Cirkulære vedrørende arbejdsløshedskassernes pligt til at udarbejde beskrivelser af henholdsvis deres administrative rutiner (arbejdsgange) og af deres edb-systemer.

Cirkulære vedrørende arbejdsløshedskassernes pligt til at udarbejde beskrivelser af henholdsvis deres administrative rutiner (arbejdsgange) og af deres edb-systemer.

Arbejdsformidlingskontorerne

De statsanerkendte arbejdsløshedskasser

Til brug for statens tilsyn med administrationen af dagpenge-/efterlønsmidlerne pålægges de statsanerkendte arbejdsløshedskasser jfr. arbejdsløshedslovens § 88, stk. 3, at udarbejde dels en beskrivelse af arbejdsløshedskassens administrative rutiner (arbejdsgang), dels en beskrivelse af det af arbejdsløshedskassen anvendte edb-system.

1. Beskrivelsen af arbejdsløshedskassens administrative rutiner skal indeholde en nøje angivelse af, hvilke procedurer hovedkassen - eventuelle afdelinger - samt medarbejderne skal følge i forbindelse med arbejdsløshedskasseadministrationen. For så vidt angår forretningsgangene i forbindelse med arbejdsløshedskassernes regnskabsvæsen etc., henvises til direktoratets cirkulære af 17. januar 1985 (emnenr. 3.12.).

2. Beskrivelsen af det af arbejdsløshedskassen anvendte edb-system skal som et minimum indeholde: a) En angivelse af hvilke funktioner edb-systemet varetager. (Eks.: Beregning af dagpenge, beregning af falddato i forbindelse med arbejdskravet, kontrol med karensperioder og lignende). b) Oplysning om hvilke data, der foreligger i forbindelse med de enkelte funktioner. c) En beskrivelse af de automatiske kontroller, der er indlagt i systemet. d) En angivelse af om anvendelsen af systemet forudsætter, at brugeren er udstyret med en indgangskode (pass-word), og om det i systemet registreres, hvem der har foretaget de enkelte transaktioner. e) Hvilke oplysninger/lister systemet kan udskrive. f) Kopier af de i systemet benyttede skærmbilleder og eksempler på de lister systemet kan udskrive. For arbejdsløshedskasser, der i deres administration anvender et edb-bureau, skal der ligeledes foreligge en beskrivelse af det anvendte system. Såfremt flere arbejdsløshedskasser anvender det samme edb-system, skal det i forbindelse med beskrivelsen af systemet oplyses, om den enkelte arbejdsløshedskasse anvender hele systemet eller alene dele heraf. Såfremt det sidste er tilfældet, skal det præcist angives, hvilke dele af systemet arbejdsløshedskassen anvender.

3. Den ovenfor omtalte beskrivelse af henholdsvis de administrative rutiner og af edb-systemerne skal foreligge senest den 1. juli 1985.

4. Afslutningsvis skal det bemærkes, at det i den af direktoratet udarbejdede revisionsinstruks vil blive pålagt arbejdsløshedskassernes statsautoriserede revisorer, at undersøge om der foreligger ajourførte beskrivelser af de administrative forretningsgange og edb-systemer, om beskrivelserne er i overensstemmelse med de faktiske forhold samt om de administrative rutiner/edb-systemerme er sådan udformet, at de i tilstrækkeligt omfang sikrer en betryggende administration af dagpengemidlerne.

P.D.V.

Eje Juul Jakobsen

kontorchef

Ingen