DK
Cirkulæreskrivelse om normalforskrifter m.v. for edb-registre med personoplysninger.
Table of Provisions (86)
Statutory Text (86 Articles)
KAPITEL 1 REGISTERETS NAVN OG FORMÅL M.V.
KAPITEL 1
REGISTERETS NAVN OG FORMÅL M.V.
(nyt register)
KAPITEL 1
REGISTERETS NAVN OG FORMÅL M.V.
(nyt register)
§ 1. ........................ opretter et .....................-register Stk. 2. Byrådet/kommunalbestyrelsen er registeransvarlig myndighed. eller: (eksisterende register) § 1. Registerets navn er ........................... Stk. 2. ........................... er registeransvarlig myndighed. § 2. Formålet med registeret er at.......................... ................................................................. ................................................................. § 3. Registeret må kun føres og opbevares på kommunens edb-anlæg. KAPITEL 2 REGISTERETS INDHOLD, ANVENDELSE OG SLETNING (personkreds) § 4. Registeret må kun indeholde oplysninger om de personer, der ................. (datatyper)
§ 1. ...................... opretter et ..................-register.
Stk. 2. Byrådet/kommunalbestyrelsen er registeransvarlig myndighed.
eller
(eksisterende register)
§ 1. Registerets navn er ......................
Stk. 2. ......................... er registeransvarlig myndighed.
KAPITEL 2 REGISTERETS INDHOLD, ANVENDELSE OG SLETNING
KAPITEL 2
REGISTERETS INDHOLD, ANVENDELSE OG SLETNING
(personkreds)
§ 2. Formålet med registeret er at............................ ................................................................ ................................................................
KAPITEL 3 SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER I KOMMUNEN
KAPITEL 3
SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER I KOMMUNEN
KAPITEL 3
SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER I KOMMUNEN
§ 3. Registeret må kun føres og opbevares på ..(navn på servicebureau)...
KAPITEL 4. REGISTREREDE PERSONERS ADGANG TIL OPLYSNINGER OM SIG SELV
KAPITEL 4 SIKKERHEDSBESTEMMELSER FOR TERMINALANVENDELSE
Indsættelse af bestemmelser fra notat - efter gruppeinddelingen.
KAPITEL 4.
REGISTREREDE PERSONERS ADGANG TIL OPLYSNINGER OM SIG SELV
KAPITEL 4
ØVRIGE SIKKERHEDSFORANSTALTNINGER
§ 4. Registeret må kun indeholde oplysninger
om de personer, der ...........................
(datatyper)
KAPITEL 5. VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER TIL PRIVATE
KAPITEL 5.
VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER TIL PRIVATE
KAPITEL 5.
REGISTREREDE PERSONERS ADGANG TIL OPLYSNINGER OM SIG SELV
§ 5. Registeret må kun indeholde følgende oplysninger
1) ..................... 2) ..................... 3) ..................... eller
§ 5. Registeret må kun indeholde de oplysniner, der er nævnt i bilag 1 til forskrifterne.
(medier og »dataleverandører«)
§ 5. Registeret må kun indeholde følgende oplysninger
1) ................. 2) ................. 3) ................. eller
§ 5. Registeret må kun indeholde de oplysnger, der er nævnt i bilag 1 til forskrifterne.
(medier og »dataleverandører«)
KAPITEL 6 VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER TIL OFFENTLIGE MYNDIGHEDER
KAPITEL 6
VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER TIL OFFENTLIGE MYNDIGHEDER
KAPITEL 6.
VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER TIL PRIVATE
§ 6. Oplysningerne må kun tilvejebringes på følgende måder
1) De oplysninger, der er nævnt i bilag 1 under pkt. 1-3 må kun indgå fra ..........................-registeret på makinlæsbart medium.
2) De oplysninger, der er nævnt i bilag 1 under pkt. 4-8 må kun indgå på grundlag af indberetning fra ..............................
(konvertering)
§ 6. Oplysningerne må kun tilvejebringes på følgende måder
1) De oplysninger, der er nævnt i bilag 1 under pkt. 1-3 må kun indgå fra................-registeret på maskinlæsbart medium.
2) De oplysninger, der er nævnt i bilag 1 under pkt. 4-8 må kun indgå på grundlag af indberetning fra........................
(konvertering)
KAPITEL 7 IKRAFTTRÆDEN
KAPITEL 7
IKRAFTTRÆDEN
KAPITEL 7.
VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER TIL OFFENTLIGE MYNDIGHEDER
§ 7. Oplysninger, som indberettes fra..........................
må kun konverteres til maskinlæsbare medier på...................
Stk. 2. Der skal føres særlig kontrol til sikring af, at de konverterede oplysninger er i overensstemmelse med grundmaterialet.
(kontrol)
§ 7. Oplysninger, som indberettes fra ..............................
må kun konverteres til maskinlæsbare medier på .....................
Stk. 2. Der skal føres særlig kontrol til sikring af, at de konverterede oplysninger er i overensstemmelse med grundmaterialet.
Stk. 3. .. (Edb-servicebureauet).. skal returnere eller tilintetgøre inddatamateriale efter endt brug.
(kontrol)
KAPITEL 8.
STRAF OG IKRAFTTRÆDEN
§ 8. Der skal iøvrigt foretages fornøden kontrol til sikring af, at der ikke registreres urigtige eller vildledende oplysninger. Oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende, skal snarest muligt slettes eller berigtiges.
(ajourføring)
§ 8. Der skal iøvrigt foretages fornøden kontrol til sikring af, at der ikke registreres urigtige eller vildledende oplysninger. Oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende, skal snarest muligt slettes eller berigtiges.
(ajourføring)
Bilag
REGISTERTILSYNET
AC/jd 27.2.80
Udkast til foreløbig »normalforskrift« for kommunalt register der føres på kommunens eget anlæg.
Forskrifter for
I henhold til § 6, stk. 2, i lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre fastsættes følgende
§ 9. Registeret skal ajourføres en gang om ...................
(databehandling)
§ 9. Registeret skal ajourføres en gang om .......................
(databehandling)
§ 10. Databehandling må kun bestå i ajourføring af de oplysninger, der må findes i registeret, jfr. § 5, samt bearbejdning af disse oplysninger med henblik på frembringelse af de i § 12 nævnte uddata.
(sletning)
§ 10. Databehandling må kun bestå i ajourføring af de oplysninger, der må findes i registeret, jfr. § 5, samt bearbejdning af disse oplysninger med henblik på frembringelse af de i § 12 nævnte uddata.
(sletning)
§ 11. Oplysninger som nævnt i bilag 1 under pkt. ... skal slettes senest .(5). år efter ...(inddatering)..............
eller
§ 11. Alle oplysninger om personer, der ..(har modtaget .........-ydelse).., skal slettes senest ..(1 år).. efter, at ..(udbetaling er ophørt)..............
Stk. 2. Oplysninger om personer, der ..(skal tilbagebetale .............-ydelse.., skal dog først slettes senest ..(1 år).. efter, at ..(udestående beløb er betalt)..
(uddata)
§ 11. Oplysninger som nævnt i bilag 1 under pkt. ... skal slettes senest ..(5 år).. efter ..(inddatering)................
eller
§ 11. Alle oplysninger om personer, der ..(har modtaget ............-ydelse).., skal slettes senest ..(1 år).. efter, at ..(udbetaling er ophørt)..............
Stk. 2. Oplysninger om personer, der ..(skal tilbagebetale ............-ydelse.., skal dog først slettes senest ..(1 år).. efter, at ..(udestående beløb er betalt)..
(uddata)
§ 12. Fra registeret må der kun frembringes følgende uddata
1) Lister over .................. med oplysning om............... til brug ved .......................... 2) Lister over .................. med oplysning om .............. til brug ved .................... 3) Stamkort. 4) Checks. 5) Udbetalingslister.
6) Maskinlæsbare medier med oplysning om ...................... til
.............................'s .....................-register til brug ved.............................
7) Kontrol og fejllister.
Stk. 2. Fra registeret må der maskinelt overføres oplysninger til følgende edb-registre, der føres ....................
1) ....................-oplysninger til brug for---------------- 2) ....................-oplysninger til brug for----------------
§ 12. Fra registeret må der kun frembringes følgende uddata
1) Lister over .................. med oplysning om............
til brug ved ..................................
2) Lister over .................. med oplysning om............
til brug ved ..................................
3) Stamkort.
4) Checks.
5) Udbetalingslister.
6) Maskinlæsbare medier med oplysning om.................til
...................s................-register til brug ved ..........................
.............................'s .....................-register til brug ved ................................
7) Kontrol og fejllister.
Stk. 2. Fra registeret må der maskinelt overføres oplysninger til følgende edb-registre, der føres .........................
1) ..................-oplysninger til brug for .....................,
2) ..................-oplysninger til brug for ......................
§ 13. Byrådet/kommunalbestyrelsen skal fastsætte nærmere regler om sikkerhedsforanstaltninger i kommunen til uddybning af de regler, der er fastsat i kapitel 3-7. Reglerne skal navnlig omfatte organisatoriske forhold og fysisk sikring, herunder sikkerhedsorganisation, administration af adgangskontrolordninger og autorisationsordninger samt retningslinier for tilsynet med overholdelsen af de sikkerhedsforanstaltninger, der er fastsat for kommunen. I reglerne skal der tillige udpeges en ledende embedsmand til at forestå iværksættelse af og tilsynet med sikkerhedsforanstaltningerne, jfr. dog stk. 2.
Stk. 2. Borgmesteren skal i overensstemmelse med nærværende forskrifter samt de yderligere, lokalt fastsatte regler lede sikkerhedsarbejdet i kommunen.
Stk. 3. De regler, der er fastsat i henhold til stk. 1, skal indsendes til registertilsynet.
§ 13. Byrådet/kommunalbestyrelsen skal fastsætte nærmere regler om sikkerhedsforanstaltninger i kommunen til uddybning af de regler, der er fastsat i kapitel 3-7. Reglerne skal navnlig omfatte organisatoriske forhold og fysisk sikring, herunder sikkerhedsorganisation, administration af adgangskontrolordninger og autorisationsordninger samt retningslinier for tilsynet med overholdelsen af de sikkerhedsforanstaltniner, der er fastsat for kommunen. I reglerne skal der tillige udpeges en ledende embedsmand til at forestå iværksættelse af og tilsynet med sikkerhedsforanstaltningerne, jfr. dog stk. 2.
Stk. 2. Borgmesteren skal i overensstemmelse med nærværende forskrifter samt de yderligere, lokalt fastsatte regler lede sikkerhedsarbejdet i kommunen.
Stk.3. De regler, der er fastsat i henhold til stk. 1, skal indsendes til registertilsynet.
§ 14. For kommunens edb-afdeling gælder de sikkerhedsforanstaltninger, der er anført i bilag A.
§ 14. Udskrifter, der indeholder oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, må kun anvendes og opbevares i kommunen efter reglerne i §§15 og 16 medmindre udskriften indgår i en konkret sag i kommunen om enkelte registrerede personer.
§ 15. Udskrivning fra registeret, der ikke sker gennem anvendelse af edb-systemets terminaldel, skal ske ifølge en driftsplan. Denne skal angive tidspunkter for aflevering af inddatamateriale, kørselsdage og aflevering af uddatamateriale fra edb-afdelingen.
Stk. 2. Udskrivning, der ikke sker i henhold til driftsplanen, må kun ske efter skriftlig anmodning fra en medarbejder i .........(forvaltning) som af borgmesteren er bemyndiget hertil. Edb-afdelingen skal gøre bekendt med, hvem der er berettiget til at rekvirere udskrivning.
Stk. 3. I undtagelsestilfælde kan anmodning som nævnt i stk 2 fremsættes telefonisk. Forinden udskrivning og forsendelse til forvaltningen, skal edb-afdelingen foretage kontrolopringning til den eller de i stk. 2 nævnte personer. Edb-afdelingen skal påse, at skriftlig anmodning som nævnt i stk. 2 er afdelingen i hænde senest 3 hverdage efter, at telefonisk anmodning er fremsat.
Stk. 4. Edb-afdelingen skal udlevere/adressere forsendelser til de personer, der i medfør af stk. 2 er berettiget til at rekvirere udskrifter.
§ 15. Udskrifter fra registeret må kun anvendes i ..................... forvaltning.
Stk. 2. Medarbejdere i andre forvaltninger kan dog få adgang til udskrifter, såfremt oplysningerne er af væsentlig betydning for arbejdet i den forvaltning, hvor vedkommende er ansat, eller har væsentlig betydning for en afgørelse, som denne forvaltning skal træffe.
§ 16. Udskrifter, der indeholder oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, må kun anvendes og opbevares i kommunen efter reglerne i §§ 17 og 18, medmindre udskriften indgår i en konkret sag i kommunen om enkelte registrerede personer.
§ 16. Udskrifter skal opbevares aflåst, når de ikke benyttes.
Stk. 2. Udskrifter må kun opbevares i ..måneder/år.., hvorefter de skal tilintetgøres.
(KAPITEL 4 SIKKERHEDSBESTEMMELSER FOR TERMINALANVENDELSE
Indsættelse af bestemmelser fra notat - efter gruppeinddelingen.)
§ 17. Udskrifter fra registeret må kun anvendes i -------------
forvaltning
Stk. 2. Medarbejdere i andre forvaltninger kan dog få adgang til udskrifter, såfremt oplysningerne er af væsentlig betydning for arbejdet i den forvaltning, hvor vedkommende er ansat, eller har væsentlig betydning for en afgørelse, som denne forvaltning skal træffe.
§ 17. .. (Edb-servicebureauet).. skal iagttage de sikkerhedsforanstaltninger, der er anført i bilag A og B til forskrifterne. Bilag B er ikke offentligt tilgængeligt.
§ 18. Udskrifter skal opbevares aflåst, når de ikke benyttes.
Stk. 2. Udskrifter må kun opbevares i ..måneder/år.., hvorefter de skal tilintetgøres.
§ 18. Udskrivning fra registeret må kun ske ifølge en driftsplan, som angiver tidspunkter for aflevering af inddatamateriale, kørselsdage og aflevering af uddatamateriale fra ..(edb-servicebureauet).. . Driftsplanen fastsættes af ..(edb-serviceburauet).. og sendes til ..(kommunen)..
Stk. 2. Udskrivning, der ikke sker i henhold til driftsplanen, må kun ske efter skriftlig anmodning fra en medarbejder i .............forvaltning, som af borgmesteren er bemyndiget hertil. ..(Edb-servicebureauet).. skal gøres bekendt med, hvem der er berettiget til at rekvirere udskrivning.
Stk. 3. I undtagelsestilfælde kan anmodning om udskrivning fremsættes telefonisk. Forinden udskrivning og forsendelse til ..(kommunen).. iværksættes, skal ..(edb-servicebureauet).. foretage kontrolopringning til den eller de personer, der er nævnt i stk. 2. ..(Edb-servicebureauet).. skal påse, at skriftlig anmodning som nævnt i stk. 2 er ..(edb-servicebureauet)..i hænde senest 3 hverdage efter, at telefonisk anmodning er fremsat.
Stk. 4. .. (Edb-servicebureauet).. skal adressere forsendelser til de personer, der i medfør af stk. 2 er berettiget til at rekvirere udskrifter.
§ 19. Fremsætter en registreret person begæring herom, skal der snarest muligt gives den registrerede meddelelse om de oplysninger, der er registreret om ham.
Stk. 2. Udlevering af oplysninger må kun finde sted, når vedkommende har legitimeret sig behørigt, eller når der på anden måde er skabt sikkerhed for, at den der fremsætter begæring er identisk med den person, oplysningerne vedrører. Fremsættes begæringen af en anden end den registrerede, skal kommunen sikre sig, at den pågældende er berettiget til at handle på den registreredes vegne.
Stk. 3. Meddelelser i henhold til stk. 1 skal på forlangende gives skriftligt.
Stk. 4. En registreret person, der har fået meddelelse efter stk. 1, har ikke krav på ny meddelelse før 12 måneder efter sidste meddelelse, medmindre han kan godtgøre en særlig interesse heri.
§ 19. Fremsætter en registreret person begæring herom, skal der snarest muligt gives den registrerede meddelelse om de oplysninger, der er registreret om ham.
Stk. 2. Udlevering af oplysninger må kun finde sted, når vedkommende har legitimeret sig behørigt, eller når der på anden måde er skabt sikkerhed for, at den der fremsætter begæring er identisk med den person, oplysningerne vedrører. Fremsættes begæringen af en anden end den registrerede, skal kommunen sikre sig, at den pågældende er berettiget til at handle på den registreredes vegne.
Stk. 3. Meddelelser i henhold til stk. 1 skal på forlangende gives skriftligt.
Stk. 4. En registreret person, der har fået meddelelse efter stk. 1, har ikke krav på ny meddelelse før 12 måneder efter sidste meddelelse, medmindre han kan godtgøre en særlig interesse heri.
§ 20. Tvivlsspørgsmål om retten til at få meddelt oplysninger efter § 19 kan indbringes for registertilsynet. Tilsynets afgørelse kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.
§ 20. Tvivlsspørgmål om retten til at få meddelt oplysninger efter § 19 kan indbringes for registertilsynet. Tilsynets afgørelse kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed.
§ 21. Oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, må ikke videregives til private personer og virksomheder, medmindre dette følger af §§ 22-24.
§ 21. Oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, må ikke vidregives til private personer og virksomheder, medmindre dette følger af §§ 22-24.
§ 22. Oplysninger om .............(udbetalinger).. må videregives til f.eks. ..(Pengeinstitutternes Betalingsformidlings Center)...... til brug ved ..(overførsel af udbetaling til de registrerede personer)...
§ 22. Oplysninger om .................(udbetalinger).. må videregives til f.eks. ..(Pengeinstitutternes Betalingsformidlings Center).... til brug ved..(overførsel af udbetaling til de registrerede personer)..
§ 23. Oplysninger må videregives, såfremt den registrerede eller den, der handler på hans vegne, har meddelt samtykke hertil.
Stk. 2. Samtykke skal meddeles skriftligt og skal indeholde oplysninger om
1) hvilke typer oplysninger, der må videregives,
2) hvem oplysningerne må videregives til, og
Stk. 3. Samtykke bortfalder senest efter et års forløb.
§ 23. Oplysninger må videregives, såfremt den registrerede eller den, der handler på hans vegne, har meddelt samtykke hertil.
Stk. 2. Samtykke skal meddeles skriftligt og skal indeholde oplysninger om
1) hvilke typer oplysninger, der må videregives,
2) hvem oplysningerne må videregives til, og
3) hvorledes oplysningerne må anvendes af den angivne modtager.
Stk. 3. Samtykke bortfalder senest efter et års forløb.
§ 24. Oplysninger må endvidere videregives til brug ved konkrete forskningsprojekter på nærmere angivne vilkår og efter indhentet udtalelse fra registertilsynet.
§ 24. Oplysninger må endvidere videregives til brug ved konkrete forskningsprojekter på nærmere angivne vilkår og efter indhentet udtalelse fra registertilsynet.
§ 25. Oplysninger, der kan henføres til bestemte personer, må ikke videregives til andre offentlige myndigheder, mednindre dette følger af §§ 26-28 eller de pågældende myndigheder i henhold til lov har adgang til at få oplysningerne.
§ 25. Oplysninger, der kan henføres til bestemte personer, må ikke videregives til andre offentlige myndigheder, medmindre dette følger af §§ 26-28 eller de pågældende myndigheder i henhold til lov har adgang til at få oplysningerne.
§ 26. Oplysninger må videregives til andre offentlige myndigheder efter reglerne i §§ 23-24.
§ 26. Oplysninger må videregives til andre offentlige myndigheder efter reglerne i §§ 23-24.
§ 27. Til brug i konkrete retsforhold må der videregives enkeltstående oplysninger til andre offentlige myndigheder, som kan godtgøre at have en retlig interesse i at få de pågældende oplysninger, der klart overstiger hensynet til oplysningernes hemmeligholdelse. Dette gælder dog ikke oplysninger, om hvilke der ved lov er fastsat særlige tavshedsforskrifter.
§ 27. Til brug i konkrete retsforhold må der videregives enkeltstående oplysninger til andre offentlige myndigheder, som kan godtgøre at have en retlig interesse i at få de pågældende oplysninger, der klart overstiger hensynet til oplysningernes hemmeligholdelse. Dette gælder dog ikke oplysninger, om hvilke der ved lov er fastsat særlige tavshedsforskrifter.
§ 28. Oplysninger må endvidere videregives til andre offentlige myndigheder i følgende omfang
1) Oplysninger om eks. ..(udbetalte beløb)... må videregives til eks. ..(skattemyndighederne).. til brug ved eks...(skatteligning)..
2) Oplysninger om .................. må videregives til.............
.................... til brug ved ................................
§ 28. Oplysninger må endvidere videregives til andre offentlige myndigheder i følgende omfang
1) Oplysninger om eks. ..(udbetalte beløb)... må videregives til eks. ..(skattemyndighederne).. til brug ved eks....skatteligning
2) Oplysninger om ....................... må videregives til....
...................... til brug ved ......................
§ 29. Forskrifterne træder i kraft den 1. januar 1980.
REGISTERTILSYNET
KH 27.2.80
Udkast til foreløbig »normalforskrift« for kommunalt register der føres på servicebureau.
Forskrifter for
I henhold til § 6, stk. 2, og § 29, stk. 2 i lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre fastsættes følgende
§ 29. Overtrædelse af §§ 4-12, § 17, jfr. bilag A og B og § 18 straffes med bøde, medmindre højere straf er forskyldt efter lovgivningen iøvrigt.
§ 30. Forskrifterne træder i kraft den 1. januar 1980.
SIKKERHEDSFORSKRIFTER FOR X-KOMMUNES EDB-ANLÆG
Sikkerhedsforskrifterne i dette bilag gælder for de edb-registre med personoplysninger, der føres eller opbevares i X-kommune.
Sikkerhedsforskrifterne er fastsat til opfyldelse af § 12, stk. 1 i lov nr. 294 af 8. juni 1979 om offentlige myndigheders registre.
Sikkerhedsforskrifterne er optaget som bilag A til de registerforskrifter, der skal fastsættes for offentlige myndigheders registre i henhold til ovennævnte lov.
1. SIKKERHEDSORGANISATION M.V.
1.1. Kommunalbestyrelsen har ansvaret for sikkerhedsforskrifternes overholdelse.
1.2. Kommunalbestyrelsen kan udpege en ledende medarbejder til at være ansvarlig for sikkerheden omkring kommunens edb-anlæg.
1.3. Sikkerhedsbestemmelserne skal mindst en gang årligt gennemgås med henblik på eventuel revision.
1.4. Kommunen skal foretage en nærmere beskrivelse af, hvorledes den har opfyldt de bestemmelser, der er nævnt i bilaget under punkterne 1.2., 2.1., 2.2. og 2.3.
Ifølge sikkerhedsforskrifterne skal der endvidere være udarbejdet skriftlige instrukser vedrørende punkterne 3.1., 3.3., 3.5. og 3.6. (sidste afsnit).
Beskrivelser, instrukser og uddybende sikkerhedsregler skal indsendes til registertilsynet, og er ikke offentligt tilgængelige.
2. FYSISK SIKRING
2.1. Lokaler, der benyttes ved opbevaring og førelse af registre, skal være indrettet med henblik på at forhindre uvedkommende adgang.
2.2. Der skal etableres en adgangskontrolordning, som sikrer, at kun personer med adgangstilladelse får adgang til disse lokaler.
2.3. Der skal etableres fornøden beskyttelse herunder alarmering mod brand, indbrud m.v.
3. ADMINISTRATIVE OG SYSTEMTEKNISKE FORHOLD
3.1. For afvikling af kørsler med registre skal der udarbejdes skriftlige instrukser
- der fastlægger ansvaret for og beskriver behandling af inddata, kørselsafvikling og behandling af uddata
- der beskriver udarbejdelse af en driftsplan for hvert register med angivelse af tidsterminer for modtagelse af materiale fra brugerne, kørselsafvikling og aflevering af uddatamateriale til brugerne.
- for kørsler, der ikke afvikles efter en fastlagt driftsplan, skal der registreres oplysninger om, hvem der har rekvireret kørslen, samt hvem der har modtaget uddatamateriale.
3.2. Såfremt der er terminaladgang til et register, skal der mindst kunne etableres
- maskinel kontrol af brugernes identitet og autorisation til adgang til registeroplysningerne
- en statistik over brugen af registeroplysningerne.
3.3. For de enkelte registre skal der udarbejdes skriftlige instrukser om antallet af kopier og generationer af registeret, således at det samlede antal registerversioner er mindst muligt, under hensyntagen til at kunne rekonstruere registeret.
3.4. Der skal foretages en maskinel registrering af alle kørsler, der afvikles på edb-anlægget. Registreringen skal opbevares i mindst seks måneder.
3.5. Der skal udarbejdes skriftlige instrukser for tilintetgørelse af udskrifter m.v, der ikke skal leveres til brugeren.
3.6. For behandling af lagringsmedier gælder følgende
- lagringsmedier med registre skal opbevares i aflåste og tyverisikrede skabe, når de ikke benyttes i forbindelse med kørsler.
- der skal føres en fortegnelse over alle lagringsmedier, der benyttes i forbindelse med registre. Der skal foretages løbende kontrol af beholdningen
- alle lagringsmedier med personoplysninger skal være mærket til brug ved såvel den manuelle som maskinelle behandling
- der skal udarbejdes skriftlige instrukser for sletning af lagringsmedier, udlån af lagringsmedier og destruktion af lagringsmedier, der ikke kan anvendes mere.
KH/Km/27.11.1979.
Cirkulæreskrivelse om normalforskrifter m.v. for edb-registre med personoplysninger.
Registertilsynet har på grundlag af afgivne udtalelser om registerforskrifter udarbejdet »normalforskrifter« for enkeltkommunale edb-registre.
Vedlagt fremsendes til orientering
»normalforskrift« for enkelkommunalt edb-register, der føres på eget anlæg, og
»normalforskrift« for enkeltkommunalt edb-register, der føres på edb-servicebureau.
Normalforskrifterne bør især anvendes ved oprettelse af nye edb-registre i kommunerne, men bør også ofte anvendes ved fastsættelse af allerede udarbejdede udkast til forskrifter.
Ligeledes fremsender registertilsynet udkast til »sikkerhedsforskrifter for X-kommunes edb-anlæg«, der vedrører sikkerhedsforanstaltninger for mindre kommunale edb-anlæg, hvor der foretages ringe eller ingen systemudvikling. Registertilsynet skal henstille, at sikkerhedsforskrifterne indgår som bilag til forskrifterne jf. normalforskrifterne § 14, i kommuner, der har ovennævnte mindre edb-anlæg.
Det fremgår af ovennævnte normalforskrifter jf. § 13 og af forskrifter for fælleskommunale registre samt af sikkerhedsforskrifter for de kommunale edb-anlæg, at der skal fastsættes nærmere regler om sikkerhedsforanstaltninger i kommunerne til uddybning af de regler, der findes i forskrifterne. Reglerne er ikke offentligt tilgængelige, men skal indsendes til registertilsynet. Registertilsynet er klar over, at sådanne regler næppe kan foreligge pr. 1. januar 1980, hvor forskrifterne iøvrigt skal træde ikraft, hvorfor man skal henstille, at de uddybende sikkerhedsregler indsendes til registertilsynet inden den 1. juli 1980.
Registertilsynet forventer at have afgivet udtalelse om samtlige indsendte registerforskrifter inden 20. december 1979. Registertilsynet skal i den anledning henlede opmærksomheden på, at lov om offentlige myndigheders registre ikke kræver, at forskrifterne fastsættes af kommunalbestyrelsen, idet det ifølge lovens § 6, stk. 2 er muligt at henlægge fastsættelsen til »vedkommende« kommunale myndighed. Såfremt man finder, at forskrifterne er af en sådan karakter eller har sådanne konsekvenser, at de skal forelægges kommunalbestyrelsen til endelig fastsættelse, og såfremt dette ikke kan ske inden den 1. januar 1980, kan justitsministeriet jf. § 30, stk. 1 efter ansøgning forlænge fristen, f.eks. til efter første kommunalbestyrelsesmøde eller amtsrådsmøde i 1980. En eventuel ansøgning til justitsministeriet skal indeholde oplysning om for hvilke registre, der søges udsættelse.
P.R.V.
H.Funch Jensen
/
Jørgen Paulsen
Til samtlige amtskommuner og primærkommuner.
Ingen