Cirkulære vedrørende dokumentation i forbindelse med arbejdsløshedskassernes administration af bestemmelserne i arbejdsløshedsloven m.v.

Cirkulære vedrørende dokumentation i forbindelse med arbejdsløshedskassernes administration af bestemmelserne i arbejdsløshedsloven m.v.

Arbejdsformidlingskontorerne

De statsanerkendte arbejdsløshedskasser

I. Indledning.

Ved lov nr. 236 af 6. juni 1985 (Nedbringelse af arbejdsløshedskassernes fejludbetalinger m.v.) er det i arbejdsløshedslovens § 79, stk. 3, fastslået, at krav om refusion bortfalder, og udbetalte beløb skal tilbagebetales i det omfang, arbejdsløshedskassen ikke efter anmodning forelægger dokumentation i overensstemmelse med regler, der fastsættes af direktøren for arbejdsløshedsforsikringen.

Det skal understreges, at ovennævnte bestemmelse indebærer, at kravet på refusion bortfalder, og allerede udbetalte beløb skal tilbagebetales af arbejdsløshedskassen, uden at det er nødvendigt at påvise, at der har fundet en fejludbetaling sted.

I arbejdsløshedslovens § 79, stk. 5, er det endvidere fastsat, at direktøren for arbejdsløshedsforsikringen kan fastsætte regler om, hvilket dokumentationsmateriale der kan kræves forelagt, og om, hvor længe materialet skal opbevares.

På denne baggrund skal direktoratet i det følgende redegøre nærmere for, dels hvilken dokumentation i form af blanketter, 3 mands- eller medlemsattestation, der uden undtagelse skal foreligge, før udbetaling af arbejdsløshedsdagpenge, feriedagpenge eller efterløn kan finde sted, og således efter anmodning skal kunne fremlægges for tilsynsmyndigheden, dels efter hvilke retningslinier dokumentationsmaterialerne skal opbevares.

Direktoratet skal imidlertid forinden understrege, at grundlaget for udbetalingerne skal være korrekt, hvilket blandt andet vil sige, at de nedenfor nævnte blanketter skal være korrekt udfyldt - såvel af medlemmet som af kassen.

Såfremt et mangelfuldt udfyldt blanketmateriale foranlediger, at der er udbetalt arbejdsløshedsdagpenge/feriedagpengeaefterløn med urette, kan kassen ifalde ansvar i henhold til arbejdsløshedslovens § 86, stk. 2.

II. Optagelse.

Til brug for optagelsen skal lønmodtagere afgive oplysninger på blanket AR 50.

Nyuddannede og værnepligtige skal til brug for optagelsen afgive oplysninger på blanket AR 51.

Før optagelse kan ske, skal der foreligge dokumentation for mindst 5 ugers arbejde. Dokumentationen kan være lønsedler/lønkonto eller anden form for dokumentation.

Nærmere regler herom er fastsat i direktoratets cirkulære af 30. januar 1984 vedrørende dokumentation i forbindelse med optagelse i en arbejdsløshedskasse for lønmodtagere (emnenr. 3.21).

III. Overflytning.

Ved overflytning mellem statsanerkendte arbejdsløshedskasser eller mellem afdelinger af disse skal medlemmet og fraflytterkassen afgive oplysninger til tilflytterkassen på blanket AR 53.

Nærmere regler herom er fastsat i direktoratets cirkulære af 9. februar 1984 vedrørende fremgangsmåden i forbindelse med overflytning mellem statsanerkendte arbejdsløshedskasser eller mellem afdelinger af disse (emnenr. 3.24).

IV. Udfyldelse af ledighedserklæring/beregning af dagpenge.

A. Lønmodtagere.

Før der kan udbetales dagpenge, skal medlemmet i overensstemmelse med reglerne herom udfylde en ledighedserklæring for lønmodtagere (blanket AR 251).

Der skal ved beregningen af medlemmets dagpengesats endvidere foreligge dokumentation for den hidtidige indkomst, enten ved som hovedregel fremlæggelse af lønsedler/lønkonto eller - såfremt arbejdsløshedskassen skønner, at lønsedlerne/lønkontoen ikke er et tilstrækkeligt grundlag - ved indhentelse af en arbejdsgivererklæring (blanket AR 274), jfr. direktoratets cirkulære af 13. januar 1981 vedrørende tilvejebringelse af dokumentation for lønoplysninger i forbindelse med beregning af arbejdsfortjenesten for lønmodtagere, jfr. arbejdsløshedslovens § 51, stk. 1 og § 91 (emnenr. 3.312).

Såfremt det ikke af lønsedlen eller arbejdsgivererklæringen klart fremgår, hvorvidt en fraværsdag uden betaling skyldes, at der er tale om 1. sygedag uden løn, påhviler det arbejdsløshedskassen at indhente yderligere dokumentation hos arbejdsgiveren. Der henvises til direktoratets cirkulære af 5. april 1983 (emnenr. 3.312).

For medlemmer, der er optaget i en arbejdsløshedskasse efter afsluttet uddannelse og efter aftjening af værnepligt, anvendes ledighedserklæring for nyuddannede/værnepligtige (blanket AR 265).

Hvis medlemmet på ledighedserklæringen har oplyst

- at medlemmet eller dennes ægtefælle/samlever driver forretning eller selvstændig virksomhed, eller hvis medlemmet er selvbygger/medbygger, skal medlemmet udfylde bilag I til ledighedserklæring (blanket AR 252).

- at medlemmet har bierhverv eller modtager egenpension eller lignende, skal medlemmet udfylde bilag II til ledighedserklæring (blanket AR 253).

- at medlemmet eller medlemmets nærmeste familie er indehaver af anparter - eller af aktier, der udgør mere end 5% af kapitalen - i det selskab, hvori medlemmet eller dennes ægtefælle/samlever er eller har været beskæftiget, skal medlemmet udfylde bilag III til ledighedserklæring (blanket AR 260).

- at medlemmet eller dennes ægtefælle/samlever driver landbrug eller animalsk eller vegetabilsk specialproduktion, skal medlemmet udfylde bilag IV til ledighedserklæring (blanket AR 294).

B. Selvstændige erhvervsdrivende.

Før et medlem, der har drevet selvstændig virksomhed, kan modtage dagpenge, skal medlemmet udfylde en ledighedserklæring for selvstændige erhvervsdrivende (blanket AR 256).

Ledighedserklæringen skal vedlægges regnskabsbilag attesteret af en statsautoriseret eller registreret revisor.

Hvis den selvstændige virksomhed har haft form af enkeltmandsfirma eller interessentskab, anvendes blanket AR 255.

Hvis den selvstændige virksomhed har haft form af aktieselskab eller anpartsselskab, anvendes blanket AR 259.

(Har medlemmet ikke været beskæftiget som selvstændig erhvervsdrivende i mindst et fuldt regnskabsår, kan beregningen ske på grundlag af det tidligere lønarbejde. I så fald anvendes blanket AR 251.)

Ved afgivelse af ledighedserklæring for selvstændige erhvervsdrivende anvendes som ved ledighedserklæring for lønmodtagere bilag I, II, III og IV til ledighedserklæring.

V. Arbejdskravet, jfr. arbejdsløshedslovens §§ 55 og 72.

Før dagpenge kan udbetales, skal kassen sikre sig, at medlemmet opfylder arbejdsbetingelserne i arbejdsløshedslovens § 55/§ 72.

Til brug herfor skal der foreligge en arbejdserklæring (blanket AR 261) udfyldt af medlemmet eller oplysninger fra arbejdsgiveren (blanket AR 263).

De nærmere regler herom er fastsat i direktoratets cirkulære af 12. april 1984 vedrørende arbejdsløshedskassernes beregning af arbejdsbetingelserne i arbejdsløshedslovens § 55/§ 72 og § 4, stk. 1 i direktoratets bekendtgørelse nr. 737 af 28. december 1982 (emnenr. 3.15, 3.3112, 3.3213).

VI. Udbetaling af dagpenge.

Til brug for kassens udbetaling af dagpenge skal der for hver dagpengeperiode foreligger et dagpengekort udfyldt af medlemmet (blanket AR 270 (ugekort), blanket AR 271 (14-dages kort) eller blanket AR 272 (månedskort)). Medlemmet skal udfylde dagpengekortet i overensstemmelse med de gældende regler herom, ligesom det skal underskrives og dateres af medlemmet, hvilket først må ske ved dagpengeperiodens udløb.

A. Nedsatte dagpenge til medlemmer med opsigelsesvarsel.

Når et fuldtidsforsikret medlem arbejder på nedsat tid i et ansættelsesforhold, hvor arbejdsgiveren har krav på et opsigelsesvarsel, er det en betingelse for udbetaling af nedsatte dagpenge, at der foreligger en frigørelsesattest (blanket AR 230), som er udfyldt af arbejdsgiveren, jfr. § 8 i direktoratets bekendtgørelse nr. 182 af 29. april 1982 om ledige arbejdsløshedskassemedlemmers forpligtelse til at stå til rådighed for arbejdsmarkedet som betingelse for udbetaling af dagpenge (emnenr. 3.31130).

Det samme gælder deltidsforsikrede medlemmer, der er beskæftiget ved skolerengøring, jfr. § 8, stk. 5, i nævnte bekendtgørelse.

B. Vejrlig og materialemangel.

Bliver et medlem ledig på grund af vejrlig eller materialemangel, skal medlemmet påføre dagpengekortet »V« eller »M« for de pågældende dage.

Det er en betingelse for udbetaling af dagpenge for sådanne dage, at arbejdsgiveren på dagpengekortet ud for vejrligsdage eller dage med materialemangel, hvor medlemmet ikke skal fremmøde på arbejdsformidlingen, med sin underskrift attesterer, at der ikke har kunnet arbejdes de pågældende dage, jfr. direktoratets bekendtgørelse nr. 646 af 21. december 1983 om retten til dagpenge for et medlem, som opnår arbejde af kortere varighed end fuld tid eller er ledig på grund af vejrlig eller som følge af arbejdsfordeling (emnenr. 3.31136, 3.3131, 3.3133).

C. Fremmøde.

Det er - bortset fra de tilfælde, hvor medlemmerne i henhold til de gældende bestemmelser herom er fritaget for fremmøde - en forudsætning for, at der kan udbetales dagpenge til et medlem, at arbejdsformidlingen har attesteret, at medlemmet er fremmødt på arbejdsformidlingen i overensstemmelse med de af direktoratet fastsatte regler herom, herunder direktoratets cirkulære af 30. januar 1969. Der henvises i øvrigt til emnenr. 3.3114.

D. Arbejdsfordeling.

Før en arbejdsfordeling kan iværksættes, skal arbejdsgiveren afgive meddelelse til arbejdsformidlingen herom (blanket AR 292). Arbejdsgiveren skal endvidere på det dertil hørende bilag (blanket AR 293) angive, hvilke personer der er omfattet af arbejdsfordelingsordningen.

Arbejdsgiveren har ved sin underskrift på disse blanketter attesteret, at fordelingsordningen er etableret i overensstemmelse med gældende overenskomst.

Straks efter modtagelsen af meddelelsen skal arbejdsformidlingen videresende en kopi af anmeldelsen til den eller de implicerede arbejdsløshedskasser.

Medlemmer omfattet af arbejdsfordelingsordningen vil herefter kunne modtage nedsatte dagpenge, hvis betingelserne herfor er opfyldt, jfr. §§ 5 og 6 i direktoratets bekendtgørelse nr. 646 af 21. december 1983 om retten til dagpenge for et medlem, som opnår arbejde af kortere varighed en fuld tid eller er ledig på grund af vejrlig eller som følge af arbejdsfordeling (emnenr. 3.31136, 3.3131, 3.3133).

E. Professionelle fodboldspillere.

Før der kan udbetales dagpenge til professionelle fodboldspillere, skal der foreligge en erklæring fra vedkommende fodboldklub om, at træning og kamp som hovedregel foregår uden for normal arbejdstid, jfr. direktoratets cirkulære af 20. december 1978 vedrørende professionel fodboldspils indflydelse på dagpengeretten (emnenr. 3.31139, 3.3131).

F. Ansatte på olieboreplatforme og lignende.

Det er en forudsætning for udbetaling af dagpenge til medlemmer, der har været ansat på olieboreplatforme eller lignende, at arbejdsforholdet er endeligt ophørt, hvorfor der, før dagpenge kan udbetales, skal foreligge dokumentation herfor i form af en afskedigelsesattest fra arbejdsgiveren, jfr. direktoratets cirkulære af 14. maj 1982 vedrørende dagpengeret til ansatte på olieboreplatforme og lignende (emnenr. 3.31136).

G. Selvbyggere/medbyggere.

1. selvbyggere vil - som hovedregel - være udelukket fra at modtage dagpenge, indtil der fra kommunens tekniske forvaltning foreligger en ibrugtagningstilladelse. For så vidt angår de nærmere regler herom samt de undtagelser, der måtte være fra ovennævnte hovedregel, henvises til § 7 i direktoratets bekendtgørelse nr. 57 af 1. marts 1982 om arbejdes og indtægters betydning for arbejdsløshedsdagpengenes størrelse (emnenr. 3.3131).

2. Betingelserne for, at en medbygger kan modtage dagpenge, indtil den pågældende selv påbegynder sin del af arbejdet, er, at medlemmet ved hjælp af indgåede aftaler kan dokumentere sin andel som medbygger, samt at medlemmet, før han selv går i gang med byggeriet, skriftligt kan bevise, at det hidtidige arbejde er udført af andre håndværksmestre. Dette kan ske ved fremlæggelse af dokumentation fra de pågældende mestre eller ved forevisning af regninger fra disse. Der skal imidlertid i alle tilfælde foreligge en tro- og loveerklæring fra medlemmet. Der henvises for så vidt angår de nærmere regler til § 7 i nævnte bekendtgørelse.

H. Fradrag i dagpenge.

Fradrag i dagpenge sker, i de tilfælde hvor den til arbejdet medgåede tid ikke eller kun vanskeligt kan kontrolleres, på baggrund af indtægtens størrelse.

Såfremt der til indtægtens opnåelse har været forbundet udgifter, der af skattemyndighederne godkendes som fradragsberettigede, kan disse, såfremt de kan dokumenteres, fratrækkes før fradraget i dagpenge finder sted. Der henvises til § 8 i direktoratets bekendtgørelse nr. 57 af 1. marts 1982 om arbejdes og indtægters betydning for arbejdsløshedsdagpengenes størrelse (emnenr. 3.3131).

I. Fritidsundervisning.

Før der kan udbetales dagpenge til medlemmer, der har fritidsundervisning som bierhverv, skal medlemmet skriftligt have erklæret sig villig til at overtage anden beskæftigelse end fritidsundervisning.

Medlemmer, der har fritidsundervisning i et sådant omfang, at der ikke kan udbetales dagpenge, kan genindtræde i dagpengeretten ved enten at dokumentere, at undervisningens omfang varigt er nedsat til højst 15 omregnede undervisningstimer pr. uge, eller ved den nye undervisningssæsons begyndelse skriftligt at dokumentere, at undervisningen enten ikke påbegyndes eller har et sådant omfang, at den må regnes for bibeskæftigelse.

Der henvises til direktoratets cirkulære af 2. maj 1984 vedrørende dagpengeretten for medlemmer beskæftiget ved fritidsundervisningen (emnenr. 3.31139, 3.3131).

J. Kursus.

Medlemmer, der har bevaret deres dagpengeret under kursusdeltagelse, kan efter aftale med arbejdsformidlingen erstatte det personlige fremmøde med en anden form for kontakt.

Såfremt dette er tilfældet, skal kursuslederen attestere på dagpengekortet, at medlemmet deltager i kurset, jfr. direktoratets cirkulære af 27. juni 1979 vedrørende udbetaling af dagpenge under kursusdeltagelse (emnenr. 3.31134).

K. Arbejdsvægring/arbejdsophør.

Ved lov nr. 236 af 6. juni 1985 (Nedbringelse af arbejdsløshedskassernes fejludbetalinger m.v.) er det i arbejdsløshedslovens § 57, stk. 6, fastsat, at arbejdsministeren kan fastsætte regler om, at dagpenge kun kan udbetales, hvis tidspunktet for og årsagen til medlemmets sidste arbejdsophør samt varigheden af medlemmets sidste arbejdsforhold og lønnens størrelse dokumenteres.

Da arbejdsministeriet ikke for nærværende har fastsat sådanne regler, skal kasserne indtil videre iagttage følgende

1. I de tilfælde, hvor et medlem vægrer sig ved at overtage et anvist arbejde eller medlemmet ophører i et arbejdsforhold, påhviler det arbejdsløshedskassen at sikre sig dokumentation for årsagen hertil. Dokumentationen kan bestå i en tro- og loveerklæring fra medlemmet - i ophørssituationen på ledighedserklæringen eller på dagpengekortet - eller i oplysninger fra den pågældende arbejdsgiver (f.eks. på blanket AR 235). Såfremt arbejdsløshedskassen indhenter oplysninger fra arbejdsgiveren, anvendes blanket AR 264.

2. Før der kan udbetales dagpenge efter ophør med udøvelse af selvstændig virksomhed, skal der foreligge dokumentation for, at den selvstændige virksomhed er endeligt ophørt, jfr. direktoratets cirkulære af 12. maj 1981 vedrørende spørgsmålet om endeligt ophør med udøvelse af selvstændig virksomhed, jfr. arbejdsløshedslovens § 57, stk. 3 (emnenr. 3.31137).

L. Rådighed.

Der kan kun udbetales dagpenge til medlemmer, som er til rådighed for arbejdsmarkedet, jfr. direktoratets bekendtgørelse nr. 182 af 29. april 1982 om ledige arbejdsløshedskassemedlemmers forpligtelse til at stå til rådighed for arbejdsmarkedet som betingelse for udbetaling af dagpenge (emnenr. 3.31130).

Såfremt der er tvivl om et medlems rådighed, er det en betingelse for at der kan udbetales dagpenge, at medlemmet fremlægger dokumentation for, at der ikke foreligger forhindringer for overtagelse af arbejde, eller at tidligere konstaterede forhindringer nu er afhjulpet. Der henvises til § 11. stk. 1, i nævnte bekendtgørelse.

Til medlemmer, der ikke kan overtage arbejde inden for deres sædvanlige fagområde, kan der, jfr. § 5, stk. 2, i nævnte bekendtgørelse, udbetales dagpenge, hvis arbejdsløshedskassen efter samråd med arbejdsformidlingen skønner, at medlemmet er i stand til at overtage arbejde inden for andre faglige områder, og medlemmet skriftligt erklærer sig villig til at overtage arbejde med overflytning til følge.

VII. Feriedagpenge.

Til brug for kassens beregning af medlemmets ret til feriedagpenge skal medlemmet udfylde en erklæring vedrørende feriedagpengeberegning (blanket AR 257).

Før udbetaling kan ske, skal medlemmet til kassen indgive begæring om udbetaling af feridagpenge (blanket AR 258). Blanketten fremstår endvidere som kvittering for udbetalte feriedagpenge.

De nærmere regler om feriedagpenge fremgår af direktoratets bekendtgørelse nr. 55 af 25. februar 1982 om udbetaling af dagpenge under ferie (emnenr. 3.3132).

VIII. Lønmodtagernes Garantifond.

Før et medlem i henhold til reglerne i arbejdsløshedslovens § 57, stk. 2 og arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 407 af 12. august 1975 (emnenr. 3.3139) modtager lån fra arbejdsløshedskassen, skal medlemmet aflevere

a) anmeldelse af krav om udbetaling fra Lønmodtagernes Garantifond med fornøden dokumentation og

b) Overdragelseserklæring vedrørende kravet på løn m.v. til sikkerhed (blanket AR 290).

Der henvises i øvrigt til direktoratets cirkulære af 8. september 1975 om ydelse af lån til medlemmer, der anmelder krav for tab af løn m.v. overfor Lønmodtagernes Garantifond (emnenr. 3.3139).

IX Beskæftigelsesperioder i andre EF-lande.

Såfremt beskæftigelsesperioder i et andet EF-land, jfr. artikel 67 i EF-forordning nr. 1408/71, skal danne grundlag for dagpengeudbetalinger i Danmark, skal attest E 301 foreligge udfyldt, jfr. direktoratets cirkulære af 7. marts 1973 vedrørende EF-reglerne om arbejdsløshedsforsikringsforholdene for vandrende lønmodtagere (emnenr. 3.83).

X. Efterløn.

1. Når en lønmodtager ønsker at overgå til efterløn, skal pågældende indgive begæring herom til arbejdsløshedskassen (blanket AR 266).

Ved begæring af medlemmets efterlønssats skal der foreligge dokumentation for den hidtidige lønindtægt, enten ved som hovedregel fremlæggelse af lønsedler/lønkonto eller - såfremt arbejdsløshedskassen skønner, at lønsedlerne/lønkontoen ikke er et tilstrækkeligt grundlag - ved indhentelse af en arbejdsgivererklæring (blanket AR 275 og AR 276), jfr. direktoratets cirkulære af 13. januar 1981 vedrørende tilvejebringelsen af dokumentation for lønoplysninger i forbindelse med beregningen af arbejdsfortjenesten, jfr. § 51, stk. 1 og § 91 (emnenr. 3.322).

Såfremt det ikke af lønsedlen eller arbejdsgivererklæringen klart fremgår, hvorvidt en fraværsdag uden betaling skyldes, at der er tale om 1. sygedag uden løn, påhviler det arbejdsløshedskassen at indhente yderligere dokumentation hos arbejdsgiveren.

Der henvises til direktoratets cirkulære af 5. april 1983 (emnenr. 3.312).

2. Hvis en selvstændig erhvervsdrivende ønsker at overgå til efterløn, skal pågældende indgive begæring herom på blanket AR 267. Som ved ledighedserklæringer for selvstændige erhvervsdrivende skal der foreligge regnskabsbilag attesteret af statsautoriseret eller registreret revisor (blanket AR 255 eller blanket AR 259).

Ved afgivelse af begæring om overgang til efterløn anvendes som ved ledighedserklæring for lønmodtagere og selvstændige erhvervsdrivende bilag I, II, III og IV til ledighedserklæring.

3. Ved vurderingen af, hvorvidt medlemmet er berettiget til at modtage efterløn efter reglerne for fuldtidsforsikrede, skal der foreligge dokumentation for, hvilken forsikringskategori den pågældende har tilhørt i medlemsperioden. Til dokumentation herfor kan anvendes blanket AR 287 eller under visse betingelser en udskrift fra arbejdsløshedskassens EDB-system. Der henvises i øvrigt til direktoratets cirkulære af 31. januar 1985 vedrørende dokumentation i forbindelse med medlemmers overgang til efterløn (emnenr. 3.3212).

4. Der skal, før et medlem kan overgå til efterløn, endvidere foreligge dokumentation for medlemskabets varighed. Til dokumentation herfor kan ligeledes anvendes blanket AR 287 eller under visse betingelser en udskrift fra arbejdsløshedskassens EDB-system. De nærmere regler herom fremgår af direktoratets cirkulære af 31. januar 1985 vedrørende dokumentation i forbindelse med medlemmers overgang til efterløn (emnenr. 3.3212).

5. Efter udløbet af hvert kalenderår skal medlemmet udfylde blanket AR 268 for at kassen kan konstatere, om medlemmet i kalenderåret har haft mere end 200 timers beskæftigelse. Har medlemmet haft beskæftigelse i årets løb, skal medlemmet afgive oplysninger herom på bilag til efterlønserklæring (blanket AR 269).

XI. Øvrige oplysninger.

Ud over de ovenfor under punkterne II - X nævnte tilfælde, hvor dokumentationen er obligatorisk, påhviler det arbejdsløshedskasserne, i de tilfælde hvor der måtte være tvivl om et medlems ret til dagpenge/feriedagpenge/efterløn, at indhente de oplysninger, som i øvrigt måtte være nødvendige for at træffe den korrekte afgørelse vedrørende medlemmets ret til dagpenge/feriedagpenge/efterløn.

XII. Blanketter.

Det understreges, at arbejdsløshedskasserne som dokumentation i de ovenfor beskrevne situationer som hovedregel skal anvende de af direktoratet udarbejdede blanketter, som er nævnt under de enkelte punkter.

Det understreges ligeledes, at det påhviler arbejdsløshedskasserne at sikre, at blanketterne er behørigt udfyldt.

På grund af de forskelle, der imidlertid kan være indenfor de mange faglige områder, der er underlagt arbejdsløshedsforsikringen, kan der være behov for blanketter med et mere specialiseret indhold. Arbejdsløshedskasserne kan derfor, såfremt det skønnes nødvendigt, udarbejde egne blanketter, medmindre andre forhold udelukker dette.

Hvis en arbejdsløshedskasse ønsker at anvende egne blanketter, som skal erstatte de af direktoratet udarbejdede blanketter, skal disse forelægges direktoratet til godkendelse. Det bemærkes, at disse blanketter mindst skal indeholde de samme oplysninger som i de af direktoratet udarbejdede blanketter, ligesom de ikke må være vanskeligere at udfylde end direktoratets blanketter.

XIII. Arkivering af det hos arbejdsløshedskasserne

beroende dokumentationsmateriale.

A. Opbevaringstid.

Alt materiale, der dokumenterer retten til optagelse og til bevarelse af medlemsretten i arbejdsløshedsforsikringen og alt materiale, der dokumenterer retten til at udbetale henholdsvis modtage arbejdsløshedsdagpenge, feriedagpenge og efterløn, skal opbevares i 5 år efter afslutningen af det regnskabsår, hvor materialet har dannet grundlag for udbetaling m.v.

Dette betyder for eksempel, at et dagpengekort skal opbevares i 5 år efter afslutningen af det regnskabsår, hvor der har været udbetalt dagpenge efter den på kortet angivne periode, mens en ledighedserklæring - der i en årrække kan danne grundlag for udbetaling af dagpenge - skal opbevares i 5 år efter afslutningen af det regnskabsår, hvor erklæringen senest har ligget til grund for en dagpengeudbetaling.

For så vidt angår en optagelsesbegæring skal den opbevares i 5 år efter afslutningen af det regnskabsår, hvor medlemmet er blevet optaget i forsikringen.

B. Særlige regler vedrørende dokumentation for ret til at overgå

til efterløn.

Af direktoratets cirkulære af 31. januar 1985 (emnenr. 3.3212) fremgår det, hvilken dokumentation der skal foreligge, før medlemmerne kan overgå til efterløn.

De i cirkulæret omtalte oplysninger skal til brug for medlemmernes overgang til efterløn registreres fra og med medlemmernes fyldte 45. år.

Oplysningerne skal endvidere opbevares indtil 5 år efter udgangen af det regnskabsår, hvori medlemmet ophører med at modtage efterløn.

C. Opbevaringsmåde m.v.

Kassernes dokumentationsmateriale skal arkiveres således, at det er muligt med kort varsel at finde et vilkårligt udvalgt bilag.

Der skal i arbejdsløshedskasserne foreligge skriftlige retningslinier for, hvor den originale dokumentation og genparter heraf skal opbevares.

Det skal fremgå af retningslinierne, om materialet skal opbevares i hovedkassen eller i vedkommende afdeling med angivelse af, om det skal være i en til- eller fraflyttet afdeling.

Retningslinierne skal endvidere indeholde bestemmelser om, på hvilken måde og i hvilken orden materialet skal opbevares.

Dette cirkulæres bestemmelser om, hvor længe dokumentationsmaterialet skal opbevares, skal indarbejdes i eller vedhæftes retningslinierne.

Opmærksomheden henledes i øvrigt på, at Registertilsynet har udtalt, at henvendelse til tidligere medlemmer på grundlag af de ved kasserne arkiverede data kun må ske, såfremt dette er påkrævet som følge af tilsynsmæssige forhold.

D. Anvendelse af mikrofilm.

Såfremt bilag (eksempelvis dagpengekort, ledighedserklæring) mikrofilmes, skal disse film opbevares i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor det originale materiale har dannet grundlag for udbetaling m.v.

Originale bilag/blanketter, der mikrofilmes, skal opbevares i 1 år efter udgangen af det regnskabsår, hvor bilagene/ blanketterne senest har dannet grundlag for udbetaling m.v.

Arbejdsløshedskasser, der benytter mikrofilm, skal gennem passende kontrolforanstaltninger sikre

a) at alle oplysninger, der fremgår af det originale bilags- og EDB-materiale, overføres til filmen, der kontrolleres for læsbarhed, fejl eller mangler, før det originale materiale makuleres,

b) at filmen fremkaldes og opbevares på betryggende måde, således at filmens læsbarhed sikres indtil udløbet af opbevaringspligten, og

c) at filmen arkiveres således, at det teknisk er muligt hurtigt at finde billedet af et vilkårligt udvalgt bilag.

Til brug for arbejdsløshedskassernes egen eksterne revision, direktørens tilsyn og Rigsrevisionen skal det fornødne udstyr til fremfindelse og læsning af mikrofilmede bilag/blanketter stilles til disposition, og læsbare aftryk af bilagene skal leveres, i det omfang de originale bilag er makuleret.

Arbejdsløshedskasser, der påtænker at overgå til at arkivere ved hjælp af mikrofilm, skal forinden underrette direktoratet om, hvilket system og teknik man ønsker at benytte samt tidspunktet for overgang til anvendelse af mikrofilm.

Følgende cirkulære er hermed ophævet: cirkulære af 15. februar 1985 (emnenr. 3.15) cirkulære af 31. januar 1985 (emnenr. 3.15, 3.20, 3,310, 3.320) cirkulære af 31. oktober 1983 (emnenr. 3.15) cirkulære af 24. juni 1983 (emnenr. 3.15) cirkulære af 21. september 1979 (emnenr. 3.15).

P.D.V.

Eje Juul Jakobsen

kontorchef

/Thorbjørn Høgholm Pedersen

fuldmægtig

Ingen