Cirkulære om vejledning i udbud af kommunale og amtskommunale driftsopgaver (Til samtlige amtsråd og kommunalbestyrelser)

Bilag 1

Eksempler på opgaver, der kan udføres i privat regie

Brandslukning

Bygningsovervågning

Databehandling

Drift og vedligeholdelse af faste anlæg

Drift og vedligeholdelse af ledningsnet

Drift og vedligeholdelse af grønne områder m.v.

Ejendomsadministration

Fremstilling af beklædning

Grafiske arbejder

Indkøbsvirksomhed

Kantinedrift

Kioskdrift

Konservatorarbejde

Køkkentjeneste og catering

Opgaver ved kystsikring, klitvæsen, sandflugt m.v.

Personaleuddannelse

Projektering og udbud

Rengøring

Renovation

Reparation og vedligeholdelse af vogn- og maskinpark

Rådgivningsvirksomhed

Snerydning og grusning

Transportvirksomhed, herunder patienttransport

Vagttjeneste

Vask

Værkstedsarbejde

Bilag 2

Årlige anlægsomkostninger pr. 1.000 kr. anlægsværdi ved forskellige levetider og rentesatser*)

---------------------------------------------------------------------

Rente ------------------------------------------------------------------ levetid 5 pct. 7 pct. 9 pct. 11 pct. -------------------------------------------------------------------- 1 år... 1.050,00 1.070,00 1.090,00 1.110,00 2 år... 537,81 553,09 568,47 583,93 3 år... 367,21 381,05 395,06 409,21 4 år... 282,01 295,23 308,67 322,33 5 år... 230,98 243,89 257,09 270,57 6 år... 197,02 209,80 222,92 236,38 7 år... 172,82 185,55 198,69 212,22 8 år... 154,72 167,47 180,67 194,32 9 år... 140,69 153,49 166,78 180,60 10 år... 129,51 142,38 155,82 169,80 11 år... 120,39 133,36 146,95 161,12 12 år... 112,83 125,90 139,65 154,03 13 år... 106,46 119,65 133,57 148,15 14 år... 101,02 114,35 128,43 143,23 15 år... 96,34 109,80 124,06 139,07 20 år... 80,24 94,39 109,55 125,58 25 år... 70,95 85,81 101,81 118,74 30 år... 65,05 80,59 97,34 115,03 40 år... 58,28 75,01 92,96 111,72 50 år... 54,78 72,46 91,23 110,60 75 år... 51,32 70,44 90,14 110,04 100 år... 50,38 70,08 90,02 110,00

*) Beregnet som annuitetslån med årlig rentetilskrivning efter følgende formel

(l + r)n a= K x r x ------------- (l + r)n - 1

hvor a = annuiteten, K = investeringen

r = renten og n = levetiden

Bilag 3

Eksempel på en omkostningskalkule

Nedenfor er vist et eksempel på en omkostningskalkule vedrørende en kommunal gartnerafdelings vedligeholdelse af et stadionanlæg.

Af overskuelighedshensyn medtages alene gartnerarbejde, d.v.s. vedligeholdelse af græsarealer, grusbaner og beplantninger. Det egentlige stadionanlæg (klubhus, tilskuerpladser, løbebaner m.v.) vil som regel være underlagt en stadioninspektør og er derfor ikke medregnet.

Ydelsen er ikke momsbelagt.

Kalkule

--------------------------------------------------------------------- Variable direkte omkostninger Omkostninger i alt Stadions andel --------------------------------------------------------------------- Lønninger : 2.298 timer a 85,00 kr. 195.330 kr. Maskinleje (til kørselsafdeling): Gruppe 1 : Lastvogn, 3 timer a 314,00 kr. 942 kr. Gruppe 2 : Varevogn, 86,5 timer a 37,75 kr. 3.265 kr. Traktor, 285,5 timer a 45,75 kr. 16.062 kr. Græsklipper, 202 timer a 34,20 kr. 6.908 kr. (I gruppe 1 sker vognafregning inkl. chauffør og anlægsomkostninger) Specialmaskine nr. 80, 200,0 timer a 40,75 kr. 8.150 kr. Diverse omkostninger, bl.a. græsfrø, gødning, kalk m.v. 60.000 kr. ------------- Variable direkte omkostninger i alt 290.657 kr. ------------- --------------------------------------------------------------------- Variable fællesomkostninger Omkostninger i alt Stadions andel --------------------------------------------------------------------- GARTNERAFDELINGEN Timeforbrug: 77.382 timer (2.298 timer svarer til 2,9 pct.) Øvrige personaleomkostninger........ 362.000 kr. 10.751 kr. bl.a. tjenestekørsel beklædning telefon rådighedsvagt Forsikringsudgifter, personale...... 25.000 kr. 743 kr. Lokaleomkostninger.................. 124.000 kr. 3.683 kr. bl.a. vedligeholdelse rengøring varme, el Fællesudgifter, materiel............ 527.000 kr. 15.652 kr. bl.a. anskaffelser vedligeholdelse

Cirkulære om vejledning i udbud af kommunale og amtskommunale driftsopgaver

(Til samtlige amtsråd og kommunalbestyrelser)

1. INDLEDNING

1.1. Det henstilles, at kommuner og amtskommuner overvejer, hvilke opgaver af servicemæssig karakter, der inden for deres område kan være egnede til udførelse af private virksomheder.

Formålet hermed er at opnå den mest økonomiske udførelse af opgaverne og at sikre, at opgaverne løses efter de til enhver tid bedst udviklede arbejdsmetoder. Endvidere kan udbud af driftsopgaver indebære bedre muligheder for at prioritere opgaver og udgifter og for at få en mere præcis viden om, hvad løsningen af bestemte opgaver koster.

Sådanne overvejelser bør finde sted i forbindelse med iværksættelse af nye opgaver, udvidelser af bestående aktiviteter eller beslutning om større investeringer vedrørende driftsopgaver, der nu udføres i (amts)kommunalt regie.

Også herudover kan det være hensigtsmæssigt, at der med mellemrum foretages undersøgelser af, om driftsopgaver kan udbydes.

Gennemgangen og behandlingen af opgaverne kan ske i overensstemmelse med nedenstående vejledende retningslinier.

1.2. Vejledningen tager sigte på serviceprægede kommunale og amtskommunale driftsopgaver. Opgaver af denne art kan være

- serviceopgaver som eksempelvis vask, rengøring og vagttjeneste.

- service kombineret med materielle leverancer, eksempelvis catering, samt i visse tilfælde fremstillingsvirksomhed alene, eksempelvis af publikationer.

- delfunktioner inden for andre opgaver, eksempelvis analyser, projektering, tilsyn og kontrol.

- vedligeholdelses- og reparationsarbejder.

Der er i bilag 1 anført en række eksempler på opgaver, der kan være egnet til udførelse af private virksomheder.

2. UNDERSØGELSESFASEN

2.1. I undersøgelsesfasen klarlægges, om det vil være hensigtsmæssigt at udbyde opgaven, hvornår et sådant udbud bør foretages ud fra økonomiske overvejelser, og hvilke omkostninger der eventuelt vil være forbundet med en overdragelse af opgaven til privat udførelse.

I forbindelse med undersøgelsen udfærdiges en arbejdsbeskrivelse, en beregning af omkostningerne ved (amts)kommunens egen udførelse og en beskrivelse af de konsekvenser, der kan forudses som følge af opgavens eventuelle overdragelse fra offentligt til privat regie.

2.2.1. ARBEJDSBESKRIVELSEN kan i denne fase være en kortfattet beskrivelse af (amts)kommunens behov samt en analyse af arbejdsomfanget og ressourceindsatsen m.v.

2.2.2. OMKOSTNINGSBEREGNINGEN ved opgavens udførelse i (amts)kommunens eget regie bør udarbejdes efter de retningslinier, der er omtalt i afsnit 5.

2.2.3. (Amts)kommunen kan lade et privat rådgivende firma forberede beslutningsgrundlaget og eventuelt arbejde videre med gennemførelsen af udbudsforretningen. I så fald må (amts)kommunen sørge for, at bestemmelserne i denne vejledning følges, ligesom det påhviler den at gøre opmærksom på gældende lovgivning og andre bestemmelser, der skal overholdes.

I tilfælde, hvor myndigheden har brug for at supplere sit kendskab til aktuelle markedspriser, kan der indhentes overslag hos et privat firma.

3. UDBUDSFASEN

Såfremt (amts)kommunen på basis af det under afsnit 2 omtalte materiale m.v. beslutter at indhente tilbud fra private virksomheder, bør den tage stilling til, om den vil forbeholde sig muligheden af at udføre opgaven selv, eller om opgaven under alle omstændigheder vil blive overdraget til en privat virksomhed. Beslutningen herom bør klart fremgå af udbudsmaterialet.

3.2. Der kan være tale om følgende former for udbud

3.2.1. DIREKTE FORESPØRGSEL

Ved direkte forespørgsel rettes anmodning om tilbud til et passende antal virksomheder, som må formodes at være konkurrencedygtige. Antallet må vurderes efter opgavens art og størrelse samt efter tidligere erfaringer m.v. Antallet af forespørgsler kan begrænses til en enkelt eller til en snæver kreds af virksomheder, såfremt indhentning af flere tilbud ikke kan forventes at medføre fordele med hensyn til pris m.v., eller hvor der er tale om arbejde, hvor der kræves særlig teknisk viden eller kunstneriske evner.

3.2.2. BEGRÆNSET OG OFFENTLIGT UDBUD

I stedet for at rette direkte henvendelse til de private virksomheder kan (amts)kommunen overveje, om den ønsker at indkalde interesserede virksomheder gennem annoncering i dagspressen og fagpressen m.v. I sådanne situationer taler man om begrænset eller offentligt udbud. I den her omtalte situation er udbudsforretningen ikke underkastet særlige formregler.

Ved BEGRÆNSET UDBUD indkalder (amts)kommunen ved annoncering i dags- og fagpressen m.v. tilkendegivelser fra mulige leverandører om, at de er interesseret i at afgive tilbud. (Amts)kommunen kan frit vælge blandt de interesserede forhandlere og eventuelle andre, hvem den derefter ønsker at sende forespørgsel til.

Ved OFFENTLIGT UDBUD indkaldes der gennem annoncering tilbud fra alle, der ønsker at afgive tilbud.

3.2.3. ENHEDSPRIS-KONKURRENCE

I situationer, hvor arbejdsprocessen er kendt, men derimod ikke omfanget af arbejdet, kan der skabes konkurrence på timepriser eller enhedspriser. Praksis herfor eksisterer inden for bygge- og anlægsarbejder (kabelgravning, tillægsarbejder). Endelig kan der skabes konkurrence mellem tilbudsgivere på salærberegninger.

3.2.4. UDBUD VED GIVEN PRIS

Metoden indebærer, at (amts)kommunen i udbudsmaterialet angiver prisen for ydelsen, men i øvrigt åbner for tilbudsgiverens egne løsningsforslag eller - hvis opgavebeskrivelse medfølger hvilke krav, der ikke kan opfyldes. Under visse forudsætninger - eksempelvis på nye områder og for små opgavers vedkommende - kan metoden være velegnet til at fastslå, hvilken service, der kan fås for et bestemt, afgrænset beløb.

4. ARBEJDSBESKRIVELSEN

4.1. Arbejdsbeskrivelsen må være så gennemarbejdet, at den kan danne basis for tilbudsgivningen og være grundlag for pris- og kvalitetssammenligninger samt de senere beslutninger i sagen.

4.2. Arbejdsbeskrivelsen kan ske efter den funktionelle (løsningsorienterede) eller den arbejdsbeskrivende metode.

Den FUNKTIONELLE (løsningsorienterede) metode beskriver det resultat, der ønskes opnået. Metoden indeholder som regel kun få anvisninger på, hvorledes resultatet opnås.

Ved den ARBEJDSBESKRIVENDE metode gives der detaljerede anvisninger på, hvordan resultatet nås.

Den funktionelle metode åbner for nye løsninger af den pågældende opgave og overlader samtidig en del forudsætninger til tilbudsgiverne selv. Denne metode bør benyttes i alle tilfælde, hvor det resultat, der ønskes opnået, kan beskrives objektivt, dvs. med angivelse af det ønskede kvalitetsniveau. Når det ønskede resultat ikke kan beskrives objektivt, kan den arbejdsbeskrivende metode anvendes, idet den i sådanne tilfælde giver mindre risiko for misforståelser.

5. OMKOSTNINGSKALKULER

5.1. OMKOSTNINGSTYPER

Omkostningsberegninger ved udførelse af opgaver i eget regie skal muliggøre en sammenligning med omkostningerne ved udførelse i privat regie.

Beregningerne bør foreligge senest ved tilbudsfristens udløb, og resultatet heraf bør gøres offentligt tilgængeligt i de tilfælde, hvor (amts)kommunen offentliggør tilbudspriserne.

Opgørelsen af omkostningerne ved udførelse i eget regie bør afspejle værdien af det ressourceforbrug, som en given produktion direkte og indirekte skønnes at medføre på lidt længere sigt - målt i faste priser.

Omkostningerne ved en ny produktion skal således beregnes i forhold til det produktionsomfang, der mere permanent stiles mod, ikke i forhold til en eventuelt mindre produktion i en indkøringsfase.

Tilsvarende bør omkostningerne til en igangværende produktion beregnes i forhold til de forventede ressourcekrav ved en videreførelse på længere sigt, og ikke i forhold til de kortsigtede forhold, som man ved en egentlig forretningsmæssig drift ville tage i betragtning - f.eks. kapitalapparatets alder eller eksistensen af uudnyttet kapacitet.

Disse forhold kan derimod få betydning for valget af det tidspunkt, hvor en eventuel privatisering mest fordelagtigt kan ske.

Omkostningerne kan opdeles i følgende typer

- variable direkte omkostninger

- variable fællesomkostninger

- anlægsomkostninger.

Ved VARIABLE DIREKTE OMKOSTNINGER forstås omkostninger til løn og materialer m.v., der direkte medgår til produktion af den pågældende ydelse.

Ved VARIABLE FÆLLESOMKOSTNINGER forstås omkostninger, som er fælles for produktionen af flere ydelser, f.eks. ledelse og tilsyn, bogholderi og administration i øvrigt.

Ved ANLÆGSOMKOSTNINGER forstås omkostningerne ved benyttelse af maskiner, bygninger og andre faste anlæg i form af afskrivning og forrentning.

Afskrivningen udtrykker i princippet den forringelse af anlæggets værdi, der sker i løbet af dets levetid på grund af slid og forældelse, medens forrentningen udtrykker omkostningerne ved at have kapital bundet i pågældende anlæg. Beregningen af anlægsomkostningerne forudsætter derfor, at der opstilles skøn over ANLÆGGETS VÆRDI, dets LEVETID og RENTEFODEN.

5.2. VURDERING AF OMKOSTNINGERNE

Der knytter sig som regel ikke større vanskeligheder til en opgørelse af de VARIABLE DIREKTE OMKOSTNINGER. Det drejer sig som nævnt om de udgifter til løn og materiale m.v., der direkte medgår til produktionen af de pågældende ydelser, og som ville falde bort, såfremt opgaven blev privatiseret. Det er imidlertid væsentligt, at alle variable omkostninger medregnes f.eks. også ATP-bidrag, feriepenge, forventet spildtid, svind og driftsforstyrrelser.

Ved en sammenligning med private tilbud på udførelse af eksisterende opgaver må man endvidere tage hensyn til eventuelle udgifter, som kan blive aktuelle i tilfælde af en privatisering, f.eks. til tilsyn med den privatiserede produktion eller eventuelt udgifter til ventepenge og pension eller lignende til de offentligt ansatte, der ikke overføres til anden beskæftigelse.

De VARIABLE FÆLLESOMKOSTNINGER skal afspejle værdien af den udnyttelse af fælles faciliteter, som en given produktion giver anledning til, når den er (kommet) i gang.

Ved igangsætning eller udvidelse af en offentlig aktivitet må man derfor være opmærksom på, at sådanne omkostninger kan opstå senere. Mindre udvidelser på vidt forskellige områder kan efterhånden medføre krav om udvidelser i bogholderi og økonomiforvaltning og på længere sigt skabe behov for nye lokaler osv.

Ved udbud af eksisterende opgaver vil de variable fællesomkostninger omvendt først falde bort på lidt længere sigt i forbindelse med omplaceringer og naturlig afgang.

Disse forhold bør imidlertid ikke indgå i omkostningsberegningen, men bør tages i betragtning ved valget af tidspunkt for en eventuel privatisering.

Da formålet med omkostningsberegningen i udbudssammenhæng er at give et rimeligt dækkende indtryk af udgifterne ved igangsætning eller videreførelse af en produktion i eget regie på lidt længere sigt, bør ANLÆGSOMKOSTNINGERNE (afskrivning og forrentning) beregnes på grundlag af ANSKAFFELSESPRISEN FOR ET NYT ANLÆG, som er den kapital, der mere permanent skal bindes i produktionen for at gøre den mulig.

Værdien af eksisterende anlæg påvirker således ikke omkostningsberegningen, men deres værdi som udlejnings- eller salgsobjekt kan have væsentlig betydning for det tidspunkt, hvor en privatisering mest fordelagtigt kan gennemføres.

Til brug for omkostningsberegningen må man dernæst skønne over anlæggets levetid og renten.

LEVETIDEN bør være den periode, hvor anlægget under hensyn til dets karakter og udgifter til reparation og vedligeholdelse skønnes at ville blive anvendt i produktionen. Denne »økonomiske« levetid vil normalt være en del kortere end anlæggets fysiske levetid.

RENTEFODEN bør være realrenten og ikke den nominelle rente, eftersom omkostningsberegningen foretages i faste priser. Den bør ikke være lavere end den af finansministeriet anvendte samfundsøkonomiske kalkulationsrentefod - for tiden 7 procent p.a.

De samlede anlægsomkostninger kan opgøres på to - principielt forskellige - måder.

Efter den første beregnes afskrivningerne og derefter forrentningen på grundlag af de nedskrevne anlægsværdier. Anlægsomkostningerne vil derfor falde over anlæggets levetid. Denne fremgangsmåde anbefales for institutioner, der i øvrigt opgør afskrivning og forrentning hver for sig.

Institutioner, som kun opgør anlægsomkostningerne til brug for de kalkyler, der er omtalt i denne vejledning, kan mere hensigtsmæssigt bruge en anden fremgangsmåde. Efter denne opgøres anlægsomkostningerne som den årlige ydelse af et annuitetslån af samme størrelse som anlæggets værdi og med samme levetid som anlægget.

I bilag 2 er anført de årlige anlægsomkostninger ved et anlæg til en værdi af 1.000 kr. ved forskellige levetider og rentesatser, og i bilag 3 er vist et eksempel på en omkostningskalkule.

6. UDFORMNING AF UDBUDSMATERIALET

6.1. Ud over en beskrivelse af opgaven bør udbudsmaterialet indeholde fuldstændige oplysninger om de vilkår, der gælder for udbudskonkurrencen. Udbudsmaterialet bør således bl.a. indeholde oplysninger om

- de krav, der stilles til tilbudets udformning, indlevering og gyldighed,

- de særlige krav, der stilles til tilbudsgiverne af teknisk, økonomisk og organisatorisk art,

- de forretningsgange, der vil blive fulgt ved tilbudenes behandling,

- de kriterier, der vil blive lagt til grund ved vurdering af tilbudene,

- de særlige betingelser, der vil indgå i en eventuel kontrakt,

- den del af (amts)kommunens forvaltning, som en privat tilbudsgiver eventuelt skal samarbejde med,

- hvorvidt der kan afgives alternative tilbud,

- hvorvidt tilbudsgiveren forventes at ansætte tidligere offentlige medarbejdere,

- hvorvidt tilbudsgiveren forventes at overtage eller benytte offentlige bygninger, anlæg eller materiel.

6.2. Udbudsmaterialet bør udformes på en sådan måde, at det ikke favoriserer bestemte typer af løsninger - herunder den fortsatte udførelse i (amts)kommunens eget regie - eller at bestemte virksomheder eller typer af virksomheder på urimelig måde udelukkes fra at afgive tilbud.

I de tilfælde, hvor (amts)kommunen forbeholder sig selv at udføre opgaven, bør det af udbudsmaterialet fremgå, hvilke retningslinier der vil blive fulgt ved valget mellem (amts)kommunens udførelse i eget regie og overdragelse af opgaven til private.

7. VALG AF LEVERANDØR

Efter sædvanlig behandling af tilbudene bør (amts)kommunen vælge den løsning, som alle forhold taget i betragtning er den mest fordelagtige.

Sammenligningen bør vise, hvad løsningen af opgaven koster, og hvilken værdi der er tillagt de kriterier, som i øvrigt indgår i vurderingen. Blandt disse kriterier kan være virksomhedens eventuelle ansættelse af medarbejdere, der tidligere har udført opgaven.

8. OPLYSNING TIL IKKE-VALGTE TILBUDSGIVERE

Når udbudsforretningen er afsluttet, og det er besluttet, hvem der skal udføre opgaven, gives der de øvrige tilbudsgivere meddelelse om, at deres tilbud ikke er accepteret. Meddelelsen bør indeholde en kortfattet begrundelse for, hvorfor den bydende ikke kom i betragtning.

Oplysninger om den indgåede kontrakt, de aftalte priser og andre forhold i forbindelse hermed bør normalt ikke gives.

9. HYPPIGHED AF UDBUD

Hvor en opgave, der vedrører løbende leverancer, er overdraget til privat udførelse, bør nyt udbud ske hvert 3.-5. år. Ved fastsættelse af kontraktperiodens længde bør der tages hensyn til opgavens karakter og investeringernes omfang. Ved særligt investeringskrævende opgaver kan det overvejes at stille eventuelt disponible maskiner og udstyr til rådighed for det private firma.

(Amts)kommunerne kan i udbudsmaterialet anmode om tilbud på alternativt kortere og længere gyldighedsperioder.

Udbud bør ske, når der skal udskiftes anlæg, eller når man står overfor beslutninger vedrørende fællesomkostninger.

INDENRIGSMINISTERIET, DEN 15. AUGUST 1984

BRITTA SCHALL HOLBERG

/Marius Ibsen

Ingen