, er nævnt i bilag 1, og her er det også oplyst, hvilke institutioner der administrerer de enkelte aftaler.

Der stilles normalt ikke særlige krav til de virksomheder, det vælges som leverandører til de statslige indkøbsordninger, ud over at de skal være lagerførende og kunne ekspedere institutionernes ordrer tilstrækkelig hurtigt. Ved køb afkontormaskiner, undervisningsudstyr og en række lignende produkter stilles der dog yderligere krav, f.eks. om landsdækkende service.

Hvilke institutioner foretager større indkøb?

I bilag 2 findes en liste over statsinstitutioner, der foretager større indkøb, og som derfor kan være af særlig interesse for virksomheder, der ønsker at blive leverandør til staten.

I bilag 3 er vist eksempler på varer, som købes afstatens institutioner.

Ud over statens egne institutioner kan en række selvejende og private institutioner, der er tilsluttet statens indkøbsordninger, være af interesse for virksomhederne. Det gælder f.eks. højskoler, efterskoler, ungdomsskoler, handelsskoler, tekniske skoler og specialarbejderskoler.

Virksomhederne kan ud fra oplysningerne i de nævnte bilag orientere relevante institutioner om, hvilke produkter de er interesseret i at sælge, og at de gerne vil spørges næste gang, institutionen indhenter tilbud. Det anbefales at gøre dette skriftligt.

Hvis en virksomhed ønsker hjælp til at finde institutioner, som kan have interesse i at kende virksomhedens produkter, vil Direktoratet for statens indkøb kunne være behjælpelig.

Det anbefales, at virksomhederne også lader deres produkter optage i relevante registre, f.eks. Industrirådets Industriregister, Kompass Danmark o.a.

Hvordan henvender man sig til statens institutioner?

Når en virksomhed ønsker at præsentere sig og sine produkter for en statsinstitution, vil det også være praktisk, at den første henvendelse sker skriftligt, således at de relevante personer let kan orienteres om henvendelsen.

Besøg i institutionerne bør altid aftales forud.

Hvilke muligheder er der for at få støtte til produktudvikling?

Produktionsvirksomheder, som er interesseret i at udvikle produkter til offentlige institutioner, bør være opmærksomme på, at der gennem Teknologistyrelsens finansieringsordninger er mulighed for at få tilskud eller lån til gennemførelse af forundersøgelser og udviklingsarbejde i forbindelse med offentlige anskaffelser.

Der kan således gives tilskud på op til 100 pct. til forundersøgelser, hvor een eller flere offentlige institutioner sammen med een eller flere private danske virksomheder specificerer et produkt, et system eller et anlæg, der er behov for i den offentlige sektor.

Virksomhederne har også mulighed for at få støtte til udvikling gennem offentlige udviklingskontrakter finansieret af Udviklingsfondet, som hører under Teknologistyrelsen. Forudsætningen er, at der forud er indgået en aftale mellem en offentlig institution, en privat dansk virksomhed og Udviklingsfondet om at udvikle et produkt, et system eller et anlæg til brug inden for den offentlige sektor.

Endvidere er der mulighed for at få tilskud eller lån til virksomhedens egen produktudvikling enten gennem ordningen om statstilskud til produktudvikling eller gennem Udviklingsfondet.

Teknologistyrelsen kan vejlede virksomheder om mulighederne for at anvende forundersøgelser og udviklingskontrakter samt om styrelsens øvrige erhvervsfremmeordninger.

Der henvises i øvrigt til vejledninger om bla. forundersøgelser, udviklingskontrakter og statstilskud til produktudvikling, som er udgivet af Teknologistyrelsen.

Hvordan foretager statens institutioner deres indkøb?

De statslige indkøb gennemføres i princippet på samme måde som i det private erhvervsliv.

Indhentning af tilbud foretages i de fleste tilfælde ved »direkte forespørgsel«: hvor institutionen retter henvendelse til en kreds af virksomheder, som formodes at være leverings- og konkurrencedygtige. Antallet af virksomheder, der spørges, vil bla. afhænge af indkøbets art og størrelse samt af forholdene inden for branchen. - Det oplyses ikke, hvilke virksomheder der rettes henvendelse til.

Statens institutioner benytter ikke licitationslovens regler i forbindelse med indkøb af varer og tjenesteydelser, idet licitationsloven kun omfatter bygge- og anlægsarbejder.

Hvis der er tale om statslige indkøb, som ligger over 1,6 mio. kr. (1986), skal institutionerne offentliggøre udbudet i EF-Tidende. Der er ganske få undtagelser herfra, som fremgår af Administrationsdepartementets cirkulære af 18. december 1980 om fremgangsmåderne ved statslige indkøb (se bilag 4). Nærmere oplysninger om reglerne samt om eventuelle ændringer heri kan fås hos Direktoratet for statens indkøb.

Offentliggørelsen sker i Supplement »S« til EF-Tidende, som man kan tegne abonnement på hos J. H. Schultz EF-afdeling (telefon 01-14 11 95). Indholdet af Supplement »S« til EF-Tidende er også tilgængeligt »on-line« via Tenders Electronic Daily (TED). Nærmere oplysninger om Tenders Electronic Daily kan fås ved henvendelse til Dansk Diane Center, Danmarks tekniske Højskole (tlf. 02-88 66 66).

Hvem bliver anmodet om at give tilbud?

Ved indhentning af tilbud henvender institutionerne sig først og fremmest til de virksomheder, som erfaringsmæssigt giver de mest fordelagtige tilbud. Virksomheder, som siden den foregående tilbudsindhentning har rettet henvendelse til institutionen og bedt om lejlighed til at give tilbud, vil normalt også blive kontaktet. Derudover søger statens institutioner oplysninger om nye leverandøreraner i håndbøger, industriregisteret, fagblade, dagspressen osv.

I modsætning til en række andre lande findes der i Danmark ikke lister over virksomheder, som på forhånd er godkendt som tilbudsgivere og leverandører til statens institutioner.

Hvis en virksomhed, der ikke er blevet bedt om at give tilbud, får kendskab til, at en institution har bedt andre om at afgive tilbud, kan den inden for tilbudsfristen rette henvendelse til institutionen, der normalt vil efterkomme en anmodning om at sende udbudsmaterialet til virksomheden. Virksomheden kan derefter give tilbud på linie med de øvrige tilbudsgivere, men den kan ikke kræve ændringer i de fastsatte tidsfrister eller betingelser.

Hvordan afgives tilbud?

Tilbudet bør indeholde svar på alle spørgsmål, der er stillet i forespørgslen, f.eks. om pris, leveringstid, garanti, betalingsbetingelser osv. Derudover bør tilbudet indeholde de oplysninger, som tilbudsgiveren anser for vigtige ved bedømmelsen af sit tilbud.

Hvis ikke andet fremgår af forespørgslen, kan tilbudsgiveren ud over at tilbyde den vare eller tjenesteydelse, der er bedt om, også give tilbud på alternative løsninger.

En virksomhed, der er bedt om at give tilbud, kan - indtil den dag, hvor tilbudet skal afgives - indhente supplerende oplysninger om udbudet fra institutionen.

Tilbud bør enten afgives skriftligt i mærket, lukket kuvert eller telegrafisk (telegram eller telex). Afgives et tilbud telegrafisk, skal tilbudsgiveren straks efter bekræfte tilbudet pr. brev.

Åbning af tilbud foregår ikke i ovetværelse af tilbudsgiverne.

Der ydes ikke tilbudsgiverne betaling for tilbud, forsøg, varepraver og lign., medmindre det i ganske særlige tilfælde er aftalt på forhånd

Hvis en virksomhed finder, at det er vanskeligt at opfylde udbudsbetingelserne, enten fordi der foreskrives en vare, som fremstilles af en bestemt producent, eller fordi der ubegrundet henvises til bestemte normer, standarder eller specifikationer, bør den hurtigst muligt rette henvendelse herom til den pågældende institution.

Hvordan vælges leverandøren?

Når statens institutioner skal vælge leverandør, sker det ud fra en samlet vurdering af de tilbudte betingelser og tilbudsgiverens egne forhold. Der bliver lagt vægt på en række forskellige kriterier, som varierer efter det pågældende indkøb. Der kan f.eks. - ud over prisen - være tale om kvalitet, design, service, leveringssikkerhed, ydeevne, vedligeholdelsesomkostninger og produktets levetid. At et tilbud indeholder den laveste pris, behøver således ikke at være en afgørende faktor.

Ved større indkøb lægges der endvidere vægt på, at leverandøren har tilstrækkelig finansieringsevne og f.eks. råder over den nødvendige maskinpark og organisation til at kunne levere den ønskede vare inden for den givne tidsfrist.

Hvordan behandles oplysninger fra tilbudsgivere og leverandører?

Statens indkøbsaftaler er ikke omfattet af den almindelige offentlighed i forvaltningen. Staten behandler de oplysninger, den får i forbindelse med tilbud og kontrakter, som en fortrolig sag mellem tilbudsgiveren og staten, fordi enkeltheder vedrørende priser, betingelser og eventuelt særlige tekniske fordele ikke vedkommer udenforstående.

Hvornår og hvordan orienteres tilbudsgiverne om resultatet af udbudsforretningen?

Tilbudsgivere, hvis tilbud ikke antages, vil få besked herom, når aftalen er indgået med den/de valgte tilbudsgiver(e).

Da statens institutioner som nævnt behandler alle oplysninger fra en tilbudsgiver fortroligt, vil tilbudsgivere, som ikke kom i betragtning, ikke få nogen detaljeret begrundelse for afslaget eller oplysninger om de vilkår, der er aftalt med leverandøren.

Kan den indkøbende myndigheds beslutninger ændres?

Hvis en tilbudsgiver har begrundet formodning om, at en indkøbsbeslutning vil blive truffet på et grundlag, der efter tilbudsgiverens opfattelse ikke indeholder alle de oplysninger, den ønsker taget i betragtning, bør den gøre institutionen opmærksom herpå, inden beslutningen træffes.

Skulle der i forbindelse med tilbudsbehandlingen opstå situationer, hvor en leverandør ikke er enig med den indkøbende myndighed, kan der rettes henvendelse om sagen til institutionens forestående myndighed eller til Direktoratet for statens indkøb.

Ingen