Cirkulære vedrørende retningslinjer for arbejdsformidlingskontorernes tilsynsvirksomhed m.v.

Cirkulære vedrørende retningslinjer for arbejdsformidlingskontorernes tilsynsvirksomhed m.v.

Arbejdsformidlingskontorerne

De statsanerkendte arbejdsløshedskasser

Cirkulære vedrørende retningslinjer for

arbejdsformidlingskontorernes tilsynsvirksomhed m.v.

I. Indledning.

1. I henhold til arbejdløshedslovens § 88, stk. 1, fører direktøren for arbejdsløshedsforsikringen bistået af arbejdsformidlingskontorerne (tilsynsafdelingerne) tilsyn med de statsanerkendte arbejdsløshedskasser.

Formålet med denne tilsynsvirksomhed er dels at vurdere, hvorvidt arbejdsløshedskassernes administration finder sted i overensstemmelse med bestemmelserne i arbejdsløshedsloven med dertil hørende bekendtgørelser og cirkulærer, dels at undersøge hvilke forhold der i øvrigt kan have betydning for bestræbelserne på at sikre en korrekt og smidig administration.

Der er således som udgangspunkt tale om en systemkontrol, der dels skal medvirke til at forebygge fejludbetalinger, dels skal gøre tilsynsmyndigheden i stand til at identificere de områder, hvor der måtte være behov for indgreb for at nedbringe størrelsen af eventuelle fejludbetalinger, eller for at opnå en mere hensigtsmæssig administration.

Tilsynsarbejdet skal derfor tilrettelægges således, at man løbende kan vurdere kvaliteten af arbejdsløshedskassernes (afdelingernes) administration, de enkelte lovelementers hensigtsmæssighed set ud fra et administrativt synspunkt, anvendeligheden af tro- og lovesystemet, samt hensigtsmæsigheden af det anvendte blanketmateriale.

2. Statens tilsyn med arbejdsløshedskasserne er tilrettelagt dels som centralt iværksatte og styrede undersøgelser med varierende emner og målgrupper, dels som decentralt (lokalt) tilrettelagte og iværksatte tilsynsundersøgelser.

I henhold til § 1, stk. 2, i arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 182 af 4. maj 1984 (emnenr. 3.15) om tilsynet med de statsanerkendte arbejdsløshedskasser fastsætter direktøren for arbejdsløshedsforsikringen de nærmere retningslinjer for arbejdsformidlingskontorernes (tilsynsafdelingernes) tilrettelæggelse af tilsynsvirksomheden.

Direktoratet skal på denne baggrund meddele, at arbejdsformidlingskontorerne ved udøvelse af den decentrale tilsynsvirksomhed skal tilrettelægge arbejdet således, at den ovenfor under punkt 1 beskrevne målsætning kan opfyldes.

Ved tilrettelæggelsen skal arbejdsformidlingskontorerne blandt andet tage udgangspunkt i den erhvervede viden vedrørende administrationsniveauet i de lokale arbejdsløshedskasseafdelinger, samt oplysninger iøvrigt der kan give anledning til, at tilsynsaktviteter iværksættes, herunder om særlige fagområder kan tænkes at give særlige problemer i forbindelse med administrationen af arbejdsløshedsforsikringen.

Ved en undersøgelses afslutning skal arbejdsformidlingskontoret således kunne foretage en vurdering af et eller flere af de ovenfor under punkt. 1, 4. afsnit nævnte elementer.

Såfremt en sådan vurdering fører til, at man fra arbejdsformidlingskontorets side finder, at der bør iværksættes initiativer overfor en eller flere arbejdsløshedskasser (afdelinger), eller at det f.eks. bør overvejes at foretage ændringer i det foreliggende blanketmateriale, skal dette meddeles direktoratet. Der skal i forbindelse med en sådan tilbagemelding redegøres for baggrunden for tilsynsafdelingens konklusioner.

Til brug for arbejdsformidlingskontorernes opfyldelse af disse mål kan der, efter nærmere af direktoratet udstedte retningslinjer, rekvireres statistisk tilfældigt sammensatte udtræk fra CRAM-registeret (lokaludtræk).

3. Udover de ovenfor beskrevne aktiviteter kan det forekomme, at tilsynsafdelingerne via oplysninger fra f.eks. arbejdsformidlingskontorernes formidlingssektion bliver opmærksomme på forhold, der kan have betydning for udbetalingen af dagpenge/efterløn til enkelte medlemmer.

I disse tilfælde påhviler det tilsynsafdelingerne at sørge for, at oplysningerne videregives til arbejdsløshedskassen (afdelingen), således at disse forhold kan medtages ved arbejdsløshedskassens (afdelingens) vurdering af, om der kan udbetales dagpenge/efterløn til det pågældende medlem (se nærmere herom nedenfor under V og VI).

II. Retningslinier for arbejdsformidlingskontorernes indberetningsprocedure.

I de tilfælde, hvor tilsynsafdelingerne foranlediget af de lokalt iværksatte tilsynsin bliver opmærksom på forhold, som kan have indflydelse på konkrete dagpenge-/efterlønsudbetalinger og/eller medlemsforhold, skal den nedenfor beskrevne procedure finde anvendelse

A. Arbejdsløshedskasser med afdelinger.

1.0 I de tilfælde, hvor et arbejdsformidlingskontor i sin tilsynsvirksomhed bliver opmærksom på forhold, der kan have betydning for et medlems dagpenge-/medlemsret, fremsender tilsynsafdelingen en indberetning herom til afdelingen.

Indberetningen skal indeholde en indstilling om, hvorledes sagen bør afgøres.

2.0 Afdelingen skal på baggrund af arbejdsformidlingskontorets indberetning anmode medlemmet om inden 14 dage at redegøre for forholdet, ligesom afdelingen skal indhente andre oplysninger (eksempelvis oplysninger fra tidligere arbejdsgivere), som er nødvendige for en vurdering af forholdet.

3.0 Såfremt afdelingen herefter finder, at der har fundet en fejludbetaling sted, eller at der bør ske indgreb i medlems- og/eller dagpengeretten, fremsendes som hovedregel inden 4 uger efter modtagelsen af indberetningen en skriftlig afgørelse herom til medlemmet med kopi til hovedledelsen og arbejdsformidlingskontoret.

3.1 Hvis hovedledelsen er uenig i afdelingens afgørelse, fremsender hovedledelsen som hovedregel inden 4 uger efter modtagelsen af afdelingens afgørelse en ny afgørelse til medlemmet, afdelingen og arbejdsformdlingskontoret.

4.0 Finder afdelingen ikke, at der på baggrund af arbejdsformidlingskontorets indberetning og de indhentede oplysninger, jfr. afsnit 2.0, er grundlag for at foretage sig yderligere, fremsender afdelingen som hovedregel inden 4 uger efter modtagelsen af indberetningen en skriftlig begrundelse herfor til arbejdsformidlingskontoret.

5.0 Er tilsynsafdelingen herefter enig i det af afdelingen anførte, meddeler tilsynsafdelingen som hovedregel inden 4 uger, at sagen henlægges med den af afdelingen givne begrundelse.

5.1 Såfremt tilsynsafdelingen er uenig i de af arbejdsløshedskassen i henhold til punkterne 3.0 (afdelingen), 3.1 (hovedledelsen) og 4.0 (afdelingen) trufne beslutninger, fremsendes som hovedregel inden 4 uger en indberetning til hovedledelsen, idet tilsynsafdelingen fremkommer med en fornyet indstilling i sagen.

Kopi af indberetningen fremsendes til afdelingen.

6.0 Er hovedledelsen enig i arbejdsformidlingskontorets indstilling, træffer hovedledelsen som hovedregel inden 4 uger efter modtagelsen af indberetningen en afgørelse i overensstemmelse hermed. Afgørelsen fremsendes til medlemmet med kopi til afdelingen og arbejdsformidlingskontoret.

6.1 Hvis hovedledelsen er uenig i arbejdsformidlingskontorets indstilling, fremsender hovedledelsen som hovedregel inden 4 uger eter modtagelsen af indberetningen en afgørelse til direktoratet bilagt kontorets indberetning.

Der fremsendes ligeledes kopi af afgørelsen til arbejdsformidlingskontoret, afdelingen og medlemmet.

7.0 Hvis direktoratet ikke inden 4 uger efter modtagelsen af hovedledelsens afgørelse har meddelt hovedledelsen, at sagen er optaget til realitetsbehandling, kan arbejdsløshedskassen betragte sagen som henlagt med hovedledelsens afgørelse.

B. Centralt ledede arbejdsløshedskasser.

1.0 I de tilfælde, hvor et arbejdsformidlingskontor i sin tilsynsvirksomhed bliver opmærksom på forhold, der kan have betydning for et medlems dagpenge-/medlemsret, fremsender tilsynsafdelingen en indberetning herom til arbejdsløshedskassen.

Indberetningen skal indeholde en indstilling om, hvorledes sagen bør afgøres.

2.0 Arbejdsløshedskassen skal på baggrund af arbejdsformidlingskontorets indberetning anmode medlemmet om inden 14 dage at redegøre for forholdet, ligesom arbejdsløshedskassen skal indhente andre oplysninger (eksempelvis oplysninger fra tidligere arbejdsgivere), som måtte være nødvendige for en vurdering af forholdet.

3.0 Hvis arbejdsløshedskassen herefter finder, at der har fundet en fejludbetaling sted, eller der bør ske indgreb i medlems- og/eller dagpengeretten, fremsendes som hovedregel inden 4 uger efter modtagelsen af indberetningen en skriftlig afgørelse herom til medlemmet med kopi til arbejdsformidlingskontoret.

3.1 Er tilsynsafdelingen herefter enig i det af arbejdsløshedskassen anførte, meddeler arbejdsformidlingskontoret som hovedregel inden 4 uger, at sagen henlægges med den af arbejdsløshedskassen trufne afgørelse.

4.0 Finder arbejdsløshedskassen ikke, at der på baggrund af arbejdsformidlingskontorets indberetning og de indhentede oplysninger, jfr. afsnit 2.0, er grundlag for at foretage sig yderligere, fremsender hovedledelsen som hovedregel inden 4 uger efter modtagelsen af indberetningen en skriftlig afgørelse bilagt kontorets indberetning til direktoratet.

Der fremsendes kopi af afgørelsen til arbejdsformidlingskontoret.

5.0 Hvis direktoratet ikke inden 4 uger efter modtagelsen af indberetningen har meddelt arbejdsløshedskassen, at sagen er optaget til realitetsbehandling, kan arbejdsløshedskassen betragte sagen som henlagt med hovedledelsens afgørelse.

III. Direktoratets centralt styrede undersøgelser.

Opmærksomheden skal henledes på, at der for de sager, der indgår i direktoratets centale stikprøveundersøgelser, er fastsat en særlig tilbagemeldingsprocedure.

Denne indebærer, at der i alle de sager, hvori der findes fejl × bortset fra sager vedrørende tekniske fejl og åbenbare misforståelser × skal fremsendes en indberetning fra arbejdsformidlingskontoret til arbejdsløshedskassen og direktoratet, ligesom hovedkassen i disse sager altid skal fremsende en afgørelse til direktoratet.

IV. Arbejdsformidlingskontorets sagsbehandling.

I tilfælde af, at tilsynsvirksomheden medfører, at der skal fremsendes en indberetning til afdelingen, arbejdsløshedskassen eller direktoratet, er det af hensyn til den efterfølgende sagsbehandling nødvendigt, at visse retningslinier for så vidt angår udformningen af indberetningen følges.

1. Indledningsvis skal det understreges, at en indberetning som udgangspunkt kun må vedrøre et enkelt medlems dagpenge-/efterlønsforhold.

Er der imidlertid optået flere ensartede sager, eller forekommer det, at andre medlemmers dagpenge-/efterlønsmæssige forhold bør medtages ved afgørelsen af den konkrete sag, skal arbejdsformidlingskontorets indberetning indeholde en henvisning til de andre »sager«.

2. Det er herudover nødvendigt, at det på baggrund af indberetningen er muligt klart at identificere problmstillingen i sagen.

Med henblik på at sikre dette skal indberetningen indeholde følgende

- En kort beskrivelse af baggrunden for sagens opståen (er der tale om en central stikprøvesag, en lokal stikprøve eller andet).

- En sagsfremstilling der klart og tydeligt beskriver problemstillingen i sagen. Sagsfremstillingen skal være således udformet, at sagsbehandleren, efter en gennemlæsning af indberetningen alene, har en klar forståelse af, hvilken fejltype der er tale om, hvad der er årsag til, at fejlen har fundet sted, samt hvilke økonomiske konsekvenser fejlen har haft.

- Indberetningen bør endvidere alene vedrøre forhold, der har medført fejl. Det vil sige, at forhold, som er efterkontrolleret, men som i øvrigt er fundet i orden, ikke skal omtales i indberetningen.

- Af hensyn til den senere behandling af sagen, i såvel arbejdsløshedskassen som direktoratet, bør tidspunktet for dagpenge-/efterlønsrelevante hændelser konsekvent være angivet med samme periodeangivelse. Det vil sige, at der ikke bør anvendes såvel ugenumre som eksakte datoangivelser i forbindelse med de samme forhold.

- Endelig skal indberetningen indeholde arbejdsformidlingskontorets indstilling vedrørende

a) tilbagebetalings-/efterbetalingsspørgsmålet,

b) en eventuel ansvarsfordeling, jfr. arbejdsløhedslovens § 86, stk. 1 og 2 og

c) anvendelsen af en eventuel sanktion, jfr. arbejdsløshedslovens § 87, stk. 1 og 2.

Der henvises i øvrigt til afsnit C.3.1.7 i Normer for arbejdsformidlingskontorernes tilsyn med de anerkendte arbejdsløshedskasser.

V. Bortfald af tilsynsafdelingernes forhåndsvurdering i vægrings-, arbejdsophørs- og rådighedssager.

I forbindelse med drøftelserne i det af arbejdsministeren i 1984 nedsatte udvalg vedrørende arbejdsløshedskassernes fejludbetalinger overvejede man, hvorvidt der, via en omlægning af tilsynsafdelingernes arbejdsopgaver, kunne opnås en mere rationel udnyttelse af tilsynsressourcerne, samtidig med at arbejdsløshedskasserne fik meddelelse om de forhold, der kunne have betydning for dagpengeudbetalingerne/efterlønsudbetalingerne til konkrete medlemmer.

På denne baggrund skal følgende retningslinier fastsættes for så vidt angår arbejdsformidlingskontorernes (tilsynets) forhåndsvurdering i vægrings-, arbejdsophørs- og rådighedssager.

1. I tilfælde af, at et arbejdsformidlingskontor, i situationer hvor der ikke er tale om hverken centralt eller lokalt iværksatte undersøgelser, bliver opmærksom på forhold, som kan have betydning for en arbejdsløshedskasses (afdelings) administration af bestemmelserne i arbejdsløshedslovens § 62 eller § 63, stk. 1, nr. 1, eller nr. 2, skal disse oplysninger fremsendes til arbejdsløshedskassen (afdelingen) til brug for den videre vurdering af medlemmets dagpengeret/ret til efterløn. Dette indebærer, at tilsynet i disse tilfælde ikke skal påbegynde en egentlig sagsbehandling, men alene skal videresende de relevante oplysninger til arbejdsløshedskassen (afdelingen).

Det skal understreges, at tilsynet alene skal videresende oplysninger, som på grundlag af en umiddelbar vurdering kan tænkes at få betydning for et medlems dagpenge-/efterlønsret.

2. Ved fremsendelse af ovennævnte oplysninger skal arbejdsformidlingskontoret anvende standardskrivelse AR 321.

Arbejdsformidlingskontoret skal på standardskrivelsen angive, hvilke forhold man finder arbejdsløshedskassen bør være opmærksom på i forbindelse med en vurdering af medlemmets (fortsatte) dagpengeret/ret til efterløn. Såfremt arbejdsformidlingskontoret måtte være i besiddelse af blanketter eller andet materiale, der måtte have betydning for arbejdsløshedskassens overvejelser, skal disse vedlægges.

Det skal understreges, at der i disse tilfælde ikke skal finde en tilbagemelding sted fra arbejdsløshedskassen til arbejdsformidlingskontoret for så vidt angår arbejdsløshedskassens (afdelingens) endelige afgørelse af medlemmets dagpengeret/ret til efterløn.

Det skal ligeledes understreges, at arbejdsløshedskassen (afdelingen), inden der træffes en afgørelse, der medfører indgreb i medlemmets dagpengeret/ret til efterløn, skal indhente medlemmets redegørelse vedrørende forholdet, ligesom der skal indhentes andre oplysninger, som måtte være nødvendige for en vurdering af forholdet.

Arbejdsløshedskassen (afdelingen) træffer herefter afgørelse på grundlag af de fremkomne oplysninger.

3. Med henblik på en eventuel senere stikprøvevis efterkontrol af, hvorvidt arbejdsløshedskassens (afdelingens) afgørelser, jfr. punkt 2, er i overensstemmelse med gældende regler, skal arbejdsformidlingskontoret opbevare kopi af standardskrivelse AR 321 med bilag i mindst 3 år.

VI. Sager, i hvilke der alene er tale om tekniske fejl eller åbenbare misforståelser.

Med henblik på at tilvejebringe end yderligere forenklet arbejdsgang i sager, der alene vedrører tekniske fejl eller åbenbare misforståelser, fastsættes herved følgende regler

1. I sager, hvor tilbagebetalingsbeløbet/efterbetalingsbeløbet højst udgør 3 x den maksimale dagpengesats, fremsendes ikke indberetning til arbejdsløshedskassen (afdelingen), såfremt de(n) konstaterede fejl alene vedrører rent tekniske fejl eller åbenbare misforståelser. Den ovenfor nævnte beløbsgrænse gælder både i sager vedrørende heltids- og deltidsforsikrede.

2. Arbejdsformidlingskontoret meddeler i sådanne sager på blanket AR 360 arbejdsløshedskassen (afdelingen), at kontoret har konstateret fejl i forbindelse med udbetalingen, idet kontoret på blanketten nærmere angiver de(n) konstaterede fejl.

3. Arbejdsformidlingskontoret overlader herved til arbejdsløshedskassen (afdelingen) at tage stilling til, hvem der skal være ansvarlig for en eventuel tilbagebetaling, jfr. arbejdsløshedslovens § 86, stk. 1 og 2.

4. Arbejdsløshedskassen (afdelingen) skal ikke underrette arbejdsformidlingskontoret om, hvilken afgørelse der er truffet i henhold til punkt 3.

5. Det er en betingelse for, at den ovenfor beskrevne procedure kan anvendes, at de(n) konstaterede fejl ikke giver anledning til, at medlemmet pålægges sanktioner, jf. arbejdsløshedslovens § 87.

6. Med henblik på at sikre, at det er muligt efterfølgende at foretage en stikprøvemæssig kontrol af, hvorvidt arbejdsløshedskassens (afdelingens) afgørelser, jfr. pkt. 3, er i overensstemmelse med gældende regler, skal arbejdsformidlingskontoret opbevare kopi af blanket AR 360 med bilag i mindst 3 år.

./. Som bilag vedlægges vejledning vedrørende ansvarsfordelingen, jfr. arbejdsløshedslovens § 86, i sager, i hvilke der alene er tale om tekniske fejl eller åbenbare misforståelser. VII. Ikrafttræden m.v.

Reglerne i dette cirkulære skal finde anvendelse på indberetninger m.v., der finder sted fra og med den 1. juli 1985.

Følgende cirkulærer m.v. er hermed ophævet

cirkulære af 4. juli 1983 (3.14)

cirkulære af 30. juni 1983 (3.15)

cirkulære af 22. juni 1983 (3.15)

cirkulære af 26. november 1982 med tilhørende vejleding (3.15, 3.316)

rundskrivelse af 28. september 1982

rundskrivelse af 5. januar 1982

cirkulære af 1. oktober 1981 (AF-cirkulære nr. 144/81)

cirkulære af 20. marts 1981 (AF-cirkulære nr. 46/81, AK-cirkulære nr. 18/81)

cirkulære af 15. december 1978 (AF-cirkulære nr. 333/78, AK-cirkulære nr. 124/78) (3.15)

cirkulære af 14. maj 1952 (løbenr. 116)

cirkulære af 31. oktober 1951 (løbenr. 243)

cirkulære af 31. oktober 1949 (løbenr. 208-209)

cirkulære af 21. juni 1949 (løbenr. 138-139)

cirkulære af 3. august 1948 (løbenr. 178-179)

cirkulære af 23. juli 1948 (løbenr. 169)

cirkulære af 19. april 1948 (løbenr 94-95)

cirkulære af 1. marts 1948 (løbenr. 51-52).

P. D. V.

Eje Juul Jakobsen

kontorchef

/Thorbjørn Høgholm Pedersen

fuldmægtig

Ingen