Skrivelse om bevarings- og kassationsbestemmelser for kriminalforsorgens anstalters arkiver.

BILAG

Bevarings- og kassationsbestemmelser for kriminalanstalternes arkiver.

A. SYNSPUNKTERNE BAG BEVARINGS- OG KASSATIONSPLANEN.

Kassationer i kriminalanstalternes arkiver efter 1910 foretages af anstalterne selv og på ledelsens ansvar efter de retningslinier, der er fastlagt i den efterstående fortegnelse (B.). Da denne ikke udtømmende kan opregne alle kategorier af arkivalier, som nu og i fremtiden vil forekomme i anstalterne, og da arkivaliernes betegnelse kan variere fra anstalt til anstalt, er der i det følgende som vejledning for anstalten i tvivlstilfælde redegjort for de synspunkter, arkivvæsenet har lagt til grund for bevarings- og kassationsbestemmelserne. I øvrigt bør alvorlig tvivl om bevaring eller kassation i det enkelte tilfælde altid tilsige bevaring.

Det er forudsat, at kriminalforsorgen i nutiden er en stærkt centraliseret organisation, hvor de enkelte anstalters forhold i høj grad styres af generelle regler og konkrete bestemmelser udformet i Direktoratet for kriminalforsorgen, og at der indberettes til direktoratet om alle forhold af væsentlig betydning for tilværelsen i anstalten. Ud fra denne forudsætning, der indebærer, at man i vid udstrækning gennem direktoratets arkiv kan følge forholdene på de enkelte anstalter, anses det for rimeligt at sætte en ret lav bevaringsgrad for disses egne administrative arkivalier, hvorved forstås alle arkivalier i kriminalanstalterne, som ikke kun vedrører de enkelte indsatte og derfor ikke henlægges på disses charteques.

Samtidig ønsker man dog, at det skal være muligt i anstalterne selv, så længe arkivalierne bevares der, og siden i de landsarkiver, hvortil arkivalierne afleveres, at studere anstalternes historie og forhold i hovedtræk uden at være henvist til mere besværlige og kostbare studier i København i direktoratets arkiv, hvad enten det endnu befinder sig i direktoratet eller er afleveret til Rigsarkivet. Dette forhold kan begrunde bevaring af arkivalier, der særligt egner sig hertil, uanset om de oplysninger, de rummer, også kan findes i direktoratets arkiv. Især hvor anstalternes materiale foreligger i en koncentreret og overskuelig form, mens det tilsvarende materiale i direktoratet må antages at være arkiveret mere spredt og mindre overskueligt, er der grund til også at bevare materialet lokalt.

I øvrigt er hovedsynspunkterne bag afgørelsen om henholdsvis bevaring og kassation følgende

Da kriminalanstalternes formål er forvaring og behandling af de afvigere, der efter enhver tids retsnormer anses for kriminelle, er det de arkivalier, som kan belyse udviklingen i opfattelsen heraf og skiftende tiders behandling af dem, der først og fremmest bør bevares. Det drejer sig om alt materiale, der afspejler eller kan belyse de metoder, der er anvendt, og den særlige måde, hvorpå de er anvendt i den enkelte anstalt, samt de forskelle, der måtte være i opfattelsen af den rette holdning til de indsatte og til de foreskrevne behandlingsmetoder, f.eks. mellem ledelsen og opsynspersonalet eller mellem ledelsen og direktoratet. Det kan ofte være afgørelsen af de mange små daglige problemer, der - betragtet i sammenhæng - afspejler ånden og tonen i anstalten. Netop på grund af de mange muligheder, der kan være for nuancer i opfattelse og adfærd fra anstalt til anstalt, måske bestemt af den enkelte inspektørs personlige syn på kriminalforsorg, har materiale, der kan oplyse herom, og som måske ikke altid afspejles tydeligt i mere officielle rapporter til direktoratet, en særlig interesse. Overhovedet samler bevaringsinteressen sig i særlig grad om alt, hvad der kan belyse specifikke forhold og begivenheder på den enkelte anstalt, og som ikke i samme grad kan aflæses af dokumenter, som er indgået til direktoratet.

Omvendt har arkivalier, der vedrører de ydre rammer om den enkelte anstalts virksomhed, mindre interesse, med mindre der er tale om forhold, der i særlig grad indvirker på de indsattes tilværelse og behandling, f.eks. bygningernes karakter og indretning, sikkerhedsforanstaltninger m.v. Ser man f.eks. på arbejdsdriften, har især arbejdet som led i fangebehandlingen interesse, mens oplysninger om de tekniske problemer, vareindkøb, lagerbeholdninger o.s.v. er mindre væsentlige. Med hensyn til sundhedsvæsenet er materiale vedrørende behandling af sygdomme, der ikke er særligt karakteristiske for anstalternes klientel, mindre væsentligt, mens et materiale, der eventuelt kan vise noget om større udbredelse af visse sygdomme, f.eks. tuberkulose, kønssygdomme, stofmisbrug m.v., hos de indsatte og i deres civile miljø end i befolkningen som helhed, eller som eventuelt kan oplyse om et fængselsopholds indvirkning på sundhedstilstanden, også den mentale, vil være af interesse. Som et område, hvor der i særlig høj grad kan kasseres uden skade for anstaltarkivets forskningsværdi, må økonomi- og regnskabsområdet anses. Materialet vedrørende forplejning må skønnes at være af stærkt aftagende betydning, jo nærmere man kommer nutiden. Kun i den udstrækning, der er tale om en forplejning, der afviger fra den, som anvendes også i andre offentlige institutioner, kan arkivalier herom anses for at have særlig interesse. Findes der særlige forplejningsreglementer eller andre forskrifter, bør de bevares såvel som eventuelle sager vedrørende klager over forplejningen.

Det gælder i øvrigt overalt, at selv om materialet vedrørende rutinemæssige forhold og funktioner af enhver art - postfordeling, vagtrapporter, feriefordeling o.s.v. - kasseres, bør generelle og principielle sager om sådanne forhold og klagesager m.v. bevares. I visse tilfælde kan der være tale om at bevare materialet for visse år, f.eks hvert 10., som prøver, der belyser ændringer i administrationen af de pågældende funktioner over længere tidsrum. For så vidt der bevares prøver hvert 10. år, bør det være fra de år, der ender på 0, ligesom eventuelle prøver med 5 års mellemrum bør være fra årstal på 0 og 5. Bevares prøver, bør dog altid desuden materialet fra det første kalender- eller finansår af anstaltens eksistens bevares.

Men først og sidst gælder, at det er arkivalierne vedrørende de indsatte, deres forhold, adfærd og behandling, der er i focus.

B. BEVARINGS- OG KASSATIONSPLAN.

Tidsgrænse

Samtlige arkivalier ældre end 1910 afleveres uden forudgående kassationer til landsarkiverne, som derpå foretager skønsomme kassationer.

Kassationsfrister

Det er principielt arkivvæsenet uvedkommende, hvor længe anstalterne vil bevare de arkivalier, som skal kasseres. Af praktiske grunde anbefaler man dog, at nedenstående retningslinier følges.

Hvor det ikke af administrative grunde er nødvendigt, bør kassationsfristen ikke overstige 30 år, og den bør i det hele for de enkelte kategorier af arkivalier gøres så kort som juridisk og administrativt forsvarligt. Det anbefales, at anstaltledelsen snarest efter planens modtagelse sætter terminer på de enkelte kassationsposter, for så vidt de ikke undtagelsesvis er fastlagt i planen, og at man instruerer det personale, som i det daglige har ansvaret for anstaltens arkiv, i kassationernes planmæssige udførelse.

OVERSIGT OVER HOVEDGRUPPER

1. Anstaltens forhold i almindelighed

2. Økonomi og regnskabsvæsen

3. Arbejdsdriften

4. Personale

5. De indsatte

6. Forplejning og beklædning

7. Sundhedsvæsen

8. Uddannelse og undervisning m.v.

9. Filialer, annekser, udstationeringer m.v.

1. ANSTALTENS FORHOLD I ALMINDELIGHED

Bevares

Bekendtgørelser, cirkulærer, reglementer, instrukser, inspektionsordrer m.v. af

betydning for forholdene i anstalten

Almen korrespondance

Inspektørernes specielle korrespondance

Mødeprotokoller af enhver art

Kopier af kvartals- og årsrapporter eller -beretninger

Statistik af generel karakter

Større byggesager

Billeder og tegninger af bygninger og interiører

Sager vedrørende sikkerhedsforanstaltninger

Inventarlister og sager om større inventaranskaffelser

Fortegnelser over personer, der har fået anstalten forevist, og eventuel korrespondance om besøg

Materiale særligt tilvejebragt til oplysning om anstaltens historie og forhold i øvrigt

Andet materiale af væsentlig betydning vedrørende anstaltens forhold i almindelighed

Avisudklip vedrørende anstalten

Kasseres

Vagtrapporter

Passersedler

Rapporter om rutinefunktioner

Andet materiale om anstaltens forhold i almindelighed uden væsentlig betydning

2. ØKONOMI OG REGNSKABSVÆSEN

Bevares

Hovedbøger til og med årgang 1940/41, derefter hver 10. årgang (1950/51 o.s.v.)

Reskontrobøger til og med årgang 1940/41, derefter hver 10. årgang (1950/51 o.s.v.)

Kasseres

Hovedbøger fra og med årgang 1941/42, K 20

undtagen hver 10. årgang

Reskontrobøger fra og med årgang K 20

1941/42, undtagen hver 10. årgang

Regnskaber K 20

Kassebøger K 20

Bikassebøger K 20

Bilag K 5

Anm.: Bestemmelsen om bevaring af hovedbøger og reskontrobøger gælder, indtil bogholderiet bliver tekstløst. Derefter kasseres alt materiale vedrørende regnskabsvæsen, med mindre der forekommer materiale, som anstaltens ledelse skønner bevaringsværdigt af hensyn til anstaltens historie.

3. ARBEJDSDRIFTEN

Bevares

Materiale der oplyser om arbejdet som led i fangebehandlingen

Materiale der oplyser om anstaltens arbejdsmæssige aktiviteter (produktionsområder, særlige opgaver)

Korrespondance af generel og principiel art

Kasseres

Arbejdsbøger

Overarbejdslister og lignende

Bøger over de indsattes tilgodehavende

Fabrikationsbøger

Lagerbøger

Kalkulationer

Varebeholdningsbøger

Salgslister og lignende

Ordrebøger og -sedler

Rekvisitionssedler og lignende

Faktura- og regningskopier

Korrespondance uden principiel betydning

4. PERSONALE

Bevares

Materiale vedrørende personale i almindelighed og principielle sager

Protokoller, kartoteker eller andre fortegnelser over det samlede personale

Personalesager for personer der er født den 1. i hver måned

Sager vedrørende chefer, souschefer og andre der har deltaget i anstaltens ledelse

Materiale vedrørende uddannelse af personale

Kasseres

Ansøgninger

Personalesager undtagen for personer født den K 70

1. i hver måned, og for chefer m.v. eller efter

vedkommendes død

Løn- og lønforskudssager

Uniformssager

Materiale vedrørende udstationering

Materiale vedrørende tjenesterejser

Materiale vedrørende vagt- og tjenestefordeling

Materiale vedrørende tjenestetid

Materiale vedrørende ferier og fridage

Materiale vedrørende overarbejde

5. DE INDSATTE

For charteques over de indsatte gælder følgende

Bevares

Charteques vedrørende politiske fanger under besættelsen

Charteques vedrørende dømte under retsopgøret efter besættelsen

Charteques vedrørende psykopatforvarede

Charteques oprettet efter 1. oktober 1946, som indeholder orange omslag med personlige oplysninger

Kasseres

Charteques oprettede før 1. oktober 1946 - med de 3 ovennævnte undtagelser

Charteques oprettede efter 1. oktober 1946, som ikke indeholder orange omslag med personlige oplysninger

Anm.: Da stamruller skal bevares, jævnfør nedenfor, skal stamrulleblade, som er indlagt i charteques, udtages.

For det øvrige materiale vedrørende de indsatte gælder følgende

Bevares

Stamruller og andre fortegnelser over indsatte

Kartoteker

Navneregistre

Fangefordelingsprotokoller

Forhørsprotokoller med sager

Straffeprotokoller med sager

Materiale vedrørende disciplinære foranstaltninger

Materiale vedrørende undvigelser og forsøg herpå

Fremstillingsprotokoller og lignende

Protokoller vedrørende fangebesøg

Materiale vedrørende orlov og udgangstilladelser

Materiale vedrørende censur og særtilladelser

Materiale med oplysninger om deltagelse i kirkegang, undervisning og kulturelle arrangementer og lignende, jævnfør gruppe 8

Løsladelsesprotokoller der indeholder vilkår for løsladelse

Materiale vedrørende forsorg, der ikke indgår i de enkelte charteques

Kasseres

Til- og afgangsfortegnelser

Løsladelsesprotokoller der ikke indeholder vilkår for løsladelsen

Domsudskrifter

Materiale vedrørende de indsattes ejendele og penge

Opsynets postrapporter og lignende

Alle rapporter om daglige rutiner, hvis oplysninger indgår i bevarede protokoller og kartoteker

6. FORPLEJNING OG BEKLÆDNING

Bevares

Reglementer, instrukser, kostplaner m.v. af generel art

Klagesager, herunder sager vedrørende spisevægring

Generelle og principielle sager vedrørende særforplejning

Kasseres

Forplejningsjournaler og lignende

Materiale vedrørende den løbende daglige forplejning

Indkøbs- og beholdningsbøger

Materiale vedrørende særforplejning, bortset fra generelle og principielle sager

7. SUNDHEDSVÆSEN

Bevares

Sygejournaler bevares i det omfang, rent lægelige hensyn tilsiger det, svarende til de regler der følges ved det almindelige sygehusvæsen

Materiale vedrørende det lægelige tilsyn med og den lægelige behandling af de indsatte, der kan rumme oplysninger om sygdomme, der er mere udbredte hos de indsatte og i deres civile miljø end i befolkningen som helhed

Materiale som kan oplyse om anstaltopholdets indvirkning på de indsattes sundhedstilstand, herunder den mentale

Materiale vedrørende stofmisbrug og behandling heraf

Kasseres

Receptbøger

Ordinationsbøger

Sygehusrapporter

Materiale vedrørende tandbehandling

8. UDDANNELSE OG UNDERVISNING M.V.

Bevares

Materiale vedrørende uddannelse, undervisning, foredrag, filmforevisning, musikarrangementer m.v. bortset fra anskaffelse og beholdning af undervisningsinventar og -materiale

Kasseres

Materiale vedrørende anskaffelse og beholdning af undervisningsinventar og -materiale

Anm.: Relevant er især, hvilke arrangementer der har været, og i hvilket omfang de indsatte har deltaget heri.

9. FILIALER, ANNEKSER, UDSTATIONERINGER M.V.

Bevares

Generelle og principielle sager om filialer, annekser, udstationeringer og lignende

Almindelig korrespondance om filialer m.v.

Registre over indsatte i filialer m.v.

Hovedrapporter fra filialer m.v.

Materiale svarende til det der skal bevares i hovedanstalten

Kasseres

Materiale svarende til det der skal kasseres i hovedanstalten

Dag- og ugerapporter af rutinemæssig art og om rutinemæssige forhold

Skrivelse om bevarings- og kassationsbestemmelser for kriminalforsorgens anstalters arkiver.

Direktoratet har nu afsluttet samarbejdet med Rigsarkivet vedrørende udarbejdelse af bevarings- og kassationsbestemmelser for krimininalanstalternes arkiver.

Der vedlægges et antal eksemplarer af de endeligt udformede bestemmelser, som man skal henstille til anstalterne at foranledige iværksat med henblik på en snarlig oprydning i arkiverne.

Opmærksomheden henledes specielt på bevarings- og kassationsplanens punkt 2 »Økonomi og regnskabsvæsen« (side 5 for oven), hvorefter regnskabsmateriale med de angivne undtagelser kan kasseres efter 20 år (K 20) samt bilag efter 5 år (K 5).

Endvidere bedes bemærket bestemmelsen ad punkt 4 »Personale« (side 6 midten). Efter denne bestemmelse kan personalesager med de angivne undtagelser kasseres efter 70 år (K 70).

Direktoratet bedes underrettet, når bevarings- og kassationsplanen er effektueret.

E.B.

Aage Bang

Til kriminalforsorgens anstalter

Ingen