Vejledning om anvendelsen af reglerne i arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 612 af 18. december 1985 om arbejdsgiverdokumentation som betingelse for udbetaling af arbejdsløshedsdagpenge og efterløn

Vejledning om anvendelsen af reglerne i arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 612 af 18. december 1985 om arbejdsgiverdokumentation som betingelse for udbetaling af arbejdsløshedsdagpenge og efterløn

Indledning

Med hjemmel i § 57, stk. 6, i lov om arbejdsformidling og arbejdsløshedsforsikring m.v. har arbejdsministeriet i bekendtgørelse nr. 612 af 18. december 1985 fastsat nærmere regler om den arbejdsgiverdokumentation, der skal foreligge, før udbetaling af arbejdsløshedsdagpenge og efterløn kan påbegyndes.

Den i bekendtgørelsen omhandlede arbejdsgiverdokumentation er således en betingelse for, at udbetaling af arbejdsløshedsdagpenge og efterløn kan finde sted. Hvis en arbejdsløshedskasse udbetaler dagpenge eller efterløn, uden at den omhandlede dokumentation foreligger, vil det betyde, at arbejdsløshedskassen mister retten til refusion for afholdte udbetalinger, jfr. arbejdsløshedsforsikringsloven § 79, stk. 3.

Dokumentation for arbejdsfortjenesten

I bekendtgørelsens § 2 er det fastsat, at der skal foreligge arbejdsgiverdokumentation for arbejdsfortjenesten i beregningsperioden.

Det fremgår endvidere af § 2 sammenholdt med § 8, at arbejdsgiverdokumentationen enten kan bestå af lønsedler eller oplysninger, som arbejdsgiveren har afgivet på en af direktoratet udarbejdet blanket.

For at sikre, at ordningen medfører så lille en merbelastning som muligt, kan arbejdsløshedskasserne som udgangspunkt anvende lønsedler som dokumentation.

Arbejdsløshedskasserne bør derfor informere medlemmerne om, at lønsedler bør opbevares med henblik på en eventuel ledighedssituation eller overgang til efterløn.

Det er dog en betingelse for, at lønsedler kan anvendes som dokumentation, at lønsedlerne tilstrækkeligt sikkert og utvetydigt angiver medlemmets lønindtægt m.v. i beregningsperioden.

Hvis medlemmet ikke er i stand til at aflevere lønsedler til arbejdsløshedskassen, eller hvis lønsedlerne ikke i tilstrækkeligt omfang indeholder de oplysninger om medlemmets lønindtægt m.v., der er nødvendige for at foretage en korrekt beregning, skal arbejdsløshedskassen indhente den fornødne dokumentation fra arbejdsgiveren ved hjælp af en arbejdsgivererklæring (blanket AR 274 (dagpenge) eller blanket AR 275 (efterløn)).

Oplysninger om medlemmets fravær

Mens oplysningerne om medlemmets lønindtægt m.v. i beregningsperioden skal dokumenteres af arbejdsgiveren, skal medlemmet selv på tro og love afgive oplysningerne vedrørende fraværet i beregningsperioden.

Der skal således ikke indhentes arbejdsgiverdokumentation om et eventuelt fravær.

Dokumentation for opfyldelse af arbejdskravet

I bekendtgørelsens § 3 er det fastsat, at der skal foreligge arbejdsgiverdokumentation for opfyldelse af arbejdskravet.

Dette betyder, at tro og love erklæringer fra og med den 1. januar 1986 ikke længere har kunnet anvendes som dokumentation for, at et medlem opfylder arbejdskravet, jfr. arbejdsløshedsforsikringslovens §§ 55 og 72.

Det i § 3 omhandlede dokumentationskrav skal også være opfyldt for medlemmer, der er omfattet af det skærpede arbejdskrav, jfr. § 4, stk. 1, i direktoratets bekendtgørelse nr. 737 af 28. december 1982 om retten til arbejdsløshedsdagpenge for medlemmer, der under ledighed har bibeskæftigelse ved selvstændig virksomhed (emnenr. 3.3112).

Arbejdsgiverdokumentationen kan være lønsedler eller oplysninger, som arbejdsgiveren har afgivet på en af direktoratet udarbejdet blanket.

Med henblik på at sikre, at ordningen medfører så lille en merbelastning som muligt, kan arbejdsløshedskasserne som udgangspunkt anvende lønsedler som dokumentation.

Det er dog en betingelse for, at lønsedler kan anvendes som dokumentation, at lønsedlerne indeholder de nødvendige oplysninger.

Lønsedler, hvoraf man direkte kan aflæse omfanget af medlemmets beskæftigelse, og lønsedler, hvoraf man ved hjælp af kendskab til overenskomster eller lignende kan beregne antallet af løntimer/beskæftigede timer, vil kunne anvendes som dokumentation.

Sådanne lønsedler skal suppleres med en tro en tro og love-erklæring fra medlemmet om, hvorvidt medlemmet har haft fravær i ansættelsesforholdet.

Hvis medlemmet har haft fravær i ansættelsesforholdet, skal medlemmet endvidere på tro og love afgive oplysninger om fraværsårsagens(ernes) og fraværsperiodens(ernes) årsag, længde og placering.

Til dette brug anvendes blanket AR 296.

I tilfælde, hvor der foreligger allerede udarbejdede arbejdsgiveroplysninger om antal arbejdstimer, sygefravær, ferie m.v., eksempelvis i form af tjeneste-/indberetningslister eller lignende, hvis rigtighed er bekræftet af arbejdsgiveren, vil sådanne - efter en konkret vurdering - kunne anvendes til brug for fortolkning af foreliggende lønsedler eller i stedet for lønsedler.

Lønsedler, hvor der er tvivl om arbejdstimernes placering i lønperioden i tilfælde, hvor der har været tale om arbejde på nedsat tid, vil ikke alene kunne anvendes som arbejdsgiverdokumentation. Dette kan eksempelvis være tilfældet, hvor et medlem har været beskæftiget 15 timer i den første uge og 25 timer i den anden uge. I sådanne tilfælde skal arbejdsløshedskassen altid indhente nærmere oplysninger hos arbejdsgiveren om arbejdstimernes placering.

Oplysninger om antallet af arbejdstimer og ansættelsesperiode(r) kan indhentes hos arbejdsgiveren ved hjælp af blanket AR 263 (Oplysninger fra Arbejdsgivere II).

Denne ordning om arbejdsgiverdokumentation for opfyldelse af arbejdskravet bygger således på, at beskæftigelsens omfang og varighed dokumenteres af arbejdsgiveren, mens årsag til fravær, fraværets omfang og fraværets placering dokumenteres ved hjælp af medlemmets egen oplysninger.

Arbejdsgiverdokumentationen skal foreligge som grundlag for den første beregning af, om arbejdsbetingelserne er opfyldt, ligesom den skal foreligge ved senere beregninger af arbejdsbetingelserne, jfr. herved punkt I i direktoratets cirkulære af 12. april 1984 (emnenr. 3.3112).

I bekendtgørelsens § 4 er det fastsat, at reglerne om arbejdsgiverdokumentation ikke finder anvendelse på nyuddannede, der opnår dagpengeret i henhold til arbejdsløshedsforsikringslovens § 54.

Dokumentation for årsag til arbejdsophør

I bekendtgørelsens § 5 er det fastsat, at arbejdsløshedskassen, hvis den finder, at der er behov for arbejdsgiverdokumentation for årsagen til medlemmets seneste arbejdsophør, kan indhente oplysninger herom hos medlemmets tidligere arbejdsgiver.

Bestemmelsen indeholder således ikke en pligt for arbejdsløshedskasserne til i alle tilfælde at indhente arbejdsgiverdokumentation for årsagen til medlemmets seneste arbejdsophør.

Bestemmelsen indebærer imidlertid, at arbejdsløshedskasserne i alle tilfælde skal foretage en konkret vurdering af, om arbejdsgiverdokumentation skal indhentes.

Denne vurdering skal foretages på grundlag af medlemmets oplysninger på ledighedserklæringen eller på dagpengekortene og øvrige foreliggende oplysninger om årsagen til det seneste arbejdsophør.

Hvis arbejdsløshedskassen herefter er i tvivl om, hvorvidt der bør træffes foranstaltninger i henhold til arbejdsløshedsforsikringslovens § 63, stk. 1, nr. 2, skal kassen indhente nærmere oplysninger om årsagen til arbejdsophøret hos medlemmets tidligere arbejdsgiver.

Til brug herfor skal arbejdsløshedskassen anvende blanket AR 264 (Oplysninger fra Arbejdsgivere III).

Dispensationer m.v.

I bekendtgørelsens § 6 er det fastsat, at Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen kan tillade, at dokumentationsreglerne i § 2 og § 3 fraviges for enkelte fag og faglige områder, hvor ganske særlige forhold gør sig gældende.

Det bemærkes, at det ved udarbejdelsen af bekendtgørelsen er forudsat, at dispensationsadgangen kun bør benyttes i begrænset omfang, hvor ganske særlige forhold gør sig gældende.

I bekendtgørelsens § 7 er det fastsat, at dagpenge og efterløn kan udbetales i indtil 2 måneder, uden at der foreligger de i §§ 2 og 3 omhandlede arbejdsgiveroplysninger, hvis dokumentationen ikke kan fremskaffes så hurtigt, at udbetalingen af dagpenge og efterløn kan ske uden forsinkelse.

Udbetalingen skal i så tilfælde ske på grundlag af medlemmets oplysninger på tro og love, og kassen skal tage forbehold over for medlemmet for eventuel senere regulering.

Bestemmelsen forudsætter, at arbejdsløshedskassen følger reglerne om rekvirering af arbejdsgiveroplysninger, rykkerprocedure og politianmeldelse i direktoratets bekendtgørelse nr. 537 af 14. november 1983 og de i tilknytning til denne bekendtgørelse udsendte cirkulærer af 30. november 1983 (emnenr. 3.312).

Hvis det godtgøres, at den nævnte dokumentation ikke kan fremskaffes, f.eks. fordi virksomhedens bogholderi er gået til grunde, kan udbetalingen af dagpenge og efterløn fortsat ske på grundlag af medlemmets oplysninger på tro og love med forbehold om eventuel senere regulering.

Kassen skal dog også i sådanne tilfælde sammenholde medlemmets oplysninger med andre tilgængelige oplysninger, eksempelvis overenskomster eller lignende.

Det forudsættes, at arbejdsløshedskassen sikrer sig fornøden dokumentation for, at den ikke kan fremskaffe de pågældende oplysninger. Dette kan eksempelvis ske ved en erklæring fra politiet om, at oplysningerne ikke på nuværende tidspunkt kan fremskaffes.

Hvis der foreligger en sådan erklæring fra politiet, er der i princippet ingen øvre grænse for, hvor længe dagpenge og efterløn kan udbetales uden arbejdsgiverdokumentation.

Imidlertid kan der opstå tilfælde, hvor tidsforbruget i forbindelse med arbejdsløshedskassens forsøg på at indhente de nødvendige arbejdsgiveroplysninger og politiets efterfølgende behandling af sagen betyder, at dokumentationsspørgsmålet ikke er afklaret indenfor 2 måneders fristen.

I disse tilfælde kan der udbetales dagpenge ud over de 2 måneder, hvis det er dokumenteret, at det ikke for nærværende har været muligt at fremskaffe oplysningerne.

For at sikre dokumentation herfor må der også her foreligge en erklæring fra politiet om, at det ikke for nærværende har været muligt at indhente de ønskede oplysninger.

I forbindelse med udløbet af 2 måneders fristen skal kassen derfor anmode politiet om at erklære, at det ikke for nærværende har været muligt for politiet at fremskaffe de pågældende arbejdsgiveroplysninger til arbejdsløshedskassen.

En sådan erklæring fra politiet kan enten foreligge skriftligt eller mundtligt. Er der tale om en mundtlig erklæring, skal kassen skriftligt registrere, hvem der har givet beskeden, hvem der har modtaget beskeden, hvornår beskeden er modtaget og årsagen til, at oplysningerne ikke foreligger.

Blanketter

De af direktoratet udarbejdede blanketter, der er nævnt i denne vejledning, skal arbejdsløshedskasserne som udgangspunkt anvende ved rekvirering af oplysninger fra arbejdsgiveren. I tilfælde, hvor der er fastsat særlige regler om anvendelse af bestemte blanketter, skal arbejdsløshedskasserne dog anvende disse.

Hvis blanketterne ikke er hensigtsmæssige inden for bestemte faglige områder, kan kasserne dog udarbejde egne blanketter.

Inden anvendelsen af egne udarbejdede blanketter påbegyndes, skal blanketterne godkendes af direktoratet.

En godkendelse vil sædvanligvis forudsætte, at blanketten mindst indeholder de samme oplysninger som direktoratets blanketter, og at blanketten ikke er vanskeligere at anvende og udfylde end direktoratets blanketter.

En godkendelse kan ikke begrænses til en bestemt afdeling af en decentral kasse og vil således forudsætte, at blanketterne skal anvendes af alle kassens afdelinger. Dette gælder dog ikke i tilfælde, hvor en arbejdsløshedskasse består af afdelinger, hvor hver afdeling har sit specielle faglige område.

Udbetaling af feriedagpenge

Beskæftigelsesforhold, der på tro og love er angivet på blanket AR 257 (Erklæring vedrørende Feriedagpenge) til brug for beregningen af omfanget af retten til feriedagpenge, skal ikke dokumenteres ved hjælp af arbejdsgiveroplysninger, da bekendtgørelse nr. 612 af 18. december 1985 alene vedrører udbetaling af arbejdsløshedsdagpenge og efterløn.

I henhold til arbejdsløshedsforsikringslovens § 75h, stk. 1, 2. pkt., skal et medlem, der ønsker at modtage feriedagpenge, opfylde betingelserne for at modtage dagpenge. Det vil blandt andet sige, at medlemmet skal opfylde arbejdsløshedsforsikringslovens §§ 55 eller 72.

Hvis det i forbindelse med udbetalingen af feriedagpenge er nødvendigt at undersøge, om arbejdskravet er opfyldt, skal arbejdsløshedskassen indhente arbejdsgiverdokumentation i overensstemmelse med foranstående.

Dette gælder, uanset om der er tale om udbetaling af feriedagpenge i et arbejdsforhold eller under ledighed.

Ikrafttræden m.v.

Bekendtgørelsen trådte i kraft den 1. januar 1986.

Dette indebærer, at arbejdsløshedskasserne skal sikre sig, at der for medlemmer, der den 1. januar 1986 eller senere første gang melder sig ledige eller begærer efterløn, foreligger arbejdsgiverdokumentation i overensstemmelse med reglerne i bekendtgørelsen og denne vejledning.

Sigtet hermed er, at det af administrative grunde skal sikres, at løbende udbetalinger på grundlag af ledighedserklæringer, arbejdserklæringer og efterlønsbegæringer fra før den 1. januar 1986 kan fortsætte uændret, således at der i disse tilfælde ikke skal indhentes arbejdsgiverdokumentation.

For så vidt angår reglerne om arbejdsgiverdokumentation for opfyldelse af arbejdskravet indebærer dette, at ikrafttrædelsesreglerne skal ses i sammenhæng med reglerne i afsnit I i direktoratets cirkulære af 12. april 1984 om beregning af arbejdsbetingelserne i arbejdsløshedsforsikringslovens § 55 m.v. (emnenr. 3.15).

I tilfælde, hvor der før den 1. januar 1986 er sket en beregning af, om arbejdsbetingelserne er opfyldt, kan udbetalinger på grundlag af denne beregning også ske efter den 1. januar 1986, uden at der skal foreligge dokumentation i overensstemmelse med bekendtgørelsen og denne vejlednings regler. Det forudsættes dog, at der foreligger dokumentation for opfyldelse af arbejdskravet i overensstemmelse med de før den 1. januar 1986 gældende regler.

I disse tilfælde kan der således ske løbende udbetalinger af arbejdsløshedsdagpenge/efterløn uden arbejdsgiverdokumentation indtil det tidspunkt, hvor arbejdsløshedskassen foretager en ny beregning af, hvorvidt - og i givet fald hvor længe - arbejdsbetingelserne er opfyldt.

Ved denne »andengangs beregning« af, om arbejdsbetingelserne er opfyldt, skal der foreligge arbejdsgiverdokumentation i overensstemmelse med bekendtgørelsens og vejledningens regler for den nye beskæftigelse, der ikke er indgået i forbindelse med tidligere beregninger af arbejdskravet, også selv om det pågældende arbejde eventuelt måtte ligge forud for den 1. januar 1986.

For så vidt angår personer, der overgår til efterløn efter den 1. januar 1986 på grundlag af en ledighedserklæring, der er afgivet før den 1. januar 1986, jfr. reglen i afsnit I, litra f, i direktoratets cirkulære af 22. oktober 1981 (emnenr. 3.322), bemærkes, at der i sådanne situationer vil kunne ske ovegang til efterløn, uden at bekendtgørelsens regler om arbejdsgiverdokumentation for opfyldelse af arbejdskravet er opfyldt. Det forudsættes dog, at de regler vedrørende dokumentation, som var gældende forud for den 1. januar 1986, er opfyldt.

Hvis medlemmet i perioden efter ledighedens indtræden har haft arbejde, som ikke tidligere er indgået ved beregningen af arbejdskravet, og som efter den 1. januar 1986 bruges til at beregne en ny faldsdato, skal der for denne beskæftigelse - uanset om den ligger før eller efter den 1. januar 1986 - foreligge arbejdsgiverdokumentation i overensstemmelse med bekendtgørelsens og vejledningens regler.

Til belysning af de ovenfor behandlede problemstillinger skal der henvises til følgende eksempel

Et medlem, der har meldt sig ledig før den 1. januar 1986, har på grunndlag af en tro og love erklæring (arbejdserklæring) fået beregnet, at medlemmet falder for arbejdskravet den 1. juli 1986.

Medlemmet har været uafbrudt ledig bortset fra perioden fra den 1. november 1985 til den 1. februar 1986, hvor medlemmet har haft et 3 måneders vikariat på fuld tid.

Kassen kan indtil den 1. juli 1986 udbetale dagpenge på grundlag af arbejdserklæringens oplysninger, uanset de nye regler om arbejdsgiverdokumentation for opfyldelse af arbejdskravet.

Senest den 1. juli 1986 skal kassen foretage en ny beregning af, om arbejdskravet fortsat er opfyldt for at kunne afgøre, om der kan udbetales dagpenge efter den 1. juli 1986.

Til brug for denne nye beregning skal der foreligge arbejdsgiverdokumentation i overensstemmelse med bekendtgørelsens regler for hele beskæftigelsesforholdet fra den 1. november 1985 til den 1. februar 1986.

Arbejdsforhold, der har været medtaget ved den tidligere beregning af arbejdskravet, og som også medtages ved den nye beregning af arbejdskravet, skal alene dokumenteres ved hjælp af de tidligere afgivne tro og love oplysninger.

Følgende regler er hermed ophævet

Cirkulære af 8. juli 1981 (3.312, 3.322).

Vejledning af 24. januar 1986 (3.15, 3.3112, 3.31135, 3.312, 3.3213, 3.322).

Rundskrivelse af 18. marts 1986 (F-AK-NR. 9/86, F-AF-NR. 7/86).

Arbejdsgivernes oplysningspligt

Arbejdsgiverne er forpligtede til at afgive de i bekendtgørelsen omhandlede oplysninger, jfr. arbejdsløshedsforsikringslovens § 91, stk. 1, og undladelse heraf kan medføre bødestraf, jfr. arbejdsløshedsforsikringslovens § 101, stk. 1. Der henvises herved til direktoratets bekendtgørelse nr. 537 af 14. november 1983 og de i tilknytning til denne bekendtgørelse udsendte cirkulærer af 30. november 1983 (emnenr. 3.312).

Direktoratet for Arbejdsløshedsforsikringen, den 8. oktober 1986

Ingen