BBR-MEDDELELSE NO.2 Nye regler for udlevering af oplysninger fra BBR.

BBR-MEDDELELSE NO.2 Nye regler for udlevering af oplysninger fra BBR.

1. baggrund.

I boligministeriets bekendtgørelse nr. 357 af 22. juli 1983 er fastsat alle gældende regler for udlevering af oplysninger fra BBR. Bekendtgørelsen er vedlagt.

Bekendtgørelsen er udarbejdet efter de seneste ændringer af BBR-loven (lov nr. 138 af 13. april 1983). Med disse ændringer blev der åbnet mulighed for videregivelse af oplysninger til lejere samt til forskellige forsyningsvirksomheder. I bekendtgørelsen er endvidere fastsat nye regler for videregivelse af oplysninger til offentlige myndigheder og koncessionerede selskaber, jfr. § 6 i BBR-loven (lov nr. 243 af 12. maj 1976).

Med den nye bekendtgørelse nr. 357 udgår de hidtidige regler for udlevering af BBR-oplysninger, som var fastsat i

- §§ 5 og 6 i bekendtgørelse nr. 616 af 15. december 1980 om ejeres oplysningspligt til BBR og adgang til at modtage oplysninger fra registret.

- Cirkulære af 15. december 1980 om privates adgang til oplysninger i BBR,

- Cirkulære af 4. december 1979 om benyttelse af private virksomheder m.v. til behandlingsopgaver o.lign. i forbindelse med oplysninger fra BBR samt overdragelse af BBR-oplysninger til koncessionerede selskaber.

- Cirkulæreskrivelse af 8. december 1982 om udlevering af oplysninger fra BBR i forbindelse med tvangsauktioner.

2. Procedure for videregivelse af oplysninger fra BBR.

2.1 Hvem beslutter?

Det er i almindelighed kommunen, der beslutter, om oplysninger kan vederegives fra BBR. Beslutning om udlevering af BBR-oplysninger skal ske i overensstemmelse med de regler, der er anført i den nye bekendtgørelse.

Når der ønskes udleveret BBR-oplysninger fra flere kommuner samtidig, bør de enkelte kommuner sikre, at ansøgningen behandles på samme måde i de forskellige kommuner.

I visse tilfælde kan en ansøgning om at modtage oplysninger dog indsendes direkte til boligministeriet. Dette gælder, når der ønskes oplysninger om ejendomme, der ligger spredt over 10 eller flere forskellige kommuner. I sådanne tilfælde, hvor der er behov for oplysninger om mange ejendomme beliggende i mange forskellige kommuner, er der af praktiske grunde mulighed for, at boligministeriet behandler ansøgningen.

Udlevering af oplysninger direkte fra Kommunedata til datarekvirenten kan kun ske, når Kommunedata har modtaget en skriftlig tilladelse direkte fra kommunen eller fra boligministeriet.

I de tilfælde, hvor kommunen er i tvivl, om der må udleveres oplysninger, bør kommunen videresende ansøgningen til behandling i boligministeriet.

Problemet vil i denne forbindelse typisk være, at kommunen finder det tvivlsomt, om ansøgningen kan betragtes som en offentlig myndighed, et koncessiomeret selskab eller en forsyningsvirksomhed (jfr. § 2, stk. 3). Et eksempel på et sådant tvivlstilfælde er sammenslutninger af eller brancheorganisationer for en række koncessionerede selskaber eller forsyningsvirksomheder. Problemet kunne også være, at kommunen finder det tvivlsomt, om BBR-oplysningerne er af betydning for den pågældende myndighed/virksomheds opgaver.

2.2 På hvilket grundlag kan kommunen udlevere oplysninger?

I bekendtgørelsens kap. 3 står, hvilke betingelser der skal være opfyldt, før kommunen kan afgive oplysninger.

Udlevering af oplysninger til ejere og lejere samt til andre dele af den kommunale forvaltning kan ske, »når der foreligger behørig dokumentation for datarekvirentens ret til at modtage oplysninger« (jfr. § 8, stk. 1). Det vil sige, at BBR-registerføreren må være sikker på, at oplysningerne gives til de rigtige personer. (En sådan sikkerhed kan f.eks. bygge på skriftlig legitimation, personligt kendskab eller eventuelt ved at oplysningerne fremsendes til ejers/lejers adresse.

Udlevering afo plysninger til trediepart (f.eks. administrator, sagfører, energikonsulent ect.) må kun ske, når der foreligger tilstrækkelig dokumentation for, at vedkommende handler på ejers/lejers vegne.

Udlevering til andre forvaltninger i kommuner må kun ske, når oplysningerne er'af betydning for en sags afgørelse eller for forvaltningens virksomhed.'

Udlevering af oplysninger til offentlige myndigheder, koncessionerede virksomheder samt til »forsyningsvirksomheder« (§ 2, stk. 3) og »konsulentvirksomheder« (§3) kræver, at datarekvirenten skriftligt afgiver en række oplysninger samt ved sin underskrift erklærer, at ville overholde en række betingelser. Den udarbejdede standardkontrakt, der en nærmere omtalt nedenfor i pkt. 4 kan benyttes i denne forbindelse.

Hvis standardkontrakten ikke benyttes, skal de tilsvarende oplysninger og skriftlige erklæringer fremgå af datarekvirentens ansøgning.

Kommunen kan uden videre afgive oplysninger fra BBR, når det ud fra den fremsendte ansøgning/erklæring vurderes, at bekendtgørelsens betingelser er opfyldt.

Ved udlevering ifølge § 3 til kosulentfirma skal kommunen dog meddele den offentlige myndighed, som opgaven udføres for, at udlevering kan finde sted. Kommunen skal være bekendt med den aftale, der er indgået mellem parterne, om løsning af opgaver.

Kopi af anmodning om udlevering af BBR-oplysninger (f.eks. på standardkontrakt) indsendes til Boligministeriet, Departementets 4. kontor, Slotholmsgade 12, 1216 København K. til orientering. Der skal dog ikke indsendes kopi i forbindelse med udlevering af oplysninger ved tvangsauktioner.

2.3 Hvad kan udleveres?

I bekendtgørelsens kap. 2 står, hvilket materiale der kan udleveres (f.eks. BBR-Ejer og Lejermeddelelser, stamkort eller afskrift heraf, edb-lister, magnetbånd ect.) Ud over det materiale, der er nævnt i § 5, kan den datarekvirent ikke kræve adgang til andre typer oplysninger. Hvis BBR-registerføren finder det rimeligt og hensigtsmæssigt, kan der dog eventuelt udleveres andet registermateriale som f.eks. indberetningsbilag, fejl- og advislister ect.

Hvor oplysninger skal udleveres direkte fra Kommunedata I/S bør datarekvirenten - inden standardkontrakten udfyldes - tage kontrakt med ¬Kommunedata for at aftale, på hvilken måde udtrækket mest hensigtsmæssigt kan tilrettelægges.

Opmærksomheden henledes iøvrigt på, at BBR-loven og boligministeriets bekendtgørelse alene reguler adgangen til bygningsoplysninger m.v. i BBR-systemet. En eventuel videregivelse af tilsvarende oplysninger, der er registreret i anden forbindelse i kommunen (byggesagsarkiv ect.), er således ikke omfattet af bestemmelserne for BBR-oplysninger.

3. Tvangsauktioner.

Ifølge de hidtidige regler for udlevering af BBR-oplysninger ved tvangsauktioner kunne rekvirenten ved en tvangsauktion modtage oplysninger fra BBR til udarbejdelse af salgsopstilling, når fogedretten have bemyndiget rekvirenten til at modtage oplysninger på rettens vegne. (jfr. boligministeriets cirkulæreskrivelse af 8. december 1982).

Proceduren er fremover forenklet, idet der ikke stilles krav om at fogedretten skal give bemyndigelse. Rekvirenten ved en tvangsauktion (dvs. udlægshaveren ifølge tingbogsattest) kan således generelt (jfr. bekendtgørelsens § 3) modtage oplysninger på fogedrettens vegne til brug for udarbejdelse af salgsopstilling. Når en tvangsauktionsrekvirent (advokat) under strafansvar har skrevet under på de betingelser, der er anført i standartkontrakten, kan oplysninger udleveres uden yderligere dokumentation.

Boligministeriets standardkontrakt kan anvendes ved rekvirentens henvendelse til kommunen. Henvendelsen skal være skriftlig og skal indeholde de oplysninger og erklæringer der er anført i bekendtgørelsen.

Der kan ifølge bekendtgørelsen ikke opkræves gebyr ved udlevering af BBR-oplysninger i forbindelse med tvangsauktioner.

4. Boligministeriets standardkontrakt.

Standardkontrakten, der er optrykt som bilag 1 i bekendtgørelsen, er vedlagt i et antal eksemplarer.

Yderligere eksemplarer af kontrakten kan bestilles hos Direktoratet for Statens Indkøb, Distributionsafdelingen, Bredgade 20, 1260 København K., tlf. (01) 92 91 28 (telefontid mandag-fredag, kl. 10.00 -14.00). Blanketten koster 35 kr. for 100 stk.

Datarekvirenter med behov for mange standardkontrakter (F.eks. til tvangsauktioner) kan selv rekvirere kontrakten direkte fra Statens Indkøb.

Ved anvendelse af blanketten henledes opmærksomheden på følgende forhold

Pkt. 1-15 udfyldes af datarektirenten. Sker udlevering i henhold til § 3 skal det pågældende konsulentfirma underskrive.

Pkt. 16 (kommunens underskrift) kan benyttes, hvis kommunen med en fotokopi af den udfyldte kontrakt, vil meddele datarekvirenten, at oplysninger kan udleveres.

Endvidere skal kommunen underskrive i de tilfælde, hvor udlevering af oplysninger sker fra Kommunedata I/S. Når Kommunedata har modtaget en fotokopi af kontrakten med kommunens underskrift, kan oplysninger uden videre leveres til datarekvirenten.

Den originale standardkontrakt, der er underskrevet af datarekvirenten skal altid opbevares hos kommunen. Det vil naturligvis ikke være nødvendigt, at kommunen underskriver denne, men det vil antagelig være praktisk, således at det sidenhen kan dokumenteres, at der er givet tilladelse til udlevering af oplysninger.

Ingen