Statens indkøbsvejledning

Statens indkøbsvejledning

Indholdsfortegnelse

1. INDLEDNING

2. INDKØBSPRINCIPPER

2.1. Generelt

2.2. Planlægning

2.3. Leje/Leasing

2.4. Kvalitets- og standardiseringshensyn

2.5. Ligestilling af danske og udenlandske varer

2.6. Offentlige udviklingskontratker

2.7. Medproduktion og modkøb

2.8. Statens centrale indkøbsordninger

3. INDHENTNING OG BEHANDLING AF TILBUD

3.1. Generelt

3.2. Køb efter regning

3.3. Former for tilbudsindhentning

3.4. Grundlag for tilbudsindhentning

3.5. Direkte forespørgsel

3.5.1. Generelt

3.5.2. Forespørgslens indhold

3.5.3. Tilbudsform og -frist

3.5.4. Åbning af tilbud

3.5.5. Ændring af tilbudsvilkårene

3.5.6. Kriterier for valg af leverandør

3.5.7. Underretning af tilbudsgivere

3.5.8. Intern redegørelse for indkøbssagen

3.6. Udbud i henhold til EF- og GATT-bestemmelserne

4. AFGIVELSE AF ORDRE

4.1. Generelt

4.2. Indkøb i henhold til kontrakt

4.2.1. Almindelige retningslinier

4.2.2. Udformning af kontraktteksten

4.3. Indkøb i henhold til mundtlig aftale, ordreblanket eller bestillingsskrivelse

4.4. Indsendelse af rammeaftaler til Direktoratet for statens indkøb

5. AFTALEVILKÅR

5.1. Generelt

5.2. Leverancens omfang

5.3. Køberleverancer og materiel til reparation og eftersyn

5.3.1. Køberleverancer

5.3.2. Materiel til reparation og eftersyn

5.4. Prisvilkår

5.4.1. Generelt

5.4.2. Prisregulering

5.5. Betaling

5.5.1. Tid, sted

5.5.2. Forudbetaling

5.5.3. Ratebetaling

5.5.4. Betaling til udlandet

5.5.5. Kursbasis

5.6. Levering

5.7. Generelle klausuler

5.7.1. Erstatning ved for sen levering (bod)

5.7.2. Force majeure

5.7.3. Garanti

5.7.4. Forsikring

5.7.5. Mestbegunstigelsesklausul

5.7.6. Videregivelse af oplysninger

5.7.7. Tvistigheder

5.7.8. Indsigt med leverandørens økonomiske forhold

5.7.9. Option

5.8. Patentrettigheder, licensafgifter

5.8.1. Patentrettigheder m.v.

5.8.2. Betaling af licensafgifter til institutionen

5.9. Ophævelse og annullering af kontrakten

6. KONTROL OG REKLAMATIONER

6.1. Generelt

6.2. Kontrol med leveringstid

6.3. Kontrol med kvantum og kvalitet

6.4. Kontrol med faktura

6.5. Reklamationer

7. SÆRLIGE BESTEMMELSER

7.1. Ansattes salg til institutionen

7.2. Personalekøb

7.3. Ansattes modtagelse af gaver m.v. (personbestemte ydelser)

7.4. Rejser

7.5. Tavshedspligt

7.6. Forholdet til aktindsigt

7.7. Betalingsstandsning og konkurs

8. AFHÆNDELSE AF MATERIEL M.V.

8.1. Generelt

8.2. Salg

8.2.1. Direktoratets salgsavis

8.2.2. Offentlig auktion

8.2.3. Indhentning af tilbud

8.3. Bytte

9. ADRESSE- OG TELEFONLISTE

10. Stikordsregister

Direktoratet for statens indkøb, der er oprettet i henhold til administrationsdepartementets cirkulære af 28. marts 1977, skal medvirke til, at statens indkøb foretages på et forretningsmæssigt grundlag, og at statsinstitutionerne foretager deres indkøb så økonomisk fordelagtigt som muligt.

Direktoratet har med denne vejledning ønsket at give statsinstitutionerne et hjælpemiddel i forbindelse med større eller mindre indkøb. Vejledningen angiver retningslinier for god forretningsmæssig adfærd i indkøbets forskellige faser og for den optræden, som ud fra almindelige forvaltningsmæssige principper bør iagttages over for leverandører.

Denne indkøbsvejledning erstatter den vejledning, som direktoratet udsendte i 1978. Ud over almindelige indkøbsmæssige retningslinier indeholder den en omtale af EF- og GATT-bestemmelserne vedrørende statslige indkøb, og af statsinstitutionernes muligheder for at benytte leje og leasing. Endelig indeholder vejledningen et særligt afsnit med regler om afhændelse af materiel.

1. INDLEDNING

Denne vejledning henvender sig til statens institutioner (* 1). Bestemmelseme i vejledningen skal følges, medmindre særlige omstændigheder begrunder fravigelser. Vejledningen bør ikke alene benyttes afindkøbere, men også af brugere, planlæggere og andre med henblik på et samarbejde i alle faser af indkøbet.

Danmarks internationale forpligtelser vedrørende statslige indkøb er omhandlet i administrationsdepartementets cirkulære af 18. december 1980 om fremgangsmåderne ved statslige indkøb. Ved køb, der er omfattet af reglerne i nævnte cirkulære, går cirkulærets bestemmelser forud for indkøbsvejledningens bestemmelser.

Bestemmelserne er udformet generelt, og det anbefales de enkelte institutioner at supplere bestemmelserne med mere specifikke regler, hvor der er behov for det.

Vejledningens bestemmelser gælder aftaler om levering af varer og tjenesteydelser. Ved tjenesteydelser forstås eksempelvis vedligeholdelse, rengøring og transport m.v. Principperne i vejledningen finder imidlertid også anvendelse på f.eks. licensaftaler, forpagtnings- og koncessionsaftaler samt leje- og leasingaftaler.

Institutionerne bør være opmærksomme på gældende lovgivning vedrørende indkøb, eksempelvis lov om køb, lov om aftaler og andre retshandler på formuerettens område, lov om køb på kredit, lov om markedsføring, lov om hvilket lands retsregler, der skal anvendes på løsørekøb af international karakter, lov om offentlighed i forvaltningen og lov om renter ved forsinket betaling. Der henvises til ajourførte lovsamlinger.

Institutionerne bør ligeledes være opmærksomme på cirkulærer og vejledninger m.v., der har tilknytning til indkøb, eksempelvis om anvendelse af genbrugspapir, indkøb af trykningsarbejder, anvendelse af standardformater, anskaffelse af edb-udstyr og om anmeldelse af større indkøb.

Hvor en institution overlader indkøb af varer og tjenesteydelser til andre - eksempelvis til rådgivende firmaer - påhviler det institutionen at sørge for, at indkøbene foretages i henhold til denne indkøbsvejledning og under overholdelse af Danmarks internationale forpligtelser, gældende lovgivning, cirkulærer og øvrige vejledninger samt institutionens eventuelle egne supplerende bestemmelser. I sådanne tilfælde anbefales det, at institutionen sikrer sig løbende orientering, især med hensyn til forslag om udbudsbetingelser og leverandørvalg.

Vejledningen gælder ikke statens bygge- og anlægsvirksomhed. Her henvises til lov om licitation, til boligministeriets cirkulære af 4. oktober 1974 om EF-Rådets direktiver vedrørende liberalisering og samordning af fremgangsmåderne med hensyn til indgåelse af offentlige bygge- og anlægskontrakter, til boligministeriets bygherrevejledning og til boligministeriets cirkulære af 11. november 1981 om pris og tid på bygge- og anlægsarbejder.

Vedrørende køb eller leje af fast ejendom henvises til Finansministeriets Budgetvejledning (1979) og vedrørende salg af statens faste ejendom henvises til de regler, der er fastsat i finansministeriets cirkulære af 10. marts 1978.

2. INDKØBSPRINCIPPER

2.1. Generelt

Statens indkøb skal foretages så økonomisk fordelagtigt og så hensigtsmæssigt som muligt. De økonomiske vilkår skal stå i rimeligt forhold til anvendelighed, kvalitet, service og leveringstid m.v., og den indkøbsmæssige indsats skal afpasses efter indkøbets størrelse, så indkøbene alt taget i betragtning sker til de lavest mulige totalomkostninger.

Institutionerne skal i alle anskaffelsens faser foretage en afvejning aføkonomiske, tekniske og vedligeholdelsesmæssige synspunkter. I afvejningen indgår også de kontraktvilkår, leverandøren er villig til at acceptere.

Institutionerne skal samtidig følge almindelige forvaltningsmæssige principper, herunder ligelig behandling af tilbud og tilbudsgivere.

Staten opnår som regel de mest fordelagtige vilkår, når der forhandles direkte med producent. Men institutionerne bør være opmærksomme på, at andre led i leverandørkæden, f.eks. importør, grossist eller detaillist, i visse tilfælde kan tilbyde mere fordelagtige vilkår. Institutionerne bør derfor skaffe sig et sådant kendskab til markedsforholdene, at de er i stand til at vælge de mest fordelagtige indkøbsmuligheder.

2.2. Planlægning

Institutionerne bør foretage en effektiv og langsigtet planlægning afindkøbene.

Interesserede virksomheder bør ved større og teknisk avancerede anskaffelser orienteres så tidligt som muligt om institutionens anskaffelsesplaner.

På vareområder, hvor institutionen foretager betydelige indkøb, bør der løbende ske indsamling og registrering af oplysninger om leverandører, priser og leveringsmuligheder m.v.

Indkøbene bør foretages i så god tid, at valgmulighederne ikke indskrænkes som følge af tidsmangel.

Institutionerne bør udnytte mulighederne for at foretage indkøb på tidspunkter, hvor markedet er gunstigt, hvis der herved kan opnås økonomiske fordele.

2.3. Leje/Leasing

Når en institution kun har behov for udstyr, inventar, transportmateriel o.lign. i en kortere periode, bør det undersøges, om det er økonomisk fordelagtigt at leje eller lease det pågældende materiel i stedet for at købe.

Juridisk set er leasing en form for leje. Der skelnes sædvanligvis mellem operationel leasing og finansiel leasing.

Ved operationel leasing går aftalen typisk ud på, at een part (ejeren) i en periode, der er kortere end udstyrets økonomiske levetid, forpligter sig til at stille et driftsaktiv til rådighed for en anden part (brugeren) mod et månedligt vederlag. Oftest inkluderer aftalen også service og vedligeholdelse.

Ved finansiel leasing går aftalen typisk ud på, at een part (ejeren/ leasingselskabet) finansierer en anden parts (brugerens) anskaffelse af et driftsaktiv. Leasingperiodens længde er baseret på den beregnede teknisk-økonomiske levetid. Brugeren betaler gennem månedlige ydelser aktivets anskaffelsesværdi med tillæg af forrentning i leasingperioden. I leasingperioden er aftalen i princippet uopsigelig af begge parter. Service og vedligeholdelse betales af leasingkunden. Denne leasingform er meget anvendt i det private erhvervsliv, især i forbindelse med anskaffelser af edb- og produktionsudstyr.

Finansministeriets Budgetvejledning (1979) tillader principielt ikke at statens institutioner indgår forpligtelser ud over det finansår, som den bevillingsmæssige hjemmel vedrører. Institutionerne kan derfor ikke benytte finansiel leasing, uden at der er tilvejebragt et særligt grundlag herfor. Omvendt vil budgetvejledningen ikke være nogen hindring for aftaler om operationel leasing, der ikke går ud over det enkelte finansår. Denne leasingform kan være økonomisk fordelagtig i tilfælde, hvor udstyr kun skal benyttes i en kort periode.

2.4. Kvalitets- og standardiseringshensyn

Institutionerne bør ikke vælge bedre kvalitet end påkrævet til opfyldelse af det pågældende behov.

Institutionerne bør så vidt muligt anvende almindeligt forekommende handelsvarer, standardtyper, etc. Anskaffelser af anden art betyder normalt højere priser og ringere forsyningsmuligheder. Andre hensyn kan dog gøre sig gældende, eksempelvis i tilfælde, hvor offentlige udviklingskontrakter kan komme på tale, jf. pkt. 2.6.

2.5. Ligestilling af danske og udenlandske varer

Institutionerne skal være opmærksomme på Danmarks internationale forpligtelser, som påbyder ligebehandling uanset tilbudsgivers nationalitet og varens oprindelse, jf. administrationsdepartementets cirkulære af 18. december 1980 om fremgangsmåderne ved statslige indkøb.

Ligebehandlingsprincippet indebærer ikke blot et krav om, at udenlandske varer og leverandører ikke stilles mindre gunstigt end danske, men også at indkøbene bør finde sted under fuld hensyntagen til dansk producerede varers konkurrencemæssige muligheder.

Institutionerne bør holde sig underrettet om, hvad der udbydes på de vareområder, hvor indkøb skal finde sted, herunder undersøge, om der findes egnede danske producenter. Hvis dette er tilfældet, bør der gives dem lejlighed til at afgive tilbud, eller de bør søges inddraget som underleverandører.

Ligebehandling bør også give sig udslag i, at udbud finder sted under former, der ikke på forhånd begunstiger bestemte typer af leverandører f.eks. meget store virksomheder. Opdeling af projekter kan således i mange tilfælde udvide kredsen af tilbudsgivere til også at omfatte mindre virksomheder.

Hvis der ved tilbudssammenligning opstår tvivl om, hvilket tilbud der er mest fordelagtigt, bør Direktoratet for statens indkøb rådspørges.

Institutionerne bør undgå at henvise til normer, standarder eller specifikationer, der kan medføre diskrimination af danske varer.

Hvor der ikke findes et produkt, som opfylder institutionens krav, bør den være opmærksom på muligheden for at etablere offentlige udviklingskontrakter (se pkt. 2.6.).

Spørgsmål om dansk industris leveringsmuligheder kan rettes til Industrirådet, Industriregisteret. Oplysninger kan også fås hos Teknologistyrelsen (Formidlingsrådets sekretariat) og i Direktoratet for statens indkøb.

2.6. Offentlige udviklingskontrakter

Ved lov nr. 104 af 20. marts 1970 er der oprettet et fond til fremme af teknisk og industriel udvikling (Udviklingsfondet). Fondets midler kan bl.a. anvendes til bistand til forsknings- og udviklingsarbejde i danske erhvervsvirksomheder samt til indgåelse af kontrakter om udvikling af nye produkter eller produktionsmetoder.

Statens institutioner bør være opmærksomme på de fordele, der ligger i at få udviklet produkter, systemer eller processer, som bedre opfylder institutionernes behov. Et sådant udviklingsarbejde kan ske på grundlag af udviklingskontrakter mellem det offentlige og private virksomheder.

Omkostningerne ved et udviklingsarbejde kan finansieres af Udviklingsfondet, som også bærer risikoen, hvis udviklingsarbejdet ikke lykkes, eller resultatet ikke anvendes. En anden mulighed er, at den pågældende institution selv finansierer udviklingsarbejdet.

Initiativet til oprettelse af en udviklingskontrakt kan komme såvel fra en offentlig institution, der er interesseret i at få et udviklingsarbejde gennemført, som fra en eller flere virksomheder, der er interesserede i at gennemføre arbejdet. Også Teknologistyrelsen, hvorunder Udviklingsfondet hører, kan bringe sådanne projekter i forslag.

Rådgivning vedrørende udviklingskontrakter kan fås i Teknologstyrelsen eller i Direktoratet for statens indkøb. Institutionerne henvises i øvrigt til publikationen »Orientering om offentlige udviklingskontrakter«, som er udgivet af industriministeriet i 1980.

2.7. Medproduktion og modkøb

Ved indkøb af større økonomisk omfang hos udenlandske producenter bør institutionerne være opmærksomme på, om der er mulighed for en medproduktion gennem underleverandører her i landet. Bistand ved etablering af sådanne aftaler kan fås i Teknologistyrelsen (Formidlingsrådets sekretariat).

Hvor en udenlandsk tilbudsgiver tilbyder at foretage modkøb af danske varer (industriel kompensation) bør der rettes henvendelse til industriministeriet, idet de internationale regler om statslige indkøb ikke i alle tilfælde tillader, at der indgås en kompensationsaftale. En sådan aftale betyder, at den udenlandske leverandør påtager sig at aftage danske industrivarer inden for en nærmere aftalt periode og beløbsramme.

Oplysninger om medproduktion og industriel kompensation kan fås i Industrirådet.

2.8. Statens centrale indkøbsordninger

Formålet med at koordinere institutionernes indkøb gennem fælles indkøbsordninger er i første række at gøre indkøbene så økonomisk fordelagtige som muligt og at begrænse det indkøbsarbejde, som foregår parallelt i institutionerne (markedsundersøgelser, forhandlinger med leverandører, afprøvning af produkter og indgåelse afaftaler m.v.).

Den institution, som af direktoratet udpeges til at forestå dette arbejde, kaldes administrator. Som administrator vælges enten den største bruger eller en institution, der har særlig viden om det pågældende vareområde.

De fælles indkøbsordninger vedrører fortrinsvis varer, hvor statens samlede indkøb udgør betydelige beløb, hvor standardiseringen ikke giver væsentlige problemer i institutionerne, og hvor mange instutioner benytter den pågældende vare.

Statens centrale indkøbsordninger omfatter alle statsinstitutioner samt en række selvejende institutioner, der modtager statstilskud, og som direktoratet har givet adgang til at benytte ordningerne efter aftale med det pågældende ressortministerium. Der gælder samme betingelser for alle institutioner med hensyn til benyttelse af ordningerne.

Indkøbsordningerne omfatter to typer aftaler, G- og T-aftaler. G-aftaler er aftaler, som institutionerne har pligt til at benytte ved alle indkøb af de omhandlede varearter. T-aftaler giver institutionerne et tilbud, som de skal benytte sig af, hvis de ikke har eller ikke vil kunne opnå - et mere fordelagtigt tilbud fra anden side. Der henvises til pkt. 3.1., sidste afsnit.

Institutionerne har ansvaret for, at statens indkøbsordninger benyttes i fuldt omfang og at oplysningerne behandles fortroligt. Dette gælder også, hvor indkøb overlades til rådgivende firmaer f.eks. ved indkøb af inventar m.v. til nybygninger. I den udstrækning varerne er omfattet af indkøbsordningerne, bør institutionerne selv foretage indkøbet, bl.a. fordi man derved undgår at skulle betale honorar for disse indkøb.

Der henvises i øvrigt til publikationerne »Statens centrale indkøbsordninger« og »Vejledning vedrørende aftaler om rengøringsarbejder«, som Direktoratet for statens indkøb har udgivet.

3. INDHENTNING OG BEHANDLING AF TILBUD

3.1. Generelt

Der bør i almindelighed indhentes tilbud fra et så stort antal tilbudsgivere, at der opnås størst mulig fri og åben konkurrence. Antallet af virksomheder, der skal spørges, afhænger af indkøbets art og størrelse samt af forholdene inden for branchen.

Indhentning af tilbud kan dog undlades, hvis det f.eks. drejer sig om

- indkøb af en så ringe størrelse, at indhentning af tilbud ikke medfører fordele, som opvejer de omkostninger, der er forbundet med en tilbudsindhentning,

- indkøb som følge af pludseligt opståede behov, der ikke har kunnet forudses, og som medfører, at indhentning af tilbud ikke kan gennemføres af tidsmæssige grunde (hasteordrer),

- indkøb, hvor statens centrale indkøbsordninger anvendes.

I forbindelse med hasteordrer bør det undersøges, om ordren kan deles, således at kun en mindre del indkøbes uden forudgående tilbudsindhentning, eller om tilbud kan indhentes mundtligt (telefonisk).

Hvor indkøbet afventer bevillingsmæssig eller anden tilladelse, bør indhentning af tilbud ikke udsættes, således at indkøbet som følge herafsenere skal gennemføres som hasteordre. Om nødvendigt bør forespørgslen indeholde det nødvendige forbehold.

Reglen om, at indhentning af tilbud kan undlades, hvor statens centrale indkøbsordninger anvendes, udelukker ikke, at der foretages indhentning af tilbud, hvor vareområdet er dækket af en T-aftale, og der f.eks. er tale om køb af store kvanta til et enkelt leveringssted. I sådanne tilfælde bør aftalens administrator orienteres forud, og den leverandør, T-aftalen er indgået med, bør også anmodes om tilbud på den pågældende leverance.

3.2. Køb efter regning

I visse tilfælde kan det blive nødvendigt at foretage køb efter regning, eksempelvis ved konstruktions- og reparationsarbejder.

Der bør normalt foreligge et overslag fra leverandøren og - medmindre der er tale om indkøb for mindre beløb - skal det være aftalt, at regningen specificeres i arbejdstid, f.eks. for faglærte, ufaglærte og lærlinge samt i materialeforbrug og omkostningstillæg, og at disse poster kan dokumenteres gennem arbejdssedler, fakturaer eller lignende.

Køb efter regning bør begrænses mest muligt, og bestemmelserne om indhentning af tilbud og afgivelse af ordrer skal følges i videst muligt omfang.

I kontrakter vedrørende udviklingsarbejder, forsøg og nykonstruktioner m.v. skal det normalt fastlægges, at den pågældende leverandør ved senere tilbud til statsinstitutioner ikke må indregne de af institutionen allerede betalte udviklings- eller forsøgsomkostninger i tilbudspriserne.

3.3. Former for tilbudsindhentning

Indhentning af tilbud foretages i almindelighed ved direkte forespørgsel, hvor institutionen retter henvendelse til den kreds af virksomheder, der formodes at være leverings- og konkurrencedygtige.

Ved indkøb over en vis beløbsgrænse skal udbud som hovedregel foretages i h.t. EF- og GATT-bestemmelserne. Indkøbet offentliggøres i EF-Tidende enten som begrænset udbud eller som offentligt udbud. Gennem annoncering gøres interesserede virksomheder opmærksom på, at institutionen ønsker at modtage tilbud, jf. pkt. 3.6.

Ved begrænset udbud gives der først interesserede virksomheder lejlighed til at anmode om at måtte afgive tilbud. Institutionen bestemmer derefter selv, hvilke virksomheder den vil opfordre til at afgive tilbud.

Ved offentligt udbud kan enhver interesseret virksomhed afgive tilbud.

Reglerne om disse udbudsformer er omhandlet i administrationsdepartementets cirkulære af 18. december 1980 om fremgangsmåderne ved statslige indkøb.

Det frarådes at anvende betegelsen »licitation« i forbindelse med indhentning af tilbud. Licitationsloven gælder kun bygge- og anlægsarbejder, og dens regler bør ikke anvendes i forbindelse med indkøb af varer og tjenesteydelser, ligesom der ikke bør henvises til licitationsloven - hverken helt eller delvist - i forbindelse med tilbudsindhentning.

Såfremt institutionerne har behov for bistand i forbindelse med tilbudsindhentning, bør de rette henvendelse til Direktoratet for statens indkøb.

3.4. Grundlag for tilbudsindhentning

Institutionerne skal ved indhentning af tilbud bl.a. tage følgende i betragtning

- Inden der indhentes tilbud på en vare eller et arbejde, skal det fornødne grundlag for tilbudsgivningen foreligge fuldt gennemarbejdet, medmindre særlige forhold hindrer dette. Hvor der ikke er tale om en konkret vare eller et konkret arbejde, d.v.s. hvor institutionen ønsker tilbud på opfyldelse af et behov, skal behovet beskrives så detaljeret som muligt.

- Der bør ske en opdeling af leverancen i passende størrelser og kategorier, hvis en sådan opdeling skønnes at ville skærpe konkurrencen mellem tilbudsgiverne.

- Dersom det ikke medfører væsentlige ulemper for institutionen bør der ved større leverancer gives adgang til at byde på hele eller dele af leverancen.

- Leveringsfrister bør af hensyn til de prismæssige konsekvenser ikke fastsættes kortere end nødvendigt. Ved indhentning af tilbud på ilere indbyrdes sammenhængende leverancer skal leveringsfristerne være koordineret.

- Hvis institutionen kan forudse, at der kan blive behov for yderligere køb af den samme vare, og som følge deraf kan være interesseret i at optionsbestemmelser indgår i aftalen, bør tilbudsgiverne opfordres til at fremkomme med forslag hertil i deres tilbud,jf. pkt. 5.7.9.

3.5. Direkte forespørgsel

3.5.1. Generelt

Ved direkte forespørgsel rettes anmodning om tilbud til et passende antal virksomheder, som må formodes at være leverings- og konkurrencedygtige. Antallet må vurderes efter indkøbets art og størrelse samt tidligere erfaringer m.v. I tvivlstilfælde kan institutionen ofte med fordel kontakte andre statsinstitutioner, der vides at have et stort forbrug af den pågældende vare, eller institutionen kan kontakte Direktoratet for statens indkøb. Henvendelser fra virksomheder om at komme i betragtning som tilbudsgiver bør normalt efterkommes.

Antallet af forespørgsler kan dog begrænses til en enkelt eller en snævrere kreds af virksomheder

- hvis indhentning af flere tilbud ikke kan forventes at medføre fordele med hensyn til pris m.v.,

- hvis der er tale om en hasteordre eller en mindre tillægsbestilling,

- hvis der er tale om et arbejde, der kræver særlig teknisk viden, f.eks. i forbindelse med forsøg og nykonstruktioner eller kunstnerisk evne hos leverandøren,

- hvis det drejer sig om køb af ringe økonomisk omfang.

Medmindre der forud er truffet særlig aftale, ydes der ikke betaling for udarbejdelse af tilbud. Hvis tilbudsgiverens arbejde hermed må antages at blive omfattende, anbefales det at præcisere i forespørgslen, at der ikke vil blive ydet betaling for tilbudet.

Tilbud bør normalt indhentes skriftligt og forespørgslen bør udsendes samtidigt til tilbudsgiverne.

3.5.2. Forespørgslens indhold

En forespørgsel skal indeholde alle oplysninger, der har betydning for at virksomhederne kan afgive brugbare tilbud.

Forespørgslen kan bl.a. indeholde

- en nøje specifikation af varen og den mængde, der ønskes leveret,

- leverancens bestemmelsessted,

- oplysninger om, i hvilken udstrækning afgifter, emballageomkostninger, monteringsomkostninger og udgifter til kontrol, forsøg eller udvikling, senere teknisk assistance fra leverandøren og kursus m.v. skal være inkluderet i prisen,

- ønskede garantier og andre sikkerhedsbestemmelser,

- opfordring til at præcisere betalings- og leveringsbetingelser, herunder evt. leveringssted,

- leveringstid,

- tilbudsadresse og eventuel mærkning af tilbudet,

- fristen for indgivelse af tilbudet og en angivelse af den periode, hvori tilbudet bør være gyldigt.

Hvor det er hensigtsmæssigt, bør det i forespørgslen angives, at tilbudsgiver kan afgive supplerende eller alternative tilbud.

Institutionen skal på grundlag af varens art, købets økonomiske omfang, kendskab til konkurrencen på markedet m.v. vurdere, hvilke yderligere oplysninger og krav, det vil være hensigtsmæssigt at medtage i forespørgslen.

For at opnå en effektiv konkurrence bør institutionerne ikke stille mere vidtgående krav end nødvendigt til leveringstid, betalingsvilkår, transportvilkår og leveringsmåde m.v.

Institutionen skal sikre sig kendskab til de tilbudte varers oprindelsesland.

Om nødvendigt bør institutionerne i forespørgslen gøre opmærksom på,

- at der ikke er adgang til at overvære åbning af tilbud eller til at få oplysning om disses indhold,

- at institutionen frit kan vælge mellem indkomne tilbud og føre forhandlinger med enhver tilbudsgiver.

Der kan især være behov for at præcisere de nævnte bestemmelser, hvis der på grund af varens art eller arbejdets art er risiko for, at tilbudsgiverne får opfattelsen af, at der er tale om en licitationslignende tilbudsindhentning.

3.5.3. Tilbudsform og -frist

Tilbud bør normalt afgives enten skriftligt i mærket, lukket konvolut eller telegrafisk (telegram eller telex). Afgives et tilbud telegrafisk, skal tilbudsgiveren straks sende skriftlig bekræftelse. Telegrafisk tilbud, som er modtaget inden tilbudsfristens udløb, betragtes som rettidigt afgivet.

3.5.4. Åbning af tilbud

Indkomne, lukkede tilbud bør først åbnes efter tilbudsfristens udløb.

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbudene eller til at få oplysninger af nogen art om de øvrige tilbud eller tilbudsgivere.

Den enkelte institution fastlægger, hvordan modtagne tilbud skal registreres m.v.

Efter at tilbudene er åbnet, bør senere modtagne tilbud ikke tages i betragtning.

3.5.5. Ændring af tilbudsvilkårene

Institutionen kan optage forhandling med tilbudsgiverne om tilbudsvilkårene, når det skønnes at kunne medføre bedre vilkår. Hvis der indledes forhandlinger med andre tilbudsgivere end den, der har afgivet det laveste tilbud, bør der sædvanligvis optages tilsvarende forhandlinger med den eller de tilbudsgivere, der er fremkommet med lavere tilbud - også selv om prisen ikke anses for at være den afgørende faktor ved bedømmelsen af tilbudene.

Det bør overvejes at foretage fornyet indhentning af tilbud, hvis der inden et indkøb er afsluttet indtræder forhold, der kan medføre lavere priser eller andre forbedringer i tilbudene - eksempelvis ændrede markedsforhold eller nye overvejelser hos brugeren.

3.5.6. Kriterier for valg af leverandør

Den indkøbende institution skal antage det tilbud, som alle forhold taget i betragtning er mest fordelagtigt. At et tilbud indeholder den laveste pris, behøver ikke at være en absolut afgørende faktor.

Ved sammenligning af tilbud bør man således ikke hæfte sig ved nettoprisen alene, men anlægge en helhedsvurdering. Heri inddrages alle omkostninger, som knytter sig til det enkelte tilbud, herunder også omkostninger som følge af tilsyn med produktionen, hjemtagelsesomkostninger, leverancekontrol, lageromkostninger, garanti- og servicebetingelser m.v.

I den udstrækning det er muligt, bør institutionerne endvidere vurdere levetidsomkostningerne ud fra erfaringer med hensyn til driftssikkerhed og vedligeholdelsesomkostninger. I denne vurdering bør priser for driftsmaterialer m.v. også tages i betragtning.

Den leverandør, der vælges, må forventes at kunne opfylde følgende krav

- have tilstrækkelig finansieringsevne,

- kunne imødekomme kvalitetskravene inden for de forudsatte leverings- eller færdiggørelsestidspunkter,

- råde over nødvendigt anlæg og udstyr til produktionen,

- kunne stille den nødvendige organisation, erfaring og tekniske dygtighed til rådighed,

- kunne opfylde specielle krav, der stilles til den enkelte leverance, f.eks. vedrørende kvalitetskontrol,

- kunne opfylde eventuelle forskrifter udgivet af offentlige rnyndigheder, f.eks. forskrifter om arbejderbeskyttelse, sundhedsforskrifter, brandforskrifter m.v.

- indgå på rimelige kontraktvilkår i øvrigt, herunder vedrørende følgerne af misligholdelse.

3.5.7. Underretning af tilbudsgivere

Samtlige vilkår, som skal gælde for købet, bør fremgå af den skriftlige accept til den valgte tilbudsgiver.

Når aftalen er indgået med den valgte tilbudsgiver, skal der gives de øvrige tilbudsgivere meddelelse om, at deres tilbud ikke er antaget. Meddelelsen bør ikke indeholde oplysning om, hvem institutionen har valgt som leverandør, hvilke vilkår der er aftalt eller begrundelse for, at de ikke fik ordren.

Hvis en tilbudsgiver ønsker nærmere begrundelse for, at tilbudet ikke er antaget, bør institutionen henvise forespørgslen til Direktoratet for statens indkøb.

3.5.8. Intern redegørelse for indkøbssagen

I forbindelse med afslutning af større indkøbssager skal det af et notat i indkøbssagen fremgå, hvilke tilbud der er antaget, henholdsvis forkastet, motiveringen herfor, samt hvilke forhold der har været af særlig betydning ved indkøbssagens behandling og valget af leverandør.

Notatet opbevares af den indkøbende institution og står til rådighed for institutionens ledelse og overordnede myndigheder samt for Direktoratet for statens indkøb med henblik på behandling af eventuelle spørgsmål vedrørende det pågældende indkøb, som måtte blive rejst senere.

3.6. Udbud i henhold til EF- og GATT-bestemmelserne

Reglerne om offentlige og begrænsede udbud samt om offentliggørelse i EF-Tidende fremgår af administrationsdepartementets cirkulære af 18. december 1980 om fremgangsmåderne ved statslige indkøb. Bestemmelserne gælder som hovedregel for indkøb, hvis skønnede værdi ekskl. moms udgør mindst 150.000 særlige trækningsrettigheder (SDR), pr. 1.1.1982 svarende til kr. 1.140.000.

Cirkulæret angiver to udbudsformer, nemlig begrænset udbud og offentligt udbud. Ved at benytte begrænset udbud vil man normalt kunne begrænse arbejdsbyrden med at skulle behandle et alt for stort antal tilbud. Institutionerne bør være opmærksomme på de foreskrevne tidsfrister, der er minimumsfrister.

Institutionerne bør være meget omhyggelige med den prioritering af kriterier, de anfører ved udbud i EF-Tidende, f.eks. kvalitet, pris, leveringstid, driftsomkostninger, rentabilitet, service og teknisk bistand. Hvis kriterierne ikke er anført i prioritetsorden, bør det udtrykkeligt fremgå, at rækkefølgen ikke angiver en prioritering, således at misforståelser og klager kan undgås.

Institutionen kan forlange, at alle oplysninger i forbindelse med et tilbud gives på deres eget lands sprog. For at undgå misforståelser bør institutionen normalt benytte sig herafog samtidig påse, at den udenlandske virksomhed affatter al korrespondance vedrørende betingelser, beskrivelse og eventuel brugervejledning m.v. på dansk.

Hvis institutionen er i tvivl om, hvordan udbudsbekendtgørelsen til EF-Tidende skal udarbejdes, bør institutionen rette henvendelse til Direktoratet for statens indkøb.

Bestemmelserne om modtagelse, åbning og behandling af tilbud efter en udbudsbekendtgørelse i EF-Tidende er omhandlet i førnævnte cirkulære fra administrationsdepartementet.

I forbindelse med en række af bestemmelserne i de internationale retsregler vedrørende statslige indkøb (EF- og GATT-bestemmelserne), er direktoratet central myndighed. Dette gælder f.eks. vedrørende forespørgsler og klager fra leverandører, henvendelser fra udenlandske handelsrepræsentationer samt ønsker om bistand til udviklingslande i forbindelse med udbud. Hvis en institution modtager henvendelser af denne art, bør den derfor sætte sig i forbindelse med Direktoratet for statens indkøb.

4. AFGIVELSE AF ORDRE

4.1. Generelt

Institutionerne kan efter omstændighederne vælge at afgive ordre i form af kontrakt, bestillingsskrivelse, ordreblanket (rekvisition) eller eventuelt mundtligt, jf. pkt. 4.2. og 4.3.

4.2. Indkøb i henhold til kontrakt

4.2.1. Almindelige retningslinier

Kontrakt oprettes i tilfælde, hvor købets karakter gør det påkrævet at have sikkerhed for, at der er enighed om forståelse af vilkårene. Kontrakten fastsætter parternes indbyrdes forpligtelser og rettigheder, og den underskrives af både institution og leverandør.

Det er derfor nødvendigt, at kontraktens vilkår er udformet og skrevet så fuldstændigt og entydigt som overhovedet muligt.

Af forhold, der især gør det hensigtsmæssigt at udarbejde aftalen i form af kontrakt, kan nævnes

- indkøbet er af betydelig økonomisk omfang.

- anskaffelsen er teknisk kompliceret.

- priserne kan først endelig beregnes efter varens produktion eller levering.

- købet foretages i udlandet.

- leveringsbetingelserne er specielle.

Aftaler om løbende leverancer bør være tidsbegrænsede. Er en aftale på grund af særlige forhold ikke tidsbegrænset, bør den indkøbende institution mindst een gang om året vurdere, om aftalen skal opretholdes uændret, ændres eller opsiges. Grundlaget for beslutningen noteres i sagen.

4.2.2. Udformning af kontraktteksten

Kontrakten bør indeholde alle de vilkår, der er nødvendige for at få en fuldstændig og entydig kontrakt, hvor sælgers og købers forpligtelser og rettigheder er beskrevet. Der skal bl.a. tages stilling til de aftalevilkår, der er nævnt i afsnit 5.

For at lette forståelsen bør kontraktens bestemmelser anføres i logisk rækkefølge.

Sætningerne bør være korte og præcise og ikke indeholde overflødige vilkår og detaljer. Ord, som kan have flere betydninger, bør ikke anvendes.

Det bør fremgå af kontrakten, hvor mange originaleksemplarer der underskrives, og hvordan de fordeles.

Aftaler om bl.a. varekøb og tjenesteydelser til statsinstitutioner (* 2) er fritaget for stempelafgift i henhold til § 79, stk. 1 i lov om stempelafgift.

På edb-området foreligger statslige standardkontrakter, som kan rekvireres i administrationsdepartementet.

En række bestemmelser kan være af en sådan karakter, at særlige overvejelser er påkrævet. Det anbefales derfor i tvivlstilfælde at søge juridisk og anden sagkyndig bistand i forbindelse med udformning af kontrakter. Direktoratet for statens indkøb kan yde sådan bistand.

Såfremt egentlig advokatbistand skønnes fornøden, bør statsinstitutioner 1) rette henvendelse til Kammeradvokaten.

4.3. Indkøb i henhold til mundtlig aftale, ordreblanket eller bestillingsskrivelse

En mundtlig aftale anvendes normalt kun, når det drejer sig om indkøb af ringe økonomisk omfang og den økonomiske risiko er uvæsentlig i forhold til de omkostninger, der kan spares.

Sker indkøbet ved mundtlig aftale, bør det overvejes, om der er behov for at bekræfte ordren skriftligt over for leverandøren eller betinge sig en skriftlig bekræftelse fra leverandøren.

Ordreblanket anvendes, hvor købet er rutinepræget, og hvor der kun er behov for at indsætte få oplysninger, f.eks., varens betegnelse, købskvantum, pris og leveringstid.

Bestillingsskrivelse anvendes i tilfælde, hvor købet er af en sådan karakter, at de nødvendige oplysninger ikke kan indeholdes i en ordreblanket, men hvor købets art på den anden side ikke nødvendiggør udarbejdelse af kontrakt. Leverandøren bør skriftligt bekræfte ordren, hvilket kan ske ved at underskrive og returnere en genpart af bestillingsskrivelsen.

Institutionen bør være opmærksom på, om leverandøren i ordrebekræftelsen henviser til sine egne almindelige leveringsbetingelser, der ofte ikke er i overensstemmelse med bestillingsskrivelsen. I givet fald bør institutionen straks gøre indsigelse over for leverandøren for at undgå, at det er leverandørens betingelser, der gælder for købet.

4.4. Indsendelse af rammeaftaler til Direktoratet for statens indkøb

Institutioner, der indgår rammeaftaler, som kan have interesse for andre institutioner - d.v.s. aftaler om levering af varer eller tjenesteydelser, som må formodes også anskaffes af andre institutioner - skal indsende disse rammeaftaler til Direktoratet for statens indkøb.

Det henstilles, at der i de aftaler, som indsendes til direktoratet, er indføjet bestemmelse om, at aftalerne også kan benyttes af andre.

Det materiale, som direktoratet derved kommer i besiddelse af, indgår i direktoratets impulskartotek, hvortil alle institutioner kan rette henvendelse i forbindelse med køb, der ikke er omfattet af statens centrale indkøbsordninger. Især ved etablering af nye rammeaftaler anbefales det, at man forhører sig i direktoratet, om andre institutioner allerede har indgået en tilsvarende rammeaftale.

Ved indsendelse til direktoratet af indgåede aftaler bør institutionerne meddele, om andre institutioner kan benytte aftalerne direkte eller, om der forinden bør rettes henvendelse til institutionen.

5. AFTALEVILKÅR

5.1. Generelt

De regler, der i det følgende er omtalt for kontrakter, bør også anvendes ved køb på ordreblanket eller bestillingsskrivelse, hvor det efter købets art og omfang er hensigtsmæssigt.

5.2. Leverancens omfang

Det skal fremgå af aftalen, hvilken ydelse leverandøren forpligter sig til at levere.

Institutionen bør sikre sig, at leverancens omfang er specificeret fuldstændigt og entydigt, således at senere tvivl om indholdet af den indgåede aftale undgås.

Hvis en leverandør som led i leverancen skal levere teknisk dokumentation (håndbøger, tegninger, rapporter etc.), skal dette specificeres i aftalen med angivelse af prisen herfor.

Hvis leverandøren påtager sig at uddanne institutionens personale, skal omfanget og priserne herfor specificeres i aftalen. Det gælder også, hvis der er behov for teknisk assistance i forbindelse med udstyrets installation og ibrugtagning.

Enhver ændring af aftalen skal ske skriftligt og med begge parters underskrift.

5.3. Køberleverancer og materiel til reparation og eftersyn

5.3.1. Køberleverancer

Den indkøbende institution bør normalt overlade til leverandøren at anskaffe det materiel, der er nødvendigt for at opfylde kontrakten.

Ved visse anskaffelser kan det imidlertid være prismæssigt fordelagtigt eller af andre grunde hensigtsmæssigt, at der stilles materiel til rådighed for leverandøren (køberleverancer). Der kan være tale om produktionsudstyr og materialer til produktionen, som institutionen enten har til rådighed eller med fordel selv kan anskaffe.

I aftaler, hvori der indgår køberleverancer, skal kontrakten specificere materiellets art, tilstand og værdi, samt hvor, hvornår og på hvilke vilkår, det skal leveres.

Det bør endvidere aftales, at leverandøren er ansvarlig for materiellets forsvarlige opbevaring og eventuelle vedligeholdelse. Materiellet skal hos leverandøren tydeligt være mærket som institutionens ejendom, og det skal holdes klart adskilt fra andet materiel.

Den indkøbende institution bør sikre sig, at leverandøren påtager sig det fulde ansvar for kvaliteten af det materiel, som institutionen leverer til produktion.

Købsaftalen bør endvidere indeholde en bestemmelse om, at leverandøren påtager sig det fulde ansvar for leverancens endelige tilstand (»systemansvaret«).

Endelig bør der i aftalen indføjes bestemmelse om, at købelovens regler finder anvendelse i forbindelse med leverancens gennemførelse, selv om køber har leveret materiel hertil.

5.3.2. Materiel til reparation og eftersyn

De ovenfor under 5.3.1. nævnte vilkår finder i fornødent omfang tilsvarende anvendelse for materiel, der sendes til reparation eller eftersyn hos en leverandør.

5.4. Prisvilkår

5.4.1. Generelt

Institutionen bør ved hvert indkøb foretage en undersøgelse af tilbudsprisernes rimelighed. Købets økonomiske omfang og konkurrencens effektivitet er afgørende for, hvor dybtgående undersøgelsen bør være.

Ved køb af ringe værdi er det tilstrækkeligt at foretage en direkte sammenligning mellem tilbudsprisen og priserne på tilsvarende varer.

Er der derimod tale om indkøb af større økonomisk omfang, bør tilbudsprisen underkastes en mere indgående økonomisk analyse. Det kan f.eks. være en omkostningsanalyse, hvor man søger at beregne, hvad det med rimelighed bør koste at fremstille den pågældende vare. Derefter sammenlignes resultatet med tilbudsprisen for at bedømme dens rimelighed.

Om køb efter regning henvises til pkt. 3.2.

5.4.2. Prisregulering

I kontrakter af større økonomisk omfang og med lang leveringstid vil leverandøren ofte forlange, at der optages forbehold om prisregulering for stigning i arbejdslønninger og materialepriser m.v. Et sådant krav bør som regel kun imødekommes, når det er indeholdt i det afgivne tilbud.

Prisreguleringsbestemmelser bør udformes således, at der kan reguleres for både stigning og fald i arbejdslønninger og materialepriser m.v.

Institutionerne bør sikre sig, at prisreguleringsbestemmelserne er udformet således, at de giver mulighed for at kontrollere den endelige pris. Der bør derfor ske en procentuel opdeling af prisen i en fast andel, en lønandel og en materialeandel.

I perioder med stigende priser er det af særlig betydning, at den faste andel af den samlede pris (generalomkostninger og fortjeneste) gøres så stor som mulig.

Grundlaget for prisregulering af løn- og materialeandele bør så vidt muligt være offentlige indekser. Reguleringsgrundlaget vil eventuelt kunne begrænses til enkelte hovedgrupper.

Prisreguleringsperioden bør svare til den periode, hvor løn- og materialeforbruget finder sted. Prisregulering, som medfører prisstigninger, bør ikke finde sted ved forsinkelser, som leverandøren bærer ansvaret for. Det bør præciseres, om der kan kræves prisregulering efter den i kontrakten fastsatte leveringsdag, hvis udskydelsen af leveringen skyldes force majeure.

Hvor det er muligt, bør der aftales en maksimering af den totale prisregulering.

Endelig bør institutionerne være opmærksomme på muligheden for at få del i en eventuel rationaliseringsgevinst hos leverandøren. Dette kan især komme på tale, hvor institutionens ordre er betydelig i forhold til leverandørens sædvanlige produktion af den pågældende vare.

5.5. Betaling

5.5.1. Tid, sted

Det skal fremgå af de aftalte betingelser, på hvilket tidspunkt og hvor betaling skal finde sted. Endvidere skal det fremgå, fra hvilket tidspunkt en aftalt betalingsfrist løber.

Institutionen bør søge at udnytte mulighederne for kontantrabatter inden for en rimelig betalingsfrist.

Betalingsbetingelserne bør udformes således, at betaling først skal finde sted, efter at leverancen er godkendt.

Der bør hverken betales før eller efter den aftalte tidsfrist. For tidlig betaling betyder rentetab, og omvendt betyder for sen betaling, at institutionen misligholder den indgåede aftale.

Institutionerne bør tilrettelægge de interne procedurer for faktura- og modtagekontrol samt for betaling på en sådan måde, at de sikrer præcision med hensyn til betalingen.

5.5.2. Forudbetaling

Forudbetaling må ikke finde sted, medmindre der er tilvejebragt særlig hjemmel herfor, jf. Finansministeriets Budgetvejledning (1979)pkt.31.4.

Forudbetaling bør i almindelighed søges undgået og bør kun ydes, når et indkøb ikke kan gennemføres på anden måde, eller når der derved opnås en væsentlig økonomisk fordel.

Hvis der er givet dispensation fra reglerne om forudbetaling, skal leverandøren stille en garanti (sikkerhed for forskuddet), indtil forudbetalingen er afviklet. Garantien skal stilles i en anerkendt bank, ved forsikring i et anerkendt kautionsforsikringsselskab eller pa lignende betryggende måde.

Garantien bør være formuleret således, at den indfries af det pågældende pengeinstitut på institutionens anfordring, og at garantien løber, indtil den bliver frigivet af institutionen. Endelig skal institutionen sikre sig, at garantien ikke bortfalder eller forringes i tilfælde, hvor aftalen ændres.

Alle udgifter i forbindelse med garantistillelsen bør betales af leverandøren.

5.5.3. Ratebetaling

Det forekommer ved visse leverancer, at leverandøren kræver betaling i takt med produktionen (ratebetaling). Ratebetaling bør i princippet sidestilles med forudbetaling.

Ratebetalingen bør baseres på visse etaper i produktionen (»milepæle«). Den indkøbende institution bør sikre sig, at »milepælene« er rimelige, identificerbare og økonomisk målelige.

Kontrakten bør endvidere indeholde bestemmelse om, at ejendomsretten til det præsterede og betalte arbejde successivt overgår til institutionen, efterhånden som ratebetalingen sker, og at der af leverandøren skal foretages fornøden individualisering af salgsgenstanden.

Institutionernes opmærksomhed henledes på, at værdien af et påbegyndt arbejde ofte vil være væsentligt mindre end de afholdte udgifter, såfremt arbejdet bliver afbrudt i utide, således at den individualiserede vare ikke giver fuld, reel sikkerhed for de betalte beløb. Det bør derfor overvejes at stille krav om en supplerende bankgaranti på samme måde som beskrevet under pkt. 5.5.2. (forudbetaling).

5.5.4. Betaling til udlandet

For at sikre, at betalinger til udlandet sker på den for den danske stat mest økonomiske og hensigtsmæssige måde, skal overførsler af midler til udlandet foretages på det efter omstændighederne senest mulige tidspunkt.

I øvrigt skal de indkøbende institutioner følge Nationalbankens regler for betaling til udlandet. Disse regler indebærer bl.a., at betaling til udlandet som hovedregel ikke må ske tidligere end 30 dage forud for det oprindeligt aftalte eller det for forretningsområdet sædvanligt seneste betalingstidspunkt.

Betaling ved rembours bør så vidt muligt undgås, bl.a. af hensyn til omkostningerne. Denne betalingsform må også anses for overflødig, når indkøbet foretages af en statsinstitution.

Kan rembours ikke undgås, bør der i kontrakten indføjes bestemmelse om, at den skal åbnes hos den bankforbindelse, der benyttes afDanmarks Nationalbank i det pågældende land. Oplysning herom indhentes i hvert enkelt tilfælde hos Nationalbankens udlandsafdeling.

5.5.5. Kursbasis

Ved køb i udlandet må valutakursbestemmelser i nødvendigt omfang optages i kontrakten, og betalingsdagens kurs bør i almindelighed foretrækkes.

Hvis prisen er aftalt i sælgerlandets valuta, men via leverandørens repræsentant i Danmark faktureres i danske kroner, bør kursen på betalingsdagen anvendes.

I tilfælde af, at prisen aftales i danske kroner men gøres betinget afforholdet mellem danske kroner og sælgerlandets valuta, må det angives i købsaftalen, hvilken kurs der er lagt til grund for købsprisen. Det skal endvidere aftales, at prisen reguleres i forhold til betalingsdagens kurs, på sælgerlandets valuta.

Det bør anføres i kontrakten, at der som følge af for sen levering ikke må påføres institutionen kurstab.

5.5. Levering

Varens leveringstid og leveringssted skal aftales entydigt i kontrakten.

Kontrakten bør indeholde bestemmelser om, hvem der skal træffe foranstaltninger i forbindelse med forsendelse og levering.

Risikoen for tab og skade på varen overgår fra sælger til køber på leveringsstedet, jf. købelovens § § 9-11, 17 og 62-65. Institutionerne bør være opmærksomme på, at det juridiske begreb leveringssted ikke nødvendigvis er sammenfaldende med varens bestemmelsessted.

Anvendes der en transportklausul (eksempelvis leveret, fob, cif) skal den altid præciseres med en geografisk stedbetegnelse.

Såfremt den internationale definition af transportklausuler (INCOTERMS 1980) anvendes, skal dette anføres i forbindelse med klausulen.

5.7. Generelle klausuler

5.7.1. Erstatning ved for sen levering (bod)

Når det er af særlig betydning, at leveringstiden overholdes, bør institutionen overveje i kontrakten at medtage en bestemmelse om, at leverandøren skal betale et vist beløb (bod), hvis leveringstiden overskrides.

En bod (konventionalbod) er et beløb, som sælger skal betale til køber, uden at køber behøver at bevise noget tab. Boden fastsættes i almindelighed til et vist beløb pr. dag (kalenderdag efler arbejdsdag) eller pr. uge, og ofte således at boden er maksimeret til en vis procent af kontraktsummen.

Det bør af kontrakten bl.a. fremgå, at boden skal betales, såfremt levering ikke er sket til den aftalte leveringstid. Det bør præciseres, i hvilken udstrækning institutionen bevarer ret til erstatning ud over boden. Såfremt kontrakten tillige indeholder regler om forrentning af forudbetalte beløb, bør det præciseres, at denne forrentning kan kræves ud over bod og eventuel erstatning.

Ikke mindst når kontrakten indeholder en bestemmelse om bod, er det vigtigt at præcisere, i hvilke tilfælde institutionen er berettiget til at hæve kontrakten, jf. pkt. 5.9. Så vidt muligt bør institutionen have ret til at hæve, når forsinkelsen er blevet så langvarig, at boden har nået maksimum. Det bør præciseres, om institutionen bevarer sin ret til påløbet konventionalbod (og tillige eventuel forrentning af forudbetalte beløb), såfremt den udnytter sin ret til at hæve købet.

5.7.2. Force majeure

Omstændigheder, der udelukker sælger fra at opfylde aftalen, og som er af en sådan beskaffenhed, at sælger ved købets afslutning ikke burde have taget dem i betragtning, betegnes ofte som force majeure. I tilfælde af force majeure er sælger ikke pligtig at betale erstatning eller bod.

Sælgers ansvarsfrihed gælder normalt efter købelovens regier, selv om force majeure ikke er nævnt i kontrakten. Sælger vil imidlertid hyppigt ønske, at der alligevel optages en udtrykkelig bestemmelse om force majeure i kontrakten og i forbindelse hermed søge at udvide force majeure-begrebet. Institutionen bør undgå en udvidelse af sælgers ansvarsfrihed og må i hvert fald sikre sig, at en force majeure-bestemmelse ikke bliver urimelig.

Sælger bør forpligtes til straks at underrette institutionen, såfremt en force majeure-situation opstår. Sælger bør yderligere forpligtes til at søge forsinkelser og mangler begrænset samt til at indrømme institutionen adgang til at annullere kontrakten en nærmere fastsat tid efter den aftalte leveringstid, jf. pkt. 5.9.

5.7.3. Garanti

Bestemmelser om garanti bør nøje fastlægge garantiens art, omfang og gyldighedsperiode samt under hvilke omstændigheder, den træder i kraft.

Det bør i kontrakten præciseres, at kontraktens garantibestemmelser ikke begrænser institutionens adgang til at påberåbe sig købelovens almindelige regler.

Institutionen bør overveje, om det er hensigtsmæssigt, at der til sikring af leverandørens garantiforpligtelser stilles en bankgaranti, jf. pkt. 5.5.2.

5.7.4 Forsikring

Staten er som hovedregel selvforsikrende, og der bør derfor normalt ikke tegnes forsikring, medmindre ganske særlige forhold gør sig gældende.

Hvis institutionen undtagelsesvis tegner transportforsikring, bør forsikringen tegnes for hele transporten fra sælger til bestemmelsesstedet, da det ofte er umuligt at konstatere, hvor skaden er sket.

5.7.5. Mestbegunstigelsesklausul

En mestbegunstigelsesklausul skal sikre, at institutionen opnår mindst lige så gode købsvilkår, som de bedste vilkår, leverandøren tilbyder andre kunder. Klausulen har især betydning i kontrakter, der løber over længere perioder. Klausulen bør indeholde en bestemmelse om, at leverandøren på anfordring og uden omkostninger for køber skal lade en statsautoriseret revisor attestere overholdelsen af klausulen.

5.7.6. Videregivelse af oplysninger

Kontrakten bør indeholde en bestemmelse om, at leverandøren ikke uden skriftlig tilladelse fra institutionen må give oplysninger om kontraktens indhold til anden side.

5.7.7. Tvistigheder

Kontrakten bør indeholde bestemmelse om, hvordan eventuelle tvistigheder skal behandles.

Hvis tvistigheder ikke kan løses i mindelighed, kan de enten henvises til afgørelse ved domstol eller til afgørelse ved voldgift. Kontrakter med udenlandske leverandører bør indeholde bestemmelse om, at tvistigheder skal afgøres efter dansk ret og ved dansk domstol, enten på institutionens hjemsted eller i København.

5.7.8. Indsigt med leverandørens økonomiske forhold

I kontrakter af større økonomisk omfang og med lang leveringstid bør institutionen overveje, om den løbende skal følge den økonomiske udvikling i leverandørens virksomhed, bl.a. for at sikre sig, at leverandøren fortsat har mulighed for at opfylde kontrakten. Dette kan ske gennem en bestemmelse om, at institutionen har adgang til leverandørens regnskaber, herunder bemærkninger til regnskaberne, revisionsberetninger og revisionsprotokollater. Regnskaberne bør i givet fald være attesteret af en statsautoriseret eller registreret revisor.

Institutionen bør endvidere overveje, om virksomheden samtidig med indsendelse af regnskaberne skal afgive en erklæring om eventuelle ændringer i dens økonomiske eller andre forhold, som kan få væsentlig betydning for kontraktens opfyldelse. Denne erklæring bør også være attesteret af den reviderende revisor.

5.7.9. Option

Hvor det ved indgåelsen af en kontrakt kan forudses, at der inden for en overskuelig periode kan opstå behov for yderligere leverancer af samme vare, er det hensigtsmæssigt i kontrakten at sikre sig, at senere supplerende leverancer inden for en nærmere fastsat periode kan leveres på samme betingelser som den oprindelige leverance. Herved kan institutionen undgå at skulle indhente nye tilbud, hvis den ved yderligere køb af varen skønner, at de aftalte betingelser for optionsleverancer er fordelagtige.

Hvor sådanne supplerende leverancer kan nå op i betydelige beløb, vil leverandøren i optionsvilkårene ofte søge at få indføjet bestemmelse om, at priserne kan reguleres for leverancer ud over det oprindeligt aftalte kvantum, særligt hvis optionsperioden strækker sig over flere måneder efter leveringstidspunktet for den oprindelige leverance. Hvis optionsleverancerne kan forventes at ville lægge stort beslag på leverandørens produktionsapparat, vil han tillige ofte sikre sig, at optionsleverancerne ikke må overstige et nærmere fastsat kvantum, der svarer til den kapacitet, han kan frigøre.

Optionsbetingelserne bør udformes så klart som muligt, især med hensyn til pris, leveringstid, optionsperiodens varighed og med hensyn til hvilke kvanta, der maksimalt kan leveres.

5.8. Patentrettigheder, licensafgifter

5.8.1. Patentrettigheder m.v.

Hvor det er aktuelt, bør kontrakten indeholde en bestemmelse, hvori leverandøren erklærer, at leverancen ikke er i strid med andres patentrettigheder (offentligt registreret beskyttelse imod efterligninger), varemærker (offentligt registreret kendetegn) eller eventuelle ophavsrettigheder (kunstnerbeskyttelse/copyright).

Leverandøren bør forpligtes til - hvis leverancen skulle vise sig at være i strid med sådanne rettigheder - at holde institutionen skadesløs for alle omkostninger foranlediget heraf.

5.8.2. Betaling af licensafgifter til institutionen

I kontrakter vedrørende udviklingsarbejder, forsøg og nykonstruktioner m.m. skal det normalt fastlægges, at leverandøren ved leverancer til anden side skal betale en - i almindelighed ikke tidsbegrænset - licensafgift til den institution, for hvis regning udviklingsarbejderne er foretaget. Der henvises til industriministeriets publikation »Orientering om offentlige udviklingskontrakter 1980«, afsnit 17. Det bør bestemmes, at leverandøren på forlangende skal fremlægge en behørigt attesteret opgørelse over omfanget af det licenspligtige salg.

5.9. Ophævelse og annullering af kontrakten

Kontrakten bør indeholde bestemmelse om, at institutionen er berettiget til at hæve kontrakten i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler i tilfælde af sælgers væsentlige misligholdelse.

Bestemmelsen bør endvidere præcisere, at kontrakten skal kunne hæves uden omkostninger for institutionen og uden at afskære denne fra at kræve erstatning og eventuelt tillige bod m.v., jf. pkt. 5.7.1.

Institutionen bør endelig forbeholde sig ret til at annullere kontrakten, hvis levering ikke har fundet sted senest på et nærmere angivet tidspunkt, uanset om forsinkelsen skyldes force majeure. I tilfælde af annullation skal sælger tilbagebetale alle modtagne beløb, eventuelt med tillæg af påløbne renter.

6. KONTROL OG REKLAMATIONER

6.1. Generelt

Institutionerne bør kontrollere, at leverancen afvikles i overensstemmelse med købsaftalen, bl.a. med hensyn til leveringstider, kvantum og kvalitet samt pris- og betalingsvilkår. Dette gælder - også, når institutionerne benytter statens centrale indkøbsordninger.

Kontrollen bør foretages på det tidligst mulige tidspunkt, således at der gives mulighed for omgående reklamation, hvis aftalen ikke overholdes.

6.2. Kontrol med leveringstid

Institutionerne bør tilrettelægge en effektiv leveringstidskontrol, således at eventuelle leveringsforsinkelser opdages i tide.

6.3. Kontrol med kvantum og kvalitet

Institutionerne bør sørge for, at der straks efter modtagelsen føres kontrol med, om de kvantitative og kvalitetsmæssige betingelser er overholdt. Omfanget af kontrolforanstaltningerne bør stå i et rimeligt forhold til leverancens værdi, og institutionerne bør selv udarbejde regler for kontrollens omfang, herunder i hvilke tilfælde den skal være total, stikprøvevis eller lejlighedsvis.

6.4. Kontrol med faktura

Fakturakontrollen skal sikre, at leverandørens krav er i overensstemmelse med, hvad der er modtaget, at pris- og betalingsvilkår stemmer med det aftalte, og at udregningen er korrekt. Inden fakturaen godkendes, bør det undersøges, om institutionen har fået godskrevet rabatter m.v.

6.5. Reklamationer

Alle reklamationer skal så vidt muligt foretages straks, jf. pkt. 6.1. Om fornødent bør der gives sælger en foreløbig meddelelse om reklamation.

Såfremt varen viser sig at lide af mangler i kvalitets- eller kvantitetsmæssig henseende, skal reklamation ske straks efter, at manglen er konstateret. Misligholdelsesbeføjelser kan fortabes, såfremt reklamation ikke sker straks efter, at manglen er eller burde have været konstateret.

Ønsker institutionen at hæve købet som følge af manglen eller at kræve om- eller efterlevering, må der samtidig gives sælger meddelelse herom, jf. købelovens § 52.

Er leveringstiden overskredet, uden at levering har fundet sted, skal reklamation ske hurtigst muligt, hvis institutionen fortsat ønsker levering. Har leverandøren selv forespurgt, om levering fortsat ønskes, skal der gives ham svar uden ugrundet ophold, jf. købelovens § 26.

Har levering fundet sted efter den aftalte leveringstid, skal forsinkelsen og institutionens rettigheder ifølge kontrakten straks påberåbes over for sælger. Ønskes købet hævet som følge af forsinkelsen, skal dette samtidigt meddeles sælger, jf. købelovens § 27.

Reklamationer bør fremsættes eller bekræftes skriftligt. Hvor det er af betydning, at institutionen sikrer sig bevis for reklamationens fremsættelse, bør fremsendelsen ske pr. anbefalet brev, eventuelt telegrafisk eller pr. telex med efterfølgende bekræftelse pr. anbefalet brev.

7. SÆRLIGE BESTEMMELSER

7.1. Ansattes salg til institutionen

Personer, som er ansat i en institution, må ikke foretage leverancer til eller mod særlig betaling udføre arbejde for institutionen, med mindre det pågældende ressortministeriums bemyndigelse hertil foreligger i hvert enkelt tilfælde.

Personer, der er identiske med eller pårørende til en tilbudsgiver/ leverandør, må ikke varetage tilbudsindhentning og tilbudsbehandling, eller foretage kontrol med en leverance eller et arbejde.

7.2. Personalekøb

Personalet må ikke i institutionens navn købe varer og tjenesteydelser hos institutionens leverandører til eget brug, eller på anden måde udnytte sin stilling til at opnå særlige fordele hos institutionens leverandører.

Tilsvarende gælder, hvor personalet etablerer indkøbsforeninger eller lignende. Personale, som deltager i anskaffelser til institutionen, bør ikke medvirke ved indkøbsforeningens arbejde.

7.3. Ansattes modtagelse af gaver m.v. (personbestemte ydelser)

Opmærksomheden henledes på § 144 i Borgerlig straffelov, hvorefter offentligt ansatte, som i udøvelse af offentlig tjeneste eller erhverv uberettiget modtager, fordrer eller lader sig tilsige gave eller anden fordel, straffes med hæfte eller med fængsel indtil 6 år, under formildende omstændigheder med bøde.

Det er således ikke tilladt offentligt ansatte at modtage gaver, tilskud og lignende fra leverandører, såfremt de går ud over beskedne, kutymemæssige gaver ved særlige lejligheder eller består i småting, der distribueres med rent reklamemæssigt formål.

7.4. Rejser

Institutionerne bør ikke acceptere, at rejser, som foretages af institutionens indkøbsmedarbejdere m.fl., betales af firmaer, som er - eller vil kunne blive - leverandører til de pågældende institutioner, da sådanne arrangementer ikke er i overensstemmelse med statens almindelige forvaltningsmæssige principper.

Institutionerne kan i tvivlsspørgsmål rette henvendelse til Direktoratet for statens indkøb.

7.5. Tavshedspligt

I henhold til finansministeriets cirkulæreskrivelse af 25. marts 1974 skal alle ansatte i institutioner m.v., der er tilsluttet statens centrale indkøbsordninger, iagttage tavshed med hensyn til aftalte priser og leveringsbetingelser m.v. Brud på denne tavshedspligt kan indebære overtrædelse af straffelovens § 152.

Tavshedspligten omfatter også de meddelelser om etablerede indkøbsordninger, der udsendes af Direktoratet for statens indkøb.

Reglerne om tavshedspligt er begrundet i, at statens forretningsmæssige interesser ikke må forringes, samt i hensyn til leverandørernes konkurrencemæssige interesser.

7.6. Forholdet til aktindsigt

I henhold til § 1 i lov om offentlighed i forvaltningen kan enhver forlange at blive gjort bekendt med dokumenter i sager, der er eller har været under behandling i den offentlige forvaltning.

Denne bestemmelse kommer imidlertid ikke til anvendelse på dokumenter, der vedrører indkøbsaftaler, der er eller agtes indgået afstatslige myndigheder, jf. finansministeriets bekendtgørelse nr. 159 af 25. marts 1974 om indkøbsaftalers undtagelse fra aktindsigt i medfør af lov om offentlighed i forvaltningen.

Hvis en virksomhed påberåber sig sin stilling som part, kan begæring om aktindsigt dog ikke afslås uden videre, men må bedømmes efter andre bestemmelser i lov om offentlighed i forvaltningen. Aktindsigt vil dog kunne afvises, hvis der er tale om en indkøbssag, som ikke er afsluttet, eller hvis statens økonomiske interesser står på spil.

Spørgsmål i forbindelse med aktindsigt kan rettes til Direktoratet for statens indkøb.

7.7. Betalingsstandsning og konkurs

Når en institution erfarer, at en af dens leverandører har standset sine betalinger eller er begæret taget under konkursbehandling, skal Direktoratet for statens indkøb orienteres omgående.

8. AFHÆNDELSE AF MATERIEL M.V.

8.1. Generelt

Institutionerne bør overveje, om der er behov for at udarbejde særlige regler vedrørende kassation af materiel.

Institutionerne bør tage initiativ til at afhænde udstyr og materialer m.v., som ikke længere benyttes, således at værdiforringelser og svind i forbindelse med opbevaring undgås. Ved afhændelsen lægges samme handelsmæssige- og forvaltningsmæssige synspunkter til grund, som ved anskaffelse af materiel.

Såfremt materiellet ikke overdrages til en anden statslig institution, bør afhændelsen fortrinsvis ske ved offentlig auktion.

Overdragelse eller salg til personer, der er ansat i den pågældende institution eller til disse personers husstand, må kun ske ved offentlig auktion.

Nedenfor er angivet en oversigt over de muligheder, institutionerne har for at afhænde materiel.

8.2. Salg

Direktoratet for statens indkøb har udsendt særlige regler om afhændelse af materiel via salgsavis og forsvarets auktioner.

8.2.1. Direktoratets salgsavis

Materiel, som skønnes at være anvendeligt i andre institutioner, der er tilsluttet statens centrale indkøbsordninger, bør udbydes via direktoratets salgsavis til den pris, som institutionerne antager, at materiellet kan indbringe.

I tilfælde, hvor institutionen er i tvivl om, hvorvidt andre institutioner er interesseret i materiellet, bør der indrykkes en meddelelse i salgsavisen indeholdende oplysning om, hvorledes interesserede institutioner kan få lejlighed til at besigtige materiellet. Denne meddelelse sikrer, at andre institutioner får mulighed for at give tilbud, inden materiellet afhændes på anden måde.

8.2.2. Offentlig auktion

Institutionerne kan afhænde materiel via tre af foresvarets auktioner eller de kan benytte private auktionsfirmaer. Institutionerne bør vælge det auktionssted, hvor det højeste udbytte kan forventes opnået, men det anbefales institutionerne at benytte forsvarets auktioner i størst mulig udstrækning. Ved forsvarets auktioner beregnes ikke salær.

8.2.3. Indhentning af tilbud

Hvor det er hensigtsmæssigt, kan institutionerne afhænde varer efter forudgående tilbudsindhentning. I sådanne tilfælde bør de retningslinier, der er beskrevet i pkt. 3.5., følges.

Denne fremgangsmåde bør fortrinsvis anvendes, hvor der er tale om varer af så stor værdi, at den forventede merindtægt står i et rimeligt forhold til det merarbejde, en sådan udbudsforretning medfører, eller i særlige tilfælde, eksempel vis hvor der er tale om letfordærvelige varer.

8.3. Bytte

Hvor en institution, der skal afhænde materiel, står overfor at skulle anskaffe nyt materiel af tilsvarende art, kan materiellet indgå i en byttehandel med leverandøren, hvis der derved - alt taget i betragtning - kan opnås en gunstigere handel.

For statens egne institutioner gælder, at indtægter ved salg af materiel kun kan modregnes i udgiften til nyanskaffelser, når afhændelsen indgår i en udskiftning og sker til leverandøren som et led i betalingen for nyanskaffelsen, jf. Finansministeriets Budgetvejledning (1979), pkt. 52.22.

(2) Statens egne institutioner.

9. ADRESSE- OG TELEFONLISTE Administrationsdepartementet Holmens Kanal 20, 3. sal 1060 København K (01) 92 60 00

Akademiet for de tekniske Videnskaber Lundtoftevej 266

2800 Lyngby

(02) 88 13 11

Boligministeriet Slotsholmsgade 12 1216 København K (01) 92 61 00

Budgetdepartementet Christiansborg Slotsplads 1 1218 København K (01) 92 33 33

Danmarks Nationalbank Havnegade 5

1058 København K (01) 14 14 11

Dansk Arbejde/Kraks Varekartotek Vesterbrogade 24

1620 København V (01) 22 52 22

Dansk Teknisk Oplysningstjeneste H.C. Andersens Boulevard 18, 4. sal 1553 København V (01) 13 91 11

Direktoratet for statens indkøb Bredgade 20

1260 København K (01) 92 91 00

Europæiske Fællesskaber Kontoret for de Officielle publikationer Boite postale 1003 Luxembourg

Telex 1324 Publioff.Lu

Formidlingsrådet Tagensvej 135

2200 København N (01) 85 10 66

Håndværksrådet Amaliegade 15

1256 København K (01) 12 36 76

Industriministeriet Slotsholmsgade 12

1216 København K (01) 92 33 50

Industrirådet

H.C. Andersens Boulevard 18 1553 København V (01) 15 22 33

Jydsk Teknologisk Institut Marselis Boulevard 135 8000 Århus C

(06) 14 24 00

Kammeradvokaturen Vimmelskaftet 47

1161 København K (01) 15 20 10

Patent- og Varemærkevæsenet, Direktoratet for Nyropsgade 45

1602 København V (01) 12 84 40

Rigsrevisionen

St. Kongensgade 45 1264 København K (01) 92 84 00

Sø- og Handelsretten Bredgade 70-72

1260 København K (01) 13 92 22

Teknologisk Institut Gregersensvej 2630 Tåstrup (02) 99 66 11

Teknologistyrelsen Tagensvej 135 2200 København N (01) 85 10 66

Udviklingsfondet Tagensvej 135 2200 København N (01) 85 10 66

10. STIKORDSREGISTER

Administrator 2.8. Advokatbistand 4.2.2. Afgivelse af ordre 4. Afgivelse af tilbud 3. Afhændelse af materiel 8. Aftaler om løbende leverancer 4.2.1. Aftalevilkår 5.

Aftale, ændring af 5.2. Aktindsigt 7.6.

Auktion, offentlig 8.2.2.

Bankgaranti 5.5.2. og 5.5.3. Begrænset udbud 3.6. Bestemmelsessted 5.6. Bestillingsskrivelse 4.3. og 5.1. Betaling 5.5.

Betaling til udlandet 5.5.4. Betalingsbetingelser 5.5.1. Betalingsstandsning 7.7. Bod 5.7.1.

Byttehandel 8.3.

Copyright 5.8.1.

Direkte forespørgsel 3.5. Dokumentation, teknisk 5.2.

EF- og GATT-bestemmelserne 3.6. EF-Tidende 3.6. Ejendomsret v/ratebetaling 5.5.3. Erstatning ved for sen levering (bod)

5.7.1.

Fakturakontrol 6.4.

Force majeure 5.7.2. Forsikring 5.7.4. Forudbetaling 5.5.2. Forudbetaling, forrentning af 5.7.1. G-aftaler 2.8.

Garanti 5.7.3. Garantistillelse v/forudbetaling 5.5.2. GATT- og EF-bestemmelser 3.6. Gaver m.v., ansattes modtagelse af

7.3.

Hasteordre 3.1 og 3.5.

Incoterms 5.6. Indkøbsforeninger 7.2. Indkøbsordninger, statens centrale

2.8.

Indkøbsprincipper 2. Industriel kompensation 2.7. Impulskartotek 4.4.

Juridisk og anden sagkyndig bistand

4.2.2.

Kassation af materiel 8.1. Kompensationsaftaler 2.7. Konkurs 7.7.

Kontrakt 4.2.

Kontrol og reklamationer 6. Konventionalbod 5.7.1. Kvalitetskontrol 6.3. Kvalitets- og standardiseringshensyn

2.4.

Kvantumskontrol 6.3.

Køb efter regning 3.2. Køberleverancer 5.3.1.

Leasing 2.3.

Leje 2.3.

Leverandørvalg 3.5.6. Levering 5.6.

Licensafgifter 5.8. Licitationsloven 3.3.

Mangler 6.5.

Materiel til reparation og eftersyn 5.3.2.

Medproduktion 2.7. Mestbegunstigelsesklausul 5.7.5. Modkøb 2.7.

Mundtlig aftale 4.3.

Offentlig auktion 8.2.2. Offentlige udviklingskontrakter 2.6. Offentligt udbud 3.6. Option 5.7.9.

Ordre, afgivelse af 4. Ordreblanket 4.3 og 5.1. Ophavsrettigheder 5.8.1.

Patentrettigheder 5.8.1. Personalekøb 7.2. Planlægning 2.2. Prisregulering 5.4.2. Prisvilkår 5.4.

Ratebetaling 5.5.3. Reklamationer 6.5. Rekvisition 4.1.

Rembours 5.5.4. Reparation, materiel til 5.3.2.

Salg af materiel 8.

Salgsavis 8.2.1.

Statens centrale indkøbsordninger

2.8.

Stempelafgift 4.2.2.

T-aftaler 2.8. og 3.1. Tavshedspligt 7.5. Tilbudsindhentning 3. Transportforsikning 5.7.4. Transportklausuler 5.6. Tvistigheder 5.7.7.

Udviklingsarbejder 5.8.2. Udviklingskontrakter 2.6.

Valutabestemmelser 5.5.4. og 5.5.5.

Ændring af aftale 5.2. Ændring af tilbudsvilkår 3.5.5.

Åbning af tilbud 3.5.4.

(* 1) Ved statens institutioner forstås i vejledningen ikke blot ministerier, styrelser, institutioner og statslige virksomheder, men også selvejende institutioner, der er tilsluttet statens indkøbsordninger efter aftale med det pågældende ressortministerium, jf. administrationsdepartementets cirkulære af 28. marts 1977 om oprettelse af et Direktorat for statens indkøb.

(* 2) Statens egne institutioner.