Cirkulære om administration m.v. af private tilskudsmidler, der modtages af uddannelsesinstitutioner m.v.

Cirkulære om administration m.v. af private tilskudsmidler, der modtages af uddannelsesinstitutioner m.v.

I

Afgrænsning af de institutioner, der er omfattet af bestemmelserne

1. Cirkulærets bestemmelser gælder for

a) Universiteter, universitetscentre og højere læreanstalter omfattet af lov nr. 362 af 13. juni 1973 om styrelse af højere uddannelsesinstitutioner.

b) Rigshospitalet og Kysthospitalet på Refnæs.

c) Danmarks Journalisthøjskole og Institut for presseforskning.

d) Danmarks Jordemoderskole.

e) De regionale EDB-centre.

f) Danmarks pædagogiske Institut.

g) Statsseminarier.

h) Danmarks pædagogiske Bibliotek.

i) Dansk Sløjdlærerskole.

j) Statens socialpædagogiske seminarium.

k) Statens erhvervspædagogiske Læreruddannelse.

l) Statsgymnasier.

m) Statens pædagogiske Forsøgscenter.

Undervisningsministeren kan i øvrigt bestemme, at andre end de i litra a-m nævnte institutioner skal omfattes af cirkulæret.

II

Afgrænsning af private tilskudsmidler, der er omfattet af bestemmelserne

2. Tilskud, der ydes af

- privatpersoner,

- private virksomheder,

- organisationer,

- private institutioner,

- selvejende institutioner, hvis kapitalgrundlag ikke hidrører fra staten og

- ikke-offentlige fonde og legater,

er omfattet af bestemmelserne.

3. Tilskud, der ydes af fonde og legater, der er oprettet for private tilskudsmidler, og som bestyres ved institutionerne, er ligeledes omfattet af bestemmelserne.

4. Tilskud, der ydes af statens forskningsråd eller andre statslige tilskudsgivere, er omfattet af bestemmelserne i nr. 11 og 12.

5. Tilskud eller andre betalinger, der forudsætter konkrete modydelser til tilskudsgiveren, er ikke omfattet af bestemmelserne.

III

Afgrænsning af tilskudsmodtagere, der er omfattet af bestemmelserne

6. Tilskud, der modtages af

- institutionerne,

- institutter, laboratorier, afdelinger eller andre underenheder ved institutionerne og

- de på institutionerne ansatte,

er omfattet af bestemmelserne, når tilskuddet ydes til virksomhed, der udføres på institutionerne og forudsætter anvendelse af disses ressourcer, såsom apparatur, lokaler og personale.

IV

Indberetning, forhold til bevillingslov og bevilgende myndigheder

7. Institutionerne skal ved udløbet af hvert finansår indsende indberetning til undervisningsministeriet og rigsrevisionen om samtlige de i årets løb modtagne private tilskudsmidler. Indberetningen skal indeholde følgende oplysninger

- beholdning af modtagne, men ikke forbrugte private tilskudsmidler ved finansårets begyndelse,

- modtagne private tilskudsmidler i finansårets løb,

- forbrugte private tilskudsmidler i finansårets løb og

- beholdning af ikke- forbrugte private tilskudsmidler ved finansårets udløb.

Indberetningen skal indeholde en specifikation på de enkelte tilskud og formålene med tilskuddene.

8. I indberetningen angives endvidere tilskud, der er modtaget med henblik på oprettelse af en fond eller et legat.

9. På institutionernes bidrag til de årlige tillægsbevillingslove gives oplysning om beholdningen af private tilskudsmidler ved finansårets begyndelse og om størrelsen af de i finansårets løb anvendte private tilskudsmidler. Der gives endvidere oplysning om personaleforbruget i antal heltidsbeskæftigede.

10. Modtagelse og anvendelse af private tilskudsmidler kræver normalt ikke de bevilgende myndigheders godkendelse. Såfremt tilskuddet ydes som gave, f.eks. i form af fast ejendom eller apparatur, hvis drift og vedligeholdelse kan påføre staten udgifter, forudsættes dog altid de bevilgende myndigheders godkendelse.

V

Administration af modtagne private tilskudsmidler

11. De enkelte institutioner fastsætter regler for administrationen m.v. af modtagne private tilskudsmidler. Disse regler skal indeholde bestemmelser om følgende

- alle tilskud indberettes med angivelse af deres formål til institutionens administration,

- kasse- og regnskabsfunktionen henhører under administrationen,

- tilskuddene indbetales til administrationen,

- administrationen opretter i bogholderiet en versurkonto for hvert tilskud,

- dispositionsretten over tilskuddet henhører under tilskudsmodtageren,

- revision af tilskudsregnskaber sker ved rigsrevisionens foranstaltning.

De enkelte institutioner kan i øvrigt fastsætte sådanne bestemmelser, der er begrundet i institutionens forhold.

12. Der kan for private tilskudsmidler ansættes personale i forbindelse med opfyldelsen af det eller de formål, tilskuddet vedrører. Sådan ansættelse kan ske uden bevillingsmyndighedernes forudgående tilslutning. Ved ansættelse af personale for private tilskudsmidler gælder følgende regler

- ansættelse og aflønning af medarbejdere for private tilskudsmidler foretages via institutionernes personalekontor eller tilsvarende administrativ enhed (eventuelt et af statens forskningsråd),

- tilskudsmodtageren træffer afgørelse om, hvem der skal ansættes,

- ved ansættelse og aflønning for private tilskudsmidler anvendes de regler og vilkår, der er aftalt mellem finansministeriet og pågældende forhandlingsberettigede organisation. Andre ansættelses- og lønvilkår skal forelægges undervisningsministeriet i overensstemmelse med de i øvrigt derom gældende regler,

- det skal ved ansættelse for private tilskudsmidler tilkendegives den ansatte, at aflønningen sker af tilskudsmidler, at ansættelsen er tidsbegrænset, og hvornår den ophører.

VI

Bestemmelser vedrørende fonde og legater, for hvis midler staten har ansvaret

13. For fonde og legater, som oprettes for private tilskudsmidler, og som bestyres ved institutionerne(* 1), gælder følgende regler

- indberetning om oprettede fonde og legater afgives til institutionens administration,

- fundatser og legatprotokoller opbevares ved institutionen,

- administrationen registrerer de enkelte fondes eller legaters beholdninger i regnskabet,

- administrationen foretager de regnskabsmæssige registreringer for hvert fond eller legat. Administrationen udarbejder årsregnskab i overensstemmelse med de fundatsmæssige bestemmelser eller påser, at dette gøres. Hvis midlerne er henlagt til forvaltning i et pengeinstitut, sker registrering i institutionens regnskab en gang årligt på grundlag af et fra det pågældende pengeinstitut modtaget årsregnskab,

- likvide fonds- og legatmidler optages i institutionens kasse og føres i mellemregning med vedkommende fond eller legat, medmindre midlerne er henlagt til forvaltning ved anerkendte pengeinstitutter,

- fonds- eller legatbeholdninger af obligationer, aktier eller pantebreve anbringes i forvaltningsdepot i pengeinstitutter, henholdsvis finansministeriet (statsgældskontoret), eller indskrives i realkreditinstitutter. Depot- og indskrivningsbeviser eller andre beviser for beholdningernes tilstedeværelse skal opbevares i administrationen og stedse være ført ajour,

- såfremt det ikke i fundatserne er fastsat, at værdipapirer skal være prohiberede, forudsættes, at der træffes de nødvendige kontrol- og sikkerhedsmæssige foranstaltninger,

- revisionen af fonde og legater, hvis midler føres i mellemregning med en institution, foretages af rigsrevisionen, medmindre andet er bestemt eller bestemmes i fundatsen. I alle andre fonde og legater må der træffes særlig afgørelse om ansvarsforholdet og i denne forbindelse om eventuel revision ved rigsrevisionen.

14. Cirkulære af 13. august 1979 om administration m.v. af private tilskudsmidler, der modtages af uddannelsesinstitutioner m.v. ophæves.

Undervisningsministeriet, den 23. januar 1980

P.M.V.

ERNST GOLDSCHMIDT

/ N. Hammer-Jespersen

(* 1) Staten har ansvaret for de fonde og legater, hvis midler føres i mellemregning med en statsinstitution. Dette gælder, uanset om bestyrelsen helt, delvis eller slet ikke består af institutionens faste medarbejdere. Revision af regnskaberne for sådanne fonde og legater foretages af rigsrevisionen, medmindre andet er bestemt eller bestemmes i fundatsen.

I alle andre tilfælde må der træffes særlig afgørelse om ansvarsforholdet og i denne forbindelse om eventuel revision ved rigsrevisionen. Sådanne afgørelser vil i de legater, der er under tilsyn af undervisningsministeriet, blive truffet i forbindelse med indsendelse til revision af næste årsregnskab. Institutionsrepræsentanter i de legatbestyrelser, hvor det er naturligt at rejse spørgsmålet, bør foranledige, at indsendelsesskrivelsen kommer til at indeholde bestyrelsens indstilling i spørgsmålet.

I alle nyoprettede fonde og legater vil ansvarsforholdet blive anført i fundatsen.