Cirkulæreskrivelse om indførelse af edb-journalisering i statsinstitutioner

Cirkulæreskrivelse om indførelse af edb-journalisering i statsinstitutioner

I. Edb-journalsystemet og dets finansiering

Den offentlige forvaltnings journaliserings- og sagsstyringssystemer har hidtil været baseret på manuelle noteringer i protokoller eller på løse journalkort. I institutioner med en stor sagsmængde har sagsstyringen ved hjælp af de hidtil anvendte metoder erfaringsmæssigt voldt betydelige vanskeligheder, ofte resulterende i forsinkelser, manglende opfølgning m.v.

Til afhjælpning heraf har administrationsdepartementet, Rigsarkivet og I/S Datacentralen i fællesskab udviklet et edb-system til journalisering og sagsstyring inden for den offentlige forvaltning. Systemet, der er baseret på anvendelsen af dansk edb-udstyr, er generelt anvendeligt.

Systemet medfører, at journaloplysningerne kun skal indtastes een gang, i modsætning til i dag, hvor man i de fleste journaler indfører oplysningerne i flere registre (emneregistre, kronologiske registre, navneregistre o.s.v.).

Ved hjælp af en edb-terminal kan man under det nye system fremkalde journaloplysninger ud fra en række søgekriterier.

Udskrivning af postlister og restancelister, der i dag er ganske tidkrævende og derfor ikke altid finder sted i ønskeligt omfang, sker i det nye system automatisk.

Tilsvarende gælder statistikker over udviklingen i sagstallet, gennemsnitlig ekspeditionstid eller andre oversigter til brug for institutionens ledelse.

Datacentralen kan levere systemet fra midten af 1980. Udgiften til anskaffelse af edb-udstyr og programmel vil andrage 3/4-11/2 mill. kr. pr. institution, afhængig af sagsmængden.

Administrationsdepartementet har for finansåret 1980 fået bevilget et beløb på 8 mill. kr. til at indkøbe edb-journaliseringsanlæg til statsinstitutioner, der måtte ønske at rationalisere deres journaliseringsarbejde. Administrationsdepartementet stiller edb-anlæg og programmel til rådighed for institutionerne, medens disse selv må afholde udgifterne til drift og vedligeholdelse.

Interesserede styrelser anmodes om at henvende sig til administrationsdepartementet med henblik på at få nærmere oplysninger samt eventuelt træffe aftale om demonstration af edb-journaliseringssystemet på Datacentralen.

Man gør opmærksom på, at der må påregnes ca. 6 måneders planlægning af overgangen fra manuel journalisering til edb-journalisering.

II. Godkendelse

Med henblik på at fremme en ønskelig standardisering af den statslige forvaltnings journaliseringsarbejde, skal man samtidig anmode om, at indførelse af edb-journalisering i statslige styrelser m.v. kun sker efter forudgående godkendelse i administrationsdepartementet.

Finansministeriet, administrationsdepartementet, den 3. marts 1980 P.M.V.

E. BONNERUP NIELSEN

Ingen