Vejledning om anmeldelse af edb-servicebureauer m. v. (* 1)

Vejledning om anmeldelse af edb-servicebureauer m. v. (* 1)

Indledning

Efter § 20 i lov om private registre m. v. (nr. 293 af 8. juni 1978) skal virksomheder, der for tredjemand (også for en offentlig myndighed) udfører elektronisk databehandling af visse oplysninger, foretage anmeldelse til registertilsynet.

Til brug for anmeldelse er udarbejdet en blanket i tre eksemplarer. Det ene eksemplar (den blå kopi) er beregnet til opbevaring i virksomheden, de to øvrige skal indsendes til registertilsynet, Gyldenløvesgade 19, 4. sal, 1600 København V. Blanketter kan rekvireres på samme adresse eller på telf. (01) 14 38 44. (* 2)

Tidspunktet for anmeldelsen

For alle nyoprettede virksomheder (efter den 1. januar 1979) skal anmeldelse ske, inden den elektroniske databehandling af oplysninger påbegyndes (i form af inddatering).

For eksisterende virksomheder gælder, at der skal foretages anmeldelse senest tre måneder efter lovens ikrafttræden den 1. januar 1979. Anmeldelse skal være afsendt til registertilsynet inden den 1. april 1979.

Hvilke virksomheder er omfattet af anmeldelsespligten?

Lovens § 20, stk. 1 lyder således

»Virksomheder, der for tredjemand, herunder for en offentlig myndighed, udfører elektronisk databehandling af oplysninger som nævnt i § 1, skal forinden foretage anmeldelse til registertilsynet.«

Som typer på virksomheder kan nævnes

1. Egentlige edb-servicebureauer,

2. eventuelle almindelige erhvervsvirksomheder, der udlejer eller sælger overskydende maskinkapacitet, eller

3. erhvervsdrivende, f. eks. revisorer, der ud over almindelig revisionsvirksomhed løbende foretager elektronisk databehandling.

Opregningen er ikke udtømmende, men vil som hovedregel dække de virksomhedstyper, der er omfattet af lovens § 20.

For at være anmeldelsespligtig forudsættes yderligere følgende betingelser at være opfyldt

1. Der skal udføres elektronisk databehandling for tredjemand. Herved menes, at den ansvarlige for registeret overlader sine oplysninger til edb-servicebureau, revisor e. a., som fører registeret på den registeransvarliges vegne.

2. Der kan være tale om registre, som indeholder personoplysninger. Ved personoplysninger forstås oplysninger, som kan henføres til bestemte personer, selv om dette forudsætter kendskab til personnummer, registreringsnummer eller lignende særlige identifikationer. Også edb-registre, som kun indeholder navn og adresse, vil være omfattet. Hvis der til edb-behandling er overladt virksomheden oplysninger om personers, institutioners, foreningers eller virksomheders private eller økonomiske forhold eller i øvrigt oplysninger om personlige forhold, som med rimelighed kan forlanges unddraget offentligheden, vil dette betyde, at virksomheden skal anmeldes.

Uddybende bemærkninger til blankettens

enkelte punkter

Til blankettens pkt. 1

Af praktiske grunde ønskes så vidt muligt en person anført, som registertilsynet kan henvende sig til i de tilfælde, hvor tilsynet ønsker supplerende oplysninger.

Til blankettens pkt. 2

Da det som anført ovenfor ikke udelukkende er egentlige edb-servicebureauer, som er anmeldelsespligtige, ønskes oplyst, om den elektroniske databehandling sker som led i udøvelse af et andet erhverv, eksempelvis revisionsvirksomhed.

Til blankettens pkt. 3

Det er nødvendigt for registertilsynet at få et overblik over den enkelte virksomheds edb-opgaver. Med typiske serviceområder tænkes f. eks. på personaleregistre, lønregistre, kunderegistre, leverandørregistre, medlemsregistre o.l. På et bilag 1 ønskes angivet virksomhedens kunder (de registeransvarlige) på anmeldelsestidspunktet, såfremt der er tale om offentlige myndigheder.

Såfremt der foreligger samtykke fra den registeransvarlige til at anvende de overladte oplysninger til andre formål end selve registerførelsen, ønskes dette oplyst.

Til blankettens pkt. 4

I denne rubrik angives kort typebetegnelse for virksomhedens edb-anlæg. I et supplerende bilag 2 ønskes denne beskrivelse for hvert anlæg suppleret med summarisk angivelse af kapacitet, programsprog, lagerangivelse m. v. Endvidere ønskes en ganske kortfattet beskrivelse af systemmuligheder (terminalløsninger eller anden form) samt beskrivelse af inddata- og uddataformer.

Det skal også oplyses, hvilke sikkerhedsforanstaltninger virksomheden har truffet. Registertilsynet ønsker ikke en nærmere teknisk beskrivelse af de enkelte foranstaltninger, men derimod en mere generel beskrivelse af f. eks. adgangskontrol, organisatorisk og personalemæssig sikring (ikke alle grupper i virksomheden har adgang til terminaler, programmer m. v.) eller af, hvorvidt der i systemerne er indarbejdet sikkerhedsforanstaltninger (eksempelvis systemsikring ved nøgleord, logning m. v.).

Endvidere ønskes beskrivelse af de foranstaltninger, der i øvrigt hindrer misbrug og adgang til andre kunders registre og programmer.

Til blankettens pkt. 5

I denne rubrik ønskes oplyst, om servicebureauet lader oplysninger opbevare eller bearbejde hos andre eller i udlandet. Såfremt bureauet fast eller lejlighedsvis udnytter overskydende maskinkapacitet på andre anlæg, herunder anlæg, som befinder sig i udlandet, skal registertilsynet have oplysning om dette anlægs placering.

Opmærksomheden henledes på, at dette i øvrigt kun kan finde sted med samtykke fra den registeransvarlige.

Til blankettens pkt. 6

Da elektronisk databehandling af tredjemands oplysninger ikke må udføres, før virksomheden har indgivet anmeldelse, ønskes oplyst, fra hvilken dato edb-behandlingen påbegyndes.

Eksisterende virksomheder bør oplyse, på hvilket tidspunkt virksomheden påbegyndte databehandling for tredjemand.

Til blankettens pkt. 7

Blanketten underskrives af den ansvarlige for den anmeldte virksomhed.

Registertilsynet skal henlede opmærksomheden på, at det efter § 27 i lov om private registre er strafbart ikke at anmelde virksomheden. Der er iøvrigt en almindelig strafsanktioneret pligt til at give sandfærdige oplysninger i skriftlige erklæringer til offentlige myndigheder, se nærmere straffelovens § 163, som er aftrykt på bagsiden af blanketten.

Det er ikke et strafsanktioneret krav, at virksomheden anvender blanketten til anmeldelse, men det vil være en lettelse i registertilsynets arbejde, at blanketten anvendes.

Registertilsynet, den 1. marts 1979

P. R. V.

H. Funch Jensen

/Jørgen Paulsen

Bilag

ANMELDELSE AF EDB-SERVICEBUREAU og lign.