FORSVARSKOMMANDOBESTEMMELSE P. 491-4 om kontakt- og orienteringsbesøg ved tjenestesteder.

FORSVARSKOMMANDOBESTEMMELSE P. 491-4 om kontakt- og orienteringsbesøg ved tjenestesteder.

Erstatter: FKOBST P. 491-4, MAJ 1978.

FORMÅL

1. Denne Forsvarskommandobestemmelse (FKOBST) har til formål at give retningsliner for kontakt- og orienteringsbesøg ved forsvarets tjenestesteder (landtjenestesteder og skibe) og for anvendelsen af de på finansloven hertil afsatte midler (kontaktbeløb), der af Forsvarskommandoen (FKO) anvises de enkelte tjenestesteder.

2. Kontakt- og orienteringsbesøg ved tjenestestedet har til formål at orientere så vide kredse af den civile lokalbefolkning inden for tjenestestedets naturlige, geografiske virkeområde som muligt om forsvarets og i særdeleshed det enkelte tjenestesteds opgaver og virke, for herigennem at øge forståelsen for forsvarstanken og skabe bedre muligheder for, at tjenestestedet og dets personel lettere integreres i det lokale samfund som en naturlig del af dette.

GENERELT

3. Kontakt- og orienteringsbesøg tilrettelægges efter chefens anvisning.

Det er den enkelte chefs ansvar, at kontaktbeløbet kun anvendes til afholdelse af udgifter til kontakt- og orienteringsbesøg, samt at beløbet udnyttes på den mest effektive og økonomiske måde i overensstemmelse med de her fastlagte principper.

Kontakt- og velfærdsofficeren arrangerer på chefens vegne de enkelte kontakt- og orienteringsbesøg.

Andet personel assisterer efter chefens bestemmelse.

Tjenestestedets/den regnskabspligtige myndigheds regnskabsfører/forvaltningsofficer er ansvarlig for den korrekte kontering og anvisning af de anvendte beløb.

ART OG OMFANG

4. Kontakt- og orienteringsbesøg opdeles i følgende former for besøg: - kontaktbesøg, - orienteringsbesøg.

kontaktbesøg omfatter besøg, hvor der orienteres, rundvises og føres uformelle samtaler med en indbudt kreds af repræsentanter for den civile lokalbefolkning, såsom omkringboende lodsejere samt repræsentanter for myndigheder, skoler, foreninger, organisationer og pressen m.fl.

Der skal lægges vægt på, at ikke kun personer i ledende stillinger indbydes.

Der kan, som ramme om et uformelt samvær, bydes på et beskedent traktement.

Orienteringsbesøg omfatter besøg, hvor orientering og rundvisning for lokale foreninger, organisationer og undervisningsinstitutioners ældre klasser m.fl. finder sted.

Der kan, når det findes naturligt, bydes på en mindre forfriskning.

5. Traktementer eller forfriskninger i forbindelse med besøg skal være absolut beskedne, og afviklingsformen må ikke have karakter af egentlig reception, frokost- eller middagsarrangement, men bør eksempelvis bestå af et beskedent, dagligdags måltid eller en mindre forfriskning.

Der skal nøje skelnes mellem de to afviklingsformer, og udgifter til mad og drikkevarer m.m. skal holdes inden for følgende maksimale, samlede beløbsrammer pr. deltager: Ved kontaktbesøg .................................... kr. 55,00 og ved orienteringsbesøg................................ kr. 11,00.

Hvor mulighed foreligger, skal traktementer eller forfriskninger indkøbes ved landtjenestestedernes cafeteriavirksomhed/skibenes kostforplejningsvirksomhed.

6. Diverse retningslinier: - besøg, der kun omfatter personel med tilknytning til forsvaret - herunder hjemmeværnet -, er ikke omfattet af denne bestemmelse, - tjenestestedets repræsentanter skal vælges blandt alle personelkategorier, og bør normalt antalsmæssigt ikke overstige 20% af det samlede, indbudte deltagerantal i besøget. - kontakt- og orienteringsbesøg må ikke have repræsentative formål, - det vil ofte være formålstjenstligt at afvikle besøg i forbindelse med orientering om forestående- eller afviklet øvelsesvirksomhed, tjenestestedsjubilæer eller lign. særlige begivenheder, - møder og drøftelser med myndigheder eller organisationer, hvis egentlige formål er løsning af specielle opgaver o.l., kan ikke anses som kontakt- og orienteringsbesøg, - besøg, hvis egentlige og eneste formål er afvikling af jagt (vildtpleje) på forsvarets arealer, kan ikke anses som kontakt- og orienteringsbesøg, - leverancer af traktementer eller forfriskninger fra det lokale cafeteria/skibs kostforplejningsvirksomhed bør i muligt omfang finde sted inden for disses normale åbningstid og - kontaktbeløb må ikke anvendes til gaver, erindringer eller lign.

Da de i denne bestemmelse angivne retningslinier er generelle og på ingen måde tilpasset enkelte tjenestesteder med kontaktbehov af særlig karakter, forventer FKO rimelige afvigelser fra de generelle retningslinier fra sådanne tjenestesteder, idet det forventes, at den enkelte chef i tilfælde af, at sådanne afvigelser foretages, gør dette i tjenestens tarv og således, at evt. bemærkninger i den anledning kan tilbagevises.

REGNSKABSFORHOLD

7. På grundlag af motiverede budgetforslag fra tjenestestederne anviser FKO kontaktbeløb for et finansår ad gangen (via niveau II myndighederne).

Evt. rest af det anviste kontaktbeløb må ved finansårets slutning ikke overføres til næste finansår eller på anden måde inddrages af tjenestestedet.

8. Samtlige udgifter afholdes i pengeregnskabet i overensstemmelse med de til enhver tid gældende bestemmelser for pengeregnskabsføring i forsvaret, idet det i Forsvarsministeriets økonomi- og regnskabssystem (FØRST) anførte kontonummer (5620.50) anvendes ved kontering.

Der skal foretages afregning for hvert enkelt besøg for sig, idet bilaget påføres oplysning om besøgets art, omfang, deltagerantal samt øvrige relevante oplysninger.

Hvis et besøg ikke straks kan opgøres endeligt foretages midlertidig bogføring på konto 3222.90 eller 3299.39, og når endelig postering finder sted, skal bilaget fremstå som et fuldstændigt regnskab over det pågældende besøg med fornøden henvisning til tidligere bilag.

9. Det i forbindelse med anvisning af kontaktbeløb anvendte FEL-NR STED (jf. »FØRST«) skal anvendes ved samtlige posteringer i pengeregnskabet.

10. Ved oprettelse af landtjenestested/ved skibs kommandohejsning indstilles til niveau II myndigheden om anvisning af kontaktbeløb til anvendelse i den resterende del af finansåret.

Ved nedlæggelse af landtjenestested/ved skibs kommandostrygning underrettes niveau II myndigheden, såfremt der henstår et større restbeløb af det anviste kontaktbeløb.

INDBERETNING

11. FKO kan i nødvendigt omfang udbede sig indberetning om foregået aktivitet på området.

EB

A. SØRENSEN

kontreadmiral

Chef for Personelstaben

fordeling: Standardfordeling Kontakt- og Velfærdsofficererne (175) Kommandantskabet på Ringsted Kaserne (1) + Forsvarsministeriets 8. kontor (1)

Ingen