Cirkulære om gennemførelse af statslige byggearbejder

Kapitel 1 Indledning

Kapitel 1

Indledning

§ 1. I medfør af § 2 i lov nr. 228 af 19. maj 1971 om statens byggevirksomhed mv. fastsættes i dette cirkulære nærmere retningslinier for den økonomiske og regnskabsmæssige behandling af statens byggesager samt for Byggestyrelsens bistand til styrelser uden særlig byggeadministration. Formålet med disse retningslinier er, i overensstemmelse med lovens § 1, at sikre, at statsligt byggeri sker på den for staten økonomisk mest fordelagtige måde under hensyn til den påtænkte anvendelse og fremtidige drift. Dette søges opnået bl.a. ved en nøje planlagt økonomisk styring, og ved, at der foretages en hensigtsmæssig regnskabsmæssig behandling af statens byggesager.

Stk. 2. Cirkulæret er udarbejdet af Byggestyrelsen efter forhandling med Budgetdepartementet, Statens Regnskabsdirektorat, Rigsrevisionen og Koordinationsudvalget vedrørende Statsbyggeri.

Stk. 3. Cirkulæret omfatter statsligt nybyggeri og tilbygning, ombygning og hovedistandsættelse af statens bygninger, og de af staten lejede ejendomme og lokaler.

Stk. 4. Ved statsligt byggeri forstås i dette cirkulære byggeri, som har en statslig myndighed som bygherre, og som derfor finansieres fuldt ud over finansloven.

Stk. 5. For statsstøttet byggeri, som skal anvendes af statsstøttede institutioner sker der ingen ændringer i den hidtidige praksis, hvor gennemførelse af sådant byggeri følger reglerne for statsligt byggeri. Byggesagsbehandlingen for sådant byggeri vil dog kunne ændres efter aftale med Byggestyrelsen.

Stk. 6. Cirkulæret gælder både for styrelser, under hvilke der i henhold til lovens § 4, stk. 1, findes særlige byggeadministrationer samt for styrelser uden særlig byggeadministration. Dog gælder bestemmelserne i kapitel 3, § 7, stk. 1, og kapitel 6, samt § 11, stk. 2 , ikke for styrelser med særlig byggeadministration.

Kapitel 2 Styrelser med særlig byggeadministration

Kapitel 2

Styrelser med særlig byggeadministration

§ 2. En nærmere vejledning i byggesagsadministration er givet i Bygherrevejledning 1983, udgivet af Byggestyrelsen i september 1983. Om byggesagsadministrative spørgsmål må i det hele henvises til bygherrevejledningen specielt også for så vidt angår de projektbetegnelser mv., som er anvendt i nærværende cirkulære.

Stk. 2. Såvel styrelser med særlig byggeadministration som styrelser uden særlig byggeadministration har ansvaret for at tilvejebringe fornøden bevilling til byggeriets gennemførelse. Om bevillingsmæssige spørgsmål, herunder i hvilket omfang udgifter til planlægning og projektering kan afholdes som driftsudgift, henvises til Finansministeriets budgetvejledning.

Kapitel 3 Styrelser uden særlig byggeadministration

Kapitel 3

Styrelser uden særlig byggeadministration

§ 3. Under visse styrelser er der i henhold til lovens § 4, stk. 1, oprettet særlige byggeadministrationer. Det drejer sig om Undervisningsministeriets Byggedirektorat, Forsvarets Bygningstjeneste, Københavns Lufthavnsvæsen, Post- & Telegrafvæsenets Anlægs- og Forsyningstjeneste og Danske Statsbaners Bygningstjeneste samt Boligministeriets Ejendomsdirektorat.

Stk. 2. Styrelser med særlig byggeadministration skal selv forestå gennemførelse af et byggeri. De særlige byggeadministrationer yder også i en vis udstrækning bistand til styrelser, som ikke har særlig byggeadministration. I sådanne tilfælde skal der træffes nærmere aftale med Byggestyrelsen om, hvilket materiale, der skal forelægges for Byggestyrelsen, og i hvilket omfang og på hvilken måde Byggestyrelsen i øvrigt skal inddrages i sagen.

Kapitel 4 Lokaler for centrale statskontorer i hovedstadsområdet

Kapitel 4

Lokaler for centrale statskontorer i hovedstadsområdet

§ 4. Efter lovens § 4, stk. 2, skal styrelser uden særlig byggeadministration søge Boligministeriets bistand med det forberedende arbejde i forbindelse med de enkelte byggeopgaver. Styrelsen skal derfor rette henvendelse til Byggestyrelsen, så snart et lokalebehov, der ikke omfattes af § 7, er blevet aktuelt, for at få aftalt formen for Byggestyrelsens bistand under sagens forberedelse.

Stk. 2. Styrelser uden særlig byggeadministration forestår dog selv administrationen af mindre byggerier, dvs. sager, hvor den samlede udgift (ekskl. moms og grundkøbesum og grundkøbsomkostninger) anslås til mindre end 2 mill. kr. Disse sager kan, hvis styrelsen ønsker det, forelægges for Byggestyrelsen. Derimod skal Byggestyrelsen i alle tilfælde bistå med tilrettelæggelsen af større byggerier, dvs. sager, hvor den samlede udgift uanset opdeling i afsnit, i finanslovens prisniveau anslås til 2 mill. kr. eller derover.

Stk. 3. Byggestyrelsens bistand efter stk. 2 kan f.eks. bestå i belysning af mulighederne for at dække behovet ved flytning til anden statsbygning, leje af lokaler, køb af en bestående ejendom, ombygning af en statsbygning eller nybyggeri. Endvidere tilrettelæggelse af rådgivning ved udarbejdelse og bedømmelse af programoplæg og byggeprogram, valg af tekniske rådgivere, overvejelse om eventuel bistand fra en af de særlige byggeadministrationer eller fra en bygherrekonsulent og vurdering af, om byggeopgaven skal løses ved normal projektering eller eventuelt kan løses ved køb af typebygning eller ved udbydelse i totalentreprise.

Kapitel 5 Indsendelse af budget- og regnskabsoplysninger mv. til Rigsrevisionen

Kapitel 5

Indsendelse af budget- og regnskabsoplysninger mv. til Rigsrevisionen

§ 5. Udover den bistand, som er omtalt i § 4, stk. 3, består Byggestyrelsens bistand i en teknisk og økonomisk behandling af sagen. Byggestyrelsen er med til at vurdere, hvilket materiale, det vil være nødvendigt at udarbejde, dvs. om der skal udarbejdes programoplæg, byggeprogram, dispositionsforslag og projektforslag eller om noget af dette materiale kan undværes eller udformes mere summarisk. Hvis der i de indledende faser nedsættes en styringsgruppe, eller lignende, f.eks. en arbejdsgruppe til udarbejdelse af byggeprogram, skal det drøftes med Byggestyrelsen, hvem der bør indtræde som medlemmer af en sådan gruppe, herunder om Byggestyrelsen bør indtræde.

Stk. 2. Det videre projektarbejde må først påbegyndes, når Byggestyrelsens bemærkninger til projektforslaget foreligger, og når bevillingen er tiltrådt af finansudvalget, hvor dette er nødvendigt. Hvis sagen efter afholdt licitation påny skal forelægges de bevilgende myndigheder, skal licitationsresultatet forinden forelægges Byggestyrelsen.

Stk. 3. I projektforslaget skal der være taget stilling til bebyggelsens hovedtræk og udformning og til alle de forhold med hensyn til kvalitetsniveau og udstyr mv., som har væsentlig betydning for den endelige pris.

Kapitel 6 Indsendelse af byggesagsrapporten mv. til Byggestyrelsen

Kapitel 6

Indsendelse af byggesagsrapporten mv. til Byggestyrelsen

§ 6. Hvis styrelsen agter at erhverve typebygninger eller at udbyde et byggearbejde i totalentreprise, skal det så tidligt som muligt aftales med Byggestyrelsen, på hvilket grundlag udbud skal ske, og dette materiale skal forelægges Byggestyrelsen til udtalelse, inden udbud finder sted. Endvidere skal de modtagne tilbud forelægges Byggestyrelsen til udtalelse, inden tilbud accepteres.

Kapitel 7 Ikrafttræden

Kapitel 7

Ikrafttræden

§ 7. Såfremt en styrelse, jf. Boligministeriets cirkulære af 9. juni 1972, får behov for kontorlokaler i hovedstadsområdet, skal styrelsen rette henvendelse til Boligministeriets Ejendomsdirektorat, der har til opgave at stille kontorlokaler til rådighed for ministerier, styrelser og andre centrale statskontorer i hovedstadsområdet. Indgåelse af lejemål uden for hovedstadsområdet bør ske i samråd med Statsskattedirektoratet eller eventuelt en af de særlige byggeadministrationer. Ved hovedstadsområdet forstås i denne forbindelse Københavns og Frederiksberg kommuner og Københavns, Frederiksborg og Roskilde amtskommuner.

Stk. 2. Hvad angår leje af kontorlokaler i hovedstadsområdet til forretningsdrivende statsvirksomheder (§ 2-virksomheder) og til institutioner, som er underlagt styrelser med egen ejendoms- og lokaleadministration vil Boligministeriets Ejendomsdirektorat undertiden kunne bistå med lejemålets indgåelse og eventuelt også ved levering af teknisk inventar, vagt og rengøring.

§ 8. I tilknytning til dette cirkulære er udsendt en byggesagsrapport vedrørende statslige byggearbejder med tilhørende vejledning. Byggesagsrapporten består af et hovedskemasæt med bilag 1 og 2, en licitationsoversigt og en regnskabsoversigt med et eller flere bilag samt en honoraroversigt.

Stk. 2. Ved indsendelse af budget- og regnskabsoplysninger mv. er styrelserne pligtig til at benytte byggesagsrapportens skemaer. Dette gælder dog ikke for styrelser, som anvender EDB. I sådanne tilfælde kan der i stedet indsendes EDB-udskrifter under forudsætning af, at udskrifternes systematik og indhold svarer til byggesagsrapportens skemaer.

Stk. 3. Såvel styrelser med særlig byggeadministration som styrelser uden særlig byggeadministration skal til Rigsrevisionen indsende følgende materiale

(De angivne beløbsgrænser er ekskl. moms og eventuel grundkøbesum og grundkøbsomkostninger).

A. Byggeudgift under 1/2 mill. kr .

Efter byggesagens afslutning . Regnskabsoversigten og honoraroversigten, såfremt der har været afholdt udgifter til teknisk rådgivning og bistand.

B. Byggeudgift mellem 1/2 og 2 mill. kr .

Efter byggesagens afslutning . Licitationsoversigten og regnskabsoversigten med eventuelle bilag samt honoraroversigten.

C. Byggeudgift på 2 mill. kr. og derover . - Efter udarbejdelse af projektforslag . Byggesagsrapportens hovedskema side 1-3 med bilag. Endvidere indsendes regnskabsoversigten med bilag, såfremt der er anvist beløb til udbetaling. - Efter licitation og inden byggearbejdet iværksættes . Licitationsoversigten og regnskabsoversigten med bilag. - Under byggeriets udførelse . Byggesagsrapportens regnskabsoversigt med bilag indsendes hvert halve år. Samtidig indsendes en redegørelse for de forskydninger, der er indtruffet siden forrige regnskabsoversigt for så vidt angår kolonne 87 og 88 i bilaget til regnskabsoversigten. - Efter byggesagens afslutning . Regnskabsoversigten med bilag og honoraroversigten.

Ved byggesager på 2 mill. kr. og derover skal endvidere til Rigsrevisionen indsendes følgende materiale, efterhånden som det foreligger: - Indgåede teknikeraftaler. - Såfremt der er nedsat en styringsgruppe eller lignende eller byggeriet ledes af et byggeudvalg, indsendes mødereferater løbende. - Fællesbetingelser og eventuelt særlige betingelser (dvs. udbudsbetingelser men ekskl. tegninger og særbeskrivelser og lignende) samt tidsplan for byggeriet. - Fortegnelse over indkomne tilbud samt genpart af de antagne tilbud med tilbudslister, anerkendte forbehold mv. Endvidere indsendes oplysning om den anvendte udbudsform, herunder ved bunden licitation oplysning om hvor mange tilbud, der er søgt indhentet samt teknikernes indstillinger vedrørende antagelsen af tilbud og nærmere begrundelse, såfremt billigste tilbud ikke er antaget. - Genparter af indgåede entreprise- og leverancekontrakter samt kopi af eventuel sikkerhedsstillelse. - Under arbejdets gang skal aftalesedler mv. vedhæftes regnskabsbilagene og indsendes sammen med disse.

Om anvendelse og udfyldelse af byggesagsrapportens skemaer i øvrigt henvises til afsnit 2 og 4 i vejledningen.

§ 9. For styrelser uden særlig byggeadministration gælder, at byggesagsrapporten skal indsendes til Byggestyrelsen, enten til udtalelse eller til orientering, jf. nedenfor, når den samlede udgift - ekskl. moms og eventuel grundkøbesum samt grundkøbsomkostninger - overstiger 2 mill. kr.

Stk. 2. Med mindre andet er aftalt, jf. § 5, stk. 1, og § 6, skal styrelser uden særlig byggeadministration indsende byggesagsrapporten til Byggestyrelsen på følgende tidspunkter

- Efter udarbejdelse af byggeprogram .

Byggesagsrapportens hovedskema side 1-3 med eventuelle bilag indsendes til Byggestyrelsen til udtalelse.

- Efter udarbejdelse af projektforslag .

Byggesagsrapportens hovedskema side 1-3 med bilag 1 eventuelt også bilag 2 indsendes til Byggestyrelsen til udtalelse.

- Efter licitation .

Byggesagsrapportens hovedskema side 1-3 med bilag 1 eventuelt også bilag 2 samt licitationsoversigten indsendes til orientering .

- Efter byggesagens afslutning .

Byggesagsrapportens hovedskema side 1-3, regnskabsoversigten med bilag og honoraroversigten indsendes til orientering.

Om anvendelse og udfyldelse af byggesagsrapportens skemaer samt om hvilket materiale i øvrigt, der skal indsendes til Byggestyrelsen henvises til vejledningen.

Stk. 3. Rapporten fra det byggetekniske eftersyn 5 år efter byggeriets ibrugtagelse sendes til Byggestyrelsen.

§ 10. Styrelser uden særlig byggeadministration skal forelægge aftaler om teknisk rådgivning og bistand vedrørende byggearbejder for Byggestyrelsen til godkendelse, hvis den samlede byggeudgift er på 2 mill. kr. eller derover (tidligere 11/2 mill. kr.).

Stk. 2. Sådanne aftaler skal forelægges Byggestyrelsen inden rådgivningen påbegyndes og inden aftalen indgås, dvs. at der til Byggestyrelsen skal indsendes et udkast, udarbejdet efter oplæg fra eller efter forhandling med den pågældende rådgiver. Byggestyrelsens eventuelle bemærkninger til aftaleudkastet skal herefter indarbejdes i udkastet, som derefter skal underskrives af såvel rådgiveren som den pågældende styrelse. Den endelige, underskrevne aftale indsendes i kopi til Byggestyrelsens orientering.

§ 11. Dette cirkulære træder i kraft den 1. januar 1987. Hvad angår bestemmelserne i § 8, stk. 3, om indsendelse af regnskabsoversigten mv. kan der med Rigsrevisionen træffes særlig aftale herom for så vidt angår igangværende statsbyggerier, hvor byggearbejdet er af større omfang og påbegyndt ved cirkulærets udsendelse.

Stk. 2. Særligt for styrelser uden særlig byggeadministration gælder, at hvor projektforslag er bestilt af bygherren, behandles udkast til aftaler om teknisk rådgivning og bistand af Byggestyrelsen uden hensyn til den forhøjede udgiftsgrænse i § 10, stk. 1.

Stk. 3. Samtidig hermed ophæves Boligministeriets cirkulære nr. 124 af 24. juni 1974 om kontrol- og regnskabsmæssige bestemmelser vedrørende statslige byggearbejder mv. Cirkulæret gælder dog fortsat for igangværende statsbyggerier, hvorom der, jf. stk. 1, er truffet særlig aftale med Rigsrevisionen.

Stk. 4. Den i nærværende cirkulære omhandlede byggesagsrapport vedrørende statslige byggearbejder samt vejledningen dertil kan rekvireres ved henvendelse til Byggestyrelsens betjentstue, Stormgade 10, 1470 København K, telefon (01) 92 61 00.

Byggestyrelsen, den 1. november 1986

Marius Kjeldsen

/Einar Seerup

(Byggesagsrapport vedrørende statslige byggearbejder med tilhørende vejledning udelades her)

Cirkulære om gennemførelse af statslige byggearbejder

Ingen