Meddelelse fra Farvandsdirektoratet B4-1983 vedrørende indkøb m.v.

Meddelelse fra Farvandsdirektoratet B4-1983 vedrørende indkøb m.v.

1. ANNULERING AF CIRKULÆRE VEDRØRENDE INDKØB.

Henset til indførelse af adminitrativt EDB i Farvandsdirektoratet pr. 1 JAN 1984 vil der blive foretaget ændringer i papirrutiner m.v. fra denne dato. Såvel indkøbsordreformularen som den hidtidige følgeseddel vil ændre udseende, og betegnelsen FØLGESEDDEL vil blive ændret til INTERN SALGSORDRE. Som følge heraf annulleres det i meddelelser fra Farvandsdirektoratet B 3 - 1980 under pkt. 3 nævnte CIRKULÆRE VEDRØRENDE INDKØB m.v.og erstattes af nedennævnte nye cirkulære.

CIRKULÆRE VEDRØRENDE INDKØB m.v.

A. Indkøb (anskaffelser), Blanketforvaltning, varetransport og forvaltning af udlånsvogne, reparation af materiel m.v., toldbehandling, kassationer og bortsalg af kasseret materiel centraliseres ved Forsyningstjenesten.

1. Ved ønske om indkøb/anskaffelser - herunder fremstilling af blanketter, trykning, reproduktioner m.v.-,ved ønske om aflevering/indlevering af materiel m.v., ved ønske om person- eller materieltransport anvendes blanketten "Rekvisition/indberetning til Forsyningstjenesten"

Rekvisition er fremstillet som formularsæt i 3 ekspl. til gennemskrivning.

2. Rekvisitionen anvendes af såvel Farvandsdirektoratets afdelinger/sektioner som af Farvandsvæsenets stationer (fyr, skibe, værksteder, lodserier, redningsstationer m.v.) og udfyldes af brugeren/rekvirenten ved gennemskrivning. Stationer m.v. indsender rekvisitionen i 2 eksemplarer - original (hvid) og første genpart (rød) til Farvandsdirektoratet Postbox 19, 1001 København K.

3. Rekvisitionens ekspl. 3 (grøn) forbliver hos brugeren. I de tilfælde, hvor det ikke er brugeren, der udskriver rekvisitionen, tilsender rekvisitionsudskriveren ekspl. 3 (grøn) til brugeren.

4. Farvandsdirektoratets sekretariat fordeler modtagne rekvisitioner til den "disponerende afdeling/ sektion" i Farvandsdirektoratet for godkendelse.

5. Rekvisitionens originaleksemplar (hvid) tilgår forsyningstjenesten fra Farvandsdirektoratets afdelinger/sektioner behørigt attesteret af dertil berettiget personale samt påført kontonummer.

6. Rekvisitionens ekspl. 2 - første genpart (rød) arkiveres i den behandlende afdeling/sektion i farvandsdirektoratet.

7. Rekvirering af indkøb skal normalt være til dækning af ca. 3 måneders forbrug af den pågældende vare.

8.1. Alle indleveringer/afleveringer af inventar. Forbrugsgods eller andet - også ved indleveringer for reparation - sker til

Farvandsdirektoratet

Forsyningstjenesten,

Holmen,

1433 københavn K.

8.2. Henset til forsyningstjenestens adressefællesskab med Søværnet skal "Farvandsdirektoratet" medtages i alle tilfælde.

b. Ved alle indkøb hos leverandører udfærdiger forsyningstjenesten en indkøbsordre i 5 eksemplarer. Forsyningstjenesten fordeler samtlige indkøbsordrekopier i umiddelbar tilknytning til indkøbsordreudskrivningen.

1. Ved indkøb, hvor varen skal leveres direkte fra leverandør til bruger uden at passere forsyningstjenesten. Vil indkøbsordrens

ekspl. 1, (hvid) blive tilsendt leverandøren

ekspl. 2, bogholderikopi (blå) blive tilsendt Farvandsdirektoratets

bogholderi.

ekspl. 3, ordrekopi (gul) blive arkiveret ved Forsyningstjenesten,

og den pågældende bruger vil fra forsyningstjenesten modtage indkøbsordrens

ekspl. 4, Leverancekontrol (rød kopi)

ekspl. 5, Stationens ekspl. (grøn kopi).

Når hele leverancen (det på indkøbsordren anførte) er modtaget, kvitteres ekspl. 4, leverancekontrol (rød kopi) for, at modtagelse har fundet sted, og returneres omgående til Forsyningstjenesten.

Da indkøbsordrens ekspl. 4, (rød kopi) først kvitteres når hele leverancen er modtaget, skal brugeren såvel stationer m.v. som Farvandsdirektoratets afdelinger og sektioner - ved delleveringer omgående påtegne leverandørens følgeseddel og indsende den til Forsyningstjenesten. Forefindes følgeseddel ikke, kontaktes forsyningstjenesten telefonisk med oplysning om det modtagne. Dette er nødvendigt bl.a. af hensyn til opnåelse af mulige rabatter og for at undgå betaling af renter for overskridelse af betalingsfrister.

Fakturaer, der tilsendes brugeren direkte fra leverandøren, påtegnes omgående og indsendes til Forsyningstjenesten.

Ved reparations- og vedligeholdelsesarbejder specificeres endvidere i størst muligt omfang på indkøbsordrens ekspl. 4 medgåede materialer, medgåede arbejdstimer, udskiftede komponenter m.v.

Indkøbsordrens ekspl. 5, stationens ekspl. (grøn kopi) er til brug for stationens regnskab og skal opbevares sammen med dette.

I Farvandsdirektoratets afdelinger/sektioner samt ved stationer, der ikke fører regnskab over inventargenstande (f.eks. Redningsstationer), kan indkøbsordrens ekspl. 5 arkiveres, når leverance har fundet sted.

2. Ved indkøb, hvor varen leveres fra leverandør til Forsyningstjenesten for derfra at blive videreforsendt til bruger, vil indkøbsordrens ekspl. 1, 2 og 3 blive fordelt som nævnt ovenfor under pkt. 1, medens indkøbsordrens ekspl. 4, leverancekontrol (rød kopi) vil blive anvendt af Forsyningstjenesten til modtagekontrol. Den pågældende bruger vil alene fra Forsyningstjenesten modtage indkøbsordrens

ekspl. 5, stationens ekspl. (grøn kopi).

Indkøbsordrens ekspl. 5, stationens ekspl. (grøn kopi) er til brug for stationens regnskab, når leverancen er modtaget, og skal opbevares sammen med dette.

I Farvandsdirektoratets afdelinger/sektioner samt ved stationer, der ikke fører regnskab over inventargenstande (f.eks. redningsstationer), kan indkøbsordrens ekspl. 5 arkiveres, når leverance har fundet sted.

c. Ved leverancer fra forsyningstjenestens lagerbeholdninger udfærdiger forsyningstjenesten en intern salgsordre i 3 eksemplarer. Den pågældende bruger vil fra forsyningstjenesten få tilsendt den interne salgsordres.

Ekspl. 1, stationens ekspl. (hvid) medens den interne salgsordres

ekspl. 2, forsyningstjenestens ekspl. (Rød kopi) arkiveres ved forsyningstjenesten.

og

ekspl. 3, revisionens ekspl. (grøn kopi) af for syningstjenesten tilsendes Farvandsdirektoratets revisionskontor.

Den interne salgsordres ekspl. 1, stationens ekspl. (hvid) er til brug for stationens regnskab, når leverancen er modtaget, og skal opbevares sammen med dette.

I Farvandsdirektoratets afdelinger/sektioner samt ved stationer, der ikke fører regnskab over inventargenstande (f.eks. Redningsstationer), kan den interne salgsordres ekspl. 1 arkiveres, når leverance har fundet sted.

D. Ved leverancer/udskiftninger af gasflasker direkte fra gasdepot og ved udskiftninger af gummiredningsflåder udfærdiger forsyningstjenesten en igangsættelsesordre i 3 eksemplarer, hvor

ekspl. 1, (hvid) tilsendes leverandøren

ekspl. 2, forsyningstjenestens kopi (gul) arkiveres ved forsyningstjenesten,

og den pågældende bruger vil fra forsyningstjenesten modtage igangsættelsesordrens

ekspl. 3, stationskvittering (Rød kopi).

Når hele leverancen (det på igangsættelsesordren anførte) er

modtaget, kvitteres ekspl. 3, stationskvittering (rød kopi) for, at modtagelse har fundet sted, og returneres omgående til forsyningstjenesten.

Da igangsættelsesordrens ekspl. 3 (Rød kopi) først kvitteres, når hele leverancen er modtaget, skal brugeren ved delleveringer omgående påtegne leverandørens følgeseddel og indsende den til forsyningstjenesten. Forefindes følgeseddel ikke, kontaktes forsyningstjenesten telefonisk med oplysning om det modtagne

Otto Gredal

Ingen