Cirkulære om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner (* 1)

Kapitel 1 Samarbejde og samarbejdsudvalg

Kapitel 1

Samarbejde og samarbejdsudvalg

§ 1 På alle statens arbejdspladser skal ledelsens ret til at lede og fordele arbejdet udøves i samarbejde med medarbejderne og tillidsrepræsentanterne i overensstemmelse med bestemmelserne i dette cirkulære.

Stk. 2 Med det formål at styrke medarbejdernes interesse for virksomhedens/institutionens effektivitet og at sikre arbejdstilfredsheden skal der på alle trin i statens virksomheder og institutioner anvendes ledelsesformer, som indebærer den videst mulige delegation af ansvar og beføjelser til den enkelte medarbejder eller grupper af medarbejdere. Der skal herved gives de ansatte mulighed for at være medbestemmende ved arbejdets tilrettelæggelse og udformningen af deres egen arbejdssituation og for at øve indflydelse i beslutningsprocesserne.

Stk. 3 Med henblik på at tilrettelægge og udvikle det daglige samarbejde nedsættes der samarbejdsudvalg, jfr. kap. 2, bestående af repræsentanter for ledelsen og for medarbejderne. Samarbejdsudvalg skal arbejde for at bevare gode og rolige arbejds- og beskæftigelsesforhold og medvirke til, at alle medarbejdere engageres i det daglige samarbejde.

Stk. 4 I samarbejdet skal såvel ledelsen som medarbejderne respektere gældende love og administrative bestemmelser, aftaler i henhold til tjenestemandslovgivningen og kollektive overenskomster.

Kapitel 2 Oprettelse af samarbejdsudvalg

Kapitel 2

Oprettelse af samarbejdsudvalg

§ 2 I virksomheder og institutioner med 25 heltidsbeskæftigede og derover skal der oprettes samarbejdsudvalg. Ved heltidsbeskæftigede forstås ansatte, hvis daglige arbejdstid udgør mindst 5 timer.

Stk. 2 Er der inden for virksomheden/institutionen flere arbejdssteder med en selvstændig ledelsesfunktion, hvor antallet afheltidsbeskæftigede er 25 eller derover, skal der oprettes et samarbejdsudvalg for hvert af disse arbejdssteder.

Stk. 3 Hvor det er praktisk på grund af virksomhedens/institutionens struktur, kan der, ud over de i stk. 1 eller stk. 2 nævnte samarbejdsudvalg, oprettes samarbejdsudvalg, der er fælles for en større eller mindre del af virksomheden/institutionen.

Stk. 4 Oprettes der inden for virksomheden/institutionen flere samarbejdsudvalg i henhold til stk. 2 eller stk. 3, skal der tillige oprettes et samarbejdsudvalg, der er fælles for hele virksomheden/institutionen (hovedsamarbejdsudvalg).

Stk. 5 I virksomheder og institutioner, hvor der ikke skal oprettes samarbejdsudvalg i henhold til stk. 1 eller stk. 2, skal ledelsen og medarbejderne finde frem til samarbejdsformer, der tilgodeser et samarbejdsudvalgs formål og arbejdsopgaver.

Kapitel 3 Samarbejdsudvalgets opgaver

Kapitel 3

Samarbejdsudvalgets opgaver

§ 3 Samarbejdsudvalgets opgaver er

1) at modtage information og drøfte alle forhold af betydning for virksomhedens/institutionens arbejds- og personaleforhold, herunder dens økonomiske stilling og større rationaliseringsforanstaltninger og arbejdsomlægninger, jfr. § 4.

2) at være medbestemmende ved fastlæggelse af retningslinier for tilrettelæggelsen af virksomhedens/institutionens arbejds- og personaleforhold, jfr. § 5.

Stk. 2 Fastlæggelse af retningslinier er begrænset til det ansvars~ og kompetenceområde, der er knyttet til vedkommende ledelse.

Stk. 3 I de tilfælde, hvor fastlæggelse af retningslinier, hvorom der er konstateret enighed i samarbejdsudvalget, som følge afbestemmelsen i stk. 2 ikke kan ske, fremsendes sagen ad tjenestevejen til den instans, der har kompetence til at træffe afgørelsen.

Stk. 4 Ledelsen har på begæring pligt til i fornødent omfang at redegøre for, hvilke grænser der gælder for ledelseskompetencen.

Stk. 5 Samarbejdsudvalgets medlemmer har den tavshedspligt, der følger af deres tjenesteforhold.

Kapitel 4 Samarbejdsudvalgets sammensætning

Kapitel 4

Samarbejdsudvalgets sammensætning

§ 4 Det påhviler ledelsen at informere om alle væsentlige forhold af betydning for virksomhedens/institutionens arbejds- og personaleforhold. Tilsvarende påhviler det medarbejderrepræsentanterne at informere samarbejdsudvalget om synspunkter og forhold hos medarbejderne, som er af betydning for samarbejdet.

Stk. 2 Alle forhold, der er omfattet af informationspligten i stk. 1, gøres til genstand for drøftelse i samarbejdsudvalget, såfremt en af parterne ønsker det.

Stk. 3 Det forudsættes, at informationen gives på et så tidligt tidspunkt, at der bliver gode muligheder for en grundig drøftelse, således at medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens beslutninger.

Stk. 4 Særligt påhviler det ledelsen at orientere samarbejdsudvalget med henblik på drøftelse af

1) Større rationaliseringsforanstaltninger eller arbejdsomlægninger. Ledelsen skal fremlægge de nødvendige oplysninger om de påtænkte foranstaltningers omfang og karakter. Ved drøftelsen må inddrages alle de menneskelige og tekniske problemer, ændringerne giver anledning til, og der skal lægges vægt på at tilgodese medarbejdernes behov for tryghed. Det påhviler samarbejdsudvalget at behandle mulighederne for omplacering, omskoling eller evt. anden beskæftigelse for de medarbejdere, der berøres af ændringerne.

2) Forslag til finanslov og budgetter samt regnskab for det pågældende ansvarsområde. Ledelsen skal løbende informere om væsentlige ændringer i de regnskabsmæssige og økonomiske forhold.

Kapitel 5 Samarbejdsudvalgets arbejdsform

Kapitel 5

Samarbejdsudvalgets arbejdsform

§ 5 Samarbejdsudvalget kan udøve medbestemmelse ved at fastlægge retningslinier med hensyn til

A. Arbejdsforhold, herunder

1. Placering af den daglige arbejdstid og pauser

2. Velfærdsforanstaltninger samt gennemførelse af disse

3. Forhold vedrørende medarbejdernes sikkerhed

4. Udarbejdelse af ordensregler

5. Arbejdstilrettelæggelse

6. Fastsættelse af arbejdsmetoder

7. Indretning af egnede arbejdslokaler

8. Fysiologisk rigtigt indrettede arbejdspladser

9. Hensigtsmæssig udnyttelse af anlæg, maskiner og

materialer

B. Personaleforhold, herunder

l. Ansættelser

2. Afskedigelser

3. Forfremmelser

4. Intern uddannelse af medarbejdere

5. Omplacering og omskoling og efteruddannelse af

medarbejdere

6. Udformning og gennemførelse af introduktionsprogram

7. Personalebedømmelse

Stk. 2 Når en af parterne fremsætter ønske om det, indledes der snarest muligt drøftelser i samarbejdsudvalget med henblik på fastlæggelse af retningslinier. Fastlæggelse af retningslinier forudsætter enighed mellem parterne. Hvis der ikke udvises positiv forhandlingsvilje, betragtes det som et brud på samarbejdscirkulærets bestemmelser, jfr. § 12.

Stk. 3 Fastlagte retningslinier udformes skriftligt i referatet fra samarbejdsudvalgsmødet eller på anden måde, f.eks. i et særligt notat eller en udvalgsrapport, som er tiltrådt af parterne. Retningslinierne er bindende for både ledelse og medarbejderrepræsentanter, som er forpligtet til at forsvare og anvende de fastlagte retningslinier i konkrete tilfælde.

Stk. 4 Hver af parterne kan opsige fastlagte retningslinier med 2 måneders varsel. Forinden opsigelse finder sted, skal der ved almindelig drøftelse i samarbejdsudvalget søges gennemført ændringer af de hidtidige retningslinier på en for parterne tilfredsstillende måde.

Information fra samarbejdsudvalget

Kapitel 6 Centralrådet for statens samarbejdsudvalg

Kapitel 6

Centralrådet for statens samarbejdsudvalg

§ 6 Det påhviler samarbejdsudvalget at drage omsorg for, at samtlige medarbejdere - skriftligt eller mundtligt - løbende orienteres om udvalgets arbejde.

Uddannelse af samarbejdsudvalgets medlemmer

Kapitel 7 Ikrafttræden m.v.

Kapitel 7

Ikrafttræden m.v.

§ 7 Det påhviler samarbejdsudvalget at arbejde for at tilvejebringe de fornødne uddannelsesmuligheder for dets medlemmer.

§ 8 Antallet af pladser i samarbejdsudvalget fastsættes ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Det skal tilstræbes, at samarbejdsudvalgets sammensætning bliver så repræsentativ som mulig.

Stk. 2 Antallet af pladser fra hver side kan ikke være færre end 3 og ikke flere end 7. Såfremt der er behov for en mere alsidig repræsentation i samarbejdsudvalget, og der mellem parterne er enighed derom, kan antallet af pladser forøges, dog højst til 9 fra hver side.

Stk. 3 Antallet af pladser for ledelsen kan ikke overstige antallet af pladser for personalerepræsentanterne.

Stk. 4 Er der flere forhandlingsberettigede organisationer repræsenteret i virksomheden/institutionen, fastsættes fordelingen mellem organisationerne ved aftale mellem disse.

Stk. 5 Den ansvarlige leder af virksomheden/institutionen er formand for samarbejdsudvalget og udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter.

Stk. 6 Personalets repræsentanter udpeges af organisationerne blandt de i virksomheden/institutionen anmeldte tillidsrepræsentanter. Skal der udpeges flere personalerepræsentanter, end der er tillidsrepræsentanter, foretages udpegningen blandt andre i virksomheden/institutionen ansatte organisationsmedlemmer, der i så fald nyder samme beskyttelse som tillidsrepræsentanter. Samarbejdsudvalgets næstformand vælges af personalerepræsentanterne.

Stk. 7 Samarbejdsudvalget udpeger et sekretariat, hvis medlem (medlemmer) ikke samtidig behøver at være medlem af samarbejdsudvalget.

Stk. 8 For repræsentanterne i samarbejdsudvalget udpeges suppleanter efter reglerne i stk. 5 og stk. 6. Suppleanten for den ansvarlige leder skal være dennes souschef.

Stk. 9 Medlemmer og suppleanter udpeges for to år ad gangen. Hvervet ophører, såfremt en ledelsesrepræsentant forlader den stilling, der har begrundet hans udpegning, eller en personalerepræsentant forlader virksomheden/institutionen eller ophører med at repræsentere sin personaleorganisation.

§ 9 Såfremt samtlige personaleorganisationer i virksomheden/institutionen ikke opnår repræsentation i samarbejdsudvalget, jfr. § 8, kan der oprettes et kontaktudvalg bestående af samarbejdsudvalgets personalerepræsentanter, samt en repræsentant for hver af de personaleorganisationer, der ikke er repræsenteret i samarbejdsudvalget.

Stk. 2 Kontaktudvalgets opgaver er at virke vejledende og rådgivende for personalerepræsentanterne i samarbejdsudvalget. Udvalget indkaldes forud for møder i samarbejdsudvalget.

§ 10 Møde afholdes, når formanden eller næstformanden finder det nødvendigt, dog mindst en gang i kvartalet.

Stk. 2 Møde afholdes endvidere, når et flertal af personalerepræsentanterne over for formanden eller næstformanden fremsætter anmodning herom med angivelse af de spørgsmål, som ønskes behandlet.

Stk. 3 Indkaldelse til møde skal ske med 3 ugers varsel.

Stk. 4 Forslag til emner på dagsordenen skal tilstilles formanden eller næstformanden senest 2 uger før mødet.

Stk. 5 Dagsordenen udarbejdes af formanden og næstformanden i fællesskab og udsendes senest en uge før mødet.

Stk. 6 Sekretariatet tager referat af møderne. Referatet udsendes efter godkendelse af formanden og næstformanden og forelægges til endelig godkendelse på næste møde.

Stk. 7 De med udvalgene forbundne omkostninger afholdes af virksomheden/institutionen, som også er pligtig at stille passende lokaler til rådighed for møderne.

Stk. 8 Møderne afholdes fortrinsvis i arbejdstiden. Medlemmerne skal have den fornødne tid til rådighed til samarbejdsudvalgsarbejdet og oppebærer herunder den sædvanlige løn.

Stk. 9 Medlemmerne af samarbejdsudvalget oppebærer time- og dagpenge og befordringsgodtgørelse efter de for tjenestemænd gældende regler.

Stk. 10 Ved behandlingen af specielle spørgsmål kan samarbejdsudvalget, hvis en af parterne ønsker det, tilkalde en i virksomheden/institutionen ansat særlig sagkyndig eller, hvis der er enighed herom, andre sagkyndige.

Stk. 11 Fristerne i stk. 3, 4 og 5 kan i ganske særlige tilfælde fraviges, ligesom de kan fraviges, hvis der er enighed herom i samarbejdsudvalget.

§ 11 Samarbejdsudvalget kan, når der er enighed herom, nedsætte underudvalg herunder også permanente udvalg til behandling af bestemte opgaver.

Stk. 2 Sådanne udvalg kan sammensættes af medlemmer af samarbejdsudvalget eller suppleres med eller sammensættes af andre medarbejdere i virksomheden/institutionen.

Stk. 3 Ved behandling af specielle spørgsmål kan underudvalget ligesom samarbejdsudvalget tilkalde særlige sagkyndige, jfr. § 10, stk. 10.

Stk. 4 Underudvalgene skal holde samarbejdsudvalget løbende orienteret om deres arbejde.

§ 12 Parterne skal bestræbe sig på at opnå enighed, og det betragtes som et brud på samarbejdscirkulærets bestemmelser, hvis der ikke udvises positiv forhandlingsvilje.

Stk. 2 I bestræbelserne for at opnå enighed kan samarbejdsudvalget indhente bistand og vejledning fra vedkommende hovedsamarbejdsudvalg, fra centralrådet og de berørte faglige organisationer. Sådan vejledning skal indhentes, når en af parterne i samarbejdsudvalget fremsætter ønske herom.

Stk. 3 Uoverensstemmelser om fortolkningen af samarbejdscirkulærets bestemmelser og påståede brud på disse bestemmelser kan af hver af parterne kræves behandlet i vedkommende hovedsamarbejdsudvalg. Opnås der ikke enighed i hovedsamarbejdsudvalget, forelægger dette uoverensstemmelsen for centralrådet til afgørelse, jfr. § 13, stk. 5 nr. 4.

§ 13 Centralrådet for statens samarbejdsudvalg består af 9 af finansministeriet udpegede repræsentanter og 9 repræsentanter for personalet.

Stk. 2 Formanden udpeges af finansministeren blandt rådets medlemmer. Næstformanden udpeges af personalets repræsentanter i centralrådet.

Stk. 3 Afde 9 repræsentanter for personalet udpeger Landsorganisationen i Danmark 3 repræsentanter, Statstjenestemændenes Centralorganisation I 1 repræsentant, Statstjenestemændenes Centralorganisation II 1 repræsentant, Lærernes Centralorganisation 1 repræsentant, Akademikernes Centralorganisation 1 repræsentant, Funktionærernes og Tjenestemændenes Fællesråd 1 repræsentant og FR Hovedorganisation for Arbejdsleder- og tekniske Funktionærforeninger i Danmark 1 repræsentant. De to sidstnævnte organisationer kan kun udpege repræsentanter, for så vidt angår medlemmer, hvis interesser ikke forhandlingsmæssigt varetages af tjenestemændenes centralorganisationer.

Stk. 4 For hvert af rådets medlemmer udpeges en suppleant.

Stk. 5 Centralrådet har følgende opgaver

1. at virke for fremme af samarbejdsudvalgenes virksomhed,

2. at virke vejledende for de nedsatte samarbejdsudvalg,

3. at fortolke nærværende cirkulæres bestemmelser,

4. at behandle og afgøre uoverensstemmelser vedrørende

bestemmelserne,

5. at registrere alle aftaler om samarbejdsudvalg uanset udvalgenes type og tilhørsforhold,

6. at træffe bestemmelse om størrelsen af samarbejdsudvalg og fordelingen af pladser, hvor uoverensstemmelse foreligger,

7. at forestå uddannelses- og informationsvirksomhed, herunder konferencer og kurser.

Stk. 6 Centralrådets sekretariat varetager under ansvar over for rådet de daglige opgaver og tilrettelægger rådets arbejde.

Stk. 7 De med centralrådet og sekretariatet forbundne omkostninger afholdes af staten.

Stk. 8 Kan der under behandling af de under punkterne 3 og 4 i stk. 5 nævnte forhold ikke opnås enighed inden for centralrådet, kan dette - når en af parterne fremsætter forslag herom - tiltrædes af en opmand, der udpeges af de ordinære medlemmer. Kan der ikke opnås enighed herom, udpeges en opmand af arbejdsrettens formand.

§ 14 Cirkulæret har virkning fra den 1. januar 1980.

Stk. 2 Samtidig ophæves økonomi- og budgetministeriets cirkulære af 16. februar 1972 om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner.

Stk. 3 Cirkulæret omfatter ikke personel til pligtig tjeneste. I det omfang forholdene i det militære forsvar og i civilforsvaret gør det påkrævet, kan der efter forhandling med berørte personaleorganisationer foretages afvigelser fra cirkulærets bestemmelser.

Finansministeriet, den 21. november 1979

Svend Jakobsen

/Torben Møller

Cirkulære om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner (* 1)

Til samtlige ministerier m.v.

Cirkulære om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner.