Cirkulæreskrivelse om sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med terminalsystemer.

Cirkulæreskrivelse om sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med terminalsystemer.

Registertilsynet har modtaget udkast til forskrifter for en række terminalsystemer, hvorved i den forbindelse forstås registre, hvor der er direkte adgang til personoplysningerne i registeret via terminal placeret hos brugeren og ofte også adgang til umiddelbar ændring eller sletning af registerets oplysninger via en terminal hos brugeren.

De terminalsystemer, som registertilsynet har modtaget udkast til forskrifter for, repræsenterer efter tilsynets opfattelse stort set alle aspekter i relation til en vurdering af behovet for særlige sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med brug af terminalsystemer.

Således forekommer der meget små registre med f.eks. en eller få operatører og en eller to terminaler i umiddelbar fysisk nærhed af datamaten, og med f.eks. ret ufølsomme oplysninger eller i andre tilfælde mere sensitive oplysninger. Endvidere findes blandt de forelagte sager større registre med ret ufølsomme oplysninger, men med stor og differentieret brugerkreds og stor fysisk afstand mellem bruger og registerfører. Også større registre med landsdækkende brugerkreds og oplysninger af henholdsvis ret ufølsom karakter og meget sensitiv karakter er repræsenteret blandt terminalsystemerne.

Efter registertilsynets opfattelse bør spørgsmålet om sikkerhedsforanstaltninger for terminalsystemer, herunder specielt i relation til terminalanvendelsen, navnlig bero på en vurdering af følgende forhold

1. Oplysningernes følsomhed.

2. Registerets størrelse, herunder også antal terminaloperatører, terminaler og transmissionsafstand.

3. Brugermiljøet, herunder den personkreds der anvender systemet, de fysiske forhold omkring terminalanvendelsen og brugerinstitutionens behov for registeropslag.

På denne baggrund har registerrådet på sit møde den 5. november 1979 behandlet spørgsmålet om sikkerhedsforanstaltninger for terminalsystemer.

Registerrådet har foretaget en samlet vurdering af de tekniske sikringsmuligheder sammenholdt med de ovenfor nævnte forhold og har fundet, at der bør foretages en nærmere klassificering af terminalsystemerne i relation til kravene til sikkerheden i forbindelse med terminalanvendelser. Herved opnås, at der vil kunne fastsættes ensartede sikkerhedsforanstaltninger for systemer, der efter de under pkt. 1-3 nævnte kriterier kan sidestilles.

Registerrådet har derfor besluttet, at terminalsikkerhedsforanstaltningerne principielt bør inddeles i tre sikkerhedsklasser.

I vedlagte bilag 1-3 til cirkulæreskrivelsen er kort anført de typer af sikkerhedselementer, der efter tilsynets opfattelse bør indgå i de tre sikkerhedsklasser. Samtidig er ud for de enkelte sikkerhedselementer anført den hertil svarende sproglige formulering af vedkommende forskriftsbestemmelse. Det bemærkes i den forbindelse, at registertilsynet lægger afgørende vægt på, at sikkerhedsforanstaltningerne i forbindelse med terminalanvendelsen er beskrevet i de enkelte registerforskrifter.

Vedrørende spørgsmålet om til hvilken klasse de enkelte terminalsystemer bør henføres, skal man meddele, at dette må bero på en vurdering,hvori indgår de ovenfor uden punkterne 1-3 nævnte forhold. Som eksempler på terminalsystemer, der normalt kan placeres i gruppe 1 kan nævnes folkeregistre, venteliste- eller pladsanvisningsregistre, forbrugsafgiftssystemer, økonomiregistre (bortset fra den sociale registrant) og visse lønregistre.

Som eksempler på teminalsystemer, der normalt bør henføres til gruppe 2, kan nævnes skattesystemer, ATP's systemer, dagpengesystemer og systemer til udbetaling af sociale pensioner.

Som eksempler på terminalsystemer, der normalt bør henføres til gruppe 3, kan nævnes større hospitals- og patientregistre, større sygdomsregistre og strafferegistre.

Registertilsynet skal dog henlede opmærksomheden på, at der ikke helt sjældent vil forekomme tilfælde, hvor sikkerhedsforanstaltninerne for er terminalsystem, der principielt kan henføres til en klasse, bør suppleres med visse elementer fra en højere klasse. Dette er f.eks. tilfældet med hensyn til det fælleskommunale system SIP fase 1. Principielt finder registertilsynet således, at registeret i sin nuværende udformning kan henføres til klasse 1, men at sikkerhedsforanstaltningerne for dette register bør suppleres med en række elementer fra gruppe 2.

Registertilsynet vil i sine udtalelser vedrørende de enkelte terminalsystemer mere konkret angive hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der bør kræves for vedkommende register.

P.R.V.

H. Funch Jensen

Jørgen Poulsen

Til offentlige myndigheder

Bilag 1 til registertilsynets cirkulæreskrivelse af 10.12.79, j.nr. 1979-2003-9 om sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med terminalsystemer

Sikkerhedselement Gruppe 1

Autorisationsordning

§ A. Kun de medarbejdere borgmesteren autoriserer hertil (terminaloperatører) må have terminaladgang til registeret.

Stk. 2. Kun medarbejdere i ............afdelingen må autoriseres som terminaloperatører.

Behov

§ B. Borgmesteren må kun autorisere medarbejdere som terminaloperatører for hvem det er nødvendigt at benytte terminalerne i forbindelse med udførelse af deres arbejde og de enkelte terminaloperatører må ikke autoriseres til anvendelser de ikke har behov for.

Stk. 2. Borgmesteren skal årligt afgive indberetning til kommunalbestyrelsen om antallet af gældende autorisationer, herunder med angivelse af, om autorisationen gælder for alle anvendelser.

Valgfrihed ID-kort/indtastning

§ C. Kommunalbestyrelsen beslutter, hvorvidt der ved adgangskontrollen til terminalsystemet skal anvendes ID-kort og/eller indtastning.

Fortrolig og/eller personlig kode

§ D. Terminaloperatører skal tildeles en fortrolig terminalkode (pass-word) eller et terminal ID-kort.

eller

§ D. Terminaloperatører skal tildeles en fortrolig og personlig autorisationskode eller ID-kort.

Sikkerhedselement Gruppe 1

Benyttelsesstatistik

§ F. Der skal en gang om måneden udskrives en statistik over terminalens benyttelse. Statistikken skal for hver enkelt terminal/terminaloperatør angive, hvilke transaktionstyper den pågældende terminal har været anvendt til samt antallet af gange de enkelte transaktionstyper er anvendt.

Stk. 2. Statistikken skal sendes til borgmesteren eller en medarbejder i kommunen, som borgmesteren har udpeget hertil.

Alle grupper, operatørskift

§ G. Kendeord (pass-word) skal indtastes ikke-læsbart ved hvert operatørskift og når terminalen forlades skal der træffes sådanne foranstaltninger (log-off) at fornyet opkaldt vil kræve indtastning af kendeord (log-on).

Udskiftning

§ H. Kendeord skal udskiftes efter nærmere fastsatte procedurer.

Bilag 2 til registertilsynets cirkulæreskrivelse af 10.12.79, j.nr. 1979-2003-9 om sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med terminalsystemer

Autorisationsordning

Gruppe 2

§ A. Kun de medarbejdere borgmesteren autoriserer hertil (terminaloperatører) må have terminaladgang til registeret.

Stk. 2. Kun de i ..............styrelsen ansatte der har med ............opgaver at gøre må autoriseres som terminaloperatører.

eller

Stk. 2. Kun de medarbejdere, der udfører ...............opgaver må have adgang til forespørgsler.

Stk. 3. Kun medarbejdere, der er ansat i ...............opgaver må have adgang til at inddatere, ændre eller slette oplysninger (datatyper).

Behov

§ B. Borgmesteren må kun autorisere medarbejdere som terminaloperatører for hvem det er nødvendigt at benytte terminalerne i forbindelse med udførelse af deres arbejde, og de enkelte terminaloperatører må ikke autoriseres til anvendelser de ikke har behov for.

Stk. 2. Autorisationen skal angive hvilke grupper af personer og datatyper terminaloperatøren har adgang til, samt i hvilket omfang terminaloperatøren kan ændre/slette de registrerede datatyper.

Stk. 3. Borgmesteren skal årligt afgive indberetning til kommunalbestyrelsen om antallet af gældende autorisationer, herunder med angivelse af, om autorisationen gælder for alle anvendelser.

Valgfrihed Gruppe 2

§ C. Kommunalbestyrelsen beslutter, hvorvidt der ved adgangskontrollen til terminalsystemet skal anvendes ID-kort og/eller indtastning.

Stk. 2. Terminaloperatører skal tildeles en personlig og fortrolig autorisationskode eller ID-kort.

Sikkerhedsrapport

§ D. Der skal foretages registrering af alle uautoriserede adgangsforsøg. Såfremt der inden for en nærmere fastsat periode er registreret et nærmere fastsat antal på hinanden følgende adgangsforsøg, skal dette udskrives og der skal foretages umiddelbar kontrol.

Benyttelsesstatistik

§ E. Der skal mindst en gang om måneden udskrives en benyttelsesstatistik. Denne skal for hver enkelt terminaloperatør angive hvilke transaktioner den pågældende har anvendt eller forsøgt at anvende og antallet af gange den enkelte transaktion har været anvendt/forsøgt anvendt.

Stk. 2. Statistikken skal sendes til borgmesteren eller en medarbejder i kommunen, som borgmesteren har udpeget hertil.

Benyttelseskontrol

2-timers log

§ F. Der skal for hver enkelt terminal mindst en gang om måneden foretages registrering (logning) af mindst 2 timers brug af terminalen (i systemets åbningstid) med angivelse af den person,transaktionen vedrører/ det anvendte søgekriterium.Registreringen skal straks udskrives, og der skal umiddelbart herefter foretages undersøgelse af formålet med den registrerede terminalanvendelse.

eller

Differentieret log

§ F. Der skal foretages registrering (logning) af alle forespørgsler på økonomiske/sociale/helbredsmæssige oplysninger med angivelse af den person, transaktionen vedrører/det anvendte søgekriterium, og mindst en gang månedligt foretages en stikprøvevis undersøgelse af formålet med anvendelsen.

og/eller

Der skal foretages registrering af opdatering af alle økonomiske/sociale/helbredsmæssige oplysninger og mindst en gang om måneden en stikprøvevis undersøgelse af formålet med opdateringen.

eller

Totallog

§ F. Der skal foretages registrering (logning) af alle transaktioner. Registreringen skal mindst indeholde oplysning om tidspunkt, terminaloperatør, transaktionstype og angivelse af den person, transaktionen vedrørte/det anvendte søgekriterium. Registreringen (loggen) skal opbevares 6 måneder,hvorefter den skal slettes.

Edb-centralen skal efter anmodning, fremsende udskrift af dele af loggen til borgmesteren eller en medarbejder i kommunen, som borgmesteren har udpeget hertil.

Operatørskift

§ G. Kendeord (pass-word) skal indtastes ikke-læsbart ved hvert operatørskift og når terminalen forlades skal der træffes sådanne foranstaltninger (log-off) at fornyet opkald vil kræve indtastning af kendeord (log-on).

Udskiftning

§ H. Kendeord skal udskiftes en gang årligt.

Bilag 3 til registertilsynets cirkulæreskrivelse af 10.12.79, j.nr. 1979-2003-9 om sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med terminalsystemer

Autorisationsordning

Gruppe 3

§ A. Kun de medarbejdere borgmesteren autoriserer hertil (terminaloperatører) må have terminaladgang til registeret.

Stk. 2. Kun de i ............styrelsen ansatte der har med ...........opgaver at gøre må autoriseres som teminaloperatører.

eller

Stk. 2. Kun de medarbejdere, der udfører ............opgaver må have adgang til forespørgsler.

Stk. 3. Kun medarbejdere, der er ansat i ............ må have adgang til at inddatere, ændre eller slette personoplysninger (datatyper).

Behov

§ B. Borgmesteren må kun autorisere medarbejdere som terminaloperatører for hvem det er nødvendigt at benytte terminalerne i forbindelse med udførelse af deres arbejde og de enkelte terminaloperatører må ikke autoriseres til anvendelser de ikke har behov for.

Stk. 2. Autorisationen skal angive hvilke grupper af personer og datatyper terminaloperatøren har adgang til, samt i hvilket omfang terminaloperatøren kan ændre/slette de registrerede datatyper.

Stk. 3. Borgmesteren skal årligt afgive indberetning til kommunalbestyrelsen om antallet af gældende autorisationer, herunder angivelse af, om autorisationen gælder for alle anvendelser.

Differentieret adgang

§ C. Sletning af oplysninger, må kun kunne udføres fra særlige terminaler og må kun udføres af særligt autoriserede medarbejdere.

Stk. 2. Der skal mindst en gang om måneden foretages undersøgelse af formålet med at slette de pågældende oplysninger.

og/eller

Udskrivning af lister indeholdende et nærmere fastsat antal personer, må kun foretages af særligt autoriserede personer.

Stk. 2. Der skal mindst en gang om måneden foretages en stikprøvevis undersøgelse af formålet med sådanne transaktioner.

Valgfrihed

§ D. Kommunalbestyrelsen beslutter, hvorvidt der ved adgangskontrollen til terminalsystemet skal anvendes ID-kort og/eller indtastning.

Tildeling af kode

§ E. Terminaloperatører skal tildeles en personlig og fortrolig autorisationskode.

Sikkerhedsrapport

§ F. Der skal foretages registrering af alle uautoriserede adgangsforsøg. Såfremt der indenfor en nærmere fastsat periode er registreret et nærmere fastsat antal på hinanden følgende adgangsforsøg fra samme terminal, skal dette udskrives og der skal foretages umiddelbar kontrol.

Benyttelsesstatistik

§ E. Der skal mindst en gang om måneden udskrives en benyttelsesstatistik. Denne skal for hver enkelt terminaloperatør angive hvilke transaktioner den pågældende har anvendt eller forsøgt at anvende og antallet af gange den enkelte transaktion har været anvendt/forsøgt anvendt.

Stk. 2. Statistikken skal sendes til borgmesteren eller en medarbejder i kommunen, som borgmesteren har udpeget hertil.

Totallog

§ F. Der skal foretages registrering (logning) af alle transaktioner. Registreringen skal mindst indeholde oplysning om tidspunkt, terminaloperatør, transaktionstype

og angivelse af den person, transaktionen vedrørte/det anvendte søgekriterium. Regstreringen (loggen) skal opbevares i 6 måneder, hvorefter den skal slettes.

Stk. 2. Edb-centralen skal efter anmodning fremsende udskrift af dele af loggen til borgmesteren eller en medarbejder i kommunen, som borgmesteren har udpeget hertil.

Operatørskift

§ G. Kendeord (pass-word) skal indtastes ikke-læsbart ved hvert operatørskift og når terminalen forlades skal der træffes sådanne foranstaltninger (log-off) at fornyet opkaldt vil kræve indtastning af kendeord (log-on).

Udskiftning

§ H. Kendeord skal udskiftes en gang årligt.

Ingen rwn