Administration af projekttilskud ydet af Teknologirådet

Administration af projekttilskud ydet af Teknologirådet

På det tidspunkt, hvor arbejdet med projektet påbegyndes, skal det være helt klart, hvilket budget, hvilken tidsplan m.v. der gælder for projektet. På et »Datakort vedrørende projekttilskud fra Teknologirådet«, som tilsendes projekttilskudsmodtageren fra Teknologirådet (TR), anføres visse væsentlige forhold vedrørende projektet, herunder hvorledes TR's tilskud til projektet er fordelt på de kalenderår, projektet strækker sig over.

TR har kun mulighed for at give endeligt tilsagn om den del af tilskuddet, der bevilges til forbrug i det kalenderår, i hvilket tilsagn meddeles. Men TR er dog principielt indstillet på også at ville give tilsagn om den del af tilskuddet, der bevilges til forbrug i det eller de følgende kalenderår, såfremt TR opnår de forventede bevillinger i disse finansår. Teknologistyrelsen vil hurtigst muligt efter påbegyndelsen af hvert kalenderår meddele, om tilskud, der tidligere måtte være givet tilsagn om til forbrug i det nye kalenderår, alligevel ikke kan betragtes som endeligt bevilget.

I øvrigt gælder følgende om administration af TR-projekttilskud.

1. Udbetaling af tilskuddet

Projekttilskuddet udbetales som hovedregel a conto forud til hvert kalenderkvartals forbrug efter skriftlig anmodning fra tilskudsmodtageren. Den anden og de efterfølgende deludbetalinger foretages først, når opgørelse over forbruget af projekttilskuddet i det foregående kalenderkvartal er modtaget (se afsnit 3).

2. Annullering af tilskuddet

Hvis projektet ikke er påbegyndt senest 3 måneder efter projektets planlagte starttidspunkt, kan Teknologistyrelsen annullere tilskuddet.

3. Forbrug og afregning af tilskuddet

Forbruget af TR-tilskuddet må først påbegyndes fra den dato, der på datakortet er anført som projektets startdato. Forbrug af eventuel resterende projekttilskud må ikke finde sted efter den dato, som på datakortet er anført som projektets slutdato.

Efter afslutningen af hvert af årets kvartaler udarbejder tilskudsmodtageren en rapportering og opgørelse til TR vedrørende projektet - også selv om slutdatoen for forbruget af TR-tilskuddet ligger i det afsluttede kvartal. Rapporteringen og opgørelsen foretages

./.ved hjælp af vedlagte standardbrev »Kvartalsopgørelse vedrørende TR-støttet projekt« med tilhørende skema. Hvis forbrugsrapporteringen vedrører mere end et enkelt TR-projekt, specificeres forbruget vedrørende de enkelte projekter ved hjælp af blanketten

./.'Specifikation vedrørende forbrug af TR-tilskud for flere TR-bevillinger'. Flere af disse standardbreve og skemaer kan rekvireres i Teknologistyrelsen. Rapportering og opgørelse tilsendes Teknologistyrelsen snarest og (medmindre andet meddeles fra Teknologistyrelsen) senest en måned efter afslutningen af hvert kalenderkvartal. Ved opgørelsen anvender de godkendte teknologiske serviceinstitutter de afregningstakster, som til enhver tid er aftalt med Teknologistyrelsen.

Slutregnskab og i øvrigt også slutrapport, se afsnit 5, skal være Teknologistyrelsen i hænde senest 3 måneder efter den dato, som på datakortet står anført som projektets slutdato. Slutregnskabet skal udarbejdes således, at det kan sammenholdes med det senest godkendte budget for projektet, som vedlægges som bilag til regnskabet. En eventuel ikke benyttet del af det udbetalte tilskud skal - såfremt det ikke kan overføres som a conto forudbetaling vedrørende andre TR-støttede projekter hos tilskudsmodtageren - tilbagebetales Teknologistyrelsen samtidig med indsendelsen af slutregnskabet.

Slutregnskabet skal være attesteret af tilskudsmodtagerens revisor. Dette gælder dog ikke for godkendte teknologiske serviceinstitutter og for statsinstitutioner. I sidstnævnte tilfælde skal slutregnskabet attesteres af institutionens regnskabschef. Ved sin attestering giver revisor dels udtryk for, at tilskudsmodtageren har en betryggende og effektiv forretningsgang omkring sin regnskabsføring og de regnskabsmæssige områder (time- og omkostningsregistring), og dels for, at han har påset, at forretningsgangen er overholdt i forbindelse med projektets gennemførelse.

4. Budget- og aktivitetsafvigelser

Såfremt det under projektets udførelse viser sig, AT det faglige resultat, der forventedes ved projektets gennemførelse, ikke kan ventes opnået, ELLER AT der vil ske væsentlige afvigelser fra det budget, på grundlag af hvilket TR-tilskuddet til projektet blev bevilget, ELLER AT den aftalte kalenderårsfordeling af det samlede TR-tilskud til projektet er uhensigtsmæssigt, ELLER AT den aftalte tidsplan ikke kan overholdes, skal tilskudsmodtageren uden opsættelse forelægge sagen for TR. Som hovedregel gælder, at anmodninger om ændringer ikke kan forventes imødekommet med tilbagevirkende kraft. Specielt henledes opmærksomheden på, at ansøgninger om ekstratilskud skal tilsendes Teknologistyrelsen snarest muligt, efter at behovet for supplerende tilskud er konstateret, og under alle omstændigheder inden de tilsvarende omkostninger er afholdt.

Den på datakort anførte kalenderårsfordeling af TR-projekttilskuddet skal opfattes som en bindende aftale, således forstået, at en tilskudsmodtager ikke kan påregne større TR-tilskud i de kalenderår, projektet løber over, end anført på projektets datakort.

5. Faglig rapportering

Som en del af hver af de afsnit 3 omtalte kvartalsopgørelser fremsendes til TR en meget kortfattet generel orientering dels om arbejdet i det forløbne kvartal, dels om planerne om det følgende. Større delrapporter fremsendes i et enkelt eksemplar til TR's orientering, efterhånden som de udarbejdes.

Et eksemplar af slutrapporten skal være Teknologistyrelsen i hænde senest på den dato, som på datakort for projektet står anført som projektets slutdato. 10 eksemplarer fremsendes direkte af tilskudsmodtageren til Danmarks tekniske Bibliotek.

Sammen med slutrapporten til TR indsendes i udfyldt stand skemaet

./.'Kortfattet redegørelse vedrørende TR-støttet projekt'.

Skemaets FORSIDE skal kunne benyttes til direkte offentliggørelse i overensstemmelse med den generelle betingelse for TR's projekttilskud, ifølge hvilken de opnåede resultater skal gøres offentligt tilgængelige eller på anden måde nyttiggøres (jf. det følgende afsnit 6). TR er berettiget til aktivt at medvirke til at udbrede kendskabet til projektresultater, som er fremkommet med TR-støtte.

Efter aftale med Danmarks tekniske Bibliotek (DtB) foretager DtB for alle TR støttede projekter en UDK-klassificering.

Oplysninger fra skemaforsiden distribueres periodisk af Teknologistyrelsen til en større kreds af brancher, foreninger, myndigheder, institutioner, organisationer m.v.

Det er derfor vigtigt, at projektets titel gøres informativ, ligesom målgruppebetegnelser og eventuelle andre nøgleord trækkes frem.

Redegørelsen skal være målgruppeorienteret, d.v.s. at den - foruden en beskrivelse af projektets aktuelle baggrund og faglige indhold - skal være udformet på en sådan måde, at den umiddelbart giver projektets målgrupper mulighed for at vurdere, om projektets resultater har en sådan betydning for dem, at de bør rekvirere et eksemplar af selve rapporten.

På skemaets BAGSIDE redegøres for en række forhold, der specielt vedrører projektets forløb med relation til de planer, budgetter m.v., som dannede basis for tilskuddet fra TR. Der skal herunder ikke mindst redegøres for, om den på ansøgningstidspunktet anførte effekt stadig kan påregnes opnået, eller om forventningerne har ændret sig. I sidstnævnte tilfælde skal de nye forventninger anføres.

6. Udnyttelse gennem patentering af resultater opnået ved hjælp af TR-projekttilskud

Hvis tilskudsmodtageren ved arbejdet med et projekt, der helt eller delvis er finansieret af TR, mener at have gjort en opfindelse, har tilskudsmodtageren pligt til at informere TR herom, således at der kan tages stilling til, hvordan projektets resultater udnyttes bedst muligt. Dette gælder såvel under som efter projektets færdiggørelse.

Tilskudsmodtageren skal drage omsorg for, at eventuelle patenteringsmuligheder ikke forspildes. Der må f.eks. ikke gives uvedkommende oplysninger om opfindelsens indhold.

TR kan forlange, at der søges patent på opfindelser, som er firekte afledt af projekter finansieret af TR.

Vedrørende udgifter til patentomkostninger træffes der i hvert enkelt tilfælde aftale mellem tilskudsmodtageren og TR om, hvem der finansierer disse. Såfremt TR forlanger, at der søges patent, foranlediger TR som hovedregel afholdt de hermed forbundne udgifter.

Medens det som hovedregel er en betingelse for de tilskud, som TR yder til projekter, at de opnåede resultater gøres offentligt tilgængelige eller på anden måde nyttiggøres, træffes der ved patentering aftale mellem tilskudsmodtageren og TR om indhold og omfang af offentliggørelse af projektets resultater. Hvis ikke andet aftales, skal tilskudsmodtageren, efter at patenteringen er foretaget, løbende holde TR underrettet om planer om licensaftaler og om planer om salg af know-how, der udspringer af projektet.

TR forbeholder sig ret til med respekt for lovgivning og aftaler om arbejdstagers opfindelser og efter forhandling med tilskudsmodtageren at træffe beslutning om patentrettigheder og licensaftaler, herunder ejendomsforhold, samt om fordeling af eventuelle indtægter ved patentering, licensaftaler, salg af know-how eller egen fabrikation.

7. Projektadministrationsbegreber

a. BEVILLINGSMODTAGER/PROJEKTANSVARLIG

Den, som TR har bevilget projekttilskuddet til, er projektansvarlig, d.v.s. har ansvaret overfor TR eller overfor en af TR nedsat TR-styrepruppe (jf. det følgende punkt d), for, at projektet gennemføres i overensstemmelse med de aftalte planer (faglig plan, økonomisk, tidsplan).

Projektansvarlig kan være en person, en TR-styregruppe (jf. det følgende punkt d), et institut, en organisation eller en virksomhed.

I de tilfælde, hvor den projektansvarlige ikke er en person, udpeges en kontaktperson (jf. det følgende punkt c).

Hvor intet andet aftales, stiller den projektansvarlige selv det fornødne administrationsapparat til rådighed for administrationen af projekttilskuddet. Efter aftale kan den projektansvarlige i stedet for supplere sig med en projekttilskudsadministrator (jf. det følgende punkt b).

Såfremt der i forbindelse med bevilling af tilskud til et givet projekt nedsættes en TR-følgegruppe (jf. det følgende punkt e), påhviler det den projektansvarlige at holde TR-følgegruppen således orienteret om projektet, at gruppen kan opfylde sine forpligtelser over for TR (jf. ligeledes punkt e). Som hovedregel skal første møde mellem tilskudsmodtager og TR-følgegruppen være afholdt, før forbrug af bevillingen påbegyndes. I særlige tilfælde kan tilladelse til forbrug af op til 20 pct. af bevillingen gives før første møde afholdes, såfremt tilskudsmodtager retter begrundet henvendelse herom til Teknologistyrelsen.

b. PROJEKTTILSKUDSADMINISTRATOR

Administrator af et projekt har ansvaret overfor TR for, at tilskuddet anvendes i overensstemmelse med nærværende generelle regler for administration af TR-projekttilskud og i overensstemmelse med de eventuelle specielle administrative vilkår, som måtte være knyttet til bevillingen, og som er anført på projektets datakort.

En projekttilskudsadministrator skal have et sådant administrativt apparat til rådighed, AT tilskudsmidler kan opbevares på betryggende måde, AT udbetalinger kan foretages, AT kvartalsopgørelser kan udarbejdes, og AT slutregnskaber kan opstilles og revideres.

En projekttilskudsadministrator handler efter instruks fra den projektansvarlige under hensyntagen til nærværende administrative vilkår.

Projekttilskudsadministrator kan f.eks. være et institut, en virksomhed, et selskab, en forening eller en advokat.

c. KONTAKTPERSON

Et projekts kontaktperson er den person, som den projektansvarlige har udpeget til at være den, som varetager kontakten med Teknologistyrelsen vedrørende projektet.

d. TR-STYREGRUPPE

En TR-styregruppe er en gruppe, som er nedsat af TR til at varetage styringen vedrørende et givet projekt, og som er ansvarlig for dette projekt (projektansvarlig, jf. ovenstående punkt a) over for TR.

Styregruppens formand vil ofte være den person, som varetager kontakten med Teknologistyrelsen vedrørende projektet (jf. ovenstående punkt c).

En TR-styregruppe vil ofte være nedsat ad hoc og vil som sådan ofte ikke være velegnet som tilskudsadministrator. Et projekt med en TR-styregruppe vil derfor ofte have tilknyttet en projekttilskudsadministrator (jf. ovenstående punkt b).

TR-styregrupper vil ofte bestå dels af sagkyndige vedrørende projektets emne, dels af repræsentanter for projektets målgrupper.

I nogle tilfælde vil TR-styregruppen selv være bevillingsmodtager. I andre tilfælde vil projekttilskuddet blive bevilget til den projektudførende, som så har ansvaret overfor TR-styregruppen for, at projektet gennemføres i overensstemmelse med de aftalte planer (jf. foranstående punkt a). Gives projekttilskuddet direkte til den projektudførende må denne ikke begynde forbrug heraf, før TR-styregruppen har afholdt sit første møde.

e. TR-FØLGEGRUPPE

En TR-følgegruppe, som er nedsat af TR til at følge et givet projekt.

Når en TR-følgegruppe nedsættes, sker det ofte dels for at opnå, at projektets resultater så effektivt som muligt bringes til anvendelse hos projektets målgrupper, dels for at give den projektansvarlige en faglig støtte. En TR-følgegruppe vil ofte være nedsat ad hoc og vil ofte bestå dels af repræsentanter for projektets målgrupper, dels af sagkyndige vedrørende projektets emne.

Det vil ofte være praktisk, at en TR-følgegruppe har en formand, men det er ikke et generelt krav.

En TR-følgegruppe har ret til at kræve af den projektansvarlige, at denne holder gruppen informeret om projektet på en sådan måde, at gruppen kan opfylde sine forpligtelser, jf. nedenfor. Den projektansvarlige har omvendt en forpligtelse til uopfordret at forsyne TR-følgegruppen med de nødvendige informationer.

En TR-følgegruppe har forpligtelse til at følge med i, om projektet gennemføres i henhold til de aftalte planer (faglig plan, økonomiplan, tidsplan) og til at rådgive og støtte den projektansvarlige. En TR-følgegruppe har desuden forpligtelse til at afgive (kortfattet) rapport til TR ved afslutningen af projektet og tillige under gennemførelsen af projektet, såfremt dette gennemføres på en måde, som efter gruppens opfattelse afviger fra de aftalte planer, eller såfremt den iøvrigt finder uhensigtsmæssigheder ved projektets gennemførelse.

Ingen