BBR-MEDDELELSE 1982 NO. 2 Revisionerne af dateringerne i BBR, ny drifts- og kontrolstatistik-og nye erindringslister

BBR-MEDDELELSE 1982 NO. 2 Revisionerne af dateringerne i BBR, ny drifts- og kontrolstatistik-og nye erindringslister

1: Baggrund og formål.

Ved ajourføringen af BBR udarbejdes forskelligt materiale, som bl.a. beskriver ændringerne til registret ved ajourføringen, samt en række statusoplysninger. Disse drifts- og kontrolstatiskikker og erindringslister udsendes i en ny revideret udgave fra og med ajourføringskørslerne i oktober 1982.

I denne BBR-meddelelse beskrives dirfts- og kontrolstatistikkerne. Boligministeriet gennemgår her nogle af de muligheder, der er for at hente oplysninger i listerne. De mere tekniske beskrivelser findes i Kommunedatas brugervejledning.

Erindringslisterne, som indeholder oplysninger om »gamle« byggesager, beskrives grundigt i pjecen »Nye hjælpemidler i byggesagsbehandlingen«, der udsendes gennem Kommunetryk og hvortil der henvises.

Hensigterne med revisionerne af de nævnte lister er bl.a. at

- Lette kommunens kontrolmuligheder m.h.t. oplysningernes kvalitet,

- Reducere forsinkelserne i indberetningerne til BBR, og dermed sikre størst mulige overensstemmelse mellem registreringen i BBR og byggesagens faser.

- Lette opfølgningen af byggesager - specielt de atypiske.

- Forberede byggestatistikken

- Forbedre anvendelsesmulighederne af bygnings- og boligregistret.

Det er vigtigt at BBR-registret altid er korrekt ajourført, da det anvendes i en række administrative og planlægningsmæssige opgaver, bl.a.

- Vurdering af fast ejendom.

- Beregning af individuel boligstøtte.

- Beregning af tilskud til kommunen efter objektive udgiftsbehovskriterier.

- Varmeforsyningsplanlægningen.

- Befolkningsprognoser.

- Planlægning af sanering og byfornyelse.

- Udarbejdelse af byggestatistik.

For at sikre en mere korrekt ajourføringsrytme er der endvidere foretaget visse ændringer i reglerne for BBR's ajourføring (indberetning af byggesagsdatoer).

Der henvises i øvrigt til boligministeriets cirkulæreskrivelse af 2. april 1982 om rettidig indberetning til BBR samt ændrede regler for BBR's ajourføring.

2. Ændrede regler for BBR's ajourføreing.

2.1.Dato for byggetilladelse.

For fremtiden skal alle obligatoriske oplysninger indberettes til registret samtidig med indberetning af dato for byggetilladelse (F281).

Bygningsinspektoratet skal ved udstedelsen af byggetilladelse meddele BBR-registerføreren samtlige oplysninger fra byggesagsbehandlingen på ejendoms-, bygnings- og enhedsniveau, jfr. bilag 1 i boligministeriets bekendtgørelse af 15. december 1980 om ejeres oplysningspligt til BBR.

Videregivelse af oplysninger skal ske uden forsinkelse

2.2 Dato for påbegyndelse (F282).

Bygningsinspektoratet skal afgive oplysninger om dato for byggeriets påbegyndelse til BBR-registerføreren umiddelbart efter, at oplysningen foreligger.

Dato for påbegyndelse fastsættes som det tidligste tidspunkt blandt følgende

(i) dato for bygningsmyndighedens syn af udgravning/kolak,

(ii) dato for byggeriets påbegyndelse som fremgår af ejerens medelelse til bygningsmyndigheden,

(iii) dato for påbegyndelse som på anden måde er kommet til bygningsmyndighedens kendskab.

Der kan ikke fremover indberettes dato for påbegyndelse for carporte, garage og udhuse (anvendelseskoderne 910, 920 og 930). For disse bygninger sættes påbegyndelsesdatoen maskinelt lig med byggetilladelsesdatoen. Eventuelleindberetninger af påbegyndelsesdatoer vil blive afvist ved ajourføringen.

2.3 Dato for fuldført byggeri (F288).

Når et byggearbejde konstateres fuldført skal bygningsmyndigheden videregive dato for fuldførelse til BBR-registerføreren.

Dato for fuldførelse skal indberettes til F288 med mindre der inden for 4 uger fra fuldførelsesdatoen kan udstedes en ibrugtagningstilladelse. Hvis ibrugtagningstilladelsen kan udstedes forinden, benyttes hidtidig procedure med indberetning af dato for ibrugtagningstilladelse til F283.

Som indikatorer for at et byggeri er fuldført og dermed skal indberettes til F288 kan nævnes følgende hændelser

(i) ejeren har meddelt, eller kommunen er selv bekendt med, at byggeriet er færdigt, selvom der endnu ikke er udstedt ibrugtagningstilladelse,

(ii) byggeriet er faktisk ibrugtaget eller der foreligger meddelelse om indflytning fra folkerigistret, eller

(iii) der foreligger meddelelse om færdigvurdering (årsomvurdering) fra vurderingssekretariatet.

På grundlag af kendskab til et eller flere af disse forhold indberettes til felt 288 datoen for den faktiske fuldførelse eller den dato, der efter bedste skøn ligger tættest herpå.

Opførelsesåret (F207) vil fremover blive dannet på baggrund af F288 (dato for fuldførelse). Indberettes F288 ikke - jfr. ovenfor - dannes opførelsesår som hidtil på baggrund af dato for ibrugtagningstilladelse (F283) eller delvis ibrugtagning (F284).

De øvrige byggedatoer defineres og indberettes som hidtil.

3: Drifts- og kontrolstatistik for BBR.

Som nævnt, er der sket en række væsentlige ændringer i drifts- og kontrolstatistikken med henblik på at gøre disse lister til mere hensigtsmæssige hjælpemidler for kommunen.

Drifts- og kontrolstatistikken er den samlede betegnelse for en række lister. Disse er

1. Kontrollister

Kontrolliste ved ajourføring af stamregistret (bil.19.

Kontrolliste ved ajourføring af ændringsregistret(bil.2).

2. Statistikker (oversigter)

Indberetningsoversigt VED ajourføring af ændringsregistret

-opgjort på antal byggesager (bil.3) og

-opgjort på kvadratmeteretageareal (bil.4).

Statusoversigt EFTER ajourføring af ændringsregistret

-opgjort på antal byggesager (bil.5) og -opgjort på kvadratmeteretageareal (bil.6).

Akutalitetsoversigt ved indberetningen til ændringsregistret opgjort på antal byggesager (bil.7) og

-opgjort på kvadratmeteretageareal (bil.8.).

3. Sagsstyring

Erindringsliste for byggesager (bil.9).

Erindringslisten udskrives efter kommunens ønske i enten adressekodeorden eller i ejendomsnummerorden.

De enkelte lister gennemgås i de følgende afsnit.

Der henvises for en nærmere beskrivelse af de enkelte søjler og rækker i listerne til Kommunedata's brugervejledning afs. 3.1 og 3.2.

3.1: Kontrolliste for BBR stamregister (bil.1).

Kontrollisten for BBR-stamregister (se bil.1) har til formål at vise sammenhængen mellem ændringer og bestand på stamregistret i forbindelse med de månedlige ajourføringer.

Listen bruges til kontrol af kommunens indberetninger til BBR-stamregistret ved den pågældende måneds ajourføringskørsel.

Listen viser bestanden af ejendomme, bygninger, opgange og enheder før og efter ajourføringen samt ændringerne ved ajourføringen. Disse ændringer består dels af tilgang og afgang via ændringsregistret, del til- og afgang via direkte indberetninger til stamregistret. Endvidere beskriver listen antallet af identifikationsoprettelser og sletninger.

Antallet af ejendomme, hvortil der kun er bestilt BBR-ejermeddelelser, indgår ikke i antal ejendomme med ændringer.

3.2: Drifts- og kontrolstatistikker for BBR-ændringsregister.

Drifts- og kontrolstatistikken for BBR-ændringsregister består af kontrolliste, indberetningsoversigter, statusoversigter og aktualitetsoversigter. Listerne udarbejdes i forbindelse med den månedlige ajourføring af BBR-ændringsregister. De 3 sidstnævnte lister er alle nye i forhold til den hidtidige drifts- og kontrolstatistik.

Indberetnings-, status- og aktualitetsoversigterne produceres bl.a. med henblik på bygningsinspektoratets, planlægningsafdelingens, økonomisk forvaltnings og borgmesterkontorets behov for aktuelle opgørelser over byggeriet i kommunen. Registerføreren opfordres til at drøfte statistikbehovet med kommunens øvrige forvaltninger og afdelinger og herunder hjælpe med fortolkningen af driftsstatistikkerne (oversigterne).

3.2.1: Kontrolliste for BBR-ændringsregister (bil.2).

Kontrollisten for BBR-ændringsregister er vist i bil.2. Listen svarer i sin opbygning til kontrollisten for BBR-stamregister og formålet med den er det samme.

Kommunen får her en let overskuelig opgørelse over bevægelserne til og fra BBR-ændringsregistret og bestanden af byggesager på ajourføringstidspunkterne.

Listen giver oplysninger om det igangværende byggeri i kommunen og mulighed for afstemning af kommunens indberetninger til BBR-ændringsregistret.

3.2.2: Indberetningsoversigter (bil.3 og 4).

Indberetningsoversigterne, der vises i bil. 3 og 4, udskrives både med antal byggesager (bygninger og enheder) og antal kvadratmeter - etageareal. Oversigterne giver oplysninger om nybyggeri, til-/ombygninger, nedrivninger og henlæggelser.

For hver type byggeri (styret af sagstypen og for til-/ombygningernes vedkommende tillige af arealoplysninger til F216, F219 eller F221) angives antal byggesager (og enheder) og antal kvadratmeter-etageareal fordelt på forskellige anvendelser (anvendelseskoder).

De enkelte byggesager fordeles på datoerne for byggetilladelse, påbegyndelse, ibrugtagningstilladelse, fuldførelse og delvis ibrugtagningstilladelse.

Listerne viser for hvor mange byggesager og kvadratmeter etageareal af bestemt karakter (sagstype og anvendelse), der blev indberettet en bestemt byggedato ved ajourføringen. Der henvises til den omtalte vejledning fra Kommunernes Landsforening.

Listerne giver detaljerede oplysninger om påbegyndelse og fuldførelse af byggeri samt ændringerne i det igangværende byggeri fordelt på anvendelse, sagstype og byggefase.

Eksempel på oplysninger fra indberetningsoversigten - bil.3.

+++ ULÆSELIGT +++

Eksempelvis ses af de indrammede oplysninger i bil.3 (gengivet herover), at der nybyggeri (sagstype 1) ved ajourføringen er indberettet påbegyndelsesdato for 2 enheder, hvoraf den ene er en boligenhed. Dersom indberetningerne til BBR er foretaget uden forsinkelser, ses det altså at der siden sidste ajourføring er påbegyndt 2 nye enheder - i kommunen.

For sagstype 2 - tilbygning ses, at der er påbegyndt byggearbejder vedr. 6 enheder siden sidste ajourføring. Disse fordeler sig med 2 boligenheder, 3 erhvervsenheder og 1 blandet bolig- og erhvervsenhed. Alle disse enheder har ved den pågældende ajourføring nået en ny »byggefase« idet de tidligere alene var indberettet med byggetilladelse.

Eksempel på oplysninger fra indberetningsoversigten - bil.4.

+++ULÆSELIGT+++

Tilsvarende ses i ovenfor viste uddrag fra bil.4, at der ved ajourføringen bl.a. er registreret fuldførelse af et areal på 154 kvadratmeter nybyggeri for kategorien lav boligbyggeri og der er givet ibrugtagningstilladelse til 200 kvadratmeter landbrugs~ eller industribyggeri. Endvidere er der påbegyndt 30 kvadratmeter tilbygning til lav bolig siden sidste ajourføring.

Hvis der til samme ajourføring indberettes flere byggedatoer, tæller alle datoerne med i indberetningsoversigten. Hvis der f.eks. både indberettes påbegyndelses- og fuldførelsesdato i samme indberetning, optræder byggesagen under begge datoer (F282 og F288).

3.2.3: Statusoversigter (bil.5 og 6).

Statusoversigterne vises i bilag 5 og 6. Status beskrives ved antal byggesager og kvadratmeter-etageareal. Listernes udformning svarer næsten til indberetningsoversigternes - statusoversigterne registrerer dog ikke henlæggelser.

Statusoversigterne viser antal byggesager og antal kvadratmeter-etageareal af forskellig karakter (sagstype og anvendelse), der efter ajourføringen har nået en bestemt byggedato. Mens indberetningsoversigterne således viser bevægelser i BBR-ændringsregister i forbindelse med ajourføringen. Statusoversigten udtrykker således byggeaktiviteten i kommunen på et bestemt tidspunkt. Oversigten viser bl.a. igangværende byggeri og størrelsen af byggeri, hvortil der efter ajourføringen ialt er givet byggerilladelse.

I statusoversigten »tælles« sagen kun på den byggedato, der ligger længst fremme i byggeprocessen. Indberettes således både byggetilladelses- og påbegyndelsesdato i samme ajourføring, tælles sagen alene på F282 (påbegyndelsesdatoen). Rækkkefølgen for byggedatoen i forbindelse med optællingen til statusoversigterne er

F283 (ibrugtagningstilladelsesdato),

F284 (delvis ibrugtagningstilladelsesdato),

F288 (dato for fuldførelse),

F282 (dato for påbegyndelse) og

F281 (byggetilladelsesdato).

Indberetningsoversigterne viser - som omtalt - hvor mange sager (eller kvadratmeter - etageareal), der har nået en ny fase (evt. flere nye faser - byggedatoer) siden den forrige ajourføring. I modsætning hertil giver statusoversigterne et totalt billede af byggeaktiviteten i kommunen (hvor langt alle igangværende sager er nået).

Eksempel på oplysninger far statusoversigten - bilag 5.

+++ULÆSELIGT+++

Uddraget af bilag 5 giver et eksempel på den information, der kan udledes af statusoversigterne.

Det samlede nybyggeri i ændringsregistret udgør således 32 enheder, hvoraf de 24 er boligenheder. Dette nybyggeri er endvidere fordelt på følgende byggefaser

2 boliger har kun fået byggetilladelse, mend 14 tillige er påbegyndt. I bolig er fuldført (uden ibrugtagningstilladelse) og endelig er der indberettet ibrugtagningstilladelse for 7 boliger. (Disse 7 boliger vil dog ikke nødvendigvis blive overført til stamregistret, f.eks. ikke hvis der er fejlregistrering eller hvis der samtidig indberettes ibrugtagning til flere sager på een bygning).

3.2.4: Aktualitetsoversigter (bilag 7 og 8).

Aktualitetsoversigterne har til formål at vise aktualiteten af de indberettede datoer og arealer.

Indberetningerne til BBR-ændringsregistret fordeles efter forsinkelsernes størrelse, dvs. hvor længe byggedatoen ligger forud for indberetningsmåneden (aktivitetsmåneden). Listerne viser således i hvor høj grad indberetningerne er rettidige.

Aktualitetsoversigerne opgøres ved antal byggesager og antal kvadratmeter-etageareal - jfr. bilag 7 og 8. Listerne bruges til den løbende opfølgning omkring aktualiteten i indberetningerne til BBR-ændringsregister, jfr. boligministeriets virkulæreskrivelse af 2. april 1982.

For nybyggeri og til/ombygning fordeles sagerne endvidere på anvendelseskoder, mens der alene er en samlet opgørelse vedrørende nedrivninger. Listen grupperes efter byggedatoer i følgende rækkefølge

(1) Byggetilladelsesdato (F281).

(2) Påbegyndelsesdato (F282).

(3) Fuldførelsesdato (F288).

(4) Dato for ibrugtagningstilladelse (F283).

(5) Dato for henlæggelse (F285).

Listerne kan anvendes sammen med erindringslisterne af BBR-registerføren og ved forsinkelser gives kopi af listerne til Bygningsinspektoratet, som grundlag for det fælles arbejde med at formindske forsinkelser til et minimum, dvs. en undersøgelse af årsagerne til forsinkelserne og mulighederne for at forbedre indberetningerne.

Der henvises til boligministeriets cirkulæreskrivelse og indledningen til denne BBR-meddelelse vedrørende forsinkede indberetninger.

3.3 Muligheden for distriktslister.

Fra de større kommuners side er der udtrykt ønske om mulighed for at få opgjort drifts- og kontrolstatistikken (incl. erindringslisten) på delområder i kommunen. Distriktsopdelingen er den til BBR-ændringsregistrets F287 indberettede.

Langt de fleste kommuner har ikke nogen distriktsopdeling. Såfremt det findes ønskeligt at distrikstopdele udskrifterne skal dette meddeles Kommunedata I/S. Det bemærkes, at distrikterne skal indberettes bygning for bygning til BBR. Jvf. i øvrigt pjecen »Områdeinddeling til planlægningsformål« (Kommuneinformation nr. 20, april 1982).

4. Erindringsliste i BBR (bilag 9).

De eksisterende erindringslister afløses af en enkelt liste, der vises i bilag 9. Listen er udførligt beskrevet i Kommunernes Landsforenings vejledning, hvortil der henvises.

Erindringslisten indeholder oplysninger om de byggesager, der trækker lidt længere ud end »normalt«, eller som må formodes at være længere fremskredne end det fremgår af de indberettede byggedatoer i BBR-ændringsregistret.

Den nye liste er forsøgt opbygget således, at den umiddelbart kan anvendes i det administrative arbejde dels i bygningsinspektoratet dels hos BBR-registerføreren.

Et væsentligt formål med listen er forsøget på at reducere forsinkelserne i indberetningerne til BBR, samt at bistå bygningsinspektoratet med at kontrollere »atypiske sager«.

Listen udskrives i 2 eksemplarer, hvoraf det ene af BBR-registerføreren sendes videre til bygningsinspektoratet. Bygningsinspektoratet kan anvende listen som checkliste i forbindelse med byggesagsbehandlingen og bruge listen som »indberetningsbilag« til BBR-registerføreren, der herefter indberetter til BBR på sædvanlig måde.

Listens anvendelighed i den kommunale administration m.v. vil blive taget op til ny vurdering mellem Kommunernes Landsforening, Kommunedata I/S og Boligministeriet, når der foreligger erfaringsmateriale herom - herunder m.h.t. hvornår der skal udskrives erindringsmeddelelser.

+++ BILAGENE ULÆSELIGE +++

Ingen