Skrivelse til AF vedrørende organisation, ansættelse og lønindplacering, almindelig løn, variable løndele og fraværsregistrering og arkivsystem.

Skrivelse til AF vedrørende organisation, ansættelse og lønindplacering, almindelig løn, variable løndele og fraværsregistrering og arkivsystem.

Rigsrevisionen har i efteråret 1985 foretaget forretningsundersøgelse af løn- og personaleadministrationen på en række AF-kontorer. På baggrund af gennemgangen har rigsrevisionen fundet anledning til at påpege en række fejl og mangler af mere generel karakter.

Direktoratet finder anledning til at påpege en række krav, der skal tilgodeses ved den administrative tilrettelæggelse af løn- og personaleadministrationen.

Organisation

Der bør udarbejdes skriftlige arbejdsfordelingslister.

Ansættelse og Lønindplacering

Ansættelse af medarbejdere skal ske på det enkelte hovedkontor. De enkelte afdelingskontorer eller afdelinger kan ikke ansætte.

Tjenestestedet (f.eks. et afdelingskontor eller distriktskontor) og den ansattes nærmeste chef skal have skriftlig orientering om ansættelse, afskedigelse, orlov og ændring af tjenestetid (f.eks. i form af kopi af skrivelsen til den ansatte).

Ansættelsesbreve skal indeholde oplysninger om overenskomst, løntrin, herunder hvornår oprykning til næste løntrin vil ske, og løn i kr. og øre, dog med forbehold for AD's godkendelse af lønindplaceringer, evt. prøvetid og forkortet opsigelsesvarsel ved sygdom (120 dages reglen).

Dokumentation for tidligere beskæftigelse skal arkiveres på pågældendes personsag.

Dokumentationen skal være i form af tidligere lønsedler, eksamensbeviser, lære- eller uddannelseskontrakter, udtalelser fra tidligere arbejdsgivere indeholdende funktionsbeskrivelse o.lign. Kopi af selvangivelse er ikke tilstrækkelig dokumentation.

Vedrørende lønindplacering og anciennitetsberegning skal kontoret sikre, at der er tilvejebragt tilstrækkelig dokumentation, jfr. ovenfor, for tidligere beskæftigelse.

I tvivlstilfælde om dokumentationens tilstrækkelighed skal denne medsendes til AD i forbindelse med AD's godkendelse af lønindplaceringen.

Almindelig løn

Ved udfærdigelse af lønordre skal der foretages en efterfølgende kontrol (frigivelse) af en anden medarbejder end den der har udfærdiget lønordren.

I tilfælde af ændring af bankkonto o.lign. skal dette meddeles skriftligt til SCL-funktionen. En telefonisk oplysning herom er ikke tilstrækkeligt.

Lønspecifikationer bør inden de udleveres sammenholdes med personalelister.

Denne kontrol (frigivelse) skal foretages af en anden person, end den der indrapporterer løn.

Udbetaling af aconto løn må kun finde sted i undtagelsestilfælde f.eks. hvis en lønindrapportering ikke har fået den ønskede virkning, og aldrig for ikke udførte timer.

Annulering af løngrundbilag skal ske ved påstempling af bilaget. Af påstemplingen skal fremgå, at lønordren er udfærdiget samt datoen herfor.

Variable løndele og fraværsregistrering

Der skal på hovedkontoret foretages en central registrering af overarbejde, afspadsering, sygdom, flextid og ferieønsker og ferieret, således at der sker en øget kontrol med den dermed forbundne lønudbetaling/løntræk.

I forbindelse med denne registrering skal der iværksættes en fast procedure for rapportering til SCL-funktionen.

Der skal ske en løbende optælling af sygedage med henblik på en eventuel håndhævelse af reglen om afskedigelse efter 120 dages sygefravær.

Tjenestetidsskemaer for timelønnede skal inden fremsendelse til SCL-funktionen godkendes af den ansattes overordnede.

Ved afspadsering skal det sikres, at overenskomsternes pct. tillæg anvendes, ligesom beregningen af over/merarbejde og afspadsering skal godkendes af AF-chefen eller souschefen jfr. budgetvejledningen.

Feriegiro/feriebeviser skal godkendes af hertil bemyndigede personer. I tilfælde af lønfradrag for nyansatte uden ret til ferie med løn skal der i forbindelse med godekendelsen af feriegiro/feriebevis ske en orientering af SCL-funktionen.

Ved overførsel af tilgodehavende ferie til nyt ferieår skal dette ske under iagttagelse af de herom gældende regler.

Arkivsystem

Personale- og lønsager skal opbevares aflåst.

Ovennævnte retningslinier skal overholdes, og direktoratet beder om, at reglerne indarbejdes i kontorernes regnskabsinstruks ved indsendelse af rettelsesblade.

Direktoratet er opmærksom på, at en række af de arbejdsformidlingskontorer, der var omfattet af regsrevisionens gennemgang, har bragt deres løn- og personaleadministration i overensstemmelse med ovenstående.

P.D.V.

Per Hersby

kontorchef

Ingen