Foreløbig vejledning om meddelelse om tilslutning til et fælleskommunalt register eller registersystem (* 1)

Foreløbig vejledning om meddelelse om tilslutning til et fælleskommunalt register eller registersystem (* 1)

Indledning

Den 1. januar 1979 er lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre trådt i kraft. Loven indeholder en nærmere regulering af den offentlige forvaltnings adgang til at oprette og anvende registre, herunder om adgangen for kommunale myndigheder til at tilslutte sig et register eller registersystem, der er indrettet med henblik på at kunne føres for kommunale myndigheder fra flere kommuner, se nærmere lovens § 7.

Denne vejledning skal sammenholdes med registertilsynets foreløbige vejledning af 1. marts 1979 om offentlige myndigheders forelæggelse for registertilsynet af sager om oprettelse eller samkøring af registre (se pkt. 1) og registertilsynets foreløbige vejledning af 6. marts 1979 om udarbejdelse og fastsættelse af forskrifter for offentlige myndigheders registre (se særligt pkt. 2, pkt. 5-6 og pkt. 15).

Det er i lovens § 7, stk. 4, fastsat, at en kommunal myndighed kun må tilslutte sig et allerede godkendt fællesregister i henhold til vedkommende kommunalbestyrelses beslutning, der træffes i et møde. Kommunalbestyrelsens beslutning skal straks meddeles registertilsynet med oplysning om eventuelle særlige vilkår for tilslutningen.

Til brug for denne meddelelse er udarbejdet en blanket i 3 eksemplarer. Det ene eksemplar (den blå kopi) er til kommunens eget brug, mens de to andre eksemplarer indsendes til registertilsynet. Blanketten, der er optrykt som bilag til vejledningen, kan rekvireres hos registertilsynet, Gyldenløvesgade 19, 4. sal, 1600 København V, (* 2) tlf. (01) 14 38 44. Såfremt der opstår tvivlsspørgsmål i forbindelse med blankettens udfyldelse, kan spørgsmål herom rettes til registertilsynet.

Opmærksomheden henledes i øvrigt på finansministeriets (administrationsdepartementets) skrivelse af 9. marts 1979 (j.nr. 611.0-8c) til alle primærkommuner om indberetning til finansministeriet om visse fælleskommunale registre.

Tidspunktet for meddelelsen

Som anført ovenfor skal en kommunalbestyrelses beslutning om tilslutning til et godkendt fælleskommunalt register straks meddeles registertilsynet.

For så vidt angår de fælleskommunale registre eller registersystemer, der var taget i brug inden lovens ikrafttræden, får loven først virkning den 1. januar 1980, jfr. lovens § 30, stk. 2. Registertilsynet vil i slutningen af 1979 udsende en liste til samtlige kommuner over de eksisterende registre eller registersystemer, der er fastsat forskrifter for, således at kommunalbestyrelserne inden 1. januar 1980 kan meddele registertilsynet, hvilke fælleskommunale registre eller registersystemer, de er tilsluttet.

Bemærkninger til blanketten

Meddelelsen skal indeholde oplysning om, hvilket fælleskommunalt register, der sker tilslutning til. Der skal således angives titel og dato for godkendelsen i finansministeriet (administrationsdepartementet). Det skal endvidere angives, hvem der har fastsat forskrifter for det godkendte register og dato herfor, idet der af finansministeren eventuelt kan være truffet beslutning om, at en anden minister skal fastsætte forskrifterne, jfr. lovens § 7, stk. 1.

Det skal på blanketten af hensyn til eventuel inspektion fra registertilsynet oplyses, hvor registeret fysisk føres. Der vil således ofte være tale om, at det er Kommunedata som edb-servicebureau, som forestår drift m.v. af registeret. Såfremt registeret derfor fysisk føres på et af Kommunedatas regionale centre, bør det anføres på blanketten, hvilket af centrene, der benyttes.

Endelig skal eventuelle særlige vilkår for tilslutningen (f. eks. supplerende bestemmelser til de fastsatte forskrifter om lokale kommunale forhold) angives.

Registertilsynet, den 4. juli 1979

P. R. V.

H. Funch Jensen

/ Jørgen Paulsen