Cirkulære om udlevering og anvendelse af personnumre (Til samtlige ministerier, styrelser, kommunalbestyrelser m.v.)

Cirkulære om udlevering og anvendelse af personnumre

(Til samtlige ministerier, styrelser, kommunalbestyrelser m.v.)

I dette cirkulære, der afløser indenrigsministeriets cirkulære nr. 165 af 15. oktober 1982, fastsættes indenrigsministeriets retningslinjer vedrørende udlevering og anvendelse af personnumre, jfr. § 1, stk. 2, og § 2, stk. 1, i lov om folkeregistrering, (lovbekendtgørelse nr. 508 af 14. september 1978).

I. OFFENTLIGE MYNDIGHEDERS ADGANG TIL PERSONNUMMEROPLYSNINGER

Offentlige myndigheder eller dermed ligestillede har adgang til at indhente oplysning om personnumre i folkeregistrene eller i indenrigsministeriets afdeling for personregistrering, såfremt oplysningen har væsentlig betydning for vedkommende myndigheds virksomhed.

Oplysning om personnumre indhentes principielt hos folkeregistrene. Er den efterspurgtes registreringskommune ukendt, eller ønskes personnummeroplysninger i større omfang, rettes henvendelse til indenrigsministeriet, afdelingen for personregistrering.

I øvrigt henvises til indenrigsministeriets cirkulære om offentlige myndigheders adgang til oplysninger i det centrale personregister (CPR).

II. AFGIVELSE AF OPLYSNINGER OM PERSONNUMRE TIL PRIVATE

Oplysninger om personnumre til private kan kun afgives af indenrigsministeriets afdeling for personregistrering, medmindre andet udtrykkeligt er hjemlet eller er aftalt med afdelingen for personregistrering.

Det bemærkes, at private ikke i folkeregistrene kan få oplyst andre personers personnumre uden indenrigsministeriets tilladelse.

III. ANVENDELSE AF PERSONNUMMERET SOM JOURNALNUMMER ELLER TILSVARENDE FUNKTION

Det er en forudsætning for anvendelse af personnummeret i den offentlige administration som identifikation eller journalnummer, at dette kun finder sted i det omfang, det er velbegrundet og hensigtsmæssigt af administrative hensyn.

Hvor personnummeret anvendes som journalnummer, bør registrering så vidt muligt foretages under den enkelte persons eget personnummer. Såfremt det under et forvaltningsområde er nødvendigt at henføre flere personer til samme sag, må forvaltningen selv afgøre, hvorledes den interne sagsregistrering tilrettelægges mest hensigtsmæssigt.

Anvendes personnummer ved henvendelse fra en offentlig forvaltning til en borger, skal personens EGET personnummer anføres, ligesom en borger alene må afkræves oplysninger om EGET personnummer ved henvendelse til forvaltningen.

Den praktiske anvendelse af personnummeret i administrationen medfører, at numrene i forbindelse med den løbende sagsekspedition kan komme tredjemand i hænde. Som eksempler herpå kan nævnes offentlige ydelser, der udbetales over bank- eller sparekassekonti, afsendelse af skrivelser med personnummeret som journalnummer til advokater eller revisorer, eller afregning med private for disses ydelser eller leverancer til personer i tilfælde, hvor udgiften helt eller delvis afholdes af det offentlige.

Det henstilles, at personnummeret ikke anvendes ved retslige bekendtgørelser, der indrykkes i Statstidende. Dette gælder dog ikke for så vidt angår proklamaer i dødsboer.

Hvorvidt en person har pligt til at give oplysning om sit eget personnummer til en offentlig myndighed beror på hjemmelen herfor i det enkelte tilfælde. Personnummeroplysningen vil dog i praksis ofte være et nødvendigt led i den pågældendes identifikation.

IV. ANFØRELSE AF PERSONNUMMERET VED FORSENDELSER

Indenrigsministeriet henstiller, at personnummeret ikke umiddelbart fremgår af adresseudskrifter eller i øvrigt anføres uden på breve eller andre forsendelser til den pågældende. For at undgå at personnummeret umiddelbart kan aflæses af en forsendelse, kan der anvendes kuvertering - generelt eller efter anmodning fra den enkelte - eller personnummeret kan udskrives på en sådan måde, at det ikke umiddelbart er genkendeligt som sådant, f.eks. ved en ombytning af cifrene, eller ved at placere nummeret i en større række tal. Der kan også henvises til muligheden for kun at udskrive en del af personnummeret i form af fødselsdagen efterfulgt af enkelte af de fire sidste cifre.

INDENRIGSMINISTERIET, DEN 31. OKTOBER 1984

BRITTA SCHALL HOLBERG

/Henrik Nielsen

Ingen