Skrivelse om udkast til instruks vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse ved kriminalforsorgens arresthuse.

Skrivelse om udkast til instruks vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse ved kriminalforsorgens arresthuse.

Den 1. oktober 1984 trådte lov nr. 131 af 28. marts 1984 om statens regnskabsvæsen m.v. i kraft.

I henhold til loven er udstedt bekendtgørelse nr. 461 af 10. september 1984 om statens regnskabsvæsen m.v., hvorefter det påhviler chefen for en regnskabsførende institution at lade udarbejde en instruks vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse i institutionen og de hertil knyttede ansvars- og kompetenceregler.

I den anledning har direktoratet udarbejdet vedlagte udkast til instruks vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse i kriminalforsorgens arresthuse.

Udkastet er udarbejdet på grundlag af finansministeriets vedlagte cirkulære om udarbejdelse af institutionsinstrukser vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse og på grundlag af forhandlinger i en arbejdsgruppe, der mere generelt behandler spørgsmålet om institutionsinstrukser vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse ind for kriminalforsorgen. Ved udarbejdelsen af udkastet er yderligere taget hensyn til rigsrevisionens henstillinger i en række konkrete sager, drøftelser med arrestforvarere samt drøftelser med rigspolitichefembedet og bogholdere ved visse politimesterembeder navnlig vedrørende spørgsmålet om overførsel af selve regnskabsføringen fra politimesterembederne til direktoratet for kriminalforsorgen pr. 1. januar 1986.

Instruksen indeholder bl.a. en almindelig del, der skal være gældende for alle kriminalforsorgens arresthuse, samt en speciel del, der skal udarbejdes som særlige bilag alene vedrørende det enkelte tjenestested. Disse særlige bilag vil blive gennemgået på møder med arrestforvarerne m.fl. og forudsættes herefter udarbejdet af det enkelte arresthus senest den 20. december 1985. I den forbindelse med det i øvrigt oplyses, at fastsættelsen af arresthusenes kassemaxima vil finde sted på baggrund af drøftelser med de enkelte arresthuse og med rigsrevisionen.

Kopi af de særlige bilag skal til sin tid indsendes til direktoratets løn- og regnskabskontor.

Udkastet til regnskabsinstruks forudsættes drøftet på regionale møder for arrestforvarere og deres stedfortrædere i slutningen af november 1985. På møderne vil som nævnt udarbejdelsen af de særlige bilag blive gennemgået.

Arrestinspektørernes eventuelle bemærkninger til udkastet til regnskabsinstruks bedes fremsendt til direktoratet senest den 4. december 1985.

Et eksemplar af udkastet til regnskabsinstruks og af denne skrivelse er sende særskilt til arrestforvarerne samt til foreningen af politimestre i Danmark og til rigspolitichefen.

E.B.

Bjarne Christensen

Til arrestinspektørerne.

UDKAST

til

Instruks

vedrørende

regnskabsvæsenets tilrettelæggelse

ved kriminalforsorgens arresthuse.

November 1985

Indholdsfortegnelse

Side Forord .................................................... 4 Indledning 1. Den regnskabsmæssige organisation ...................... 6 Almindelige del 2. Forvaltning af udgifter ................................ 9 2.1. Generelt ............................................. 9 2.2. Ansvar og kompetencefordelingen ...................... 9 2.3. Regelsæt vedrørende forvaltning af udgifter .......... 9 2.3.1. Disponering ........................................ 9 2.3.2. Godkendelse af eksterne bilag ...................... 10 2.3.3. Godkendelse af interne bilag ....................... 10 2.3.4. Indsendelse af udgiftsbilag ........................ 12 3. Forvaltning af indtægter ............................... 13 3.1. Generelt ............................................. 13 3.1.1. Arresthusets indtægter ............................. 13 3.1.2. Salg på kredit ..................................... 13 3.2. Ansvars- og kompetencefordelingen .................... 13 3.3. Regelsæt vedrørende forvaltning af indtægter ......... 14 4. Regnskabsmæssig registrering ........................... 16 4.1. Generelt ............................................. 16 4.2. Ansvars- og kompetencefordelingen .................... 16 4.3. Regelsæt vedrørende den regnskabsmæssige registrering 16 4.3.1. Registreringens tilrettelæggelse ................... 16 4.3.1.1. Særligt om indsattes arbejdspenge og løsladelsespenge ................................. 17 4.3.1.2. Særligt om deponering af indsattes medbragte og tilsendte penge ............................... 19 4.3.2. Afstemninger, kontroller m.v. ...................... 19 4.3.3. Særligt vedrørende opgørelser i forbindelse med overførsel af indsatte mellem arresthus og andet afsoningssted ............................. 19 5. Betalingsforretninger .................................. 21 5.1. Generelt ............................................. 21 5.2. Ansvars- og kompetencefordelingen .................... 21 5.3. Regelsæt vedrørende betalingsforretninger ............ 21 6. Kontrol med værdipost .................................. 26 6.1. Generelt ............................................. 26 6.2. Ansvars- og kompetencefordelingen .................... 26 6.3. Regelsæt vedrørende kontrollen med værdipost ......... 26 7. Kriminalforsorgens arbejdsdrift ........................ 27 7.1. Generelt ............................................. 27 7.2. Ansvars- og kompetencefordelingen .................... 27 7.3. Regnskabsmæssig registrering ......................... 27 7.4. Prisfastsættelsen af arbejdsdriftens vareproduktion .. 27

Forord.

Denne instruks er udarbejdet i henhold til reglerne i finansministeriets cirkulære af 10. september 1984 om udarbejdelse af institutionsinstrukser vedrørende regnskabsvæsenets tilrettelæggelse.

Instruksen gælder for samtlige kriminalforsorgens arresthuse. Regnskabsførelsen m.v. skal være i nøje overensstemmelse med bestemmelserne i instruksen. Afvigelse herfra må kun finde sted undtagelsesvis og kun med direktoratets forud indhentede tilladelse.

Instruksen indeholder en beskrivelse af den regnskabsmæssige organisation og tilrettelæggelse af anstaltens regnskabsopgaver, herunder oplysninger om ansvars- og kompetencefordelingen og de regelsæt, der skal følges af anstaltens medarbejdere ved udførelse af regnskabsopgaverne.

Instruksen indeholder en indledning, en almindelig del samt en speciel del. Instruksens indledning og almindelige del gælder for alle kriminalforsorgens arresthuse. Instruksens specielle del er udarbejdet som bilag særskilt for det enkelte tjenestested.

Instruksen skal være tilgængelig for de medarbejdere, der deltager i arbejdet med arresthusenes regnskabsopgaver, og vedligeholdes efter behov gennem udsendelse af rettelsesblade.

Instruksen træder i kraft den 1. januar 1986.

Indledning

1. Den regnskabsmæssige organisation.

1.1. Arresthuset er en statsinstitution under direktoratet for kriminalforsorgen. I arresthuset anbringes fortrinsvis varetægtsarrestanter og i et vist omfang personer, der udstår kortvarige frihedsstraffe.

Den daglige ledelse af arresthuset varetages af en arrestforvarer med den lokale politimester som chef (arrestinspektør).

Arresthusets bevillinger er optaget på finansloven under § 18.03.02. og 03.

1.2. Varetagelsen af regnskabsmæssige opgaver for arresthuset er delt mellem arresthuset og direktoratet for kriminalforsorgen.

1.2.1. Forvaltningen af udgifter og indtægter samt visse mindre betalingsforretninger varetages normalt af arresthuset efter generel eller særskilt bemyndigelse fra direktoratet for kriminalforsorgen og er normalt henlagt til arrestforvareren eller dennes stedfortræder.

I instruksens specielle del er i bilag 1 udarbejdet en oversigt over de medarbejdere, der er tilknyttet den regnskabsmæssige organisation i arresthuset, og som må disponere og forestå godkendelsespåtegning efter de nærmere regler herom i denne instruks.

1.2.2. Regnskabsføringen og betalingsforretninger i øvrigt varetages af direktoratet for kriminalforsorgen og er henlagt til direktoratets løn- og regnskabskontor, der er knyttet direkte til Statens Centrale Regnskabssystem (SCR).

Indrapportering til Statens Centrale Lønanvisning (SCL) sker ved blanketindberetning til direktoratet.

1.3. Vedrørende regnskabsvæsenet bemærkes i øvrigt

- arresthuset er registreringspligtig i henhold til merværdiafgiftsloven for så vidt angår arbejdsdriften.

INSTRUKSENS ALMINDELIGE DEL

2. Forvaltning af udgifter.

2.1. Generelt.

Forvaltningen af udgifter omfatter dels disponering, dels godkendelse af udgiftsbilag.

a) Disponering.

Ved disponering forstås indgåelse af aftaler m.v., der medfører udgifter for arresthuset.

Som typiske eksempler herpå kan nævnes

- iværksættelse af tjenesterejser (transport af indsatte m.v.).

- aftaler om køb af varer, materiel, tjenesteydelser

- aftaler om reparations- og vedligeholdelsesarbejder samt bygge- og anlægsarbejder.

Det bemærkes, at disponering vedrørende ovenstående fortrinsvis finder sted efter aftale med direktoratet.

b) Godkendelse af udgiftsbilag.

Godkendelsen omfatter kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold, efterregning samt kontering af bilagene i overensstemmelse med anstaltens kontoplan.

2.2. Ansvars- og kompetencefordelingen.

I instruksens specielle del er i bilag 1 redegjort for ansvars- og kompetencefordelingen i arresthuset for så vidt angår disponering og godkendelse af udgiftsbilag.

2.3. Regelsæt vedrørende forvaltning af udgifter.

2.3.1. Disponering.

Disponeringen skal ske i overensstemmelse med de generelle og specielle forudsætninger, hvorunder bemyndigelsen er givet arresthuset samt under hensyntagen til de materielle og beløbsmæssige bestemmelser, der er omtalt i direktoratets vejledning vedrørende centralindkøb samt kriminalforsorgens cirkulæresamling.

2.3.2. Godkendelse af eksterne bilag.

Udgifter vedrørende køb af varer, materiel, tjenesteydelser m.v. skal dokumenteres i form af regninger, fakturaer etc. fra leverandørerne.

Ved godkendelse af bilagenes materielle og økonomiske indhold skal der føres kontrol med

a) at de i bilagene nævnte varer, tjenesteydelser m.v. er leveret

b) at leverancer/tjenesteydelser svarer til de afgivne bestillinger for så vidt angår kvantitet, kvalitet, pris og leveringsfrister

c) at det fremgår af bilaget, såfremt der undtagelsesvis er anvendt en kopi som bilag.

Ved godkendelse tages stilling til, hvornår betaling senest bør finde sted. Eventuelle kontantrabatter benyttes i det omfang, dette findes fordelagtig. Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal godkendes af overordnede medarbejdere.

Bilagene skal forsynes med godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling.

2.3.3. Godkendelse af interne bilag.

En række udgifter dokumenteres ved internt udarbejdede bilag. Bilagene skal underskrives og dateres af de medarbejdere, der har udfærdiget bilagene.

Ved godkendelsen af bilagene skal følgende kontrolleres

a) Bilag vedrørende udgifter, der ikke omfatter præsterede ydelser: Det påses, at betalingen er beordret af en person, der er bemyndiget til at disponere på de pågældende udgiftsområder.

b) Bilag vedrørende ansættelse/afskedigelse af personale, oprykninger, ændringer af arbejdstid, aftrapning af tillæg eller andre ændringer af tidligere indrapporterede oplysninger: Det kontrolleres, at bilagenes oplysninger er korrekte ifølge personaleakter eller anden grunddokumentation.

c) Bilag vedrørende betaling af overarbejde/merarbejde og timelønninger samt lønindeholdelse: Bilagene afstemmes med godkendte tjenestelister, vagtlister, ferielister, sygedaglister eller andre kontrolnoteringer.

d) Bilag vedrørende betaling af vederlag, særlige ydelser og a conto løn: Bilagene afstemmes med foreliggende beslutninger om afholdelse af sådanne udgifter.

e) Bilag vedrørende tjenesterejser: Bilagene afstemmes med oplysninger om udbetalte rejseforskud, afrejse- og ankomsttider, afholdte udgifter iflg. dokumentation samt oplysninger til brug ved fastsættelse af dagpengesats og eventuelle andre oplysninger, der har betydning for afregning.

Bilagene skal forsynes med godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til registrering og betaling. Har udbetaling af rejseforskud fundet sted, skal bilaget ved delvis tilbagebetaling heraf, tillige være forsynet med medarbejderens underskrift.

Udgiftsbilag vedrørende ydelser til medarbejdere skal godkendes af overordnede medarbejdere.

Udgifterne i forbindelse med udstationeringer skal afholdes af det tjenestested, hvorfra den pågældende er udstationeret. Udgiftsbilagene udfærdiges og godkendes af det tjenestested, hvortil den pågældende er udstationeret og videresendes til det tjenestested, der skal afholde udgiften. Ved godkendelsen skal der foretages kontrol af den pågældendes ferie- og sygedage samt i øvrigt af forhold, der har betydning for godtgørelsen.

Udgifter til rejser, der foretages på foranleding af udstationeringsstedet, afholdes af det tjenestested, hvortil den pågældende er udstationeret.

2.3.4. Indsendelse af udgiftsbilag.

I de tilfælde, hvor betaling efter reglerne i afsnit 5.3. skal foretages af direktoratets løn- og regnskabskontor, skal udgiftsbilagene indsendes til direktoratet mindst 1 gang om ugen.

3. Forvaltning af indtægter.

3.1. Generelt.

Forvaltningen af indtægter omfatter disponering, fakturaudskrivning, godkendelse af indtægtsbilag samt incasso.

3.1.1. Arresthusets indtægter fremkommer i det væsentlige i forbindelse med

- aftaler om leverancer af arbejdsdriftens produkter, jfr. afsnit 7

- aftaler vedrørende refusioner m.v. til indsatte

- ansættelse af langtidsledige med kommunal refusion

- betaling fra indsatte vedrørende ophold, rejser, erstatninger m.v.

- dagpengerefusioner.

3.1.2. Arresthusets salg på kredit er baseret på følgende principper

- betaling 30 dage netto,

- beløbet opkræves ved udsendelse af faktura.

3.2. Ansvars- og kompetencefordelingen.

I instruksens sepcielle del er i bilag 1 redegjort for ansvars- og kompetencefordelingen i arresthuset for så vidt angår disponering, dvs. indgåelse af aftaler, der medfører indtægter til kriminalforsorgen (arresthuset).

I øvrigt fastsættes følgende for så vidt angår ansvars- og kompetencefordelingen i arresthuset

a) Tilvejebringelse af dokumentation af salg på kredit (i form af følgesedler, kopier af skrivelser m.v.) samt udskrivning og kontering af nummererede fakturaer til debitorerne.

Opgaven varetages normalt af den, der forestår arbejdsdriften.

b) Godkendelse af de udskrevne fakturaer. Opgaven varetages af arrestforvareren eller dennes stedfortræder.

Opgaverne under a) og b) må ikke varetages af samme person.

c) Godkendelse af indtægtsbilag vedrørende betaling fra indsatte m.v. Opgaven varetages af arrestforvareren eller dennes stedfortræder.

d) Iværksættelse af incasso m.v. Opgaven varetages af arrestforvareren eller dennes stedfortræder i samarbejde med direktoratets 3. kontor.

3.3. Regelsæt vedrørende forvaltning af indtægter.

a) Disponering skal ske i overensstemmelse med de generelle og specielle forudsætninger, hvorunder bemyndigelsen er givet arresthuset

b) Forhold, der påregnes at medføre indbetalinger, skal dokumenteres så tidligt som muligt.

c) Godkendelse af de udskrevne fakturaer omfatter en kontrol med, at der udskrives fakturaer for alle tilgodehavender, samt efterretning af bilagene.

d) Godkendelse af indtægtsbilag vedrørende betaling fra indsatte m.v. omfatter en kontrol med bilagenes materielle og økonomiske indhold samt efterregning og kontering.

e) De kontrollerede bilag skal forsynes med en godkendelsespåtegning som bekræftelse på, at de kan videregives til regnskabsmæssig registrering og opkrævning.

f) Udlevering af varer m.v. på kredit må kun ske mod kvittering.

g) Ved forsinket betaling iværksættes incasso. Dette skal ske ved rykning af debitor 14 dage efter seneste betalingsdato. Samtidig gøres der notat herom på fakturakopien. Direktoratets 3. kontor underrettes i forbindelse med udsendelse af denne rykker. Såfremt debitor herefter ikke betaler, underrettes direktoratets 3. kontor omgående. Den videre procedure foretages af direktoratets 3. kontor efter nærmere drøftelse med arrestforvareren.

h) Indsendelse af bilag til direktoratets løn- og regnskabskontor sker efter reglerne i afsnit 5.3. pkt. c.

4. Regnskabsmæssig registrering.

4.1. Generelt.

Arresthusets regnskabsmæssige registrering, der omfatter registrering i bevillingsregnskabet og i kreditor- og debitorregnskaberne samt i interne regnskaber (aktivitetsregnskaber) med dertil knyttede afstemninger, fejlrettelser m.v., foretages af direktoratets løn- og regnskabskontor.

Arresthuset foretager dog den regnskabsmæssige registrering i forbindelse med udbetaling af arbejdspenge m.v. jfr. punkterne 4.3.1.1., 4.3.1.2. og 4.3.1.3.

Arresthusets kontoplan skal udformes og vedligeholdes i overensstemmelse med bevillingslovene og statens kontoplan med tilhørende vejledning.

Dette arbejde varetages af direktoratets løn- og regnskabskontor.

4.2. Ansvars- og kompetencefordelingen.

I instruksens specielle del bilag 1 er anført de medarbejdere, der har ansvars- og kompetencefordelingen i arresthuset vedrørende punkterne 4.3.1.1., 4.3.1.2. og 4.3.1.3.

4.3. Regelsæt vedrørende den regnskabsmæssige registrering.

4.3.1. Registreringens tilrettelæggelse.

Ved tilrettelæggelsen af den regnskabsmæssige registrering foretager direktoratets løn- og regnskabskontor følgende

a) Den løbende regnskabsmæssige registrering sker ved anvendelse af terminalen i direktoratets løn- og regnskabskontor, og omfatter bilag vedrørende udgifter og indtægter, herunder bilag fra arresthusets kasse.

b) Forud for iværksættelsen af registreringen kontrollerer løn- og regnskabskontoret, at regnskabsbilagene er godkendt af hertil bemyndigede personer, og at konteringen er korrekt.

c) Løn- og regnskabskontoret registrerer udgifter og indtægter i SCR-systemet hurtigst muligt efter at bilagene er indsendt itl direktoratet, jfr. afsnittene 2.3.4. og 3.3. pkt. h. Løn- og regnskabskontoret foretager dog i den regnskabsmæssige supplementsperiode registrering på udgifts- og indtægtskonti vedrørende gammelt finansår, såfremt leveringen af en vare eller tjenesteydelse til eller fra statsinstitutioner eller betalingen har fundet sted, eller anden fordring er opstået inden finansårets udløb.

d) Løn- og regnskabskontoret giver bilagene påtegning om, at registreringen er sket.

4.3.1.1. Særligt om indsattes arbejdspenge og løsladelsespenge.

Arresthuset fører et særligt regnskab over udbetalingen af de indsattes arbejdspenge og løsladelsespenge. Regnskabet indgår i det samlede regnskab for arresthussektoren med samlede beløb for hhv. udbetalte arbejdspenge og løsladelsespenge i den enkelte uge.

a. Arbejdspenge

Arbejdsugen er fra mandag-søndag.

Dusørsedlerne skal udarbejdes i mindst 2 eksemplarer. Dusørsedlerne skal efterregnes og kontrolleres og påføres eventuelle fradrag f.eks. forskudsbeløb, erstatsninsbeløb, m.v. I forbindelse med fradrag udfærdiges eventuelle indtægtsbilag.

Arrestforvareren klargør lønningsposer på grundlag af de kontrollerede dusørsedler. Udlevering af lønningsposer til indsatte eller eventuelt til personale til udlevering blandt de indsatte må kun ske mod kvittering. Den indsatte kvitterer på dusørsedlen (original) for beløbets modtagelse. Ansatte kvitterer i en særlig bog for antallet af lønningsposer.

En genpart af dusørsedlen udleveres til den indsatte.

Arrestforvareren kontrollerer, at de indsatte har kvitteret på dusørsedlerne.

Arrestforvareren foretager på blanketformular ARRV 29 rekapitulation vedrørende arbejdspenge og arbejdsdage. Blanketten indgår som kassebilag. En genpart opbevares sammen med de kvitterede dusørsedler i arresthuset.

Eventuelle uanbringelige dusører tages til indtægt i kassen.

b. Løsladelsespenge

Arresthuset beregner og udbetaler løsladelsesbeløb med fradrag af eventuelle forskudsbeløb, erstatningsbeløb og bøder m.v. I beregningen af løsladelsesbeløbet indgår eventuelle beregnede løsladelsesbeløb vedrørende andet afsoningssted, jfr. pkt. 4.3.1.3. Såfremt løsladelsesbeløbet er af en sådan størrelse, at det ikke umiddelbart kan afholdes inden for arresthusets kassemaksimum, kan arresthuset indtil 10 dage før løsladelsen rekvirere beløbet fra direktoratets løn- og regnskabskontor.

4.3.1.2. Særligt om deponering af indsattes medbragte og tilsendte penge.

Arresthuset fører kontrol med penge deponeret af indsatte. Kontrollen sker ved brug af den særlige blanketformular DFK 117.

Der er ikke central fastsat begrænsninger i, hvilke beløb indsatte i arresthuset må være i besiddelse af, men der kan i de enkelte arresthuse af ordens- eller sikkerhedsmæssige grunde fastsættes regler herom. Såfremt en indsat i arresthuset ønsker at deponere et pengebeløb eller arrestforvareren af ordens- eller sikkerhedsmæssige grunde træffer bestemmelse herom, udfærdiges kvittering herfor på blanketformular DFK 117, der nummereres fortløbende. Genpart udleveres til den indsatte. Ved udbetaling af det deponerede beløb eller a conto beløb kvitterer den indsatte herfor på blanketformularen, der opbevares i arresthuset.

4.3.2. Afstemninger, kontroller m.v.

a) Der skal løbende foretages afstemninger, kontroller og eventuelle fejlrettelser af den regnskabsmæssige registrering.

b) Der skal løbende føres kontrol med korrekt og rettidig afvikling af registrerede gældsforpligtelser og tilgodehavender, herunder at de dermed forbundne udgiftsbilag er godkendt af de relevante medarbejdere.

4.3.3. Særligt vedrørende opgørelser i forbindelse med overførsel af indsatte mellem arresthus og andet afsoningssted.

Ved overførsel fra arresthus til andet afsoningssted skal den indsattes mellemværende opgøres og afregnes. Tilgodehavende arbejdspenge udbetales den indsatte og deponerede beløb fremsendes til afsoningsstedet.

I forbindelse med overførsel fra anstalt til arresthus fremsender anstalten opgørelse over løsladelsesbeløbet med fradrag af eventuelle forskudsbeløb.

Har den indsatte ved overførslen erstatninsbeløb og bøder, der ikke er afregnet, meddeles dette tillige det nye afsoningssted, der søger beløbet inddrevet.

5. Betalingsforretninger.

5.1. Generelt.

I instruksens specielle del er i bilag 2 givet oplysning om

a) Arresthusets maksimale beholdning af likvide midler (kasse- og bankbeholdning), herunder den kontante kassebeholdning.

b) Arresthusets bankforbindelse.

5.2. Ansvars- og kompetencefordelingen.

a) Arrestforvareren eller dennes stedfortræder har ansvaret for arresthusets kasse, og den daglige administration varetages ligeledes af disse personer.

b) Oprettelse og nedlæggelse af konti i bank/sparekasse forestås af arrestforvareren efter nærmere aftale med direktoratets løn- og regnskabskontor.

c) Administration/regnskab vedrørende frimærker, billetrekvisitioner o.l. varetages efter arrestforvarerens nærmere bestemmelser.

Der henvises i øvrigt til instruksens specielle del bilag 1.

5.3. Regelsæt vedrørende betalingsforretninger.

a) Arresthusets kontante midler og eventuelle værdipapirer skal altid opbevares forsvarligt i aflåst pengeskab eller pengekasse.

b) Betalinger direkte over arresthusets kasse bør begrænses til alene at omfatte udgifter og indtægter, som det ikke vil være hensigtsmæssigt at ekspedere via direktoratets løn- og regnskabskontor (SCR/SCL). Betalinger over 1.000 kr. bør som hovedregel ekspederes af direktoratets løn- og regnskabskontor via SCR-systemet. Dette gælder dog ikke løsladelsesbeløb, jfr. pkt. 4.3.1.1.

c) Arresthuset skal foretage en løbende registrering i kassekladen om ind- og udbetalte beløb. Registreringen skal ske under den dato, hvor betalingen har fundet sted. Afstemning af kassen skal foretages dagligt i det omfang, der har fundet kasseforretninger sted. Ved månedsregnskabets afslutning indsendes kasseklade, bilag samt overskydende kassebeholdninger (udover kassemaximum dog mindst 1.000 kr.) til direktoratets løn- og regnskabskontor. I instruksens specielle del bilag 2 er indsendelsesfristen nærmere fastsat.

d) Eventuelle kassedifferencer under 200 kr. skal straks registreres i kasserapporten og indberettes til direktoratets løn- og regnskabskontor. Kassedifferencer på 200 kr. og mere skal omgående indberettes til direktoratets 1. kontor, der underretter rigsrevisionen. Der foretages tillige registrering af kassedifferencen i kasserapporten. Ved tyveri - uanset beløbsstørrelse - foretages omgående indberetning til direktoratets 1. kontor, der underretter rigsrevisionen.

e) Kassebeholdningen må ikke sammenblandes med beløb, som er arresthuset uvedkommende. Såfremt arrestforvareren eller dennes stedfortræder er kasserer for foreninger og lignende, skal dette anmeldes til direktoratets løn- og regnskabskontor. Det bemærkes, at rigsrevisionen kan kræve at få disse kasser til revision. Effekter, der er staten uvedkommende, må ikke forefindes i kassen/pengeskabet. Forskudsbilag må ikke indgå i kassebeholdningen, men skal registreres i arresthusets regnskab. Personalechecks må ikke indløses.

f) Ved udbetalinger skal der føres kontrol med, at der foreligger bilag, som er godkendt af hertil bemyndigede medarbejdere. Ved udbetalinger direkte fra kassen skal der afkræves kvittering.

g) Der skal udstedes kvitteringer ved indbetalinger direkte til kassen. Kvitteringerne skal afgives på en måde, der sikrer en kontrol med indbetalingen. På kvitteringerne skal angives, på hvilken måde betalingen har fundet sted, medmindre betalingen er sket ved anvendelse af pengesedler eller skillemønt.

h) Indbetalinger direkte til kassen kan ske ved indlevering af følgende betalingsmidler: Danske pengesedler og skillemønt, checks trukket på danske pengeinstitutter, postanvisninger og giroudbetalingskort. Checks m.v. må ikke lyde på væsentligt større beløb end det, der skal indbetales. De må ikke være dateret tidligere end 8 dage før indbetalingsdagen og må ikke være fremdateret. De modtagne checks skal krydses af udstederen eller af institutionen ved modtagelsen. Såfremt den kontante kassebeholdning overstiger 5.000 kr., skal det overskydende beløb snarest indsættes på arresthusets bank- eller sparekassekonto.

i) Det påhviler arrestinspektøren ved mindst 2 årlige uanmeldte kasseeftersyn at sikre sig, at midlerne i arresthusets kasse er til stede, og at kasseforretningerne udføres forsvarligt. Det skal noteres i kassekladen, at eftersyn er foretaget.

j) Arresthuset må ikke uden direktoratets godkendelse oprette nogen form for forskudskasser.

k) Ved oprettelse af konti i pengeinstitutter skal det sikres, at der til enhver tid opnås den højst mulige forrentning af indestående. Rentetilskrivning skal indføres i kassekladen.

l) Inddrivelse af afsoningsomkostninger. Arresthuset udskriver regning (fortløbende nummeret og med angivelse af afsonerens cpr.nr. samt af afsoningsstedets aktivitetsnummer) på afsoningsomkostningerne. Regningen fremsendes til vedkommende politikontor. En kopi heraf indsendes samtidig af arresthuset til direktoratets løn- og regnskabskontor. Politikontoret foretager herefter en vurdering af mulighederne for beløbets inddrivelse. Såfremt beløbet må anses for uerholdeligt, indsender politikontoret straks originalregningen på afsoningsomkostningerne med påtegning (stempel) herom til direktoratets løn- og regnskabskontor. Ved betaling tilinsposteres beløbet af politikontoret til INS nr. 6442.1000 konto nr. 4300.50.0 med angivelse af aktivitetsnummer og afsonerens cpr-nummer.

m) Inddrivelse af bøder/erstatninger. Såfremt en indsat under arresthusopholdet ikendes bøder/erstatninger, skal arrestinspektøren orienteres, når gældsforpligtelsen er afviklet. Ved overførsel til fortsat afsoning i andet afsoningssted skal arresthuset anmode det nye afsoningssted om orientering vedrørende gældsforpligtelsens afvikling og endelige betaling. Arresthuset underretter herefter arrestinspektøren. Bøder og erstatninger skal ikke tilinsposteres arresthuset, men indtægtsbogføres i afsoningsanstalten.

6. Kontrol med værdipost.

6.1. Generelt.

Arbejdsopgaverne omfatter gennemførelse af en særlig kontrol og registrering af værdipost, dvs. checks, postanvisninger, værdipapirer, anbefalede breve, o.l.

6.2. Ansvars- og kompetencefordelingen.

Poståbning og registrering skal altid foretages af 2 medarbejdere i forening, sædvanligvis arrestforvareren og dennes stedfortræder, eller 1 af disse personer i forening med anden tjenestgørende funktionær.

Der henvises i øvrigt til instruksens specielle del, bilag 1.

6.3. Regelsæt vedrørende kontrollen med værdipost.

Værdipost vedrørende arresthuset indføres straks i kassekladen.

Værdipost vedrørende de indsatte indføres i en særlig værdiindgangsbog, og værdiposten udleveres herefter til den indsatte mod kvittering i bogen.

7. Kriminalforsorgens arbejdsdrift.

7.1. Generelt

Arresthusets arbejdsdrift omfatter de indsattes beskæftigelse ved vareproduktion (udførelse af lønarbejde for private).

7.2. Ansvars- og kompetencefordelingen.

I instruksens specielle del er i bilag 1 redegjort for ansvars- og kompetencefordelingen i forbindelse med ledelsen af arresthusets arbejdsdrift.

7.3. Regnskabsmæssig registrering.

a) Udgifter og indtægter, der vedrører arbejdsdriften (lønarbejde for private) føres i kassekladen, der indsendes til direktoratets løn- og regnskabskontor til regnskabsmæssig registrering, jfr. afsnit 5.3. pkt. c.

b) Udførelse af lønarbejde for anstalter, faktureres som lønarbejde til private faktureres på samme måde.

7.4. Prisfastsættelsen af arbejdsdriftens vareproduktion.

a) Fastsættelsen af afregningspriser for lønarbejde skal ske på grundlag af en kalkulation over de medgåede direkte omkostninger samt en avance, således at prisfastsættelsen så vidt muligt er i overensstemmelse med afregningspriserne for tilsvarende arbejde i det frie erhverv.

b) Direktoratets 3. ekspeditionskontor kan bestemme, at afregningspriser og akkordsatser i særlige tilfælde fastsættes af direktoratet.

INSTRUKSENS SPECIELLE DEL

(udeladt)

Ingen