Cirkulære om benyttelse af private virksomheder m. v. til behandlingsopgaver o. lign. i forbindelse med oplysninger fra bygnings- og boligregistret samt om overdragelse af bygnings- og boligregisteroplysninger til koncessionerede selskaber.

Cirkulære om benyttelse af private virksomheder m. v. til behandlingsopgaver o. lign. i forbindelse med oplysninger fra bygnings- og boligregistret samt om overdragelse af bygnings- og boligregisteroplysninger til koncessionerede selskaber.

Adgangen til at videregive oplysninger fra bygnings- og boligregistret er reguleret af bestemmelserne i §§ 5 og 6 i lov nr. 243 af 12. maj 1976 om bygnings- og boligregistrering.

Det er boligministeriets hensigt, når et videre erfaringsgrundlag er tilvejebragt, at udarbejde en mere generel vejledning om den i nærværende cirkulære punkt A og B omhandlede adgang til bygnings- og boligregistret. Det er herunder tanken i samarbejde med Kommunernes Landsforening at søge udarbejdet en stadardkontrakt til hjælp for de kommuner, der ønsker at benytte private virksomheder m. v. til bygnings- og boligregisterbehandlingsopgaver. Indtil sådan vejledning og standardkontrakt er udarbejdet, er fastsat følgende retningslinjer

A. Benyttelse af private til behandlingsopgaver

Som nævnt i boligministeriets cirkulære af 20. september 1979 om privates adgang til oplysninger i bygnings- og boligregistret, punkt 2, 2. afsnit kan kommunen eller anden offentlig myndighed lade behandlingsopgaver o. lign., der kræver anvendelse af bygnings- og boligregisterdata, ske hos private, f. eks. servicevirksomheder, foreninger og sammenslutninger, der ikke er omfattet af lovens §§ 5 og 6. Som eksempler kan nævnes Datacentralen I/S, elværksforeninger eller sammenslutninger heraf, naturgasselskaber, private rådgivende ingeniør- eller arkitektfirmaer o. lign.

Det bemærkes, at Kommunedata I/S, der er pålagt varetagelsen af bygnings- og boligregistrets edb-mæssige drift, ikke er omfattet af de nedenfor anførte retningslinjer.

Benyttelse af private virksomheder m. v. skal ske efter nedenstående foreløbige retningslinjer

1. Når kommunen eller anden offentlig myndighed har besluttet at anvende private virksomheder m. v. til behandling af bygnings- og boligregisterdata, skal kommunen, forinden behandlingsopgaven påbegyndes af den private virksomhed m. v., meddele boligministeriet følgende

a. Hvem der udfører behandlingsopgaven for kommunen,

b. hvilket formål opgaven har,

c. hvilke bygnings- og boligregisterdata, den private virksomhed m. v. skal behandle, herunder i hvilken form bygnings- og boligregisterdata - eller materialer skal foreligge hos den private virksomhed og

d. tidspunkt for opgavens start og forventede afslutning.

2. Boligministeriet kan herefter meddele kommunen konkrete retningslinjer, der skal gælde for den pågældende behandlingsopgave under hensyntagen til opgavens særlige karakter.

3. Herudover skal kommunen i øvrigt sikre: a. at den private virksomhed m. v. kun anvender bygnings- og boligregisteroplysningerne til det formål, som behandlingsopgaven indebærer, herunder at den private virksomhed ikke videregiver eller overleverer nogen bygnings- og boligregisteroplysning i individualiseret eller statistisk form til andre,

b. at den private virksomhed opbevarer bygnings- og boligregisteroplysningerne på betryggende måde i behandlingsperioden,

c. at alle oplysninger, resultater og materialer i øvrigt, herunder også eventuelle kopier, tilbageleveres kommunen eller destrueres ved udgangen af behandlingsperioden og

d. at den private virksomhed m. v. ikke offentliggør eller publicerer enkeltoplysninger eller behandlingsresultater.

4. Der skal findes et sådant aftaleforhold, at kommunen sikres tilstrækkelig adgang til at føre tilsyn med, at retningslinjerne i punkt A3 overholdes. Aftalegrundlaget skal tillige give mulighed for at gennemføre de konkrete retningslinjer, der måtte fastsættes jfr. punkt A2. Aftaleforholdet skal kunne dokumenteres ved kontrakt eller anden skriftlig aftale.

5. Kommunen kan ikke overdrage nogen rettighed til bygnings- og boligregisterdatamaterialet til den private virksomhed m. v.

Dette er ikke til hinder for, at kommunen stiller statistisk materiale udarbejdet på grundlag af bygnings- og boligregistret til rådighed for den private virksomhed eller andre, såfremt materialet ikke indeholder oplysninger, der vil kunne henføres til enkelte ejendomme, bygninger eller enheder.

Boligministeriet underretter kommunen om, i hvilket omfang, der skal fastsættes specielle retningslinjer, jfr. punkt A2. Boligministeriet meddeler Kommunedata I/S, når der skal foretages egentlige edb-mæssige udtræk.

Kommunen er herefter ansvarlig for behandlingsopgavens udførelse og hæfter i øvrigt økonomisk overfor Kommunedata I/S.

Den i punkt A1 nævnte meddelelse fremsendes til boligministeriet, økonomisk-statistisk kontor, Slotsholmsgade 12, 1216 København K.

B. Overdragelse til koncessionerede selskaber o. lign.

Ifølge lovens § 6 er der hjemmel til, at koncessionerede selskaber kan modtage bygnings- og boligregisteroplysninger til brug for deres virksomhed.

Dette sker efter nedenstående foreløbige retningslinjer

1. Det koncessionerede selskab meddeler, forinden modtagelse af bygnings- og boligregisteroplysninger kan ske, boligministeriet følgende

a. Hvilke bygnings- og boligregisteroplysninger, der skal anvendes, herunder i hvilken form bygnings- og boligregisterdata eller materialer skal foreligge hos selskabet,

b. Hvilket formål benyttelsen har og

c. Tidspunkt for benyttelsens start og forventede afslutning

Meddelelsen til boligministeriet skal indeholde en kopi af koncessionen.

2. Boligministeriet kan herefter meddele selskabet konkrete retningslinjer, der skal gælde for den pågældende anvendelse under hensyntagen til dennes særlige karakter.

3. Selskabet er i øvrigt ansvarlig for, at bygnings- og boligregisteroplysningerne kun anvendes til det formål, hvortil de er udleveret, at oplysningerne ikke videreleveres eller på anden måde overdrages til andre, at oplysningerne opbevares på betryggende måde, at de udleverede bygnings og boligregisteroplysninger, herunder også eventuelle kopier tilbageleveres efter endt brug samt, at enkeltoplysninger ikke publiceres eller offentliggøres.

4. Boligministeriet underretter selskabet om i hvilket omfang, der skal fastlægges konkrete retningslinjer, jfr. punkt B2. Boligministeriet meddeler Kommunedata I/S, når der skal foretages egentlige edb-mæssige udtræk.

Når benyttelsen af bygnings- og boligregistret kun kræver adgang til en enkelt kommunes bygnings- og boligregister, forelægger det koncessionerede selskab boligministeriets tilladelse for kommunen som grundlag for adgang.

5. Såfremt en kommune modtager anmodning fra et koncessioneret selskab om adgang til bygnings- og boligregistret uden at den i punkt B4 nævnte tilladelse foreligger, henviser kommunen, forinden oplysninger kan udleveres, selskabet til at søge en sådan.

Den i punkt B1 nævnte meddelelse fremsendes til boligministeriet, økonomisk-statistisk kontor, Slotsholmsgade 12, 1216 København K.

Boligministeriet, den 4. december 1979

ERLING OLSEN

/Svend Trollegaard

Ingen