Cirkulære om amtskommunernes samt Københavns og Frederiksberg kommuners regnskabsaflæggelse og statsrefusion på visse dele af det sociale område

§ 1. Der foretages en fuldstændig, løbende bogføring af samtlige udgifter og indtægter i årets løb.

Stk. 2. Konteringen skal følge de af indenrigsministeriet fastsatte regler.

B. REFUSIONSBERETTIGENDE UDGIFTER

a. GENERELT

§ 2. Det er en forudsætning for opnåelse af statsrefusion, at bestemmelserne i bistandsloven og de i medfør heraf af centrale myndigheder fastsatte bestemmelser om udgifternes afholdelse, herunder dette cirkulære, er overholdt, jfr. herved § 35.

Stk. 2. For institutioner, der drives med dispensation fra bistandslovens § 105 i henhold til bistandslovens § 138 b, gælder samme refusionsbestemmelser som for institutioner, der drives efter den normale bestemmelse, dog med de undtagelser, der eventuelt måtte være anført i forsøgsgodkendelsen.

§ 3. Udgifter til administration afholdes af amtskommunen uden adgang til refusion, uanset om administrationen finder sted i amtskommunens forvaltning eller i institutionen, jfr. dog §§ 22 og 23. Dette gælder f.eks. udgifter til regnskabsførelse og revision og udgifter, som en institution betaler en organisation eller lignende for administration.

§ 4. Udgifter til konsulentbistand er ikke refusionsberettigende. Udgifter til lægeerklæringer er dog refusionsberettigende i det omfang, de indgår som led i patientbehandling, jfr. herved § 26.

b. UDGIFTER VEDRØRENDE FORSORGSHJEM M.V.

Personale

§ 5. Såfremt der ved amtkommunale institutioner af Kommunernes Lønningsnævn er fastsat retningslinier for antallet af stillinger i nærmere angivne personalegrupper, jfr. indenrigsministeriets bekendtgørelse nr. 452 af 12. september 1978 om Kommunernes Lønningsnævn, § 5, kan udgifter til personale herudover ikke refunderes.

§ 6. Udgifter kan ikke refunderes i det omfang, de skyldes for rigeligt eller overkvalificeret personale eller personale, der ikke opfylder de for ansættelse i vedkommende stillinger foreskrevne betingelser.

LØNNINGER TIL PERSONALE

§ 7. Ved amtskommunale institutioner kan lønninger kun anmeldes til refusion i det omfang, de har hjemmel i de af Kommunernes Lønningsnævn godkendte bestemmelser, retningslinier, overenskomster eller andre vilkår, jfr. indenrigsministeriets i § 5 nævnte bekendtgørelse.

§ 8. Udgifter på grund af unormale lønaftaler eller usædvanlige forfremmelser kan ikke refunderes.

§ 9. De refusionsberettigende lønninger til personale i private, herunder selvejende, institutioner, må ikke overstige, hvad de pågældende ville kunne opnå i tilsvarende offentlig institution.

PENSIONER TIL PERSONALE

§ 10. Udgifter til pensioner er i almindelighed refusionsberettigende, når der er tale om pensionsforsikringspræmier (bidrag til pensionskasse) og direkte af amtskommunen eller institutionen udbetalte pensioner. Det samme gælder arbejdsgiverbidrag til ATP.

§ 11. Den del af udbetalte pensioner, der modsvarer tidligere henlæggelser til en amtskommunal pensionsfond, kan ikke refunderes.

Stk. 2. I det omfang, det ikke er muligt eller vil kræve en betydelig administrativ indsats at dokumentere størrelsen af de i stk. 1 omhandlede henlæggelser, vil der kunne foretages en skønsmæssig beregning.

UDDANNELSE AF PERSONALE

§ 12. Refusionsberettigende er kun udgifter til kurser af kortere varighed, der følges af institutionens eget personale med henblik på at supplere en tidligere gennemgået uddannelse, eller som i øvrigt er af orienterende art, uden at der er tale om en kompetencegivende (videre)uddannelse.

EJENDOMSUDGIFTER

§ 13. ANLÆGSUDGIFTER, herunder udgifter ved om- og tilbygninger og ved alle i umiddelbar forbindelse hermed foretagne vedligeholdelsesarbejder, er ikke refusionsberettigende, jfr. dog §§ 14 og 15.

Stk. 2. Anlægsudgifter omfatter grundudgifter, håndværkerudgifter og omkostninger, herunder renter af investeret egenkapital indtil ibrugtagelsen. Om udgifter til installationer, maskiner og inventar henvises til bestemmelserne i §§ 20 og 21. Omkostningerne ved amtskommunens forvaltnings medvirken ved projektering m.v. er administrationsudgifter og kan derfor ikke indgå i refusionsgrundlaget.

§ 14. Som refusionsberettigende kapitalomkostninger for en institution kan fra ibrugtagelsen at regne anmeldes beløb svarende til kapitaludgifter ved fuld belåning inden for anlægssummen (eventuelt anskaffelsessummen), jfr. § 13, stk. 2, på grundlag af annuitetslån, der fastlægges efter anlæggets påregnede anvendelsesperiode til formålet, dog højst til 30 år, med en fast årlig ydelse. Renten udgøres af Nationalbankens diskonto plus 3,5 pct.-points og tilskrives årligt. Grundlaget for beregningen er det endeligt afsluttede byggeregnskab. For nedskrevne værdier pr. 1. januar 1986 benyttes en rente på 10,5 pct. Det skal herved præciseres, at de hidtil gældende regler om refusion af kapitaludgifter ikke vil kunne anvendes efter 31. december 1985, jfr. § 37.

Stk. 2. Ved beregningen af det i stk. 1 omhandlede refusionsgrundlag for kapitalomkostninger skal anlægssummen (eventuelt anskaffelsessummen) med fradrag af eventuelle afskrivninger efter de før 1. januar 1986 gældende regler (saldoværdien) lægges til grund, uanset om denne, f.eks. som følge af ejendommens alder, er lavere end den offentlige vurdering.

§ 15. Det oprindelige afskrivningsgrundlag, bortset fra udgifter til senere udvidelse, forbedringer og nyanskaffelser, kan ikke ændres uden socialministeriets samtykke, der kun kan forventes under ganske særlige omstændigheder.

§ 16. Som driftsudgifter vedrørerende fast ejendom kan til refusion ud over de i § 14 nævnte finansieringsudgifter og udgifter til vedligeholdelse, jfr. § 19, anmeldes udgifter til skatter, afgifter og forsikringer vedrørende ejendommen. Amtskommuner, der i fuldt eller begrænset omfang er selvforsikrer for den pågældende institution, vil dog ikke kunne anmelde beregnede præmier til refusion. Dette gælder også ved selvforsikring af andet end fast ejendom, jfr. herved § 22.

§ 17. Ved anmeldelse til refusion af ejendomsudgifter fradrages lejeindtægter, herunder betaling fra personale, der bor til leje hos institutionen.

§ 18. Lejevilkårene for institutioner i lejede lokaler må, for at huslejeudgifterne skal kunne anmeldes til refusion, godkendes af socialstyrelsen INDEN lejemålets endelige indgåelse.

Stk. 2. Eksisterende lejemål vedrørende de i stk. 1 nævnte lokaler skal inden 1. januar 1987 forelægges for socialstyrelsen med henblik på godkendelse af udgifterne vedrørende lejemålet som refusionsberettigende. Efter nævnte dato kan lejeudgiften kun anmeldes til refusion i det omfang, udgifterne af socialstyrelsen er godkendt som refusionsberettigende.

VEDLIGEHOLDELSE

§ 19. Udgifter til ordinær og ekstraordinær vedligeholdelse af fast ejendom kan i det regnskabsår, arbejdet er udført, anmeldes til refusion. Det er en betingelse, at arbejdet efter sagkyndigt skøn er nødvendigt.

Stk. 2. Udgifter til bygningsarbejder af en sådan karakter og af et sådant omfang, at det er rimeligt at sidestille dem med en ombygning, eller som er fornyelse, betragtes som anlægsudgifter. Bestemmelserne i § 14, jfr. § 15, finder derfor tilsvarende anvendelse på disse udgifter. Det samme gælder vedligeholdelsesarbejder, som står i umiddelbar forbindelse med om- eller tilbygning.

INSTALLATIONER, MASKINER OG INVENTAR

§ 20. Udgifter til installationer i fast forbindelse med institutionens ejendom må betragtes som anlægsudgifter. Bestemmelserne i § 14, jfr. § 15, finder derfor tilsvarende anvendelse på disse udgifter. Det gælder f.eks. udgifter til varmeanlæg, tilslutning til fjernvarme og større antenneanlæg.

Stk. 2. Bestemmelserne i § 14, jfr. § 15 finder tilsvarende anvendelse på udgifter til anskaffelse af maskiner til produktion samt mere udgiftskrævende former for inventar som f.eks. større husholdningsmaskiner og køkkenelementer.

§ 21. Anskaffelse af inventar i forbindelse med institutionens ibrugtagning betragtes som en anlægsudgift, jfr. § 13, og kan danne grundlag for refusion af forrentning og afskrivning efter reglerne i § 14, jfr. § 15. Også supplerende indkøb af inventar betragtes som anlægsudgift, såfremt indkøbet finder sted i det regnskabsår, hvori institutionen er taget i brug, og det følgende regnskabsår.

Stk. 2. Bortset fra mere udgiftskrævende former for inventar, jfr. § 20, kan senere supplerende indkøb anmeldes til refusion som driftsudgift. Dette vil dog tidligst kunne ske for inventar, der er indkøbt i regnskabsåret 1986.

Om motorkøretøjer henvises til § 23.

ANDRE REFUSIONSBERETTIGENDE UDGIFTER

§ 22. Foruden sædvanlige driftsudgifter, som f.eks. udgifter til varme, vand, fødemidler, rengøring, materialer til forarbejdning, kan afholdes udgifter til telefon og annoncering efter medarbejdere, aviser og underholdning. Også udgifter til sædvanlige forsikringer er refusionsberettigende. Om forsikring af fast ejendom og om selvforsikring henvises til § 16.

§ 23. Udgifter til abonnement hos redningskorps eller anden udgift til kørsel er refusionsberettigende. Der kan anmeldes udgifter til afskrivning af bil i det omfang, kørsel godkendes af ligningsmyndighederne som erhvervsmæssig. For biler, der er anskaffet før den 1. januar 1986, kan refusionsberettigende afskrivning dog kun foretages i den nedskrevne værdi ved begyndelsen af regnskabsåret 1986. Herudover kan udgifter til anskaffelse og vedligeholdelse af motorkøretøj kun dækkes gennem sædvanlig kilometergodtgørelse.

INDTÆGTER

§ 24. Som indtægter opføres bl.a. personalets betaling for forplejning, indtægt af lokaler og lignende, indtægt ved salg af produkter, udskiftet inventar og maskiner. Bonusindtægter samt rabatter m.v. fradrages den udgiftskonto, de vedrører. Om indtægter af fast ejendom henvises til § 17. Om formueindtægter gælder bestemmelsen i stk. 2.

Stk. 2. Formueindtægter opføres som indtægt. Visse indtægter specielt til fordel for en selvejende (privat) institution tilkommer dog institutionen selv og skal derfor ikke medtages i regnskabet. Dette gælder således midler, der ved gavebrev, testamente, legatfundats eller lignende, eller hvad der er angivet i forbindelse med indsamlinger, er reserveret til formål uden for institutionens daglige drift. Det samme gælder renteafkastet af disse midler. Såfremt en disposition bevirker øgede udgifter for amtskommunen, må dennes forudgående samtykke kræves. Udgifter til underholdning m.m., der skyldes arrangementer med det formål at indsamle midler til anvendelse uden for institutionens daglige drift, skal dækkes af indtægterne ved arrangementerne.

Stk. 3. Renter af institutionernes kassebeholdninger tilkommer amtskommunen.

KONTANTYDELSER TIL KLIENTER OG BETALING FOR OPHOLD

§ 25. Om vederlag for arbejde og beløb til personlige fornødenheder til de på forsorgshjem og optagelseshjem optagne personer, der udfører arbejde for hjemmene, henvises til bestemmelserne i §§ 19 og 20 i socialstyrelsens cirkulæreskrivelse nr. 540 af 17. oktober 1977 om reglement for institutioner, der omfattes af §§ 105-111 i bistandsloven.

Stk. 2. Om de i stk. 1 omhandlede personers betaling for ophold henvises til nævnte cirkulæreskrivelses § 23. Det skal herved præciseres, at bestemmelsen i bistandslovens § 110, stk. 1, om personer, der modtager pension efter den sociale pensionslovgivning, skal forstås således, at der af pensionen alene udbetales beløb til pågældendes personlige fornødenheder. Resten af pensionen inddrages, men betragtes dog i forhold til pågældende selv som betaling for opholdet.

Stk. 3. Såfremt en klient, der modtager den i stk. 2 omhandlede pension, lader sig udskrive inden pensionens udbetaling og derpå på ny lader sig indskrive, og det godtgøres, at pågældende herved udelukkende har haft til hensigt at unddrage sig opholdsbetaling, har institutionen krav mod klienten svarende til det unddragne beløb. Kravet vil kunne inddrives efter bestemmelsen i bistandslovens § 7, stk. 2.

SYGEBEHANDLING

§ 26. Vedrørende forsorgshjem og optagelseshjem kan udgifter i medfør af den i § 25 omhandlede cirkulæreskrivelse fra socialstyrelsen, § 24, til lægetilsyn, sygeplejerskeassistance og medicin anmeldes til refusion. Udgifter til honorar til tandlæge kan anmeldes til refusion i det omfang, patienternes sygesikring ikke dækker.

Stk. 2. For andre institutioner for personer, der er hjemløse eller ikke kan tilvænne sig det almindelige samfundsliv, gælder, at honorar for læge- og tandlægehjælp kan anmeldes til refusion i det omfang, patienternes sygesikring ikke dækker.

c. VISSE AMTSKOMMUNALE PLEJEHJEM, JFR. BISTANDSLOVENS §§ 79-85

§ 27. For disse institutioner gælder frem til 1. januar 1987 ud over bestemmelserne i §§ 1-4 og 28-36 i dette cirkulære, bestemmelserne i socialministeriets cirkulære af 27. december 1976 til kommunalbestyrelserne om regnskabsaflæggelse og refusion m.m. pkt. 19-27, pkt. 28, afsnit 1 (anlægsudgifter), afsnit 5 (rammebeløb for anlægsudgifter) og afsnit 6 (driftsudgifter vedrørende fast ejendom) samt pkt. 29-36, 38-39 og 49-57.

C. ANVISNING AF STATSREFUSION

§ 28. Ifølge lov af 20. marts 1976 om ændring af regler for statens udbetaling af refusion af kommunernes udgifter i henhold til den sociale pensions- og bistandslovgivning m.v. yder staten fuld, løbende refusion af kommunernes refusionsberettigende udgifter efter bl.a. bistandsloven.

§ 29. Anmodning om statsrefusion fremsættes kvartalsvis og indsendes til sikringsstyrelsen, postbox 2566, 2100 København Ø.

Stk. 2. Anmodningen skal indeholde en opgørelse over de forventede refusionsberettigende udgifter i året til og med tilskudskvartalet. Opgørelsen foretages på skemaer, der udsendes fra sikringsstyrelsen. Styrelsen fastsætter regler og vejledning om fremgangsmåden og fastsætter fristen for indsendelsen af amtskommunernes kvartalsopgørelser.

§ 30. Sikringsstyrelsen anviser efter en vurdering af de anmeldte kvartalsbeløb statstilskud til notering på amtskommunens eller dens banks postgirokonto.

Stk. 2. Når de enkelte amtskommuners refusionsbeløb for et kvartal er fastsat af sikringsstyrelsen på grundlag af den modtagne refusionsanmodning, kan der ikke foretages ændring af kvartalsbeløbet.

§ 31. De nærmere regler for anvisningen vil blive fastsat i et kommende cirkulære. Indtil da gælder, at statstilskuddet anvises den 6. sidste bankdag i måneden før hver af de tre tilskudsmåneder med 1/3 pr. måned af kvartalsbeløbet.

RESTAFREGNING

§ 32. FORELØBIG RESTAFREGNING finder sted een gang årligt og foretages af sikringsstyrelsen. Den foreløbige afregning sker i tilknytning til udløbet af den amtskommunale supplementsperiode. I forbindelse hermed påhviler det amtsrådet at indsende en foreløbig refusionsopgørelse for det foregående regnskabsår i underskrevet stand senest den 20. marts, for opgørelsen i 1987 (for året 1986) dog senest den 20. april.

Stk. 2. Har amtskommunen ifølge den foreløbige opgørelse fået udbetalt mere i refusion, end den er berettiget til efter de foranstående bestemmelser, påhviler det endvidere amtsrådet samtidig med den foreløbige opgørelses indsendelse at anvise forskelsbeløbet til sikringsstyrelsen. Har amtskommunen ifølge opgørelsen fået udbetalt mindre i refusion, end den er berettiget til, vil efterbetaling snarest blive foretaget af sikringsstyrelsen.

§ 33. ENDELIG RESTAFREGNING finder sted een gang årligt og foretages af sikringsstyrelsen, når amtskommunens regnskab er revideret og forsynet med påtegning af amtskommunens revision. Revisor giver samtidig med påtegningen sikringsstyrelsen meddelelse om påtegningens dato.

Stk. 2. Det påhviler amtsrådet at indsende underskrevet endelig refusionsopgørelse til sikringsstyrelsen straks efter, at revisor har forsynet opgørelsen med påtegning. I opgørelsen af den modtagne refusion i den endelige refusionsopgørelse medregnes indbetalinger til eller udbetalinger fra sikringsstyrelsen ifølge den foreløbige opgørelse pr. 20. marts (20. april i 1987).

Stk. 3. Har amtskommunen herefter fået udbetalt mere i refusion, end den er berettiget til efter de foranstående bestemmelser, påhviler det endvidere amtsrådet samtidig med den endelige opgørelses indsendelse at anvise forskelsbeløbet til sikringsstyrelsen. Har amtskommunen ifølge opgørelsen fået udbetalt mindre i refusion, end den er berettiget til, vil efterbetaling snarest blive foretaget af sikringsstyrelsen.

§ 34. De nærmere regler for de to afregninger fastsættes af sikringsstyrelsen.

D. BERIGTIGELSER

§ 35. I princippet skal enhver udgift, der ikke er afholdt efter reglerne, jfr. § 2, holdes uden for refusionsordningen. Udgangspunktet er derfor, at berigtigelse af fejl, herunder misforståelser, fra amtskommunens side skal ske, uanset om de ansvarlige har været i god tro, eller om fejlen på anden måde har været undskyldelig, jfr. dog stk. 2.

Stk. 2. Berigtigelse af allerede afholdte udgifter skal dog ikke ske, hvor der er tale om ganske uvæsentlige udgifter, eller hvor den administrative indsats med hensyn til berigtigelse af konkrete udgifter vil være uforholdsmæssig stor sammenlignet med det opnåelige resultat.

Stk. 3. Hvor revisionens undersøgelser har vist, at der som følge af forkert anvendelse af reglerne er sket fejl i et større antal ensartede tilfælde (f.eks. betaling af lønninger eller for kørsel), kan berigtigelse ske derved, at amtskommunen i samråd med revisionen foretager en skønsmæssig beregning af, hvor meget statens refusion ville være blevet nedsat, hvis reglerne var blevet fulgt.

E. REVISION

§ 36. Den kritiske revision af amtskommunens regnskaber vedrørende de områder, der omfattes af dette cirkulære, udføres af den af indenrigsministeriet godkendte sagkyndige revision efter reglerne i socialministeriets cirkulære af d.d. om revision af amtskommunernes samt Københavns og Frederiksberg kommuners regnskaber på visse dele af det sociale område.

F. IKRAFTTRÆDELSE

§ 37. Cirkulæret har virkning fra den 1. januar 1986. Samtidig ophæves de endnu gældende bestemmelser i socialministeriets cirkulæreskrivelse af 7. marts 1962 vedrørende forsorgshjem, pkt. 9 (regnskabsspørgsmål) og i socialministeriets cirkulæreskrivelse af 21. juli 1967 til samtlige forsorgshjem (om regnskaber), de to sidste afsnit (om afskrivninger).

SOCIALMINISTERIET, DEN 8. OKTOBER 1986

MIMI STILLING JAKOBSEN

/Knud Hagensen

Cirkulære om amtskommunernes samt Københavns og Frederiksberg kommuners regnskabsaflæggelse og statsrefusion på visse dele af det sociale område

Efter bistandslovens § 137, 1. pkt., fastsættes herved bestemmelser om regnskabsaflæggelse og refusion vedrørende forsorgshjem m.v., der drives efter bistandslovens §§ 105-111, og for tiden frem til 1. januar 1987 for plejehjem, der drives af amtskommunerne efter bistandslovens §§ 79-85.

Hvor der i de følgende bestemmelser er anvendt udtryk som amtskommune eller amtsråd, er Københavns og Frederiksberg kommuner eller deres kommunalbestyrelser også omfattet af bestemmelserne.

A. BOGFØRING OG KONTOPLAN

Ingen