Cirkulære om offentlige myndigheders adgang til oplysninger i det centrale personregister (CPR) (Til samtlige ministerier, styrelser, kommunalbestyrelser m.v.)

Cirkulære om offentlige myndigheders adgang til oplysninger i det centrale personregister (CPR)

(Til samtlige ministerier, styrelser, kommunalbestyrelser m.v.)

I henhold til lov om folkeregistrering, jfr. lovbekendtgørelse nr. 508 af 14. september 1978, administrerer indenrigsministeriet et centralt personregister (CPR) med det formål at opbevare og formidle visse almindelige personoplysninger.

I CPR registreres alle personer, som efter den 1. april 1968 - for Grønlands vedkommende dog efter den 1. maj 1972 - har været tilmeldt et dansk folkeregister, samt personer, der er bosat uden for Danmark, men som i kraft af medlemskab af ATP eller pligt til at svare kildeskat eller sømandsskat har fået tildelt personnummer. Registrering i et færøsk folkeregister bevirker ikke optagelse i CPR.

CPR indeholder bl.a. oplysninger om personers personnummer, navn, stilling, adresse, køn, fødselsdato og fødselsregistreringssted, civilstand og statsborgerret. Personer, der er døde, forsvundne eller udvandrede, bibeholdes i CPR med det senest kendte dataindhold.

Herudover opbevares historiske oplysninger vedrørende adresse, civilstands- og navneregistreringer. Det historiske dataindhold kan gå tilbage til 1. januar 1971.

I henhold til § 2 i lov om folkeregistrering fastsættes herved følgende bestemmelser om offentlige myndigheders adgang til at rekvirere oplysninger fra CPR

I. ADGANGEN TIL OPLYSNINGER I CPR

Enhver offentlig - statslig eller kommunal - myndighed har adgang til CPR's personoplysninger i DET OMFANG, OPLYSNINGERNE HAR VÆSENTLIG BETYDNING FOR MYNDIGHEDENS VIRKSOMHED ELLER FOR EN AFGØRELSE, SOM MYNDIGHEDEN SKAL TRÆFFE.

II. FREMGANGSMÅDEN VED FREMSKAFFELSE AF OPLYSNINGER FRA CPR

A. ENKELTFORESPØRGSLER

Adgangen til at rette enkeltforespørgsler til CPR er i almindelighed betinget af, at den omspurgte persons opholdskommune ikke er kendt af vedkommende myndighed.

Er opholdskommunen kendt, rettes henvendelse til kommunens folkeregister.

Vedrører de ønskede oplysninger kun en enkelt eller et mindre antal personer, indsendes en »CPR-FORESPØRGSELSLISTE« i udfyldt stand til afdelingen for personregistrering.

Blanketten kan rekvireres fra statens informationstjeneste (Formular CPR-10). Da blanketten med afdelingens besvarelse af forespørgslen vil blive tilbagesendt i rudekuvert, skal navnet på den forespørgende myndighed være anført med den fuldstændige postadresse.

Idet der i øvrigt henvises til vejledningen på blankettens bagside bemærkes, at værdien af eftersøgningen i CPR helt afhænger af, om det pågældende personnummer er korrekt opgivet, eller - hvis personnummeret ikke er kendt - om de anførte oplysninger om fødselsdag, køn og navn eller eventuelt om tidligere adresse svarer til de tilsvarende oplysninger i CPR.

Er eftersøgningen i CPR resultatløs, eller er der tvivl om, hvorvidt den (eller de) udskrift(er), som tilbagesendes som svar på forespørgslen, vedrører den efterspurgte person, kan der eventuelt indsendes en fornyet forespørgsel, f.eks. med en mulig afvigende stavemåde for navn eller med en anden mulig fødselsdag eller adresse.

Udtræk af CPR, der ikke skal indeholde historiske oplysninger, kan foreligge i 2 forskellige udgaver

En ADRESSEUDSKRIFT, der alene indeholder oplysning om personnummer, navn, adresse, samt oplysning om evt. død, forsvinding eller udvandring.

En AKTUEL UDSKRIFT, der indeholder ALLE aktuelle data.

Der angives på »CPR-FORESPØRGSELSLISTE« hvilke data, der ønskes fra CPR. Mangler denne angivelse, leveres »adresseudskrift«.

Særlig med hensyn til adressen bemærkes, at visse personers adresse nyder beskyttelse overfor private, jfr. indenrigsministeriets bekendtgørelse nr. 320 af 12. juni 1985 om folkeregistrering, § 11. I tilfælde af en sådan adressebeskyttelse er dette anført ved adressen, jfr. nærmere afsnit III nedenfor.

Svaret på forespørgslen vil normalt være den forespørgende myndighed i hænde, senest 1 uge efter forespørgslen er kommet afdelingen for personregistrering i hænde.

Indenrigsministeriet, afdelingen for personregistrering, forbeholder sig at kræve betaling for enkeltforespørgsler, såfremt disse indsendes i et større antal. I sådanne tilfælde vil myndigheden eventuelt blive opfordret til at omlægge forespørgslerne, jfr. nedenfor under punkt E.

B. HASTENDE ENKELTFORESPØRGSLER

I særlige tilfælde kan der rettes telefonisk forespørgsel angående enkeltpersoners data. Ved henvendelsen skal der gives oplysning om den efterspurgte persons personnummer eller om fødselsdato, køn og navn, eller eventuelt om tidligere adresse.

Telefoniske forespørgsler vil normalt kunne besvares samme dag, som henvendelsen foretages.

Af hensyn til kapaciteten er TELEFONISK FORESPØRGSEL DOG BEGRÆNSET TIL TILFÆLDE, HVOR DEN EFTERSPURGTES OPHOLDSKOMMUNE ER UKENDT. Endvidere er denne særlige service BEGRÆNSET TIL TILFÆLDE, HVOR DEN FORESPØRGENDE MYNDIGHED PÅ GRUND AF SÆRLIGE OMSTÆNDIGHEDER IKKE KAN AFVENTE SÆDVANLIG SVARTID. Telefoniske forespørgsler rettes til indenrigsministeriet, forespørgselsafdelingen, på et særligt telefonnummer.

Ligesom ved skriftlige enkeltforespørgsler forbeholder indenrigsminsisteriet sig at kræve betaling, hvis der rettes telefoniske forespørgsler i et større antal.

C. FORESPØRGSLER PÅ HISTORISKE REGISTRERINGER

Forespørgsler på historiske registreringer kan ikke foregå telefonisk. »CPR-FORESPØRGSELSLISTE« skal udtrykkeligt indeholde anmodning om historiske registreringer, hvorefter der leveres en TOTALUDSKRIFT.

D. TERMINALFORESPØRGSLER

Der kan gives adgang til at rette forespørgsler til CPR ved terminalopslag. I CPR's servicesystem - terminalforespørgsler kan der søges på personnummer, fødselsdato og navn, samt adresse. Direkte terminalforbindelse til CPR etableres efter aftale med afdelingen for personregistrering, hvor der også kan indhentes nærmere oplysninger og rekvireres informationsmateriale. Udgifterne i forbindelse med terminalforespørgsler til CPR skal betales af vedkommende myndighed.

E. MASSEFORESPØRGSLER I tilfælde, hvor der opstår behov for at indhente et større antal personoplysninger i CPR, kan det betyde en økonomisk og tidsmæssig besparelse, hvis de oplysninger, som skal anvendes ved forespørgslerne, findes på magnetbånd el. lign. Dette spørgsmål og kravene til således mekaniserede oplysninger skal aftales med afdelingen for personregistrering.

F. ANDEN UDNYTTELSE AF CPR

Udover enkeltforespørgsler og masseforespørgsler kan offentlige myndigheder få adgang til at udnytte oplysninger i CPR til løsning af større enkeltopgaver ved anvendelse af CPR's servicesystem - masseudtræk. Det er således muligt at udtrække personoplysninger fra CPR ud fra bestemte kriterier, f.eks. alder, køn, civilstand og lokalitet, ligesom det er muligt løbende at få persondata ajourført gennem CPR.

I alle sådanne tilfælde er det nødvendigt, at opgavens løsning forinden aftales med afdelingen for personregistrering, hvor der også kan indhentes nærmere oplysninger og rekvireres informationsmateriale om mulighederne for masseudtræk fra CPR.

De udgifter, der er forbundet med udtræk af CPR, skal betales af vedkommende myndighed.

III. ANDRE BESTEMMELSER

De fra CPR meddelte oplysninger til offentlige myndigheder må af myndigheden alene anvendes til varetagelsen af de til myndigheden henlagte opgaver, herunder udveksling af oplysninger med andre myndigheder, under iagttagelse af lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre.

Oplysninger, som myndigheder rekvirerer i CPR, må ikke uden udtrykkelig aftale med indenrigsministeriet, afdelingen for personregistrering, videregives til private. Dette er særlig vigtigt i tilfælde, hvor en adresse er markeret som beskyttet, eller hvor personer opholder sig i fængsel eller lignende institution, uanset om adressen er markeret som beskyttet. I givet fald må en privat spørger henvises til de kommunale folkeregistre.

Om indenrigsministeriets retningslinier vedrørende udlevering og anvendelse af personnumre henvises til cirkulære nr. 169 af 31. oktober 1984.

IV. IKRAFTTRÆDELSESBESTEMMELSER

Cirkulæret træder i kraft den 1. juni 1986. Samtidig ophæves indenrigsministeriets cirkulære nr. 75 af 2. april 1979 om offentlige myndigheders adgang til oplysninger i det centrale personregister (CPR).

INDENRIGSMINISTERIET, DEN 15. MAJ 1986

KNUD ENGGAARD

/Henrik Nielsen

Ingen