Cirkulære om budget og regnskab for samt revision af kirkelige kasser m.v.

§ 1.

Revisionen udføres af en statsautoriseret revisor, registreret revisor eller af Kommunernes Revisionsafdeling i samarbejde med menighedsrådets regnskabsudvalg. Den faguddannede revisor må ikke udføre anden assistance for de menighedsråd, hvis regnskaber han reviderer, men er berettiget til at anvende materiale udført af fagfæller for disse menighedsråd. Revisor ansættes og afskediges af stiftsøvrigheden efter indstilling fra provstiudvalget.

§ 2. Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber m.m.

Ved revisionen efterprøves, om regnskabet er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af kassens midler og ved driften af de aktiviteter, der er omfattet af regnskabet.

§ 3.

Revisionen, der kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser, tilrettelægges efter de vejledende retningsliner, der er angivet i bilag til denne revisionsinstruks.

Revisionens omfang afhænger af aktivitetens størrelse, administrative struktur og forretningsgang, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen.

§ 4.

Der foretages revision i årets løb. Som led i revisionen, jfr. § 3, undersøger revisor de eksisterende forretningsgange og kontrollerer, om den interne kontrol er betryggende. Revisor foretager mindst een gang årligt et kasse- og beholdningseftersyn.

§ 5.

Menighedsråd og provstiudvalg skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser m.v., som revisor finder nødvendige. Revisor skal endvidere have adgang til de oplysninger og det materiale, som efter hans skøn er af betydning for udførelsen af hans hverv, herunder menighedsrådets forhandlingsprotokoller.

§ 6.

Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning for midlernes forvaltning, påhviler det revisor straks at give menighedsrådet og provstiudvalget meddelelse herom.

§ 7.

Revisor fører en revisionsprotokol for hvert menighedsråd. I revisionsprotokollen indføres beretning om, hvilket revisionsarbejde, der er udført, samt alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger, herunder foretages notering om foretagne kasse- og beholdningseftersyn. Såfremt der ved kasse- og beholdningseftersyn konstateres uregelmæssigheder, sendes revisionsprotokollen straks til menighedsrådet og provstiudvalget.

I forbindelse med revisionsbemærkninger i revisionsprotokollen vedrørende årsregnskabet skal revisor oplyse

1. Hvorvidt revisor opfylder de i revisorlovgivningen samt nærværende instruks § 1 indeholdte habilitetsbetingelser.

2. Hvorvidt revisor under sin revision har modtaget alle begærede oplysninger til bekræftelse af regnskabets rigtighed.

3. Hvorvidt revisor anser regnskabet for aflagt efter lovgivningens regnskabsbestemmelser.

Revisionsprotokollen skal fortløbende pagineres.

§ 8.

Menighedsrådet aflægger regnskab i underskrevet stand og sender 1 eksemplar til provstiudvalget og 3 eksemplarer med bilag til den faguddannede revisor inden den 1. april.

Revisor foretager revision og udarbejder revisionsprotokol og sender det påtegnede regnskab og revisionsprotokol til menighedsrådet senest 15. september. Samtidig sendes et eksemplar af revisionsprotokollen til provstiudvalget.

Senest 1. oktober videresender menighedsrådet det påtegnede regnskab og revisionsprotokollen til provstiudvalget med menighedsrådets bemærkninger.

§ 9.

Den faguddannede revisor er ansvarlig for, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og i overensstemmelse med reglerne i denne instruks, og forsyner regnskabet med påtegning herom.

Forbehold skal fremgå af påtegningen.

Påtegningen er ansvarspådragende for den faguddannede revisor.

Ved revisionen tager den faguddannede revisor hensyn til det af provstiudvalget gennemførte forvaltningstilsyn.

Ved revision skal den faguddannede revisor samarbejde med menighedsrådets regnskabsudvalg.

§ 10.

Provstiudvalget udøver forvaltningstilsyn i løbet af året.

Provstiudvalget meddeler decision (endelig godkendelse) af regnskabet under hensyntagen til revisors antegnelser og menighedsrådets bemærkninger hertil, senest 1. november.

Bilag til revisionsinstruks for revision af menighedsrådenes

regnskaber.

----------

I Almindelige bestemmelser.

1. Revisionen tilrettelægges under hensyntagen til menighedsrådets kasse- og regnskabsmæssige forretningsgange og kontrolforanstaltninger, jfr. i øvrigt § 3 i instruksen.

Som grundlag for revisionens gennemførelse udarbejdes en revisionsplan, hvori der redegøres for revisionens indhold og omfang i årets løb og i forbindelse med årsregnskabet.

2. Kasse- og beholdningseftersyn kan foretages som uanmeldt eftersyn eller, såfremt det findes hensigtsmæssigt, som anmeldt eftersyn med meget kort varsel.

3. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, jfr. § 2 i instruksen. Revisor kan herunder bl.a. efterprøve

Om menighedsrådets kasse- og regnskabsmæssige forretningsgange er betryggende.

Om menighedsrådets dispositioner i det væsentlige er i overensstemmelse såvel med bevillingsforudsætninger og gældende bestemmelser fastsat i love, administrative forskrifter, vedtægter m.v. som med almindelig praksis.

Om udgifterne er behørigt dokumenterede ved bilag, kontrakter m.v. og posteret på de rigtige konti.

Om der er foretaget nødvendige registreringer af menighedsrådets indtægter, og om disse registreringer rigtigt fremgår af bogføringen.

Om indtægter og udgifter er henført til rette regnskabsår efter gældende regler.

Om udgifterne til personale er i overensstemmelse med gældende overenskomster, aftaler m.v.

Om tilbageholdte løndele (pensionsbidrag, ATP-bidrag, skattefradrag m.v.) og moms afregnes over for rette myndighed og til rette tid.

Om årsregnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsføringen.

Om der er rimelig overensstemmelse mellem budget og regnskab.

Om henlagte midler i pengeinstitutter eller andre kapitaler til særlige formål er prohiberede af stiftsøvrigheden eller provstiudvalget.

Revisor kan desuden efterprøve, om menighedsrådets dispositioner er i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der kræves af en hensigtsmæssig og sparsommelig administration ved forbrug af offentlige midler. Revisor kan bl.a. undersøge

Om varer og tjenesteydelser er erhvervet på en økonomisk forsvarlig måde.

Om likvide midler er anbragt fordelagtigt.

Om eventuelle renteudgifter kan nedbringes ved indfrielse eller omplacering af lån.

Om der utilsigtet sker en opsamling af midler.

Om afgifter, gebyrer o.lign., som opkræves af menighedsrådet er beregnet på et fyldestgørende og tilstrækkeligt ajourført grundlag.

Revisor yder provstiudvalget bistand med supplerende oplysninger og særlige undersøgelser i forbindelse med udvalgets forvaltningstilsyn og regnskabsgodkendelse.

II Forretningsgang omkring kasse- og bogholderifunktionen.

1. Forretningsgangen baseres på det forhold, at der normalt ikke kan ske adskillelse mellem kasse- og bogholderi.

2. Ajourført bogholderi og kvartalsvis rapportering til menighedsrådet skal finde sted. Kassebogføringen må således ikke være mere end 14 dage bagud bortset fra særlige tilfælde, hvor dette skriftligt er godkendt af menighedsrådets regnskabsudvalg. Kvartalsvis rapportering, regnskaber sammenholdt med budget, skal fremsendes til menighedsrådet senest 2 måneder efter kvartalets udløb.

3. Evt. kontant kassebeholdning må ikke ved dagens slutning overstige 500 kr.

4. Alle udbetalinger skal være dokumenteret ved bilag og i nødvendigt omfang godkendt af en af menighedsrådet befuldmægtiget.

5. Kopi af kontoudtog sendes direkte til menighedsrådets regnskabsudvalg.

III Forretningsgang omkring kirkegårdsindtægter.

1. Kasse- og beholdningseftersyn og anden revision af kirkekassen omfatter også graverens/kirkegårdslederens administrations- og regnskabsforpligtelser.

2. Såfremt særskilt regnskab føres for kirkegården, skal dette vedlægges kirkekassens regnskab til revision.

E. Kirkegårde, gravstedskapitaler m.v.

Budget og regnskab for kirkegårde udarbejdes efter retningslinierne i afsnit A og B, ligesom den i afsnit O omhandlede revision ligeledes omfatter kirkegårdens regnskaber.

For at sikre den størst mulige forsvarlighed i forbindelse med forretningsgangene omkring betaling for gravstedserhvervelse/fornyelse og vedligeholdelse fastsættes nedenstående bestemmelser om indbetalingsprocedurer for disse indtægter, samt om kartotek over gravsteder.

Bestemmelserne må sammenholdes med bestemmelserne i de gældende kirkegårdsvedtægter og regulativer for gravere og kirkegårdsledere.

E. I Erhvervelse/fornyelse af gravstedsret.

Gravstedsbrev udarbejdes i et originaleksemplar med 1 kopi.

Originaleksemplaret udleveres til indehaveren af gravstedsretten eller dennes befuldmægtigede. Kirkevær~ gen/graveren/kirkegårdsadministrationen opbevarer en kopi.

Fornyelse af brugsret over gravsted sker ved påtegning på gravstedsbrevet. Lige-lydende påtegning påføres kopien.

Regning for erhvervelse/fornyelse sendes til indehaveren af gravstedsretten (boet) sammen med gravstedsbrevet.

E. II Vedligeholdelse.

Kirkens overtagelse af vedligeholdelsesforpligtelsen for et gravsted

for een fredningsperiode.

Normalt afgives et skriftligt tilbud.

Aftale indgås skriftligt med indehaveren af gravstedsretten. Et eksemplar af den skriftlige aftale overgives gravstedsrettens indehaver, medens en genpart af aftalen opbevares af henholdsvis kirkeværgen, kassereren og graveren, ligesom et eksemplar sendes til stiftsøvrigheden.

Det som bilag til afsnittet optrykte formularsæt skal benyttes, og indbetaling til stiftsøvrigheden skal finde sted pr. giro.

E. III Kirkens overtagelse af vedligeholdelsesforpligtelsen for et

gravsted for mere end een fredningsperiode.

Aftale som nævnt under E II indgås med udtrykkeligt forbehold af stiftsøvrighedens godkendelse af aftalen, og den skriftlige aftale om vedligeholdelse udleveres først til indehaveren af gravstedsretten, når stiftsøvrighedens godkendelse foreligger.

E. IV Kirkens overtagelse af vedligeholdelsesforpligtelsen for et

gravsted for 1 år.

Er aftale herom indgået mundtligt, bekræftes aftalen snarest herefter skriftligt over for indehaveren af gravstedsretten.

Der udfærdiges regning på alle kirken tilkommende beløb vedrørende gravsteder - uanset beløbets størrelse.

Regninger for et-årige vedligeholdelsesaftaler udsendes en eller to gange årligt.

E. V Indbetalinger i øvrigt.

Regninger for andre ydelser (anlæg eller omlægning af gravsted, pyntning af kirke, grandækning, som ikke indgår i et- eller flerårig vedligeholdelsesaftale, o.s.v) udsendes senest en måned efter arbejdets udførelse med angivelse af, at betaling kun kan ske via postgiro, bank eller sparekasse.

Regninger udfærdiges på regningsblanketsæt med fortrykte, fortløbende numre og gennemskrivning til 2 kopier.

Ajourført afregning af faktureringsgrundlag/fakturaer skal finde sted kontinuerligt. Kopi i nummerorden arkiveres. Det påses, at alle numre er til stede.

Regningskopierne opbevares af kassereren/kirkegårdsadministrationen.

Annullerede regningssæt opbevares af kassereren/kirkegårdsadministrationen, således at brud i nummerfølgen ikke fremkommer.

Menighedsrådet tager stilling til, om fordringerne skal overgives til retslig incasso, eller om afskrivning af udestående beløb, som er uerholdelige, skal ske. Beslutning om afskrivning af tilgodehavender påføres regningskopien, attesteret af menighedsrådet.

Moms tillægges regningerne, for så vidt kirken er momsregistreret.

Er dette ikke tilfældet, må moms ikke opkræves.

E. VI Kartotek.

Der føres af graveren et kartotek over ibrugtagne gravsteder med kartotekskort for hvert gravsted med angivelse af aftalegrundlag.

Kortet skal indeholde oplysning om

Gravstedets betegnelse (nummer og placering)

Navn og adresse for indehaveren af gravstedsretten.

Erhvervelsesperioden

Aftale om vedligeholdelse, betalingsdato og beløb m.v.

Kontinuerligt og ved regnskabsårets slutning foretages en afstemning af oversigten med bogholderiet.

Bilag E. I

Retningslinier vedrørende indbetaling af gravstedskapitaler.

1. Skemasættet som indeholder 6 blanketter udfyldes ved overenskomstaftalens indgåelse af graver/kirkeværge.

2. Første side udleveres til gravstedsindehaveren tillige med et fortrykt giroindbetalingskort forsynet med stiftets gironummer på forsiden., Kuponen forsynes med relevante oplysninger på de dertil indrettede linier.

3. Side 2, udleveres til/beholdes af graveren/kirkegårdsadministrationen.

Resten af formularsættet indsendes til stiftet.

4. Når stiftet modtager beløbet, kontrolleres dettes identitet med skemasættet. En af skemakopierne forsynes med stiftets attestation for beløbets modtagelse og sendes til kirkekassereren. Den anden kopi sendes direkte til graveren/kirkegårdslederen forsynet med attestation som bekræftelse på, at vedligeholdelsesaftalen er tiltrådt af alle parter, og vedligeholdelsen dermed kan påbegyndes. Den tredie kopi er beregnet til kirkeværgen, for af denne kan sikre sig, at aftalen er indført i kirkegårdsprotokollen og dermed føre kontrol med, hvor mange gravsteder og hvilke, graveren har at vedligeholde. Den fjerde kopi tilsendes provsten. En fotokopi sendes til rigsrevisionen.

F. Ikrafttrædelsesbestemmelser.

Foranstående regler finder anvendelse med virkning fra budget- og regnskabsåret 1986.

De hidtil opretholdte bestemmelser i kirkeministeriets cirkulære af 17. januar 1972 om oprettelse af et budgetudvalg for København samt kirkeministeriets cirkulære af 14. januar 1977 om budgetlægning for, ligning til og regnskabsaflæggelse for kirkelige kasser, cirkulære af 27. februar 1957 om menighedsrådenes ansvar for de kirkelige kasser, cirkulære af 15. september 1960 om menighedsrådenes ansvar for de kirkelige kasser og cirkulære af 17. juni 1964 om afholdelse af uanmeldt kasseeftersyn ophæves.

Kirkeministeriet, den 15. juli 1985

P.M.V.

E.B.

Asger Jørgensen

/Steffen Brunes

Cirkulære om budget og regnskab for samt revision af kirkelige kasser m.v.

A. Budget.

I forbindelse med vedtagelsen af lov nr. 645 af 19. december 1984 om folkekirkens økonomi, der træder i kraft den 1. januar 1986, er udarbejdet blanket til årsbudget for de kirkelige kasser med bilag vedrørende henlæggelse og lån samt konteringsvejledning. Endvidere foreligger en »nøgle«, der kan lette overgangen fra det hidtidige budget- regnskabssystem til det nye.

Budgetblanketten skal anvendes med virkning fra budgettet for 1986.

Budgetproceduren.

Ved lov om folkekirkens økonomi ophævedes den hidtidige sondring imellem foreløbigt og endeligt budget.

Budget for kirkekassen udarbejdes af menighedsrådet. I tilfælde, hvor flere menighedsråd i et pastorat har oprettet en præstegårdskasse, udarbejder menighedsrådene ved almindelig stemmeflerhed budget for denne på et fælles møde efter indhentet udtalelse fra præstegårdsudvalget. Budgetterne indsendes til provstiudvalget inden den 1. april.

Provstiudvalget indkalder en eller to repræsentanter fra provstiets menighedsråd i en kommune til budgetsamråd, der afholdes senest 15. juni. Dette budgetsamråd er obligatorisk, men har ikke besluttende myndighed. I budgetsamrådet forhandles de enkelte bevillingsforslag og deres prioritering, og menighedsrådet har pligt til at lade sig repræsentere.

Såfremt enkelte sogne i et andet provsti hører til vedkommende kommune, skal de indbydes til at deltage i budgetsamrådet, dersom de ønsker det.

Senest 1. august træffer provstiudvalget afgørelse om godkendelse af kirke- og præstegårdskassens budgetter.

Budgetskemaets opbygning m.v.

Blanketmaterialet er udarbejdet af en arbejdsgruppe under kirkeministeriet med deltagelse af repræsentanter fra Danmarks Provsteforening, Landsforeningen af Menighedsrådsmedlemmer, Foreningen af Statsautoriserede Revisorer, Foreningen af Registrerede Revisorer, biskopperne, stiftamtmændene samt kirkeministeriet.

Ved udarbejdelsen af budget- og regnskabsmaterialet er der henset til, at budget- og regnskabsformularerne i deres opbygning i videst mulig omfang skal være identiske og kunne anvendes som obligatoriske standardskemaer for alle landets menighedsråd. Der er derfor under en række konti ved tomme linier gjort plads til opførelse af særlige udgiftskategorier. Samtidig skal skemaerne kunne anvendes, uanset hvilken bogføringsteknik menighedsrådet vælger at benytte.

Budgetformularerne skal, foruden at danne basis for opstillingen af et enkelt budget til fastlæggelsen af den kirkelige ligning, også lette den løbende kontrol med budgetoverholdelsen. Systemet skal opfylde lovgivningens krav til registreringssystemer i almindelighed og tilgodese hensyn til offentlig fremlæggelse i en let tilgængelig form.

Systemet er i lighed med det hidtil gældende budget- og regnskabssystem opbygget efter kasseregnskabsprincippet. Budgetblanketten er inddelt i 3 afsnit. En tekstdel, hvor budgetforudsætninger og særlige forhold anføres i overensstemmelse med bl.a. retningslinierne på konteringsvejledningens side 1. En oversigtsdel, hvor de enkelte noter eller hovedkonti fra det mere specificerede budget er samlet med henblik på at give såvel menighedsråd og provstiudvalg som offentligheden et samlet overblik over budgettet, og endelig det egentlige budget, hvor de enkelte udgiftskategorier er specificeret på konti. Specifikationen på konti fremgår af konteringsvejledningen.

Foruden selve budgetformularen udfyldes et særligt bilag, som findes optrykt bagest i budgetformularen, med en oversigt over henlæggelser og låneoptagelse. Også dette bilag findes som tilsvarende regnskabsblanket.

Budgetskemaets udfyldelse.

Af tekniske detaljer henledes opmærksomheden især på følgende forhold

Ved større kirkegårde med selvstændigt budget og regnskab indføres kirkegårdens driftsudgifter under kontonumrene 531 - 539. Der skal i disse tilfælde således ikke anføres specificerede lønudgifter under kontiene 011, 016 og 021.

Det bør i disse tilfælde erindres, at lønudgiften skal fratrækkes ved beregningen i henhold til § 6, stk. 2, i lov om folkekirkens økonomi (20% - reglen).

For kirkegårde uden selvstændigt budget og regnskab budgetteres lønudgifterne under de fornævnte lønkontonumre, og de øvrige udgifter under kontonumrene 511 - 519.

Såfremt præstegårdskasse oprettes i henhold til § 1, stk. 3, i lov om folkekirkens økonomi, anvendes en budgetblanket i sin helhed til et selvstændigt budget for præstegårdskassen.

B. Regnskab.

I henhold til § 8 i lov om folkekirkens økonomi er regnskabsåret for kirke- og præstegårdskassen kalenderåret, og regnskaberne skal aflægges senest den 1. april efter regnskabsårets udløb.

Til aflæggelsen af regnskabet er udarbejdet den medfølgende regnskabsblanket, som i opbygning og kontoplan nøje følger strukturen i den fra budgetåret 1986 anvendte budgetblanket dog med de forskelle, der tilsiges af blanketternes forskellige anvendelse.

Regnskabsblankettens anvendelse er obligatorisk med virkning fra regnskabsåret 1986.

Regnskab for særlige nybygnings- og istandsættelsesarbejder føres som særskilte biregnskaber, ligesom der ved større kirkegårde med særskilt regnskab med provstiudvalgets godkendelse er mulighed for at videreføre hidtil anvendte regnskabssystemer.

Bagest i regnskabsblanketten er optrykt en særlig formular til regnskab for indsamlede midler.

Denne formular anvendes til regnskabsaflæggelse for disse midler således, at de ikke fremtidig indgår i selve regnskabet.

Biregnskabet for indsamlede midler kan enten specificeres nøje eller aflægges som en bekræftet udskrift af indsamlingsbog, der så træder i stedet for specifikationen.

C. Bogholderi.

Den løbende bogføring til det nye regnskabssystem kan foretages efter alle gængse bogføringsmetoder.

Der kan således anvendes kolonnebog eller -ark, kontokort med gennemskrivning, EDB eller EDB-bureau.

Opmærksomheden henledes på bestemmelsen i afsnit D, bilag til revisionsinstruks, II 2, hvorefter kvartalsvis rapportering til menighedsrådet skal finde sted senest 2 måneder efter kvartalets udløb. Denne rapportering skal indeholde oplysninger som regnskabsblankettens side 4, og denne blanketside kan anvendes ved rapporteringen.

Kassebogføringen må ikke være mere end 14 dage bagud bortset fra særlige tilfælde, hvor dette skriftligt er godkendt af menighedsrådets regnskabsudvalg.

Endvidere henledes opmærksomheden på bestemmelsen i bilagets afsnit II 3, hvorefter eventuel kontant kassebeholdning på intet tidspunkt må overstige 500 kr. ved dagens slutning.

D. Revision.

Til varetagelse af den løbende revision af de kirkelige kasser antages faguddannet revisionsbistand, enten statsautoriseret revisor, registreret revisor eller kommunernes revisionsafdeling.

Revisor antages for et eller flere provstier.

Stiftsøvrigheden ansætter og afskediger den faguddannede revisor.

Provstiudvalget eller flere provstiudvalg sammen opslår efter bemyndigelse fra stiftsøvrigheden stillingen som provstirevisor og afgiver derefter indstilling til stiftsøvrigheden om hvem der ønskes antaget.

Menighedsrådet vælger af sin midte mindst 2 medlemmer til et regnskabsudvalg, der løbende skal føre tilsyn med regnskabsaflæggelsen.

Kasserer og kirkeværge kan ikke vælges til regnskabsudvalget.

Revisor samarbejder med menighedsrådets regnskabsudvalg, der træder i stedet for de nuværende blandt rådets medlemmer valgte revisorer.

Det forudsættes, at der ved den faguddannede revisors overtagelse af revisionen bliver øget mulighed for provstiudvalget til varetagelse af forvaltningstilsyn.

Der sker ikke ved revisionsordningens indførelse nogen indskrænkning i provstiudvalgenes kompetence som endeligt godkendende (deciderende) myndighed.

Med hensyn til revisionens praktiske afvikling henvises til nedenstående revisionsinstruks med bilag.

Revisionsinstruks for revision af menighedsrådenes regnskaber.

Ingen