Cirkulæreskrivelse om oprettelse af elevregistre m.v. på mikrodatamater.

Cirkulæreskrivelse om oprettelse af elevregistre m.v. på mikrodatamater.

Registertilsynet er blevet bekendt med, at der til kommunale

uddannelsesinstitutioner anskaffes mikrodatamatudstyr til

undervisningsformål, men at sådant udstyr efter anskaffelsen i de

kommunale institutioner også findes velegnet til administrative

opgaver, som f.eks. oprettelse af elev- og lærerregistre, der

bl.a. kan danne grundlag for arbejdet med skemaplanlægning.

Det er registertilsynets opfattelse, at udviklingen i primær- og

amtskommuner går i retning af flere anskaffelser af

mikrodatamatudstyr til de kommunale institutioner.

Registertilsynet finder derfor at burde henlede primær- og

amtskommunernes opmærksomhed på, at også ved registrering af

personhenførbare oplysninger på mikrodatamatudstyr i de kommunale

institutioner skal reglerne i lov om offentlige myndigheders

registre som udgangspunkt iagttages. Man skal henstille, at der

fra kommunernes centrale forvaltninger i de tilfælde, hvor der er

anskaffet eller skal anskaffes mikrodatamatudstyr i en kommunal

institution, bliver gjort opmærksom på over for vedkommende

institution, at såfremt det nævnte udstyr skal anvendes til

personregistrering, skal reglerne i lov om offentlige myndigheders

registre som udgangspunktet iagttages.

Registertilsynet har imidlertid i en række sager vedrørende

offentlige myndigheders benyttelse af mikrodatamater til

personregistrering - overvejende inden for uddannelsesområdet -

fundet, at personregistre på det nævnte udstyr kan oprettes og

ibrugtages, uden at der fastsættes forskrifter for registerets

opbygning og drift i henhold til lov om offentlige myndigheders

registre, når følgende forudsætninger er opfyldt

1. Registeret må kun indeholde et begrænset antal oplysningstyper,

det vil hovedsageligt sige identifikationsoplysinger som navn,

adresse, eventuelt personnummer, eventuelt telefonnummer.

Herudover kan registeret indeholde visse andre ikke-sensitive

oplysninger, som uddannelsesretning, grenvalg,

holdnummer/betegnelse, navn, adresse og telefonnummer for

elevernes forældre og, for så vidt angår lærerpersonale,

oplysninger om fag og timefordeling.

2. Registeret må ikke kunne samkøres med andre registre.

Det fremgår således af de ovenfor under pkt. 1. nævnte

forudsætninger, at registre, der indeholder visse ikke-sensitive

oplysninger udover de rene identifikationsoplysninger, kan

oprettes uden, at der bliver fastsat forskrifter. Det er

imidlertid ikke muligt udtømmende at opregne sådanne typer af

oplysninger, hvorfor man skal henstille, at oprettelse af

personregistre på mikrodatamater med andre oplysningstyper

forinden bliver forelagt for registertilsynet med henblik på en

udtalelse om, hvorvidt der skal udarbejdes forskrifter for det

pågældende register.

P. R. V.

Jørgen Paulsen

Til samtlige primærkommuner og amtskommuner.

Ingen