Statens vejledning vedrørende aftaler om rengøringsarbejder (nøgler)

§ 7. NØGLER

INSTITUTIONEN udleverer mod kvittering det nødvendige antal nøgler.

Hvert nøglebundt sikres af RENGØRINGSSELSKABET med et af RENGØRINGSSELSKABET godkendt anonymt findelønsskilt.

RENGØRINGSSELSKABET skal erstatte det antal nøgler, der måtte bortkomme.

RENGØRINGSSELSKABET skal omgående give meddelelse til INSTITUTIONEN, hvis nøgler er bortkommet.

§ 8. PRISREGULERING

De i § 3 anførte priser kan mod behørig dokumentation fra RENGØRINGSSELSKABET eller RENGØRINGSSELSKABETS revisor reguleres i overensstemmelse med overenskomstmæssige eller lovgivningsmæssige ændringer i direkte og indirekte lønudgifter til rengøringspersonalet. Såfremt INSTITUTIONEN ikke anser RENGØRINGSSELSKABETS egen dokumentation for tilstrækkelig, kan den forlange dokumentation fra RENGØRINGSSELSKABETS revisor. Dokumentation fra RENGØRINGSSELSKABETS revisor sker uden udgift for INSTITUTIONEN.

Kun den i § 4 anførte procentandel af priserne omfattes af reguleringen.

§ 9. BETALING

Alle fakturaer skal sendes til INSTITUTIONEN i to eksemplarer. Faktura for daglige og kortperiodiske rengøringsarbejder fremsendes månedsvis, og de skal være specificeret i henhold til de enkelte ydelser, som er nævnt i § 3, Faktura skal være INSTITUTIONEN i hænde senest den 25. i den måned, hvor arbejdet udføres.

Betaling for daglige og kortperiodiske rengøringsarbejder sker månedsvis bagud, idet de fakturerede beIøb skal betales senest den 10. i den følgende måned.

For hovedrengørings- og specialarbejder skal RENGØRINGSSELSKABET fremsende specificeret faktura, når arbejderne er udført, og beløbet skal betales senest 30 dage fra fakturadato.

§ 10. BETALINGENS DÆKNING

Den i § 9 nævnte betaling dækker alle med rengøringsarbejdet forbundne omkostninger, herunder arbejdsløn, pligtig ferie- søgne- og helligdags- og sygeløn, ATP, arbejdstøj, arbejdsskadeforsikring, ansvarsforsikring, arbejdsledelse, inspektion og administration m.v. samt rengøringsmidler og rengøringshjælpemidler, herunder maskiner, som ikke tillægges af INSTITUTIONEN.

§ 11. REFUSION

I tilfælde af mangler er INSTITUTIONEN berettiget til at kræve forholdsmæssigt afslag i prisen for det udførte arbejde, medmindre manglen afhjælpes straks og uden ulempe for INSTITUTIONEN.

Ved lukning af flere lokaler - eller et enkelt lokale over en længere periode - er INSTITUTIONEN berettiget til en reduktion i prisen i henhold til §3, stk. 5, eller INSTITUTIONEN kan vælge, at arbejdskraften overføres til special-, ekstra- og hovedrengøringsarbejder, eller dele heraf.

Meddelelser om mangler samt om lukning af lokaler gives skriftligt af INSTITUTIONEN til RENGØRINGSSELSKABET. Meddelelse om lukning skal gives så tidligt som muligt og med mindst 7 dages varsel.

§ 12. RENGØRINGSSELSKA8ETS FORPLIGTELSER

RENGØRINGSSELSKABET forpligter sig til at opfylde nedenstående betingelser

Arbejdsledelse: Arbejdet ledes og kontrolleres af RENGØRINGSSELSKABETS inspektionspersonale, som regelmæssigt skal inspicere samtlige lokaliteter for at sikre, at arbejdet udføres i overensstemmelse med bestemmelserne i § 6.

Rengøringspersonale: RENGØRINGSSELSKABETS personale er forpligtet til at overholde de stedlige sikkerhedsbestemmelser og RENGØRINGSSELSKABETS personale har tavshedspligt. Denne tavshedspligt ophører ikke ved fratræden. RENGØRINGSSELSKABET påtager sig at forpligte rengøringspersonalet til at overholde tavshedspligten.

Ansvar: RENGØRINGSSELSKABET er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler for personskade eller anden skade, som forårsages af det udførte arbejde. I forbindelse med sådanne skader kan erstatning for hver begivenhed ikke overstige det i § 5 nævnte beløb, der reguleres i forhold til det lønregulerende pristal fra Danmarks Statistik.

Meldinger: Meldinger vedrørende mangler og uregelmæssigheder o.s.v. skal af RENGØRINGSSELSKABET omgående meddeles INSTITUTIONEN skriftligt eller med skriftlig bekræftelse.

§ 13. INSTITUTIONENS FORPLIGTELSER

INSTITUTIONEN forpligter sig tii at opfylde nedenstående betingelser

INSTITUTIONEN skal vederlagsfrit stille lokale(r) til rådighed til opbevaring af materialer og redskaber, og den skal sørge for, at RENGØRINGSSELSKABETS personale har adgang til garderobe og toiletfaciliteter, Renholdelse af redskabslokale(r) betales af RENGØRINGSSELSKABET

Derudover skal INSTITUTIONEN sørge for sådanne arbejdsmiljøfaciliteter, som er krævet af myndighederne. Herfra er undtaget personligt sikkerhedsudstyr, som skal stilles til rådighed af RENGØRINGSSELSKABET

Alle ændringer, herunder også midlertidige og mindre ændringer i arbejdets udførelse, aftales med RENGØRINGSSELSKABET og ikke med rengøringspersonalet.

Erstatningskrav skal af INSTITUTIONEN anmeldes skriftligt til RENGØRINGSSELSKABET, umiddelbart efter at skaden er konstateret.

§ 14. FORCE MAJEURE

I tilfælde af force majeure herunder også strejke eller lockout, som forhindrer arbejdets udførelse bortfalde, parternes forpligtelser, så længe force majeure virker. Den af parterne, der ønsker at påråbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure konstateres, og ved denne meddelelse orientere om force majeurens forventede varighed.

INSTITUTIONEN er, forbindelse med force majeure berettiget til reduktion af prisen, svarende til de besparelser, RENGØRINGSSELSKABET burde opnå. Såfremt der opstår tvist melmen INSTITUTIONEN og RENGØRINGSSELSKABET om størrelsen af besparelser, kan INSTITUTIONEN uden omkostninger forlange fyldestgørende dokumentation fra RENGØRINGSSELSKABETS normale revisor.

§ 15. OPSIGELSE

Denne kontrakt kan af hver af parterne opsiges skriftligt med 4 måneders varsel til en kalendermåneds udløb, dog tidligst til udløb et år efter kontraktens ikrafttræden. Undtaget herfra er de første 3 måneder, der betragtes som prøveperiode, hvor aftalen afhver af parterne skriftligt kan opsiges med 1 måneds varsel.

§ 16. MISLIGHOLDELSE

I tilfælde af væsentlig misligholdelse fra en af parternes side kan kontrakten ophæves af den anden part, og misligholdelsesbeføjelser gøres gældende i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler.

§ 17. TVISTIGHED

Såfremt de, opnår uenighed mellem parterne om kontrakten og dennes opfyldelse, og uenigheden ikke kan bilægges i mindelighed, skal sagen behandles ved dansk domstol.

§ 18. ÆNDRING AF KONTRAKTEN

Nærværende kontrakt kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem kontraktens parter.

§ 19. OVERDRAGELSE AF KONTRAKTEN

Denne kontrakt eller heraf flydende fordringer kan ikke overdrages, sælges eller belånes, uden at RENGØRINGSSELSKABET i hvert enkelt tilfælde forud har indhentet INSTITUTIONENS skriftlige tilladelse. Kontrakten kan dog danne grundlag for kassekredit på almindelige betingelser og være genstand for en factoring-aftale, såfremt aftalens vilkår ikke ændres.

§ 29. ORIGINALEKSEMPLARER

Denne kontrakt med tilhørende specifikation er udfærdiget og underskrevet i 2 eksemplarer, hvorafdet ene beror hos RENGØRINGSSELSKABET og det andet hos INSTITUTIONEN.

Skala for bygningers rengøringsmæssige egenskaber

Smudsafvisende overflader og former

5 = Alle overflader er glatte (poretætte) og klæbefri og der er ingen støvsamlende bygnings- og inventardele.

4 = De mest brugspåvirkende områder har alle glatte og klæbefri overflader.

3 = Overfladen og formerne er hverken smudsafvisende eller smudssamlende.

2 = De mest påvirkende områder har ru eller fedtede overflader og bygnings- og inventardele, hvor støv kan lægge sig.

1 = Overalt er overflader ru eller fedtede og der er mange iøjnefaldne vandrette flader, der kan samle snavs.

Smudsskjulende farver og materialer

5 = Der er smudsskjulende farver og materialer overalt.

4 = Der er smudsskjulende farver og materialer på alle de mest brugspåvirkende steder.

3 = Der er en jævn blanding af smudsskjulende og ikke smudsskjulende farver, dvs. så området må anses for neutralt behandlet i forhold til det aktuelle snavs.

2 = Der er mange steder, hvor fladerne gør tilsmudsning tydeligere, men kun få steder er det dog iøjnefaldende.

1 = Farver og materialer fremhæver den aktuelle tilsmudsning på en iøjenfaldende måde.

God tilgængelighed for rengøringsmateriel og -personale

5 = Alle muligheder for at ting, der kan hænge på væggen, stedet for at stå på gulvet, er udnyttet. Alt løst inventar er på hjul. Alle transportveje for rengøringsmateriel er farbare uden dørtrin eller løse ledninger på gulvet. Gangarealer og trapper er fuldt tilgængelige for maskinel rengøring og møbleringsgraden er overalt lav. Alle inventarflader, der skal rengøres er holdt ryddelige.

4 = Tilgængeligheden på de mest brugspåvirkende steder er god, medens der ikke er gjort noget særligt på de mindre udsatte steder.

3 = Tilgængeligheden er hverken god eller dårlig nogen steder.

2 = Tilgængeligheden er dårlig, overvejende på de mest brugspåvirkende steder.

1 = Tilgængeligheden er dårlig overalt.

Smudsforebyggende foranstaltninger

5 = Ved alle indgangspartier, også interne, er der effektive foranstaltninger, der kan forhindre såvel vådt som tørt snavs fra fodtøj, at komme ind eller rundt i bygningerne. Der er klimaanlæg med overtryk, så luftbåret smuds ikke kan komme ind.

4 = Der er smudsforebyggende foranstaltninger, men med begrænset kapacitet, ved alle indgange, også interne.

3 = Der er kun smudsforebyggende foranstaltninger ved hovedindgange, også interne, som forudsætter en aktiv tørring af fødder for at være effektiv.

2 = Der er kun få og små måtter, så det må formodes, at en stor del af snavset fra fodtøjet føres med ind (rundt).

1 = Der er ingen smudsforebyggende foranstaltninger.

Gode rengøringsfaciliteter

5 = Der er et hovedrum på f.eks. 2 m pr. 500 m anbragt bekvemt for fremmøde og i nærheden af elevator med passende størrelse. Birummene er praktisk fordelt i bygningen med f.eks. 1 stk. a 2 m pr. 1.000 m . Alle rengøringsrummene er udstyret med hylder til produkterne og har fri væg til maskiner og udstyr samt let afvaskelige flader. Der er jordede stikkontakter og vandstik i nærheden af trapper med hård belægning og større rengøringsmaskiner kan let transporteres over hele arealet.

4 = De fleste af de ovenfor nævnte rengøringsfaciliteter er til stede.

3 = Det kniber lidt med antal og størrelse af rengøringsfaciliteter, så mindre ulemper må formodes at opstå.

2 = Der er en tydelig mangel på rengøringsfaciliteter med en mærkbar vanskeliggørelse af rengøringen til følge.

1 = Der er væsentlige mangler vedrørende rengøringsfaciliteter.

Kategorioversigten er obligatorisk og blankettens m -felter skal udfyldes af rengøringsselskabet i overensstemmelse med udbudsmaterialets lokaleoversigter.

Institutionen bør dog som internt kontrolgrundlag selv sørge for at udfylde blankettens m -felter.

Herudover kan institutionen anmode om at få udfyldt totaltidskolonnen af selskabet som yderligere specifikation af tilbudet til intern anvendelse ved tilbudssammenstilling og -vurdering.

Blanketten kan i forbindelse med tilbudet frit anvendes af selskabet som internt kalkulationsgrundlag og/eller af institutionen som regne- og statistikgrundlag ved budgetovervejelser og vægtningsvurderinger.

Kategorioversigten er obligatorisk og blankettens m2 -felter skal udfyldes af rengøringsselskabet i overensstemmelse med udbudsmaterialets lokaleoversigter.

Institutionen bør dog som internt kontrolgrundlag selv sørge for at udfylde blankettens m2 -felter.

Herudover kan institutionen anmode om at få udfyldt totaltidskolonnen af selskabet som yderligere specifikation af tilbudet til intern anvendelse ved tilbudssammenstilling og -vurdering.

Blanketten kan i forbindelse med tilbudet frit anvendes af selskabet som internt kalkulationsgrundlag og/eller af institutionen som regne- og statistikgrundlag ved budgetovervejelser og vægtningsvurderinger.

Vedlagte kategorioversigter bør anvendes som kontrol-/statistikmateriale.

Blanketterne ST 19 og ST 23.

Arbejdstid

Institutionens arbejdstid er normalt arbejdsdage pr. år.

(f.eks. 252 arbejdsdage pr. år)

Institutionens ferie afvikles i perioden efter særskilt plan.

Institutionens normalarbejdsuge er

(eks. mandag-fredag)

Arbejdet skal udføres

uden for institutionens normalarbejdstid

inden for - inden for tidsrummet

kl. - mandag/fredag

kl. - lørdag/søndag

Lokalebenyttelsesoversigt til refusionsopgørelse/specialopgaver udarbejdes.

Særlige lokaleaktiviteter/mødeaktiviteter finder sted i månederne/ugerne/dagene i følgende lokaleafsnit

Indsamlet kontoraffald henstilles i lokale

- - bortkøres af selskabet

- - særligaftale

Almene bestemmelser

Daglige og kortperiodiske ren- og vedligeholdelsesarbejder udføres i henhold til

det referenceprogram, der er vedlagt som blanket ST 18.

Specialfunktioner/-arbejder ønskes udført i henhold til vedlagte referenceprogram, blanket ST 22.

Specielle bestemmelser

Forudsætninger

Vedlagte kategorioversigter bør anvendes som kontrol-/statistikmateriale.

Blanketterne ST 21 og ST 23.

Skolen/Institutionens

arbejdstid

Skolen/institutionens arbejdsår er normalt arbejdsdage pr. år.

(f.eks. 200 arbejdsdage pr. år)

Skolen/institutionens ferier afvikles med lukning således

undervisningslokaler fra til

administrationslokaler med birum fra til

skolens/institutionens normalarbejdstid er fra kl. til kl.

skolens/institutionens normalarbejdsuge er fra dag til dag (eks. mandag-fredag)

skolens/institutionens aften-/fritidsaktiviteter foregår i tidsrummet fra kl. til

kl.

i månederne

i følgende lokalenr.

Skolens/institutionens eksamener foregår i perioden

i følgende lokalenr.

i anledning af eksamen lukkes følgende lokaler

Arbejdet skal påregnes udført

inden for tidsrummet

kl. - mandag/fredag

kl. - lørdag/søndag

i skolens/institutionens arbejdsår

Aftalte specialopgaver udføres i skolens/institutionens ferier

inden for tidsrummet

kl. - mandag/fredag

kl. - lørdag/søndag

Almene bestemmelser

Daglige og kortperiodiske ren- og vedligeholdelsesarbejder udføres i henhold til

referenceprogram, der er vedlagt som blanket ST 20.

Specialfunktioner/-arbejder ønskes udført i henhold til vedlagte referenceprogram,

blanket ST 22.

Specielle bestemmelser

Aftalte specialopgaver udføres i eksamenslukkede lokaler i eksamensperioden således.

Eller der refunderes pr. lokale og dag således

Statens vejledning vedrørende aftaler om rengøringsarbejder

Direktoratet for statens indkøb, der er oprettet i henhold til administrationsdepartementets cirkulære af 25. marts 1977, skal medvirke til, at statens indkøb foretages på et forretningsmæssigt grundlag, og at statsinstitutionerne foretager deres indkøb så økonomisk fordelagtigt som muligt.

Formålet med denne vejledning er at forbedre rengøringsarbejdets tilrettelæggelse og gennemførelse i de institutioner, der vælger at lade rengøringen udføre af rengøringsselskaber. Institutioner, der lader rengøringen foretage af eget personale, bør dog være opmærksom på de områder i vejledningen, som naturligt lader sig indpasse ved rengøringens udførelse.

For så vidt angår de mere almindelige indkøbsmæssige aspekter henvises til »Statens indkøbsvejledning«.

Vejledningen er udarbejdet i nært samarbejde med Teknologisk Institut, og den erstatter »Statens udbudsbetingelser for rengøringsarbejder, 1951«.

1. INDLEDNING

Denne vejledning henvender sig til statens institutioner (1). Bestemmelserne i vejledningen bør følges, medmindre særlige omstændigheder begrunder fravigelser.

Vejledningens bestemmelser er udformet generelt, og de enkelte institutioner bør derfor vurdere, om der er særlige forhold, som bør iagttages i forbindelse med rengøringsarbejdet.

Vejledningen tager sigte på rengøringsarbejder, der omfatter mere end 1.000 m(2). Hvor rengøringsarbejdet er af mindre omfang, bør institutionerne vælge de dele af vejledningens bestemmelser og de blanketter, det er hensigtsmæssigt at benytte i den aktuelle situation. Uanset rengøringsarbejdets omfang bør institutionerne altid benytte standardkontrakten og udarbejde et referenceprogram og en kategorioversigt.

De blanketter, der er nævnt i de følgende afsnit, er optrykt i halv størrelse på de sidste sider i vejledningen, og på flere af dem er der givet en vejledning i brugen af den pågældende blanket.

Institutionerne, bør være opmærksomme på gældende lovgivning samt cirkulærer, vejledninger og lignende vedrørende indkøb.

Hvor en institution overlader indgåelse af rengøringskontrakter til andre - eksempelvis til rådgivende firmaer - påhviler det institutionen at sørge for, at bestemmelserne i denne vejledning følges. I sådanne tilfælde påhviler det endvidere institutionen at henlede opmærksomheden på gældende lovgivning, cirkulærer, statens indkøbsvejledning og andre vejledninger, samt institutionens eventuelle egne supplerende bestemmelser.

Institutionerne opfordres til at rette henvendelse til direktoratet, hvis der opstår tvivl med hensyn til forståelsen af vejledningen.

2. INDHENTNING AF TILBUD

2.1 Generelt

Tilbud på rengøring bør indhentes ved direkte forespørgsel, jf. »»Statens indkøbsvejledning«». Der bør indhentes tilbud fra et passende antal rengøringsselskaber, afhængig af det pågældende rengøringsarbejdes omfang og tidligere erfaringer.

Institutionerne bør ved enslydende skrivelser, som afsendes samtidig, give tilbudsgiverne oplysninger om, hvilke rengøringsopgaver, der ønskes udført, samt hvor hyppigt og hvor grundigt arbejdet skal udføres.

Det bør fremgå af udbudsskrivelsen, at »Rengøringskontrakt«», blanket ST 15, skal anvendes ved indgåelse af aftalen.

Sammen med udbudsskrivelsen bør følgende materiale sendes til tilbudsgiverne

- Plantegninger (f.eks. i mål 1:100 eller 1:200) for hver etage i de bygninger, rengøringsarbejdet skal omfatte. Hvor det ikke er muligt at give tilbudsgiverne en plantegning, bør der udleveres en anden egnet beskrivelse med angivelse af nettoarealet.

- Lokalefortegnelse, der refererer til ovennævnte plantegninger, hvori de enkelte lokaler er beskrevet med angivelse af lokalenummer, lokalekategori (undervisningslokale, kontor, køkken osv.), tillige med eventuel anden detaljeret beskrivelse af de pågældende lokaler, f.eks. om møblering.

Ud over plantegninger og lokalefortegnelse bør udbudsskrivelsen vedlægges referenceprogram, specialprogrammer og andre beskrivelser, som senere skal indgå i rengøringsaftalen - jf. standardkontraktens § 6.

2.2 Daglige rengøringsarbejder

Som beskrivelse af, hvordan det daglige rengøringsarbejde skal udføres, anvendes referenceprogrammerne ST 18, 20 eller 22 og kategoriskemaerne ST 19, 21 eller 23. Typen af referenceprogram og kategoriskema er afhængig af institutionens bygningskarakter (administrationsbygninger, undervisningsbygninger, specielle lokaler osv.).

I tilfælde af særlige behov kan institutionen selv konstruere et rengøringsprogram. Hertil anvendes de uudfyldte referenceprogrammer ST 18a, 20a eller 22a.

Uanset hvilket referenceprogram institutionen vælger, bør det meddeles tilbudsgiverne i udbudsskrivelsen, at der skal afgives tilbud i overensstemmelse med det program, der er vedlagt udbudsmaterialet. Der kan derudover gives tilbudsgiverne adgang til at afgive et alternativt tilbud med samme gyldighed som udbudsmaterialets program. Forudsætningerne herfor er, at

- det alternative tilbud på programmeret rengøring er baseret på en programbeskrivelse i blanket ST 18a, 20a, eller 22a, således at de tilbudte arbejder kan sammenlignes,

- det alternative tilbud, baseret på såkaldte niveausystemer (f.eks. KEB-systemet), indeholder en programbeskrivelse for det daglige og det kortperiodiske arbejdes omfang hver for sig - foruden niveau- og profilskemaer. De forventede hyppighedsangivelser skal af tilbudsgiverne angives på blanket ST 1Sa, 20a eller 22a.

2.3 Særlige opgaver

Ønsker institutionen andre arbejder udført ud over det daglige rengøringsarbejde, skal dette anføres i udbudsskrivelsen, og tilbudsgiverne bør anmodes om at oplyse prisen for disse arbejder særskilt. Hertil kan anvendes »Skema for specielle rengøringsarbejder« blanket ST 17, hvor de ønskede specialarbejder anføres med lokalekategori og -nummer samt hyppighed for arbejdets udførelse. Skemaet anvendes også som beskrivelsesgrundlag ved særlig tilbudsindhentning om specialrengøring, hovedrengøring, rengøring i forbindelse med om- eller tilbygninger og lignende.

I forbindelse med det daglige rengøringsarbejde vil der normalt også skulle udføres andre opgaver som fordeling af håndklæder, toiletpapir, håndsæbe, plastposer, affaldssække og lignende. Sådanne arbejder skal ligeledes anføres i udbudsskrivelsen, og tilbudsgiverne bør anmodes om at oplyse prisen herfor i tilbudet som en særskilt ydelse. Anskaffelsen af de nævmte varer bør institutionen normalt selv sørge for gennem statens centrale indkøbsordninger.

Pletrensning vil normalt indgå i den daglige rengøringsprocedure, men hvis institutionen ønsker, at pletrensning skal indgå som en særskilt ydelse, skal det nævnes i skrivelsen.

Hvor en rengøringsaftale også skal omfatte opgaver som f.eks. rensning af gardiner og gulvbelægninger samt vinduespolering, bør dette altid indgå i aftalen som en særskilt ydelse. Følgende vejledende hyppigheder er erfaringstal fra statsinstitutioner

- gardinvask eller gardinrensning udføres efter behov, dog erfaringsmæssigt fra een gang årligt til een gang hvert 3. år.

- fuldrensning af faste tekstile gulvbelægninger udføres efter behov, dog erfaringsmæssigt fra een gang åriigt til een gang hvert 5.10. år.

Rensning og delrensning af trafikerede områder med tekstile gulvbelægninger - såsom indgangspartier og ekspeditionslokaler - bør udføres efter behov. Erfaringsmæssigt omfattes 1-5pct. af det samlede areal af sådanne ekstraarbejder.

Hvor vinduespolering indgår i aftalen, bør vinduestype(r), placering og hyppighed for udvendig og indvendig polering angives i udbudsskrivelsen. Ved 2-siders glas bør vinduespolering normalt foretages 3-4 gange pr. år, og ved 4-siders glas bør mellempolering endvidere foretages 1-2 gange pr. år.

Nedtagning, vask og opsætning af persienner bør udføres efter behov.

Hovedrengøringsarbejder efter specificeret plan bør ligeledes udføres efter behov og i henhold til institutionens vedligeholdelsesplan. Den årlige udgift for hovedrengøringsarbejder udgør erfaringsmæssigt 1-8pct. af den årlige udgift til daglig rengøring.

Andre vedligeholdelsesprægede arbejder, f.eks. afvaskning af vægge og vinduespartier, anbefales udført efter særskilt vedligeholdelsesplan.

2.4 Oplysning om institutionensarbejdstid

Institutionen bør i udbudsskrivelsen give oplysning om

- institutionens arbejdsår (angivet i antal arbejdsdage pr. år),

- institutionens arbejdsuge (angivet i antal arbejdsdage pr. uge),

- de tidsrum på dagen, hvor rengøringsarbejdet kan udføres (bør anføres så fleksibelt som muligt),

- ferieperiodens indflydelse på institutionens brug af lokalerne (evt. lukning),

- eventuelle perioder med øget eller reduceret lokaleaktivitet, f.eks. aftenskoleundervisning, eksamensperioder etc.

Til beskrivelse herafanvendes erindringsoversigt ST 24 eller ST 25.

2.5 Vurdering af bygninger

Hvis institutionen omfatter flere bygninger, der er forskellige med hensyn til alder, indretning og tilgængelighed for rengøringsarbejdets udførelse, bør der foretages en beskrivelse af hver enkelt bygning ved anvendelse af »Skema til vurdering af bygningsegenskaber i relation til rengøring«, blanket ST 16.

Disse beskrivelser anvendes internt af institutionen til vurdering afforskelle mellem tilbudspriserne for de enkelte bygninger.

Blanket ST 16 kan også i uudfyldt stand vedlægges udbudsmaterialet til brug for tilbudsgiverne, når der ønskes oplysning om årsagerne til forskellig prisberegning for de bygninger, der omfattes aftilbudet.

2.6 Besigtigelse af lokaler

Der bør normalt gives tilbudsgiverne adgang til at besigtige de arealer, som rengøringsaftalen skal omfatte.

Institutionen bør forlange, at rengøringsselskaberne i tilbudet anfører nettoarealet ud for hvert lokale efter egne opmålinger og gennemgang af lokalerne. Derved opnår institutionen, at tilbudsgiverne har vurderet hvert lokale, og at arealerne senere kan samles på skemaerne ST 19, 21 eller 22.

2.7 Specifikation af priser

Institutionen skal i udbudsskrivelsen anmode tilbudsgiverne om at angive priserne for de tilbudte rengøringsarbejder i kroner (eksklusive moms) pr. måned eller pr. gang, jf. kontraktens § 3.

I udbudsskrivelsen skal tilbudsgiveren endvidere anmodes om at oplyse, hvor stor en del af de tilbudte priser, der ønskes reguleret i takt med ændringer i direkte og indirekte lønudgifter til rengøringspersonalet, jf. standardkontraktens § 4.

De tilbudte priser bør dække samtlige omkostninger, der er forbundet med arbejdet.

Endelig skal tilbudsgiverne opfordres til at oplyse de maksimale beløb, som de gennem deres forsikringsselskab hæfter for ved eventuelle skader, samt det pristal, som ligger til grund for reguleringen af de tilbudte erstatningsbeløb, jf. standardkontraktens § 5.

2.8 Tilbudsfrist

Der bør normalt gives rengøringsselskaberne 2-3 uger til at udarbejde tilbudet. Dertil skal lægges en periode af tilsvarende længde til institutionens vurdering af tilbudene og til eventuelle forhandlinger og kontraktafslutning.

Rengøringsarbejdet vil således normalt kunne påbegyndes 2-3 måneder efter, at udbudsskrivelsen er afsendt, idet selskabet bør have ca. 1 måned fra aftalens indgåelse til de nødvendige forberedelser.

3. INDGÅELSE AF RENGØRINGSAFTALEN

Når tilbudene fra rengøringsselskaberne er modtaget, foretages en sammenligning, således at institutionen kan danne sig et billede af tilbudenes fordelagtighed.

Institutionerne bør vælge det tilbud, som alle forhold taget i betragtning er det mest fordelagtige, og ikke alene basere deres valg på de tilbudte priser.

På baggrund af tilbudssammenligningen og efter eventuelle forhandlinger med en eller flere af tilbudsgiverne udarbejder institutionen et kontraktforslag på blanket ST 15 (standardkontrakten).

Kontraktforslaget skal ud over de individuelle betingelser i §§ 1-5 indeholde et komplet bilagsmateriale. Hvert enkelt bilag skal fremgå af kontraktens § 6, således at bilagsmaterialet bliver en del af kontrakten.

Kontraktforslaget sendes i 3 eksemplarer til rengøringsselskabet, som anmodes om at underskrive og returnere 2 eksemplarer til institutionen. Både standardkontrakten og hvert enkelt bilag skal underskrives af selskabet.

Når kontraktforslaget er modtaget retur fra selskabet, underskriver og daterer institutionen kontrakten og bilagene. Det ene eksemplar sendes derefter omgående til rengøringsselskabet.

Hvor der er tale om, at et nyt selskab har fået overdraget arbejdet, anbefales det institutionen så tidligt som muligt at indkalde selskabet til et møde med henblik på at gennemgå lokalermes rengøringsmæssige tilstand og at planlægge selskabets overtagelse af rengøringsarbejdet.

4. RENGØRINGSAFTALENS OPFØLGNING

4.1 Prisregulering

Ifølge standardkontrakten kan de priser, der er angivet i kontraktens § 3, reguleres i takt med udviklingen i direkte og indirekte lønudgifter til rengøringspersonalet.

Det påhviler rengøringsselskabet at dokumentere ændringer i lønomkostninger, og ændringerne har kun virkning for den del af de aftalte priser, der procentuelt er angivet i kontraktens § 4.

Hvis lønomkostningerne f.eks. er steget med 16pct. fra aftalens ikrafttræden, og prisreguleringsprocenten er fastsat til 70pct., foretages beregningen af prisreguleringen efter følgende formel

16 70

Kontraktpris plus kontraktpris gange 100 gange 100 = ny pris

4.2 Ændringer

Hvis der i løbet af aftaleperioden sker ændringer i rengøringsarbejdets omfang, i arbejdets tilrettelæggelse eiler lignende, bør sådanne ændringer aftales skriftligt.

Aftaler, der ændrer den oprindeligt indgåede kontrakt, bør udformes således, at det klart fremgår, hvad der udgår af kontrakten (paragraffer eller dele heraf), og derefter hvad der er aftalt i stedet for.

Forslag til ændringer i rengøringskontrakten bør udarbejdes af institutionen. Når de foreligger færdigforhandlet med rengøringsselskabet, sendes de til selskabet i 3 eksemplarer og behandles i øvrigt på samme måde som kontraktforslag, jf. vejledningens pkt. 3.

4.3 Kontrol og vurdering af rengøringsarbejdet

Det anbefales institutionerne løbende at vurdere rengøringsarbejdet, så der skabes et materiale over kvaliteten af arbejdets udførelse. Ved vurdering af rengøringsarbejdets udførelse anvendes »Kontrol- og vurderingsskema«, blanket ST 26. Vurderingen bør omfatte, et repræsentativt udsnit af institutionens lokaler, og den bør beskrive kvaliteten af det udførte arbejde, herunder om der er observeret mangler eller misligholdelse.

4.4 Refusion samt erstatning for skader

I tilfælde af mangler ved udførelsen af rengøringsarbejdet bør institutionen udfylde en mangelseddel (f.eks. ST 26), og medmindre manglen straks afhjælpes uden ulempe for institutionen, bør der kræves et forholdsmæssigt afslag i prisen for det manglende eller dårligt udførte arbejde.

Ved lukning af flere lokaler eller et enkelt lokale over en længere periode er institutionen ifølge standardkontrakten berettiget til et refusionsbeløb pr. m pr. dag. Hvor der er behov for det, bør institutionen som alternativ til refusionsbeløbet vælge at få udført special-, ekstra- og hovedrengøringsarbejder eller dele heraf, ud over det der er aftalt i de specialprogrammer, der er knyttet til kontrakten.

I forbindelse med erstatningskrav mod rengøringsselskabet finder dansk rets almindelige regler anvendelse. Opmærksomheden henledes på justitsministeriets cirkulære af 18. marts 1971, hvorefter institutionerne bør undlade at rejse erstatningskrav mod en skadevolder i tilfælde, hvor det må antages, at domstolene ville have ladet erstatningskrav bortfalde (efter forsikringslovens § 25, stk. 1, 2. punktum), hvis der havde været tegnet skadesforsikring.

Institutionerne bedes i tvivlstilfælde rette henvendelse til Direktoratet for statens indkøb.

4.5 Nyt udbud

I lighed med andre aftaler bør også rengøringsaftaler jævnligt vurderes. I denne vurdering bør blandt andet indgå, om rengøringsarbejdet udføres tilfredsstillende, og om den indgåede aftale ud fra en helhedsvurdering skønnes at være så hensigtsmæssig og økonomisk fordelagtig, at den bør fortsætte.

Hvis det i forbindelse med vurderingen besluttes, at der bør foretages et nyt udbud, skal det rengøringsselskab, som på det pågældende tidspunkt udfører arbejdet, orienteres herom, og aftalen skal opsiges i henhold til standardkontraktens regler. Arbejdet udbydes derpå efter de retningslinier, som er nævnt i vejledningens pkt. 2 og 3 til en kreds af potentielle leverandører. Hvis man er tilfreds med det udførte arbejde, bør det selskab, som udfører rengøringsarbejdet, have lejlighed til at give fornyet tilbud, og henvendelser fra andre rengøringsselskaber om at komme i betragtning som tilbudsgiver bør normalt også efterkommes.

Rengøringsaftaler bør ikke løbe længere end maksimalt tre år, før de på baggrund af en tilbudsindhentning afløses af en ny aftale.

Det oprindeligt udarbejdede udbudsmateriale vil normalt kunne anvendes flere gange. Ved nyt udbud bør institutionerne dog være opmærksomme på de justeringer af rengøringsarbejdet, som er foregået, siden materialet senest har været anvendt.

5. BLANKETTER

5.1 Blankettyper

Standardkontrakt til brug ved indgåelse af aftale om rengøringsarbejder.

Blanket nr. ST 15. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

Skema til vurdering af bygningsegenskaber i forbindelse med rengøring.

Blanket nr. ST 16. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

Skema for specielle rengøringsarbejder.

Blanket nr. ST 17. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

Referenceprogram for administrationsbygninger med vejledende rengøringsniveau.

Blanket nr. ST 18. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

Referenceprogram for administrationsbygninger uden vejledende rengøringsniveau.

Blanket nr. ST 18a. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

Kategorioversigt for administrationsbygninger.

Blanket nr. ST 19. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

Referenceprogram for skoler og lign. med vejledende rengøringsniveau

Blanket nr. ST 20. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

Referenceprogram for skoler og lign. uden rengøringsniveau.

Blanket nr. ST 20a. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

Kategorioversigt for skoler og lign.

Blanket nr. ST 21. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

Referenceprogram for specielle lokaler med vejledende rengøringsniveau

Blanket nr. ST 22. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

Referenceprogram for specielle lokaler uden vejledende rengøringsniveau.

Blanket nr. ST 22a. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

Kategorioversigt for specielle lokaler

Blanket nr. ST 23. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

Erindringsoversigt for administrationsbygninger.

Blanket nr. ST 24. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

Erindringsoversigt for skoler og lign

Blanket nr. ST 25. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

Kontrol- og vurderingsskema.

Blanket nr. ST 26. Leveringsenhed: Bundt a 10 blade.

5.2 Bestilling af blanketter

De blanketter, der er omtalt i denne vejledning, kan gratis rekvireres hos Direktoratet for statens indkøb ved anvendelse af vedlagte bestillingskort (Fi 19-110).

6. STIKORDSREGISTER

Affaldssække 2.3

Alternative tilbud 2.2

Arbejdstid 2.4

Besigtigelse af lokaler 2.6

Bilagsmateriale 3.

Blanketter 5.

Blankettyper 5.1

Bygningsegenskaber 2.5

Daglige rengøringsarbejder 2.2

Direkte forespørgsel 2.1

Erindringsoversigt 2.3

Erstatning 4.4

Erstatningsbeløb 2.7

Gardiner 2.3

Gulvbelægninger 2.3

Hovedrengøring 2.3

Håndklæder 2.3

Håndsæbe 2.3

Indgåelse af rengøringsaftale 3.

Indhentning af tilbud 2.

Kategoriskema 2.2

Kontraktforslag 3.

Kontrol af rengøringsarbejdet 4.3

Lokalefortegnelse 2.1

Lukning af lokaler 4.4

Mangler 4.4

Nyt udbud 4.5

Oplysning om institutionens arbejdstid 2.4

Persienner 2.3

Plantegninger 2.1

Plastposer 2.3

Pletrensning 2.3

Prisreguleringsprocent 2.7, 4.1

Referenceprogram 2.2

Refusion 4.4

Rengøringsprogram 2.2

Skader 2.7, 4.4

Specifikation af priser 2.7

Statens centrale indkøbsordninger 2.3

Sæbe 2.3

Særlige opgaver 2.3

Tekstile gulvbelægninger 2.3

Tilbudsfrist 2.8

Toiletpapir 2.3

Vinduespartier 2.3

Vinduespolering 2.3

Vurdering af bygninger 2.5

Vurdering af rengøringsarbejdet 4.3

Vægge 2.3

Ændringer 4.2

RENGØRINGSKONTRAKT

Fortsat fra forsiden.

Ingen