Cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift

KAPITEL III

AJOURFØRING AF REGISTRET MED OPLYSNINGER, DER VANSKELIGT LØBENDE KAN

AJOURFØRES

Ajourføring af visse oplysninger ved ejendomsvurderinger

25. BBR-oplysninger om årlig leje (felt 323) ajourføres alene ved de almindelige ejendomsvurderinger, der normalt sker hvert 4. år. Ajourføringen sker ved, at kommunen indhenter oplysninger hos ejere af udlejningsejendomme om årlig leje for hver enkelt enhed.

Felt 392 i BBR (udlejningsforhold 2), der dannes maskinelt ved samkøring af BBR, ESR og CPR ajourføres for alle kommuner en gang årligt. Herudover kan den enkelte kommune bestille ajourføringer af feltet efter behov. (Se i øvrigt BBR-meddelelse 1983 nr. 3).

Ajourføring af visse oplysninger, der ikke med sikkerhed kan ajourføres løbende

26. Oplysninger om ændringer, hvorved en bygnings tagetage overgår fra uudnyttet (men udnyttelig) til udnyttet, vil ikke med sikkerhed komme til kommunens kendskab, idet der for bygninger omfattet af Bygningsreglementet for Småhuse ikke længere kræves byggesagsbehandling for sådanne ændringer. Det bemærkes, at hvis den uudnyttede tagetage ikke tidligere har været medregnet i bebyggelsesprocenten, kræves der byggetilladelse, hvis arealet inddrages til værelser, hobbyrum, fjernsynsstue o.lign.

Ændring i værelsesantal eller ændring af varmeinstallation og opvarmningsmiddel kræver heller ikke tilladelse eller anmeldelse, og oplysningen om disse ændringer kommer således ikke med sikkerhed til kommunens kendskab med mindre der etableres aftaler herom med installatører, forsyningsvirksomheder etc.

KAPITEL II

AJOURFØRING UDEN BYGGESAGS-BEHANDLING

Generelt om ajourføring uden byggesagsbehandling

21. Ud over de ændringer i bygnings- og boligmassen, som kan ajourføres på grundlag af byggesagsbehandlingen, anmeldelser af byggeri m.v., kan der på ejendoms-, bygnings- og/eller enhedsniveau ske ændringer, som ikke kræver byggesagsbehandling.

Ajourføringen af sådanne ændringer af enkeltoplysninger, kan foretages løbende, hvis ændringen i medfør af anden lovgivning end byggelovgivningen kræver tilladelse, anmeldelse eller lignende fra offentlige myndigheder. Alternativt kan ajourføringen foretages med visse intervaller, fordi ændring alene kan konstateres ved særlige former for oplysningsindsamling hos ejere eller lignende.

Ajourføring af oplysninger ved medvirken fra kommunens øvrige forvaltninger

22. Ændringer i nogle af bygnings- og boligregistrets oplysninger kommer til kommunens kendskab, idet lovbestemmelser på en række områder pålægger ejere af fast ejendom en anmeldelsespligt eller pligt til at ansøge kommunen om tilladelse til gennemførelse af visse foranstaltninger.

Sådanne lovbestemmelser sikrer, at en række ændringer kan ajourføres i tilknytning til sagsbehandling i en eller flere af kommunens forvaltninger. Det anbefales, at der etableresbfaste aftaler mellem BBR-registerføreren og ansatte i øvrige forvaltningsgrene om hvornår og i hvilket omfang sagsbehandlingen her skal/kan udløse ændringer i BBR-registreringen.

Ud over de muligheder for ajourføring af registret med oplysninger som kæder sig til allerede eksisterende påbud om anmeldelse, ansøgninger og lignende om gennemførelse af en række foranstaltninger, skal kommunen iøvrigt påse, at ændringer, som gennem kommunens sagsbehandling iøvrigt kommer til dens kendskab, videregives til BBR-registerføreren.

På følgende forvaltningsområder sker løbende sagsbehandling, som er karakteriseret ved, at der tilflyder den kommunale forvaltning oplysninger om ændringer i bygnings- og boligforholdene

- lov om midlertidig regulering af boligforholdene

- lov om byfornyelse og boligforbedring

- lov om boligbyggeri

- lov om vandforsyning

- lov om miljøbeskyttelse

- lov om individuel boligstøtte

- lov om vurdering af fast ejendom

Specielt om ajourføring af registrets identifikationer

Ajourføring af registernummer

23. Registernummeret i bygnings- og boligregistret følger ejendommens registernummer i det kommunale ejendomsregister. Ajourføringen af registernummeret sker derfor altid på grundlag af meddelelse fra ejendomsskatteforvaltningen. Ved enhver ændring i eller nytildeling af registernummer til en ejendom, der er eller agtes bebygget, skal dette således meddeles BBR-myndigheden.

Kommunens ejendomsskatteforvaltning skal, når en ejendom udstykkes i ejerlejligheder påse, at registernummer for ejerlejlighederne i det kommunale ejendomsregister meddeles BBR-registerføreren. BBR-registerføreren påser derefter, at ejerlejlighedsregisternummeret for hver enkelt ejerlejlighed indgår i BBR.

Ajourføring af adressebetegnelsen

24. Sker der ændringer i vejnavne (vejkoder) eller af husnumre skal kommunens tekniske forvaltning eller den kommunale myndighed som i øvrigt forestår ændringen, meddele dette til såvel BBR-registerføreren, ejendomsskatteforvaltningen som folkeregisteradministrationen.

Da BBRs adressebetegnelser og de tilsvarende betegnelser i CPRs adressesystem af hensyn til samkøringen mellem de to registre forudsættes fuldt ud at være identiske, er det særdeles vigtigt, at ændringer i bestående adresseringer herunder etage- og sidebetegnelser samtidigt meddeles såvel BBR-registerføreren som folkeregistret.

Hvis kommunens folkeregister selv foranlediger ændringer i adressebetegnelserne, jfr. boligministeriets cirkulære af 6. januar 1977 om etablering af bygnings- og boligregistrering pkt. 24, eller f.eks. gennem flytteanmeldelser konstaterer ændringer, som ikke tidligere er meddelt folkeregistret, underrettes BBR-myndigheden herom.

KAPITEL IV

KONTROL OG REVISION VED AJOURFØRINGEN

Kontrol af ajourføringsoplysninger før indberetning til edb-systemet

27. I tilknytning til den løbende ajourføring af registrets oplysninger må BBR-registerføreren påse

at ajourføringsmaterialet gennemgås med henblik på en afdækning af eventuelle fejlagtige og ukorrekte oplysninger , ligesom oplysningerne må underkastes en rimelighedskontrol . Forekommer der således fejlagtige eller usandsynlige oplysninger, må disse søges afhjulpet eller verificeret gennem en henvendelse til ejeren og/eller den forvaltning, der har forestået sagsbehandlingen. Specielt må identifikationsoplysningerne, som følge af deres afgørende betydning for registrets anvendelsesmuligheder, underkastes en indgående kontrol,

at indberetningerne omfatter samtlige forhold , der som minimum skal indberettes på det pågældende tidspunkt - jfr. især afsnit I. BBR-registerføreren skal specielt være opmærksom på, hvorvidt ajourføringen vedrører en nytilgang af oplysninger som ved nybyggeri eller om ajourføringen vedrører ændringer i forhold til registrets dataindhold som f.eks. ved foretagne ombygninger,

at indberetningen omfatter alle de aktiviteter, der er sket i den forløbne kalendermåned . Specielt for oplysninger, der skal indgå i Danmarks Statistiks byggestatistik, er det vigtigt, at den månedlige indberetning omfatter samtlige aktiviteter i den forudgående kalendermåned. Oplysninger om ændringer i forhold til registrets dataindhold må først erstatte allerede registrerede oplysninger, når ændringen rent faktisk er gennemført,

at der i forbindelse med ajourføringen af ændrede eller supplerende oplysninger til allerede registrerede ejendomme, bygninger og bolig- eller erhvervsenheder i BBR foretages en kontrol af de oplysninger, der ikke direkte er berørt af ajourføringen . Denne kontrol af eksisterende oplysninger i BBR kan i visse tilfælde med fordel foretages af den myndighed eller person, der indberetter ajourføringsgrundlaget til BBR-registerføreren - f.eks. kan kontrollen foretages af bygningsmyndigheden i forbindelse med til- og ombygningssager, hvis bygningsmyndighed har kendskab til de registrerede oplysninger om de pågældende ejendomme, bygninger og bolig- eller erhvervsenheder. Til sikring af, at denne kontrol gennemføres i videst muligt omfang, bør bygningsmyndigheden ved til- og ombygninger anvende udskrifter fra BBR (stamkort, sagsmapper, TP-billeder eller lignende) og sammenligne de oplysninger, der fremgår af byggesagen, med allerede registrerede oplysninger om de berørte bygninger og bolig- eller erhvervsenheder.

Maskinelle kontrolprocedurer

28. I BBR er indarbejdet et sæt af maskinelle kontrolprocedurer med henblik på en maskinel rimelighedskontrol af oplysninger, der indberettes til registret. Herved tilvejebringes et entydigt vurderingsgrundlag til brug ved udskillelsen af dels objektivt urigtige eller manglende oplysninger og dels usandsynlige oplysninger i forbindelse med ajourføringen af registret.

Den efterfølgende berigtigelse af usandsynlige og objektivt urigtige oplysninger gennemføres eventuelt ved henvendelse til andre kommunale forvaltningsgrene eller til ejer.

Den maskinelle kontrol gennemføres ved indberetning af ajourføringsoplysninger til BBR. I forbindelse med en systematisk revision af registreringen vil en lignende kontrol kunne gennemføres for samtlige registrerede oplysningern i BBR.

Vedrørende en nærmere omtale af de maskinelle kontrolprocedures betydning og konsekvenser for registreringen henvises til brugervejledningen.

Ajourføring- og samkøring med det Centrale Personregister (CPR), Det Fælleskommunale Ejendomsdatasystem (ESR), m.v.

29. Som følge af det begrebsmæssige sammenfald mellem på den ene side adressebetegnelserne i BBR og CPR og på den anden side ejendomsnummer m.v. i BBR og ESR er der mulighed for at foretage samkøringer parvis af de enkelte registre med henblik på at forbedre ajourføringsgrundlaget for registeridentifikationerne.

Udveksling af data ved samkøring mellem BBR og ESR foregår i forbindelse med almindelige ejendomsvurderinger og årsomvurderinger.

Udveksling af data ved samkøring mellem BBR, CPR og ESR sker en gang årligt hen på foråret for samtlige kommuner under eet. Det påhviler derfor kommunen at påse, at entydigheden i adressebetegnelserne i BBR og CPR er så fuldstændige som muligt specielt lige efter årsskiftet af hensyn til bloktilskudsberegning og gennemførelse af den årlige boligtælling. For den enkelte kommune kan samkøring i øvrigt finde sted ved rekvisition til boligministeriet. En sådan udveksling af data kan anvendes til at fremdrage fejlagtige eller ufuldstændige identifikationer i registrene.

Det anbefales at foretage en sådan udveksling med jævne mellemrum for efterfølgende at bringe BBRs identifikationsgrundlag i orden.

Boligministeriet,den 11. februar 1986

NIELS BOLLMANN

/Svend Trollegaard

KAPITEL I

BBR-AJOURFØRING PÅ GRUNDLAG AF BYGGESAGSBEHANDLING, ANMELDELSE AF

BYGGERI M.V.

6. Ajourføringen af registret ved nybyggeri, tilbygning og ombygning knyttes til behandlingen af den enkelte byggesag. Der sondres mellem flg. typer af ajourføring

a. Byggearbejder vedrørende småhuse, der skal søges byggetilladelse til.

- nybyggeri og og tilbygning vedrørende småhuse. Det vil sige byggearbejder omfattet af bestemmelserne om byggetilladelse i Bygningsreglement for Småhuse (BR-S): stuehuse, fritliggende enfamiliehuse, række-, kæde- og dobbelthuse, sommerhuse samt garager, carporte og udhuse hvis areal er større end 50 m2 , se afsnit I a pkt. 7-11.

b. Byggearbejder, der kun skal anmeldes.

- byggeri omfattet af anmeldelsespligt. Det vil sige byggearbejder omfattet af bestemmelser om anmeldelsespligt i Bygningsreglement for Småhuse (BR-S) og Bygningsreglement af 1982 (BR-82), kapitel 13: garager, carporte og udhuse hvis areal er højst 50 m2, jordbrugserhvervenes avls- og driftsbygninger samt nedrivning af bygninger med en bolig til helårsbeboelse , se afsnit I b pkt. 12-13.

c. Byggearbejder omfattet af bygningsreglement 1982.

- nybyggeri og tilbygning vedrørende øvrige bygninger. Det vil sige byggearbejder omfattet af Bygningsreglement af 1982 (BR-82): flerfamiliehuse samt erhvervs- og institutionsbygninger , se afsnit I c pkt. 14-18.

- ombygnings- og nedrivningssager. Det vil sige byggearbejder omfattet af Bygningsreglementet af 1982 (BR-82): flerfamiliehuse samt erhvervs- og institutionsbygninger se afsnit I d pkt. 19-20.

Hvor intet andet fremgår skal bygningsmyndigheden til BBR-registerføreren løbende og senest ved udgangen af måneden meddele oplysninger om de forhold, der vedrører den enkelte måned. BBR-registerføreren indberetter herefter oplysningerne snarest eller ifølge driftsplan fra Kommunedata I/S. Eventuel fejlrettelse gennemføres snarest muligt.

En oversigt over ajourføringen og dennes omfang sammenholdt med den enkelte byggesags dateringer (således som disse fremkommer under byggesagsbehandlingen m.v.) er anført i bilag 1.

I. a. Nybyggeri og tilbygning for småhuse

7. Ajourføring af BBR ved nybyggeri og tilbygning af småhuse - det vil sige byggesager omfattet af Bygningsreglement for Småhuse (BR-S) - knyttes til behandlingen af byggesagen, således at ajourføringsproceduren for byggeriet følger myndighedsbehandlingens enkelte faser. (Der ses her bort fra byggesager der alene er omfattet af anmeldelsespligt, dvs. opførelse af garager, carporte og udhuse med areal på højst 50 m2 samt tilbygninger hertil, hvis samlede areal efter tilbygningen ikke overstiger 50 m2. Disse byggerier er omhandlet i pkt. 1. b. nedenfor).

BBR ajourføres på følgende tidspunkter

- meddelelse af byggetilladelse ,

- 8bkonstatering af byggeriets påbegyndelse9b

- 8bfærdigmelding9b af byggeriet

(- henlæggelse af byggesag efter meddelt byggetilladelse.)

Ved meddelelse af byggetilladelse

8. Ved udstedelse af byggetilladelse til et byggeri skal bygningsmyndigheden til BBR-registerføreren meddele samtlige oplysninger fra byggesagsbehandlingen på ejendoms-, bygnings- og enhedsniveau, som skal indgå som registreringsgrundlag i bygnings- og boligregistret, jfr. bilag 2. Oplysningerne anføres bygning for bygning (for hver enkelt byggesag) med angivelse af følgende indentifikationer

- ejendommens registernummer (meddelt af ejendomsskattekontoret)

- bygningsnumre

- vejkode (meddelt af folkeregistermyndigheden)

- husnummer (numre)

Retningslinier for fastsættelse af identifikationerne fremgår af boligministeriets cirkulære af 6. januar 1977 om etablering af bygnings- og boligregistrering afsnit II.

Godkender bygningsmyndigheden ændringer i byggeriet efter at byggetilladelse er udstedt, skal disse ændringer meddeles BBR-registerføreren, for såvidt disse er af betydning for registerindholdet.

Dato for meddelelse af byggetilladelse til byggeriet skal dog ikke korrigeres, med mindre der udstedes en ny byggetilladelse. Hvor en byggetilladelse omfatter tilladelse til opførelse af flere bygninger, skal bygningsmyndigheden meddele oplysninger for hver enkelt bygning til registerføreren. Oplysningerne indgår herefter i den månedlige ajourføring af registret og det først kommende udtræk af registeroplysninger til bl.a. Danmarks Statistiks konjunkturbelysende byggestatistik.

Den dato, der registreres, skal altid være datoen for byggetilladelsens udstedelse, uanset hvornår selve indberetningen til registret finder sted.

Det bemærkes, at kravet om videregivelse af oplysninger til BBR-registerføreren indebærer, at disse oplysninger skal videregives isnarest og senest samtidigt med t bygningsmyndigheden meddeler ejeren, at byggetilladelse kan gives (dvs. uden forsinkende mellemled såsom afventning af ejerens betaling for byggetilladelsen, fastsættelse af vejnavn, endeligt ejendomsregisternummer o.lign.). Blot få dages forsinkelse kan indebære, at registrets ajourføring bliver en måned forsinket, fordi en indberetning til edb-systemet ikke rettidigt kan foretages af BBR-registerføreren på grundlag af det fra bygningsmyndigheden indkomne materiale.

Ved byggeriets påbegyndelse

9. Det er BBR-registerførerens ansvar, at påbegyndelsesdato for byggeriet fremskaffes . Såfremt kommunalbestyrelsen ikke således finder det hensigtsmæssigt at pålægge bygningsmyndigheden at forestå indhentning af oplysninger om byggeriets påbegyndelse, skal BBR-registerføreren af egen drift tage kontakt med bygherre eller ejer m.h.p. at søge datoen for byggeriets faktiske påbegyndelse oplyst.

Ifølge bekendtgørelse nr. 616 af 15. december 1980 om ejerens oplysningspligt til bygnings- og boligregistret m.v. skal ejeren give oplysning om påbegyndelsesdato, uanset bestemmelserne i Bygningsreglement for Småhuse.

Afgiver bygningsmyndigheden oplysninger til BBR- registerføreren om dato for byggeriets påbegyndelse skal dette ske umiddelbart efter, at bygningsmyndigheden er kommet til kendskab hermed.

Dato for byggeriets påbegyndelse fastsættes som den tidligste dato for bygningsmyndighedens kendskab til byggeriets igangsætning. Medmindre bygningsmyndigheden af egen drift kommer til kendskab hermed, fastsættes datoen som det tidligste tidspunkt af

- dato for bygningsmyndighedens eventuelle syn af udgravning/kloak og

- dato for byggeriets påbegyndelse meddelt af ejer

Som hjælpemiddel for at sikre, at registreringen i BBR så nøjagtig som muligt følger byggeriets faktiske udvikling, udskrives fra BBR månedligt en liste over byggesager, for hvilke dato for byggeriets påbegyndelse ikke er indberettet.

Datoen for byggeriets påbegyndelse skal altid ajourføres bygning for bygning, selvom byggetilladelsen er givet samlet til flere bygninger. Endvidere skal der altid angives vejnavn (vejkode) og husnummer for den igangsatte del samt øvrige nødvendige identifikationer såsom registernummer og bygningsnummer.

Det indskærpes, at rettidig ajourføring af BBR med påbegyndelsesdato for byggeriets påbegyndelse er af stor betydning for anvendelsen af registret. Rettidig ajourføring letter folkeregistrenes arbejde samt muliggør Danmarks Statistiks udarbejdelse af pålidelige oplysninger i den konjunkturbelysende byggestatistik, som udgør et vigtigt element i tilrettelæggelsen af den økonomiske politik.

Færdigmelding af byggeriet

10. Bygningsmyndigheden skal meddele dato for byggeriets færdigmelding til BBR-registerføreren umiddelbart efter bygningsmyndigheden er kommet til kendskab herom. Ved meddelelse af dato skal bygningsmyndigheden påse at eventuelle ændringer i byggeriet i forhold til byggetilladelsen meddeles til BBR-registerføreren, hvis dette har betydning for registrets oplysninger.

BBR-registerføreren indberetter herefter snarest datoen til BBR (BBR-felt 288), hvilket medfører, at registreringen automatisk overføres til BBR-stamregister.

Henlæggelse af byggesag efter meddelt byggetilladelse

11. Såfremt en byggesag efter en meddelt byggetilladelse henlægges, skal datoen herfor registreres. Så snart bygningsmyndigheden bliver bekendt med en sådan henlæggelse af et byggeri, gives meddelelse herom til BBR-registerføreren.

Såvel henlæggelse før påbegyndelse af byggeriet som efter byggeriets påbegyndelse registeres. Er byggesagen henlagt efter påbegyndelsen registreres tillige evt. færdiggjort bygningsareal efter meddelelse fra bygningsmyndigheden eller efter BBR-registerførerens indhentning af oplysninger hos ejeren.

For bygninger færdiggjort før henlæggelse af den øvrige byggesag registreres samtlige de oplysninger, som skal indgå i BBR på ejendoms-, bygnings- og enhedsniveau.

I. b. Nybyggeri og tilbygning alene omfattet af anmeldelsespligt.

Anmeldelse af byggeri

12. Som led i regelforenklingen foretages ikke traditionel byggesagsbehandling for

- garager, carporte, udhuse, drivhuse, overdækkede terrasser o.lign. bygninger på højst 50 m2

- tilbygninger hertil, når arealet efter tilbygningen højst er 50 m2

- nedrivning af fritliggende og sammenbyggede enfamiliehuse

samt som hidtil

- byggeri omfattet af kapitel 13 i Bygningsreglement 1982 om jordbrugserhvervenes avls- og driftsbygninger beliggende i landzone.

Bygningsmyndigheden skal til BBR-registerføreren senest ved udløbet af den fastsatte 2 ugers frist (BR-S-sager) for bygningsmyndighedens indsigelse over for anmeldelsen videregive oplysninger om identifikation, arealer, materialer m.v.

BBR-registerføreren indberetter oplysninger om byggeriet til registrering ved angivelse af dato for modtagelse af anmeldelse (byggesagsdato) (BBR-felt 293 - dato for anmeldelse af byggesager).

For byggeri omfattet af anmeldelsespligt indberettes oplysninger, som anført i bilag 2.

Det bemærkes, at indberetning af dato for anmeldelse af byggearbejder kun kan ske for nedenstående kombinationer af bygningsanvendelse, sagstyper samt arealer, idet forsøg på indberetning af øvrige kombinationer vil blive afvist maskinelt

Oversigt over byggearbejder hvortil der skal indberettes dato for anmeldelse

--------------------------------------------------------------------- Bygningsanvendelse Byggesag Areal- begrænsning --------------------------------------------------------------------- Enfamiliehus-stuehus, kæde-, række- og dobbelthuse (BR-S) ..... Nedrivning (ingen) Carporte, garager, udhuse, drivhuse, overdækkede terrasser (BR-S) ............ Nybyggeri/ max. 50 m2 tilbygning Jordbrugserhvervenes avls og driftsbygninger (BR-82) .............. Nybyggeri/ tilbygning (nedrivning) (ingen) ---------------------------------------------------------------------

Afslutning af anmeldt byggeri

13. For byggeri omfattet af anmeldelsespligt, er der ikke som for nybygning/tilbygning bestemmelser om færdigmelding fra ejeren af byggeri e.l. Ajourføringen for et anmeldt byggeri afsluttes efter kommunernes valg enten automatisk via en edb-mæssig overførsel til BBR-stamregister eller ved indberetning af den faktiske fuldførelsesdato. Vælges automatisk overførsel udskrives på grundlag heraf BBR-ejermeddelelse. Meddeler ejer efter modtagelse af BBR-ejermeddelelse, at byggeriet endnu ikke er afsluttet, sletter BBR-registerføreren det pågældende byggeri i stamregistret og indberetter dette påny.

Proceduren for færdigmelding af byggeri vedrørende jordbrugserhvervenes avls- og driftsbygninger er ikke ændret. Det vil sige, der ikke foretages maskinel færdigmelding for denne type anmeldelsessager.

I. c. BBR-ajourføring ved ikke-småhusbyggeri, dvs. byggesager omfattet af Bygningsreglement 1982

Ajourføring ved nybyggeri og tilbygning

14. Ajourføring vedrørende nybyggeri og tilbygning omfattet af bestemmelserne i BR-82 følger myndighedsbehandlingens enkelte faser

- meddelelse af byggetilladelse

- konstatering af byggeriets påbegyndelse

- konstatering af byggeriets færdiggørelse og efterfølgende meddelelse af ibrugtagningstilladelse , og

- henlæggelse af byggesag efter meddelt byggetilladelse.

Ved meddelelse af byggetilladelse

15. Ved udstedelse af byggetilladelse til et byggeri skal bygningsmyndigheden til BBR-registerføreren meddele samtlige oplysninger fra byggesagsbehandingen på ejendoms-, bygnings- og enhedsniveau, som skal indgå som registreringsgrundlag i bygnings- og boligregistret, jfr. bilag 2.

Af oplysningerne skal tillige fremgå, om datoen for byggetilladelse vedrører et nybyggeri, en til/ombygning eller en nedrivning. Oplysningerne anføres bygning for bygning (for hver enkelt byggesag) med angivelse af de i pkt. 8 anførte identifikationer.

Vedrører byggesagen bygninger med flere bolig- og erhvervsenheder, er det kun muligt for bygningsmyndigheden at videregive oplysninger om de enkelte bolig- og erhvervsenheder, hvis ejeren 8bhar tildelt etage-og sidebetegnelser til de enkelte enheder. Det anbefales derfor at orientere ejeren om retningslinier for tildeling af etage- og sidebetegnelser (jfr. § 2 i boligministeriets bekendtgørelse af 15. december 1980 om ejeres oplysningspligt til bygnings- og boligregistret og adgang til at modtage udskrifter fra registret) i forbindelse med de indledende faser af byggesagsbehandlingen med henblik på, at ejeren har tildelt etage- og sidebetegnelser for de enkelte bolig- og erhvervsenheder senest ved meddelelsen af byggetilladelsen.

Ved en sådan fremgangsmåde skabes mulighed for, at bygningsmyndigheden kan videregive samtlige oplysninger til BBR-registerføreren i een arbejdsgang, hvilket giver en meget enkel administrativ ajourføringsprocedure. Det bemærkes, at kravet om videregivelse af oplysninger til BBR-registerføreren indebærer, at disse oplysninger skal afgives senest samtidigt med, at ejeren meddeles, at byggetilladelse kan gives (dvs. uden forsinkende mellemled såsom afventning af ejeres betaling for byggetilladelsen, fastsættelse af vejnavn, endeligt ejendomsregisternummer o.lign.).

For bygninger, der udelukkende indeholder erhversareal kan kommunen vælge, om der skal foretages registrering på enhedsniveau. For bygninger, hvor det samlede areal af boligen udgør mindre end 5 pct. af det samlede bygningsareal er der alene pligt til at foretage en registrering på enhedsniveau for lejligheder eller lignende udelukkende anvendt til beboelse eller til blandet erhverv og beboelse, medens der for det resterende erhvervsareal ikke er pligt til at foretage registrering på enhedsniveau, jfr. cirkulære af 6. januar 1977 om etablering af bygnings- og boligregistrering, pkt. 16.

Påbegyndelse af byggeri

16. Det er BBR-registerførerens ansvar, at påbegyndelsesdato for byggeriet fremskaffes.

Såfremt kommunalbestyrelsen ikke finder det hensigtsmæssigt at pålægge bygningsmyndigheden at forestå indhentning af oplysninger om byggeriets påbegyndelse skal BBR-registerføreren af egen drift tage kontakt med bygherre eller ejer m.h.p. at få datoen for byggeriets faktiske påbegyndelse oplyst.

Ifølge bekendtgørelse nr. 616 af 15. december 1980 om ejerens oplysningspligt til bygnings- og boligregistret m.v. skal ejeren give oplysning om påbegyndelsesdato, uanset bestemmelserne i Bygningsreglement for Småhuse.

Afgiver bygningsmyndigheden oplysninger til BBR-registerføreren om dato for byggeriets påbegyndelse skal dette ske umiddelbart efter , at bygningsmyndigheden er kommet til kendskab herom. Dato for byggeriets påbegyndelse sættes således til den tidligste dato for bygningsmyndighedens kendskab til byggeriets igangsætning. Medmindre bygningsmyndigheden af egen drift kommer til kendskab hermed, fastsættes datoen som det tidligste tidspunk t af

- dato for bygningsmyndighedens eventuelle syn9 af udgravning/kloak og

- dato for byggeriets påbegyndelse meddelt af ejer

Der henvises i øvrigt til pkt. 9 ovenfor.

Konstatering af byggeriets færdiggørelse og efterfølgende udstedelse af ibrugtagningstilladelse

17. Når byggearbejdet konstateres fuldført påhviler det bygningsmyndigheden snarest at videregive dato herfor til BBR-registerføreren, der indberetter datoen ved førstkommende ajourføring af registret (BBR-felt 288).

Denne fremgangsmåde finder anvendelse, medmindre der er helt overvejende sandsynlighed for, at bygningsmyndigheden vil kunne udstede ibrugtagningstilladelse og datoen herfor kan videregives til BBR-registerføreren inden 4 uger fra den konstaterede fuldførelse af byggeriet.

Konstateres byggeriet i øvrigt fuldført eller faktisk ibrugtaget eller indflyttet ved meddelelse herom fra folkeregisterføreren, vurderingssekretariatet i kommunen eller på anden måde, videregives oplysning herom til BBR-registerføreren.

Er der sket ændringer i forhold til de oplysninger, som blev videregivet ved byggetilladelsen eller senere, skal disse meddeles BBR-registerføreren, således at det sikres, at det endelige dataindhold for det fuldførte byggeri svarer til byggeriets faktiske forhold.

For bygninger med flere bolig- eller erhvervsenheder skal oplysninger på enhedsniveau altid foreligge senest samtidig med udstedelse af ibrugtagningstilladelse.

Meddeles der således delvis ibrugtagningstilladelse til en del af et byggeri, skal indberetning bortset fra meddelte delvise ibrugtagningstilladelse til en færdiggjort bygningsdel - ske bygning for bygning. Ved enhver indberetning skal angives de nødvendige identifikationer.

Bygningsmyndighedens gennemgang og kontrol af det ved byggetilladelsen indberettede dataindhold skal såvidt muligt være afsluttet og eventuelle ændringer meddelt BBR-registerføreren senest samtidig med, at datoen for meddelelse af ibrugtagningstilladelse indberettes.

18. Henlæggelse af byggesag efter meddelt byggetilladelse.

Der henvises til pkt. 11 ovenfor.

I. d. Ajourføring ved ombygning og nedrivning.

19. For ombygninger og andre forandringer vedrørende småhuse, hvor der ikke sker en udvidelse af arealet, tilgår der ikke kommunen oplysninger i form af ansøgninger om byggetilladelse, anmeldelse o.lign. BBR-ajourføringen for sådanne bygningsarbejder er behandlet nedenfor i afsnit II.

For ombygningsarbejder i medfør af Bygningsreglement 1982 meddeler bygningsmyndigheden til BBR-registerføreren data for de enkelte ombygningsarbejder i det omfang, disse medfører ændringer i BBRs dataindhold. Oplysningerne videregives samtidig med meddelelse af byggetilladelse. Herudover meddeles dato for ombygningsarbejdets ibrugtagningstilladelse.

BBR-registerføreren indberetter snarest herefter oplysningerne i form af korrektioner til BBRs dataindhold med angivelse af dato for byggetilladelse. Ved afslutningen af byggearbejdet indberettes dato for ibrugtagningstilladelse (BBR-felt 283).

Godkender bygningsmyndigheden ændringer i bygggeriet efter at byggetilladelse er udstedt, skal disse ændringer meddeles BBR-registerføreren for såvidt de er af betydning for registerindholdet.

Nedrivning af bygninger m.v.

20. Når bygningsmyndigheden giver en nedrivningstilladelse efter bygningsreglementet af 1982, indberettes datoen for meddelelse af nedrivningstilladelse (byggesagsdatoen) til BBR-registerføreren med angivelse af identifikation for hver af de bygninger samt bolig- og erhvervsenheder der omfattes af tilladelsen. Dataindholdet i BBR slettes dog ikke endeligt, før nedrivningen har fundet sted.

BBR-registerføreren skal senest et år efter meddelelse af en nedrivningstilladelse evt. ved henvendelse til ejeren søge oplyst, om nedrivningen har fundet sted samt datoen herfor.

Søges der byggetilladelse til opførelse af nyt byggeri inden et år efter den meddelte nedrivningsmeddelelse, meddeler bygningsmyndigheden, at nedrivningen har fundet sted, hvorefter dataindholdet i BBR slettes.

KAPITEL I BBR-AJOURFØRING PÅ GRUNDLAG AF BYGGESAGSBEHANDLING, ANMELDELSE AF

KAPITEL II AJOURFØRING UDEN BYGGESAGS-BEHANDLING

KAPITEL III AJOURFØRING AF REGISTRET MED OPLYSNINGER, DER VANSKELIGT LØBENDE KAN

KAPITEL IV KONTROL OG REVISION VED AJOURFØRINGEN

Cirkulære om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift

INDLEDNING

1. I medfør af lov nr. 243 af 12. maj 1976 som ændret ved lov nr. 138 af 13. april 1983 om bygnings- og boligregistrering fører hver kommune et bygnings- og boligregister (BBR). De retningslinier for kommunens arbejde med ajourføring og drift af registret, som er fastsat i medfør af nærværende cirkulære har til hensigt gennem en forenkling af en række bestemmelser og bortfald af dele af registreringsarbejdet at medvirke til at styrke kommunens arbejde med at sikre en registrering, der korrekt og uden forsinkelser afspejler de faktiske ændringer, der sker i bygnings- og boligforholdene .

En tidstro og korrekt registrering er af væsentlig betydning for, at de enkelte forvaltningsområder i kommunen kan få fuldt udbytte af registreringen til sagsbehandling, planlægningsvirksomhed m.v. og at registreringen kan indgå i opgaveløsningen hos andre offentlige myndigheder, organisationer m.v.

Nærværende cirkulære afløser boligministeriets cirkulære af 31. marts 1977 om bygnings- og boligregistrets ajourføring og drift samt cirkulæreskrivelse af 2. april 1982 om rettidig indberetning til BBR m.v.

2. Bygnings- og boligregistrets oplysninger skal løbende ajourføres. Ajourføringen skal tilrettelægges på en sådan måde, at registret til stadighed indeholder oplysninger om de faktiske forhold i såvel bestanden af bygninger som nytilgangen af bygninger, boliger og erhvervslokaler.

Ajourføringen af registret skal som udgangspunkt ske en gang om måneden således, at de ændringer i bygnings- og boligforholdene vedrørende registrets oplysninger, som er sket i en kalendermåned, ajourføres umiddelbart eller senest den følgende måned, med mindre andet er foreskrevet.

For visse oplysningers vedkommende gælder dog, at ajourføring fremover foretages i kun een arbejdsgang (for at aflaste registreringsarbejdet), jfr. pkt. 12 nedenfor.

I det omfang kommunen ikke ved registrets etablering har påset, at registreringerne afspejler de faktiske bygnings- og boligforhold, er det af vital betydning for registrets nuværende og fremtidige anvendelse, at kommunen tilrettelægger en indsats for systematisk at revidere registreringerne .

3. Tilvejebringelse af oplysninger til brug for ajourføring af bygnings- og boligregistret forudsætter et snævert samvirke mellem forskellige forvaltningsgrene i kommunen.

Tilgang i form af nye bygninger, bolig- og erhvervsenheder ajourføres som led i den sagsbehandling, som foregår i den tekniske forvaltning, ligesom en ajourføring af identifikationerne i registret forudsætter et snævert samarbejde med folkeregisteradministrationen og ejendomsskatteforvaltningen. Derudover kan peges på de muligheder for ajourføring af BBR-oplysninger, som sagsbehandling af støttetilsagn til almennyttige boliger, andelsboliger, ungdomsboliger, lette kollektivboliger m.v. i f.eks. kommunens økonomiske forvaltning frembyder.

Med baggrund i, at registrets væsentligste ajourføringskilde er kommunens arbejde med byggesagsbehandling og anmeldelser af byggeri, må kommunen påse, at der til stadighed er etableret et tæt og præcist defineret samarbejde mellem den tekniske forvaltning og den ansvarlige for arbejdet med registret - BBR-registerføren - i det omfang, registreringen ikke allerede finder sted i teknisk forvaltnings regi.

4. Udover de oplysninger, som tilflyder kommunens forvaltninger i forbindelse med sagsbehandling af teknisk eller økonomisk karakter, kan registreringen og revisionen heraf drage nytte af oplysninger, som tilflyder andre myndigheder eller organisationer, som i henhold til lov eller aftale udfører opgaver, der indebærer sagsbehandling af oplysninger om ejendomme, bygninger, bolig- og erhvervsenheder m.v.

Revisionsarbejde kan således bl.a. foretages ved at etablere samarbejde med sådanne myndigheder eller organisationer. Som eksempel kan peges på, at oplysninger, som Grundejernes Investeringsfond indhenter fra ejere af private udlejningsejendomme, og Boligselskabernes Landsbyggefond indhenter fra almennyttige boligafdelinger i forbindelse med opkrævning af lovpligtige hensættelsesbeløb, kan anvendes til revision af eksisterende oplysninger i bygnings- og boligregistret. Ligeledes kan oplysninger fra regionale naturgasselskaber og andre forsyningsvirksomheder omkring bygningers og boligers installationsforhold, varmeforsyning m.v anvendes med henblik på at sikre korrekt registrering.

Herudover henledes kommunens opmærksomhed på mulighederne for med lille fejlmargin at anvende opmåling på fotogrammetriske eller tekniske kort ved revision af bygningsarealer.

Endelig kan der peges på, at det ved boligministeriets bekendtgørelse nr. 616 af 15. december 1980 om ejeres oplysningspligt til bygnings- og boligregistret er pålagt ejere af ejendomme, bygninger og bolig- eller erhvervsenheder, at medvirke ved ajourføring af registrets indhold. Kommunen kan efter eget skøn anmode ejerne om, f.eks. i forbindelse med udsendelse af BBR-ejermeddelelser, at medvirke til revision af registreringen .

Der er ikke9b i henhold til lov om bygnings- og boligregistrering nogen hjemmel til at forlange adgang til private ejendomme med henblik på kontrol og revision. En gennemgang af administrative forskrifter under andre lovgivningsområder giver heller ikke adgang til besigtigelse af ejendomme i de tilfælde, en ejer afslår en sådan adgang.

Det må i denne forbindelse påpeges, at det forhold, at en ejer ikke reagerer på en fremsendt BBR-ejermeddelelse eller ikke giver kommunen adgang til ejendommen, ikke bør stille sådanne ejere mere favorabelt end øvrige ejere. Ud fra en sådan ligelighedsbetragtning må kommunen ved fastsættelse af skøn f.eks. over arealstørrelser i al almindelighed også tilgodese, at offentlige myndigheder og lignende, der anvender bygnings- og boligregistrets oplysninger som udgangspunkt for beregning af skatter og afgifter m.v. holdes skadesløse. Ejerne vil have mulighed for at reagere på sådanne skønsmæssigt fastsatte revisioner ved tilsendelse af en BBR-ejermeddelse.

5. Oplysninger i bygnings- og boligregistret anvendes i mange sammenhænge. Oplysningerne anvendes såvel i forbindelse med den kommunale administration og planlægning som af andre offentlige myndigheder, koncessionerede selskaber, forsyningsvirksomheder, rådgivende virksomheder m.v.

Mange kommuner anvender registrets oplysninger i forbindelse med sagsbehandling og planlægning i forbindelse med kommune- og lokalplanarbejdet, befolkningsprognoser, byfornyelse, brandsikring, civilforsvarsopgaver, energistyring, ejendomsadministration m.v.

Registrets oplysninger anvendes regelmæssigt i forbindelse med ejendomsvurdering, udarbejdelse af byggestatistik og boligtællinger, udmåling af tilskud efter objektive kriterier (bloktilskud) samt i forbindelse med varmeplanlægningen m.v. Anvendelse af BBR-oplysninger til disse formål forudsætter, at registret til stadighed udviser de faktiske forhold i bygnings- og boligbestanden. Det er derfor af afgørende betydning, at registret løbende ajourføres og at ajourføringen forløber så regelmæssigt og sikkert som muligt.

Om teknisk-administrative spørgsmål ved tilrettelæggelse af ajourføringsopgaverne, herunder muligheden for anvendelse af terminalsystemer, henvises til Kommunedata I/S's brugervejledning for BBR.

Ingen